LAPORAN TUGAS AKHIR

ANALISIS PENANGANAN ARSIP PADA PT SURVEYOR

INDONESIA (PERSERO) CABANG MEDAN

Diajukan Oleh:

CHRISTINE ANGELINA BR HUTASOIT

NIM 1705092066

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN

2020

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih

karunia-Nya yang memberikan pengetahuan, kesehatan, dan kesempatan kepada

penulis sehingga mampu menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan baik.

Adapun laporan ini dapat diselesaikan hanya dengan bimbingan dan

dorongan dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung. Penulis

mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua tercinta ayahanda Freddy

Hutasoit dan ibunda Denny Purba atas segala doa, dukungan, materi, pemikiran,

tenaga dan memberikan semangat baik spiritual maupun moril kepada penulis.

Pada kesempatan ini penulis juga menyampaikan rasa terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada:

1. Abdul Rahman, S.E., Ak., M.Si., Direktur Politeknik Negeri Medan.

2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Medan.

3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga.

4. Suri Purnami, S.E., M.A., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis.

5. Erwinsyah S, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis.

6. Rismawati, S.E., M.Si., Dosen pembimbing I penulis yang telah memberikan

arahan, bimbingan, saran dan waktu dalam penulisan Tugas Akhir ini.

7. Desri Wiana, S.S., M.Hum., Dosen pembimbing II penulis yang telah

memberikan arahan, bimbingan, saran dan waktu dalam penulisan Tugas

Akhir ini.

8. Seluruh Staf Pengajar dan Staf Administrasi di Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Medan yang telah mengajar dan memberikan ilmu kepada

penulis selama di bangku perkuliahan.

9. Seluruh karyawan dan karyawati PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang

Medan.

10. Winanda Nova Aprilya Hutasoit, Joel Tulus Hutasoit dan Marvel Jonathan

Hutasoit adik terkasih yang selalu memberi semangat kepada penulis.

11. Teman-teman penulis di Administrasi Bisnis khususnya kelas AB-6F.

iii

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi

isi, bahasa dan penulisan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis

berharap dan berterimakasih apabila pembaca berkenan untuk memberikan kritik

dan saran yang membangun untuk menyempurnakan penulisan Tugas Akhir ini.

Demikian Tugas Akhir ini disusun, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat

bermanfaat untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi setiap

pembaca.

Medan, Juli 2020

Penulis,

Christine Angelina Hutasoit

NIM 1705092066

iv

ABSTRAK

Arsip merupakan warkat yang disimpan secara sistematis karena

mempunyai kegunaan sebagai pengingat, agar setiap kali diperlukan dapat secara

cepat ditemukan kembali. Arsip mempunyai peranan penting dalam sebuah

kantor, apabila arsip yang dimiliki kurang baik dalam penanganannya dapat

mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya

dapat menghambat proses pekerjaan selanjutnya. Oleh karena itu, sebaiknya arsip

ditangani menggunakan sistem penanganan arsip yang baik dan benar.

Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana penanganan arsip serta

kendala yang dihadapi dalam penanganan arsip. Tujuan dari penelitian ini adalah

untuk mengetahui bagaimana penanganan arsip serta kendala yang dihadapi dalam

penanganan arsip di PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Medan.

Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan metode

analisis deskriptif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi

kepustakaan (library research) dan studi lapangan (field research) dengan

menggunakan teknik observasi dan wawancara. Jenis sumber data terdiri dari data

primer dan data sekunder.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa

penanganan arsip pada PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Medan belum

optimal. Hal ini dibuktikan dengan belum diberlakukannya pengindeksan dalam

penyimpanan arsip, peminjaman tidak dilakukan dengan pengendalian serta

belum diberlakukannya penyusutan dan pemusnahan arsip secara teratur.

Kata kunci: Arsip, Penanganan Arsip

v

ABSTRACT

Files are systematically stored because they have the use of reminders, so

that whenever needed can be quickly rediscovered. Files have an important role

to play in an office, if the files are poorly handled can make it difficult to find

information that has been stored and may ultimately hinder the process of further

work. Therefore, it is recommended that files be handled using a good and correct

files handling system. The problems in this study are how files are handled as well

as the obstacles faced in the handling of files. The purpose of this research is to

find out how files are handled as well as the obstacles faced in the handling of

files at PT Surveyor Indonesia (Persero) Medan Branch.

