i 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      Panduan Penggunaan TRIMS

Aplikasi Pelaporan dan Manajemen Informasi Sekolah                    

Oktober, 2010 

ool for eporting and nformation anagement by chool

T

R I M S

ii 

 

Daftar Isi 

 

ALUR KERJA APLIKASI TRIMS..........................................................................................................iv 

A.  PENDAHULUAN ...................................................................................................................... 1 

B.  MEMULAI MENGGUNAKAN APLIKASI ..................................................................................... 4 

C.  MEMASUKKAN DATA PENDIDIKAN......................................................................................... 6 

D.  MEMASUKKAN DATA KEUANGAN .........................................................................................11 

E.  MENYIMPAN FILE ..................................................................................................................14 

F.  MELAKUKAN VALIDASI DATA ................................................................................................15 

G.  MENCETAK LAPORAN TRIMS .................................................................................................17 

LAMPIRAN 1: PENGATURAN PENGAMANAN APLIKASI TRIMS .......................................................19 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

iii 

 

Daftar Gambar 

Gambar 1. Aplikasi TRIMS  dan Laporan Analisis Satu Halaman................................................................ 1 

Gambar 2 Indikator‐indikator utama yang dihasilkan oleh Aplikasi TRIMS............................................... 3 

Gambar 3. Contoh Diagram yang Menggambarkan Indikator................................................................... 3 

Gambar 4. Window Perkenalan ................................................................................................................. 4 

Gambar 5. Perkenalan ............................................................................................................................... 5 

Gambar 6. Instruksi Singkat Cara Menggunakan Aplikasi.......................................................................... 5 

Gambar 7. Kaca Pembesar ......................................................................................................................... 5 

Gambar 8. Tingkat dan Jenis Sekolah ........................................................................................................ 6 

Gambar 9. Contoh Menu Drop Down........................................................................................................ 7 

Gambar 10. Contoh Menu Tombol Geser.................................................................................................. 7 

Gambar 11. Contoh window informasi tambahan .................................................................................... 7 

Gambar 12. Tabel data siswa..................................................................................................................... 8 

Gambar 13. Contoh Isian Jumlah Siswa Lulus dan Ranking Sekolah ......................................................... 9 

Gambar 14. Contoh Bendera Evaluasi ....................................................................................................... 9 

Gambar 15. Isian Guru ............................................................................................................................... 9 

Gambar 16. Rekapitulasi Data Guru ........................................................................................................ 10 

Gambar 17. Tabel input data keuangan .................................................................................................. 11 

Gambar 18. Output data keuangan ......................................................................................................... 12 

Gambar 19. Diagram Keuangan ............................................................................................................... 13 

Gambar 21. Tombol Simpan .................................................................................................................... 14 

Gambar 22. Window Pilihan Simpan ....................................................................................................... 14 

Gambar 23. Tombol Validasi.................................................................................................................... 15 

Gambar 24. Peringatan setelah validasi .................................................................................................. 15 

Gambar 25. Yang Perlu Diperhatikan....................................................................................................... 16 

Gambar 26. Tombol Cetak ....................................................................................................................... 17 

Gambar 27. Pilihan Cetak......................................................................................................................... 18 

iv 

 

ALUR KERJA APLIKASI TRIMS

  

 

 

1 

 

 

A. PENDAHULUAN

Pedoman ini disusun untuk membantu sekolah dalam menggunakan aplikasi TRIMS (Lihat Gambar 1) antara lain : untuk memasukkan, melakukan analisis dan menggunakan data sekolah anda dalam proses perencanaan, melakukan pengawasan dan membuat keputusan secara partisipatif dan terinformasi dalam rangka meningkatkan kinerja sekolah anda. Anda diharapkan untuk memasukkan data sekolah anda ke aplikasi TRIMS pada setiap semester atau setiap tahun. Semua sekolah akan memasukkan data masing-masing ke aplikasi TRIMS pada waktu yang bersamaan

Gambar 1. Aplikasi TRIMS  dan Laporan Analisis Satu Halaman  

 

Data sekolah yang anda masukkan dalam aplikasi TRIMS dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan sebagai berikut:

• Identifikasi apa yang dimiliki dan tidak dimiliki sekolah

• Menetapkan tolok ukur yang disesuaikan dengan Standar Pelayanan Minimum (SPM)

2 

 

• Sebagai bahan informasi untuk penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS)

• Sebagai alat untuk memonitor kemajuan sekolah

• Sebagai bahan untuk menginformasikan keadaan sekolah ke komite sekolah

• Sebagai bahan untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tepat

• Sebagai bahan dalam diskusi antar staf di lingkungan sekolah

• Merespon dan mengkomunikasikan informasi yang relevan ke dinas pendidikan dan pihak terkait lainnya, seperti manajemen BOS

• Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi

• Memastikan kualitas kinerja sekolah

• Mengembangkan profil sekolah yang dapat terus diperbaharui

• Anda juga dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengetes berbagai skenario, misal untuk menjawab pertanyaan ”apa yang akan terjadi dengan jumlah guru dan besar rombel jika kita menaikkan jumlah siswa sebesar 5%?”

