ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 ...

Jurnal Ilmiah WIDYA Volume 5 Nomor 1 JanuariJuli 201840

ISSNISSNL

2337668623383321

ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTUISO 9001:2015 PADA PENDIDIKAN TINGGI MARITIM DI

INDONESIA

TukiyoAkademi Maritim Djadajat JakartaEmail: [email protected]

ABSTRAK: Hasil konvensi International Maritime Organization (IMO) tentang Standard of Training and Watchkeeping for Sefarer’sAmendment 2010, (STCW_1978, Amandemen 2010) di Manila, bahwa semua Lembaga Pendidikan Kepelautan, wajib menerapkanSistem Manajemen Mutu (SMM). Salah satu sistem manajemen mutu yang saat ini banyak diadopsi adalah Sistem Manajemen MutuISO 9001:2015. Sebenarnya terdapat sistem manajemen mutu lain yang dapat dipilih antara lain, TQM, QMET, SNI, dan ISO9001:2015, Di Indonesia hampir semua Diklat Kepelautan menerapkan SMM ISO 9001:2015. Penerapan SMM pada hakekatnyaadalah meningkatkan mutu layanan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan sebesar besarnya. Tujuan penelitian ini adalahuntuk mengetahui sejauh mana kesesuaian penerapan klausul (article) ISO 9001:2015, dapat diaplikasikan pada Pendidikan TinggiKepelautan (Pendidikan Tinggi Kemaritiman) di Indonesia, sehingga dapat meningkatkan mutu lulusan. Penelitian ini menggunakanmetode analisis kualitatif, untuk mendeskripsikan secara mendalam keseuaian dan penerapan klausul ISO 9001:2015 pada PendidikanTinggi Maritim di Indonesia. Hasil penelitian bahwa tidak semua klausul ISO 9001:2015, yang berjumlah 10 klausul dapatdiaplikasikan didalam Pendidikan Tinggi Maritim. Hal demikian karena SMM ISO pada awalnya dirancang untuk Perusahaan.

Kata kunci: sistem manajemen mutu, ISO 9001:2015, pendidikan tinggi maritim

ABSTRACT: The result of International Maritime Organization (IMO) convention on Standard of Training and Watchkeeping forSefarer’s Amendement 2010 Manila, (STCW_1978, Amendement 2010) Manila. All of Maritime Education Training/College, mustapplication the Quality of Management System (QMS). Many Institution of Maritime Education and Training in Indonesia haveapplication QMS ISO 9001:2015.There are alternative application QMS as TQM, QMET, SNI and ISO 9001:2015, but in Indonsiamany Maritime Education and Training more familiar application to ISO 9001:2015. Basicly application QMS to improve satisfactoryservice consumen. The goal of research is to known appropriate articles of ISO 9001:2015, for Maritime Education and Trainingservices, so can improve the capacity of competencies graduated.Research metode is naliysis qualitative to deept elaborationapplication article of ISO 9001:2015 to Maritime Education and Training services.Result research that not all article ISO 9001:2015aplicable to The Maritime Education Training. Basicly QMS ISO are desained specialy for Industries, but now ISO 9001:2015 hasdesigned for general purpose application industries including, and public service.

Keywords: quality management system, ISO 9001:2015, maritime education

PENDAHULUANLatar belakang penelitian ini adalah berdasarkan

data sampel tingkat kompetensi lulusan MahasiswaPerguruan Tinggi Maritim di Indonesia sangatrendah. Data yang diambil dari hasil Ujian KeahlianPelaut (UKP) kategori perdana (baru pertama kalimengikuti UKP), untuk ijazah Ahli Nautika TingkatIII (ANTIII) dan Ahli Teknika Tingkat III (ATTIII)yang diselenggarakan Dewan Penguji KeahlianPelaut (DPKP), Direktorat Jenderal PerhubunganLaut. tahun akademik 2017/2018 yangdiselenggarakan dalam 3 periode ujian, sejumlah3064 orang. Dari jumlah tersebut, dinyatakan luluspada kategori perdana ini pada periode I hanya 17%.Lulus pada periode II periode 19 %, dan Lulus padaperiode III adalah 19 %. Dengan demikian rata ratatingkat kelulusan UKP pada kesempatan I hanya18,3%. Berdasarkan data tersebut mutu kinerja prosesbelajar mengajar harus ditingkatkan.

Hasil konvensi International MaritimeOrganization (IMO) tentang Standard of Trainingand Watchkeeping for Sefarer’s Amendment 2010,(STCW_1978, Amandemen 2010) di Manila, bahwasemua Lembaga Pendidikan Kepelautan, wajibmenerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM). Salahsatu sistem manajemen mutu yang saat ini banyakdiadopsi adalah Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2015. Sebenarnya terdapat sistem manajemenmutu lain yang dapat dipilih antara lain, TQM,QMET, SNI, dan ISO 9001:2015, Di Indonesiahampir semua Diklat Kepelautan menerapkan SMMISO 9001:2015. Penerapan SMM pada hakekatnyaadalah meningkatkan mutu layanan untukmemberikan kepuasan kepada pelanggan sebesarbesarnya.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahuisejauh mana kesesuaian penerapan klausul (article)ISO 9001:2015, pada Pendidikan Tinggi Kepelautan

Tukiyo,40 48

Analisis Penerapan Sistem Manajemen MutuISO 9001:2015 Pada Pendidikan Tinggi

Maritim di Indonesia


(Pendidikan Tinggi Kemaritiman) di Indonesia,sehingga dapat meningkatkan mutu lulusan.

