Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

2.2-205

ANALISIS SISTEM PELELANGAN TENDER

Ewaldus Ambrosius Tukan1), Janero Kennedy2)

Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM YogyakartaJl Ring road Utara, Condongcatur, Sleman, Yogyakarta 55281

Email : ewaldus.ambrosius@gmail.com1), janerokenedy@gmail.com2)

Abstrak

Perkembangan di bidang teknologi informasi khususnyateknologi internet dapat mempermudah dan membantuberbagai bidang pekerjaan yang terkait dengankemudahan akses, jarak dan waktu. Demikian puladengan perkembangan sistem pelalangan tender.Terdapat beberapa hambatan dan kesulitan dalamproses lelang tender tersebut diantaranya yaitu masalahbagi perusahaan kontraktor yang berada di luar kota,yang ingin mengikuti proses lelang tender. Dengandibuatnya sebuah sistem yang online dapatmempermudah pihak yang hendak mengikuti tendertersebut dan pihak management yang mengadakantender tesebut. Pembuatan sistem ini dengan maksudmengurangi batasan jarak untuk mengikuti prosespelelangan sehingga pemegang kontraktor dari luarkota dapat mengaksesnya.

Dalam proses pengerjaannya, aplikasi ini menggunakanweighting method dan sequential elimination byconjuntive constraint. Sehingga dapat menentukanpemenang tender yang tepat dan sesuai dengan bidangusahanya dan pihak penyelenggara dapat melakukankontroling paket tender yang sedang berjalan.

Kata kunci:Sistem informasi, pelelangan tender,weighting method, sequential elimination by conjuntiveconstraint.

1. Pendahuluan

Perkembangan di bidang teknologi informasi khususnyateknologi internet dapat mempermudah dan membantuberbagai bidang pekerjaan yang terkait dengankemudahan akses, jarak dan waktu. Makin mudahnyaakses internet pada masa sekarang turut mendorongberbagai industri konstruksi termasuk dikalanganpemerintah ikut serta memanfaatkannya.

Terdapat beberapa hambatan dan kesulitan dalam proseslelang tender tersebut diantaranya yaitu masalah bagiperusahaan kontraktor yang berada di luar kota, yangingin mengikuti proses lelang tender. Selama ini proseslelang tender yang diterapkan dengan caramengumpulkan para kontraktor dalam satu ruangandengan dihubungkan oleh satu server. Sehingga merekaharus melakukan perjalanan yang cukup jauh untukmengikuti proses lelang tender yang banyak danberbelit-belit serta masalah keterbatasan waktu yang

dimiliki dengan peluang untuk menang pun 0%. Selainitu proses lelang tender dan pengelolaan data besertadokumen dalam proses tender yang sangat banyakmembutuhkan waktu yang lama untuk mengevaluasisetiap data beserta dokumen yang masuk tersebut.

Dengan dibuatnya aplikasi ini diharapkan dapatmembantu para perusahaan kontraktor untuk mengikutiproses tender secara praktis dan online. Aplikasi ini jugamerupakan suatu wadah bagi para pemegang tender danperusahaan kontraktor untuk bertemu danberkomunikasi. Selain itu juga ditujukan agar dapatmemudahkan perusahaan kontraktor untuk mencari danmendapatkan tender yang sesuai dengan bidang yangdikuasai.

Koordinasi yang baik sangat diperlukan untukkesinambungan dan komunikasi antar pihak yang terlibatdalam suatu proyek. Oleh karena itu pada masa sekarangini, dunia teknologi informasi dapat membantu danmemberi kemudahan penyedia proyek untuk melakukanpemantauan dan pengawasan suatu kegiatan dalamlingkungannya.

Adapun permasalahan ini diambil dari jurnal sisteminformasi dengan judul Sistem Lelang Tender danDealing Online Berbasis Web (Studi Kasus pada PT. X)yang ditulis oleh Daniel Jahja Surjawan dan GraceApriyanti, serta tesis dengan judul PengembanganSistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Website(Studi Kasus : Pelaksanaan Proyek Konstruksi DiKampus UNDIP Tembalang) yang ditulis oleh YuliandriPriyo Nugroho. Dari kedua tulisan ini, lebih menjadisorotan adalah pemodelan data serta entity relationshipdiagram.

