Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/3Protap No 26 Tahun 2011...ARSIP...

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal November 2011

SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI


PROSEDUR TETAP

NOMOR 26 TAHUN 2011

TENTANG

PENGURUSAN SURAT

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Suatu instansi di dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya akan selalu

mengadakan komunikasi dengan pihak luar/instansi luar. Komunikasi dilakukan baik secara

lisan maupun tertulis. Komunikasi kedinasan senantiasa dilakukan secara tertulis.

Penyampaian komunikasi kedinasan tertulis dalam bentuk surat perlu dilakukan

secara cepat, tepat dan tertib. Penyampaian surat yang lambat, tidak tepat, dan tidak tertib

dapat mengakibatkan terhambatnya pengambilan suatu keputusan, dapat menghambat proses

suatu pekerjaan dan dapat pula mengakibatkan kebocoran suatu rahasia. Oleh karenanya

penyampaian surat secara cepat, tepat, aman, dan tertib sangat diperlukan guna

memperlancar pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi. Disinilah peran Bagian Arsip,

khususnya Subbagian Persuratan dan Penggandaan sebagai unit pelaksana, guna mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Surat tidak hanya disampaikan kepada alamat yang tertulis. Agar surat tepat sampai

pada alamat yang dikehendaki, diperlukan pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi

instansi serta pengetahuan tentang lokasi/alamat suatu tempat/instansi yang terkini. Selain

itu diperlukan langkah-langkah yang tepat dalam melakukan kegiatan pengurusan surat.

Oleh karena itu perlu adanya sebuah pedoman yang dapat memberikan petunjuk teknis dan

langkah-langkah kerja yang dituangkan dalam sebuah prosedur tetap tentang pengurusan

surat.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ini dimaksudkan untuk

memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan

kegiatan pengurusan surat.

Tujuan Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat agar kegiatan pengurusan surat

dapat terlaksana dengan efektif dan efisien.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ini berlaku dan digunakan oleh Subbagian

Persuratan dan Penggandaan. Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ini meliputi

beberapa kegiatan yaitu kegiatan pengurusan surat masuk, kegiatan pengurusan surat masuk

melalui faksimili, kegiatan pengurusan surat masuk dalam bentuk email, kegiatan

pengurusan surat masuk di luar jam kerja/di hari libur, kegiatan pengurusan surat keluar,

kegiatan pengurusan surat keluar melalui faksimili, kegiatan pengurusan surat keluar dalam

bentuk email, kegiatan layanan permintaan nomor surat keluar, kegiatan layanan permintaan

nomor surat perintah dan kegiatan pembuatan laporan.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintah;

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia, sebagaimana telah dua

kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 05 Tahun 2010;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis kepada

pihak lain sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.


- 3 -

2. Surat dinas adalah surat yang dibuat/diterima dalam rangka pelaksanaan tugas

kedinasan.

3. Surat pribadi adalah surat yang ditujukan kepada perseorangan dan tidak berkaitan

dengan tugas kedinasan.

4. Surat dinas tertutup adalah surat dinas yang isinya khusus ditujukan kepada pejabat atau

unit kerja tertentu dan tidak boleh diketahui atau dibuka oleh siapa pun selain oleh si

penerima yang tertera pada sampul surat. Surat tertutup biasanya ditunjukkan dengan

tanda kerahasiaan seperti bertuliskan RAHASIA atau RHS dan bertinta merah,

bertuliskan “R” di depan nomor surat yang tertera pada sampul surat atau menggunakan

amplop/sampul surat lebih dari satu.

5. Surat dinas terbuka adalah surat dinas yang isinya tidak khusus ditujukan kepada pejabat

atau unit kerja tertentu dan tidak ada tanda yang menunjukkan kerahasiaan seperti

bertuliskan RAHASIA atau RHS dan bertinta merah, bertuliskan “R” di depan nomer

surat yang tertera pada sampul surat atau menggunakan amplop/sampul surat lebih dari

satu sehingga dapat dibuka oleh petugas persuratan.

6. Surat penting adalah surat dinas yang mengandung informasi penting bagi instansi dan

memerlukan tindak lanjut administrasi.

