Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

20
Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip Nasional Republik Indonesia Rio Apinino & Yeni Budi Rachman Ilmu Perpustakaan dan Inforamsi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16424, Indonesia E-mail: [email protected] / [email protected] Abstrak Jurnal ini membahas pengolahan arsip Komando Operasi Tertinggi (KOTI) yang dilakukan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pembahasan pengolahan arsip KOTI di dalam skripsi ini adalah pembahasan tentang bagaimana arsip KOTI diolah hingga menghasilkan sarana temu kembali. Pembahasan mengenai pengolahan arsip KOTI juga berkaitan dengan pembahasan mengenai proses akuisisi dan akses yang merupakan bagian dari proses pengelolaan arsip secara keseluruhan. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Hasil penelitian memperlihatkan bahwa pengolahan arsip KOTI dilakukan dengan berdasarkan Protap. Namun, dalam prakteknya terdapat modifikasi terhadap Protap. Dalam proses akuisisi, penyerahan arsip KOTI tidak dilengkapi dengan Berita Acara Penyerahan dan Daftar Pertelaan karena belum adanya regulasi untuk hal tersebut. Ditinjau dari segi akses, arsip KOTI yang sebelumnya digolongkan sebagai Arsip Tertutup, saat ini telah dapat diakses publik. Terbukanya akses terhadap arsip KOTI ini didukung oleh sebuah Naskah Akademik yang disahkan oleh ANRI. Management of Supreme Operations Command on National Archives of The Republic of Indonesia Abstract This journal discusses archival processing of Supreme Operations Command (Komando Operasi Tertinggi/KOTI) conducted the National Archives of the Republic of Indonesia. In this thesis, the discussion of archival processing of KOTI –which previously included as Closed Archives because in it there are many archives of the Indonesian Communist Party (Partai Komunis Indonesia/PKI) and it’s affiliates- is a discussion of how the archive is processed to generate retrieval tool. The discussion of the archival processing of KOTI also relates to the discussion on the process of acquisition and access that are part of the archival management as a whole. This study used qualitative methods. The results showed that the KOTI archival processing is done by SOP. However, in practice there are modifications of SOP. In the acquisition process, KOTI archive not equipped with the Minutes of Submission and Listing Descriptions because there are no regulations for it. In terms of access, archive KOTI previously classified as Closed Archive, has now publicly accessible. Opening up access to archives KOTI is powered by an academic paper that was passed by ANRI. Keywords: access to archives; archival acquisition; archival processing; Indonesian Communist Party; The Supreme Operations Command Pendahuluan Arsip, selain merupakan rekaman kegiatan masa lalu, dalam konteks bernegara juga menjadi memori kolektif masyarakat bangsa tersebut. Oleh karena itu, usaha untuk membuat arsip dapat selalu digunakan adalah keharusan. Dalam konteks Indonesia, usaha untuk mengelola Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Transcript of Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

Page 1: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip Nasional Republik Indonesia

Rio Apinino & Yeni Budi Rachman

Ilmu Perpustakaan dan Inforamsi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,

Universitas Indonesia, Depok, 16424, Indonesia

E-mail: [email protected] / [email protected]

Abstrak

Jurnal ini membahas pengolahan arsip Komando Operasi Tertinggi (KOTI) yang dilakukan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pembahasan pengolahan arsip KOTI di dalam skripsi ini adalah pembahasan tentang bagaimana arsip KOTI diolah hingga menghasilkan sarana temu kembali. Pembahasan mengenai pengolahan arsip KOTI juga berkaitan dengan pembahasan mengenai proses akuisisi dan akses yang merupakan bagian dari proses pengelolaan arsip secara keseluruhan. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Hasil penelitian memperlihatkan bahwa pengolahan arsip KOTI dilakukan dengan berdasarkan Protap. Namun, dalam prakteknya terdapat modifikasi terhadap Protap. Dalam proses akuisisi, penyerahan arsip KOTI tidak dilengkapi dengan Berita Acara Penyerahan dan Daftar Pertelaan karena belum adanya regulasi untuk hal tersebut. Ditinjau dari segi akses, arsip KOTI yang sebelumnya digolongkan sebagai Arsip Tertutup, saat ini telah dapat diakses publik. Terbukanya akses terhadap arsip KOTI ini didukung oleh sebuah Naskah Akademik yang disahkan oleh ANRI.

Management of Supreme Operations Command on National Archives of The Republic of Indonesia

Abstract

This journal discusses archival processing of Supreme Operations Command (Komando Operasi Tertinggi/KOTI) conducted the National Archives of the Republic of Indonesia. In this thesis, the discussion of archival processing of KOTI –which previously included as Closed Archives because in it there are many archives of the Indonesian Communist Party (Partai Komunis Indonesia/PKI) and it’s affiliates- is a discussion of how the archive is processed to generate retrieval tool. The discussion of the archival processing of KOTI also relates to the discussion on the process of acquisition and access that are part of the archival management as a whole. This study used qualitative methods. The results showed that the KOTI archival processing is done by SOP. However, in practice there are modifications of SOP. In the acquisition process, KOTI archive not equipped with the Minutes of Submission and Listing Descriptions because there are no regulations for it. In terms of access, archive KOTI previously classified as Closed Archive, has now publicly accessible. Opening up access to archives KOTI is powered by an academic paper that was passed by ANRI. Keywords: access to archives; archival acquisition; archival processing; Indonesian Communist Party; The Supreme Operations Command Pendahuluan Arsip, selain merupakan rekaman kegiatan masa lalu, dalam konteks bernegara juga menjadi

memori kolektif masyarakat bangsa tersebut. Oleh karena itu, usaha untuk membuat arsip

dapat selalu digunakan adalah keharusan. Dalam konteks Indonesia, usaha untuk mengelola

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 2: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

arsip yang dimaksud menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pengelolaan arsip tersebut, berdasarkan UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 meliputi

kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses terhadap arsip. Pengelolaan arsip bukan

hanya melestarikan fisik arsip saja, melainkan juga melestarikan kandungan informasi yang

ada di dalamnya agar dapat digunakan dalam jangka waktu panjang.

Usaha melestarikan memori kolektif bangsa, selain dilakukan melalui pengelolaan arsip yang

baik, juga dimungkinkan ketika arsip-arsip tersebut dapat diakses seluas-luasnya oleh

masyarakat. Hal ini merupakan konsekuensi logis atas pelestarian memori kolektif bangsa

tersebut. Sebab, adalah hal yang mustahil ketika arsip statis yang ada di ANRI dianggap

sebagai memori kolektif bangsa tetapi arsip-arsip tersebut tidak dapat diakses untuk dipelajari

dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari masyarakat bangsa tersebut.

Meskipun arsip di ANRI tergolong lengkap, tetapi tidak semua arsip tersebut dapat diakses

oleh publik karena ada beberapa arsip yang digolongkan sebagai Arsip Tertutup. Arsip yang

tidak dapat diakses publik diantaranya adalah arsip Komando Operasi Tertinggi (KOTI)

sebelum akhirnya dapat diakses publik pada pertengahan tahun 2014 setelah sebelumnya

diakuisisi pada tahun 1980.