METODOLOGI PENELITIANPenelitian ini menggunakan metode analisis

kualitatif, untuk mendeskripsikan secara mendalamkeseuaian dan penerapan klausul ISO 9001:2015pada Pendidikan Tinggi Maritim di Indonesia.

PEMBAHASAN

Sekolah Tinggi Ilmu Pelayaran (STIP)Akademi Ilmu Pelayaran (AIP), sekarang

Sekolah Tinggi Ilmu Pelayaran (STIP) adalahPendidikan Tinggi Maritim di Indonesia, dibawahKementerian Perhubungan, didirikan pada tahun1955. Kemudian disusul berdirinya Akademi/Politeknik atau Sekolah Tinggi Maritim lain yangdiselenggarakan masyarakat. Pendidikan TinggiMaritim merupakan sub Sistem Pendidikan Nasional,wajib memenuhi persyaratan nasional (Sisdiknas) dankonvensi internasional yaitu International MaritimeOrganization (IMO), tentang Standard of Trainingand Sertification Watchkeeping for Seafarer’s tahun1978 (STCW1978. Amendement 2010, Manila.

Analisis Penerapan Sistem Manjemen Mutu(SMM) ISO 9001:2015 Pada Pendidikan TingggiMaritim di Indonesia

International Organization for Standardization(ISO) mengeluarkan ISO 9001, yang dipublikasikan23 September 2015, yang saat ini telah diaplikasikanpada beberapa sektor, yaitu perusahaan, instansiswasta (private) dan beberapa Instansi Pemerintah(public organizations).

Analisis Penerapan Klausul ISO 9001:2015 PadaPendidikan Tinggi Maritim di Indonesia

ISO 9001:2015 terdiri dari 10 klausul yaitu: (1)Ruang Lingkup Penerapan, (2) Referensi, (3)Definisi, (4) Konteks Organisasi, (5) Kepemimpinan,(6) Perencanaan, (7) Pendukung, (8) Operasi, (9)Evaluasi Kinerja, dan (10) Peningkatan. Klausul 1, 2dan 3 tidak menjadi persyaratan sedangkan klausul 4sampai dengan klausul 10, bersifat wajibdipersyaratkan. Bagaimana penerapan klausul klausultersebut pada Pendidikan Tinggi Maritim, dibawahini akan dibahas per klausul.

Klausul 1 Ruang Lingkup Penerapan

Klausul ini tidak menjadi persyaratan, tetapiPimpinan Pendidikan Tinggi Maritim, harusmenjelaskan ruang lingkup penerapan SistemManajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015.

Klausul 2 Referensi

Klausul ini tidak menjadi persyaratan, tetapiPimpinan Pendidikan Tinggi Maritim harusmenjelaskan aturan aturan nasional, internasional danaturan internal yang menjadi dasar penerapan SistemManajemen Mutu.

Klausul 3 Definisi

Klausul ini tidak menjadi persyaratan, tetapiPimpinan Pendidikan Tingggi Maritim harusmenjelaskan istilah istilah dalam SMM, agar semuapersonil yang terlibat pemahaman yang sama.

Klausul 4 Konteks Organisasi.

1. Memahami Kontek OrganisasiPersyaratan klausul ini yaitu Pimpinan dan semua

personil harus memahami kontek internal daneksternal. Pimpinan harus terlibat dalam menjabarkankonteks internal dan eksternal Perguruan TinggiMaritim, berkaitan dengan tujuan visi, misi, danfungsinya sesuai persyaratan penerapan SMM ISO9001:2015. Hal ini karena Pimpinan memilikitanggung jawab dan kewenangan penuh, untukmengambil keputusan.2. Memahami Kebutuhan dan Harapan PihakTerkait

Penerapan klausul ini mensyaratkan Pimpinanmemahami dan menetapkan stakeholder terkaitpersyaratan ini yaitu: (1) Mahasiswa (2) orangtua/wali yang (3) perusahaaan Pelayaran/Industrimaritim yang menampung lulusan, dan (4) Dosen/Karyawan (5) Kementerian terkait.3. Menentukan Lingkup Sistem Manajemen Mutu(SMM)

Penerapan klausul 4.3 ini, Pimpinan Perguruanmenentukan Lingkup Sistem Manajemen Mutu, yangmenjadi cakupan aplikasi layanan dan yang tidakdiaplikasikan. ISO 9001:2015 tidak mensyaratkanadanya Manual Mutu, tetapi diperlukan dokumensebagai pedoman SMM. ISO 9001:2015 tidakmembuat aturan klausul mana yang bisa dikecualikan. Pendidikan Tinggi Maritim, dapat menentukanLingkup SMM sendiri, tetapi harus mengacu konteks.