7. Surat biasa adalah surat dinas yang tidak memerlukan tindak lanjut administrasi dan

informasi yang terkandung di dalamnya hanya berupa pemberitahuan yang sifatnya

umum atau terdapat pada sumber lain.

8. Pengurusan Surat adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar

yang meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian surat ke

unit-unit kerja/unit pengolah, dan pengiriman surat ke instansi luar.

9. Pengurusan Surat Masuk adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk yang

meliputi kegiatan penerimaan surat dari instansi luar baik dari instansi pemerintah pusat

maupun daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara pribadi,

kegiatan pengarahan, pencatatan dan pendistribusian surat ke unit-unit kerja/pengolah.

10. Pengurusan Surat Masuk Melalui Faksimili adalah serangkaian kegiatan penanganan

surat yang masuk melalui faksimili yang meliputi kegiatan penerimaan surat sampai

dengan pendistribusian surat ke unit-unit kerja/ pengolah.

11. Pengurusan Surat Masuk Dalam Bentuk Email adalah serangkaian kegiatan penanganan

surat masuk dalam bentuk email yang meliputi kegiatan pengecekan email masuk

sampai dengan pendistribusian email tersebut ke unit-unit kerja/pengolah.

12. Pengurusan Surat Keluar adalah serangkaian kegiatan penanganan surat keluar yang

meliputi kegiatan penerimaan surat dari unit kerja/unit pengolah, pengarahan,

pencatatan dan pengiriman surat ke instansi luar melalui kantor pos/jasa pengiriman

surat/langsung diantar ke instansi yang dituju.

13. Pengurusan Surat Keluar Melalui Faksimili adalah serangkaian kegiatan penanganan


- 4 -

surat keluar yang dikirim melalui faksimili yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari

unit kerja/pengolah sampai dengan pengiriman surat ke alamat/nomor faks yang dituju.

14. Pengurusan Surat Keluar Dalam Bentuk Email adalah serangkaian kegiatan penanganan

surat keluar yang dikirim dalam bentuk email yang meliputi kegiatan penerimaan surat

dari unit kerja/unit pengolah sampai dengan pengiriman surat ke alamat email yang

dituju.

15. Buku Agenda adalah sarana pencatatan surat yang diatur berdasarkan urut nomor dan

sebagai alat bantu pencarian surat masuk maupun keluar.

16. Layanan Permintaan Nomor Surat Keluar adalah layanan memberikan nomor surat

keluar atas permintaan dari unit kerja/unit pengolah secara urut nomor.

17. Layanan Permintaan Nomor Surat Perintah adalah layanan memberikan nomor surat

perintah atas permintaan dari unit kerja/unit pengolah secara urut nomor.


- 5 -

BAB II

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT

A. Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan surat masuk dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

1. Pencatat Surat menerima surat dan melakukan pemeriksaan kemungkinan salah alamat,

menandatangani bukti penerimaan surat dan memberi stempel.

2. Pencatat Surat menyortir surat untuk membedakan surat dinas, surat pribadi, dan bahan

terbitan seperti buku, majalah, leaflet, dan sejenisnya kemudian menyerahkan surat

pribadi kepada Caraka untuk disampaikan langsung kepada tujuan surat.

3. Caraka menyampaikan surat pribadi kepada tujuan surat tanpa mencatat dalam buku

agenda.

4. Arsiparis/Pencatat Surat mengelompokkan kedalam surat dinas tertutup (rahasia, tidak

dapat/tidak boleh dibuka) dan surat dinas terbuka.

5. Arsiparis/Pencatat Surat membuka surat dinas terbuka sesuai tingkat kecepatan

penyampaian. Surat amat segera/surat kilat dibuka terlebih dahulu serta membubuhkan

stempel waktu penerimaan kemudian melaporkan kepada Kasubbag Persuratan dan

Penggandaan.

6. Setelah surat dibuka dan dibaca, tahap berikutnya adalah pengarahan surat. Kasubag

Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat dengan melakukan kegiatan sebagai

berikut:

a. Menetapkan surat dinas terbuka penting dan surat dinas terbuka biasa serta

memeriksa kelengkapannya, yaitu ada tidaknya lampiran.

b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai

tupoksinya kemudian menyampaikan kepada Pencatat Surat.