Tinjauan Pustaka

Definisi Sistem

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yangerat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsibersama - sama untuk mencapai tujuan tertentu [1].

Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah diinterpretasikan untukdigunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistempengolahan informasi akan mengolah data menjadiinformasi atau mengolah data dari bentuk yang tidakberguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

2.2-206

informasi dilukiskan paling berarti dalam kontekspengambilan keputusan.

Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatuorganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahantransaksi harian yang bersifat manajerial dengankegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapatmenyediakan laporan - laporan yang diperlukan olehpihak luar tertentu [1].

Penentuan Kebutuhan

1. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional berhubungan langsung denganproses sistem yang ditampilkan atau informasi yangdibutuhkan di dalam sistem tersebut. Kebutuhanfungsional berhubungan langsung ke analisisselanjutnya (fungsional, struktural, dan modelperilaku) karena mereka menentukan fungsi harusdimiliki oleh sistem tersebut.

2. Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan nonfungsional mengacu pada sifatperilaku yang sistem harus miliki, seperti kinerja dankegunaan. Kebutuhan non fungsionalmenggambarkan berbagai karakteristik mengenaisistem: operasional, kinerja, keamanan, dan budayadan politik [4].

Konsep Pemodelan

Pemodelan biasanya mencakup dua hal, pemodelanproses dan pemodelan data yaitu cara formal untukmenggambarkan bagaimana bisnis beroperasi,sedangkan pemodelan data untuk menggambarkan datayang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis[1].

Pemodelan Proses

Unified Modeling Language (UML)

UML (Unified Modeling Language) adalah sebuahbahasa yang berdasarkan grafik / gambar untukmemvisualisasi, menspesifikasikan, membangun danpendokumentasian dari sebuah sistem pengembangansoftware berbasis Object Oriented.

Diagram UML1. Use Case Diagram

Diagram yang menggambarkan actor, use case danrelasinya sebagai suatu urutan tindakan yangmemberikan nilai terukur untuk aktor.

2. Class Diagram

Class Diagram menggambarkan struktur statis darikelas dalam sistem dan menggambarkan atribut,operasi dan hubungan antara kelas. Class Diagrammembantu dalam memvisualisasikan struktur kelas-kelas dari suatu sistem. [2]

Tujuan (UML)a. Memberikan model yang siap pakai, bahasa

pemodelan visual yang ekspresif untukmengembangkan dan saling menukar model denganmudah dan dimengerti secara umum.

b. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dariberbagai bahasa pemrograman dan proses rekayasa.

c. Menyatukan praktek - praktek terbaik yang terdapatdalam bahasa pemodelan.

Pemodelan Data

Konsep Basis Data

Database adalah kumpulan file - file atau tabel - tabelyang saling berelasi atau berhubungan antara satudengan yang lain. Relasi tersebut ditunjukkan adanyakunci dari tiap file atau tabel yang ada. Dalam satudatabase biasanya terdiri dari sekumpulan data tiap padasuatu kantor atau perusahaan yang saling berhubungan[3].

2. Pembahasan

Weighting Method

Panitia tender mengalami weighting method ketika nilaidari suatu kontraktor yang mereka ambil hendakdiproses. Berbagai macam komponen dari rangkaianpemilihan kontraktor memiliki bobot presentase tertentu.Misalnya 30% untuk data administrasi, 30% untuk datakeuangan, dan 40% untuk data teknis. Angka numerictiap presentase kemudian dikalikan dengan presentase,dan nilai akhir kemudian dihitung.

Pengambil keputusan dihadapi dengan 3 pilihankontraktor yang akan ditunjukkan untuk mengerjakantender yang ada (data administrasi, data keuangan dandata teknis). Setiap atribut diberi nilai oleh pengambilkeputusan. Setelah memeriksa spesifikasi setiap pilihankontraktor, pengambil keputusan memberikan nilaiuntuk tiap atribut di tiap pilihan kontraktor, dalam kasusini nilai berkisar antara 1 hingga 10. Skor total kemudiandihitung dan hasil perhitungannya ditempatkan padabagian paling bawah pada masing-masing pilihan.Pengambil keputusan pun kemudian mengambil pilihanberdasarkan skor total tertinggi.