Tukiyo,40 48




4. Sistem Manajemen Mutu dan Proses ProsesnyaPenerapan Klausul ini, Pimpinan harus

menetapkan, menerapkan, memelihara danmemperbaiki secara berkelanjutan proses prosesoperasi SMM serta interaksi antar proses. Memetakanproses proses pada Perguruan Tinggi yaitu: (1)Peneriman Mahasiswa Baru, (2) Pembelajaran, (3)Pengembangan kurikulum, (4) Penilaian, (5) evaluasidan monitoring. Menetapkan proses pendukung yaitu:(1) pemeliharaan sarana belajar, dan fasilitas umum,(2) pembelian, (3) perekrutan dosen/karyawan, dan(4) kerjasama.

Menetapkan syaratsyarat input yaitu: (1)mahasiswa baru, (2) kompetensi dosen/ karyawan dan(3) syarat kelulusan mata kuliah (4) Mengatasi resikodan peluang, (5) melakukan evaluasi dan perubahan(6) meningkatkan proses dan SMM. (7) Memeliharainformasi terdokumentasi.

Kepemimpinan1. Kepemimpinan dan Komitmen

Penerapan klausul 5.1 ini menpersyaratkanManajemen Puncak (Direktur/Ketua) menunjukkankepemimpinan dan komitmentnya terhadap SMM,antara lain: (1) akuntabilitas untuk efektifitas SMM,(2) memastikan kebijakan mutu dan sasaran mutusesuai dengan konteks (3) Memastikan integrasipersyaratan SMM dalam proses bisnis perguruantinggi (4) Mendorong pendekatan proses danpemikiran berbasis risiko, dan (5) memastikantersedianya sumberdaya.

2. Kebijakan

a. Pengembangan Kebijakan MutuPenerapan Klausul ini, mensyaratkan

Direktur/Ketua menetapkan, menerapkan danmemelihara kebijakan mutu, dan memastikan: (1)kebijakan mutu dan sasaran mutu sesuai dengankonteks, focus dan arah strategis, (2) menyediakankerangka kerja untuk menetapkan sasaran mutu,komitmen memenuhi persyaratan yang berlaku, danmelakukan perbaikan berkesinambungan.b. Komunikasi Kebijakan Mutu

Penerapan klausul ini mempersyaratkanPerguruan Tinggi Maritim memiliki Kebijakan mutu,yang dikomunikasikan dan dipahami semua personil,serta tersedia untuk pihak yang berkepentingan.(audit eksternal, monitoring/evaluasi).c. Peran Tanggung Jawab dan Otoritas

Penerapan klausul ini menyaratkanDirektur/Ketua, memastikan tersedianya personilyang bertanggungjawab dan berwenang untukmelaksanakan proses proses akademik yaitu:menunjuk Dosen dan Tenaga Kependidikan,mengkomunikasikan, dan memberikan pemahamansemua personil, memastikan SMM sesuai persyarataninternasional ini.

Perencanaan1. Tindakan Menangani Risiko dan Peluang

Penerapan klausul 6.1 ini mensyaratkan, ketikamembuat perencanaan Direktur/Ketua harusmempertimbangkan isu isu internal dan eksternal,memhami kebutuhan dan harapan stakeholder, sertamenentukan risiko dan peluang. Direktur/Ketua harusmampu menunjukkan bagaimana, mengurangi risikodan mempertinggi peluang,meningkatkan dampakyang diinginkan, dan mencegah/mengurangi dampakyang tidak diinginkan.

2. Sasaran Mutu dan Perencanaan UntukPencapaiannya.

a. Menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkatdan proses yang dibutuhkan untuk SMM.

Penerapan klausul ini, Direktur/Ketua harusmenetapkan sasaran mutu dan perencanaan padatingkat Institusi dan unit kerja.b. Ketika merencanakan, bagaimana mencapaisasaran mutu harus ditetapkan

Ketika membuat perencanaan bagaimanamencapai sasaran mutu, Direktur/Ketua harusmenetapkan beberapa aspek yaitu (1) apa yang akandilakukan, (2) sumber daya apa yang diperlukan, (3)siapa yang bertanggung jawab, (4) kapan waktudiselesaikan, (5) bagaimana hasilnya dievaluasi.3. Rencana Perubahan

Penerpan klausul ini, mensyaratkan ketikaDirektur/Ketua harus menentukan kebutuhanperubahan SMM (klausul 4.4), maka perubahan ituharus mempertimbangkan, tujuan perubahan dankonsekuensi potensialnya, integritasi atas SMM,ketersediaan sumberdaya, dan alokasi atau realokasidari tanggung jawab kewenangan.