7. a. Pencatat Surat melakukan pencatatan surat dinas tertutup dan surat dinas terbuka

penting pada agenda kendali serta surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting

(surat dinas terbuka biasa) pada agenda biasa secara urut nomor.

b. Pencatat Surat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan.

8. Caraka mendistribusikan surat kepada unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan

yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu

penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda sebagai bukti telah terima

surat dinas.

B. Pengurusan Surat Masuk Melalui Faksimili

Pengurusan surat masuk melalui faksimili dilakukan melalui tahapan sebagai

berikut:


- 6 -

1. Pencatat Surat menerima surat masuk melalui faksimili dan memeriksa keterbacaan

surat. Jika surat tidak dapat dibaca dengan jelas maka menghubungi pengirim surat

untuk pengiriman ulang.

2. a. Arsiparis/Pencatat Surat menyortir surat untuk membedakan surat dinas atau surat

pribadi kemudian melaporkan kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan.

b. Surat dinas diberi stempel waktu penerimaan. Untuk surat pribadi diserahkan kepada

Caraka untuk disampaikan langsung kepada tujuan surat.

3. Caraka menyampaikan surat pribadi kepada tujuan faksimili tanpa mencatat dalam buku

agenda.

4. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat dengan melakukan kegiatan

sebagai berikut:

a. Menetapkan surat dinas penting dan surat dinas biasa serta memeriksa

kelengkapannya, ada tidaknya lampiran.


tupoksinya kemudian menyampaikan kepada Pencatat Surat.

5. a. Pencatat Surat mencatat surat dinas yang berisi informasi penting (surat penting)

pada agenda kendali dan surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting (surat

biasa) pada agenda biasa secara urut nomor.

b. Pencatat Surat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan.

6. Caraka mendistribusikan surat kepada unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan

yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu


surat dinas.

C. Pengurusan Surat Masuk Dalam Bentuk Email

Pengurusan surat masuk dalam bentuk email dilakukan dengan tahapan sebagai

berikut:

1. Arsiparis/Pencatat Surat mengecek email masuk untuk ANRI yang berasal dari instansi

pemerintah pusat, instansi pemerintah daerah, swasta maupun perorangan.

2. a. Arsiparis/Pencatat Surat mencetak email beserta lampirannya.

b. Lampiran yang dicetak tidak lebih dari 5 lembar, apabila lebih akan diinformasikan

kepada penerima email untuk mengambil dalam bentuk softcopy.

3. Arsiparis/Pencatat Surat menyortir email untuk membedakan email dinas atau email

pribadi. Email pribadi diberikan kepada Caraka untuk disampaikan kepada penerima

email tanpa dicatat dan untuk email dinas diberi stempel waktu penerimaan.

4. Caraka menyampaikan email pribadi beserta lampirannya kepada penerima email.

5. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan email dengan melakukan

kegiatan sebagai berikut:


- 7 -

a. Menetapkan email dinas penting atau email dinas biasa dan memeriksa

kelengkapan lampirannya.


tupoksinya kemudian menyerahkan kepada Pencatat Surat.

6. a. Arsiparis/Pencatat Surat mencatat email dinas yang berisi informasi penting pada

agenda kendali dan email dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda

biasa secara urut nomor.

b. Arsiparis/Pencatat Surat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan.

7. Caraka mendistribusikan email ke unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang

telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu


email.

D. Pengurusan Surat Masuk di Luar Jam Kerja/di Hari Libur

Pengurusan surat masuk di luar jam kerja/di hari libur dilakukan dengan tahapan sebagai

berikut:

1. a. Petugas Pengamanan/Satpam menerima surat dari luar instansi baik dari pemerintah

pusat maupun daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara

pribadi.

b. Petugas Pengamanan memeriksa kemungkinan salah alamat agar dapat segera

dikembalikan apabila salah.

c. Menandatangani bukti penerimaan surat apabila alamat telah sesuai.

2. Setelah surat diterima tahap selanjutnya adalah Petugas Pengamanan menyortir surat,

memisahkan surat biasa dan surat penting/segera. Surat Biasa akan disampaikan kepada

Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada hari kerja untuk ditindaklanjuti sedangkan

surat penting akan dibuka untuk diketahui informasi isi suratnya.

