Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Piutang Dan Penerimaan Kas Sebagai Alat Pengendalian Intern...
-
Upload
alfi-wakhianto -
Category
Documents
-
view
1.347 -
download
18
description
Transcript of Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Piutang Dan Penerimaan Kas Sebagai Alat Pengendalian Intern...
ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS
SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN
(Studi Kasus Pada PT. Federal Internasional Finance - FIF)
SKRIPSI Diajukan untuk menempuh ujian sarjana
Pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
MARIZKY PUTRI ANDRIYANI NIM: 0410323086
UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
KONSENTRASI MANAJEMEN KEUANGAN 2008
PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI
Saya menyatakan dengan sebenar – benarnya bahwa sepanjang pengetahuan saya,
di dalam naskah skripsi ini tidak terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan oleh
pihak lain untuk mendapatkan karya atau pendapat yang pernah ditulis atau
diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis dikutip dalam naskah ini
dan disebut dalm sumber kutipan dan daftar pustaka.
Apabila ternyata di dalam naskah skripsi ini dapat dibuktikan terdapat unsur –
unsur jiplakan, saya bersedia skripsi ini digugurkan dan gelar akademik yang telah
saya peroleh (S-1) dibatalkan, serta diproses sesuai dengan peraturan perundang –
undangan yang berlaku (UU No. 20 Tahun 2003, Pasal 25 ayat 2 dan pasal 70)
Malang, April 2008
Marizky Putri Andriyani NIM : 0410323086
i
RINGKASAN
Marizky Putri Andriyani, 2008, Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Piutang Dan Penerimaan Kas Sebagai Alat Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada PT. Federal Internasional Finance – FIF). Drs. R. Rustam Hidayat, M. Si, Dr. Siti Ragil Handayani, M. Si, 96 Halaman + viii.
Tujuan yang ditetapkan dalam perusahaan dapat tercapai apabila aktivitas –
aktivitas dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar, untuk menjamin kelancaran aktivitas perusahaan diperlukan suatu informasi yang tepat, jelas dan dapat dipercaya. Informasi digunakan oleh pihak intern dalam rangka mengambil suatu keputusan dan perumusan kebijakan manajemen. Selain itu informasi juga digunakan oleh pihak ekstern seperti kreditur, investor kaitannya dengan kepentingan mereka. Agar diperoleh informasi yang dapat dipercaya, sistem akuntansi dapat dijadikan solusi untuk melakukan pengawasan terhadap aktivitas – aktivitas perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas pada perusahaan leasing merupakan sistem yang terkontrol dan digunakan sebagai laporan keuangan perusahaan yang selanjutnya menjadi acuan dalam pengambilan keputusan strategis oleh Manajemen perusahaan leasing. Maka dari itu sistem informasi akuntansi piutang dan penerimaan kas merupakan aktivitas penting diantara aktivitas lainnya karena memberikan kontribusi pendapatan dan mudah diselewengkan, untuk menghindari adanya penyelewengan diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang efektif dengan memperhatikan unsur pokok sistem pengendalian intern. Berbagai kemudahan ditawarkan PT. FIF, seperti syarat kredit yang lebih sederhana, cara pembayaran yang sudah bisa dilakukan secara online, dan eksekusi kredit yang cepat. Bahkan PT. FIF memberikan jaminan asuransi untuk sepeda motor yang dibeli baru maupun bekas selama jangka waktu kredit.PT. FIF juga memiliki nama yang sudah dikenal diantara perusahaan – perusahaan leasing lainnya. Berdasarkan uraian tersebut dimungkinkan PT. FIF sudah memakai sistem akuntansi yang baik serta upaya yang dilakukan untuk meningkatkan pengendalian intern.
Landasan teori yang digunakan dalam penulisan ini adalah sistem akuntansi, sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas, sistem pengendalian intern.
Jenis penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek pemelitian. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif pendekatan studi kasus dengan fokus penelitian pada struktur organisasi, formulir yang digunakan, prosedur sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas.
Berdasarkan hasil analisis, PT. FIF terdapat kelemahan pada struktur organisasi, formulir yang digunakan seperti kwitansi, kelemahan pada prosedur piutang dan penerimaan kas. Kelemahan – kelemahan tersebut dapat diminimalisir dengan memberikan saran perbaikan terhadap pemisahan bagian dalam struktur organisasi, perbaikan formulir yang digunakan dan keefisienan dalam pelaksanaan prosedur piutang dan penerimaan kas.
ii
KATA PENGANTAR
Kiranya tiada kata yang patut diucapkan selain syukur Alhamdulillah
kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan berkah, rahmat, hidayah dan
ridhoNya. Sholawat serta Salam selalu tertujukan kepada Nabi Besar Muhammad
SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul :
“ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PIUTANG DAN
PENERIMAAN KAS SEBAGAI ALAT PENGENDALIAN INTERN ( Studi
Kasus pada PT. Federal Internasional Finance – FIF )”.
Penyusunan skripsi ini merupakan salah satu syarat guna mendapatkan gelar
sarjana pada Fakultas Ilmu Administrasi Malang.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak lepas dari
bantuan pihak lain. Untuk itu perkenankan penulis menyampaikan ucapan terima
kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Suhadak, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya.
2. Bapak Dr. Kusdi, D.E.A selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Fakultas
Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.
3. Bapak Drs. R. Rustam Hidayat, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Administrasi
Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.
4. Bapak Drs. R. Rustam Hidayat, M. Si selaku Dosen Pembimbing I yang telah
meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan serta nasehat yang
bermanfaat bagi penulis dalam menyusun skripsi.
5. Ibu Dr. Siti Ragil Handayani,M. Si selaku Dosen Pembimbing II yang telah
meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan serta nasehat yang
bermanfaat bagi penulis dalam menyusun skripsi.
6. Bapak Rezha Putra Perdana, S. Com selaku Sub Department Head Collection
and Recovery yang telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan
bimbingan serta nasehat yang bermanfaat bagi penulis dalam menyusun
skripsi.
iii
7. Bapak Andry Wahyudianto (alm) dan ibu Sri Purnami, S. Pd selaku orang tua
penulis, yang tiada henti – hentinya selalu memberikan doa, dukungan dan
semangat hingga terselesainya skripsi ini.
8. Kakakku dan adikku yang juga selalu membantu dan memberi semangat
hingga terselesainya skripsi ini.
9. “Mas”ku yang selalu memberi dukungan dan semangat dari awal penyusunan
skripsi sampai terselesainya skripsi ini.
10. Teman – temanku angkatan 2004 genap khusunya kelas E dan juga teman –
teman seperjuanganku (Erni, Grina, Putri, Fero, Farah).
Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak terlepas dari kekurangan, oleh
karena itu demi kesempurnaan skripsi ini, saran dan kritik yang sifatnya
membangun sangat penulis harapkan. Semoga karya skripsi ini bermanfaat dan
dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi semua pihak yang membutuhkan.
Malang, April 2008
Penulis.
iv
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .............................................................................. B. Rumusan Masalah ......................................................................... C. Tujuan Penelitian ........................................................................... D. Kontribusi Penelitian ..................................................................... E. Sistematika Pembahasan ...............................................................
1 3 4 4 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi ..........................................................
1. Pengertian Sistem ..................................................................... 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ................................... 3. Pengertian Prosedur Akuntansi ................................................ 4. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi ...............
B. Sistem Akuntansi Piutang ............................................................. 1. Pengertian Piutang ................................................................... 2. Prosedur Pencatatan Piutang .................................................... 3. Pengendalian Piutang ...............................................................
C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ................................................ 1. Pengertian Kas ......................................................................... 2. Bentuk Penerimaan Kas .......................................................... 3. Cara Penerimaan Kas .............................................................. 4. Fungsi Yang Terkait ................................................................ 5. Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ............
D. Sistem Akuntansi Piutang Dan Penerimaan Kas pada Perusahaan Pembiayaan (Leasing) ................................................................... 1. Sistem Akuntansi Piutang ....................................................... 2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ..........................................
E. Sistem Pengendalian Intern ........................................................... 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ................................... 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ......................................... 3. Unsur Pokok Pengendalian Intern ................................... 4. Lingkungan Pengendalian Intern .............................................
6 6 7 8 9 10 10 11 13 18 18 18 20 20 21
23 24 28 30 30 31 32 36
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian .............................................................................. B. Fokus Penelitian ............................................................................ C. Pemilihan Lokasi dan Situs Penelitian .......................................... D. Sumber Data .................................................................................. E. Pengumpulan Data ........................................................................ F. Instrumen Penelitian ...................................................................... G. Analisis Data .................................................................................
38 39 40 40 41 41 42
v
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum dan Lokasi Penelitian ....................................... B. Penyajian Data ...............................................................................
1. Sejarah Perusahaan .................................................................. 2. Tujuan dan Kegiatan Usaha ..................................................... 3. Struktur Organisasi .................................................................. 4. Sistem Akuntansi Piutang pada PT. FIF Jakarta ......................
a. Fungsi Yang Terkait ........................................................... b. Sistem Akuntansi Piutang ..................................................
5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. FIF Jakarta ........ a. Fungsi Yang Terkait .......................................................... b. Formulir Yang Digunakan ................................................. c. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ....................................
1) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dengan Uang Tunai ...........................................................................
2) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Transfer Bank ............................................................................
3) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Kantor Pos ...............................................................................
6. Kebijakan Pengendalian Intern ................................................ C. Analisis dan Interpretasi Hasil Penelitian .....................................
1. Analisis Terhadap Struktur Organisasi .................................... 2. Analisis Terhadap Formulir Yang Digunakan ......................... 3. Analisis Terhadap Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan
Kas ........................................................................................... D. Pemecahan Masalah ......................................................................
1. Struktur Organisasi Yang Disarankan ..................................... 2. Formulir Yang Disarankan ...................................................... 3. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas Yang
Disarankan ............................................................................... a. Sistem Akuntansi Piutang ................................................. b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ...................................
1) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dengan Uang Tunai Yang Disarankan ..............................................
2) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Transfer Bank Yang Disarankan ...............................................
3) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Melalui Kantor Pos Yang Disarankan ..................................................
44 44 44 45 46 49 49 50 53 53 53 56
56
60
63 68 69 69 69
70 72 72 76
78 78 78
79
85
90
BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN ............................................................................. B. SARAN .........................................................................................
DAFTAR PUSTAKA
95 96
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Flow chart pengolahan dokumen sumber untuk
menghasilkan arsip transaksi piutang harian...........................
12
Gambar 2 Flow chart proses harian pemutakhiran transaksi piutang....... 12
Gambar 3 Flow chart proses pembuatan laporan bulanan transaksi
piutang.....................................................................................
13
Gambar 4 Flow chart penerimaan kas dari piutang melalui penagih
perusahaan...............................................................................
22
Gambar 5 Flow chart penerimaan kas dari piutang melalui pos............... 23
Gambar 6 Flow chart sistem akuntansi piutang perusahaan pembiayaan
(leasing)...................................................................................
26
Gambar 7 Flow chart sistem akuntansi penerimaan kas perusahaan
pembiayaan (leasing)...............................................................
29
Gambar 8 Tujuan sistem pengendalian intern.......................................... 31
Gambar 9 Unsur pokok sistem pengendalian intern................................. 35
Gambar 10 Bagan struktur organisasi pada PT.
FIF..........................................................................................
47
Gambar 11 Flow chart sistem akuntansi piutang pada PT. FIF................. 52
Gambar 12 Kwitansi pembayaran pada PT. FIF........................................ 55
Gambar 13 Flow chart penerimaan kas secara tunai pada PT. FIF............ 58
Gambar 14 Flow chart penerimaan kas melalui transfer bank pada PT.
FIF...........................................................................................
61
Gambar 15 Flow chart penerimaan kas melalui kantor pos pada PT.
FIF...........................................................................................
65
Gambar 16 Bagan struktur organisasi yang
disarankan................................................................................
75
Gambar 17 Kwitansi yang disarankan........................................................ 77
Gambar 18 Flow chart penerimaan kas secara tunai yang disarankan....... 82
Gambar 19 Flow chart penerimaan kas melalui transfer bank yang
disarankan................................................................................
87
Gambar 20 Flow chart penerimaan kas melalui kantor pos yang
disarankan................................................................................
92
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kebutuhan masyarakat kota terhadap kendaraan bermotor khususnya
sepeda motor semakin dibutuhkan, karena alat transportasi sepeda motor
selain harganya lebih murah, sepeda motor juga merupakan kendaraan
bermotor yang fleksibel, mudah menembus jalanan yang padat.
Untuk memenuhi kebutuhannya tersebut disamping kemampuan
bayarnya yang terbatas, saat ini konsumen cenderung senang berbelanja
dengan kredit tanpa harus menyiapkan dana dalam jumlah besar terlebih
dahulu ( www.fifkredit.com ). Oleh karena itu, saat ini banyak bermunculan
perusahaan – perusahaan industri pembiayaan seperti leasing.
Ketergantungan itu terlihat dari penjualan kendaraan bermotor khususnya
merek Honda, dimana sekitar 60% - 70%* dibeli secara kredit melalui
perusahaan leasing (*www.fifkredit.com). Posisi perusahaan leasing adalah
sebagai pendukung produsen untuk menjual produknya di pasar. Dalam hal
ini, perusahaan leasing membantu konsumen mendapatkan kebutuhannya
dengan mudah dan aman.
Berbagai kemudahan ditawarkan perusahaan leasing, seperti syarat kredit
yang lebih sederhana, cara pembayaran yang sudah bisa dilakukan secara
online, dan eksekusi kredit yang cepat. Bahkan PT. FIF memberikan jaminan
asuransi untuk sepeda motor yang dibeli baru maupun bekas selama jangka
waktu kredit.
Dipastikan industri pembiayaan masih tetap meledak sampai beberapa
tahun ke depan selama pemerintah tidak memiliki regulasi pasti yang
mengaturnya. Sebab, pengajuan kredit melalui jasa pembiayaan lebih mudah
daripada melalui perbankan, yang biasanya sejumlah syarat tidak bisa
dipenuhi konsumen. Selain itu, perusahaan pembiayaan semakin agresif
bekerjasama dengan produsen barang untuk menjual produk dengan cara
kredit dan leasing. ( www.fifkredit.com )
Untuk kepentingan dan sebab-sebab di atas, maka dalam pengertian guna
perencanaan strategi dan pengendalian manajemen, sistem pengendalian
2
intern sangat berfungsi. Informasi yang teliti, tepat waktu, jelas dan dapat
dipercaya adalah sangat penting guna sebagai dasar perencanaan strategi dan
pengendalian manajemen. Informasi dengan sifat-sifat yang diperlukan di
atas, dihasilkan oleh adanya sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem
informasi yang dirancang sedemikian rupa sejak perusahaan tersebut berdiri,
akan berpengaruh terhadap sistem pengendalian intern yang ada.