Indikator-indikator dalam aplikasi ini didasarkan pada definisi dan prosedur internasional, agar dapat membandingkan keadaan sekolah anda dengan negara-negara lain berdasarkan standar internasional. Aplikasi ini juga dapat dianggap sebagai sebuah kalkulator, anda bisa memasukkan data yang mana saja, tanpa mengikuti urutan tertentu. Anda dapat mencoba menggunakan aplikasi ini sesuai kebutuhan anda, baik memasukkan data ke sel atau pun mencoba melihat hasil dari pengolahan data TRIMS . Silahkan masukkan data apapun agar anda bisa melihat apa yang akan terjadi selanjutnya. Bila anda telah merasa nyaman menggunakan aplikasi ini silahkan menggunakan data aktual.

Setelah anda selesai memasukkan semua data ke dalam aplikasi TRIMS , anda bisa mencetak laporan analisis yang terdiri dari 2 halaman. Informasi yang tercetak pada laporan tersebut, terbagi dalam 2 kelompok:

Kelompok pertama adalah data mentah yang anda masukkan ke kotak abu-abu gelap pada aplikasi TRIMS , data ini mencakup:

• Jumlah siswa (berdasarkan jenis kelamin, kelas, tidak naik kelas, masuk, dan kelompok umur)

• Guru (tanggal lahir, posisi, kualifikasi, status kepegawaian, mata pelajaran yang diajar, status sertifikasi, tanggal mulai kerja, masa kerja)

3 

 

• Tenaga pendidikan non guru (tanggal lahir, posisi, kualifikasi, status kepegawaian, tanggal mulai kerja, masa kerja)

• Sumber daya (buku teks, materi belajar mengajar)

• Prasarana (air, sanitasi, listrik, internet)

• Peralatan (komputer dan furnitur)

• Sumber daya keuangan (pemasukan dan pengeluaran)

• Kinerja (nilai rata-rata ujian per kelas, nilai ujian nasional, ranking sekolah, akreditasi, pedagogi, hasil penilaian)

• Efisiensi (siswa putus sekolah, tinggal kelas, absen)

Kelompok kedua adalah berbagai indikator yang merupakan hasil pemprosesan data mentah yang anda masukkan (lihat Gambar 2)

Indikator-indikator tersebut dihitung secara otomatis dan ditayangkan dalam bentuk tabel dan diagram (lihat Gambar 3). Berikut ini adalah beberapa indikator yang dihasilkan aplikasi TRIMS

Gambar  2 Indikator‐indikator utama  yang dihasilkan oleh  Aplikasi TRIMS 

 

Keuangan Akses dan Partisipasi Kualitas PengajaranBiaya Aktual per siswa Jml rombel di sekolah Guru dengan ijasah S1‐S2Penggunaan Pemasukkan Jml siswa laki2 Guru dengan ijasah D4% Bos dari Total pemasukkan Jml siswa perempuan Guru yang tersertifikasi Kesenjangan BOS pengeluaran Jml total siswa Guru yang melakukan RPL% Siswa yang tdk dikenakan iuran % siswa perempuan Guru yang melakukan evaluasi belajarRata2 iuran perbulan Angka partisipasi murni Guru yang terlatih menggunakan TIK

Sumber Daya Sekolah Kinerja Sekolah SDMSiswa/ Rombel Tingkat Putus Sekolah % guru tidak tetapSiswa/ Guru Tingkat Tinggal kelas Guru/ tenaga non‐guruSiswa laki2/WC Tingkat Naik Kelas % guru perempuanSiswa Perempuan/WC Tingkat Absensi Siswa Indeks absensi guruStaf/WC Nilai Ujian Rata‐rata per kelas Surplus dan kekurangan guruSiswa/ Komputer Nilai Ujian Nasional Guru PNS/ tetap  

Gambar  3. Contoh Diagram  yang Menggambarkan Indikator

 