3. Penyampaian informasi isi surat penting dilalukan dalam 2 cara yaitu:

a. Petugas Pengamanan menyampaikan informasi isi surat penting secara langsung

kepada Penerima Surat.

b. Petugas Pengamanan menyampaikan kepada Pejabat/Arsiparis/Fungsional

(Pegawai) di lingkungan Subbagian Persuratan dan Penggandaan untuk diteruskan

kepada Penerima Surat.

Petugas Pengamanan dapat menggunakan fasilitas telpon yang ada di unit Subbagian

Persuratan dan Penggandaan untuk menyampaikan informasi isi surat secara langsung

kepada alamat yang dituju atau untuk menghubungi Pegawai di Lingkungan Subbagian

Persuratan dan Penggandaan.

4. Pegawai di Lingkungan Subbagian Persuratan dan Penggandaan meneruskan informasi

isi surat kepada Penerima Surat.


- 8 -

5. Petugas Pengamanan menyampaikan fisik surat biasa ataupun surat penting/segera ke

Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada jam kerja untuk diregristrasi.

E. Pengurusan Surat Keluar

Pengurusan surat keluar dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Arsiparis/Pencatat Surat menerima surat asli dari unit kerja/unit pengolah kemudian

memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah

lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian menyampaikan kepada

Kasubbag Persuratan dan Penggandaan untuk diarahkan.

2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat untuk menetapkan tingkat

kecepatan penyampaian surat sesuai dengan tingkat kepentingan surat, misalnya surat

penting yang harus segera diantar langsung ke instansi bersangkutan atau apabila di luar

kota dikirim melalui jasa pengiriman khusus atau merupakan surat biasa yang dapat

dikirim melalui pos.

3. Arsiparis/Pencatat Surat mencatat surat keluar pada formulir pengiriman surat kemudian

menyerahkan kepada Caraka untuk dikirim.

4. Caraka mengirim surat ke alamat yang dituju sesuai dengan tingkat kecepatan

pengiriman surat melalui pos/jasa pengiriman/diantar langsung kemudian meminta bukti

pengiriman surat dari Penerima Surat. Surat yang dikirim adalah yang asli, untuk

pertinggal disimpan di unit kerja/unit pengolah pengirim surat.

5. Caraka menyimpan bukti pengiriman surat yang sudah ditandatangani oleh penerima

surat.

F. Pengurusan Surat Keluar Melalui Faksimili

Pengurusan surat keluar melalui faksimili dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:


memeriksa memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju).

Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan

kepada Caraka untuk dikirim.

2. Caraka mengirim surat melalui faksimili sesuai dengan nomor faksimili/alamat yang

dituju.

3. Arsiparis/Pencatat Surat menerima kembali surat asli yang sudah dikirim melalui

faksimili kemudian mencatat dalam buku pengiriman faksimili.

4. Arsiparis/Pencatat Surat mengembalikan surat asli kepada unit kerja/unit pengolah

pengirim surat. Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan

Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.


- 9 -

G. Pengurusan Surat Keluar Dalam Bentuk Email

Pengurusan surat keluar dalam bentuk email dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:


memeriksa memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju).

Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan

kepada Caraka untuk.

2. Caraka melakukan pemindaian surat dalam bentuk tekstual menjadi bentuk softcopy

agar dapat dikirim melalui email.

3. Caraka mengirim surat ke alamat email yang dituju dan mencatat pada buku agenda

pengiriman email.

4. Arsiparis/Pencatat Surat menerima kembali surat asli dan mengembalikan kepada unit

kerja/unit pengolah pengirim surat. Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag

Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.

H. Layanan Permintaan Nomor Surat Keluar

1. a. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka menerima permintaan (melalui telepon ataupun

secara langsung) nomor surat keluar dari unit kerja/unit pengolah.

b. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka meminta arahan dari Kasubbag Persuratan dan

Penggandaan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat.

2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan memberikan arahan pemberian kode klasifikasi

surat keluar sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya.

3. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka memberikan nomor surat keluar sesuai dengan kode

klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar.

