36

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN DI RUMAH SAKIT

3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit

3.1.1. Sejarah Rumah Sakit

RS THT Bedah Prof. Nizar dikembangkan dari sebuah tempat praktek pribadi

alm.Profesor Nizar SpTHT sejak tahun 1954. Pada tahun 1977 keluarga alm

sepakat melanjutkan kegiatan pelayanan kegiatan yang didasari oleh upaya

pelayanan kesehatan khusus secara profesional untuk seluruh lapisan masyarakat

dan kemudian membentuk Yayasan Prof. Nizar dan mengembangkan tempat dan

tahun 1987 menjadi Rumah Sakit Khusus THT. Pada tahun 2005 RS pelayanan

kesehatan diperluas menjadi Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar.

Adapun sampai saat ini, bersama tenaga medis yang setujuan, mutu pelayanan

rumah sakit tetap ditingkatkan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi kedokteran berlandaskan etika, profesionalitas yang bertanggung jawab.

Adapun standar pelayanan Rumah Sakit telah terakreditasi oleh Kementerian

Kesehatan Republik Indonesia. Rumah sakit telah melayani pasien baik penduduk

Jakarta, Bogor, Depok, Bekasi dan juga dari Sumatera, Kalimantan sampai Irian.

3.1.2. Visi dan Misi RS. THT Bedah Prof.Nizar

3.2.1.Visi Rumah Sakit

Berperan serta dalam pelayanan kesehatan terbaik mengunggulkan

pelayanan yang profesional bagi semua lapisan masyarakat.

36

3.2.2.Misi Rumah Sakit

a) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan spesialistik Telinga

Hidung Tenggorok (THT) dan Bedah yang berkualitas dan

bertanggung jawab.

b) Mengutamakan kepuasan pasien tanpa meninggalkan kode

etik.

3.1.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar

3.3.1 Struktur Organisasi

Gambar dari struktur organisasi ditampilkan pada halaman berikutnya.

36

Struktur Organisasi Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar.

36

3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Terkait dengan struktur organisasi Rumah sakit THT Bedah

Prof.Nizar terdapat beberapa uraian tugas dan tanggungjawab sebagai

berikut:

1. Dewan Komisaris :

a. Melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan pada

umumnya.

b. Mengawasi pelaksanaan rencana dan Anggaran Rumah Sakit.

c. Mengawasi peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Direktur Utama :

a. Menetapkan anggaran belanja dan pendapatan Operasional

tahunan.

b. Merencanakan, mengorganisasikan dan melaksanakan serta

mengarahkan karyawan dalam melaksanakan tugas.

c. Mengambil Keputusan atau Kebijakan sehubungan dengan

pelaksanaan pelayanan di Rumah Sakit.

d. Mengevaluasi hasil pelaksanaan program kerja, kegiatan

pelayanan dan anggaran.

e. .Menetapkan, melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi

pelaksanaan penerapan Standar Pelayanan Rumah Sakit,

Standar Pelayanan Medis�dan Penerapan Etika Rumah Sakit.

36

f. Menetapkan pengangkatan Ketua Satuan Medis Fungsional.

3. Direktur Yanmed &Keperawatan :

a. Penyiapan bahan perumusan dan kebijakan teknis,

pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas,

pelaksanaan pelayanan medis, pengendalian dan pelaporan

bidang Pelayanan Medis.

b. Penyiapan bahan perumusan dan kebijakan teknis,

pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas,

pelaksanaan penunjang medis, pengendalian dan pelaporan

bidang Penunjang Medis.

c. Penginventarisasian permasalahan berhubungan dengan

pelaksanaan tugas dan program kerja Bidang Pelayanan

Medis dan Penunjang Medis serta penyiapan bahan tindak

lanjut penyelesaiannya.

d. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan program Bidang

Pelayanan Medis dan Penunjang Medis.

e. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan Direktur

RSUD sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Bidang

Pelayanan Medis dan Penunjang Medis.

4. Bidang Keperawatan

a. Penyiapan bahan perumusan kebiksanaan teknis pelaksanaan

kebutuhan bidang pelayanan keperawatan.

