Sesi 4Sesi 4

AplikasiAplikasi Pelaporan dan Manajemen Pelaporan dan Manajemen Informasi SekolahInformasi Sekolah/Madrasah/Madrasah

Tool for Reporting and Information Management by Schools (TRIMS)

Tujuan SesiTujuan SesiSetelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan mampu:

1.Menjelaskan Latar Berlakang dan Karakteristik Aplikasi TRIMS,

2.Menjelaskan Manfaat Keluaran TRIMS bagi Sekolah/Madrasah,

3.Menjelaskan Langkah Penting dalam Aplikasi TRIMS,

4.Mampu menggunakan Aplikasi TRIMS,

Pokok BahasanPokok Bahasan

1. Pengantar TRIMS.

2. Pemanfaatan Keluaran TRIMS.

3. Beberapa Langkah Penting Mengoperasikan Aplikasi TRIMS.

PengantarPengantar TRIMS TRIMS

Tool for Reporting and Information Management by Schools

Aplikasi Pelaporan dan Manajemen Informasi Sekolah

Apakah TRIMS itu?Apakah TRIMS itu? TRIMS merupakan sistem informasi pendidikan yang

diharapkan mampu mensinkronisasikan data-data penting yang telah dikumpulkan oleh sekolah/madrasah.

TRIMS dapat dijalankan dengan praktis dan mudah dengan menggunakan program Microsoft Excel versi 2003 atau 2007.

TRIMS memperkuat Education Management Information System (EMIS) dalam rangka mendukung monitoring dan evaluasi, pelaporan, kebijakan strategis, serta perencanaan dan penganggaran.

TRIMS tidak hanya sebagai pengumpul data, tetapi secara otomatis menyediakan bahan dan informasi bagi sekolah/madrasah berupa grafik dan tabel indikator utama dalam pendidikan, termasuk capaian Standar Pelayanan Minimum (SPM).

Mendorong pemanfaatan data dan informasi.

Perlunya perubahan paradigma bagi sekolah/madrasah dari “pengumpul data” menjadi “pengguna data”

Mampu meningkatkan cakupan dan kualitas data (akurasi, relevansi, ketersediaan, dan ketepatan waktu).

Kesenjangan kapasitas antar sekolah/madrasah dan daerah, baik infrastruktur maupun kapasitas SDM.

Menyediakan data dan informasi yang akurat bagi sekolah/madrasah dalam penyusunan RKT dan RKS, keuangan serta monitoring dan evaluasi pencapaian SPM.

Relevan dengan desentralisasi pendidikan.

Mengapa TRIMS?Mengapa TRIMS?

Tidak perlu install program baru karena berbasis Excel 2003 atau 2007.

Proses sederhana dengan keterampilan komputer yang minimal.

Klik dan Klik…minimalisasi pengetikan dan kesalahan input.

Validasi data secara otomatis. Mudah dikirim dan di-copy karena ukuran file

yang kecil (< 2MB). Hasil ringkas (tabel, grafik, indikator) langsung

dapat dimanfaatkan oleh sekolah/madrasah.

Karakter TRIMSKarakter TRIMS

Kelompok Data TRIMSKelompok Data TRIMSData Pendidikan Data Keuangan

1. Data siswa.

2. Sarana dan prasarana.

3. Kualitas pengawasan dan pelaporan.

4. Sumber daya KBM.

5. Kurikulum.

6. Manajemen.

7. Teknologi informasi dan komunikasi.

8. Pendidik dan tenaga kependidikan.

1. Jenis dan sumber

penerimaan

2. Pengeluaran (mengacu

BOS K-2).

3. Penerimaan BOS:

Aktual dan yang

diharapkan.

Bagaimana Jika Sekolah/Bagaimana Jika Sekolah/ MMadrasah Tidak adrasah Tidak Mempunyai Komputer dan atau Internet? Mempunyai Komputer dan atau Internet?

Ad

a Ja

rin

gan

In

tern

etT

idak

ad

a Ja

rin

gan

In

tern

et

Tersedia Komputer Tidak Tersedia Komputer

KONDISI 1:Sekolah/Madrasah mengisi TRIMS dan langsung mengirimkan file TRIMS ke Dinas Pendidikan dengan surat (email) ke alamat email yang sudah ditentuan.

KONDISI 2:Sekolah/madrasah mngisi TRIMS di komputer Mengirimkan file TRIMS kepada Dinas Pendidikan melalui:•Email dengan mencari akses internet terdekat (warnet, telkomnet,dll) atau•Dengan media disket, flashdisk, CD, dll, baik melalui UPTD, pengawas sekolah/madrasah, maupuan datang langsung ke dinas pendidikan.