Arsip KOTI tidak dapat diakses publik sebelum tahun 2014 adalah karena di dalam arsip

KOTI banyak terdapat arsip yang diciptakan oleh Partai Komunis Indonesia (PKI) yang

merupakan partai terlarang di Indonesia dan juga berbagai organisasi afiliasinya. Adapun

arsip PKI dan afiliasinya dapat berada di KOTI adalah karena KOTI merupakan organisasi

militer yang bertugas, di antaranya untuk menyita dokumen-dokumen PKI dan afiliasinya

pasca peristiwa G30S (Bagian Pendahuluan Inventaris Arsip Komando Operasi Tertinggi

1963-1967, ANRI, 2013).

Sejarawan Baskara T. Wardaya (2013) pernah meneliti tentang arsip tentang PKI ini. Dalam

penelitiannya berjudul Documentation of Past Human Rights Abuses: Case Study Indonesia’s

1965-66 Anti-Communist Purges, Baskara menemukan bahwa hampir tidak ada satupun arsip

di ANRI yang berkaitan dengan pelanggaran HAM berat yang terjadi pasca peristiwa G30S.

Sebelum akhirnya Arsip Nasional membuka arsip KOTI, ANRI telah melakukan beberapa hal

agar pembukaan akses terhadap arsip tersebut menjadi mungkin. Hal ini dikarenakan

pembukaan arsip KOTI mendapatkan banyak pertentangan dari berbagai pihak, diantaranya

adalah dari anggota DPR Komisi II (Juwari, 2013). Salah satu upaya untuk membuka arsip

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 3: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

KOTI adalah dikeluarkannya draf Peraturan Kepala (Perka) tentang Keterbukasediaan

terhadap Arsip Naskah Arsip yang Dikecualikan. Pembukaan arsip-arsip PKI yang ada dalam

inventaris KOTI juga merupakan satu usaha untuk melaksanakan Keterbukaan Informasi

Publik (KIP). Tuntutan khalayak untuk membuka arsip KOTI juga didasarkan atas KIP ini.

Dengan kenyataan bahwa terdapat penolakan dari berbagai pihak untuk membuka arsip yang

dikecualikan itu, maka pembukaan arsip KOTI oleh ANRI menjadi menarik. Hal ini penting

untuk diteliti agar kita dapat mengetahui bagaimana keterkaitan sebenarnya antara ANRI dan

lembaga-lembaga negara lain, juga bagaimana ANRI menempatkan dirinya diantara berbagai

institusi tersebut.

Untuk mengetahui mengapa arsip KOTI yang sebelumnya dirahasiakan menjadi dapat diakses

publik dan jenis arsip apa saja yang sebenarnya berada dalam inventaris arsip KOTI,

diperlukan penelitian untuk memahami proses pengolahan arsip KOTI. Penelitian ini juga

dilakukan agar dapat mengetahui bagaimana implementasi dari aturan tertulis pengolahan

arsip statis yang dibuat ANRI.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka peneliti merumuskan permasalahan penelitian sebagai

berikut: “bagaimanakah proses pengolahan arsip KOTI terkait dengan kegiatan akuisisi dan

akses, serta kendala apa saja yang muncul dalam proses pengolahan arsip tersebut?” Adapun

tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kebijakan pengolahan arsip KOTI yang

dilakukan oleh ANRI sekaligus juga untuk mengetahui masalah yang muncul dalam proses

pengolahan arsip tersebut.

Tinjauan Teoritis Konsep Arsip

Arsip dalam khasanah ilmu kearsipan Indonesia dibedakan dengan rekod. Rekod adalah arsip

dinamis, yaitu rekaman kegiatan yang masih digunakan sebagai bukti kegiatan, terutama

kegiatan organisasi. Menurut Sulistyo-Basuki (2003), arsip dinamis adalah dokumen yang

masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan

organisasi lainnya. Sedangkan yang dimaksud arsip statis adalah arsip yang sudah tidak lagi

digunakan dalam kegiatan organisasi tetapi masih disimpan karena alasan tertentu. Menurut

Public Record Office of Northern Ireland (2007) arsip masih tetap disimpan adalah karena

nilai sejarahnya. Perbedaan antara rekod (arsip dinamis) dan arsip (arsip statis), sebagaimana

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 4: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

yang ditulis Pearce-Moses (2005) adalah “records are not synonymous with archives. While

an archives collects records, not all records merit ongoing preservation.” (p. 327).

Secara garis besar, konsep arsip adalah: pertama, substansi arsip adalah rekaman kegiatan

atau peristiwa; kedua, bentuk rekaman kegiatan tersebut bermacam-macam dan seringkali

ditentukan oleh perkembangan teknologi; ketiga, ada pihak yang menciptakan arsip sebagai

bukti kegiatan yang dilakukan dan ada juga pihak yang bertugas mengolah arsip yang telah

diciptakan tersebut; dan keempat, arsip memiliki tujuan tertentu dalam penciptaannya.

Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip menurut Kesner (1981) pada dasarnya memiliki tiga tujuan utama. Pertama,

“identifying and selecting or collecting appropriate papers or records for permanent

preservation;” kedua, “involves arranging and preserving them;” dan ketiga adalah “to insure

their accessibility by preparing finding aids and providing reference service” (p. 101).

Definisi ini sejalan dengan pengelolaan arsip statis yang ada di Lembaga Kearsipan seperti

ANRI, yaitu yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip.

Akusisi diartikan sebagai penambahan khasanah arsip dari instansi pencipta arsip ke lembaga

kearsipan. Proses akuisisi arsip inilah yang menjadi tahap awal pengelolaan arsip statis di

ANRI. Menurut Reed dalam Ellis (1993), pelaksanaan akuisisi arsip bisa berupa penerimaan

dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari

lembaga/instansi/perorangan. Sedangkan menurut Institute of Education University of

London, kegiatan akuisisi dimaksudkan untuk merefleksikan seluas mungkin berbagai isu dan

dan concern seputar pengajaran dan pembelajaran seumur hidup di masa lalu, saat ini dan di

masa depan. Akuisisi juga dimaksudkan, misalnya untuk mendukung kegiatan penelitian atau

pembelajaran seumur hidup.

Akhir dari proses akuisisi adalah penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. Penyerahan

arsip direkam dalam berita acara serah terima, daftar arsip yang diserahkan, riwayat arsip,

serta fisik arsip. Serah terima arsip diikuti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya

dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Setelah akuisisi, proses pengelolaan arsip selanjutnya adalah pengolahan arsip. Menurut

Pearce-Moses (2005), pengolahan arsip megacu kepada aktivitas yang dibutuhkan untuk

mendapatkan kontrol intelektual dari arsip, rekod, ataupun koleksi. Pengolahan ini termasuk

kegiatan akses, penyusunan, pemusnahan, pelabelan, pendeskripsian, hingga preservasi dan

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 5: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

konservasi (p. 314). Hasil pengolahannya adalah tercipta akses terhadap arsip dengan wujud

sarana temu balik arsip (finding aids). Sarana temu balik arsip ini, menurut Ismiatun (2001),

dikenal dengan sebutan senarai arsip, inventaris arsip, guide, dan sebagainya. (p. 16).