TRIMS  bukan hanya pengumpul data tetapi juga menghasilkan bahan informasi 

4 

 

B. MEMULAI MENGGUNAKAN APLIKASI

• Pastikan anda memiliki Ms Office 2003 atau versi yang lebih baru di

komputer anda. Check security level pada MS Excel dan pastikan security level berada pada level medium. Petunjuk lebih lanjut untuk mengecek dan mengubah security level dapat di ”lampiran 1: Pengaturan pengamanan aplikasi TRIMS”

• Copy file bernama “TRIMS .xls” ke dekstop anda dari DVD atau flash disk

• Buka microsoft excel, dan klik open pada “TRIMS .xls” untuk membuka aplikasi TRIMS

• Program Excel akan terbuka. Pada input bar (bagian atas pada MS Excel 2007 atau di tengah-tengah pada Ms Excel 2003) akan ditanya apakah anda ingin “Enable Macros” atau tidak. Langkah ini sangat penting dilakukan karena kalau tidak, aplikasi TRIMS tidak akan bisa berfungsi

• Aplikasi TRIMS ini tidak akan terbuka secara otomatis (lihat gambar 1 untuk melihat bentuk tayangnya di komputer)

• Window pertama “Silahkan Perkenalkan Diri Anda” akan terbuka otomatis (lihat Gambar  4) dan Anda akan diminta memasukkan detil kontak Anda. Setelah mengisi semua informasi yang diminta, klik “Lanjut”.

Gambar  4. Window Perkenalan

 

• Informasi lebih lengkap bisa dilihat di “langkah awal menggunakan TRIMS ” pada lampiran.

Bila Window Perkenalan Tidak 

Muncul, bukan berarti computer anda rusak. 

Lihat Lampiran 1

5 

 

• Window berikutnya berjudul “Apa sebenarnya aplikasi ini?” yang akan menyediakan sekilas informasi awal (lihat Gambar 5). Klik “OK” jika Anda siap untuk meneruskan.

Gambar  5. Perkenalan

 

• Anda siap mulai menggunakan aplikasi TRIMS . Klik tombol biru berjudul ”untuk memulai klik disini” yang akan membuka window baru berjudul ”instruksi” (lihat Gambar 6)

Gambar  6. Instruksi Singkat  Cara Menggunakan Aplikasi

 

• Setelah anda selesai membaca instruksi klik tombol “ok”, setelah itu klik tombol bergambar kaca pembesar (Gambar 7) untuk memperbesar layar jika anda ingin melihat keseluruhan lembar secara utuh.

Gambar  7. Kaca Pembesar  

6 

 

C. MEMASUKKAN DATA PENDIDIKAN  

• Pada aplikasi TRIMS , klik salah satu tombol hijau di bagian atas sesuai dengan tingkat dan jenis pendidikan sekolah tempat Anda bekerja. Pilihannya adalah: SD, MI, SMP, MT, SMA, SMK, and MA. Silahkan pilih salah satu (Gambar 8)

 Gambar  8. Tingkat  dan Jenis Sekolah  

• Setelah itu, silahkan memasukkan data Anda ke dalam seluruh kotak yang

berwarna abu-abu gelap. Aplikasi ini akan mengisi secara otomatis seluruh kotak yang berwarna abu-abu terang sesuai dengan data yang Anda masukkan. Aplikasi ini sudah memastikan bahwa Anda tidak akan bisa menuliskan apapun dalam kotak yang berwarna abu-abu terang kalaupun Anda mencobanya.

• Silahkan mulai dengan mengisi Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) Anda, lalu isi kotak abu-abu gelap lainnya, sesuai keinginan Anda.

• Setelah itu pilih semester untuk memilih apakah data yang diisikan adalah data semester 1 atau data semester 2 dengan klik kiri sel putih (gambar bawah)

  Bila memilih semester 1, maka data siswa dan nilai yang dimasukkan adalah data siswa dan nilai semester 1 tahun ajaran saat ini dan data siswa dan nilai semester 1 tahun ajaran sebelumnya. Sedangkan data keuangan yang diisikan adalah laporan keuangan sekolah semester 2 tahun ajaran sebelumnya (atau semester 1 tahun fiscal/ tahun anggaran saat ini) Bila memilih semester 2, maka data siswa dan nilai yang dimasukkan adalah data siswa dan nilai semester 2 tahun ajaran saat ini dan data siswa dan nilai semester 2 tahun ajaran sebelumnya. Sedangkan data keuangan yang diisikan adalah laporan keuangan sekolah semester 1 tahun ajaran saat ini (atau semester 2 tahun fiscal/ tahun anggaran sebelumnya). Setelah semester dipilih, akan muncul peringatan apakah anda ingin mengubah data, klik “Yes” untuk memilih semester