36

b. Penyiapan bahan bimbingan dan pengendalian dan

penggunaan fasilitas pelayanan keperawatan.

c. Penyiapan bahan bimbingan dan pengendalian pelaksanaan

pembinaan suhan keperawatan.

d. Penyiapan bahan perumusan standar peleyanan minimal (

SPM ) di bidang pelayanan keperawatan.

e. Penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan dalam melayani

dan menyalurkan tenaga paramedik, pelaksanaan pengelolaan

keperawatan.

f. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dalam bidang pelayanan

keperawatan.

g. Pelaksanaan kegiatan keperawan berdasarkan standar

keperawatan.

h. Penyiapan bahan laporan hasil kegiatan pelaksanaan dan

pemantauan serta evaluasi dalam rangka pemberian pelayanan

keperawatan.

i. Pelaksanaan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.

5. Direktur ADM & Keuangan

a. Penyusunan rencana dan program gaji pada bagian keuangan

dan pelaporan.

b. penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan teknis penyusunan

perubahan dan perhitungan anggaran pendapatan belanja,

rumah sakit.

36

c. Penyiapan bahan bimbingan dan pengendalian pengujian

kebenaran penagihan dan penerbitan SPMU dan mengadakan

pemeriksaan keuangan serta membina perbendaharaan.

d. Penyiapan bahan bimbingan pengumpulan dan penyusunan

pedoman dan petunjuk teknis pembinaan administrasi

keuangan.

e. Penyusunan akuntansi dan analisa biaya pelaksanaan

pengoperasian dan pengembangan Sistem informasi RS.

f. Pelaksanaan pemeriksaan pada pemegang kas.

6. Kepala Unit Instalasi Farmasi :

a. Bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya Instalasi

Farmasi ( Manusia, dana, material &metode ).

b. Bertanggung jawab atas proses yang berjalan di Instalasi

Farmasi sesuai dengan pedoman yang di setujui dan

memberikan petunjuk tentang cara menerapkan ketentuan

dalam buku pedoman penyelenggaraan Instalasi Farmasi.

c. Meningkatkan mutu pelayanan Instalasi Farmasi.

d. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelaporan Instalasi

Farmasi.

e. Mengadakan Koordinasi intern, ekstern maupun dengan unit

yang terkait.

f. Menyusun perencanaan, kebutuhan barang dan rencana

kegiatan Instalasi Farmasi.

36

7. Apoteker :

a. Menyusun rencana kerja anggaran ( RKA ) unit kerja

Farmasi.

b. Menyiapkan obat-obatan sesuai resep.

c. Meracik obat sesuai resep.

d. Mengendalikan kegiatan peracikan, penyimpanan, penyediaan

dan penyaluran obat-obatan dan bahan kimia dan penyaluran

alat kedokteran, alat keperawatan dan alat kesehatan serta

pelaksanaan sterilisasi.

e. Mengendalikan tertib administrasi usaha.

f. Mengendalikan produktivitas SDM unit kerja farmasi.

g. Menyusun laporan anggaran.

8. Bagian Gudang :

a. Menerima resep dari user atau instalasi terkait.

b. Memeriksa obat sesuai resep.

c. Memilah-milah obat sesuai jenis obat.

d. Mencatat jumlah obat yang diterima.

9. Bagian Pembelian :

a. Melaksanankan pembelian untuk bahan baku.

b. Mengendalikan barang yang akan dan sedang dalam

pembelian.

c. Mencari pemasok yang bersaing (mutu, harga dan pelayanan).

36

d. Melaksanakan pelatihan bagi karyawan baru sesuai dengan

pekerjaannya (OnJobTraining).

10. Kasir :

a. Menerima cek atau dokumen keuangan.

b. Membaca dan mengecek besaran uang didalam cek atau

dokumen.

c. Mencatat jumlah atau pemasukan uang kedalam buku

keuangan.

d. Menghitung jumlah uang diterima atau yang akan dibayarkan.

e. Memberikan cek atau uang sesuai jumlah yang tertera.

f. Menyimpan uang di dalam brangkas.

3.1.5 Metode Persediaan Yang Diterapkan

Metode penilaian persediaan yang diterapkan oleh Rumah Sakit THT

Bedah Prof.Nizar adalah metode First-in, first-out (FIFO). Metode First-in, first-

out (FIFO) merupakan metode yang didasarkanpada asumsi bahwaunit yang

terjualadalah unittertuadalam gudang.

