APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI

DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN

JAVA NETBEANS

Makalah

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Komunikasi dan Informatika

Diajukan Oleh :

Hermawan Susanto

Drs. Sudjalwo, M Kom.

Agus Supardi, S.T.,M.T.

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

OKTOBER 2013

APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN

JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS

Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi

Department of Informatics, Faculty of communications and Informatics,

Muhammadiyah university of Surakarta

Email : hermaone28@gmail.com

ABSTRAKSI

Jeruk Miri Sragen is one of the villages located in Sragen. The processof data collection and the archives are still using manual administration foundseveral problems such as difficulty in collecting the data, and errors in theprocess of archiving . Therefore, to overcome this problem, the authors buildapplication-based data collection and administration of computerized records inJeruk village.

Data collection methods are interviews and observation. In designingapplications using application design DFD ( Data Flow Diagram ). Applicationsarchive collection and administration in Jeruk village with NetBeans java forarchiving in the Jeruk village has been successfully developed, so as to helpfacilitate personnel in performing archiving and printing reports.

This application consists of a single user and includes some of the menusettings of the program, set the user, user data, a data instance, a data unit, the dataclassification, incoming mail, outgoing mail, outgoing data tables, agenda letters,reports incoming mail, outgoing mail reports, agenda reports of incoming mail,outgoing mail and agenda reports.

Keyword : Application Archive, Archive, Kelurahan Jeruk.

APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN

JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS

Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi

Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi Dan Informatika,

Universitas Muhammadiyah Surakarta

Email : hermaone28@gmail.com

ABSTRAKSI

Kelurahan Jeruk Miri Sragen merupakan salah satu kelurahan yangterdapat di Kabupaten Sragen. Proses pendataan arsip dan administrasi masihmenggunakan secara manual yang ditemukan beberapa maslah seperti kesulitanmengumpulkan data, dan kesalahan dalam proses pengarsipan. Untuk mengatasipermasalahn ini, penulis membangun sebuat aplikasi pendatan arsip danadminitrasi berbasis komputerisasi di Kelurahan Jeruk.

Metode pengambilan data adalah wawancara dan observasi. Dalammendesain aplikasi menggunakan desain aplikasi DFD (Data Flow Diagram).Aplikasi pendataan arsip dan adminitrasi di Kelurahan Jeruk dengan javaNetBeans untuk pengarsipkan di Kelurahan Jeruk tekah berhasil dikembangkan,sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipandan pencetakan laporan.

Aplikasi ini terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitupengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, dataklasifikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan suratmasuk, laporan surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agendasurat keluar.

Kata Kunci : Aplikasi Arsip, Arsip, Kelurahan Jeruk.

PENDAHULUAN

Setiap instansi pemerintah

mempunyai satu unit yang bertugas

dalam bidang adminitrasi. Dengan

kata lain setiap instansi memerlukan

satu unit yang mengelola segala

sesuatu yang berhungan dengan

kegitan adminitrasi yang pada

akhirnya akan berhubungan dengan

kegiatan kearsipan. Pada dasarnya

kegiatan pengarsipan berfungsi untuk

menghasilkan, menerima, mengolah

dan menyimpan berbagai surat,

laporan, formulir dan sebagainya.

Kegiatan instansi

memerlukan data dan informasi,

yang salah satu sumber data tersebut

adalah arsip. Arsip merupakan

inforamasi terekam dalam bentuk

media apapun, yang diciptakan,

diterima dan dikelola oleh suatu

instansi atau individu dalam rangka

pelaksanaan kegiatan atau karena

kewajiban legalnya. Arsip

merupakan salah satu faktor yang

menunjang kelancaran

penyelenggaraan kegiatan di suatu

instansi.

Perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi saat ini

menyebabkan perubahan disegala

aspek kehidupan, begitupula pada

arsip yang dahulunya merupakan

arsip media kertas namun sekarang

berkembang menjadi arsip yang

medianya tersaji dalam bentuk media

baru. Dengan menggunakan media

elektronik dalam pengelolaan arsip

akan memudahkan dalam

pengelolaan data dan menghemat

biaya dalam pengelolaan arsip.

Dengan alsan itu maka pada masa

sekarang banyak instansi yang

menggunakan media elektronik

dalam pengelolaan arsip.

Kelurahan Jeruk merupakan

salah satu instansi pemerintah dalam

dunia pelayanan masyarakat yang

bterdapat di Kecamatan Miri

Kabupaten Sragen. Dalam proses

pelayanan instansi Kelurahan Jeruk

tidak lepas dari sebuah surat.