7 

 

• Beberapa kotak abu-abu gelap menyediakan menu drop down (lihat Gambar 9). Jika anda mengklik kotak-kotak tersebut, menu drop down akan keluar dan anda harus memilih jawaban anda. Untuk kotak-kotak ini, anda harus memilih jawaban yang tersedia dan tidak bisa mengetikkan jawaban anda sendiri

Gambar  9. Contoh Menu Drop Down

 

• Beberapa kotak abu-abu gelap menyediakan menu tombol geser (Gambar 10). Anda bisa mengklik tombol geser tersebut atau langsung mengisi kedalam kotak abu-abu gelap.

Gambar  10. Contoh Menu Tombol Geser  

• Setiap kotak abu-abu gelap yang memiliki segitiga merah kecil di sudut kanan memiliki window yang menyediakan informasi tambahan untuk memandu Anda mengisi kotak tersebut (lihat Gambar 11). Tempatkan kursor ketengah agar window muncul dan silahkan baca informasi yang tersedia di window tersebut agar Anda bisa mengetahui lebih banyak mengenai definisi dan Standar Pelayanan Minimum (SPM) terkait.

Gambar  11. Contoh window informasi tambahan

 

Sel Warna Abu‐abu Terang Tidak Perlu Diisi 

8 

 

• Sebelum mengisi tabel data siswa (lihat Gambar 12), anda harus mengecek data semester semester apa yang akan anda masukkan. Setelah itu, silahkan memasukkan data untuk tahun ini dan tahun sebelumnya ke dalam sesuai dengan semester yang anda isi.

• Bila memilih semester 1, maka data siswa dan nilai yang dimasukkan adalah data siswa dan nilai semester 1 tahun ajaran saat ini dan data siswa dan nilai semester 1 tahun ajaran sebelumnya. Bila memilih semester 2, maka data siswa dan nilai yang dimasukkan adalah data siswa dan nilai semester 2 tahun ajaran saat ini dan data siswa dan nilai semester 2 tahun ajaran sebelumnya.

• Tabel ini meminta jumlah siswa per kelas dan jenis kelamin, jumlah siswa tinggal kelas per kelas, dan netto jumlah siswa yang pindah dari dan ke sekolah Anda per kelas. Data ini sangat penting untuk menghitung tingkat putus sekolah, tinggal kelas, naik kelas, dan tingkat keberlangsungan, yang akan ditayangkan pada tabel efisiensi.

Gambar  12. Tabel  data siswa

 

• Tabel data siswa (Gambar 12) juga akan meminta data nilai rapor dan nilai ujian rata-rata per kelas (yaitu jumlah total nilai rapor dan nilai ujian seluruh siswa untuk seluruh mapel di tiap kelas, dibagi dengan jumlah siswa yang mengambil ujian di kelas tersebut). Untuk kelas I-V SD dan MI, kelas VII-VIII SMP dan MTS, data yang yang dimasukkan adalah data rata-rata nilai rapor. Untuk kelas VI SD dan MI, kelas IX SMP dan MTS, data yang yang dimasukkan adalah data rata-rata nilai ujian akhir. Semua nilai rata-rata tersebut dikonversi menjadi skala 0-100

• Anda akan diminta untuk memasukkan jumlah siswa yang lulus pada tahun ajaran sebelumnya. Anda juga perlu memasukkan informasi tentang jumlah sekolah di kabupaten/kota yang sederajat dengan sekolah Anda dan ranking sekolah Anda dalam ujian nasional (infomasi tentang jumlah sekolah dan ranking sekolah bisa diperoleh dari dinas pendidikan kab/kota). Contoh isian tersebut bisa dilihat di Gambar 13.

9 

 

Gambar  13. Contoh  Isian Jumlah  Siswa Lulus  dan Ranking Sekolah

 

Ketika Anda memasukkan data nilai rata-rata siswa pada ujian nasional per mata pelajaran, pada TRIMS yang dibuka dengan Ms Excel 2007 akan muncul bendera kecil ( ) yang mendeskripsikan seberapa baik kinerja siswa Anda dalam tiga tingkat (merah, kuning, hijau), sebagaimana ditentukan oleh Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) (lihat Gambar 14).