3.2 Ruang Lingkup Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan

3.2.1 Prosedur sistem informasi persediaan dan pembelian barang Rumah

Sakit

Setiap harinya setelah jam pengunjung habis, Bagian Gudang memeriksa

seluruh resep yang ada selama 1 hari kerja, kemudian melakukan rekapitulasi

36

barang. Setelah itu, mencocokkan stock barang yang terdapat di kartu stock

dengan rekapitulasi harian sebelumnya, jika ternyata stock menipis dan berada di

jumlah tertentu maka Bagian Gudangakan membuat Surat Pembelian Barang

(SPB).

3.2.1.1Prosedur Pembelian Barang

Bagian Pembelian akan memesan barang kepada supplier. Bagian

Pembelian akan mengidentifikasi Supplier berdasarkan Daftar Supplier yang ada

pada sistem. Setelah Supplier terpilih sesuai dengan kebutuhan, Bagian

Pembelian akan meminta penawaran harga dari Supplier.

Setelah supplier memberikan Surat Penawaran Harga, Bagian Pembelian

akan menilai kecocokan harga dari penawaran harga yang diberikan. Jika

penawaran harga yang diberikan oleh supplier kurang cocok, maka bagian

pembelian akan mengidentifikasi kembali supplierlain untuk meminta penawaran

harga dan terus dilakukan hingga mendapatkan penawaran harga yang cocok.

Jika harga telah cocok, maka Bagian Pembelian akan membuat Surat

Pesanan secara manual dan sistem.Pada proses manual, Surat Pesanan terdiri dari

dua rangkap yang dibedakan dalam dua warna, putih dan merah. Warna putih

untuk dikirimkan kepada Supplier sebagai bukti pemesanan terhadap barang

yang dibeli, dan warna merah untuk disimpan sebagai arsip.Setelah membuat

Surat Pesanan maka Bagian Pembelian akan mengirimkan Surat Pesanan rangkap

satu kepada Supplier.

36

Surat Pesanan juga dibuat pada form pembelian yang terdapat dalam

sistem untuk dicetak kembali guna keperluan pelaporan secara periodik dalam

bentuk Laporan Pembelian Barang.

3.2.1.2 Prosedur Barang Masuk

Supplier memberikan barang yang dipesan dengan menyertakan faktur

sebagai bukti pemesanan dan kemudian Bagian Gudang akan mengecek kondisi

barang (Jumlah, batch, exp date) setelah barang sesuai, Bagian Gudang

menandatangani faktur dan barang diterima. Apabila barang yang dipesan telah

sesuai, maka Bagian Gudang akan membuat Surat Terima Barang (STB)

3rangkap :

Rangkap 1 : Dikirimkan kepada Bagian Pembelian.

Rangkap 2 : Diberikan kepada kurir sebagai bukti barang telah diterima oleh

Rumah Sakit.

Rangkap 3 :Disimpan sebagai Arsip oleh Bagian Gudang.

Berdasarkan Surat Terima Barang yang dikirimkan oleh Bagian

Gudang, Bagian Pembelian akan menginputnya ke dalam form penerimaan

barang yang akan secara otomatis meng-update data pada Ms barang.

Kemudian Bagian Pembelian akan melakukan dokumentasi serta

menghasilkan rekap pembelian untuk diberikan kepada bagian keuangan guna

melakukan pembayaran.

3.2.1.3 Prosedur Barang Keluar

36

Dimulai ketika kasir memberikan Surat Permintaan Barang yang berupa

resep kepada bagian gudang. Setelah menerima resep dari bagian kasir, bagian

gudang kemudian memeriksa stockbarang yang diminta apakah tersedia atau

tidak. Jika barang yang diminta tidak tersedia, bagian gudang akan

menginformasikan kepada bagian kasir agar bagian kasir dapat

memberitahukan kepada pasien. Jika barang yang diminta tersedia maka Bagian

Gudang akan menyiapkan barang yang stocknya tersedia lalu menyerahkannya

kepada kasir.

