Setiap organisasi atau perusahaan tentu membutuhkan tolak ukur dalam

penilaian kinerja masing-masing karyawannya. Penilaian kinerja digunakan untuk

menilai keberhasilan perusahaan dan dapat digunakan sebagai dasar

pengambilan keputusan terkait tingkat gaji karyawan maupun reward yang layak.

Balance Scorecard (BSC) merupakan sebuah metode pengukuran kinerja

perusahaan yang dapat membantu upaya perbaikan perusahaan dengan

penilaian pencapaian kinerja secara berimbang. Terdapat empat tolak ukur dalam

metode BSC yaitu: Perspektif Keuangan, Perspektif Pelanggan, Perspektif Proses

Bisnis Internal, serta Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan.

Tidak hanya dari faktor keuangan saja yang digunakan dalam pengukuran kinerja

perusahaan, melainkan faktor non keuangan pun menjadi hal penting bagi

perusahaan. Misalnya penilaian terkait hubungan antar pelanggan, bagaimana

mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan perusahaan. Tentu hal

tersebut juga berkaitan erat dengan proses bisnis dalam pelayanan pelanggan

yang diterapkan pada perusahaan tersebut. Setiap perusahaan harus mengetahui

dan tanggap terhadap kebutuhan pelanggannya. Oleh karena itu diperlukan

identifikasi proses bisnis internal yang baik tentang bagaimana cara memberikan

solusi kepada pelanggan dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan.

Metode BSC juga memberikan manfaat bagi keseimbangan perusahaan untuk

meraih tujuan dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Karena dalam BSC terdapat perspektif pembelajaran dan pertumbuhan yang

memfokuskan kepuasan karyawan terhadap perusahaan terkait kemudahan

dan waktu memperoleh informasi dalam melakukan aktivitas proses bisnis.

Perspektif tersebut bertujuan menyediakan infrastruktur untuk mendukung

pencapaian tiga perspektif sebelumnya guna mendorong organisasi atau

perusahaan untuk terus tumbuh berkembang menuju lebih baik.

Kemudahan akses informasi yang cepat dan tepat kini dibutuhkan oleh setiap

organisasi atau perusahaan demi kelancaran kegiatan organisasi. Saat ini

banyak yang telah memanfaatkan peranan teknologi dalam menjalankan

proses bisnis mereka. Karena dengan bantuan teknologi tersebut informasi

lebih cepat disampaikan dan diterima oleh seluruh elemen pada perusahaan

dalam melaksanakan proses bisnis. Penggunaan sistem informasi terintegrasi

merupakan bentuk pemanfaatan teknologi dalam mengotomasi proses bisnis.

Dengan adanya sistem informasi terintegrasi tersebut, memudahkan setiap

elemen pada masing-masing unit kerja untuk dapat saling bertukar informasi

karena berpusat pada satu sumber data.

Penggunaan process centric dalam organisasi atau perusahaan mempunyai

beberapa manfaat jika dibandingkan dengan data centric. Karena berfokus pada

proses maka alur kerja menjadi lebih transparan sehingga dapat memudahkan

masing-masing elemen yang terkait untuk dapat mengetahui dengan jelas

bagaimana proses berjalan. Jika berfokus pada data, maka alur kerja dalam

menjalankan aktivitas proses tersebut tidak diketahui secara pasti bagaimana

proses berjalan, dan sampai mana proses terhenti. Sehingga aktivitas menjadi

tidak terstruktur dan tidak menutup kemungkinan terdapat aktivitas yang

terlewati. Hal ini akan mengakibatkan sulitnya para manajemen untuk menilai

kinerja masing-masing karyawan secara objektif. Selain transparansi terhadap alur

kerja dalam sebuah proses, manfaat lain dari process centric yaitu pertukaran

informasi antar unit kerja dapat dilakukan dengan cepat dan proses yang terjadi

dapat dipantau saat itu juga (real time). Sehingga memudahkan para manajemen

untuk dapat mengambil keputusan jika terjadi permasalahan pada saat proses

sedang dijalankan. Dengan begitu pengukuran performa proses dan penilaian

kinerja masing-masing karyawan dalam menjalankan proses tersebut dapat dinilai

secara mudah dan objektif.

Sebagian besar perusahaan saat ini menerapkan konsep data centric yang berarti

seluruh kegiatan perusahaan berfokus kepada data. Apakah data sudah diinput-

kan, apakah data yang diinputkan sudah sesuai dengan kondisi di lapangan,

apakah data tersebut sudah diolah dengan baik agar menjadi informasi yang

tepat bagi penerimanya, dan lain sebagainya. Memang, saat ini telah banyak

solusi yang sudah diterapkan pada perusahaan agar informasi yang didapatkan

lebih mudah dan lebih cepat diterima dengan tepat oleh seluruh elemen di

dalam perusahaan, yaitu dengan penggunaan sistem informasi terintegrasi.

Padahal jika melihat kembali perspektif ketiga dari metode BSC dalam

pengukuran kinerja perusahaan adalah memfokuskan pada proses bisnis internal.