The type of research used is qualitative research with descriptive analysis

methods. The methods of data collection used are library research and field

research using observation and interview techniques. The data source type

consists of primary data and secondary data.

Based on the research done can be concluded that the handling of files in

PT Surveyor Indonesia (Persero) Medan Branch has not been optimal. This is

evidenced by the unsanmination of indexing in the storage of records, borrowing

is not carried out with control and has not been enforced depreciation and

destruction of files on a regular basis.

Keywords: files, handling of files

vi

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................ i

KATA PENGANTAR ......................................................................................... ii

ABSTRAK .......................................................................................................... iv

ABSTRACT .......................................................................................................... v

DAFTAR ISI ....................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ viii

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... ix

BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 2

1.3 Tujuan Penulisan ................................................................................ 2

1.4 Manfaat Penulisan .............................................................................. 2

1.5 Sistematika Penulisan ......................................................................... 3

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 4

2.1 Kajian Pustaka .................................................................................... 4

2.2 Landasan Teori ................................................................................... 6

2.2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ............................................... 6

2.2.2 Jenis Arsip ................................................................................ 8

2.2.3 Fungsi dan Peranan Arsip ....................................................... 11

2.2.4 Kegunaan Arsip ...................................................................... 11

2.2.5 Asas Kearsipan ....................................................................... 13

2.2.6 Sistem Kearsipan .................................................................... 17

2.2.7 Penanganan Arsip ................................................................... 23

2.2.8 Kendala dalam Penanganan Arsip .......................................... 29

vii

BAB 3 METODE PENELITIAN ..................................................................... 31

3.1 Rancangan/Jenis Penelitian .............................................................. 31

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian .......................................................... 31

3.3 Jenis dan Sumber Data ..................................................................... 31

3.4 Metode Analisis Data ....................................................................... 32

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................. 33

4.1 Gambaran Umum PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang

Medan............................................................................................... 33

4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................. 33

4.1.2 Visi, Misi dan Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan ...................... 34

4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................... 37

4.2 Hasil Penelitian ................................................................................ 37

4.2.1 Asas Kearsipan pada PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang

Medan............................................................................................... 37

4.2.2 Peralatan Kearsipan pada PT Surveyor Indonesia (Persero)

Cabang Medan ................................................................................. 38

4.2.3 Penanganan Arsip pada PT Surveyor Indonesia (Persero)

Cabang Medan ................................................................................. 41

4.2.4 Kendala dalam Penanganan Arsip pada PT Surveyor Indonesia

(Persero) Cabang Medan .................................................................. 47

4.3 Pembahasan Hasil Penelitian ........................................................... 48

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ................................................................... 51

5.1 Simpulan........................................................................................... 51

5.2 Saran ................................................................................................ 51

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1: Sistem abjad .................................................................................................... 19

Gambar 2: Sistem subjek .................................................................................................. 20

Gambar 3: Sistem geografis .............................................................................................. 21

Gambar 4: Sistem kronologis ............................................................................................ 22

Gambar 5: Sistem nomor .................................................................................................. 23

Gambar 6: Kartu tunjuk silang .......................................................................................... 24

Gambar 7: Map arsip ........................................................................................................ 38

Gambar 8: Map ordner ...................................................................................................... 39

Gambar 9: Perforator ........................................................................................................ 39

Gambar 10: Stepler ........................................................................................................... 40

Gambar 11: Box ................................................................................................................ 40

Gambar 12: Lemari arsip .................................................................................................. 41

Gambar 13: Arsip aktif bagian SDM ................................................................................ 43

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara

Lampiran 2 Struktur Organisasi PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Medan

Lampiran 3 Kartu Bimbingan Mahasiswa (Dosen Pembimbing 1)

Lampiran 4 Kartu Bimbingan Mahasiswa (Dosen Pembimbing 2)

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap kegiatan di suatu perusahaan yang sangat penting adalah sarana

informasi. Informasi yang sangat dibutuhkan di suatu perusahaan adalah rekaman

dari kegiatan perusahaan itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip atau

dokumen. Arsip atau dokumen diperlukan untuk membantu pelayanan informasi.