I. Layanan Permintaan Nomor Surat Perintah

1. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka menerima permintaan (melalui telepon ataupun secara

langsung) nomor surat perintah dari unit kerja/unit pengolah kemudian meminta arahan

dari Kasubbag Persuratan dan Penggandaan apabila mendapatkan kesulitan dalam

pemberian kode klasifikasi surat.

2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan memberikan arahan pemberian kode klasifikasi

surat perintah sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya.

3. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka memberikan nomor surat perintah sesuai dengan kode

klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat perintah.


- 10 -

BAB III

PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ini dapat menjadi acuan bagi Subbagian

Persuratan dan Penggandaan ANRI dalam melakukan kegiatan pengurusan surat sehingga pada

akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya

yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan

penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.

Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ANRI ini mulai berlaku pada tanggal

ditetapkan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana

mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal November 2011

KEPALA BIRO UMUM,

SYAIFUDDIN


LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 26 TAHUN 2011

TENTANG

PENGURUSAN SURAT


-1-

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENGURUSAN SURAT

LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK

LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK MELALUI FAKSIMILI

LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DALAM BENTUK EMAIL

LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DI LUAR JAM KERJA/DI

HARI LIBUR

LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR

LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR MELALUI FAKSIMILI

LAMPIRAN 7 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR DALAM BENTUK EMAIL

LAMPIRAN 8 DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT KELUAR

LAMPIRAN 9 DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT PERINTAH

LAMPIRAN 10 FORMAT BUKU AGENDA KENDALI/BIASA

LAMPIRAN 11 FORMAT BUKU PENOMORAN SURAT KELUAR

LAMPIRAN 12 FORMAT BUKU PENOMORAN SURAT PERINTAH


-2-

Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011

DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Caraka Pencatat Surat/

Arsiparis

Kasubbag Persuratan

dan Penggandaan

Penerima Surat

Pengirim Surat

1 Menerima surat dan melakukan pemeriksaan kemungkinan salah alamat, menandatangani bukti penerimaan surat dan memberi stempel

2 Menyortir surat untuk membedakan surat dinas, surat pribadi, dan bahan terbitan seperti buku, majalah, leaflet, dan sejenisnya

3 Menyampaikan surat pribadi kepada tujuan surat tanpa mencatat dalam buku agenda

4 Mengelompokkan kedalam surat dinas tertutup (rahasia, tidak dapat/tidak boleh dibuka) dan surat dinas terbuka

5 Membuka surat dinas terbuka sesuai tingkat kecepatan penyampaian dan membubuhkan stempel waktu penerimaan kemudian melaporkan

6 a. Menetapkan surat dinas terbuka penting dan surat dinas terbuka biasa serta memeriksa kelengkapannya, yaitu ada tidaknya lampiran

b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya

surat dinas surat pribadi

alamat benar

salah alamat


-3-

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian


Arsiparis

Kasubbag Persuratan

dan Penggandaan

Penerima Surat

Pengirim Surat

7 a. Melakukan pencatatan surat dinas tertutup dan surat dinas terbuka penting pada agenda kendali serta surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting (surat dinas terbuka biasa) pada agenda biasa secara urut nomor

b. Menyerahkan untuk didistribusikan

8 Mendistribusikan surat sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta tanda bukti terima berupa paraf dan waktu penerimaan surat di buku agenda sebagai bukti telah diterima surat dinas

Norma waktu: 10 menit


-4-


DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK MELALUI FAKSIMILI

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian


Arsiparis

Kasubbag Persuratan

dan Penggandaan

Penerima Surat

Pengirim Surat

1 Menerima surat masuk melalui faksimili dan memeriksa keterbacaan surat. Jika surat tidak dapat dibaca dengan jelas maka menghubungi pengirim surat untuk pengiriman ulang

2 a. Menyortir surat untuk membedakan surat dinas atau surat pribadi kemudian melaporkan untuk ditindaklanjuti

b. Surat dinas diberi stempel waktu penerimaan. Untuk surat pribadi diserahkan kepada Caraka untuk disampaikan langsung kepada tujuan surat