ANRI memiliki Prosedur Tetap untuk mengolah arsip, yaitu prosedur tertulis yang digunakan

sebagai acuan dalam mengolah arsip. Protap pengolahan arsip terbagi menjadi pengolahan

arsip sebelum tahun 1945 dan pengolahan arsip setelah tahun 1945. Karena dalam penelitian

ini yang diteliti adalah KOTI yang terbentuk pasca kemerdekaan, maka protap Penyusunan

Daftar Arsip Konvensional yang digunakan adalah protap untuk arsip konvensional pasca

1945, yaitu Protap No 4/2009 tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun

1945. Selain Protap ini, Arsip Nasional juga mengggunakan standar deskripsi arsip

Internasional, yaitu ISAD (Internasional Standard Archival Deskription) yang dikembangkan

oleh ICA (International Council of Archives). Menurut Sunarto yang dikutip oleh Ismiatun

(2001, p. 17) 26 unsur yang harus dicatat dalam ISAD merupakan uraian dari enam elemen

kelompok deskripsi, yaitu: (1) pernyataan identitas; (2) konteks; (3) isi dan struktur; (4) syarat

akses dan penggunaan; (5) bahan-bahan yang ikut menyatu; (6) catatan (p. 17).

Semua kegiatan pengelolaan arsip seperti akusisi dan pengolahan pada dasarnya dilakukan

untuk mempersiapkan fungsi utama dari arsip: membuat arsip tersedia dan dapat diakses

publik (William, 2006). Menurut Pearce-Moses (2005) akses adalah “the permission to locate

and retrieve information for use (consultation or reference) within legally established

restrictions of privacy, confidentiality, and security clearance” (p. 2).

Dalam UU Kearsipan, pada dasarnya arsip statis terbuka untuk umum karena merupakan

bukti otentik atas peristiwa masa lalu sekaligus menjadi bahan pertanggungjawaban nasional.

Dalam prakteknya, tidak semua arsip statis yang tersimpan dalam arsip nasional terbuka

untuk umum. Dalam konteks arsip statis di ANRI, akses terhadap arsip juga diatur melalui

UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP).

Dalam UU KIP, terdapat pasal-pasal yang menjelaskan tentang pengecualian terhadap

aksesabilitas terhadap arsip. Ada informasi publik tertentu yang ketika diminta untuk dibuka,

tidak diperbolehkan. Dalam UU KIP, jenis informasi publik ini dinamakan dengan Informasi

yang Dikecualikan. Informasi yang dikecualikan berdasarkan Pasal 17 UU KIP, misalnya

adalah Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik

dapat menghambat proses penegakan hukum, atau informasi yang apabila diberikan kepada

Pemohon dapat membahayakan pertahanan dan keamanan negara.

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 6: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

Problem akses memang menjadi diskursus tersendiri dalam dunia kearsipan, bahkan dianggap

sebagai problem terbesarnya (Peterson&Peterson dalam Danielson, 1989). Salah satu

diskursusnya adalah implikasi atas aksesabilitias arsip tersebut. Tetapi, sebagaimana menurut

Taylor (2003), arsip publik, karena sebagian besar berasal dari pembiayaan publik, harus

dilihat sebagai “bukti masyarakat” (people’s evidences) sehingga harus dapat diakses

masyarakat. Pun arsip-arsip yang disimpan di ANRI, karena ANRI dibiayai oleh publik

melalui APBN, maka ia tergolong sebagai arsip publik. Taylor juga mengatakan bahwa akses

bukan hanya perkara memperoleh apa yang tersedia, tetapi juga membebaskan dari

pelarangan atas apa yang tidak boleh diakses. Menurut taylor, jika arsip tidak dapat diakses,

dengan berbagai macam kepentingan, maka sama saja bahwa arsip tersebut tidak eksis.

Metode Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus dan dengan menggunakan model pendekatan

kualitatif, yaitu model penelitian yang digunakan untuk “exploring and understanding the

meaning individuals or groups ascribe to a social or human problem.” (Creswell, 2009, p. 4).

Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian adalah wawancara mendalam,

studi literatur, dan observasi. Wawancara mendalam dilakukan kepada empat orang arsiparis

yang berada di ANRI dan dua sejarawan selama kurun waktu sekitar Maret hingga akhir April

2014. Adapun wawancara sejarawan adalah dalam rangka untuk memahami bagaimana posisi

arsip dalam penulisan sejarah. Studi literatur meliputi pengidentifikasian secara sistematis,

penemuan dan analisis dokumen-dokumen yang memuat informasi yang berkaitan dengan

masalah penelitian (Conselo G Sevilla et al., 1993, p. 71). Studi literatur dalam penelitian ini

secara teknis adalah pengumpulan literatur-literatur terkait dan kemudian dianalisis agar

masalah penelitian menjadi semakin jelas. Pengumpulan data juga dilakukan dengan cara

observasi, yang terutama dilakukan untuk melihat bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip-

arsip KOTI dilakukan. Observasi juga dilakukan dengan cara melihat keterkaitan antara

peraturan tertulis pengelolaan arsip dengan penerapannya di lapangan.

Hasil Penelitian Akuisisi Arsip Komando Operasi Tertinggi

Pembahasan mengenai pengolahan arsip KOTI dimulai dengan membahas akuisisi arsip

dahulu. Hal ini karena dalam konsep pengelolaan arsip, akuisisi merupakan kegiatan pertama

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 7: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

dari serangkaian kegiatan lainnya. Tidak akan ada pengolahan tanpa akuisisi, sebagaimana

tidak akan ada akses tanpa kegiatan pengolahan. Jadi, meskipun fokus penelitian ini adalah

pengolahan arsip, maka agar teratur yang pertama dibahas adalah kegiatan akuisisi.

Penyerahan arsip KOTI ke Arsip Nasional dilakukan pertama kali tahun 1980, kemudian yang

kedua setahun setelahnya. Arsip KOTI diserahkan oleh Sekretariat Negara (Setneg). Ketika

diserahkan ke ANRI, sebagian besar arsip KOTI dalam kondisi tidak teratur.

Akuisisi dilakukan berdasarkan UU No. 7/1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam

UU ini, ANRI berkewajiban untuk mengumpulkan, menyimpan, merawat dan menyelamatkan

arsip statis serta bertugas untuk menyelenggarakan penggunaan arsip statis (pasal 5). Selain

itu, aturan lain yang membahas hal yang lebih mendetail adalah Peraturan Pemerintah No

34/1979 tentang Penyusutan Arsip. Dalam PP ini, diantaranya mengatur mekanisme Jadwal

Retensi Arsip, Pemindahan Arsip, Pemusnahan Arsip, hingga Penyerahan Arsip.

Proses akuisisi arsip yang dilakukan ANRI umumnya dibarengi dengan penyerahan Daftar

Pertelaan Arsip dan direkam dalam Berita Acara Penyerahan. Tetapi, berbeda dengan

regulasinya, penyerahan fisik arsip KOTI tidak disertai dengan daftar pertelaan dan juga tidak

ditulis dalam Berita Acara Penyerahan (wawancara dengan Widyarsono, 8 April 2014).

Tidak adanya daftar pertelaan dan berita acara penyerahan, tidak lain karena penyelenggaraan

kearsipan pada awal implementasi UU Kearsipan tahun 1971 belum terlalu sistematis. Fokus

ANRI ketika itu adalah melaksanakan pembinaan dan belum membangun sistem kearsipan

secara menyeluruh. Akuisisi tanpa daftar pertelaan arsip misalnya, hal tersebut terjadi karena

ANRI belum membuat Pedoman Umum Penilaian Arsip sebagai pedoman instansi membuat

Jadwal Retensi. Pedoman Umum terserbut baru dibuat tahun 1983. Ketidaklengkapan ini

memiliki implikasi, diantaranya adalah lebih lamanya pengolahan yang disebabkan karena

arsiparis akan memerlukan waktu lebih banyak, terutama untuk identifikasi arsip. Lalu,

implikasi lainnya adalah ketidaklengkapan arsip KOTI (dijelaskan di subbab selanjutnya).