Sumber Daya1. Umum

Penerapan klausul ini, Direktur/Ketua harus:menetapkan dan menyediakan sumberdaya untuk

Tukiyo,40 48




pembentukan, implementasi, pemeliharaan danpeningkatan berkesinambungan SMM, denganmempertimbangkan antara lain: kemampuan dankendala sumberdaya internal yang tersedia, apa sajayang perlu diperoleh dari penyedia ekternal(kerjasama diklat).

2. Personil

Penerapan klausul ini, Direktur/Ketua harusmenyediakan sumberdaya Dosen dan TenagaKependidikan untuk melaksanakan proses kegiatanlayanan akademik yang efektif dan prosespengendalian. Sumberdaya Dosen dan Karyawanharus memenuhi standar kompetensi minimal,pengalaman, aspek integritas, etika, kesehatanjasmani dan rohani.

3. Infrastruktur (Prasarana)

Penerapan klausul ini Direktur/Ketua harusmenetapkan, menyediakan dan memelihara saranadan prasarana pembelajaran sesuai persyaratannasional dan internasional, untuk menjamin SMMdilaksanakan secara efektif.

4. Lingkungan Untuk Operasi Proses

Penerapan klausul ini Direktur/Ketua harusmenetapkan, menyediakan dan memeliharalingkungan proses belajar mengajar yang aman,nyaman dan efektif. Lingkungan harus memenuhiaspek: (1) fisik, (2) sosial, dan (3) aspek psikologis.

5. Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya

a. UmumPenerapan klauul ini, Direktur/Ketua harus

menentukan instrumen pengukuran untukmemastikan hasil pemantauan dan pengukuranmemiliki keandalan (validit). Melakukan verifikasikesesuaian keluaran (output) dengan jasa layananyang diberikan. Tersedianya instrumen test /soal soalujian dan kuesioner. Validitas alat alat praktikumdilakukan melalui proses kalibrasi.b. Mampu Telusur Pengukuran

Penerapan klausul ini, Direktur/Ketuamenetapkan instrumen tes hasil belajar dan kuesioneryang valid sebagai syarat ketelusuran pengukuran.instrument akan selalu: (1) ditinjau ulang sesuaidengan persyaratan standar nasional daninternasional, tentang kompetensi lulusan, dandisimpan sebagai informasi terdokumentasi. (2)teridentifikasi untuk menentukan status kalibrasi alat

ukur, (3) dijaga dari kerusakan, penyetelan yangdapat membuat tidak validnya status kalibrasi danhasil pengukuran berikutnya.

6. Pengetahuan Organisasi

Penerapan klausul ini bahwa kompetensi Dosendan Karyawan harus sesuai dengan kebutuhan untukmelakssanakan proses layanan akademik yang fektif.Pengetahuan Dosen dan karyawan akan terusditingkatkan melalui; (1) pelatihan, seminar, (2)workshop, (3) magang, atau inhouse training, sesuaikebutuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan danteknologi.

7. Kompetensi

Penerapan Klausul ini mensyaratkan Direktur/Ketua harus menentukan: (1) syarat KomptensiDosen dan karyawan yaitu memiliki dasarpendidikan, kompetensi dan pengalaman yangdiperlukan, (2) mengambil tindakan untukmeningkatkan kompetensi yang diperlukan, (3)menyimpan data pelatihan sebagai informasiterdokumentasi. Acuan dalam menetukan kompetensiDosen dan karyawan merujuk kepada ketentuan yangberlaku nasional dan internasional.

a. Kesadaran/PemahamanPenerapan klausul ini mensyaratkan Direktur/

Ketua memastikan: (1) Dosen dan karyawanmemiliki kesadaran tentang: (a) kebijakan mutu, (b)sasaran mutu yang relevan, (c) kontribusi dalamefektifitas SMM, dan peningkatan kinerja mutu (d)implikasi dari ketidaksesuaian dengan persyaratanSMM.b. Komunikasi

Penerapan klausul ini mensyaratkanDirektur/Ketua harus menentukan komunikasiinternal dan eksternal yang relevan dengan SMM.Komunikasi tersebut mencakup aspek komunikasi:(1) tentang apa, (2) kapan berkomunikasi, (3) dengansiapa berkomunikasi, (4) bagaimana caraberkomunikasi, (5) siapa yang berkomunikasi.8. Informasi terdokumentasi

a. UmumPada dasarnya klausul ini mensyaratkan SMM

harus mencakup (1) Informasi terdokumentasi yangdipersyaratkan oleh Standar Internasionsal ISO9001:2015 (2) Informasi yang ditentukan PerguruanTinggi. Luasnya informasi terdokumentasi SMM dari

Tukiyo,40 48




suatu institusi dapat berbeda karena: (1) ukuran danjenis kegiatan, proses, produk dan layanan (2)kompleksitas prosesproses dan interaksinya (3)kompetensi personil.b. Membuat dan Memperbarui