Sistem pengendalian intern mempunyai unsur-unsur yang perlu
dirancang yaitu sistem wewenang dan pemisahan-pemisahan tanggung jawab
terutama terhadap fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi
serta tidak diperbolehkannya memberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahapan suatu transaksi guna memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam
organisasi setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujuinya transaksi tersebut. Oleh karena itu
dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang
untuk otorisasi atas terlaksanaya setiap transaksi. Dari sistem yang dibuat
pelaksanaannya tidak akan berjalan dengan baik apabila dalam pelaksanaan
tidak terdapat praktek yang sehat dari pihak-pihak yang berwenang dan juga
karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur.
Di dalam sistem akuntansi yang baik terdapat cara-cara pengawasan
yang dapat berjalan dengan sendirinya dimana melalui sistem dan prosedur
tertentu, hasil pelaksanaan suatu bagian akan terkontrol oleh bagian lain
melalui berbagai laporan yang sampai ke tangan manajemen.
Internal check merupakan hakikat dari sistem akuntansi, manajemen
bertanggung jawab untuk menyusun, melaksanakan, dan mengawasi jalannya
sistem akuntansi. Sistem apapun, bagaimanapun baik dasarnya, tetapi bila
tidak disertai dukungan dari yang melaksanakannya akan menjadi sia-sia.
Sistem akuntansi yang baik hendaknya dapat merangkum prinsip-prinsip
dan teknik pengendalian intern, yang salah satu atributnya agar informasi
yang disajikan dapat dipercaya kebenarannya. Dan perlu diperhatikan juga
bahwa resiko dan kemungkinan kecurangan berbeda-beda sekali menurut
jenis dan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.
3
Sistem Akuntansi Piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang
perusahaan para debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan
kredit, penerimaaan kas dari debitur. Penerimaan kas merupakan sesuatu baik
berupa uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima
sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.
Sistem yang baik sangat membantu usaha-usaha pengendalian, karena
mekanisme internal check akan terlaksana dengan sendirinya selama
kegiatan-kegiatan perusahaan berlangsung. Dengan demikian dapat
mengurangi resiko terjadinya kesalahan, pemborosan, dan usaha-usaha
kecurangan.
Di dalam perusahaan leasing untuk mengurangi terjadinya resiko
kesalahan, pemborosan, dan usaha – usaha kecurangan, maka bagian Credit
Marketing Officer harus benar – benar teliti dalam memberikan informasi
kelayakan kredit dan melakukan pengecekan dokumen para calon nasabah
yang berupa KTP, Rekening Listrik, Rekening Telepon, Slip Gaji, dll.
Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas pada
perusahaan leasing merupakan sistem yang terkontrol dan digunakan sebagai
laporan keuangan perusahaan yang selanjutnya menjadi acuan dalam
pengambilan keputusan strategis oleh Manajemen perusahaan leasing.
Berdasarkan seluruh penjelasan di atas maka penulis merasa tertarik
melakukan penelitian tentang bagaimana Sistem Akuntansi Piutang dan
Penerimaan Kas yang dapat menunjang pengendalian intern yang dilakukan
oleh PT. FIF dengan judul Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Piutang
dan Penerimaan Kas sebagai Alat Pengendalian Intern .
B. Rumusan Masalah
Dalam penelitian ini peneliti sudah merumuskan beberapa masalah yang
akan diteliti, yaitu:
1. Bagaimana sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang
diterapkan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF)?
2. Apakah penerapan sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas,
menunjang pengendalian intern?
4
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini antara lain:
1. Untuk mengetahui sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas
yang diterapkan PT. Federal Internasional Finance (FIF).
2. Untuk mengetahui sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas
yang efektif bagi pengendalian intern.
D. Kontribusi Penelitian
Kontribusi dari penelitian ini, anatara lain:
1. Kontribusi Praktis
Bagi obyek penelitian diharapkan dapat memberikan informasi yang
dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam penentuan kebijakan
akuntansi khususnya yang berkaitan tentang sistem pengendalian
intern.
2. Kontribusi Teoritis
Sebagai karya ilmiah, hasil penelitian ini diharapkan berguna untuk
menambah pengetahuan dan dapat menjadi dasar penelitian
selanjutnya.
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan, dalam bab ini meliputi latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika
penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka, dalam bab ini terdapat teori yang relevan
dengan penelitian yang dilakukan. Yang artinya akan menjelaskan
mengenai landasan teori yang berhubungan dengan permasalahan yang
akan dianalisa. Dimana landasan teori ini selanjutnya akan digunakan
sebagai dasar untuk menganalisa dan memecahkan masalah yang mungkin
timbul.
Bab III Metode Penelitian, akan menjeaskan rencana dan prosedur
penelitian yang akan dilakukan oleh penulis untuk memperoleh jawaban
yang sesuai dengan permasalahan atau tujuan penelitian.
5
Bab IV Hasil dan Pembahasan, akan membahas mengenai data-data
yang diperoleh yang dapat berupa gambaran umum perusahaan, hasil
penelitian yang telah dilakukan mengenai penerapan sistem akuntansi
piutang dan penerimaan kas, sebagai alat pengendalian intern dalam
prosedur pemberian kredit yang meliputi analisa struktur organisasi,
analisa sistem wewenang dan prosedur dalam pemberian kredit, analisa
terhadap praktik-praktik yang sehat, dan analisis terhadap mutu karyawan.
Bab V Penutup, meliputi kesimpulan dan saran yang akan membahas
kesimpulan secara umum maupun khusus mengenai pembahasan kasus
yang berhubungan dengan permasalahan. Disini juga akan disajikan
mengenai saran-saran yang berhubungan dengan hasil analisa penulis.
6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2001, h.2), sistem adalah sekelompok unsur yang
erat hubungannya antara yang satu dengan yang lain, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Bodnar
dan Hopwood (1996) sistem adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia
dan peralatan yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut
Baridwan (1998, h.3), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang
menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama di
perusahaan. Menurut Simamora (2000, h.176), sistem adalah seperangkat
peraturan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa tugas
tertentu dilaksanakan dalam suatu cara yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Dari definisi-definisi di atas dapat dirinci lebih lanjut mengenai
pengertian sistem secara umum yaitu:
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari subsistem yang
lebih kecil dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk
subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sstem yang
bersangkutan, berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta
kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, sedangkan unsur-unsur sistem
bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Unsur sistem bekerja sama
satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan
tertentu.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Dari uraian mengenai pengertian sistem secara umum di atas dapat
disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri atas jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
7
Sistem juga dibuat untuk menangani sesuatu yang terjadi berulang kali
atau yang secara rutin terjadi.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut Zaki Baridwan dalam
bukunya Sistem Informasi Akuntansi (1998, h.4) adalah Sistem Informasi
Akuntansi sebagai formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur,
dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu
kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam
bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi
usahanya dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti pemegang
saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil
operasi.
Definisi lain dikemukakan oleh Mulyadi (2001, h.3), Sistem Akuntansi
adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan
oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan
menurut Samsul dan Mustofa (1992, h.52), Sistem Akuntansi merupakan
kumpulan elemen-elemen akuntansi yang saling berkaitan untuk mencapai
tujuan memperoleh informasi kuantitatif, terutama bersifat keuangan
mengenai kesatuan ekonomi dengan maksud agar berguna untuk
pengambilan keputusan-keputusan ekonomi, dan untuk mengurus, menjaga,
mengamankan kekayaan perusahaan.
Krismiaji (2002, h.219), juga menerangkan Sistem Akuntansi terdiri
atas metoda dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan,
merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat dan melaporkan
transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva
dan kewajiban yang terkait.
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi
pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku
pembantu, serta laporan. Dan dari berbagai definisi tersebut dapat
disimpulkan bahwa:
8
a. Sistem Akuntansi merupakan metode dan catatan yang ditetapkan
untuk mengidentifikasikan, merangkai, menganalisis, menggolongkan,
mencatat prosedur-prosedur, formulur-formulir dan catatan-catatan
akuntansi yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi
keuangan.
b. Sistem Akuntansi menghasilkan informasi yang digunakan untuk
kepentingan intern maupun ekstern perusahaan, yang memudahkan
pemakai dalam usaha pengambilan keputusan dan pengelolaan
perusahan, serta untuk menjaga dan mengamankan harta kekayaan
perusahaan.
c. Sistem Akuntansi merupakan suatu alat yang dipakai untuk
mengorganisir, mengumpulkan, dan mengikhtisarkan perusahan di
mana para pegawai, kegiatan-kegiatan organisasi dapat disatupadukan
sedemikian rupa agar pengawasan dapat dijalankan dengan sebaik-
baiknya.
3. Pengertian Prosedur Akuntansi
Supaya dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem
yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem
akuntansi, maka perlu dibedakan antara pengertian sistem dan pengertian
prosedur.
Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan kerani (klerikal) biasanya
melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk
menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi
perusahaan yang sering terjadi. Zaki Baridwan (1998, h.3).
Definisi lain juga diungkapkan oleh Mulyadi, prosedur adalah urutan
kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu
departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Mulyadi (2001,
h.5).
9
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu sistem dapat
terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan
kegiatan klerikal yang terjadi berulang-ulang.
4. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi
Dalam bukunya, Mulyadi (2001, h.19) diuraikan empat tujuan umum
pengembangan Sistem Akuntansi, yaitu:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru
didirikan (suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda
dengan usaha yang telah dijalankan selama ini). Perusahaan manufaktur
baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap.
Sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang selama ini
belum dijalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi
yang tidak selengkap yang diperlukan perusahaan baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya.
Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi
kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian
maupin struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini
kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan,
sehingga menuntut sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan
dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan
struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu
organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk
memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga
pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayan organisasi dapat
dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula
10
ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang
dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat
biaya. Informasi merupakan barang informasi. Untuk memperolehnya
diperlukan sumber ekonomi yang lainnya. Oleh karena itu dalam
menghasilkan informasi dipertimbangkan besarnya manfaat yang
diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk
memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding
dengan manfaat yang diperoleh, maka sistem yang sudah ada perlu
dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi
penyediaan informasi tersebut.
Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem akuntansi adalah
untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,
memperbaiki yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, memperbaiki
pengendalian intern dan pengecekan intern dan mengurangi biaya klerikal
dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Sistem Akuntansi Piutang
1. Pengertian Piutang
Dalam usaha untuk meningkatkan atau memperbesar volume
penjualan, banyak perusahaan menjual produknya secara kredit. Penjualan
kredit tidak dapat dengan segera menghasilkan penerimaan kas, tetapi
menimbulkan piutang pelanggan dan barulah pada hari jatuh tempo terjadi
aliran kas masuk (cash inflow) yang berasal dari piutang tersebut.
Beberapa ahli memberikan batasan yang berbeda mengenai piutang
meskipun demikian perbedaan tersebut bukan merupakan perbedaan yang
prinsip.
Menurut Bodnar dan Hopwood (1996, h.272), piutang dagang adalah
uang yang terhutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau
jasa yang telah kita berikan kepadanya. Ada juga pendapat yang
11
dikemukakan oleh Gitosudarmo dan Basri (1995, h.83), piutang merupakan
aktiva atau kekayaan perusahaan yang timbul sebagai akibat dari
dilaksanakannya politik penjualan kredit.
Sedangkan menurut Kieso dan Weygandt (1995, h.415), piutang
adalah klaim terhadap pelanggan dan yang lain atas uang, barang atau jasa.
Dari berbagai pendapat tersebut dapat ditarik suatu pengertian bahwa
pada dasarnya piutang adalah aktiva yang menunjukkan sejumlah tagihan
kepada pihak lain sebagai akibat penjualan barang atau jasa secara kredit
dengan ketentuan tertentu, dimana pembeli diharapkan memenuhi
kewajibannya sesuai dengan waktu yang ditentukan.
2. Prosedur Pencatatan Piutang
Menurut Mulyadi (2001, h.261), pencatatan piutang dapat dilakukan
dengan salah satu dari metode berikut ini:
1. Metode konvensional
2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan
piutang.
3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping).
4. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer.
Berikut ini diuraikan metode pencatatan piutang dengan komputer yang
menggunakan batch system. Dalam batch system ini, dokumen sumber
yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus di- posting setiap
hari untuk memutakhirkan catatan piutang. Dalam sistem-sistem
komputer dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file)
dan arsip induk (master file). Pencatatan piutang yang dilakukan secara
harian disajikan pada gambar 1. Secara harian pula, arsip transaksi
digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang seperti yang
disajikan pada gambar 2. Secara periodik, misalnya setiap bulan, arsip
induk piutang digunakan untuk menghasilkan berbagai macam laporan
bagi manajemen, seperti yang disajikan pada gambar 3.
12
Gambar 1. Pengolahan dokumen sumber untuk menghasilkan arsip
transaksi piutang harian (Daily Account Receivable
Transaction File)
Gambar 2. Proses Harian Pemutakhiran (Updating) Arsip Induk Piutang
Faktur Penjualan
Memo Kredit, Adjustment,
Bukti kas masuk
Terminal
Terminal
Terminal
Edit and log transaction program
Arsip transaksi piutang
Control information report
Arsip transaksi piutang
Arsip induk piutang
Up date Master File
Program
Up date Arsip induk piutang
Arsip transaksi Piutang
Laporan Penyimpangan
Laporan Pengolahan Piutang H i
13
Gambar 3. Proses Pembuatan Laporan Bulanan
Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h. 270-271)
3. Pengendalian piutang
Piutang merupakan unsur yang penting dalam neraca perusahaan, oleh
sebab itu apabila perusahaan memberikan kredit harus melalui prosedur
yang benar, pengawasan yang cukup serta berbagai kebijakan untuk
keberhasilan perusahaan.