Proses akuisisi juga penting dianalisis karena memiliki kaitan langsung dengan rahasia atau

tidaknya akses arsip yang diakuisisi tersebut, dan sebagaimana diketahui, arsip KOTI pernah

dirahasiakan dari publik. Rahasia atau tidaknya arsip yang diakuisisi dalam konteks ini

dimungkinkan karena beberapa hal, diantaranya adalah penerapan prinsip aturan asli. Dengan

prinsip ini, rahasianya arsip KOTI dapat terjadi ketika instansi sebelumnya telah memutuskan

bahwa arsip KOTI termasuk arsip rahasia dan ANRI menerapkan aturan asli tersebut.

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 8: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

UU Nomor 71/1971, secara eksplisit memang tidak menyebutkan tentang kerahasiaan arsip.

Tetapi, dalam bab V Ketentuan Pidana pasal 11 ayat (2), dijelaskan bahwa “barang siapa yang

menyimpan arsip... sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidanan

dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh)

tahun.” Dari poin ini, dapat diketahui memang ada arsip yang digolongkan sebagai rahasia.

Problemnya adalah, bagaimana suatu arsip digolongkan rahasia atau tidak, tidak dijelaskan

lebih lanjut. Hal yang serupa ditemukan dalam PP No 34/1979 tentang Penyusutan Arsip,

seperti dijelaskan pada pasal 15 “penyusutan arsip yang dimaksud dalam Peraturan

Pemerintah ini dilaksanakan dengan memperhatikan keamanan dan sifat kerahasiaan arsip.”

Selain itu, dirahasiakan arsip KOTI juga dimungkinkan karena adanya peraturan yang

melarang penyebarluasan Komunisme, yaitu TAP MPRS No. 25/1966. Dengan adanya

pelarangan ini adalah hal yang wajar bila timbulnya ketakutan terhadap apapun yang

berhubungan dengan PKI dan komunis, termasuk terhadap arsip-arsip PKI, meskipun tidak

ada instruksi secara langsung untuk tidak membuka arsip tersebut ke publik.

Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi

Arsip-arsip KOTI yang ketika diserahkan masih dalam bentuk-bentuk boks, kemudian

disimpan dalam Depo Arsip, tepatnya lantai 5 gedung G Arsip Nasional RI. Sampai dengan

tahun 2013, pengolahan arsip KOTI secara menyeluruh tidak pernah dilakukan. Menurut

penuturan informan, hal ini adalah karena arsip-arsip tersebut dianggap sesuatu yang sensitif.

Meskipun demikian, ada sebagian arsip KOTI yang diolah hingga menghasilkan inventaris.

Sebagaimana diketahui, arsip KOTI ini terdiri atas arsip dari berbagai organisasi, dari mulai

PKI hingga afiliasinya. Beberapa afiliasi PKI inilah yang pernah dibuatkan inventarisnya.

Misalnya, pengolahan arsip Barisan Tani Indonesia (BTI) tahun 1994; pengolahan arsip

Sentra Organisasi Buruh Seluruh Indonesia (SOBSI) tahun 1998; dan pengolahan arsip Front

Nasional tahun 2000. Keputusan untuk mengolah arsip-arsip ini, menurut salah satu informan,

adalah karena arsip masih relatif aman. Selain itu, masih menurut sumber yang sama,

diolahnya sebagian arsip KOTI itu hanyalah untuk memenuhi angka kredit arsiparis.

Dalam pengolahan sebagian arsip KOTI tersebut, terdapat bukti adanya kegiatan pengolahan

yang tidak selesai, yang semakin membuktikan bahwa pengolahan sebagaian arsip KOTI

hanyalah untuk memenuhi kredit arsiparis dan tidak direncanakan secara matang. Misalnya,

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 9: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

ada arsip yang sudah disampul tetapi deskripsinya tidak ada. Selain itu, terjadi juga

ketidaksesuaian data yang ada pada inventaris dengan lokasi fisiknya di ruang penyimpanan.

Pergeserah nomor ini dapat terjadi akibat pengembalian arsip yang tidak sempurna atau

memang semenjak arsip tersebut diolah sudah tidak sesuai antara deskripsi arsip yang terdapat

diinventaris dengan letak fisiknya. Diketahui kemudian bahwa inventaris arsip yang tidak

sesuai kebanyakan diolah oleh mahasiswa magang.

Pada tahun 2013 pengolahan arsip KOTI mulai dilakukan secara keseluruhan. Keputusan

untuk mengolah arsip KOTI terjadi pada masa M. Asichin, kepala Arsip Nasional tahun 2010-

2013. Selain untuk memperbaiki pengolahan arsip secara parsial, pengolahan arsip KOTI juga

dilakukan karena desakan dari berbagai pihak untuk segera mempublikasikan arsip-arsip yang

selama ini dirahasiakan. Desakan ini terutama juga setelah dikeluarkannya UU Nomor 14

tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Pengolahan arsip KOTI sendiri

dilakukan oleh tim kerja pengolah arsip statis di lingkungan Direktorat Pengolahan Arsip

berdasarkan Surat Perintah KN.03.01/01.D/2013 yang terdiri atas 18 orang arsiparis.

Arsip KOTI diolah menggunakan Prosedur Tetap (Protap) No. 4/2009 tentang Penyusunan

Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945. Keseluruhan proses ini, sebagaimana yang

ditetapkan dalam Protap tersebut, dilaksanakan selama satu tahun, yaitu mulai Januari sampai

Desember 2013. Seluruh kegiatan pengolahan, kecuali kegiatan penelusuran sumber dan

referensi, dilaksanakan di Depo Arsip Gedung G Lantai 5 Arsip Nasional. Tahapan kerja

pengolahan arsip KOTI adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Arsip

Dalam tahap pertama, tim kerja melakukan pendataan ditempat arsip KOTI disimpan dan

menuliskannya dalam bentuk laporan identifikasi. Identifikasi informasi arsip dilakukan untuk

mengetahui pencipta arsipnya; perkiraan berapa jumlah arsip yang akan diolah; berapa boks

yang harus dipersiapkan; dan penentuan apakah seluruh arsip-arsip tersebut dapat langsung

diolah ataukah harus direstorasi terlebih dahulu karena kondisi fisik arsip yang tidak

memungkinkan, seperti arsip yang rapuh, rusak, basah atau terbakar. Untuk yang terakhir,

diketahui bahwa tidak ada satupun arsip KOTI yang harus direstorasi terlebih dahulu.

2. Penyusunan Rencana Teknis

Tim kerja kemudian membuat rancangan kerja seperti perkiraan waktu pengerjaan, biaya,

peralatan, serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 10: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

(Arkon) Setelah Tahun 1945. Draft rencana yang akan dijalankan harus mendapat persetujuan

dari Direktur Pengolahan. Dalam tahapan ini, disepakati anggaran yang dikeluarkan untuk

mengolah arsip KOTI ini berjumlah Rp 16.485.000 dan disepakati juga bahwa pengolahan

arsip KOTI dilaksanakan dari Januari 2013 hingga Desember 2013.