Kelurahan Jeruk menyediakan

sebuah arsip dan administrasi. Yaitu

arsip yang dikelola adalah berkas

surat menyurat di Kelurahan Jeruk.

Berkas surat menyurat ini belum

dilakukan secara elektronik. Peneliti

melakukan pembuatan program

aplikasi dengan menggunakan Java

NetBeans yang bertujuan untuk

menata, menyimpan data, dan

sebagai sarana temu balik elektronik

apabilan sewaktu-waktu berkas surat

tersebut digunakan kembali.

Penelitian ini bertujuan untuk

memberikan kemudahan dalam

pendataan, penyimpanan data dan

penemuan kembali berkas surat di

Kelurahan Jeruk dalam mengelola

administrasi pemberkasan.

TINJAUAN PUSTAKA

Menurut Suparno (2008),

sistem informasi pendataan

penduduk pada kantor Kepala Desa

Ujungsuri akan sangat membantu

instansi pemerintah tersebut dalam

melakuakan pendataan dalam ruang

likup sebuah desa. Sistem ini akan

melakukan proses pendataan seiring

dengan proses pengajuan surat-surat

kependudukan oleh setiap penduduk

yang datang kekantor kepala desa.

Menurut Nurul (2013), sistem

komputerisasi pengarsipan jual-beli

tanah pada kantor Desa

Condongcatur memiliki fitur

pengolahan data tanah, data ukur,

data pemohon, data akad dan

mengandung pengolahan data lebih

cepat, serta dapat menghindari

kesalahan dalam pencatatan data asip

tanah.

Berdasrkan penelitian-

penelitian yang sudah ada, maka

peneliti bermaksud melakukan

penelitian yang lebih memfokuskan

pada faktor-faktor dalam

administrasi pengarsipan surat

menyuratbaik surat masuk maupun

surat keluar yang terdapat di

Kelurahan Jeruk yang

terkomputerisasi.

LANDASAN TEORI

Aplikasi yang akan dibuat

dalam penelitian ini adalah sebuah

aplikasi pendataan arsip dan

administrasi yang memerlukan

beberapa definisi yang berhubungan

dengan kebutuhan dalam pembutan

sistem ini.

1. Pengertian Arsip

Menurut UU Nomor 43

Tahun 2009, Arsip adalah rekaman

kegiatan atau pristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkmbangan teknologi

informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

2. Pengertian Administrasi

Ada dua pengertian administrasi

dalam arti sempit dan administrasi

dalam arti luas. Adapun

penjelasannya yaitu :

1. Administrasi dalam pengertian

sempit adalah tata usaha atau

office work yang meliputi

kegiatan catat-mencatat, tulis-

menulis, mengetik,

korespondensi, dan kearsipan.

2. Administrasi dalam pengertian

luas adalah keseluruhan proses

kerja sama antara dua orang atau

lebih yang didasarkan atas

rasionalis tertentu untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan

sebelumnay.

Kesimpulan administrasi

merupakan suatu proses

penyelenggaraan kegiatan kerja sama

yang melibatkan sedikitnya dua

orang secara rasionalitas (nalar)

yang tinggi untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

3. Pengertian tentang SDLC

Perancangan dan pembuatan

sistem baru menggantikan sistem

lama yang masih manual

menggunakan sebuah model

perancangan dan pengembangan

sistem yaitu model SDLC. Ada

beberapa langkah model yang ada

pada SDLC salah satu yang populer

adalah waterfall.

METODE PENELITIAN

1. Metode Analisis

Metode analisis yang

digunakan pada penelitian ini dengan

menggunakan metode analisis

terstruktur dengan menggunakan

teknik menentukan fakta-fakta dalam

mempelajari sistem yang ada. Pada

metode ini trasformasi masukan,

proses dan keluaran dinyakan dengan

Data Flow Diagram (DFD).

Pengambilan data dalam

penelitian ini menggunakan beberapa

metode penelitian yaitu :

1. Penelitian kepustakaan

Dalam hal ini penulis

mengumpulkan informasi dari

buku-buku dan internet yang

berhubungan dengan masalah

yang diteliti, sehingga dapat

membantru penyelesaian masalah

ini.

2. Penelitian lapangan

Metode pengamatan secara

langsung ini digunakan untuk

mendapatkan data yang

dibutuhkan penulis dengan cara

terjun langsung kelokasi pen

elitian.