Untuk mencapai hasil optimum, maka perusahaan memerlukan
informasi dan analisa kredit yang tepat. Ada empat masalah pokok yang
perlu diperhatikan oleh perusahaan sebelum mengeluarkan kredit:
a. Standar kredit
Dijelaskan oleh Lukman (2000, h.256), standar kredit dari suatu
perusahaan didefinisikan sebagai ”kriteria minimum yang harus
dipenuhi oleh pelanggan sebelum mendapatkan kredit”. Selanjutnya J
Fred Weston dan Eugene F. Brigham seperti yang diterjemahkan oleh
Djorban Wahid Rucyat Kosasih (1998, h.476) menyatakan ”standar
kredit perusahaan akan diterapkan untuk menentukan pelanggan yang
Arsip induk piutang
Report Program
Laporan Piutang
Pernyataan Piutang
Laporan Status Piutang yang
Laporan Penjualan menurut Daerah
14
mampu memenuhi syarat umum kredit dan berapa jumlah kredit
maksimum untuk setiap pelanggan”. Menurut Sartono (1999, h.542)
memberikan pengertian bahwa standart kredit adalah salah satu kriteria
yang dipakai perusahaan untuk menyeleksi para langganan yang akan
diberi kredit dan berapa jumlah yang harus diberikan.
Dengan demikian dapat disimpulakan bahwa standart kredit dari
suatu perusahaan adalah salah satu kriteria minimum yang harus
dipenuhi oleh para langganan yang akan diberi kredit dan besarnya
jumlah yang harus diberikan.
Dengan standart kredit tersebut diharapkan dapat mengambil
keputusan dengan tepat kepada siapa dan dalam jumlah berapa kredit
tersebut diberikan.
Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan apabila
perusahaan bermaksud untuk mengubah standart kredit yang
ditetapkan menurut Lukman (2000, h.257) adalah:
1. Biaya-biaya administrasi Bilamana perusahaan memperlunak standart kredit yang diterapkan maka berarti lebih banyak kredit yang diberikan dan tugas-tugas yang tidak dapat dipisahkan dengan adanya pertambahan penjualan kredit tersebut juga akan semakin bertambah besar dan sebaliknya. Dengan demikian dapat diperkirakan bahwa perlunakan standart kredit yang lebih ketat akan menguramgi biaya-biaya administrasi.
2. Investasi dalam piutang Diakui atau tidak, penanaman modal dalam piutang mempunyai biaya-biaya tertentu. Semakin besar piutang semakin besar pula biaya-biayanya (Crrying Cost), demikian pula sebaliknya. Bilamana perusahaan memperlunak standart kredit yang digunakan maka rata-rata jumlah piutang akan memperkecil rata-rata piutang. Perubahan rata-rata piutang akan dikaitkan dengan perubahan standart kredit disebabkan oleh dua faktor yaitu perubahan volume penjualan dan perubahan dalam kebijakan pengumpulan piutang. Keduanya akan memperbesar biaya bilamana standart kredit diperlunak dan sebaliknya.
3. Kerugian Piutang (Bad Debt Expenses) Resiko kerugian piutang atau Bad Debt Expenses akan semakin meningkat dengan diperlunaknya standart kredit, dan akan menurun bilamana standart kredit diperketat.
15
4. Volume Penjualan Bilamana standart kredit diperlunak maka diharapkan akan dapat meningkatkan volume penjualan dan sebaliknya.
Menurut Lukman (2000, h.258), keputusan untuk memperlunak
standart kredit yang diberikan maka haruslah membandingkan antara
tambahan keuntungan yang diperoleh dari adanya tambahan penjualan
dengan tambahan biayanya. Apabila tambahan keuntungan lebih besar
maka perlunakan standart kredit dapat dilaksanakan dan apabila
sebaliknya yang terjadi maka tentu saja perusahaan tidak boleh
mengubah standart kredit yang ditetapkan atau dengan perkataan lain
yaitu tetap saja menjalankan standart kredit yang selama ini sudah
diterapkan.
Setelah standart kredit ditetapkan, maka perlu diadakan analisis
untuk menentukan calon pelanggan yang memenuhi standart dan
berapa besar kredit yang diberikan kepada calon pelanggan tersebut.
Penganalisaan menurut calon pelanggan menurut Riyanto (2001,
h.78) disebut dengan istilah ”The Five C’s of Credit” , yaitu
1. Character (kepribadian) Menunjukkan kemungkinan dari langganan untuk secara jujur berusaha memenuhi kewajibannya. Faktor ini sangat penting, karena setiap transaksi kredit mengandung kesanggupan untuk membayar.
2. Capacity (kemampuan) Merupakan pendapat subyektif mengenai kemampuan dari langganan. Hal ini didukung dengan riwayatnya di masa lalu, dilengkapi dengan observasi fisik padapabrik atau toko langganannya.
3. Capital (modal) Diukur oleh posisi finansiil perusahaan secara umum, di mana hal ini ditunjukkan oleh analisis rasio finansiil, yang khususnya ditekankan pada nilai modal dari perusahaan.
4. Colateral (jaminan) Dicerminkan oleh aktiva dari langganan yang dikaitkan atau dijadikan keamanan kredit yang diberikan kepada langganan tersebut.
5. Conditions (kondisi) Menunjukkan pengaruh langsung dari kecenderungan ekonomi secara umum terhadap perusahaan yang bersangkutan atau perkembangan khusus dalam suatu bidang
16
ekonomi tertentu yang mungkin mempunyai efek terhadap kemampuan langganan untuk memenuhi kewajibannya.
Sebagai suatu kesatuan, kelima C di atas memegang peranan yang
sangat penting sepanjang hal tersebut dapat menjamin bahwa tidak
ada faktor-faktor penting lain yang dilupakan dalam analisis yang
telah dilakukan.
b. Persyaratan kredit atau credit term
Persyaratan kredit atau Credit Term merupakan persyaratan
pelunasan kredit bagi penerima kredit mengenai jangka waktu yang
diberikan. Credit term secara langsung akan mempengaruhi besarnya
investasi modal pada piutang, maka perusahaan harus
mempertimbangkan dengan baik mengenai batas waktu
pembayarannya maupun kemungkinan pemberian diskon serta
besarnya diskon yang tepat.
Misalnya: 2/10 net 30. Persyaratan ini berarti pembeli akan
menerima potongan tunai sebesar 2% apabila pembayaran kredit
dilakukan paling lama 10 hari (periode potongan tunai) setelah awal
periode kredit, bila tidak maka keseluruhan jumlah utangnya harus
dibayar paling lambat 30 hari (periode kredit) sesudah awal periode
kredit.
Menurut Lukman (2000, h.266) term of credit meliputi tiga
komponen, yaitu:
1. Potongan tunai (Cash Discount)
2. Periode potongan tunai (Cash Discount Period)
3. Periode kredit (Credit Period)
c. Kebijaksanaan penagihan
Kebijaksanaan penagihan (Collection Policy) dari suatu
perusahaan menurut Sawir (2000, h.201) adalah prosedur yang
ditempuh untuk memperoleh pembayaran dari rekening-rekening yang
telah jatuh tempo.
Keberhasilan pengumpulan piutang sangat bergantung pada
kebijaksanaan mengenai penagihan yang dilakukan oleh penagih.
17
Dalam persetujuan piutang ditentukan batas pelunasan, tetapi hal ini
terkadang tidak ditepati oleh penerima kredit dalam batas waktu
pembayaran dengan alasan-alasan tertentu. Apabila hal ini terjadi maka
cara penagihan yang dapat dilakukan melalui:
1. Surat
Apabila batas pelunasan telah dilalui, tetapi piutang belum dilunasi,
maka perusahaan dapat mengirim surat untuk mengingatkan atau
menegur. Apabila surat penagihan pertama belum dipenuhi, maka
dapat dikirim surat berikutnya dengan nada agak keras.
2. Telepon
Kemajuan di bidang telekomunikasi telah banyak menolong dalam
dunia bisnis, telepon dapat digunakan pula sebagai sarana penagihan.
Melalui telepon akan terjadi dialog langsung antar kreditur dan debitur,
sehingga akan diketahui permasalahan secara tepat.
3. Kunjungan personil
Apabila jarak debitur dan kreditur tidak terlalu jauh atau tidak
memerlukan biaya yang tinggi dapat dilakukan kunjungan personil.
Melalui kunjungan personil diharapkan akan lebih membantu
pertemuan antara kreditur dan debitur secara langsung.
4. Tindakan yuridis
Apabila penerima kredit tetap tidak mau melunasi hutangnya walaupun
penagih telah melakukan langkah-langkah di atas maka penagih dapat
melakukan penagihan melalui tindakan hukum dengan mengajukan
gugatan perdata melalui pengadilan.
d. Sumber informasi
Yang dimaksud sumber informasi kredit di sini adalah, suatu informasi
tentang seluk beluk calon penerima kredit yang berguna untuk
menetapkan kebijaksanaan pemberian kredit.
18
C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
1. Pengertian Kas
Menurut Soemarso (1996, h.323), kas adalah segala sesuatu (baik
yang berbentuk ung atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan
diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.
Sedangkan pengertian kas yang diungkapkan dalam Prinsip Akuntansi
Indonesia (PAI), yang dikutip oleh Samsul dan Mustofa (1992, h.278)
adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai
kegiatan umum perusahaan.sehingga dapat disimpulkan bahwa kas
sebenarnya adalah alat pembayaran yang terkadang digunakan untuk
pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Sedangkan sistem akuntansi
penerimaan kas merupakan rangkaian prosedur mulai diterimanya kas dari
tangan konsumen, sampai pada pencatatan akuntansinya pada jurnal dan
buku besar.
2. Bentuk Penerimaan Kas
Di dunia usaha dikenal beberapa bentuk pembayaran dari langganan.
Seperti yang dituliskan oleh Samsul dan Mustofa (1992, h.279-281), bahwa
ada macam-macam bentuk penerimaan kas, antara lain:
1. Penerimaan Berupa Uang Tunai Penerimaan dalam bentuk uang tunai banyak terjadi pada perusahaan-perusahaan kecilterutama yang tidak mempunyai hubungan rekening dengan bank. Adapun kebaikan dari penerimaan uang tunai ini adalah: a. Dapat dipakai sebagai alat untuk melakukan transaksi secara
bebas sewaktu-waktu. b. Dengan dana tunai, berkesempatan memperoleh transaksi
spekulatif yang mendapatkan potongan kontan. Sedangkan keburukan dari penerimaan uang tunai ini adalah: a. Membuka peluang untuk diselewengkan oleh pemegang kas. b. Membuka peluan untuk dirampok. c. Mempunyai resiko yang lebih tinggi bila waktu setor ke bank,
terhadap penodongan-penodongan di tengah jalan. 2. Penerimaan Berupa Cek
Pada dunia usaha cek dipandang lebih praktis, ringan membawanya, mencegah resiko di jalan bila hilang/penodongan, orang dapat menulis jumlah berapa saja pada lembaran cek. Ada beberapa jenis cek yaitu: a. Cek Kontan
19
Adalah cek yang bertanggal sama dengan tanggal menulisnya dan dapat diuangkan secara tunai. Cek kontan dapat juga dipindah bukukan ke rekening si pembawa.
b. Cek Silang (Crossed Cheque) Cek yang tidak dapat diuangkan, melainkan harus dipindah bukukan ke rekening atas nama yang tertera pada cek tersebut. Tanda silang tertera pada lembaran cek, dengan memberi tanda garis miring pada sudut kiri atau sudut kanan atas. Ada dua cara pemberian tanda silang, yaitu: 1) Diberi oleh si penarik cek pada saat menulisnya. 2) Diberi oleh si penerima (kasir) pada saat menerima.
Kelengkapan keterangan pada lembaran cek harus dikontrol oleh kasir, yang berpedoman pada prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur ini dapat mencegah resiko: 1) Jika hilang tidak dapat dipergunakan oleh orang lain. 2) Menutup kemungkinan diselewengkan oleh orang intern
(karyawan). 3) Memudahkan kontrol, semua penerimaan dapat diketahui,
karena tidak ada sesuatu pembayaran yang langsung diambilkan dari hasil penerimaan.
c. Cek Mundur Adalah cek yang bertanggal mundur dari tanggal penulisannya. Misalnya cek ditulis , hari ini 26/11/85 tetapi pada lembaran cek diberi tanggal 26/12/85. Berarti cek-cek tersebut mundur satu bulan. Kalau ingin mundur dua bulan (26/01/85), tetapi bila diuangkan sebelum tanggal tersebutmaka Bank akan tetap membayar seketika selama saldonya cukup. Jadi sebenarnya cek mundur kurang berarti, sebab dapat diuangkan sewaktu-waktu tanpa menunggu tanggal jatuh tempo, walaupun dengan resiko hilangnya kepercayaan si penarik kepada si penerima cek.
3. Penerimaan Berupa Giro Biyet Giro Bilyet serupa dengan cek tetapi tidak sama. Giro Bilyet tidak dapat diuangkan, melainkan harus dipindah bukukan. Giro Bilyet tidak dapat disetorkan sebelum tanggal jatuh tempo yang tertera pada lembaran Giro tersebut. Giro bilyet dapat dibatalkan oleh si penarik sebelum saat jatuh tempo tiba, dengan cara memberitahukan secara tertulis kepada yang bersangkutan. Dari sudut pandang kreditur cek lebih baik daripada giro bilyet, dan dari sudut debitur adalah sebaliknya.
4. Penerimaan Berupa Transfer Bank Bentuk penerimaan ini yang paling aman di banding bentuk yang lain. Hanya saja harus diperhatikan jangan sampai keliru ke rekening orang lain. Untuk itu antara kreditur dan debitur sebaiknya membuat persetujuan terlebih dahulu baik tertulis atau lisan tentang cara-cara melakukan pembayaran. Transfer bank banyak digunakan bila jarak tempat antar kreditur dan debitur sangant jauh, antar kota atau di luar pulau. Tranfer bank dapat
20
dilakukan dengan cara cukup menuliskan pada formulir transfer yang sudah tersedia pada kotak-kotak di ruangan depan bagian operasional. Perusahaan-perusahaan sebagai nasabah bank dapat meminta formulir-formulir tersebut secukupnya. Dengan kemajuan telekomunikasi, transfer dapat dilakukan dengan sangat cepat, dengan telex atau telepon dan clearing.