3. Penelusuran Sumber dan Referensi

Untuk mengetahui KOTI lebih detail, tim kerja melakukan penelusuran sumber referensi ke

perpustakaan ANRI dan juga instansi terkait, seperti Pusjarah TNI. Bahan rujukan ANRI

untuk mengetahui KOTI diantaranya: (1) Petunjuk Pelaksanaan Pengurusan Arsip/Dokumen

TNI AD terbitan Mabes AD, 1992; (2) Organisasi dan Tata Kerja Staf Gabungan Komando

Operasi Tertinggi terbitan Pusjarah TNI; serta (3) Kebijaksanaan Pepelrada Djaja Pepelrada

Djabar Dan Pepelrada Maritim III Dalam Menumpas Gerakan 30 September terbitan

Pusjarah TNI. Selain menelusuri sumber dan referensi untuk mengetahui tupoksi dan struktur

organisasi KOTI, tim kerja juga melakukan diskusi dengan instansi terkait. Hal ini juga untuk

mengetahui bagaimana sistem penataan arsip dari lembaga terkait tersebut.

4. Pembuatan Skema Sementara Pengaturan Arsip

Melalui penelusuran informasi, tim kerja membuat skema sementara pengaturan arsip yang

berdasarkan pada struktur organisasi KOTI. Pembuatan skema sementara digunakan sebagai

pedoman untuk mengelompokkan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama di

KOTI. Berdasarkan notulensi rapat tim kerja tanggal 5 Maret 2013, diperoleh Skema

Sementara Pengaturan Arsip KOTI sebagai berikut:

a. Gabungan I, Intelijen

b. Gabungan II, Operasi

c. Gabungan III, Pengerahan Tenaga

d. Gabungan IV, Politik Ekonomi dan Sosial

e. Seksi Anggaran

f. Seksi Penerangan

g. Seksi Telekomunikasi

h. Seksi Sekretariat

5. Rekonstruksi Arsip

Dalam tahap ini, tim kerja melakukan rekonstruksi arsip seperti: pemilahan antara arsip dan

non-arsip, mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya dan berdasarkan unit informasinya,

yang berdasarkan pada Skema Sementara yang diciptakan pada tahap sebelumnya. Kemudian,

arsip tersebut diurutkan berdasarkan urutan kronologis. Pada tahap ini terjadi

pengembangan/koreksi terhadap Skema Sementara. Misalnya, jika ditemukan arsip-arsip yang

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 11: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

tidak tergolongkan ke dalam setiap unit informasi yang telah ditetapkan, maka Skema

Sementera Pengaturan Arsip tersebut dapat ditambahkan unit informasinya.

6. Deskripsi Arsip

Tim kerja mendeskripsikan arsip dengan cara mencatat informasi menyeluruh dari arsip dan

diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementaranya. Deskripsi arsip statis ini

mencantumkan unsur-unsur unit informasi arsip yang memuat: 1) jenis arsip/bentuk redaksi;

2) ringkasan informasi; 3) kurun waktu; 4) tingkat keaslian; dan 5) jumlah. Adapun

pendeskripsian arsip dilakukan dengan standar deskripsi internasional, yaitu ISAD.

Meskipun dalam Protap dijelaskan bahwa dalam Deskripsi Arsip menggunakan kartu

deskripsi, tetapi dalam pengolahan arsip KOTI, kartu deskripsi tidak lagi digunakan. Tim

kerja membuat rincian informasi arsip yang disimpan langsung dalam Microsoft Excel. Tidak

digunakannya lagi kartu deskripsi ini adalah karena alasan efektifitas karena tidak perlu lagi

melakukan hal yang sama dua kali.

7. Penyusunan Skema Definitif Pengaturan Arsip

Melalui dua tahap sebelumnya, tim kerja melakukan koreksi atas Skema Sementara yang

dapat berupa penambahan, pengurangan, ataupun perubahan nama atas unit informasi. Hasil

koreksi terhadap Skema Sementara kemudian menghasilkan Skema. Perubahan Skema

Sementara dengan Skema Definitif adalah sebagai berikut:

Tabel 1. Perubahan Skema Pengaturan Arsip Skema Sementara

pengaturan Arsip

Skema Definitif Pengaturan Arsip

Gabungan I :

Intelijen

Tidak ada, dihapus

Gabungan II:

Operasi

Tidak ada, dihapus

Gabungan III:

Pengarahan Tenaga

Diubah menjadi Internal KOTI, diantaranya arsip dari Gabungan 3

Gabungan IV:

Politik, Ekonomi dan

Sosial

Diubah menjadi Gabungan 5, yang terdiri dari 1) Bidang Hankam; 2) Bidang Politik; 3) Bidang

Sosial; 4) Bidang Ekonomi; 5) Bidang Chusus.

Seksi Anggaran Tidak ada, dihapus

Seksi Penerangan Tetap: Seksi Penerangan

Seksi

Telekomunikasi

Tidak ada, dihapus

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 12: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

Ditambah: Arsip Eksternal KOTI, yaitu arsip yang berasal dari lembaga pemerintah di luar KOTI

dan kehilangan konteks dengan arsip KOTI, yang terdiri dari: 1) Presidium Kabinet; 2) Dewan

Pertimbangan Agung; 3) Instansi dan lembaga lainnya (tambahan)

Ditambah: Arsip hasil Sitaan KOTI yang terdiri dari: 1) Front Nasional; 2) PKI; 3) BTI; 4) SOBSI;

5) Gerwani; 6) Pemuda Rakyat; 7) Lekra; 8) Himpunan Sarjana Indonesia; 9) Persatuan Pamong

Desa Indonesia; 10) Badan Permusyawaratan Kewarganegaraan Indonesia; 11) Ikatan Pemuda

Pelajar Indonesia; 12) Arsip Pribadi; 13) Bukti Pendukung, yaitu bukti yang digunakan oleh KOTI

sebagai alat pembuktian atas terjadinya percobaan kudeta seperti: Dokumen; Buku; Harian, Majalah

dan Bulletin; Pamflet, Poster & Bendera (tambahan)

Ditambah: Sekretariat Umum

Ditambah: Kopkamtib

Ditambah: Peperada

Dalam tabel ini, dapat disimpulkan terjadi perubahan signifikan atas Skema Sementara.

Terjadi penambahan unit informasi, yaitu unit informasi Panglima Besar KOTI, Peperalda

dan Kopkamtib serta pengurangan unit informasi Intelijen dan Operasi. Penambahan unit

informasi dikarenakan unit informasi dalam Skema Sementara tidak mencakup seluruh

substansi arsip. Sedangkan pengurangan unit informasi adalah karena setelah proses

Rekonstruksi dan Deskripsi terdapat unit informasi yang ternyata arsipnya ternyata tidak

terdapat dalam inventaris. Hal yang paling signifikan dari perubahan Skema ini adalah

penambahan unit informasi “Sitaan KOTI” yang merupakan bagian terbesar dari arsip KOTI.

8. Manuver Data/Penyatuan Informasi dan Fisik Arsip

Dalam tahap ini, tim kerja mengelompokkan hasil deskripsi dan fisik arsip sesuai dengan

skema definitif yang telah dibuat dalam tahap ke-7. Hasil deskripsi dan fisik arsip ini

diurutkan secara kronologis.

9. Penomoran Definitif

Di tahapan ini tim kerja melakukan entri data atau pengetikan informasi dan memasukkannya

ke dalam database berdasarkan Skema Definitif dan memberikan nomor pada tiap-tiap arsip

yang dientri tersebut. Penomoran definitif ini juga dilakukan pada fisik arsipnya.