3 Menyampaikan surat pribadi tanpa mencatat dalam buku agenda

4 a. Menetapkan surat dinas penting dan surat dinas biasa serta memeriksa kelengkapannya

b. Menetapkan arah surat dan menyerahkan kembali

5 a. Mencatat surat dinas yang berisi informasi penting pada agenda kendali dan surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda biasa secara urut nomor

b. Menyerahkan untuk pendistribusian

surat dinas

surat pribadi

alamat benar

salah alamat


-5-

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian


Arsiparis

Kasubbag Persuratan

dan Penggandaan

Penerima Surat

Pengirim Surat

6 Mendistribusikan surat kepada unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda



-6-


DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK BERBENTUK EMAIL

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Caraka Arsiparis/ Pencatat

Surat

Kasubbag Persuratan

dan Penggandaan

Penerima surat/email

1 Mengecek email dari luar instansi

2 a. Mencetak email beserta lampirannya. b. Lampiran yang dicetak tidak lebih dari 5

lembar, apabila lebih akan diinformasikan kepada penerima email untuk mengambil dalam bentuk softcopy

3 a. Menyortir email untuk membedakan email dinas atau email pribadi

b. Memberi stempel waktu penerimaan terhadap email dinas dan menyerahkan email pribadi untuk disampaikan

4 Menyampaikan email pribadi beserta lampirannya

5 a. Menetapkan email dinas penting atau email dinas biasa dan memeriksa kelengkapan lampirannya

b. Menetapkan arah surat sesuai tupoksinya kemudian menyerahkan kembali

6 a. Mencatat email dinas yang berisi informasi penting pada agenda kendali dan email dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda biasa secara urut nomor.

b. Menyerahkan untuk didistribusikan

7 Mendistribusikan email ke unit-unit kerja/pengolah dan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan email dari unit kerja di buku agenda sebagai bukti telah menerima email


email pribadi

email dinas

5 lembar

>5 lembar


-7-


DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DI LUAR JAM KERJA/ DI HARI LIBUR

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Petugas

Pengamanan/ Satpam

Pegawai Subbagian Persuratan dan Penggandaan

Penerima Surat

1 a. Menerima surat dari luar instansi baik dari pemerintah pusat maupun daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara pribadi

b. Memeriksa kemungkinan salah alamat agar dapat segera dikembalikan apabila salah

c. Menandatangani bukti penerimaan surat apabila alamat telah sesuai

2 a. Menyortir surat, memisahkan surat biasa dan surat penting/segera

b. Surat Biasa akan disampaikan kepada Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada hari kerja untuk ditindaklanjuti sedangkan surat penting akan dibuka untuk diketahui informasi isi suratnya

3 a. Menyampaikan informasi isi surat penting secara langsung kepada alamat yang dituju

b. Menyampaikan kepada Pegawai di lingkungan Subbag Persuratan dan Penggandaan untuk diteruskan kepada alamat yang dituju

4 Meneruskan informasi isi surat

5 Menyampaikan fisik surat biasa ataupun surat penting/segera ke Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada jam kerja untuk diregristrasi



-8-


DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Caraka Arsiparis/ Pencatat

Surat

Kasubbag Persuratan

dan Penggandaan

Unit Kerja/ Unit

Pengolah

Penerima surat/Jasa

Pengiriman

1 Menerima surat asli dari kemudian memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas

2 Mengarahkan surat untuk menetapkan tingkat kecepatan penyampaian surat sesuai dengan tingkat kepentingan surat

3 Mencatat surat keluar pada formulir pengiriman surat kemudian menyerahkan untuk dikirim

4 Mengirim surat ke alamat yang dituju sesuai dengan tingkat kecepatan pengiriman surat melalui pos/jasa pengiriman/diantar langsung kemudian meminta bukti pengiriman surat

5 Menyimpan bukti pengiriman surat yang sudah ditandatangani

Norma waktu:

1 hari kerja untuk surat yang diantar langsung dengan alamat yang jauh/sulit dijangkau Setengah hari kerja untuk surat yang diantar langsung dengan alamat mudah dijangkau Untuk penggunaan jasa pos/jasa pengiriman, dalam waktu 1 jam surat sampai di kantor

pos atau jasa pengiriman

surat lengkap

surat tidak lengkap


-9-


DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR MELALUI FAKSIMILI

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Caraka Arsiparis/ Pencatat Surat