3. Cara Penerimaan Kas
Adapun beberapa cara penerimaan kas, seperti yang diungkapkan oleh
Narako (2002, h.117) antara lain:
1. Melalui penagihan
Penagihan dapat dilakukan baik oleh juru tagih perusahaan,
maupun oleh bank.
2. Melalui transfer bank
Dalam hal ini pelanggan harus membayar, melakukan pengiriman
uang langsung ke rekening perusahaan. Pelanggan kemudian
mengirimkan fotocopy bukti transfer bank.
3. Melalui pembayaran langsung
Hal ini biasanya terjadi pada penjualan tunai di toko-toko eceran.
4. Melalui pos
Yang dimaksud pengiriman kas melalui pos di sini bukan
pengiriman uang melalui pos wesel, melainkan benar-benar
mengirim cek dengan cara memasukkan cek ke dalam amplop,
kemudian mengirimkannya seperti mengirim surat biasa. Akan
tetapi cara semacam ini tidak lazim digunakan dan bahkan
mungkin dilarang oleh Kantor Pos dan Giro di Indonesia.
Pengiriman cek dengan cara ini hanya berlaku di luar negeri (AS
misalnya).
4. Fungsi Yang Terkait
Menurut Mulyadi (2001, h.487), fungsi yang terkait dalam sistem
penerimaan kas dari piutang adalah:
1. Fungsi Sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cekdan surat pemberitahuan
21
(remittance ad-vice) melalui pos para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
2. Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab atas peneriman cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas piutang dilaksnakan melalui penagih perusahaan). Fungsi Kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi penerimaan
Kas
1) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagih Perusahaan
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas
dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama giro bilyet. Penerimaan kas
dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih
perusahaan melakukan penyelewengan kas hasil penegihan. Penerimaan kas
dari debitur dalam bentuk cek tunai juga memberikan peluang bagi karyawan
perusahaan untuk menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk
kepentingan pribadinya. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih
petusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
22
1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada Bagian Penagihan.
2. Bagian Penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
3. Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur.
4. Bagian Penagihan menyerahan cek kepada Bagian Kasa. 5. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian
Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian Kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada
debitur. 7. Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut
dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bang debitur.
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
dilukiskan pada gambar 4 di bawah ini:
Bagian Penagihan menagih utang ke debitur (2)
Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur (3) Bagian Piutang Menyerahkan Daftar debitur Bagian Penagihan menyerahkan Yang harus Bagian cek atas nama kepada Bagian Ditagih Penagihan Kasa (5) (1) menyerahkan surat Check Clearing pemberitahuan Bagian Kasa menyetorkan (7) dari debitur cek ke bank perusahaan
(4) setelah dilakukan endorsement atas cek tersebut oleh
pejab atasan yang berwenang (6)
Gambar 4. Penerimaan Kas Dari Piutang Melalui Penagih Perusahaan
Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.493)
2) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan
dengan prosedur berikut ini:
1. Bagian Penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
2. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
Bagian Penagihan
Debitur
Bank Debitur
Bank Perusahaa
n
Bagian Kasa
Bagian Piutang
23
3. Bagian Sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmitance advice) dari debitur.
4. Bagian Sekretariat menyerahkan cek kepada Bagian Kasa. 5. Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian
Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian Kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima
pembayaran dari debitur. 7. Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut
dilakuakn endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilukiskan pada gambar
Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada
debitur (1)
Debitur mengirim cek dan surat pemberitahuan pada saat piutang jatuh tempo (2) Bagian Sekretariat menerima kiriman cek & surat pemberitahuan dari debitur via kantor pos (3)
Bagian Sekretariat menyerahkan Bagian Kas menyetorkan cek ke Check cek kepada Bagian Kasa bank setelah dilakukan endorsement Clearing (4) oleh pihak yang berwenang atas (7) Bagian Sekretariat cek tersebut menyerahkan surat (6) pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5)
Gambar 5. Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos
Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.496)
D. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas Perusahaan Leasing
Piutang Usaha (Account Receivable) merupakan asset beresiko yang
mewakili mayoritas aset perusahaan. Pengelolaannya ditangani oleh AR
Departement dengan tujuan:
a. Menjaga kelancaran cash in flow agar perusahaan mampu membayar
biaya operasi, membayar pokok dan bunga pinjaman serta
Bagian Penagihan Debitur
Bagian Sekretariat
Bank Debitur
Kantor Pos
Bagian Kasa
Bank Penjual
Bagian Piutang
24
menghasilkan laba. Maksimalisasi keuntungan perusahaan karena
tunggakan berarti perusahaan membayar bunga lebih tinggi ke Bank
penyandang dana.
b. Membangun tingkat kesehatan kredit melalui penanganan atas kredit
yang digolongkan kurang lancar.
c. Mencegah terjadinya kredit macet (sebab cost dan effort yang
dikeluarkan untuk menyelesaikan kredit macet / bermasalah lebih besar
daripada upaya pencegahan).
1. Sistem Akuntansi Piutang Perusahaan Pembiayaan (Leasing)
Proses sistem akuntansi piutang perusahaan leasing dimulai dari
Sales Counter Dealer. Sales Counter Dealer menghubungi bagian CMO
perusahaan leasing, lalu memberi data nasabah dan data kredit. Selanjutnya
bagian CMO menyiapkan form perjanjian kredit – blank, lalu mengkontak
nasabah untuk dilakukan survey. Setelah itu bagian CMO melakukan cross
check data nasabah dan memberikan informasi kelayakan kredit. Bila
nasabah dinyatakan layak mengambil kredit, nasabah harus melampirkan
beberapa syarat yaitu, KTP / SIM atau sejenisnya; rekening listrik atau
sejenisnya; rekening tabungan atau sejenisnya; slip gaji; kartu keluarga;
PBB atau sejenisnya; NPWP atau sejenisnya (bila konsumen adalah
perusahaan); bon-bon penjualan atau sejenisnya (bila konsumen adalah
perusahaan). Selanjutnya pengecekan syarat-syarat tersebut dilakukan
kembali oleh bagian CMO perusahaan leasing. Setelah melakukan
pengecekan, lalu bagian CMO menanda tangani laporan analisa dan
mengcross check calon nasabah bila meragukan.
Laporan pengecekan data dari bagian CMO masih harus dicek
kembali oleh bagian CA perusahaan leasing. Setelah data-data tersebut
dicek bagian CA, lalu oleh bagian administrasi perusahaan leasing data
calon nasabah tersebut dientry. Setelah data calon nasabah tersebut dientry
kemudian dilakukan proses kredit, yang mengubah calon nasabah menjadi
nasabah. Selanjutnya dilakukan pengurusan asuransi, pembayaran
kendaraan nasabah dan yang terakhir pembukuan transaksi kredit. Untuk
28
2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Perusahaan Pembiayaan (Leasing)
Konsumen langsung datang ke perusahaan leasing yang bersangkutan/
bank / dealer untuk melakukan pembayaran. Tetapi bila konsumen
melakukan pembayarannya menunggak, konsumen akan didatangi bagian
penagih perusahaan leasing (dept collector), lalu oleh bagian penagih uang
pembayaran dari konsumen langsung disetorkan ke bank / kasir perusahaan
leasing yang bersangkutan. Jika konsumen yang pembayarannya
menunggak dan ternyata diketahui bahwa konsumen tersebut tidak dapat
melakukan pembayaran, maka perusahaan leasing menarik barang kredit
tersebut dan bagian penagih melaporkan ke bagian reposses, dan oleh
bagian reposses barang tarikan tersebut dikelola untuk dilakukan penjualan
kembali dan uang hasil penjualan kembali tersebut langsung disetorkan ke
kasir perusahaan leasing yang bersangkutan / bank. Untuk lebih jelasnya
dapat digambarkan melalui bagan alir (flow chart) sebagai berikut:
30
E. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Mulyadi (2001:163), menyatakan bahwa sistem pengendalian intern
meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian
dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Krismiaji (2002:218),
pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan
untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat
dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya
kebijakan manajemen.
Samsul dan Mustofa juga menerangkan yang dimaksud dengan
pengendalian intern adalah cara untuk mengatasi pengamanan harta
kekayaan, memperoleh informasi bagi pemimpin, melancarkan operasional
dan dipatuhinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. Sedangkan
menurut Baridwan (1998:13), menerangkan pengendalian intern adalah
”Meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.”
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian
intern itu adalah kegiatan atau tanggung jawab dari manajemen dalam usaha
mangawasi sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi dan
semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan, yang digunakan di
dalam perusahaan. Menurut Samsul dan Mustofa (1992:73), dari
pengendalian intern tersebut, digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan
yaitu:
a. Mengamankan atau menjaga harta kekayaan.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Mendorong efisiensi.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
31
Menjaga kekayaan
Organisasi Tujuan
pengendalian
Mengecek ketelitian intern
dan keandalan data
Tujuan pokok akuntansi
Sistem pengendalian
intern
Mendorong efisiensi
Tujuan
pengendalian
Mendorong dipatuhinya intern
kebijakan manajemen
Gambar 8. Tujuan sistem pengendalian intern
Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.164)
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi
dua macam, yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting
Control) dan Pengendalian Intern Administratif (Internal Administratif
Control).
a. Pengendalian Intern Akuntansi yang merupakan bagian dari sistem
pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan
organisasi yaitu dengan mencegah usaha-usaha penyelewengan
disengaja yang dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan
keputusan manajemen serta keandalan data akuntansi yaitu
berhubungan dengan ketelitian dan benarnya data yang diperlukan.
b. Pengendalian Intern Administratif meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong
32
efisiensi dengan melakukan penyempurnaan prosedur serta mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
3. Unsur Pokok Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001, h.165), unsur pokok dalam sistem
pengendalian intern meliputi:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
fungsi akuntansi.
b. Semua fungsi tidak boleh diberikan wewenang penuh untuk
menyelesaikan seluruh tahap transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan
biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem
yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan
menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai
kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan
baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat
33
dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh
perusahaandalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena
formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya
transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan
nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban
terlaksananya transaksi.
b. Pemeriksaan mendadak (Surprised Audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak
yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam
suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap
kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan
melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan
dari orang atau unit organisasi yang lain. Karena setiap transaksi
dilaksanakan dengan campur tangan dengan pihak lain, sehingga
terjadi internal check setiap pelaksanaan tugas setiap unit
organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan
melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan
secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya sehingga persekongkolan diantara mereka
dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi
haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan
digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya
terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan,
diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk
sementara tersebut.
34
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik antara kekayaan dengan
catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik
harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi anatara kekayaan
secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan
kekayaan tersebut.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek efektifitas
unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi
ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar
efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern harus
tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi
akuntansi, serta harus bertanggungjawab langsung kepada
manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas
intern dalam perusahaan akan menjamin efektifitas unsur-unsur
sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan
terjamin ketelitian dan keandalannya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, dan
prosedur pencatatannya, serta berbagai cara yang diciptakan untuk
mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada
manusia yang melaksanakannya. Untuk mendapatkan karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut dapat ditempuh:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaanya. Program yang baik dalam seleksi calon karyawan
akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi
seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan di
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
35
Organisasi yang memisahkan tanggung
jawab wewenang secara tegas
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Unsur pokok sistem
Pengendalian intern
Praktik yang sehat
Karyawan yang mutunya sesuai dengan
tanggung jawabnya
Gambar 9. Unsur pokok sistem pengendalian intern
Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi (2001, h.165)
Dari unsur-unsur sistem pengendalian tersebut di atas dapat
disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern mempunyai unsur-unsur
yang perlu dirancang yaitu sistem wewenang dan pemisahan-pemisahan
tanggung jawab terutama terhadap fungsi operasi dan penyimpanan
dengan fungsi akuntansi serta tidak diperbolehkannya memberi tanggung
jawab penuh untuk melaksanakan semua tahapan suatu transaksi guna
memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang,
pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terdiri atas
dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujuinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem
yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksanaya
setiap transaksi. Dari sistem yang dibuat pelaksanaannya tidak akan
berjalan dengan baik apabila dalam pelaksanaan tidak terdapat praktek
yang sehat dari pihak-pihak yang berwenang dan juga karyawan yang
tidak kompeten dan tidak jujur.
36
4. Lingkungan Pengendalian Intern
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para
pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern
perusahaan. Efektifitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh
atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian, lingkungan
pengendalian harus diberikan tekanan perhatian, karena berdasarkan
kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak
besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang diterapkan dalam
perusahaan.
Lingkungan pengendalian intern mempunyai empat unsur Mulyadi
(2001, h.172):
1. Filosofi dan gaya operasi
Filosofi dan gaya operasi adalah seperangkat keyakinan dasar
(basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan
karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharusnya dikerjakan
dan apa yang tidak seharusnya dikerjakan oleh perusahaan.
Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana
operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Dengan gaya operasi
ini, sense of control akan tumbuh di dalam diri manajemen menengah
dan bawah, sehingga biaya pengendalian cenderung rendah.
2. Berfungsinya komite pemeriksaan
Jika anggota badan pengawas terutama terdiri dari manajemen
puncak perusahaan, hubungan antara akuntan publik dengan Badan
Pengawas tidak ada bedanya dengan hubungan antara akuntan publik
dengan manajemen perusahaan. Dalam keadaan ini harus ada pihak
yang dapat berfungsi sebagai penengah antara manajemen dengan
akuntan publik. Perlu dibentuk komite pemeriksaan (audit commitoe),
yang anggotanya seluruh atau terutama terdiri dari pihak luar
perusahaan. Fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung
berdampak terhadap akuntan publik adalah:
a. Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan
tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.
37
b. Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.
c. Meminta komunikasi langsung dengan akuntan publik
mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh akuntan
dalam pemeriksaanya.
d. Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat
pemeriksaan akuntan selesai dilaksanakan.
3. Metode pengendalian manajemen
Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan
dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai
tujuan perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen
dilakukan melalui empat tahap:
a. Penyusunan program (rencana jangka panjang).
b. Penyusunan anggaran (rencana jangka pendek).
c. Pelaksanaan dan pengukuran.
d. Pelaporan dan analisis.
4. Kesadaran pengendalian
Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang
ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas
kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan intern atau
akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan koreksi
atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan oleh akuntan
intern atau akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya
komitmen manajemen terhadap penciptaan lingkungan pengendalian
yang baik.
38
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian kualitatif, metode deskriptif dengan pendekatan studi kasus,
dimana jenis penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk
memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian.
Misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, yang secara holistik dan
dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu
konteks khusus yang alamiah dan memanfaatkan berbagai metode
alamiah. (Moleong, 2005, h.6). Metode deskriptif adalah penelitian yang
mengembangkan konsep dan menghimpun fakta tetapi tidak melakukan
hipotesa (Singarimbun, 1995, h.4). Penelitian deskriptif juga dapat
diartikan sebagai suatu metode dalam meneliti kasus sekelompok manusia,
suatu objek, suatu kondisi, suatu sistem pemikiran maupun suatu kelas
peristiwa pada masa sekarang (Nazir, 2005, h.54).
Tujuan dari penelitian deskriptif adalah untuk membuat deskripsi,
gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai
fenomena atau hubungan antar fenomena yang diselidiki.
Studi kasus adalah teknik penelitian yang lebih menekankan
kedalaman atau keutuhan objek yang diteliti walaupun dengan wolayah
yang terbatas (Tobroni, 2001, h.138). studi kasus juga dapat diartikan
sebagai suatu penelitian yang dilakukan secara intensif, terinci dan
mendalam dalam organisasi atau gejala tertentu (Arikunto, 2002, h.120).
Tujuan dari penelitian studi kasus ini adalah untuk mempelajari
secara intensif tentang latar belakang keadaan sekarang, dan interaksi
lingkungan sesuatu unit sosial, individu, kelompok, lembaga atau
masyarakat.
Alasan dalam pemilihan jenis penelitian ini karena peneliti berusaha
untuk menggambarakan fenomena-fenomena yang terjadi dalam sistem
akuntansi piutang dan penerimaan kas sebagai alat pengendalian intern
39
berdasarkan data yang diperoleh melalui serangkaian kegiatan bukan
melalui pengujian statistik.
B. Fokus Penelitian
Dalam suatu penelitian, penting sekali untuk menentukan fokus
penelitian yang akan membantu diketahuinya petunjuk-petunjuk penting
untuk menemukan permasalahan utama yang dihadapi serta dapat
diketemukannya jalan keluar yang benar bagi permasalah tersebut. Fokus
suatu penelitian memiliki 2 tujuan, yaitu pertama membatasi studi, yang
berarti bahwa dengan adanya fokus penempatan penelitian menjadi lebih
layak. Kedua, menetapkan kriteria-kriteria, inklusi-inklusi untuk
menyaring informasi yang mengalir masuk.
Untuk dapat mengetahui dan menganalisis permasalahan utama yang
sedang dihadapi perusahaan terutama berkenaan dengan Sistem Akuntansi
Piutang dan Penerimaan Kas sebagai alat pengendalian intern, diperlukan
data-data yang relevan dan akurat. Oleh karenanya, penelitian ini dibatasi
pada hal-hal yang berkaitan dengan penerapan sistem akuntansi piutang
dan penerimaan kas sebagai alat pengendalian intern dalam prosedur
pemberian kredit agar pengumpulan data lebih terarah.
Adapun yang menjadi focus penelitian dari penelitian ini adalah:
1. Struktur organisasi dari perusahaan yang bersangkutan.
Dalam hal ini struktur organisasi menggambarkan tentang pembagian
tugas, wewenang serta tanggung jawab masing-masing fungsi dalam
organisasi perusahaan yang bersangkutan sehingga dapat diketahui
jenis job description dari masing-masing bagian tersebut. Kemudian
dari sini juga dapat dilihat apakah masing-masing bagian telah
melaksanakan tugasnya sesuai dengan wewenangnya, atau dengan
kata lain apakah terjadi perangkapan tugas dalam pelaksanaannya.
2. Sistem Akuntansi Piutang dan Penerimaan Kas.
Hal ini diperlukan untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi
piutang dan penerimaan kas yang sedang dijalankan oleh perusahaan
40
sebelum kemudian dilakukan analisis terhadap kelemahan dalam
sistem tersebut.
3. Pengendalian intern yang diterapkan
Dalam hal ini penulis dapat mengevaluasi apakah pengendalian intern
yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah mampu berjalan dengan
baik ataukah masih perlu untuk dilakukan perbaikan sesuai dengan
prinsip-prinsip pengendalian intern yang memadai.
C. Pemilihan Lokasi Dan Situs Penelitian
Lokasi penelitian yang dipilih adalah PT. Federal Internasional
Finance (FIF) anak perusahaan PT. Astra Internasional, Tbk. PT. Federal
Internasional Finance (FIF) beralamat di Gedung AMDI B Jl. Gaya Motor
II no.8 Sunter 2 – Jakarta Utara. Situs penelitian dilakukan pada bagian
yang terkait dengan sistem akuntansi khususnya judul tema skripsi.
D. Sumber Data
Sumber data merupakan subyek data diperoleh dalam penelitian dan
kemudian data tersebut digunakan sebagai dasar penelitian. Data yang
digunakan dalam penelitian ini ada 2 yaitu:
1. Primer
Data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara
langsung dari sumber asli (tidak melalui media perantara). Data primer
dapat berupa opini subyek secara individual atau kelompok, hasil
observasi terhadap suatu benda, kejadian, dan hasil pengujian, Nur
Indriantoro dan Bambang Supomo (2002, h.146). Data-data primer yang
diambil oleh peneliti dari obyek secara langsung berupa gambaran umum
perusahaan seperti sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi, visi
& misi organisasi.
2. Sekunder
Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh
peneliti secara tidak langsung atau melalui media perantara. Data sekunder
41
umumnya berupa bukti, catatan, atau laporan histories yang telah tersusun
dalam arsip. Nur Indriantoro dan Bambang Supomo (2002, h.147). Data
sekunder diperlukan sebagai data pendukung untuk melengkapi data
primer. Data subyek yang diambil peneliti berupa kwitansi bukti
pembayaran, sistem dan prosedur piutang dan penerimaan kas. Di bagian
Finance Department, Accounting Department dan Collection & Recovery
Department.
D. Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dalam penelitian ini
adalah:
1. Dokumentasi
Dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara melihat dokumen-dokumen atau catatan perusahaan yang
relevan dengan masalah yang diteliti kemudian data yang diperoleh
diolah sebagai bahan penelitian.
2. Observasi
Merupakan metode pengumpulan data dengan cara melakukan
pengamatan atau penelitian pada perusahaan yang sedang diteliti.
E. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat bantu di dalam penelitian, sehingga
dengan alat bantu tersebut data-data yang diperlukan dalam penelitian
dapat dikumpulkan untuk selanjutnya data tersebut akan dianalisa lebih
lanjut sesuai dengan tujuan penelitian.
Dalam penelitian ini instrumen penelitian yang digunakan antara lain
daftar pertanyaan yang dijadikan pedoman wawancara yang dapat
memudahkan pihak peneliti meupun pihak koresponden dalam melakukan
tanya jawab sehingga proses wawancara lebih terarah dan dapat mencapai
tujuan.
42
Wawancara dilakukan dengan berdasarkan pedoman wawancara, yang
selanjutnya akan dilakukan suatu kajian studi antara peneliti dengan pihak
perusahaan yang diharapkan nantinya ada suatu umpan balik dari pihak
perusahaan atas segala kajian studi.
Sedangkan pedoman observasi yang dilakukan dalam penelitian ini
adalah serangkaian pengamatan yang secara langsung, yang berada di
lapangan untuk dicatat atau ditulis sebagai suatu bahan bagi penulis untuk
kemudian dianalisis. Sedangkan pedoman untuk dokumentasi dalam
penelitian ini adalah mengumpulkan data-data yang diperlukan dan
mencatatnya dengan alat bantu berupa alat tulis yang dipakai peneliti atau
mendokumentasikannya catatan-catatan (dapat berupa format
dokumentasi) dari pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pemberian
kredit.
F. Analisis Data
Adanya analisis data ini akan menyederhanakan data dalam bentuk
yang dapat dipahami dan diinterpretasikan sehingga hubungan dari
masalah-masalah penelitian dapat dipelajari dan diuji sebagai jawaban
penelitian. Pada dasarnya, analisis data adalah:
“Proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.” Singarimbun dan Efendi (1995, h.263).
Pada penelitian kualitatif biasanya data-datanya dianalisis secara
deskriptif, yang sebagian besar datanya berasal dari wawancara dan
catatan pengamatan yang ada kemudian dibandingkan dengan teori yang
digunakan, dan selanjutnya ditarik suatu kesimpulan. Berdasarkan hasil
kesimpulan ini akan dikemukakan beberapa pemecahan masalah.
(Moleong, 2005, h.36). Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian
ini adalah sebagai berikut:
1. Mempelajari struktur organisasi yang ada, apakah telah mencerminkan
pengendalian intern yang memadai sesuai dengan unsur-unsur dalam
pengendalian intern yang baik.
43
2. Mempelajari sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang ada, dan
mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada dalam konteks
pengendalian intern.
3. Mempelajari praktik pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi, dan mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada
dalam konteks pengendalian intern.
4. Mempelajari kebijakan manajemen sumber daya manusia, dan
mengidentifikasi permasalahan yang mungkin ada dalam konteks
pengendalian intern.
5. Menyajikan analisis terhadap sistem pengendalian intern dalam
prosedur pemberian kredit yang diterapkan.
44
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum dan Lokasi Penelitian
PT. Federal Internasional Finance (FIF) adalah anak perusahaan
Astra Internasional dan tergabung dalam The Astra Financial Service. PT.
Federal Internasional Finance (FIF) adalah perusahaan yang beroperasi
pada pembiayaan kepemilikan kendaraan khususnya sepeda motor merek
Honda.
Perusahaan yang lahir pada Mei 1989 dengan nama PT. Mitrapusaka
Artha Finance yang bergerak di bidang Multi Finance termasuk Consumer
Financing, leasing dan factoring. Seiring waktu, akhirnya PT. FIF mulai
memfokuskan diri pada Honda motorcycle financing mulai tahun 1996
sampai saat ini. Dengan didukung oleh jaringan kantor cabang lebih dari
50 kota di Indonesia dan 2000 lebih karyawan.
Lokasi penelitian dilakukan di PT. Federal Internasional Finance
(FIF) yang beralamat di Gedung AMDI-B (Politeknik Astra) Jl. Gaya
Motor II no.8 Sunter II – Jakarta Utara.
B. Penyajian Data
1. Sejarah Perusahaan
PT. Federal Internasional Finance (FIF) didirikan dengan nama PT.
Mitrapusaka Artha Finance pada bulan Mei 1989. Berdasarkan ijin usaha
yang diperolehnya, maka Perseroan bergerak dalam bidang Sewa Guna
Usaha, Anjak Piutang dan Pembiayaan Konsumen.
Pada tahun 1991, Perseroan merubah nama menjadi PT. Federal
Internasional Finance (FIF), namun seiring dengan perkembangan waktu
dan guna memenuhi permintaan pasar, Perseroan mulai memfokuskan diri
pada bidang pembiayaan konsumen secara retail pada tahun 1996.
Ketika badai krisis mulai menerpa pada tahun 1997, saat itu pula
merupakan titik balik bagi Perseroan untuk melakukan konsolidasi internal
dalam rangka persiapan menuju ke suatu system komputerisasi yang
tersentralisasi dan terintegrasi.
45
Walaupun krisis moneter tersebut di luar dugaan berkembang
menjadi krisis multidimensi, namun berkat kerja keras jajaran Direksi
beserta karyawan Perseroan tetap dapat berjalan. Perseroan yang mayoritas
sahamnya dimiliki oleh PT. Astra Internasional, Tbk ini tahun demi tahun
lebih memantapkan dirinya sebagai perusahaan terbaik dan terpercaya di
industrinya hingga saat ini.
PT. Federal Internasional Finance (FIF) memiliki visi dan misi
dalam kegiatan usahanya yaitu:
VISI: Menawarkan solusi yang terbaik bagi para pelanggan,
MISI: Beroperasi secara lugas dengan tetap mengindahkan aspek
kehati-hatian. Menjalankan bisnis dengan prosedur dan aturan main
yang sederhana.
Selain memiliki visi dan misi, PT. Federal Internasional Finance
(FIF) memiliki values atau nilai-nilai penting yang harus diterapkan dalam
menjalankan kegiatan usahanya, yaitu:
CREATIVE: Kreatif dalam mengatasi persoalan dan inovatif dalam
perbaikan proses kerja untuk memberikan pelayanan yang terbaik
untuk pelanggan sehingga tercipta service excellent.
COURAGE: Memiliki keberanian dan kepercayaan diri dalam
melaksanakan tugas, berdasarkan pertimbangan yang jernih.
LOVE CHANGE: Mampu mencintai atau menyukai perubahan dan
tidak menghindarinya.
COMMITMENT: Menepati janji dalam memberikan pelayanan
yang bermutu, memberikan kualitas dan perkembangan.
CARE: Perhatian kepada Costumer dan stakeholder dengan
memberikan pelayanan yang terbaik.
2. Tujuan dan Kegiatan Usaha
Tujuan dari PT. Federal Internasional Finance (FIF) itu sendiri
adalah untuk mempermudah masyarakat dalam memenuhi kepemilikan
kendaraan bermotor, khususnya sepeda motor merk Honda karena saat ini
banyak sekali masyarakat yang membutuhkan kendaraan bermotor tetapi
46
mereka tidak memiliki dana yang besar dalam memenuhi kebutuhannya
itu, maka PT. Federal Internasional Finance memberikan penawaran
kemudahan untuk membeli sepeda motor tanpa harus menyiapkan dana
dalam jumlah besar terlebih dahulu yaitu dengan cara kredit dengan syarat
yang lebih mudah dan sederhana.
FIF bergerak dalam bidang sewa guna usaha, anjak piutang dan
pembiayaan konsumen. Tetapi seiring dengan perkembangan waktu dan
memenuhi permintaan pasar, saat ini FIF lebih memfokuskan diri pada
bidang pembiayaan konsumen secara retail.
3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi antara perusahaan satu dengan perusahaan lain
tidaklah sama, hal ini disesuaikan dengan kondisi masing-masing
perusahaan. Sedangkan kondisi perusahaan yang dimaksud adalah
besarnya organisasi, aktivitas yang dijalankan, serta pembagian tugas dan
wewenang setiap karyawan.