Sub klausul 7.5.2 ini mensyaratkan ketikamembuat dan memperbarui informasi terdokumentasiDirektur/Ketua harus memastikan keseuaian: (1)identifikasi dan deskripsi (misalnya judul, tanggal,penulis, atau nomor referensi), (2) format (misalnyabahasa, versi perangkat lunak, grafis) dan media(misalnya kertas, elekronik), (3) tinjauan danpersetujuan untuk kecukupan dan kesesuaian.c. Pengendalian Informasi Terdokumentasi1) Informasi terdokumentasi

Penerapan klausul ini menyasaratkan Infomasiterdokumentasi yang diperlukan dalam SMM ini danStandar Internasional ini harus dikendalikan untukmemastikan: (1) tersedia dan cocok untuk digunakan,dimana dan kapan dipelukan, (2) terlindungi denganbaik.2) Mengendalikan Informasi Terdokumentasi

Penerapan klausul ini mensyaratkan Direktur/Ketua harus mengikuti kegiatan antara lain: (1)distribusi, akses, pengambilan, penggunaan (2)penyimpanan dan perlindungan, termasukperlindungan agar tetap terbaca, (3) pengendalianperubahan (miasal versi), (4) retensi dan disposisi.Informasi terdokumentasi ekternal diperlukan untukperencanaan, opersional SMM harus diidentifikasi,sesui dan dikendalikan. Informasi terdokumentasidisimpan sebagai bukti kesesuaian, dilindungi dariperubahan yang tidak diinginkan.

Operasional1. Perencanaan dan Pengendalian Operasional

Penerapan Klausul ini mensyaratkan Direktur/Ketua harus merencanakan, melaksanakan danmengendalikan proses proses akademik untukmemenuhi persyaratan, dan mengimplementasikantindakan dalam klausul 6.1 dengan cara menentukan:(1) persyaratan layanan, (2) kriteria untuk proses (a)prosesproses, (b) penerimaan lulusan dan layanan,(c) sumber daya (d) kendali proses akademik, (e)memelihara, menyimpan informasi terdokumentasiuntuk meyakinkan bahwa prosesproses telahdilakukan sesuai yang direncanakan, menunjukkankesesuaian atas layanan dengan persyaratan. Hasildan perencanan harus sesuai dengan operasional.

Direktur harus mengendalikan perubahan yangdirencanakan, meninjau konsekuensi dari perubahanyang tidak diinginkan, mengambil tindakan untukmengurangi efek samping sesuai dengan yangdibutuhkan. Direktur/Ketua harus memastikan bahwaoutsourcing dikendalikan (klausul 8.4)

2. Persyaratan Untuk Produk dan Layanan

a. Komunikasi PelangganPenerapan Klausul ini mensyaratkan adanya

komunikasi dengan mahasiswa mencakup: informasikurikulum program studi, kompetensi lulusan,layanan akademik lainnya, informasi sistempendidikan/ pembelajaran, informasi layanankemahasiswaan, umpan balik mahasiswa atau dosen.b. Penentuan Persyaratan untuk produk danLayanan

Penerapan klausul ini pada dasarnya Direkturmenetapkan, menerapkan dan memelihara prosesakademik untuk menentukan persyaratan kompetensilulusan, sesuai persyaratan kurikulum, dan layanannon akademik. Ketika mnentukan persyaratanlayanan, Direktur/ketua harus memastikan: (1)persyaratan untuk konpetensi lulusan dan layanantelah didefinisikan (dijelaskan) temasuk: (a)persyaratan hukun dan peraturan yang berlaku, dan(b) Hal yang dianggap perlu Perguruan TinggiMaritim.c. Tinjauan Persyaratan yang berkaitan denganproduk dan layanan

Penerapan klausul ini Direktur/Ketua memastikanbahwa Pimpinan memiliki kemampuan untukmemenuhi persyaratan kompetensi lulusan sesuaikurikulum program studi dan layanan yangditawarkan, melakukan tinjauan sebelum berkomitmen untuk menetapkan kompetensi lulusan danlayanan akadmik dan non akademik, penyaluranlulusan melalui Bursa Kerja Khusus (BKK) ataukerjasama Alumni, persyaratan hukum dan peraturandan kesanggupan mematuhi Tata Tertib Akademi.3. Perubahan persyaratan untuk produk danlayanan

Penerapan Klausul ini mensyaratkan Pimpinanmemastikan informasi terdokumentasi yang relevantelah diubah, maka semua personil yang berkaitantelah sadar atas persyaratan perubahan danpemberlakuannya.

Tukiyo,40 48




Desain dan Pengembangan Produk dan Layanan1. Umum

Penerapan klausul ini mensyaratkan Pimpinanharus menentukan, menerapkan, dan memeliharaKurikulum Program studi dan proses pengembangan,untuk memastikan kesinambungan layanan.

2. Perencanaan Desain dan Pengembangan

Penerapan klausul ini pada Pendidikan TinggiMaritim, adalah perencanan kurikulum Programstudi. Pengembangan kurikulum inti dilakukan pihakeksternal (Badan Diklat Perhubungan), danPerguruan Tinggi Maritim dapat mengembangkankurikulum ini menjadi kurikulum operasional,menambah muatan lokal yang diperlukan.