Pengirim Surat/Unit

Kerja 1 Menerima surat asli kemudian memeriksa

memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan untuk dikirim

2 Mengirim surat melalui faksimili sesuai dengan nomor faksimili/alamat yang dituju

3 Menerima kembali surat asli yang sudah dikirim melalui faksimili kemudian mencatat dalam buku pengiriman faksimili

4 Mengembalikan surat asli


Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti

prosedur pada huruf E di atas.

surat lengkap

surat tidak lengkap


-10-


DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR DALAM BENTUK EMAIL

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Caraka Arsiparis/ Pencatat Surat

Pengirim Surat/Unit

Kerja 1 Menerima surat asli kemudian memeriksa

memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan untuk dikirim

2 Melakukan pemindaian surat dalam bentuk tekstual menjadi bentuk softcopy

3 Mengirim surat ke alamat email yang dituju dan mencatat pada buku agenda pengiriman email

4 Mengembalikan surat asli


Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti

prosedur pada huruf E di atas.

surat lengkap

surat tidak lengkap


-11-


DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT KELUAR

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis/ Pencatat Surat/Caraka

Kasubbag Persuratan dan

Penggandaan 1 a. Menerima permintaan (melalui telepon

ataupun secara langsung) nomor surat keluar

b. Meminta arahan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat

2 Memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat keluar sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya

3 Memberikan nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar



-12-


DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT PERINTAH

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis/ Pencatat Surat/Caraka

Kasubbag Persuratan dan

Penggandaan 1 a. Menerima permintaan (melalui telepon

ataupun secara langsung) nomor surat perintah

b. Meminta arahan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat

2 Memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat perintah sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya

3 Memberikan nomor surat perintah sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar


KEPALA BIRO UMUM,

SYAIFUDDIN


-13-


BUKU AGENDA KENDALI/BIASA Tgl. Nomor

Urut Pengirim Nomor

Surat Tgl Surat Isi Ringkas Unit

Pengolah Paraf Ket.

Keterangan : Tanggal : di isi tanggal pencatatan surat datang Nomor Urut : di isi nomor urut dari 1 dan seterusnya Pengirim : di isi nama instansi/orang yang mengirim surat Nomor surat : di isi nomor surat yang ada dalam surat Tanggal surat : di isi tanggal surat yang ada dalam surat Isi ringkas : di isi informasi isi surat Unit Pengolah : di isi unit pengolah yang mengolah surat sesuai Tupoksi unit pengolah Paraf : di isi paraf penerima surat di unit pengolah Keterangan : di isi tambahan informasi surat


-14-


BUKU PENOMORAN SURAT KELUAR

Tgl No. Urut Surat

Isi Ringkas Alamat Tujuan Surat

Unit Pengolah

Tgl Kirim Ket.

Keterangan : Tanggal : di isi tanggal pencatatan surat keluar Nomor urut surat : di isi dengan kode klasifikasi, nomor urut dan tahun berjalan Isi ringkas : di isi informasi isi surat Alamat tujuan surat : di isi nama instansi/orang yang menjadi tujuan surat Unit Pengolah : di isi unit pengolah yang mengeluarkan surat Tanggal kirim : di isi tanggal penyerahan surat di bagian persuratan dan penggandaan Keterangan : di isi tambahan informasi surat


-15-


BUKU PENOMORAN SURAT PERINTAH

Tgl Nomor Urut Surat Isi Ringkas Unit Pengolah

Keterangan : Tanggal : di isi tanggal pencatatan surat perintah Nomor Urut surat : di isi dengan kode klasifikasi, nomor urut dan tahun berjalan Isi ringkas : di isi informasi isi surat perintah tentang penugasan dan nama orang yang

ditugaskan Unit pengolah : di isi nama unit pengolah yang mengeluarkan surat perintah

Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/3Protap No 26 Tahun 2011...ARSIP...

Documents

Transcript of Arsip Nasional Republik Indonesiaanri.go.id/assets/download/3Protap No 26 Tahun 2011...ARSIP...