Kondisi barang keluar juga terjadi ketika Ketua perawat di setiap bagian

(Kamar Bedah, Perawatan, Rawat Jalan) mengakumulasi jumlah barang yang

telah habis dipakai, ketika barang telah mencapai titik tertentu maka Ketua

Perawat akan membuat Surat Permintaan Barang kepada Kasir di dalam

Instalasi Farmasi. Setelah menerima Surat Permintaan Barang tersebut Kasir

akan menyerahkan Surat Permintaan Barang kepada Bagian Gudang. Setiap

jenis barang yang diberikan kepada Kasir akan di-update oleh Bagian Gudang

pada Ms Barang dalam sistem dan mencatat barang keluar ke dalam buku serta

kartu stock. Kemudian Bagian Gudang akan membuat Laporan Persedian

barang, untuk mengetahui pengeluaran dan penggunaan barang selama

periodik.

36

3.2.2. Overview Activity Diagram (OAD)

3.2.2.1. OAD

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram

36

3.2.3. Detailed Activity Diagram (DAD)

3.2.3.1. DAD

1. Mengecek Stock Barang

Gambar 3.5 DAD Mengecek Stock Barang

36

2. Mengidentifikasi Supplier

Gambar 3.6 DAD Mengidentifikasi Supplier

36

3. Memesan Barang

Gambar 3.7 DAD Memesan Barang

36

3.2.3.2. DAD Proses Barang Masuk

1. Menerima Barang

Gambar 3.8 DAD Menerima Barang

36

2. Meng-Update Stock Barang

Gambar 3.9 DAD Meng-update Stock Barang

36

3.2.3.3. DAD Proses Barang Keluar

1. Menerbitkan SPB

Gambar 3.10 DAD Menerbitkan SPB

36

3. Meng-Update Stock Barang

Gambar 3.12 DAD Mengupdate Stock Barang

36

3.2.4. Dokumen yang digunakan

1. Dokumen Internal :

a.Surat Pembelian Barang (SPB).

b. Surat Pesanan

c. Surat Terima Barang (STB)

d. Surat Permintaan Barang (SPB)

e. Kartu Stock

2. Dokumen Eksternal :

a. Surat Penawaran Harga

b. Faktur

3.2.5. Form yang digunakan

a. Form Ms Supplier

b. Form Pembelian

c. Form Penerimaan Barang

d. Form Ms Barang

3.2.6. Laporan yang dihasilkan

a.Laporan Pembelian Barang

36

b.Laporan Persedian Barang

3.3 Pengendalian dalam Rumah Sakit

Instalasi Farmasi RS THT Bedah Prof.Nizar mempunyai bentuk

pengendalian terhadap sistem informasi yang berjalan di Instalasi Farmasi

tersebut yaitu dengan melakukan audit setiap bulannya.

Audit dilakukan oleh audit intern pada Rumah sakit yang menghasilkan

laporan audit setiap bulannya. Instalasi Farmasi RS THT Bedah Prof.Nizar juga

membatasi penggunaan hak akses pada karyawan sehingga hanya karyawan

yang terotorisasi saja yang bisa mengakses database.

3.4 Arsitektur Sistem Informasi

3.4.1. Konfigurasi

1. Hardware

a) 4 Monitor Acer14’ inch

b) Intel Pentium IV

c) Hardisk 350 GB

d) 2 PrinterHp Deskjet

e) 2 Printer EPSON

f) 4 UPS

2. Software

a) Avira Antivirus

36

b) Windows XP2

c) Smart 1.0

3.4.2. Network

Jaringan yang digunakan oleh Instalasi Farmasi RS THT Bedah

Prof.Nizar adalah jaringan LAN dengan bentuk jaringan komunikasi

topologi bus. Jaringan komunikasi topologi bus adalah topologi yang

sering digunakan pada sistem client atau server, dimana salah satu mesin

pada jaringan tersebut memiliki fungsi sebagai file server, yang berarti

bahwa mesin tersebut dikhususkan hanya untuk pendistribusian data dan

biasanya tidak di gunakan untuk pemrosesan informasi.

`

`

`

Bagian Gudang Bagian Pembelian

Kasir

Server

Printer

Scanner`

Kepala Unit

36

3.4.3. Database

Database yang digunakan oleh Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar adalah sql

server 2008.