Gambar  14. Contoh Bendera Evaluasi

Core Sujects

IPA Matematika Bahasa Bhs Ing

Kelas 6 76 52 78  

Tergantung pada tingkat dan jenis pendidikan sekolah anda, Anda akan diminta memasukkan data guru yang mengajar di sekolah Anda beserta informasi terkait, termasuk mapel yang mereka ajarkan, kualifikasi akademik, status kepegawaian, dan status sertifikasi (Gambar 15).

Gambar  15. Isian Guru

ID Nama Tanggal Lahir Position Status Tanggal Mulai Mapel S‐ D‐ bersertifikasi Umur Pengalaman

19570928 198010 2 002 suhartatik 28/09/1957 Guru Senior PNS 01/10/1980 Matematika S‐1 Ya 53 30

19570510 197702 2 006 endang pudjiati 10/05/1957 Guru Senior PNS 10/02/1977 Guru Kelas S‐1 Ya 53 33

19590510 197803 2 009 djuariyah 10/05/1959 Guru Senior PNS 10/03/1978 Guru Kelas S‐1 Ya 51 32

19610216 198010 2 002 sri endang hidayati 16/02/1961 Guru Senior 01/10/1980 Guru Kelas S‐1 Ya 49 30

19651231 198703 1 090 muhamad abdul syukur  31/12/1965 Guru Senior PNS 01/03/1987 Agama S‐1 Ya 45 23

19721018 200501 2 008 endang astutik 18/10/1972 Guru PNS 01/01/2005 Guru Kelas D‐II Tidak 38 5

19800330 200701 2 007 laily nur qomariyah 30/03/1980 Guru PNS 01/01/2007 Guru Kelas D‐II Tidak 30 3

19710809 200701 1 008 abdul qodir 09/08/1971 Guru PNS 01/01/2007 Bhs Inggris D‐II Tidak 39 3

19840331 200801 1 004 restu dwi setyoningsih 31/03/1984 Guru PNS 01/01/2008 Guru Kelas D‐II Tidak 26 2

19840505 200903 1 002 hary didik kurniawan 05/05/1984 Guru PNS 01/03/2009 Penjas S‐1 Tidak 26 1

widya eka asfiana 28/12/1989 Guru Kontrak 08/09/2008 Seni Budaya Tidak 21 2 

Informasi yang Anda masukkan akan dirangkum (Gambar 16) dan akan digunakan untuk mengkalkulasi kelebihan atau kekurangan guru serta menunjukkan apakah sekolah Anda memenuhi Standar Pelayanan Minimal (SPM).

Jangan Lupa Simpan, tidak usah tunggu selesai isi 

10 

 

Gambar  16. Rekapitulasi  Data Guru  

 

11 

 

D. MEMASUKKAN DATA KEUANGAN

• Setelah Anda mengisi seluruh halaman pertama di aplikasi TRIMS , klik tombol “Isi Data Keuangan” berwarna merah. Pastikan nomor NPSN sudah diisi sebelum memilih semester. Untuk memilih apakah data

yang akan diisikan adalah data semester 1 atau data semester 2, klik kiri sel putih pada gambar.

• Bila memilih semester 1, maka data keuangan yang diisikan adalah laporan

keuangan sekolah semester 2 tahun ajaran sebelumnya (atau semester 1 tahun fiscal/ tahun anggaran saat ini) Bila memilih semester 2, maka data keuangan yang diisikan adalah laporan keuangan sekolah semester 1 tahun ajaran saat ini (atau semester 2 tahun fiscal/ tahun anggaran sebelumnya).

• Sebuah lembar baru akan terbuka secara otomatis (lihatGambar 17. Tabel

input data keuangan). Silahkan isi seluruh kotak berwarna abu-abu gelap. Untuk mengisi data keuangan harap konsisten terhadap periode waktunya (contohnya per semester atau per tahun), termasuk isian besaran BOS per siswa harus konsisten (persemester). Tidak diperbolehkan menambah kata-kata pada isian angka (hanya angka yang diperbolehkan). Tidak perlu titik dan koma. Apabila pada cell sekolah tidak ada pemasukan maupun pengeluaran maka sekolah diminta mengisi dengan angka “0” (nol) dan jangan dikosongi.

Gambar 17.  Tabel input data keuangan

 

12 

 

• Setelah data keuangan terisi, secara otomatis akan muncul nilai di lembar output data keuangan yang akan menampilkan tabel yang mirip dengan tabel memasukkan data keuangan yang juga memberikan beberapa hasil kalkulasi indikator. Contoh tabel output keuangan bisa dilihat di Gambar 18. Output data keuangan.