10. Pemberian Label Arsip

Pemberian label dilakukan pada bungkus arsip dan boks arsip. Label arsip terdiri dari nama

pencipta arsip dan nomor arsip. Sampul arsip diberikan nomor definitif sesuai dengan

penomoran pada kartu fisches. Untuk boks arsip dilakukan pelabelan yang terdiri dari nama

lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip dan nomor urut boks.

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 13: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

11. Penataan Boks

Arsip yang sudah dilabeli lalu dimasukkan ke dalam boks dan disesuaikan dengan kapasitas

boks arsip. Boks arsip berukuran besar bervolume 20x27x38 cm, sedangkan boks berukuran

kecil bervolume 10x27x38 cm. Setelah itu, boks diurutkan sesuai dengan nomor urut.

12. Penulisan Inventaris

Inventaris Arsip adalah alat/sarana temu kembali yang nantinya digunakan pengguna untuk

mendapatkan arsip yang dibutuhkannya. Isi dari inventaris arsip KOTI terdiri dari: 1) Judul

Inventaris. Inventaris arsip KOTI ini diberi judul Inventarsi KOTI 1963-1967; 2) Kata

Pengantar; 3) Daftar Isi; 4) Pendahuluan. Bagian Pendahuluan terdiri dari penjelasan tentang

sejarah KOTI, sejarah arsip KOTI dari mulai proses penciptaan hingga arsip-arsip tersebut

diakuisisi oleh ANRI, penjelasan tentang teknis penyusunan inventarsi arsip KOTI dan uraian

informasi arsip; 5) Lampiran, yang terdiri dari daftar indeks, daftar singkatan dan struktur

organisasi KOTI.

13. Penilaian dan Uji Petik

Hasil dari tahap ke-12 pengolahan arsip KOTI adalah terciptanya daftar inventaris yang masih

berbentuk draft. Daftar inventaris ini kemudian diserahkan kepada Direktur Pengolahan

dengan tujuan untuk diberikan masukan serta arahan bagi terciptanya inventaris arsip KOTI

yang sempurna. Adapun yang dimaksudkan dengan uji petik adalah verifikasi kecocokan

antara fisik arsip yang telah dimasukkan dalam boks dengan apa yang tertulis dalam daftar

inventaris. Uji petik ini dilakukan oleh internal tim kerja dan unit kerja penyimpanan arsip.

14. Pengesahan

Setelah semua proses selesai, draft inventaris diserahkan kepada Direktur Pengolahan untuk

ditandatangai dan disahkan. Langkah selanjutnya adalah mendistribusikan inventaris tersebut

kepada unit kerja terkait, yaitu Direktorat Preservasi dan Direktorat Pemanfaatan. Adapun

serah terima inventaris arsip KOTI dari Direktorat Pengolahan ke Direktorat Pemanfaatan

dilaksanakan pada tanggal 6 Maret 2014.

Proses pengolahan arsip KOTI seluruhnya menghasilkan 1337 nomor berkas dan tersimpan

dalam 57 boks arsip. Dari 57 boks ini, hanya dua boks besar yang merupakan arsip internal

KOTI dan selebihnya merupakan arsip sitaan.

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 14: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

Keseluruhan proses pengolahan yang terdiri dari 14 tahapan ini berbeda dengan aturan tertulis

dalam Protap. Berikut perbedaan antara Protap dengan realisasi kegiatan pengolahan:

Tabel 4.5 Perbedaan Aturan dalam Protap dengan Realisasi di Lapangan

No Protap Pengolahan

Arsip Statis

Realisasi di Lapangan No Protap Pengolahan

Arsip Statis

Realisasi di Lapangan

1. Identifikasi Arsip Identifikasi Arsip 9. Penomoran Definitif Penomoran Definitif

2. Penyuusunan rencana

Teknis

Penyuusunan rencana

Teknis

10. Manuver Fisik Arsip Pemberian Label Arsip pada

Bungkus dan Boks

3. Penelusuran Sumber

dan Referensi

Penelusuran Sumber dan

Referensi

11. Pemberian Label Penataan Boks

4. Pembuatan Skema

Sementara

Pembuatan Skema

Sementara

12. Penataan dalam Boks Penulisan Inventaris

5. Rekonstruksi Arsip Rekonstruksi Arsip 13. Penulisan Daftar Penilaian dan Uji Petik

6. Deskripsi Arsip Deskripsi Arsip 14. Penilaian dan

Penelaahan

Pengesahan

7. Pembuatan Skema

Definitif

Pembuatan Skema

Definitif

15. Penyempurnaan Daftar

8. Manuver Fiches Manuver Data Dan

Penyatuan Fisik Arsip

16. Pengesahan

(Sumber: diolah dari analisis dokumen)

Perbedaan antara Protap dan realisasi ini dikarenakan sudah tidak digunakan laginya kartu

fiches. Selain itu, perbedaan lainnya adalah digabungnya tahap ke-8 dan ke-10 dalam Protap.

Meskipun demikian, secara garis besar seluruh kegiatan yang diinstruksikan dalam Protap

direalisasikan dalam proses pengolahan ini. Dengan adanya perbedaan ini, artinya arsiparis

yang mengolah arsip KOTI tidak menjadikan Protap sebagai suatu peraturan yang baku dan

tidak dapat diubah. Modifikasi atas apa yang tertulis di Protap, berdasarkan perbandingan

diantara keduanya, dilakukan atas dasar permasalahan riil yang ada dalam pengelolaan yang

tentunya berbeda antara arsip satu dan arsip lainnya.

Selain modifikasi terhadap Protap, hal lain yang menarik dalam proses pengolahan arsip

KOTI ini adalah dalam tahap Penelusuran Sumber dan Referensi. Dalam tahapan ini, dapat

disimpulkan bahwa seluruh sumber informasi yang digunakan berasal dari institusi yang

justru melakukan “pembersihan” terhadap orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam

G30S. Sumber-sumber yang hanya terdiri dari satu perspektif tersebut, berimplikasi terhadap

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 15: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

narasi yang dibangun dalam bagian Pendahuluan inventaris arsip ini. Misalnya saja, dalam

bagian Pendahuluan masih disebutkan bahwa PKI adalah satu-satunya dalang G30S. Dengan

dituliskannya PKI sebagai satu-satunya dalang dalam peristiwa G30S, maka hal ini menjadi

hal yang kontradiktif dengan maksud dan tujuan Arsip Nasional membuka arsip KOTI itu

sendiri, yaitu agar masyarakat lebih mengetahui apa dan bagaimana perjalanan PKI sebagai

sebuah partai sebagaimana partai yang lain pada masa itu. Dengan demikian, dibutuhkan

sumber lain yang terbebas dari narasi sejarah versi Orde Baru.

Problem lainnya yang muncul adalah problem ketidaklengkapan arsip, yaitu tidak adanya

arsip-arsip yang berkaitan dengan kegiatan intelijen, kegiatan operasi, dan urusan-urusan

logistik. Sedangkan untuk arsip Seksi yang ada di dalam KOTI, hanya terdapat Seksi

Penerangan KOTI tanpa adanya arsip yang diciptakan Seksi Anggaran, Seksi Telekomunikasi

dan Seksi Strategi. Arsip-arsip yang tidak lengkap ini masih terdapat di institusi militer,

demikian dijelaskan dalam Daftar Inventaris. Meskipun demikian, ketidaklengkapan ini tidak

dijelaskan lebih lanjut.

