Artikel Manajemen Administrasi ran
-
Upload
chemick-edogawa -
Category
Documents
-
view
1.216 -
download
4
Transcript of Artikel Manajemen Administrasi ran
ARTIKEL MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN
MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN
. .A .LATAR BELAKANG
Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis belaka. Pandangan orang demikian ini tentu
bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer.
padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi
bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di
lapangan
Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan
ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang
kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat
penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.
Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun
pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.
Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan
kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.
Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data
administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang
semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat
ini.
B. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN.
Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah
pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi pendidikan yang
dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal
sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format administrasi, sesuai kepentingan mereka.Oleh karena itu
dalam lingkup masalah ini, penulis hanya membatasi dalam membahas:
1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada
yang mengartikan sebagai proses sosial.
Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan
bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara
efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi
sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain,
diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain
menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya
. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam
bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu
kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan.
Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai
keterkaitan yang sangat erat..
B. PENGERTIAN TATA USAHA
Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang
mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.
1.a. Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus
ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut
arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
1.b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia
Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya,
sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.
1. nc. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Moder
Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu,
kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat
dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.
C. PENGERTIAN PELAYANAN
Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses,
pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat
(Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna
memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan
atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak
umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak
mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang
dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya.
Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah
maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :
1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang
dengan jelas
2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan
3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas
4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari
materi atau kedekatan seseorang
5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan
purna pelayanan secara administrasi
6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan
dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.
BAB III
PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN
A. PEMBAHASAN
Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi data kependidikan
di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat
pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini
setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan sistem pengelolaan data
adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda.
Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa
sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan
Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada
yang menggunakan My SQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di
sekolah. Ada petugas pengelola data administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari
seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya, tetapi juga ada yang berasal dari staf
administrasi jurusan.
Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar sekolah atau dalam rangka memberikan
pelayanan informasi tentang data administasii kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum, peralatan maupun siswa
dan keuangan. Belum lagi kalau melayani institusi yang membutuhkan data administasi kependidikan sesuai dengan kepentingan mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-pihak
yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan sistem pengelolaan data
administasii kependidikan dan format data administasii kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun
workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena harus
entry data ulang, juga kurang kapable dengan kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan, tetapi untuk
kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.
Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang
menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas III Dinas Pendidikan Kota
sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas III telah mempunyai NISN, yang data administasii
kependidikan sudah ada disana.