3. Input Desain dan pengembangan

Penerapan Klausul ini mensyaratkan Pimpinanmenetapkan persyaratan penting untuk masukanpenyusunan dan pengembangan kurikulum, denganmempertimbangkan antara lain: (1) persyaratanfungsional dan kinerja, (2) informasi yang diperolehdari kegiatan desain dan pengembangan kurikulumsebelumnya, (3) persyaratan hukum dan peraturan.Input harus memadai untuk keperluan desain danpengembangan kurikulum, lengkap dan jelas. Konflikinput harus desain dan pengembangan harusdiselesaikan. PT harus menyimpan informasiterdokumentasi pada input dan pengembangan.

4. Pengendalian desain dan Pengembangan

Penerapan klausul ini pada dasarnya mensyaratkan Pimpinan menerapkan kendali pada prosesPenyusunan dan pengembangan Kurikulumoperasional/institusional. Memastikan bahwa: (1)Kompetensi akhir lulusan didefinisikan dengan jelas,(2) melakukan tinjauan untuk mengevaluasikemampuan lulusan sesuai peryaratan, (3) melakukanverifiksi untuk memastikan lulusan memenuhipersyaratan inputnya, (4) melakukan validasi untukmemastikan kompetensi lulusan dan jasa memenuhipersyaratan (5) mengambil tindakan berdasarkanmasalah yang timbul dari tinjauan atau kegiatanverifikasi dan validasi, (6) informasi terdokumentasidan kegiatan ini disimpan.

5. Output desain dan Pengembangan

Penerapan klausul ini dilakukan atau ditetapkanditetapkan Badan Diklat Perhubungan tentangPengembangan Kurikulum memuat standar

kompetensi lulusan, matakuliah, silabus, metodepembelajaran, dan penilaian.

6. Perubahan Desain dan Pengembangan

Perubahan desain dan pengembangan kurikulumPendidikan Tnggi Maritim dilakukan oleh eksternal(Badan Diklat Perhubungan). Pimpinan perguruanTinggi Maritim melaksanakan kurikulum yang berlaku dalam proses belajar mengajar (akademik).

7. Pengendalian Produk dan layanan eksternalyang disediakan

a. UmumPenerapan klausul ini pada dasarnya, Pimpinan

harus memastikan proses proses layanan akademik,yang dilaksankan dengan pihak eksternal harusmemenuhi persyaratan. Jasa eksternal berupakerjasama penyelenggaraan pendidikan dikendalikanmulai proses perencanaan dan pelaksanaannya.Perguruan Tinggi Maritim harus menyimpaninformasi terdokumentasi dan setiap aktifitas yangdiperlukan hasil evaluasi.b. Jenis dan Tingkat Pengendalian

Pimpinan harus memastikan prosesproses yangdisediakan pihak eksternal tidak mempengaruhikemampuan Perguruan Tinggi Maritim secarakonsisten memberikan layanan kepada mahasiswa.Pimpinan harus memastikan: (1) proses eksternaltetap dalam kendali SMM, (2) mendefinisikankendali yang dimaksudkan untuk diterapkan kepadapihak penyedia eksternal, (3) mempertimbangkan: (a)dampak potensial pihak eksternal, dan layananterhadap kemampuan Perguruan Tinggi, secarakonsisten memenuhi persyaratan stakeholder danhukum atau peraturan yang berlaku, (b) efektifitaspengendalian yang diterapkan penyedia eksternal.c. Informasi untuk Penyedia Ekstenal

Klausul ini mensyaratkan Pimpinan harusmemastikan kecukupan persyaratan sebelum dikomunikasikan kepada penyedia eksternal, antara lainpersyaratan untuk: (a) proses proses layanan yangdiberikan, (b) persetujuan untuk: (1) layanan (2)metode, proses atau peralatan, (3) pelepasan atasproduk dan layanan. (c) Kompetensi/ kualifikasipersonil (d) Interaksi para penyedia eksternal denganPerguruan Tinggi, (e) Pengendalian dan pemantauankinerja penyedia eksternal untuk diterapkan diPerguruan Tinggi, (f) Kegiatan verifikasi atau validasibahwa Perguruan Tinggi.

Tukiyo,40 48




d. Produksi dan Penyediaan Layanan1) Pengendalian produksi dan penyediaan layanan

Pada dasarnya penerapan klausul ini padaPendidikan Tinggi Maritim, Pimpinan harusmenerapkan layanan dalam keadaan terkendali, yangmencakup (a) tersedianya informasi terdokumentasiyang mendefinisikan: (1) visi, misi, tujuan programstudi, (2) proses pembelajaran (b) penyaluran/penempatan praktik berlayar, (c) sumberdaya, danmonitoring. Penyediaan layanan ini dapat dirangkumdalam buku pedoman akademik, brosur ataupamphlet atau dokumen lainnya.2) Identifikasi dan Penelusuran