Setiap perusahaan pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu

yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi di suatu

perusahaan pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan

menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain sebagainya. Penanganan

surat, formulir, dan laporan yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu kantor

pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Arsip diolah baik secara manual maupun menggunakan komputer agar

menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan

keputusan. Jika arsip diolah dengan baik maka akan mempermudah dalam

penemuan kembali, sehingga ketika arsip digunakan dalam pengambilan

keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan. Akan tetapi, sampai sekarang

masih banyak orang yang menganggap pekerjaan kearsipan hanya pekerjaan yang

mudah dan remeh, sehingga penanganan arsip yang dilakukan tidak efektif.

Dalam menjalankan tugas di perusahaan, setiap orang memerlukan arsip

sebagai penunjang kelancaran tugas pokok. Oleh karena itu, penanganan arsip

harus dapat dilaksanakan dengan teratur dan terkendali. Hal tersebut dikarenakan

arsip merupakan sarana informasi yang dijadikan sebagai dasar untuk mengambil

keputusan-keputusan yang harus diambil oleh setiap orang. Penanganan arsip

yang baik dan benar akan memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang

nantinya akan dikerjakan. Apabila penanganan arsip dapat dilakukan dengan baik,

maka kegiatan di suatu perusahaan akan berjalan dengan lancar.

Kegiatan penanganan arsip meliputi penyimpanan, peminjaman, pemindahan,

penyusutan hingga pemusnahan. Kegiatan penanganan arsip selalu berkembang

sesuai dengan perkembangan jaman dan sesuai dengan perkembangan tujuan

2

organisasi. Salah satu faktor yang menyebabkan kegiatan penanganan arsip terus

berkembang yaitu volume atau jumlah arsip yang juga terus bertambah. Apabila

volume atau jumlah arsip yang terus bertambah tanpa diimbangi dengan

penanganan yang baik, dapat menyebabkan arsiparis mengalami kesulitan ketika

akan menemukan kembali arsip. Berdasarkan kondisi tersebut maka penanganan

arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang baik agar arsip mudah

ditemukan kembali.

Penanganan arsip juga dilakukan pada PT Surveyor Indonesia Cabang Medan

yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang survei, inspeksi dan

konsultasi. Arsip yang disimpan tentunya memerlukan penanganan yang baik,

karena aktivitas setiap harinya selalu berurusan dengan arsip yang volumenya

cukup banyak dan arsip yang ditangani termasuk arsip penting.

Hal tersebut yang melatarbelakangi penulis tertarik untuk membahas suatu

penelitian dengan judul “Analisis Penanganan Arsip pada PT Surveyor

Indonesia (Persero) Cabang Medan”.

1.2 Rumusan Masalah

Dalam penelitian ini, rumusan masalah yang dibahas adalah “Bagaimana

penanganan arsip pada PT Surveyor Indonesia Cabang Medan?”.

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui penanganan arsip

pada PT Surveyor Indonesia Cabang Medan.

1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan Tugas Akhir ini:

1. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai penanganan arsip

pada PT Surveyor Indonesia Cabang Medan.

2. Masukan dan mempertimbangkan bagi PT Surveyor Indonesia Cabang

Medan.

3. Menambah referensi bagi mahasiswa yang akan menyelesaikan Tugas Akhir

yang berkaitan dengan penanganan arsip.

4. Menjadi sumbangan informasi bagi instansi pemerintah maupun organisasi

yang membutuhkan guna mengetahui tentang penanganan arsip.

3

1.5 Sistematika Penulisan

Penulisan Tugas Akhir ini dibuat dengan prosedur yang ditentukan oleh

Jurusan Administrasi Niaga. Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah

sebagai berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Berisi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan

penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Berisi pengertian arsip dan kearsipan, jenis arsip, fungsi dan peranan

arsip, kegunaan arsip, azas kearsipan, sistem kearsipan, prosedur

penanganan arsip dan kendala dalam penanganan arsip.

BAB 3 METODE PENELITIAN

Berisi rancangan/jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, jenis dan

sumber data.

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Berisi gambaran umum perusahaan, seperti sejarah singkat, visi, misi,

ruang lingkup dan struktur organisasi, serta analisis penanganan arsip

pada perusahaan.

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Berisi simpulan dan saran berdasarkan penelitian dan pembahasan yang

telah dilakukan sebelumnya.