3. Metode Perancangan

Metode perancangan yang

akan digunakan dalam

membangun sistem arsip adalah

dengan menggunakan metode

waterfall seperti pada gambar

diagram di bawah ini :

Gambar 1. MetodeWaterfall

Metode waterfall adalah

metode perancangan berurutan

yang menggunakan proses

pendekatan secara sistematis

mulai dari level pendefinisian

kebutuhan sistem sampai dengan

maintenance.

PERANCANGAN SISTEM

1. Data Flow Diagram

Data flow diagram

merupakan diagram aliran data

yang menggambarkan bagaimana

data diproses oleh sistem. Selain

itu Data flow diagram (DFD)

menggambarkan notasi- notasi

aliran data di dalam sistem.

a. DFD Level 0

Dalam Data flow

diagram Level 0 ini merupakan

bentuk sistem yang paling

global yang berisi proses dan

umumnya berfungsi sebagai

sistem masukan yang

berhubungan dengan external

entity (admin).

Gambar 2. Diagram Konteks

Pengambilan data dalam

penelitian ini menggunakan beberapa

metode penelitian yaitu :

1. Penelitian kepustakaan

Dalam hal ini penulis

mengumpulkan informasi dari

buku-buku dan internet yang

berhubungan dengan masalah

yang diteliti, sehingga dapat

membantru penyelesaian masalah

ini.

2. Penelitian lapangan

Metode pengamatan secara

langsung ini digunakan untuk

mendapatkan data yang

dibutuhkan penulis dengan cara

terjun langsung kelokasi pen

elitian.

3. Metode Perancangan

Metode perancangan yang

akan digunakan dalam

membangun sistem arsip adalah

dengan menggunakan metode

waterfall seperti pada gambar

diagram di bawah ini :

Gambar 1. MetodeWaterfall

Metode waterfall adalah

metode perancangan berurutan

yang menggunakan proses

pendekatan secara sistematis

mulai dari level pendefinisian

kebutuhan sistem sampai dengan

maintenance.

PERANCANGAN SISTEM

1. Data Flow Diagram

Data flow diagram

merupakan diagram aliran data

yang menggambarkan bagaimana

data diproses oleh sistem. Selain

itu Data flow diagram (DFD)

menggambarkan notasi- notasi

aliran data di dalam sistem.

a. DFD Level 0

Dalam Data flow

diagram Level 0 ini merupakan

bentuk sistem yang paling

global yang berisi proses dan

umumnya berfungsi sebagai

sistem masukan yang

berhubungan dengan external

entity (admin).

Gambar 2. Diagram Konteks

Pengambilan data dalam

penelitian ini menggunakan beberapa

metode penelitian yaitu :

1. Penelitian kepustakaan

Dalam hal ini penulis

mengumpulkan informasi dari

buku-buku dan internet yang

berhubungan dengan masalah

yang diteliti, sehingga dapat

membantru penyelesaian masalah

ini.

2. Penelitian lapangan

Metode pengamatan secara

langsung ini digunakan untuk

mendapatkan data yang

dibutuhkan penulis dengan cara

terjun langsung kelokasi pen

elitian.

3. Metode Perancangan

Metode perancangan yang

akan digunakan dalam

membangun sistem arsip adalah

dengan menggunakan metode

waterfall seperti pada gambar

diagram di bawah ini :

Gambar 1. MetodeWaterfall

Metode waterfall adalah

metode perancangan berurutan

yang menggunakan proses

pendekatan secara sistematis

mulai dari level pendefinisian

kebutuhan sistem sampai dengan

maintenance.

PERANCANGAN SISTEM

1. Data Flow Diagram

Data flow diagram

merupakan diagram aliran data

yang menggambarkan bagaimana

data diproses oleh sistem. Selain

itu Data flow diagram (DFD)

menggambarkan notasi- notasi

aliran data di dalam sistem.

a. DFD Level 0

Dalam Data flow

diagram Level 0 ini merupakan

bentuk sistem yang paling

global yang berisi proses dan

umumnya berfungsi sebagai

sistem masukan yang

berhubungan dengan external

entity (admin).

Gambar 2. Diagram Konteks

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Form Menu Utama

Form menu utama

merupakan form yang pertama

kali muncul saat program

dijalankan. Dalam form menu

utama terdapat 3 toolbar yaitu

beranda, data dan surat. Namun

yang pertama kali aktif adalah

toolbar beranda yang akan

digunakan admin untuk login.