Gambar 18. Output data keuangan

 

 

• Jika anda ingin kembali ke halaman pertama TRIMS , silahkan klik tanda panah hitam berjudul “Kembali ke Halaman Awal”

• Setelah Anda memasukkan seluruh data di halaman keuangan, tiga diagram

lingkaran akan muncul secara otomatis di bagian bawah halaman keuangan yang menunjukkan pengeluaran sekolah Anda, baik untuk program dan non program serta juga pemasukan sekolah. Tiga diagram batang juga akan muncul, menunjukkan “Penerimaan BOS aktual vs yang diharapkan,” “Kesenjangan antara BOS dan pengeluaran total” dan “Penggunaan pemasukan sekolah” (Gambar 19)

13 

 

Gambar  19. Diagram Keuangan 

 

 Ingat. Isi angka saja, tidak perlu tanda titik atau 

koma 

14 

 

E. MENYIMPAN FILE

• Gunakan tombol “Simpan” berwarna ungu di sebelah kanan kolom isian

TRIMS halaman pertama untuk menyimpan hasil kerja Anda. TRIMS akan secara otomatis menyimpan file Anda dengan menggunakan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) sebagai nama file sekolah Anda dalam aplikasi TRIMS. File tersebut akan disimpan di default lokasi penyimpanan Microsoft Excel komputer anda. Untuk membantu Anda mencari file yang tersimpan tersebut, TRIMS akan menuliskan lokasi tempat file tersebut disimpan pada catatan kaki di hasil cetak (printout) laporan Anda.

• Anda bisa menyimpan file kapanpun Anda mau dengan mengklik tombol “Simpan” (lihat Gambar 20). Anda bisa membuka kembali file tersebut kapan saja dan melanjutkan proses pemasukkan data. File aplikasi TRIMS Anda akan diberi nama sesuai dengan NPSN sekolah Anda.

Gambar  20. Tombol Simpan  

• Ketika Anda ingin menyimpan file dengan mengklik tombol “Simpan” berwarna ungu, sebuah window akan muncul (Gambar 21) dan menanyakan apakah Anda ingin “Simpan dan lanjut”, atau “Simpan dan tutup” atau “Tidak menyimpan.” Klik “Simpan dan lanjut” jika Anda ingin terus mengerjakan file tersebut.

Gambar  21. Window  Pilihan Simpan

 

Ingat‐ Ingat!!! Nama  File  Jangan Ditambah‐tambahi!!  

Simpan  Hanya  1 File  di  Direktori yang Bersangkutan

15 

 

F. MELAKUKAN VALIDASI DATA

• Setelah Anda selesai memasukkan semua data, klik tombol “Validasi” berwarna jingga di bagian atas aplikasi TRIMS. Tombol validasi berada di kanan Gambar 22 dan dilingkari.

Gambar  22. 

Tombol Validasi 

 

 

 

• Setelah tombol validasi di klik, akan muncul lingkaran warna merah di sel yang

lupa diisi dan membantu mencari data salah isi. Selain itu, setelah dilakukan validasi, akan muncul peringatan (alert) yang memberitahukan bila ada sel yang belum diisi atau salah isi dengan pilihan ya atau tidak (Gambar 23. Peringatan setelah validasi). Setelah itu, bila hendak mengisi sel yang belum terisi atau perbaiki data yang salah isi, tekan “No” dan isi sel tersebut. Bila hendak melihat peringatan lain, tekan “Yes”

Gambar  23. 

Peringatan 

setelah validasi 

 

 

 

Whoi!!! Jangan Lupa Klik Validasi

 

16 

 

• Klik tombol “Yang perlu diperhatikan” berwarna merah di samping kanan isian halaman pertama TRIMS . Tombol ini akan memberikan warna merah pada unsur-unsur yang perlu menjadi perhatian sekolah Anda, yaitu hal-hal yang perlu diperbaiki atau belum memenuhi Standar Pelayanan Minimum (lihat Gambar 24)

Gambar  24.  Yang Perlu Diperhatikan

 

Klik “yang perlu diperhatikan” Agar  anda  tahu  bagian  mana yang perlu diperbaiki 

17 

 

G. MENCETAK LAPORAN TRIMS

• Klik tombol “Cetak” berwarna biru

di halaman pertama aplikasi TRIMS yang dilingkari warna merah (Gambar 25) untuk mencetak laporan TRIMS Anda.