Penerapan klausul ini, Perguruan Tinggimemberikan Nomor Induk Mahasiswa (NIM). Statusatau kriteria lulusan dinyatakan dengan (1)memuaskan. (2) sangat memuaskan, dan (2) denganpujian. Perguuan Tinggi harus menyimpan informasiterdokumentasi berapa data lengkap mahasiswa/lulusan, ijasah dan sertifikat lainnya yang diperlukanagar dapat ditelusuri.3) Barang milik Pelanggan atau PenyediaEksternal

Secara umum klausul ini tidak diterapkan padaPerguruan Tinggi Maritim Perguruan Tinggi hanyameminta dokumen fotocopy yang dilegalisir, danaslinya disimpan atau dikembalikan kepadaMahasiswa..4) Perlindungan

Penerapan klausul ini pada Pendidikan TinggiMaritim dilakukan melalui proses penyaluran kerjalulusan yang ditangani unit Bursa Kerja Kusus(BKK) atau kerjasama dengan alumni, Proses danprosedur penyaluran dikendalikan, dievalusi dnditingkatkan mutunya terus menerus.5) Kegiatan pasca pengiriman

Penerapan klausul ini pada Pendidikan TinggiMaritim, dilakukan melalui kegiatan penelusurantamatan (tracer study) dengan menyebarkankuesioner untuk mengetahui kesesuaian kompetensidengan kebutuhan pasar kerja, kesesuaian latarbelakang pendidikan dan pekerjaan, sertamemperoleh masukan dari perusahaan.6) Kendali atas Perubahan

Penerapan klausul ini pada Pendidikan TinggiMaritim, Pimpinan harus meninjau danmengendalikan perubahan untuk penyediaan layanan,apabila diperlukan untuk memastikan kesesuaianyang berkesinambungan dengan persyaratan.

Pimpinan harus menyimpan informasi terdokumentasi yang menggambarkan hasil dari tinjauanperubaha, personil yang memberikan otorisasiterhadap perubahan dan setiap tindakan yangdiperlukan yang timbul karena tinjauan.7) Pelepasan atas produk dan layanan/Wisuda

Implementasi klausul ini pada Pendidikan TinggiMaritim dilakukan melalui proses Wisuda, bagimahasiswa yang telah memenuhi persyaratanakademik dan non akademik lainnya. PerguruanTinggi Maritim menyimpan infomasi terdokumentasiantara lain: (a) Hasil sidang yudisium, (b) ijazah, (c)transkrip nilai, dll..

Kendali atas Output yang tidak Sesuai1. Produk yang tidak sesuai

Penerapan klausul ini pada Penddiikan TinggiMaritim, Perguruan Tinggi dapat memberikankesempatan kepada lulusan mengikuti pelatihan yangdisediakan Institusi, sampai dinyatakan memilikikompetensi sesuai persyaratan kerja.

2. Menyimpan informasi terdokumentasi

Penerapan klausul ini pada Pendidikan TinggiMaritim pada dasarnya Direktur/Ketua harusmenyimpan informasi terdokumentasi yang mencakup: (1) daftar penilaian/hasil siding/yudisium,matakuliah setiap mahasiswa, (2) tindakan yang akandiambil, yaitu ujian ulang/her/remidieal (3)kriteriakelulusan dan lainnya.

Evaluasi Kinerja

Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi1. Umum

Penerapan klausul ini, Direktur/Ketua harusmenetapkan antara lain, bidang yang perlu dipantaudalam proses akademik ini, metode pemantauan,pengukuran, analisis dan evaluasi yang diperlukan,waktu/jadual pemantauan dan pengukuran, kapanhasil pemantauan dan pengukuran harus dianalisisdan dievaluasi, termasuk mengevaluasi kinerja danefektifitas SMM. Pimpinan harus menyimpaninformasi terdokumentasi yang tepat sebagai buktihasil.

2. Kepuasan pelanggan

Penerapan sub klausul ini, Pimpinan harusmemantau persepsi Mahasiswa/stakeholder sejauhmana kebutuhan dan harapan mereka terpenuhi, serta

Tukiyo,40 48




menentukan metode untuk memperoleh, memantaudan meninjau informasi ini, yaitu melalui umpanbalik.

3. Analisa dan Evaluasi

Penerapan klausul ini, Pimpinan menganalisisdan mengevaluasi data dan informasi hasilpemantauan dan pengukuran, untuk mengetahui: (a)kesesuaian jasa layanan, (b) tingkat kepuasanstakeholder (c) efektifitas SMM, (d) efektifitasperencanaan (e) efektifitas tindakan yang diambiluntuk menangani risiko dan peluang, (f) kinerjapenyedia eksternal, (g) kebutuhan untukmeningkatkan SMM. Metode analisis data termasukteknik statistik.