Gambar 3. Form menu utama

2. Form Login

Form login digunakan untuk

menjaga agar tidak sembarang

orang bisa mengakses aplikasi ini.

Gambar 4. Form login

3. Form Pengaturan Program

Dalam form ini terdapat 4

tombol yaitu wajah yang

digunakan untuk mengganti

background, buka file teks,

simpan digunakan untuk

menyimpan data penggaturan

yang sudah diinputkan, dan

tombol tutup yang digunakan

untuk menutup form pengaturan

program.

Gambar 5. Form pengaturan

program

4. Form Surat Masuk

Form surat masuk

digunakan untuk memasukkan

data-data surat masuk yang masuk

kepada Kelurahan Jeruk.

Gambar 6. Form surat masuk

5. Form Surat Keluar

Form surat masuk

digunakan untuk memasukkan

data-data surat keluar yang keluar

dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 7. Form surat keluar

6. Hasil Laporan Surat Masuk

Form hasil laporan surat

masuk digunakan untuk melihat

data-data surat masuk yang masuk

dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 8. hasil surat masuk

7. Hasil Laporan Surat Keluar

Form hasil laporan surat

keluar digunakan untuk melihat

data-data surat keluar yang masuk

dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 9. hasil surat keluar

8. Hasil Laporan Agenda Surat

Masuk

Form hasil laporan agenda

surat masuk digunakan untuk

melihat semua data-data surat

masuk yang masuk dari

Kelurahan Jeruk.

Gambar 10. Hasil laporan agenda

surat masuk

9. Hasil Laporan Agenda Surat

Keluar

Form hasil laporan agenda

surat keluar digunakan untuk

melihat semua data-data surat

keluar yang masuk dari Kelurahan

Jeruk.

Gambar 11. Hasil laporan surat

keluar

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Aplikasi pendataan arsip

dan administrasi yang telah dibuat

akan dilakukan pengujian untuk

mengetahui kelebihan dan

kekurangan dari aplikasi ini.

Pengujian dilakukan dilakukan dua

tahap yaitu dari penulis dan

pengujian dari mahasiswa atau

petugas instansi. Aplikasi pendataan

arsip dan administrasi yang sudah

berjalan sebagaimana mestinya,

pengujian dan penilaian dilakukan

oleh mahasiswa dan petugas

kelurahan. Pengujian dan penilaian

itu meliputi : aplikasi, tampilan,

data/informasi, kelengkapan menu,

aplikasi keseluruhan. Berikut ini

merupakan data yang didapatkan dari

20 user atau pengguna.

Tabel 1. Tabel Kuisoner

Berdasarkan hasil yang

diperoleh dari 20 user atau pengguna

maka dapat dilihat mengunakan

grafik sebagai berikut:

Gambar 12. Grafik Hasil

Pengujian

KESIMPULAN

Berdasarkan uraian dari

perancangan dan pengujian sistem

maka dapat diperoleh kesimpulan

sebagai berikut :

1. Aplikasi pendataan arsip dan

administrasi di Kelurahan Jeruk

05

1015

Aplik

asi

tam

pila

nDa

ta /…

Kele

ngka

pa…

Aplik

asi…

Hasil PengujianAplikasi

SangatSetuju

Setuju

Tidak Setuju

Tidak Setuju

dengan Java NetBeans untuk

pengarsipan di Kelurahan Jeruk

telah berhasil dikembangkan,

sehingga dapat membantu

mempermudah petugas dalam

melakukan pengarsipan dan

pencetakan laporan.

2. Aplikasi ini hanya terdiri dari satu

user dan meliputi beberapa menu

yaitu pengaturan program, atur

user, data pengguna, data instansi,

data unit kerja, data klafisikasi,

surat masuk, surat keluar, tabel

data keluar, agenda surat, laporan

surat masuk, laopran surat keluar,

laporan agenda surat masuk, dan

laporan agenda surat keluar.

DAFTAR PUSTAKA

Iman, Nurul. (2013). Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Jual-

Beli Tanah Kantor Desa Condongcatur. Yogyakarta : Jurusan Sistem

Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Teknik Informatika dan

Komputer.

Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta :

Kanisius.

Prastyo, Suparmo. (2008). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Pada Kantor

Kepala Desa Ujungsari Kabupaten Tegal. Semarang : Jurusan Teknik

Informatika Teknologi Industri, Universitas Islam Sultan Agung.