Yaitu bagaimana cara mengidentifikasi proses bisnis agar aktivitas organisasi

berjalan efektif dan efisien. Jika saat ini telah banyak berfokus pada penerapan

perspektif keempat dari metode BSC yaitu bagaimana cara mendapatkan

informasi yang dibutuhkan, maka sudah saatnya organisasi maupun perusahaan

berfokus pada proses aktivitas masing-masing elemen perusahaan (process

centric).

Sistem informasi terintegrasi merupakan suatu teknologi dari konsep data

centric. ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem informasi yang

digunakan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa untuk mengintegrasikan

proses bisnis yang berhubungan dengan operasi, produksi, distribusi, dan lain

sebagainya. Salah satu manfaat dari penggunaan ERP dalam perusahaan

tersebut adalah membantu merencanakan dan mengelola berbagai macam

sumber daya serta proses bisnis perusahaan sehingga menjadi suatu kolaborasi

yang efektif dan efisien. ERP mengintegrasikan seluruh unit fungsional dalam

perusahaan meliputi, penjualan kepada pelanggan, pembelian kepada

pemasok, manajemen persediaan, distribusi, keuangan, akuntansi, sumber

daya manusia, dan lain sebagainya. Data dari berbagai macam unit fungsional

tersebut dikumpulkan dan dipusatkan menjadi satu sumber data untuk

kemudian disajikan dalam bentuk informasi kepada seluruh pengguna dalam

perusahaan tersebut. ERP merupakan sebuah inovasi teknologi yang

menyediakan data dan informasi yang jelas, akurat, dan cepat. Sehingga

efisiensi dan produktifitas karyawan meningkat. Informasi tersebut juga dapat

dijadikan oleh pihak manajemen sebagai acuan dalam proses pengambilan

keputusan.

Namun terdapat kelemahan jika menggunakan konsep data centric, yaitu

karena hanya berfokus pada data, maka proses dalam menjalankan aktivitas

perusahaan tersebut tidak mudah dipantau. Terkait dengan metode BSC dalam

pengukuran kinerja perusahaan terdapat perspektif proses bisnis internal,

maka setiap perusahaan tentu memiliki upaya untuk terus melakukan

perubahan proses bisnis untuk menuju lebih baik. Sehingga proses bisnis yang

digunakan oleh perusahaan akan terus berubah menyesuaikan dengan kondisi

saat itu. Jika hanya berfokus pada data, maka implementasi perubahan proses

bisnis tersebut akan menjadi kendala bagi perusahaan. Kendala tersebut

antara lain adalah masalah waktu yang dibutuhkan untuk proses implementasi

sistem yang baru tentu tidaklah sedikit karena kompleksitas proses yang

dimiliki.

Saat ini terdapat sebuah pendekatan baru dalam memandang sistem

informasi selain data centric, yaitu konsep process centric. Process centric

menitikberatkan pada bagaimana sebuah proses bisnis dibuat, dijalankan,

dan diperbaiki secara terus menerus untuk membangun sebuah sistem

informasi yang lebih transparan. Process centric dapat diwujudkan dalam

sebuah teknologi, diantaranya adalah BPMS (Business Process

Management Suite). BPMS merupakan suatu tools berbasis BPM

(Business Process Management) yang dapat membangun sebuah aplikasi

(sistem informasi) yang menitikberatkan pada alur proses bisnis. BPM

merupakan metode pendekatan manajemen yang bertujuan untuk

mengoptimalkan produktivitas, efektivitas, efisiensi, serta integrasi proses

bisnis dalam mewujudkan inovasi pada suatu organisasi. BPM berfokus

pada alur kerja proses bisnis. Dengan penggunaan BPMS dalam

perusahaan, maka dapat membantu membuat proses bisnis tersebut

lebih efektif, efisien, dan fleksibel karena mendukung setiap perubahan

proses bisnis yang terjadi pada perusahaan tersebut. Manfaat dari

penggunaan teknologi BPMS yang berbasis BPM bagi manajemen adalah

membantu memantau aktivitas seluruh bagian yang sedang berjalan.

Aktivitas tersebut mencakup aktivitas apa yang sedang dilakukan, siapa

yang melakukan aktivitas tersebut, kapan aktivitas tersebut dilakukan,

bagaimana alur aktivitas tersebut berjalan sesuai proses bisnis yang ada,

dan sampai mana aktivitas tersebut terhenti. Seluruh aktivitas tersebut

dapat dengan mudah dipantau oleh pihak manajemen pada saat itu juga

(real time). Selain itu, pihak manajemen juga dapat mengetahui berapa

lama waktu yang dibutuhkan oleh masing-masing karyawan antar bagian

dalam melakukan aktivitas secara transparan. Dengan manfaat

transparansi tersebut, maka dapat dijadikan acuan bagi manajemen untuk

menentukan penilaian kinerja masing-masing karyawan secara objektif.

Terdapat perusahaan manufaktur produksi kemasan barang. Perusahaan tersebut

dapat memproduksi kemasan barang dari bahan baku menjadi barang jadi.