Adanya struktur organisasi diharapkan pihak manajemen dapat
dengan mudah melakukan koordinasi seluruh aktivitas perusahaan dalam
rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga setiap struktur
organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan peembagian tugas,
pendelegasian wewenang serta pertanggungjawaban masing-masing
bagian yang ada dalam organisasi.
Struktur organisasi PT. Federal Internasional Finance (FIF)
berbentuk garis lurus atau lini yaitu wewenang berjalan lurus atau vertikal
dari atasan ke bawahan. Sedangkan tanggung jawab berjalan dari bawahan
ke atasan melalui saluran tunggal, dimana masing-masing bagian berada di
bawah pengawasan suatu bagian dari jenjang yang setingkat di atasnya.
Tujuan perusahan menggunakan struktur organisasi garis lurus atau lini
adalah untuk memperlancar aktivitas perusahaan serta dapat melaksanakan
pengawasan secara efektif.
Struktur organisasi pada PT. FIF adalah sebagai berikut:
48
Jabatan-jabatan yang terdapat pada PT. Federal Internasional
Finance (FIF) beserta uraian pekerjaannya masing-masing akan dijelaskan
sebagai berikut:
1. Presiden Direktur
a. Sebagai pemimpin perusahaan, presiden direktur mempunyai
tugas merencanakan, mengkoordinasikan bersama stafnya untuk
melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan.
b. Menatausahakan investasi perusahaan dan menyelenggarakan
administrasi yang berorientasi pada pelayanan dan laporan.
2. Direktur Operasional
a. Sebagai pemimpin operasional perusahaan.
b. Memastikan kegiatan operasional cabang berjalan sesuai target
profit perusahaan.
c. Mengelola proses bisnis di cabang-cabang PT. FIF , proses
kredit , proses penagihan dan proses penyelamatan piutang.
3. Direktur Finance
a. Sebagai pemimpin financial perusahaan.
b. Mengelola proses perbendaharaan (treasury), proses keuangan
(finance) dan proses akuntansi (accounting) pada PT. FIF.
4. Account Management Division
a. Mengelola proses kredit, proses penagihan dan penyelamatan
piutang maupun kerugian perusahaan.
5. Credit Department
a. Mengelola order kredit yang masuk ke PT. FIF.
b. Mengelola order kredit melalui mekanisme analisa kelayakan
kredit.
c. Mengelola collateral sebagai jaminan terhadap credit yang ada
di FIF.
d. Menyetujui credit yang diajukan sebagai order.
6. Collection & Recovery Department
a. Mengelola account – account piutang.
b. Mengelola account – account lancar menjadi cash flow.
49
c. Mengelola account – account piutang yang menunggak.
d. Menyelamatkan account-account yang akan menjadi potensi
kerugian agar tidak menjadi kerugian.
7. Repposes Department
a. Mengelola stock unit Honda yang ditarik dari konsumen karena
gagal kemampuan bayar.
b. Mengelola penjualan kembali stock unit tarikan.
8. Finance Division
a. Bersama direktur finance mengelola proses perbendaharaan
(treasury), proses keuangan (finance) dan proses akuntansi
(accounting) pada PT. FIF.
9. Finance Department
a. Menjalankan proses keuangan agar perusahaan tidak mengalami
kerugian.
b. Melaksanakan, mengatur dan mengawasi pengeluaran dan
penerimaaan kas perusahaan, serta meneliti dan memerikasa
kebenaran atas bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran kas
perusahaan.
10. Accounting Department
a. Melaksanakan pembukuan transaksi, memelihara catatan-
catatan pembukuan secara teratur dan tertib serta menyususn
laporan-laporan keuangan.
b. Melaksanakan, mangatur dan mencatat semua penerimaan dan
pengeluaran uang perusahaan, serta menyimpan dan memelihara
semua alat pembayaran yang ada.
4. Sistem Akuntansi Piutang pada FIF
a. Fungsi yang terkait:
1) Fungsi Customer Service
Bagian ini bertugas memberi informasi pada customer yang ingin
mengajukan kredit dan juga menerima semua data-data customer yang
akan mengajukan kredit.
50
2) Fungsi Credit Order Administration
Bagian ini bertugas memberi pernyataan layak atau tidaknya customer
untuk mengajukan kredit dan melakukan survey kebenaran data yang
didapat dari customer.
3) Fungsi Field Verifier
Bagian ini bertugas menerima data customer yang dinyatakan tidak
layak.
4) Fungsi Credit Analist
Bagian ini bertugas memeriksa ulang kelayakan data customer untuk
menerima kredit dan mengumpulkannya ke dalam database perusahaan.
b. Prosedur sistem akuntansi piutang
Proses sistem akuntansi piutang pada FIF dimulai dari customer
melakukan pengisian formulir aplikasi di depan karyawan FIF. Formulir
aplikasi tersebut beserta dokumen persyaratan customer diserahkan ke
bagian customer service, dokumen persyaratan customer berupa KTP,
Rekening Listrik, Rekening Telepon, Slip Gaji, dll. Untuk Rekening
Listrik, Rekening Telepon, Rekening Air, PT. FIF meminta bukti rekening
pembayaran tersebut dalam waktu 4 bulan terakhir, hal ini digunakan
untuk mengetahui kondisi keuangan customer, dalam jangka waktu 4
bulan terakhir pernah menunggak pembayaran listrik, telepon, air atau
tidak, apabila pernah menunggak berarti keuangan customer lemah dan
PT. FIF berhak meragukannya. Oleh bagian customer service dokumen-
dokumen tersebut diperiksa benar atau tidaknya. Selanjutnya oleh bagian
customer service dokumen-dokumen tersebut diserahkan ke bagian credit
order administrasi, oleh bagian ini dibuat folder baru sebelum dinilai
layak atau tidaknya customer mengambil kredit. Setelah itu bagian credit
order administrasi melakukan survey kelayakan customer. Survey
kelayakan customer pada PT. FIF ada tiga macam, yaitu : Instant
Approval, verifikasi melalui kunjungan dan verifikasi melalui telepon.
Instant Approval dilakukan apabila customer sudah pernah mengambil
kredit di PT. FIF dan memiliki nilai yang layak, maka bagian Credit Order
51
Administrasi tidak perlu mengadakan survey kembali Sebaliknya apabila
customer belum pernah mengambil kredit di PT. FIF, maka PT. FIF harus
melakukan verifikasi melalui kunjungan yang dilakukan oleh bagian Field
Verifier dan jika customer sudah dinyatakan layak untuk mengambil
kredit, maka bagian Credit Order Administrasi mengentry dokumen yang
berasal dari customer service, lalu memproses nilai kelayakan customer ke
dalam komputer. Verifikasi melalui telepon dilakukan oleh bagian Credit
Order Administrasi, tetapi jika verifikasi melalui telepon masih
meragukan, maka bagian Field Verifier harus melakukan verifikasi melalui
kunjungan. Setelah customer dinyatakan layak untuk mengambil kredit,
bagian Credit Order Administrasi mengentry dokumen – dokumen yang
berasal dari customer service, lalu memproses nilai kelayakan customer ke
dalam komputer. Setelah dokumen-dokumen yang telah dinyatakan layak
diproses ke dalam komputer, dokumen-dokumen tersebut diserahkan ke
bagian credit analist, pada bagian credit analist dilakukan pengecekan
ulang. Apabila ternyata customer masih meragukan, harus dilakukan
pengecekan ulang dan setelah dilakukan survey lebih lanjut akhirnya
dinyatakan layak. Setelah dinyatakan benara – benar layak oleh bagian
credit analist diproses ke dalam database dan bagian credit order
administrasi mencetak order pembelian. Untuk lebih jelasnya digambarkan
melalui bagan alir (flow chart) sebagai berikut:
53
5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. FIF
Bentuk penerimaan kas pada PT. FIF dilakukan melalui penerimaan
tiga cara yaitu penerimaan kas secara tunai, penerimaan kas melalui
transfer bank dan penerimaan kas melalui kantor pos, agar diperoleh
gambaran mengenai sistem penerimaan kas pada PT. FIF, berikut akan
dijelaskan mengenai fungsi terkait, formulir yang digunakan dan prosedur
penerimaan kas:
a. Fungsi yang terkait
1) Fungsi Kas :
Fungsi ini berada di bagian finance yang bertanggung jawab menerima
uang tunai, cek dan bukti transfer dari penerima jasa keuangan dan
bertanggung jawab terhadap kelebihan ataupun kekurangan pembayaran
yang dilakukan oleh penerima jasa keuangan.
2) Fungsi Akuntansi :
Fungsi akuntansi berada dibagian akuntansi dibawah manajer akuntansi,
fungsi ini hanya ada di Head Office. Fungsi ini bertanggung jawab
melakukan pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas.
3) Fungsi Manajer Keuangan
Fungsi manajer keuangan pada perusahaan ini adalah melakukan
pencocokan terhadap bukti kas masuk dengan rekapitulasi harian kas ,
dan melakukan konfirmasi tentang rekening Koran setiap akhir bulan
pada pihak bank
4) Fungsi Collection Piutang
Fungsi Collection piutang adalah memastikan arus kas masuk atas
pendapatan piutang perusahaan, sehingga penerimaan pendapatan
piutang sesuai rencana penerimaan pendapatan piutang perusahaan
setiap harinya.
b. Formulir yang digunakan :
1) Bukti Pembayaran ( kwitansi )
54
Formulir ini sebagai bukti pembayaran piutang customer kepada FIF,
yang nantinya menjadi pedoman untuk di input ke dalam system FIF
secara realtime.
2) Bukti kas masuk
Formulir ini dijadikan bukti pemasukan kas di cabang FIF.
3) Bukti Transfer ke Bank ( penyetoran uang kas cabang ke head office )
Formulir ini adalah bukti penyetoran hasil pembayaran customer FIF di
cabang ke head office. Penyetoran dilakukan oleh kepala bagian finance
di cabang FIF.
56
c. Prosedur penerimaan kas :
1) Prosedur penerimaan kas dengan uang tunai :
Penerimaan kas yang dilakukan secara tunai, diawali dengan
diterimanya pembayaran berupa uang tunai dari customer oleh bagian
finance cabang. Kemudian bagian finance cabang membuatkan bukti
kas masuk dan tanda terima, bukti kas masuk di buat rangkap 4 yang di
berikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Collection Cabang
Lembar 2 : Bagian Finance Cabang
Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office
Lembar 4 : Bagian Finance head office
Sedangkan tanda terima dibuat rangkap 2 yang diberikan kepada :
Lembar 1 : Customer
Lembar 2 : Bagian Finance Cabang
Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian
finance cabang dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat
sebagai pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection
cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang customer.
Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian finance cabang membuat
rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Akuntansi
Lembar 2 : Bagian Finance head office
Lembar 3 : Bagian Finance cabang
Setelah membuat rekapitulasi harian kas secara system real time
kemudian bagian finance cabang melakukan penyetoran kas ke bank
dan menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 3
yang di berikan kepada :
Lembar 1 : Bagian Finance cabang sebagai arsip
Lembar 2 : Bagian Finance head office
Lembar 3 : Bagian akuntansi head office
Bukti kas masuk, bukti setor dan rekapitulasi harian kas yang
diberikan kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real
57
time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas
masuk, rekapitulasi harian kas dan bukti setor yang diberikan kepada
bagian finance head office akan dicocokkan dengan rekening Koran
yang ada pada pihak bank setiap akhir bulan.
Prosedur penerimaan kas dengan cara tunai yang dilakukan oleh
PT. FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai
berikut:
58
Gambar 9 SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS SECARA TUNAI
PADA PT. FEDERAL INTERNASIONAL FINANCE (FIF)
60
2) Prosedur penerimaan kas melalui transfer bank.
Penerimaan kas dari transfer bank diawali dengan diterimanya
bukti transfer oleh bagian finance. Penerimaan bukti transfer ini dapat
dilakukan melalui fax atau customer yang langsung datang ke bagian
finance. Setelah bukti transfer berada di bagian finance, oleh bagian
finance dilakukan pengecekan mengenai keabsahan bukti transfer.
Di bagian finance, bukti transfer tersebut di foto copy 3 lembar
untuk dijadikan satu dengan bukti kas masuk. Berdasarkan bukti
transfer tersebut fungsi kas membuat bukti kas masuk rangkap 4 yang
diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Collection cabang
Lembar 2 : Bagian Keuangan head office
Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office
Lembar 4 : Bagian Finance Cabang sebagai arsip
Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian
finance cabang dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat
sebagai pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection
cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang customer.
Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian finance cabang membuat
rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Akuntansi head office
Lembar 2 : Bagian Keuangan head office
Lembar 3 : Bagian Finance cabang
Bukti transfer, bukti kas masuk, dan rekapitulasi harian kas yang
diberikan kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real
time ke dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas
masuk, bukti transfer, dan rekapitulasi harian kas yang diserahkan ke
bagiab keuangan head office pada tiap akhir bulan akan dilakukan
pencocokan dengan rekening koran yang ada di bank.
Prosedur penerimaan kas melalui transfer yang dilakukan oleh PT.
FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai berikut:
61
Gambar 10
SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS
MELALUI TRANSFER BANK
PADA PT. FEDERAL INTERNASIONAL FINANCE (FIF)
Bagian Finance cabang
63
3) Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos
Penerimaan kas melalui kantor pos diawali dengan diterimanya slip
pembayaran dan uang tunai oleh petugas kantor pos. Kemudian petugas
kantor pos menghitung uang yang sudah diterima lalu memberi stempel
dan tanda tangan pada slip pembayaran. Slip pembayaran dibuat
rangkap 2 yang diberikan kepada:
Lembar 1 : Customer
Lembar 2 : Petugas kantor pos
Kemudian oleh petugas kantor pos slip pembayaran tersebut digunakan
untuk membuat rekapitulasi harian kas rangkap 3 yang diberikan
kepada:
Lembar 1 : Bagian Finance cabang
Lembar 2 : Bagian Finace head office
Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office
Lalu rekapitulasi harian kas, setoran dan copy slip pembayaran
diberikan kepada petugas KPRK.
Setelah petugas KPRK menerima rekapitulasi harian kas, setoran
dan copy slip, petugas KPRK selanjutnya langsung mentransfer setoran
pembayaran ke rekening FIF head office beserta rekapitulasi harian kas.
Sesudah mentransfer petugas KPRK menerima slip transfer rangkap 2
yang diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Finance cabang
Lembar 2 : Petugas KPRK
Dan untuk selanjutnya petugas KPRK mengirim rekapitulasi harian kas,
copy slip pembayaran dan copy slip transfer ke bagian finance cabang.