Jika melihat substansi arsip-arsip yang tidak diserahkan, maka kemungkinan besar arsip-arsip

tersebut disimpan di internal organisasi militer, yang tentunya dengan tujuan tertentu.

Sedangkan di lain pihak, arsip-arsip yang diserahkan ke ANRI via Setneg telah melalui

serangkaian seleksi yang juga dengan tujuan tertentu. Ambil contoh arsip yang berkaitan

dengan kegiatan operasi, misalnya. Kegiatan operasi yang dimaksud disini terutama adalah

kegiatan-kegiatan “pembersihan” terhadap G30S seperti penahanan dan penangkapan,

termasuk peristiwa pembantaian massal para kader dan simpatisan PKI di berbagai daerah di

Indonesia. Dengan arsip-arsip yang memiliki substansi informasi seperti itu, adalah hal yang

riskan untuk menyerahkannya ke instansi lain. Maka, pilihan untuk menyimpan arsip-arsip

tersebut di instansi sendiri adalah pilihan yang wajar.

Akses Arsip Komando Operasi Tertinggi

Signifikansi pembahasan aksesabilitas arsip KOTI adalah bahwa arsip KOTI pernah

digolongkan sebagai Arsip Tertutup. Dalam subbab ini, yang akan menjadi fokus pembahasan

adalah proses arsip KOTI dari sebelumnya digolongkan sebagai Arsip Tertutup menjadi arsip

yang akhirnya dapat dibuka ke publik.

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 16: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

Ide untuk membuka arsip KOTI pertama kali tercetus pada saat kepemimpinan M. Asichin,

Kepala Arsip Nasional tahun 2010 – 2013. Dalam Rapat Dengar Pendapat dengan DPR

(29/1/2013), Kepala Arsip Nasional menjelaskan bahwa pembukaan arsip-arsip yang selama

ini dilarang akan menjadi sebuah terobosan. Hal tersebut kemudian mendapat respon dari

beberapa kalangan, diantaranya adalah respon dari Dewan Perwakilan Rakyat (29/1/2013).

Menurut salahsatu anggota DPR, pembukaan arsip tersebut berpotensi untuk menimbulkan

kegaduhan, maka dari itu harus berkoordinasi dengan lembaga lain yang terkait.

Selain melakukan Rapat Koordinasi, dalam rangka usaha membuka arsip tertutup ini juga

ANRI membuat “Naskah Akademik Arsip Yang Dikecualikan Tentang Kegiatan G30S” yang

bertujuan agar pembukaan arsip ini nantinya memiliki pertanggungjawaban ilmiah.

Beberapa Rapat Koordinasi dan Rapat Dengar Pendapat yang dilakukan ANRI sebelum

membuka arsip KOTI diantaranya adalah Rapat pada Desember 2013 dengan menghadirkan

instansi terkait seperti Kementerian Pertahanan, Badan Intelijen Negara, Badan Intelijen

Strategis (badan Intelijen di bawah komando Mabes TNI), Sekretariat Negara dan

Kementerian Hukum dan HAM. Sebagaimana dapat ditebak, instansi-instansi ini menolak

usulan ANRI untuk membuka arsip-arsip yang dirahasiakan. Perspektif yang bertolak

belakang datang dari kalangan Ilmuwan seperti Asvi Warman Adam. Menurutnya, semua

arsip tentang PKI dibuka saja (wawancara personal melalui email, 5 Mei 2014).

Meskipun mendapatkan jawaban negativ dari banyak instansi negara, sebagaimana yang

terjadi, ANRI akhirnya membuka arsip-arsip PKI tersebut. Pembukaan arsip ini tepatnya

terjadi diantara tanggal 24 Maret-28 April 2014. Tanda terima arsip KOTI ke bagian

pemanfaatan/layanan, sebagaimana yang tertera pada bagian belakang inventaris arsip KOTI,

dilakukan pada tanggal 6 Maret 2014 dengan penanggungjawab Drs. Asep Mukhtar M,

M.Hum. Adapun inventaris yang diserahkan tersebut berjumlah satu eksemplar. Dengan

akhirnya membuka arsip-arsip yang selama ini dirahasiakan tersebut, artinya, Arsip Nasional

menjalankan amanat sebagaimana yang tertulis dalam UU Kearsipan Pasal 66, yaitu

membuka arsip yang dirahasiakan setelah lewat masa penyimpanan selama 25 tahun.

Kesimpulan

Pengolahan arsip KOTI yang dilakukan ANRI pada kurun waktu Januari 2013 sampai dengan

Desember 2013 merupakan syarat pertama agar arsip KOTI dapat diakses oleh publik. Dalam

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 17: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

hal ini, pengolahan arsip KOTI menghasilkan sebuah daftar inventaris. Sebelumnya, arsip

KOTI diakuisisi oleh ANRI dari Sekretariat Negara tahun 1980 dan 1981. Ketika diakuisisi,

arsip KOTI tidak dilengkapi dengan Berita Acara dan Daftar Pertelaan karena belum adanya

regulasi untuk itu.

Kebijakan pengolahan arsip KOTI didasari pada Protap Nomor 4 Tahun 2009 tentang

Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945. Kebijakan pengolahan ini terdiri

dari enam belas tahapan yang telah ditentukan. Namun dalam realisasinya, meskipun tim

kerja mendasari kegiatan pengolahan pada Protap ini, tim kerja tidak secara kaku menerapkan

apa yang tertera pada protap. Jika dalam protap tahapan yang harus dilalui berjumlah enam

belas, maka realisasi pengolahan arsip KOTI di lapangan hanya melewati empat belas

tahapan, dengan beberapa tahapan yang digabung dan ada tahapan yang dihilangkan.

Modifikasi Protap ini didasari atas masalah konkret yang ditemui tim kerja. Artinya, Protap

tidak dilihat sebagai sebuah prosedur yang kaku dan tidak dapat diubah, dan ini merupakan

hal yang baik dalam hal pengolahan arsip. Karena, bagaimanapun, pengolahan yang baik

adalah pengolahan yang didasari atas masalah konkret yang ditemui. Dengan memodifikasi

Protap, tim kerja juga dapat menghemat waktu pengerjaan arsip.

Masalah utama yang timbul dalam hal pengolahan arsip KOTI adalah sebagian arsip KOTI

pernah diolah, atau dengan kata lain pengolahan yang parsial. Dengan arsip yang diolah

secara parsial tersebut, ketika pengolahan akan dilakukan secara keseluruhan, maka masalah

yang timbul adalah arsip sudah tidak memberkas (berurutan) sehingga sulit untuk melihat

bagaimana sistem pemberkasan dilakukan oleh pencipta sebelumnya. Apalagi, dalam proses

akuisisinya pada tahun 1980 dan 1981, arsip KOTI ini tidak dilengkapi dengan daftar

pertelaannya karena regulasi yang belum ada. Selain itu, temuan di lapangan juga

menunjukkan bahwa pengolahan yang parsial dan tidak selesai tersebut dilakukan oleh orang

yang tidak kompeten, seperti mahasiswa yang sedang melakukan kerja magang. Hal ini amat

disayangkan mengingat pengolahan yang parsial membuat banyak bahan non-arsip seperti

klip yang berkarat (yang tentu mempengaruhi ketahanan arsip, terutama arsip berbahan

kertas) masih bercampur dengan arsip hasil dari pengolahan yang tidak selesai.