Produksi barang jadi akan dilakukan sesuai dengan pesanan pelanggan dari

transaksi penjualan dalam bentuk Sales Order (SO). Sales Order tersebut dibuat

oleh divisi Sales. Setelah sales order dibuat, maka divisi PPIC akan melanjutkan

proses produksi untuk membuat barang sesuai dengan yang tertera pada Sales

Order tersebut.

Dalam proses produksi barang jadi tersebut, tentu membutuhkan beberapa bahan

baku yang dibutuhkan. Sehingga perlu dilakukan pengecekan stok terhadap bahan

baku yang dibutuhkan tersebut ke divisi Gudang. Jika stok bahan baku yang

dibutuhkan di gudang tidak mencukupi untuk membuat barang jadi tersebut, maka

perlu dilakukan pembelian bahan baku kepada pemasok. Pembelian bahan baku ini

dilakukan oleh divisi Purchasing. Jika stok bahan baku mencukupi, maka proses

produksi barang jadi tersebut dapat dilakukan oleh divisi PPIC.

Dari contoh proses produksi tersebut, melibatkan empat divisi yang saling berkaitan

untuk melakukan pembuatan barang jadi. Dengan menggunakan sistem informasi

terintegrasi yang berfokus pada data (data centric) dalam perusahaan tersebut,

maka pertukaran informasi yang terjadi antar divisi menjadi lebih cepat dan mudah

karena menggunakan sistem data yang terpusat. Namun kekurangannya adalah,

dalam proses internal masing-masing divisi memerlukan persetujuan atasan untuk

melanjutkan pada proses berikutnya, kemudian jika salah satu transaksi dari proses

produksi tersebut tidak segera dilakukan persetujuan, maka akan menghambat

proses berikutnya.

Sehingga perlu diinformasikan pada pihak bersangkutan untuk segera

melakukan persetujuan suatu transaksi, biasanya permohonan

persetujuan disampaikan melalui media telepon maupun email. Hal ini

akan menjadikan aktivitas perusahaan tersebut menjadi tidak terstruktur,

sehingga waktu yang dibutuhkan dalam menjalankan suatu proses bisnis

menjadi lebih lama dari yang direncanakan.

Jika menggunakan BPMS dalam membangun sistem informasi tersebut,

maka pada saat terjadi penundaan persetujuan dari atasan pada divisi

tertentu, informasi transaksi yang belum dilakukan persetujuan tersebut

akan dapat diinformasikan kepada seluruh partisipan/elemen terkait

proses produksi tersebut secara otomatis tanpa dilakukan melalui media

komunikasi sehingga bersifat transparan. Karena berfokus pada proses

(process centric), maka pihak manajemen juga dapat terbantu dalam

mengawasi aktivitas seluruh divisi yang sedang berjalan dengan mudah

pada saat itu juga (real time).

Terkait perubahan proses bisnis yang terjadi, dengan menggunakan BPMS

maka implementasi sistem informasi yang baru dapat dilakukan dengan

cepat dan mudah. Dalam implementasi perubahan proses bisnis, tidak

perlu secara keseluruhan sistem informasi harus diselesaikan, maka

sistem informasi yang telah dibuat tersebut sudah dapat dijalankan dan

digunakan oleh pengguna. Karena BPMS berfokus pada pemodelan proses

bisnis dan dapat langsung dieksekusi tanpa perlu penulisan script kode

pemrograman (no coding).

Sebagian besar perusahaan pengguna sistem informasi membeli sistem

tersebut dari sebuah penyedia software (vendor). Jika perubahan proses

bisnis tidak didukung sepenuhnya oleh sistem yang disediakan vendor

tersebut, maka implementasi sistem tersebut bersifat terbatas. Jika

perusahaan tersebut menggunakan BPMS dalam membangun sistem

informasi, maka perubahan proses bisnis dapat selalu didukung oleh

sistem dan mampu menjadikan sistem informasi yang fleksibel sehingga

perusahaan dapat terus berupaya menuju perbaikan yang lebih baik.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan konsep process

centric memberikan manfaat lebih bagi seluruh elemen dalam setiap

perusahaan atau organisasi jika dibandingkan dengan penggunaan konsep data

centric. Dengan berfokus pada proses aktivitas perusahaan, maka transparansi

alur kerja dalam menjalankan sebuah proses bisnis dapat diterima oleh seluruh

elemen perusahaan dan dapat dipantau pada saat itu juga (real time). Dan hal

yang paling utama adalah terkait perubahan proses bisnis yang terus menerus

untuk menuju perubahan yang lebih baik tersebut dapat selalu didukung jika

menggunakan konsep process centric. Dengan adanya manfaat tersebut maka

pengukuran kinerja masing-masing karyawan dapat dinilai secara objektif.

Sehingga kini sudah saatnya perusahaan atau organisasi dapat beralih

mengedepankan proses daripada data demi meningkatkan kinerja perusahaan

yang lebih baik.