Sequential Elimination by Conjuntive Constraint

Teknik eliminasi berikutnya adalah conjunctiveconstraints. Seperti namanya, pengambil keputusanmengatur batasan atau standar, kemudian memprosesnya

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

2.2-207

untuk mengeliminasi semua alternatif yang tidakmemenuhi batasan (constraints). Jika batasan diaturterlalu ketat, seluruh alternatif dapat tereliminasi, tetapijika batasan tidak terlalu ketat, banyak alternatif yangtersisa.

Tabel 1. Contoh Perhitungan Metode SequentialElimination by Conjunctive Constraints Bagian I

Pada awalnya Kontraktor 1 dan 3 menjadi solusipotensial, maka pengambil keputusan mengubah nilaikolom. Standar. sampai hanya satu pilihan yang tersisa.Pengambil keputusan mengubah nilai atribut .SuratIdentitas Diri. dari 2 menjadi 3. Maka sebagai hasilnya,Kontraktor yang paling potensial untuk dipilih adalahKontraktor 1.

Tabel 2. Contoh Perhitungan Pada Metode SequentialElimination by Conjunctive Constraints Bagian II

Kebutuhan Fungsional1. Proses Pengajuan Paket Tender

1.1. Penyusunan jadwal pembukaan tender1.2. Penetapan cara pelaksanaan, tahap dan lokasi

tender1.3. Penyusunan dan penetapan harga perkiraan

sendiri1.4. Penyerahan dokumen pembukaan dan

diinputkan ke sistem1.5. Pembukaan tender oleh panitia tender

2. Proses Pemilihan Paket Tender2.1. Pemilihan tender oleh Kontraktor2.2. Pembayaran RKS2.3. Kontraktor menginput data diri

3. Proses Seleksi Kontraktor3.1. Proses seleksi data administrasi3.2. Proses seleksi data keuangan3.3. Proses seleksi data teknis

4. Proses Bidding System4.1. Proses penawaran harga sesuai indikator

HPS/EO4.2. Proses penentuan pemenang berdasarkan

penilaian harga penawaran yang diajukan

Kebutuhan Non Fungsional :

1. Operasional1.1. Sistem informasi lelang dan tender dapat

menampilkan informasi tender yang tersedia1.2. Harus dapat diintegrasikan dengan sistem

dealing yang sudah ada2. Performance

2.1 Harus tersedia selama 12 jam kerja selama 7hari kerja per minggu

2.2 Bidding System berlangsung selama 20 menit2.3 Menampilkan dokumentasi update tender yang

sedang dikerjakan3. Kesamanan

3.1. Terdapat level account bagi admin, panitiatender, dan kontraktor

3.2. Data Master hanya boleh di akses oleh admin3.3. Bobot dan Nilai hanya boleh di akses oleh

panitia tender4. Politik dan Budaya

4.1 Sistem meminimalisir kemungkinan tindakanpenyelewengan anggaran.

4.2 Pelaporan anggaran dibuat secara terbuka.

Use Case Diagram

Gambar 1. Use Case Diagram Aplikasi SistemPelelangan Tender

Diagram Use Case pada gambar 1 di atas menunjukkanbussines process yang dapat dilakukan oleh user. Ada 3actor yang dapat mengakses sistem, semua actor dapatmelakukan login maupun logout dari sistem. actorpertama admin, admin dapat mengolah data admin, datakontraktor yang lolos verifikasi, data berita yangdibutuhkan pengguna, menentukan jadwal pengerjaanproyek, paket - paket tender yang akan dilelang,menentukan siapa saja yang bertugas sebagai panitiatender dan memberikan notifikasi kepada kontraktor.Actor kontraktor, kontraktor dapat melihat notifikasiyang diberikan oleh admin dan kontraktor dapatmelakukan upload dokumentasi yang terdiri dari

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

2.2-208

dokumen administrasi, keuangan, tekni dan data datadokumentasi pendukung seperti video maupun foto.Selanjutnya actor panitia tender, panitia tender dapatmenentukan bobot standar dari paket – paket tender yangdilelang serta panitia juga dapat menilai dokumen -dokumen yang telah diinputkan oleh kontraktorsebelumnya.