Gambar  25. Tombol Cetak

 

• Setelah tombol “Cetak” ditekan, maka akan muncul window yang memberikan

pilihan bagian dari TRIMS yang hendak dicetak seperti yang terlihat di Gambar 26. Pilihan Cetak

18 

 

Gambar  26. Pilihan Cetak

 

• Saat mencetak, gunakan kertas ukuran A4. • File TRIMS bisa dikirimkan langsung melalui email maupun diberikan melalui

flash disk.

Jangan  Lupa  Klik  Validasi Sebelum  dicetak  atau dikirim

19 

 

LAMPIRAN 1: PENGATURAN PENGAMANAN APLIKASI TRIMS

Pendahuluan 

Aplikasi  TRIMS    dibuat menggunakan  spread  sheet Ms    Excel,  yang merupakan  bagian  dari  paket Microsoft Office. Untuk  keperluan  tool  ini, pengembang  aplikasi  ini  telah dibuat dua  versi. Aplikasi TRIMS  , yang pertama adalah versi untuk Excel 2007 dan yang kedua adalah versi untuk Excel 2003. Sehingga sebelum memasang TRIMS  dikomputer masing‐masing harus dipastikan Ms  Officeversi yang mana yang ada di komputer.  

Berikut  ini adalah  tahapan yang harus dilakukan  sebelum menggunakan aplikasi TRIMS  ,  langkah  ini meliputi bagaimana menempatkan aplikasi TRIMS  pada folder dan bagaimana melakukan setting pada Excel sebelum menggunakan aplikasi TRIMS  . Beberapa  langkah harus dilakukan agar aplikasi TRIMS  yang  didalamnya  terdapat  makro  dapat  berfungsi  sebagaimana  mestinya.  Baik  pada  Excel  2007 maupun  2003  terdapat  sistem  security  yang  dapat mencegah  penggunaan makro,  sedangkan  pada aplikasi  TRIMS    didalamnya  mengandung  makro  yang  menjalankan  proses  otomatisasi.  Sehingga apabila  seting  security  tidak diset  sesuai  kebutuhan maka  program  Excel  akan mengeblok program makro yang ada pada file aplikasi TRIMS . Pengaturan security pada Excel yang tepat akan mengijinkan operasi makro yang ada pada aplikasi TRIMS . 

Penempatan Aplikasi TRIMS  di komputer 

Aplikasi TRIMS   ditempatkan dalam satu  folder yang khusus untuk aplikasi  tersebut, sehingga dalam folder  tersebut  hanya  ada  satu  file  saja  yaitu  file  aplikasi  TRIMS  .  Penempatan  sub  direktori  bisa dipasang di salah satu sub direktori pada My Document atau pada sub direktori di drive D atau drive lainnya.  Jangan  memasang  aplikasi  TRIMS    lebih  dari  satu  versi  pada  satu  folder,  dan  jangan menjalankan aplikasi TRIMS  lebih dari satu versi pada satu kesempatan. 

Menjalankan aplikasi TRIMS   bisa dilakukan dengan melakukan doubel klik  file TRIMS   atau dengan membuka  terlebih  dahulu Ms    Excel  dan  selanjutnya membuka  file  TRISMS    dengan menggunakan open file dst. 

  

Contoh penempatan Sub Directory  TRIMS    pada Folder My Documents 

20 

 

 

 

Setting Ms  Excel 

Sebelum menjalankan aplikasi TRIMS   pastikan bahwa  setting  security  systemnya  sudah disesuaikan dengan kebutuhan. Apabila tingkat securityanya tidak pas, maka aplikasi tidak berfungsi sebagaimana mestinya  karena makronya  tidak  berfungsi.  Berikut  ini  adalah  langkah  yang  harus  dilakukan  untuk memastikan level security dapat diterim 

 

A. Untuk Ms  Excel 2007:  

 

Setelah mengklik  pada  tombol  berbentuk  lingkaran  seperti  gambar  diatas, maka  akan muncul tampilan sbb: 

Pada Folder Aplikasi TRIMS  hanya ada satu file saja yaitu file aplikasi TRIMS 

Tekan Lingkaran ini 

21 

 

 

Setelah keluar tampilan seperti gambar diatas selanjutnya yang dilakukan adalah menekan tombol yang  bertuliskan  “Excel  Options”  (lihat  pada  lingkaran  merah  pada  gambar  diatas),  maka 

selanjutnya akan muncul tampilan sbb: 

 

Setelah memilih tombol “Trust Center”, kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut: 

 

Lalu tekan Tombol ini 

Pilih Trust Center 

22 

 

 

 

Pilih “Trust Center Setting” sehingga muncul tampilan seperti gambar dibawah ini: 

Dengan pilih “Message Bar” sehingga berwarna oranye, dan pastikan bahwa: “Show the Message Bar in all application when content has been blocked” terpilih atau lingkaran didepannya berisi titik hijau seperti gambar dibawah ini. 