KONDISI 3:Sekolah/madrasah mengisi data pada TRIMS versi cetak Mentransfer ke TRIMS elektronik (exce) pada komputer yang bisa diakses, misalnya di sekolah/madrasah lain dalam satu gugus, di UPTD atau di kantor dinas kirim ke Dinas dengan email.

KONDISI 4:Mengisi TRIMS versi cetak Mentransfer ke TRIMS elektronik (excel) melalui komputer yang bisa diakses, misalnya di seolah lain dalam satu gugur, di UPTD, atau di kantor dinasMengirimkn file TRIMS kepada Dinas Pendidikan melalui:•Email dengan mencari akses internet terdekat (warnet, telkomnt,dll) atau•Dengan media diket, flashdisk, CD, dll, baik melalui UPTD, pengawas sekolah/madrasah, maupuan datang langsung ke dinas pendidikan.

TRIMS dan Paket Aplikasi yang Sudah TRIMS dan Paket Aplikasi yang Sudah AdaAda

TRIMS merupakan alat bantu yang dikembangkan melalui Program Basic Education Capacity – Trust Fund (BEC-TF).

TRIMS tidak dimaksudkan untuk menggantikan atau meniadakan aplikasi lainnya namun memperkuat aplikasi yang sudah ada sebelumnya

TRIMS memperkuat pada aspek kemudahan baik input maupun output terkait dengan pendataan di sekolah/madrasah dan juga dalam pemanfaatan data dan informasi serta pelaporan.

Dalam proses pengembangan aplikasi TRIMS ini sudah dikoordinasikan dengan Pusat Statistik Pendidikan (PSP) – Balitbang Kemdiknas yang mengembangkan Paket Aplikasi Sekolah (PAS) dan Lembar Individu (LI).

Materi Tambahan

Pengantar Aplikasi Excel

• Microsoft Office Excel (Microsoft Excel atau Excel) adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet elektronik yang memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik. Lebih fleksibel, bisa ditata sesuai kebutuhan serta bisa langsung menghitung, dengan menggunakan rumusan matematika.

Apa itu Excel?Apa itu Excel?

Rumus untuk perhitungan

Lembar Kerja Manual

Lembar Kerja Elektronik

Mengenal Layar ExcelMengenal Layar ExcelBaris Judul (Title Bar) Baris Menu ( Menu Bar)

Sel I9

Nama Kolom

Nama Sheet

Formula Bar

Nama Baris

Sel D6

Bergerak Bergerak DDalam alam LLayar ayar EExcelxcel

Bekerja Bekerja DDengan Worksheetengan WorksheetContoh memakai Excel:•Akan dihitung nilai BOS per triwulan •Nilai BOS/siswa/tahun Rp 400.000,•Jumlah Siswa : 150 siswa•Jumlah triwulan dalam 1 tahun= 4Tahapan yang harus dilakukan:

1. Arah kursor pada Kolom C baris 4 (sel C4), Ketikan: Jumlah Siswa2. Pindah kursor pada sel D4: ketikan angka 1503. Ketikan pada sel E4: siswa, el C5: Niai BOS persiswa/tahun, sel

D5: 400000, sel C6: Jumlah dana BOS Total, sel C8: Jumlah Triwulan, sel D8: 4, sel C9: BOS per triwulan.

4. Untuk meformat angka agar keluar pembatas digit dan desimal: tekan tanda

5. Ketikan formula pada sel D6: D4*D5 dan pada sel D9: D6/D8

A. Data Profil Sekolah/Madrasah Mengidentifikasi apa yang dimiliki dan tidak dimiliki

sekolah/madrasah Mengetahui kondisi sekolah/madrasah terkait dengan berbagai aspek

misalnya kualitas KBM, tenaga kependidikan, prasarana dan sarana, program BOS, dll.

Mengembangkan profil sekolah/madrasah yang dapat terus diperbaharui.

B. Komunikasi dan Interaksi Antar Pemangku Kepentingan Sekolah/Madrasah

Mengkatalisasi diskusi antar staf. Mengkomunikasikan keadaan sekolah/madrasah ke komite

sekolah/madrasah. Merespon dan mengkomunikasikan informasi yang relevan ke Dinas

Pendidikan atau Kementerian Agama dan pihak-pihak terkait lainnya, seperti Dewan Pendidikan, media dan LSM.