Class Diagram

Gambar 2. Class Diagram Aplikasi Sistem PelelanganTender

Class diagram pada gambar 2 di atas menunjukkanbeberapa hal dapat dilakukan terhadap sistem, mulai dariclass admin yang dapat mengakses kelas admin sendiri,class admin juga dapat melakukan input data panitiatender, berita, jadwal, HPS, Kontraktor dan paket tender.Kemudian class panitia tender dapat menginputkan classnilai dan class bobot. Selanjutnya class paket tendermempunyai class bobot terhadap paket tender yangdipilih. Class kontraktor dapat mengakses class dokumen– dokumen serta mempunyai class nilai yang didapatdari penilaian oleh class panitia tender. Kemudian hasilyang didapat adalah pemenang tender yang didapat dariclass rating, yaitu point yang tertinggi lah yang akanmenjadi pemenang tender.

Entity Relationship Diagram

Gambar 3. ERD Aplikasi Sistem Pelelangan Tender

Berdasarkan gambar 3, menjelaskan entitas yang adadalam perancangan sistem ini di mana panitia tendermemiliki bobot dan nilai yang berguna dalam prosespenilaian kontraktor. Terdapat kontraktor yang dapatmengakses proses bidding system dengan adanya tabelauction, dan dapat mengakses data foto yang mana akandigunakan oleh panitia tender untuk kontroling pakettender yang sedang berjalan. Admin mempunyai hakakses terhadap paket-paket tender yang tersedia danberita yang bisa diinputkan.

Usulan Rancangan Interface

Gambar 4. Draft Halaman Log In

Gambar 4, merupakan rancangan halaman log in yangdisarankan. Di mana pada halaman ini masing-masinguser bisa masuk ke dalam sistem sesuai dengan tugasnyamasung-masing. Terdapat pula berita yang dapat dibacasebagai media informasi terhadap user yangmengaksesnya.

Gambar 5. Draft Halaman Paket Tender

Gambar 5 merupakan usulan rancangan halaman pakettender yang diinputkan oleh admin yang mana padahalaman ini pula kontraktor dalam memilih paket tenderyang sesuai dengan bidang usahanya masing-masing.

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

2.2-209

Gambar 6. Draft Halaman Score Card

Gambar 6, merupakan usulan rancangan halaman scorecard yang mana diinputkan oleh panitia tenderberdasarkan dokumen yang telah diupload olehkontraktor.

Gambar 7. Draft Halaman Bidding System

Gambar 7, merupakan usulan rancangan halamanbidding system yang mana pada halaman ini kontraktormelakukan penawaran harga yang sesuai dengankesanggupannya dalam pelelangan paket tender yangtelah dipilihnya setelah dinyatakan lolos seleksi olehpanitia tender.

3. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan di atas dapatditarik kesimpulan bahwa aplikasi sistem pelelangantender ini membantu pihak panitia tender dalampengambilan keputusan untuk menentukan pemenangtender. Selain itu, aplikasi ini juga dapat membantupihak pantia tender dalam kontroling progres kerjatender yang dikerjakan dengan adanya model foto yangdapat diupload oleh pihak kontraktor yang mengerjakantender yang telah dimenangkannya dalam proses biddingsystem.

Daftar Pustaka[1] Sutabri. Tata “Analisis Sistem Informasi” Yogyakarta: Andi

Offset, 2012.[2] Mulawarman Jurnal Informatika Vol: 6 No.1 (Februari 2011).[3] Sunyoto, Andi, “Pemrograman Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL”, Yogyakarta: Andi Offset, 2007.[4] Dennis, Alan, et.al., “System Analysis Design UML Version 2.0 –

Third Edition”, Hoboken: John Wiley & Sons, Inc, 2009.

Biodata Penulis

Ewaldus Ambrosius Tukan, memperoleh gelar SarjanaKomputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIKAMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2012. Saat ini sedangmenempuh pendidikan Magister Teknik Informatika diSTMIK AMIKOM Yogyakarta.

Janero Kennedy, memperoleh gelar Sarjana Komputer(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOMYogyakarta, lulus tahun 2013. Saat ini sedangmenempuh pendidikan Magister Teknik Informatika diSTMIK AMIKOM Yogyakarta.