Setelah proses pengolahan selesai, diketahui bahwa arsip KOTI yang berada di ANRI tidak

lengkap. Beberapa bagian dari arsip KOTI masih berada di bawah institusi militer, yaitu Pusat

Sejarah TNI. Bagian dari arsip tersebut adalah operasi-operasi militer yang dilakukan KOTI,

termasuk operasi militer untuk “membersihkan” PKI pasca peristiwa G30S. Artinya, arsip

KOTI sebelum diserahkan ke ANRI telah diseleksi terlebih dahulu oleh pencipta arsip

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 18: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

sebelumnya. Dengan demikian, maka pembukaan arsip KOTI tidak memiliki implikasi yang

signifikan terhadap penulisan sejarah terhadap peristiwa pasca G30S. Meskipun demikian,

pembukaan arsip KOTI ini memberikan sumber primer yang cukup banyak tentang PKI dan

afiliasinya karena sebagian besar arsip KOTI merupakan arsip yang diciptakan PKI dan

afiliasinya.

Untuk masalah aksesabilitas arsip KOTI yang sebelumnya digolongkan sebagai arsip tertutup,

dalam penelitian ini ditemukan bahwa kewenangan ANRI untuk membuka arsip KOTI

dibarengi dengan kebijakan ANRI untuk mempertimbangkan saran dari pihak yang memiliki

kepentingan terhadap arsip KOTI, seperti pemerintah (DPR dan militer) serta akademisi.

Meskipun pembukaan arsip KOTI ditentang dan disarankan untuk terus ditutup oleh DPR dan

militer, tetapi akhirnya arsip tersebut dipublikasikan juga oleh ANRI. Selain itu, dengan

dikeluarkannya Naskah Akademik Arsip yang Dikecualikan, ANRI membuktikan bahwa

pembukaan arsip yang sebelumnya digolongkan tertutup tidak dapat dilakukan secara

serampangan dan memerlukan tindakan khusus agar dapat dipertanggungjawabkan secara

ilmiah.

Saran

Dengan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka peneliti mengajukan beberapa saran

sebagai berikut:

1. Perlu adanya revisi terhadap Prosedur Tetap Pengolahan Arsip, terutama yang berkaitan

dengan tahapan pendeskripsian arsip. Ada baiknya untuk meninjau lebih lanjut

penggunaan Kartu Deskripsi yang masih berbentuk cetak karena dalam penelitian ini

ditemukan bahwa penggunaan Kartu Deskripsi tidak efisien dan lebih baik jika arsip

langsung dideskripsikan melalui komputer.

2. Proses pengolahan arsip hendaknya dilakukan sampai selesai, yaitu hingga

dihasilkannya sarana temu kembali. Hal ini agar masalah pengolahan sebagaimana yang

terjadi pada arsip KOTI tidak terulang lagi.

3. Ketidaklengkapan arsip KOTI, yaitu arsip yang masih berada di institusi militer, dapat

diantisipasi dengan membuat semacam “katalog induk” agar pengguna tetap dapat

mengetahui lokasi arsip KOTI yang tidak berada di ANRI.

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 19: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

4. Untuk memudahkan penggguna melakukan penelusuran, hendaknya inventaris arsip

KOTI dipecah lagi berdasarkan prinsip asal usul. Misalnya, arsip PKI dibuat

inventarisnya sendiri, arsip KOTI dibuat inventarisnya sendiri, dan arsip BTI dibuat

inventarisnya sendiri, dan seterusnya. Hal ini selain lebih memudahkan pengguna, juga

agar arsip benar-benar terkumpul dalam satu kesatuan pencipta dan tidak dicampur

dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lainnya.

5. Untuk meningkatkan pemanfaatan terhadap arsip KOTI, maka sebaiknya ANRI

melakukan sosialisasi bahwa arsip KOTI telah dapat dimanfaatkan oleh publik. Hal ini

karena menurut pengamatan peneliti, adalah aspek yang belum maksimal dilakukan

ANRI.

6. Hasil dari penelitian ini sangat memungkinkan untuk diteliti lebih jauh melalui

penelitian lanjutan. Penulis mengusulkan agar bahasan dan ruang lingkup penelitian

lanjutan lebih spesifik, karena apa yang dibahas dalam penelitian ini memiliki ruang

lingkup yang sangat luas. Misalnya, penelitian selanjutnya dapat meneliti akuisisi arsip

KOTI saja, atau hanya meneliti bagian akses arsip KOTI saja. Dengan ruang lingkup

yang lebih spesifik, maka pembahasan akan menjadi lebih mendalam.

Daftar Pustaka

Ahmad Juwari. (29 Januari 2013). DPR Khawatir Pembukaan Arsip G30S/PKI Timbulkan

Kegaduhan. Detikcom. Diakses dari http://news.detik.com/read/2013/01/29/134125/

2155176/10/dpr-khawatir-pembukaan-arsip-g30s-pki-timbulkan-kegaduhan?

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2013). Inventarsi Arsip Komando Operasi Tertinggi

1963-1967. Jakarta: Penulis.

_____. (Juni 2009). Prosedur Tetap Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2009

tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 [data file]. Diakses

dari http://anri.go.id/assets/download/69Protap%20No%2004%20Tahun%202009%20te

ntang%20Penyusunan%20Daftar%20Arsip%20Konvensional%20Setelah%20Tahun%20

1945.pdf

Baskara T. Wardaya. (2013, October). Documentation of Past Human Rights Abuses: Case

Study Indonesia’s 1965-66 Anti-Communist Purges. A paper presented at the Symposium

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014

Page 20: Pengolahan Arsip Komando Operasi Tertinggi pada Arsip ...

“The Antonym of Forgetting: Global Perspectives on Human Rights Archives”, at the

University of California-Los Angeles, USA.

Creswell, John W. (2009). Research Design: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods

Approaches. California: SAGE Publications.

Danielson, Elena S. (1989, Winter) The Ethics of Access. The American Archivist, 52, 52-62.

March 18, 2014. Jstore Database.

Diah Ismiatun. (2001). Manajemen Arsip Statis : Langkah Pendayagunaan Arsip Statis

Hingga Layanan Publik. Suara Badar, 3, 15-18.

Ellis, Judith. (1993). Keeping Archives. Melbourne: Thorpe in association with the Australian

Society of Archivists.

Institute of Education University of London. Archives Acquisition Policy [data file]. Diakses

dari http://www.ioe.ac.uk/services/documents/Archives AcquisitionPolicy.pdf

Kesner, Richard M. (1981). Archival Collection Development: Building A Successful

Acquisitions Program.The Midwestern Archivist, 5, 101-112. April 8, 2014. Jstore

Database.

Pearce-Moses, Richard. (2005). A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago:

The Society of American Archivists.

Public Record Office of Northern Ireland. What are archives and records? [data file]. Diakses

dari http://www.proni.gov.uk/index/new_to_archives/what_ are_archives _and

_records.htm

Republik Indonesia (1979). Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan

Arsip.

Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Republik Indonesia. (2008). Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik.

Sevilla, Consuelo G. et al. (1993). Pengantar Metode Penelitian. Jakarta: UI Press.

Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola

Informasi dan Dokumen. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Taylor, Hugh A. (2003). Imagining Archives: Essays & Reflection. Oxford: Scarecrow Press,

Inc.

Pengolahan arsip komando operasi ..., Rio Apinino, FIB UI, 2014