Berdasarkan rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran dan
copy slip transfer, bagian finance cabang mengentry setoran yang
berasal dari kantor pos sesuai slip transfer. Rekapitulasi harian kas,
copy slip pembayaran, dan copy slip transfer oleh bagian finance
cabang di filling dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat
sebagai pendapatan piutang dan selanjutnya disimpan sebagai arsip.
Hard copy data entry diberikan ke bagian collection cabang. Oleh
64
bagian collection cabang, hardcopy data entry digunakan untuk
mengup-date status pembayaran piutang customer.
Selanjutnya bagian finance head office setelah menerima
rekapitulasi harian kas dan uang setoran dari petugas KPRK, bagian
finance head office melakukan penyetoran ke bank dan menerima bukti
setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 2 yang diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Finance head office
Lembar 2 : Bagian Akuntansi head office
Bukti setor dan rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian
finance head office akan dicocokkan dengan rekening koran yang ada
pada pihak bank pada setiap akhir bulannya. Sedangkan bukti setor dan
rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi head
office dilakukan pencatatan secara system real time ke dalam jurnal
penerimaan kas head office.
Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos yang dilakukan oleh
PT. FIF dapat digambarkan melalui bagan alir (flowchart) sebagai
berikut:
68
6. Kebijakan pengendalian intern yang diterapkan PT. Federal
Internasional Finance (FIF)
Kebijakan pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem
akuntansi piutang dan penerimaan kas pada PT. Federal Internasional
Finance (FIF) adalah sebagai berikut:
a. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen
sumber yang dilengkapi dengan dokumen pendukung yang
lengkap.
Dalam pencatatan akuntansi, bagian akuntansi pada PT. Federal
Internasional Finance (FIF) selalu memasukkan dan menyertakan
dokumen pendukung untuk memperkuat dokumen sumber.
b. Telah dilakukannya penyetoran segera seluruh jumlah kas yang
diterima dari pendapatan piutang ke bank pada hari yang sama
dengan transaksi atau hari kerja berikutnya.
Perusahaan telah memberikan kebijakan bahwa seluruh kas yang
diterima dari pendapatan piutang pada hari transaksi terjadi
langsung disetor pada hari itu juga atau hari berikutnya. Ini
dilakukan oleh PT. Federal Internasional Finance (FIF) agar tidak
terjadi penyalahgunaan uang oleh kasir. Jika kas yang diterima
setiap hari disetor ke bank seluruhnya pada hari yang sama atau
hari kerja berikutnya, bank akan mencatat setoran tersebut dalam
catatan akuntansinya. Dan pada akhir bulan, bank akan
memberikan rekening koran ke perusahaan sehingga dapat
diadakan rekonsiliasi catatan kas perusahaan dengan rekening
koran bank.
c. Catatan akuntansi dibuat oleh bagian akuntansi dan manajer
keuangan.
Kedua catatan ini secara periodik akan dilakukan pencocokan oleh
kedua belah pihak sehingga apabila terjadi ketidaksesuaian dari
catatan tersebut masing-masing bagian akan mencocokannya
dengan dokumen sumber yang diterima.
69
C. Analisis Dan Interpretasi Hasil Penelitian
1. Analisis terhadap struktur organisasi pada PT. Federal
Internasional Finance (FIF)
Struktur organisasi yang diterapkan pada PT. Federal
Internasional Finance (FIF) adalah struktur organisasi lini, dimana
wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan
organisasi yang berada dibawahnya baik pekerjaan pokok maupun
pekerjaan bantuan.
Dengan diterapkannya struktur organisasi lini terdapat
beberapa keuntungan yang diperoleh yaitu pengambilan keputusan
dapat dilakukan dengan cepat dan bertanggung jawab, karena
setiap keputusan hanya dipertanggungjawabkan kepada satuan
organisasi yang berada diatasnya. Sedangkan keuntungan lainnya
yaitu pemeliharaan disiplin dapat dilakukan dengan mudah karena
pengawasan dilakukan oleh atasan kepada bawahan secara
langsung.
Meskipun struktur organisasi pada PT. Federal Internasional
Finance (FIF) ini mempunyai keuntungan, namun ada beberapa
kelemahan yang perlu diperhatikan yaitu:
a. Di bagian finance division belum jelas antara bagian finance
department yang menangani asuransi dan finance department
yang menangani kegiatan pembayaran kendaraan customer.
b. Adanya penumpukan pekerjaan di bagian finance yaitu belum
adanya bagian kasir yang membantu melakukan penerimaan
kas perusahaan dan melakukan penyetoran uang ke bank.
2. Analisis terhadap formulir yang digunakan pada PT. Federal
Internasional Finance (FIF)
Formulir yang digunakan dalam penanganan prosedur
penerimaan kas pada PT. Federal Internasional Finance sudah
sesuai dengan prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan formulir yang baik yaitu:
70
a. Formulir kwitansi penerimaan kas pada PT. Federal
Internasional Finance sudah memiliki nomor seri kwitansi
yang tercetak.
b. Pada formulir kwitansi sudah ada nama perusahaan beserta
nama kota tempat perusahaan itu berada, karena diketahui
bahwa PT. FIF memiliki banyak sekali cabang di seluruh
Indonesia.
c. Pada formulir kwitansi sudah terdapat kolom tanggal
penerimaan kas dilakukan.
d. Pada formulir kwitansi sudah ada kolom untuk penulisan data
customer, seperti nama dan nomor telepon / HP.
e. Formulir kwitansi sudah ada tabel untuk penulisan nomor
rekening jika customer melakukan pembayaran melalui
transfer bank.
Meskipun formulir kwitansi penerimaan kas yang digunakan
oleh PT. Federal Internasional Finance sudah dirancang dengan
baik tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu
diperhatikan yaitu:
a. Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam
formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak.
b. Tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir
kwitansi itu dibuat.
c. Pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk tanda tangan
customer yang membayar.
d. Formulir kwitansi pada kolom penulisan data customer belum
ada dimana alamat customer.
3. Analisis terhadap sistem akuntansi piutang dan penerimaan
kas pada PT. Federal Internasional Finance
Sistem akuntansi piutang pada PT. Federal Internasional
Finance (FIF) sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang
baik dan sudah sangat canggih, karena pada sistem akuntansi
71
piutangnya sebagian besar sudah tidak menggunakan hardcopy
melainkan sudah menggunakan sistem komputer dan fungsi –
fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai dengan tugasnya masing –
masing.
Sistem penerimaan kas yang dilakukan melalui tunai, transfer
bank dan melalui kantor pos sudah menerapkan unsur-unsur
pengendalian intern yang baik yaitu:
a. Pencatatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber sebagai
pendukung.
b. Hasil dari perhitungan kas direkam dalam rekapitulasi harian
kas dan disetorkan ke bank pada hari yang sama dengan
transaksi atau hari kerja berikutnya.
Meskipun sudah diterapkannya sistem pengendalian intern
pada prosedur penerimaan kas, namun masih terdapat kelemahan
yang perlu dilakukan perbaikan yaitu:
a. Copy form tanda terima hanya disimpan sebagai arsip pada
bagian finance cabang, padahal tanda terima merupakan salah
satu bukti utama bahwa perusahaan telah menerima uang dari
customer.
b. Bagian finance yang mempunyai tanggung jawab dalam
penerimaan kas perusahaan dibebani untuk pembuatan
rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi
dan bagian finance head office dan disimpan sebagai arsip.
Sedangkan juga harus melakukan penyetoran uang ke bank.
c. Sistem akuntansi penerimaan kas melalui kantor pos, head
office tidak menerima copy slip pembayaran costomer, padahal
head office juga sangat memerlukan copy slip pembayaran
customer karena copy slip pembayaran customer ini
merupakan bukti bahwa telah terjadi penerimaan kas pada
perusahaan dan juga untuk menyusun jurnal penerimaan kas
pada bagian akuntansi.
72
d. Penyetoran uang ke bank pada hari yang sama pada umumnya
sudah menerapkan sistem pengendalian intern yang baik, tetapi
untuk penyetoran uang yang dilakukan pada hari kerja
berikutnya mengakibatkan ketidaksesuaian dalam pencatatan
antara bagian akuntansi dengan pihak bank.
D. Pemecahan Masalah
1. Struktur organisasi yang disarankan
Pada bagian finance seharusnya lebih diperjelas lagi antara
bagian yang menangani asuransi dan bagian yang menangani
pembayaran kendaraan customer.
Bagian finance seharusnya dicantumkan bagian kasir, agar
tugas pencatatan terhadap bukti kas masuk dan menerima uang
kemudian melakukan penyetoran ke bank dilaksanakan oleh bagian
kasir, sehingga tidak terjadi penumpukan pekerjaan pada bagian
finance.
Adanya perbaikan dalam struktur organisasi mengakibatkan
perubahan pembagian tugas dan wewenang pada beberapa bagian
di PT. Federal Internasional Finance yaitu:
1. Presiden Direktur
a. Sebagai pemimpin perusahaan, presiden direktur mempunyai
tugas merencanakan, mengkoordinasikan bersama stafnya untuk
melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan.
b. Menatausahakan investasi perusahaan dan menyelenggarakan
administrasi yang berorientasi pada pelayanan dan laporan.
3. Direktur Operasional
a. Sebagai pemimpin operasional perusahaan.
b. Memastikan kegiatan operasional cabang berjalan sesuai target
profit perusahaan.
c. Mengelola proses bisnis di cabang-cabang PT. FIF , proses
kredit , proses penagihan dan proses penyelamatan piutang.
73
4. Direktur Finance
a. Sebagai pemimpin financial perusahaan.
b. Mengelola proses perbendaharaan (treasury), proses keuangan
(finance) dan proses akuntansi (accounting) pada PT. FIF.
5. Account Management Division
a. Mengelola proses kredit, proses penagihan dan penyelamatan
piutang maupun kerugian perusahaan.
6. Credit Department
a. Mengelola order kredit yang masuk ke PT. FIF.
b. Mengelola order kredit melalui mekanisme analisa kelayakan
kredit.
c. Mengelola collateral sebagai jaminan terhadap kredit yang ada
di FIF.
d. Menyetujui kredit yang diajukan sebagai order.
7. Collection & Recovery Department
a. Mengelola account – account piutang.
b. Mengelola account – account lancar menjadi cash flow.
c. Mengelola account – account piutang yang menunggak.
d. Menyelamatkan account-account yang akan menjadi potensi
kerugian agar tidak menjadi kerugian.
8. Reposses Department
a. Mengelola stock unit Honda yang ditarik dari konsumen karena
gagal kemampuan bayar.
b. Mengelola penjualan kembali stock unit tarikan.
9. Finance Division
a. Bersama direktur finance mengelola proses perbendaharaan
(treasury), proses keuangan (finance) dan proses akuntansi
(accounting) pada PT. FIF.
10. Finance Department
a. Menjalankan proses keuangan agar perusahaan tidak mengalami
kerugian.
74
b. Mengatur dan mengawasi pengeluaran dan penerimaaan kas
perusahaan, serta meneliti dan memeriksa kebenaran atas bukti-
bukti penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
11. Kasir
a. Menjalankan pengeluaran dan penerimaan kas perusahaan.
b. Melakukan penyetoran uang ke bank.
c. Membantu finance department menangani kegiatan asuransi
kendaraan customer yang masih berjalan masa kreditnya.
12. Accounting Department
a. Melaksanakan pembukuan transaksi, memelihara catatan-catatan
pembukuan secara teratur dan tertib serta menyususn laporan-
laporan keuangan.
b. Melaksanakan, mangatur dan mencatat semua penerimaan dan
pengeluaran uang perusahaan, serta menyimpan dan memelihara
semua alat pembayaran yang ada.
Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan pada bagan sebagai
berikut:
76
2. Formulir yang disarankan pada PT. Federal Internasional
Finance (FIF)
a. Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam
formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak.
Seharusnya nomor seri yang sudah tercetak diletakkan pada
kotak nomor yang sudah disediakan agar lebih jelas dan tidak
membingungkan customer.
b. Tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir
kwitansi itu dibuat. Seharusnya pada pojok kiri bawah diberi
tembusan agar lebih jelas untuk siapa saja formulir kwitansi
dibuat.
c. Pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk tanda
tangan customer yang membayar. Seharusnya di sebelah kiri
tanda tangan penerima dari pihak perusahaan diberi tempat
untuk tanda tangan customer yang telah menyetorkan uang
pembayaran, jadi formulir kwitansi akan lebih lengkap dan
tidak dapat diselewengkan dan disalahgunakan.
d. Formulir kwitansi pada kolom penulisan data customer belum
ada dimana alamat customer. Seharusnya pada kolom
penulisan data ditambahkan alamat customer. Jadi jika
sewaktu-waktu ada kesalahan teknis, pihak perusahaan tidak
hanya bisa menelpon saja tetapi juga bisa langsung
mendatangi rumah customer.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat melalui gambar berikut ini:
78
3. Sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang disarankan
a. Sistem Akuntansi Piutang
Karena Sistem akuntansi piutang pada PT. Federal
Internasional Finance (FIF) sudah sesuai dengan sistem
pengendalian intern yang baik dan sudah sangat canggih, karena
pada sistem akuntansi piutangnya sebagian besar sudah tidak
menggunakan hardcopy melainkan sudah menggunakan sistem
komputer dan fungsi – fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai
dengan tugasnya masing – masing, maka peneliti tidak perlu
memberikan saran – saran perbaikan.
b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
1) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas secara tunai yang
disarankan
Kelemahan-kelemahan yang ada pada prosedur penerimaan
kas dapat diperbaiki dengan cara:
a. Bagian akuntansi head office seharusnya juga menerima copy
form tanda terima. Copy form tanda terima tidak hanya
disimpan sebagai arsip pada bagian finance cabang, karena
tanda terima merupakan salah satu bukti utama bahwa
perusahaan telah menerima uang dari customer.
b. Bagian finance yang mempunyai tanggung jawab dalam
penerimaan kas perusahaan dibebani untuk pembuatan
rekapitulasi harian kas yang diberikan kepada bagian akuntansi
dan bagian finance head office dan disimpan sebagai arsip.
Sedangkan juga harus melakukan penyetoran uang ke bank.