 

 

 

Kemudian  pilih  “Macro  Setting”  dan  klik  lingkaran  dengan  tulisan  “Enable  all  macros  (not recommended; potentially dangerous cone can run)” seperti gambar dibawah ini. 

Pilih Trust Center Settings …. 

Tekan  tombol  “Message  Bar” sehingga berwarna oranye 

Pastikan  lingkaran pertama tidak kosong dan harus ada titik hijaunya 

23 

 

 

 

B. Untuk Ms  Excel 2003: Pada Ms  Excel 2003 proses seting agak berbeda, yang harus dilakukan adalah sbb: 

 

 

Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini dan selanjutnya pilih Tab “Security”: 

 

 

 

Tekan  tombol  “Macro  Setting” sehingga berwarna oranye 

Pilih salah satu pada “Disable all macros with  notification”  atau  pada  “Enable  all macros  “not  recommended;  potentially dangerous code can run” 

Tekan  “Tools”  kemudan  pilih “Option” 

Pilih Tab “Security”

24 

 

Setelah  memilih  Tab  “Security”,  selanjutnya  pilih  tombol  “Macro  Security”  seperti  gambar  di bawah ini: 

 

Setelah ditekan tombol “Macro Security” maka muncul tampilan seperti gambar dibawah ini: 

 

Setelah proses diatas telah dilakukan maka Ms  Excel bisa menerima semua file yang mengandung makro dengan peringatan. 

 

Menjalankan Aplikasi TRIMS   

Ketika mulai menjalankan aplikasi TRIMS   kemungkinan akan muncul peringatan dari security system karena adanya aplikasi makro dalam file tersebut. Peringatan ini muncul baik pada Excel 2007 maupun 2003, dan apabila peringatan tersebut tidak muncul maka ada dua kemungkinan yang terjadi pertama setting  security  pada  tingkat  yang  tinggi  sehingga  aplikasi makro  langsung  di  blok  oleh  Excel  dan aplikasi TRIMS   tidak bisa berfungsi. Kemungkinan kedua adalah setting securitynya pada  level paling rendah, sehingga aplikasi macro langsung dapat diterima.  

Apabila muncul peringatan security, maka cara penyelesaiannya adalah sbb: 

Pada Ms  Excel 2007: 

Apabila membuka aplikasi TRIMS  kemudian muncul pita “Security Warning” seperti gambar dibawah ini maka berikut ini adalah langkah‐langkah yang harus dilakukan: 

Catatan: 

Peringatan  seperti  diatas  akan  muncul  bila  pada  security  setting  dipilih:”Disable  all  macros  with notification” 

Pillih tombol “Macro Security” 

Pastikan bahwa salah satu tombol “Medium” atau “Low” yang terpilih 

25 

 

 

 

1. Klik  tombol  “option”,  sehingga muncul  tampilan  “Securyti Alerts  – Macros&ActiveX”  seperti pada gambar dibawah. 

2. Tekan  lingkaran  didepan  tulisan  “Enable  this  content”,  sehingga  muncul  titik  hijau ditengahnya. 

3. Tekan tombol “OK” (lihat gambar dibawah). 4. Setelah klik tombol “OK” maka makro akan mulai bekerja sehingga muncul tampilan pembuka 

aplikasi TRIMS  seperti gambar dibawah ini. Pita security warning akan hilang.  

 

 

Pita Security Warning 

Klik pada “option” 

Klik pada lingkaran di depan “Enable this content” 

26 

 

 

Bila muncul tampilan seperti diatas maka aplikasi TRIMS  bisa berfungsi. 

Pada Excel 2003 

Apabila setting security pada posisi medium ketika membuka aplikasi TRIMS  akan muncul peringatan seperti  gambar  dibawah  ini.  Peringatan  ini  menunjukan  bahwa  pada  file  Excel  yang  dibuka mengandung makro atau ActiveX. 

 

 

 

Klik pada tombol “Enable Macros” 

27 

 

Langkah‐langkah yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa makro bisa berfungsi adalah sbb: 

1. Klik pada tombol “Enable Macros” Setelah  mengklik,  maka  makro  akan  langsung  bekerja  dan  menampilkan  pembukaan  aplikasi TRIMS  seperti tampilan berikut: 

 

 

Maka aplikasi TRIMS  siap digunakan.