Manfaat TRIMS Bagi Operasional Sekolah/Madrasah Manfaat TRIMS Bagi Operasional Sekolah/Madrasah (1)(1)

C. Proyeksi Kebutuhan Sekolah/MadrasahMemberikan informasi awal untuk RKS/M dan RKTMengujicoba berbagai skenario pengembangan

sekolah/madrasah ke depan,

D. Proses Pengelolaan Sekolah/MadrasahMendorong pengelolaan sekolah/madrasah lebih efektif

dan efisienMengambil keputusan berdasarkan informasi yang tepatMeningkatkan akuntabilitas dan transparansiMonitoring dan evaluasi capaian SPM

Manfaat TRIMS Bagi Operasional Manfaat TRIMS Bagi Operasional Sekolah/Madrasah Sekolah/Madrasah (2)(2)

Kajian Perencanaan Pengembangan

Sekolah/Madrasah

Kajian SPM Sekolah/Madrasah

Kajian Keuangan Sekolah/Madrasah

Kajian Evaluasi Kinerja Sekolah/Madrasah

Manfaat TRIMS Bagi Kajian Manfaat TRIMS Bagi Kajian Pengembangan Sekolah/MadrasahPengembangan Sekolah/Madrasah

Data yang DientriKeluaran –Capaian

SPM• Jumlah siswa = 441• Jumlah rombel = 15• Jumlah guru = 40• Jumlah buku = 100• Jumlah guru yang menyusun RPP = 15• Komite sekolah/madrasah yang

menyetujui rencana keuangan = Ya• Komite sekolah/madrasah yang

mereview laporan keuangan = Ya• Komite sekolah/madrasah yang

menyetujui laporan keuangan sekolah/madrasah = Ya

• Siswa/rombel = 29

• Siswa/guru = 11,0

• Buku/siswa = 23 %

• Guru yang menyusun RPP = 38 %

• Sekolah/Madrasah menerapkan MBS = Ya

Analisis Awal• Siswa/rombel, s iswa/guru dan SBM sudah sesuai dengan SPM. Program

sekolah/madrasah perlu fokus pada perbaikan rasio buku/siswa serta program evaluasi guru terkait penyusunan RPP

Video Tutorial TRIMSVideo Tutorial TRIMS

Pelatih menayangkan video

tutorial TRIMS.

Pelatih membaca narasi yang telah

disiapkan sesuai tampilan video

tutorial.

Lima Langkah Menjalankan Lima Langkah Menjalankan TRIMSTRIMS

Materi Tambahan

Mengoperasikan TRIMS Versi Non-elektronik (Paper Based)

TRIMS Versi Cetak TRIMS Versi Cetak (untuk (untuk sekolah/madrasahsekolah/madrasah tidak tidak

bberkomputererkomputer )) Isikan semua data pada instrumen cetak (panduan TRIMS

versi cetak). Melakukan verifikasi manual kelengkapan isian data Mentransfer lembar isian versi cetak ke dalam Excel

menggunakan komputer terdekat yang ada di sekolah/madrasah, komputer UPTD, komputer dinas atau organisasi lain terdekat (mengikuti tahapan TRIMS elektronik).

Mengirimkan file tersebut kepada dinas pendidikan, via email dengan akses terdekat, (warnet, telkomnet) atau file transfer (flashdisk, dan atau CD) melalui UPTD atau langsung ke kantor dinas pendidikan.

Jangan lupa mencetak keluaran TRIMS.

Materi Tambahan

Pengantar Tentang E-mail

DasarDasar --dasar e-mail (surat elektronik)dasar e-mail (surat elektronik) Proses pengiriman surat secara elektorika melalui internet. Sama dengan surat biasa: ada nama dan alamat pengirim,

penerima, dan ada proses pengiriman dan pengantaran

E-mail

Surat Biasa

Alamat e-mailAlamat e-mail Identitas lokasi surat elektronik untuk menerima dan mengirim

pesan Untuk mempunyai alamat email bisa registrasi pada situs

penyedia jasa, seperti : Yahoo Mail, Google Mail, Hot Mail, Telkom Mail dst

Contoh alamat e-mail: sdnkartini1@yahoo.com (cara membaca: sdnkartini1 at yahoo dot com)• sdn_1_kartini: nama kotak surat (mailbox) atau nama

pengguna (user name) yang menunjukan identitas kita dan terserah kita namanya, namun akan ditolak saat mendaftar jika sudah ada yang memakai

• yahoo.com: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, tergantung pada penyedia jasa mana kita mendaftar, apakah gmail.com, yahoo.co.id, ymail.com, rocketmail.com, dll.

Bagaimana membuat e-mail?

1. Ketikkan pada browser http://mail.yahoo.co.id (yang ini dengan Bahasa Indonesia), akan muncul box dialog seperti ini

2. Klik pada Daftar, muncul form yang harus diisi dan ikuti proses pengisiannya

3. Nama email harus unik4. Isikan Data mengikuti perintah tertulis yang

ada. 5. Setelah semua data terisi dan benar, klik link

Buat Account Saya

Misalnya menggunakan Yahoo mail

Tanya Jawab Tanya Jawab

dandan

KesimpulanKesimpulan

Tautan ke Video Tutorial TRIMS