Seharusnya tugas menerima kas perusahaan, menyetorkan
uang ke bank dan membuat rekapitulasi harian kas ditangani
oleh bagian kasir, karena dengan adanya bagian kasir akan
lebih memperingankan tugas dari bagian finance.
c. Kelemahan yang ada pada prosedur penerimaan kas adanya
rekapitulasi harian yang dibuat rangkap 3. Sebenarnya
79
rekapitulasi harian kas dibuat rangkap 2 saja sudah cukup yang
diberikan kepada bagian finance cabang dan bagian finance
head office.
d. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas melalui kantor pos,
seharusnya head office juga menerima copy slip pembayaran
customer, head office terutama bagian akuntansi juga sangat
memerlukan copy slip pembayaran customer karena copy slip
pembayaran customer ini merupakan bukti utama bahwa telah
terjadi penerimaan kas pada perusahaan dan juga untuk
menyusun jurnal penerimaan kas pada bagian akuntansi.
e. Kelemahan dalam penerimaan kas melalui kantor pos tidak ada
bukti kas masuk. Seharusnya petugas kantor pos sebelum
membuat rekapitulasi harian kas terlebih dahulu membuat
bukti kas masuk yang diberikan kepada bagian collection
cabang, bagian akuntansi head office dan bagian finance head
office.
f. Penyetoran uang ke bank pada hari berikutnya mengakibatkan
ketidaksesuaian dalam pencatatan tanggal transaksi antara
pihak perusahaan dengan pihak bank sehingga apabila terjadi
kesalahan pada saat konfirmasi sulit untuk melakuakn
pengecekan. Oleh karena itu penyetoran uang ke bank perlu
dilakukan setiap hari sesuai dengan tanggal terjadinya
transaksi.
Dengan adanya perbaikan prosedur penerimaan kas, maka
prosedur penerimaan kas yang disaran kan pada PT. Federal
Internasional Finance adalah sebagai berikut:
a. Sistem penerimaan kas dengan uang tunai yang disarankan:
Penerimaan kas yang dilakukan secara tunai, diawali dengan
diterimanya pembayaran berupa uang tunai dari customer oleh
bagian kasir. Kemudian bagian kasir membuatkan bukti kas masuk
dan tanda terima, bukti kas masuk di buat rangkap 4 yang di
berikan kepada:
80
Lembar 1 : Bagian Collection Cabang
Lembar 2 : Bagian Finance head office
Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office
Lembar 4 : Bagian Kasir sebagai arsip
Sedangkan tanda terima dibuat rangkap 3 yang diberikan
kepada:
Lembar 1 : Bagian Kasir sebagai arsip
Lembar 2 : Bagian Akuntansi head office
Lembar 3 : Customer
Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian
kasir dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai
pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection
cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang
customer.
Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian kasir membuat
rekapitulasi harian kas yang diserahkan kepada bagian finance
cabang yang akan dilakukan pengecekan kebenarannya lalu
disimpan sebagai arsip dan finance head office, tetapi sebelum
diserahkan kepada bagian finance cabang dan bagian finance head
office, rekapitulasi harian kas digunakan oleh bagian kasir sebagai
pedoman dalam pengisian bukti setor.
Setelah membuat rekapitulasi harian kas secara system real
time kemudian bagian kasir melakukan penyetoran kas ke bank dan
menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 3
yang di berikan kepada :
Lembar 1 : Bagian Finance head office
Lembar 2 : Bagian akuntansi head office
Lembar 3 : Bagian Kasir sebagai arsip
Bukti kas masuk, bukti setor dan tanda terima yang diberikan
kepada bagian akuntansi dilakukan pencatatan secara real time ke
dalam jurnal penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas
masuk, rekapitulasi harian kas dan bukti setor yang diberikan
81
kepada manajer keuangan head office akan dicocokkan dengan
rekening Koran yang ada pada pihak bank setiap akhir bulan.
Prosedur penerimaan kas secara tunai yang disarankan pada
PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai berikut:
85
b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas melalui transfer bank yang
disarankan
Penerimaan kas dari transfer bank diawali dengan diterimanya
bukti transfer oleh bagian kasir. Penerimaan bukti transfer ini dapat
dilakukan melalui fax atau customer yang langsung datang ke
bagian kasir. Setelah bukti transfer berada di bagian kasir, oleh
bagian kasir dilakukan pengecekan mengenai keabsahan bukti
transfer.
Di bagian kasir, bukti transfer tersebut di foto copy 3 lembar
untuk dijadikan satu dengan bukti kas masuk. Berdasarkan bukti
transfer tersebut bagian kasir membuat bukti kas masuk rangkap 4
yang diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Collection cabang
Lembar 2 : Bagian Finance head office
Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office
Lembar 4 : Bagian Kasir sebagai arsip
Untuk selanjutnya hardcopy tanda terima di filling oleh bagian
kasir dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat sebagai
pendapatan piutang. Untuk bukti kas masuk di bagian collection
cabang di gunakan untuk update status pembayaran piutang
customer.
Berdasarkan bukti kas masuk tersebut bagian kasir membuat
rekapitulasi harian kas yang diserahkan kepada bagian finance
cabang yang akan dilakukan pengecekan kebenarannya lalu
disimpan sebagai arsip dan bagian finance head office.
Bukti transfer, bukti kas masuk yang diberikan kepada bagian
akuntansi dilakukan pencatatan secara real time ke dalam jurnal
penerimaan kas head office. Sedangkan bukti kas masuk, bukti
transfer, dan rekapitulasi harian kas yang diserahkan ke bagian
finance head office pada tiap akhir bulan akan dilakukan
pencocokan dengan rekening koran yang ada di bank.
86
Prosedur penerimaan kas melalui transfer bank yang
disarankan pada PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai
berikut:
90
c. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas malalui kantor pos yang
disarankan
Penerimaan kas melalui kantor pos diawali dengan
diterimanya slip pembayaran dan uang tunai oleh petugas kantor
pos. Kemudian petugas kantor pos menghitung uang yang sudah
diterima lalu memberi stempel dan tanda tangan pada slip
pembayaran. Slip pembayaran dibuat rangkap 3 yang diberikan
kepada:
Lembar 1 : Customer
Lembar 2 : Petugas kantor pos yang lalu diserahkan ke bagian
finance cabang
Lembar 3 : Bagian Akuntansi head office
Kemudian oleh petugas kantor pos slip pembayaran tersebut
digunakan untuk membuat bukti kas masuk rangkap 3 yang
diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Collection cabang
Lembar 2 : Bagian Akuntansi head office
Lembar 3 : Bagian Finance head office
Berdasarkan bukti kas masuk tersebut selanjutnya petugas kantor
pos membuat rekapitulasi harian kas rangkap 2 yang diberikan
kepada:
Lembar 1 : Bagian Finance cabang
Lembar 2 : Bagian Finace head office
Lalu rekapitulasi harian kas, setoran dan copy slip pembayaran
diberikan kepada petugas KPRK.
Setelah petugas KPRK menerima rekapitulasi harian kas,
setoran dan copy slip, petugas KPRK selanjutnya langsung
mentransfer setoran pembayaran ke rekening FIF head office
beserta rekapitulasi harian kas. Sesudah mentransfer petugas
KPRK menerima slip transfer rangkap 2 yang diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Finance cabang
Lembar 2 : Petugas KPRK sebagai arsip
91
Dan untuk selanjutnya petugas KPRK mengirim rekapitulasi harian
kas, copy slip pembayaran dan copy slip transfer ke bagian finance
cabang.
Berdasarkan rekapitulasi harian kas, copy slip pembayaran dan
copy slip transfer, bagian finance cabang mengentry setoran yang
berasal dari kantor pos sesuai slip transfer. Rekapitulasi harian kas,
copy slip pembayaran, dan copy slip transfer oleh bagian finance
cabang di filling dan di input sebagai aliran kas masuk, dan dicatat
sebagai pendapatan piutang dan selanjutnya disimpan sebagai
arsip. Hard copy data entry diberikan ke bagian collection cabang.
Oleh bagian collection cabang, hardcopy data entry dan bukti kas
masuk digunakan untuk mengup-date status pembayaran piutang
customer.
Selanjutnya bagian kasir pada head office setelah menerima
rekapitulasi harian kas dan uang setoran dari petugas KPRK,
bagian kasir pada head office melakukan penyetoran ke bank dan
menerima bukti setor. Bukti setor tersebut di fotocopy rangkap 2
yang diberikan kepada:
Lembar 1 : Bagian Finance head office
Lembar 2 : Bagian Akuntansi head office
Lembar 3 : Bagian kasir head office sebagai arsip
Bukti setor, rekapitulasi harian kas dan bukti kas masuk yang
diberikan kepada bagian finance head office akan dicocokkan
dengan rekening koran yang ada pada pihak bank pada setiap akhir
bulannya. Sedangkan bukti setor, slip pembayaran dan bukti kas
masuk yang diberikan kepada bagian akuntansi head office
dilakukan pencatatan secara system real time ke dalam jurnal
penerimaan kas head office.
Prosedur penerimaan kas melalui kantor pos yang disarankan
pada PT. Federal Internasional Finance adalah sebagai berikut:
95
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari penyajian data dan pembahasan yang telah penulis lakukan dapat
disimpulkan bahwa sistem akuntansi piutang dan penerimaan kas yang
diterapkan pada PT. Federal Internasional Finance (FIF), bila dikaitkan
dengan unsur-unsur pengendalian intern yang efektif masih memiliki
kelemahan-kelemahan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi
Di bagian finance division belum jelas antara bagian finance
department yang menangani asuransi dan finance department yang
menangani kegiatan pembayaran kendaraan customer. Dan adanya
penumpukan pekerjaan di bagian finance yaitu belum adanya
bagian kasir yang membantu melakukan penerimaan kas
perusahaan dan melakukan penyetoran uang ke bank
2. Formulir yang digunakan
Tidak tepatnya penempatan nomor seri yang terdapat dalam
formulir kwitansi, walaupun nomor seri tersebut sudah dicetak.Lalu
tidak dicantumkannya tembusan untuk siapa saja formulir kwitansi
itu dibuat. Dan pada formulir kwitansi tidak adanya tempat untuk
tanda tangan customer yang membayar, serta pada kolom penulisan
data customer belum ada alamat customer.
3. Sistem akuntansi piutang
Sistem akuntansi piutang pada PT. Federal Internasional Finance
(FIF) sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik
dan sudah sangat canggih, karena pada sistem akuntansi
piutangnya sebagian besar sudah tidak menggunakan hardcopy
melainkan sudah menggunakan sistem komputer dan fungsi –
fungsi yang ada sudah tepat dan sesuai dengan tugasnya masing –
masing.
96
4. Sistem akuntansi penerimaan kas
Copy form tanda terima hanya disimpan sebagai arsip pada bagian
finance cabang, adanya penumpukan pekerjaan pada bagian
finance cabang yang harus melakukan penerimaan kas dan
penyetoran uang ke bank. Sistem akuntansi penerimaan kas
melalui transfer bank, head office tidak menerima copy slip
pembayaran customer, slip pembayaran yang terdapat di kantor pos
hanya rangkap 2 dan penyetoran uang tunai ke bank tidak selalu
dilakukan setiap hari.
B. SARAN
Dengan adanya masalah-masalah di atas, penulis memberikan
alternatif pemecahan masalah yang dapat dijadikan pertimbangan bagi PT.
Federal Internasional Finance (FIF) sebagai berikut:
1. Struktur organisasi
Menambahkan bagian asuransi dan bagian kasir agar tidak terjadi
penumpukan pekerjaan pada bagian finance.
2. Formulir yang digunakan
Pada saat pemesanan formulir yang baru perlu adanya tembusan,
nomor seri yang tercetak di tempatkan di tempat yang telah
disediakan, ditambahkan tempat untuk tanda tangan customer
disebelah kiri tanda tangan penerima dan ditambahkan tempat
untuk alamat customer agar lebih jelas dan lengkap.
3. Sistem akuntansi penerimaan kas
Bagian akuntansi head office juga diberi copy form tanda terima,
menambahkan bagian kasir agar dapat meringankan tugas bagian
finance, pembuatan rekapitulasi harian kas dibuat rangkap 2 saja
sudah cukup yang diberikan kepada bagian finance cabang dan
bagian finace head office. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas
melalui kantor pos, seharusnya head office juga menerima copy
slip pembayaran costomer.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Terpadu. ed. Revisi.
Yogyakarta: Rineka Cipta.
Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPFE.
-------------------- 1998. Sistem Informasi Akuntansi, edisi 8. Yogyakarta: BPFE.
Bodnar, George H, William S. Hopwood. 1996. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Buku Satu, Edisi Indonesia, Salemba Empat..
Gitosudarmo, Indriyo dan Basri. 1990. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: BPFE.
Indriantoro, Nur dan Supomo, Bambang. 2002. Metode Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen. Yoyakarta: BPFE.
Kieso dan Weygant. 1995. Akuntansi Intermediate. diterjemahkan oleh Herman Wibowo. Jakarta: Binarupa Aksara.
Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP YKPN.
Moleong, Lexy.J. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: edisi kedua, cetakan ketiga, Salemba Empat.
Narko. 2002. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama.
Nazir, M. 2005. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.
PT. Adira Dinamika Multi Finance, Tbk
Riyanto, B. 2001. Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan. Yogyakarta: edisi keempat, BPFE.
Sartono, A. 1999. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: edisi ketiga, BPFE.
Sawir, A. 2000. Analisis Kinerja Keuangan dan Perencanaan Keuangan Perusahaan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Simamora, Henry. 2002. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Jakarta: Jilid I, Salemba Empat.
Singarimbun, Masri dan Effendi, Sofian. 1995. Metode Penelitian Survai. Yogyakarta: LP3ES.
S.R. Soemarso. 1996. Akuntansi Suatu Pengantar, edisi 4. Jakarta: Rineka Cipta.
Suprayogo, I. dan Tobroni. 2001. Metode Penelitian Sosial Agama. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Syamsuddin, L. 2000. Manajemen Keuangan Perusahaan. Jakarta: edisi baru, PT. Raja Grafindo Persada.
Syamsul, M dan Mustofa. 1992. Sistem Akuntansi (Pendekatan Manajemen). Yogyakarta: Liberty.
Weston, J.F dan Brigham, E.F. 1998. Dasar-dasar Manajemen Keuangan. Jakarta: edisi ke tujuh, Erlangga.
www.fifkredit.com