4. Melakukan Internal Audit

Pimpinan harus melakukan internal auditakademik, pada selang waktu yang direncanakan,untuk memperoleh informasi apakah SMM: (a) sesuaidengan (1) persyaratan organisasi untuk SMM, (2)persyaratan standar internasional ini, (b)diimplementasikan dan dipelihara dengan efektif.Pimpinan harus: (1) merencanakan, menetapkan, danmemelihara program audit termasuk frekuensi,metode, tanggung jawab, persyaratan perencanaandan pelaporan. (2) menentukan kriteria audit danruang lingkup, (3) memilih auditor dan melaksanakaninternal audit (4) memastikan bahwa hasil auditdilaporkan kepada manajemen yang relevan, (5)melakukan koreksi yang diperlukan dan tindakanperbaikan tanpa ditunda.

Manajemen Perguruan Tinggi Maritim harusmenyimpan informasi terdokumentasi sebagai buktipelaksanaan program audit dan hasil audit. Penerapansub klausul ini, Pimpinan harus melakukanperencanaan Tinjauan manajemen, dengan mempertimbangkan aspekaspek: (a) status tindakan dantinjauan manajemen sebelumnya, (b) perubahan atasisuisu eksternal dan internal yang relevan denganSMM, (c) informasi kinerja dan efektifitas SMM.

Output Tinjauan ManajemenPenerapan klausul ini, Pimpinan harus

menindaklanjuti hasil tinjauan manajemen, berkaitandengan peluang perbaikan, perubahan pada SMM,dan sumberdaya. Dokumen hasil tinjauan manajemenmaupun tindak lanjut harus disimpan sebagai buktiSMM berjalan efektif.

1. Umum

Penerapan klausul ini, Pimpinan harusmenentukan dan memilih peluang untuk peningkatanpenerapan tindakan dan meningkatkan kepuasanpelanggan, yang mencakup: (a) meningkatkanlayanan (b) memperbaiki, mencegah dan mengurangidampak yang tidak diinginkan, (c) meningkatkankinerja dan efektifitas SMM.

2. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

Penerapan klausul ini pada Pendidikan TinggiMaritim, dilakukan melalui perbaikan nilai yaituujian ulang/her, penugasan tambahan dan bentuk lainyng tidak melanggar ketentuan. Ketika ketidaksesuaian terjadi, termasuk setiap keluhan yangmuncul, organisasi harus: (a) menanggapi terhadapketidaksesuaian, melalui (1) tindakan untukmengendalikan perbaikannya, (2) menghadapi konsekuensi yang timbul, (b) mengevaluasi kebutuhantindakan untuk menghilangkan penyebab penyebabdari ketidaksesuaian, agar hal itu tidak terulang atauterjadi ditempat lain, (c) melaksanakan tindakanapapun yang diperlukan, (d) meninjau efektifitastindakan yang dilakukan. (e) melakukan update risikodan peluang yang ditentukan selama perencanaan,jika diperlukan, (f) membuat perubahan pada SMMjika diperlukan. Tindakan perbaikan harus sesuaidengan dampak atas ketidaksesuaian yang timbul. (a)sifat dari ketidaksesuaian dan tindakan berikutnyayang timbul, (b) hasil tindakan perbaikan.

3. Organisasi harus menyimpan informasiterdokumentasi sebagai bukti

Penerapan dari klausul ini, Pendidikan TinggiMaritim harus mendokumentasikan data aktifitasproses belajar mengajar, proses ujian, hasil ujian atauhasil penilaian, kegiatan remedial/ujian herMahasiswa, peningkatan kompetensi dosen dankaryawan secara baik sebagai bukti penerapan sistemmanajemen mutu dilakukan secara efektif.

4. Peningkatan Terus Menerus

Penerapan klausul ini, mempersyaratkanPendidikan Tinggi Maritim harus berupaya untuk: (1)meningkatkan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitasSMM. (2) Mempertimbangkan hasil analisis, evaluasidan output dari tinjauan manajemen. Hal tersebutdiatas bertujuan untuk menentukan apakah adakebutuhan atau peluang yang harus ditangani sebagaibagian dari peningkatan terus menerus.

Tukiyo,40 48




PENUTUP

KesimpulanSistem manajemen mutu merupakan model

manajemen yang direkomendasikan melalui konvensiIMO untuk diaplikasikan pada Pendidikan Maritim.Pendidikan Tinggi Maritim saat ini sebagian besarmenerapkan ISO 9001:2015. Pada ISO 9001:2015dapat diplikasikan pada semua bentuk layanantermasuk pada Pendidikan Tinggi Maritim,modifikasi sesuai konteks Pendidikan Tinggi maritim.

SaranSaranPendidikan Tinggi Maritim dapat menerapkan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, sebagaiupaya meningkatkan mutu layanan dan kualitasproses belajar mengajar atau dalam layanan TridarmaPerguruan Tinggi, dengan memodifikasi konsepkonsep dan makna pada klausul klausul ISO9001:2015.

DAFTAR PUSTAKAIskandar. Modul inhouse Training. ISO 9001:2015. 2018.Mile, Matthew B. Analisis Data Kualitatif. UI Press Jakarta.

1992.Moh. Nazir. Metode Penelitian. Ghalia Indonesia. Jakarta. 2003.Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Remaja

Rosdakarya. Bandung. 1998.

ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 ...

Documents

Transcript of ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 ...