ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PAKAIAN KAOS PADA TOKO VIVO SOLO

BERBASIS DESKTOP

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Tjong Wijaya

11.12.6128

kepada

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

ii

iii

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS APPAREL T-SHIRT SALES STORE SOLO VIVO-BASED DESKTOP

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PAKAIAN KAOS PADA TOKO VIVO SOLO BERBASIS DESKTOP

Tjong Wijaya Bambang Sudaryatno

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Information systems have become an integral part of the business activities of a company or organization as the effects of modern developments and advances in information technology itself. The need for better information systems is also due to the problems that arise in a company or organization as a result of the use of the manual system.

One part or sub- systems of the whole information system that selling information system. The need for good selling information is not only a necessity but also the needs of the employees and managers of the business owners in because companies often have errors and experiencing delays in selling and buying processing.

Selling information system was designed and made by combining at least two major software can work well to collect the required data and then bring it to the place of destination.

Keywords: selling information systems, selling and buying data processing

1

1. Pendahuluan

Pada saat ini peranan perangkat komputer sangat membantu kita dalam

proses menjalankan kegiatan bisnis. Penggunaan perangkat komputer di bidang

teknologi sistem informasi telah banyak diterapkan dan mengalami

perkembangan yang sangat pesat di segala bidang. Perangkat komputer masa

kini telah mengalami banyak perkembangan dan memiliki banyak keunggulan,

karena perangkat komputer ini dapat diprogram serta di-upgrade sesuai dengan

kebutuhan penggunanya.

Maka dari itu sistem informasi berbasis komputer mempunyai peranan

yang sangat penting dalam kebutuhan kegiatan bisnis di dalam sebuah

perusahaan. Pada saat ini telah banyak sekali diberbagai bidang maupun

perusahaan-perusahaan yang telah memanfaatkan sistem informasi yang

berbasis komputer sebagai alat dalam mempermudah pengolahan data, karena

dapat bekerja dengan baik dan cepat sesuai dengan harapan perusahaan.

Dari pengolahan data yang masih menggunakan cara manual, di mana

pada waktu perusahaan akan melakukan pendataan atau penggecekan stok

barang dan transaksi penjualan masih saja sering mengalami kesalahan dan

terlalu menghabiskan banyak waktu dalam proses menghasilkan laporan yang

tepat dan akurat dalam sebuah perusahaan. Maka dengan adanya masalah

tersebut diatas dirancanglah sebuah sistem informasi berbasis komputer untuk

dapat menyelesaikan permasalahan yang ada, serta dapat memberikan

informasi yang akurat, tepat, dan cepat dalam persaingan bisnis sehingga bisa

meningkatkan kepuasan dalam pelayanan terhadap konsumen.

Toko Vivo Solo yang dimiliki oleh Bun Edy merupakan toko yang bergerak

dalam bidang penjualan pakaian kaos. Toko Vivo Solo terletak di Solo. Toko ini

masih menggunakan sistem manual dalam proses pengolahan data dan media

pencatatan transaksi masih menggunakan kertas sehingga memiliki resiko lebih

besar dalam kerusakan atau kehilangan data.

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka untuk mempermudah dalam

mengelola data dan meningkatkan kinerja perusahaan diperlukan sebuah sistem

informasi penjualan berbasis komputer. Oleh karena itu dari latar belakang

masalah diatas penulis bermaksud untuk melakukan penelitian dengan judul

“Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pakaian Kaos pada

Toko Vivo Solo Berbasis Desktop”.

2

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Definisi Sistem

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu.2

Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input),

pengolahan (processing), serta keluaran (output).

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

1. Komponen (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa

suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai

sifat-sifat dari sistem yang menjalankan fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu

kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari

sistem tersebut

3. Lingkungan luar (Environment)

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar

batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar

sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan

sistem tersebut. Lingkungan luar sistem yang menguntungkan

1 Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik

Aplikasi Bisnis (edisi ketiga; Yogyakarta:ANDI, 2005), hal. 1. 2 Ibid.

3

merupakan energi sistem dan harus tetap di jaga demi kelangsungan

hidup sistem. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus

di tahan sehingga tidak mengganggu hidup sistem tersebut.

4. Penghubung (Interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir antara subsistem. Keluaran (output) dari

suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang

lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung suatu

subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk

suatu kesatuan.

5. Masukan (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan

sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan

supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang

diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran.

7. Keluaran (Output)

Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat

merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra

sistem.

8. Sasaran (Goal)

Suatu sistem pasti akan mempunyai tujuan (good) atau sasaran

(objective).

Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Definisi Informasi

Menurut Gordon B. Davis, bahwa definis informasi secara pemakaian sistem

informasi adalah :

4

“Data yang telah di olah menjadi sebuah bentuk yang penting bagi si penerima

dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan

yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang3”

Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang di olah proses

sedemikian rupa, sehingga mempunyai manfaat bagi penerimanya, untuk membantu

atau mendukung dalam mengambil keputusan.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis sebagai

berikut :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, pihak

luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.4

2.4 Konsep Dasar Penjualan

2.4.1 Definisi Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p202), Penjualan merupakan transaksi dari

pelanggan ke perusahaan, yang melibatkan sumber daya dalam suatu

perusahaan, prosedur, data serta sarana pendukung untuk mengoperasikan

sistem penjualan itu sendiri sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat

bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

2.4.2 Definisi Sistem Informasi Penjualan

Sistem informasi Penjualan didefinisikan sebagai suatu pembuatan

pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang

meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan

barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang

disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan

yang berlaku (Niswonger, 1999).

3 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 8

4 Ibid., hal. 11.

5

2.5 Jenis – Jenis Analisis

2.5.1 Pengertian PIECES

Analisis PIECES adalah analisis yang digunakan untuk menilai sistem

yang lama dengan sistem yang baru dari enam sisi aspek yaitu yang biasa

dikenal dengan analisis PIECES : Performance, Information, Economic, Control,

Efficiency, dan Service.

2.6 Konsep Permodelan Sistem

2.6.1 Flowchart Sistem

Bagan alir (flowchart) adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang

menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan

cara penyajian dari suatu algoritma. System flowchart adalah bagan yang

memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat media input,

output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.5

2.6.2 Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah Diagram Aliran Data merupakan model dari sistem untuk

menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan

menggunakan.6

DFD dapat dibagi ke dalam tingkat-tingkat yang merepresentasikan aliran

informasi yang bertambah.

2.6.3 Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berinteraksi yang bertujuan untuk

mengatur mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan

dalam pengembalian kembali. Data merupakan fakta mengenai objek, orang dan lain-lain.

Data dinyatakan dengan nilai berupa angka, deretan, karakter atau simbol.7

2.6.4 Sistem Basis Data

Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang

saling berhubungan (dalam sebuah basis data si sebuah sistem komputer) dan

sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan/atau program

lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file(tabel-tabel) tersebut.8

2.6.5 Normalisasi

5 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 263

6 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 64

7 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Penerbit Andi, hal 2

8 Fathansyah, Ir, Basis Data, Informatika, 1999, hal 10

6

Normaliasasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika

basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi

dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur

tabel yang normal. Dalam perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika

setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal.

2.7 Perangkat Lunak yang Digunakan

Dalam membangun atau mengembangkan suatu aplikasi pasti membutuhkan

sebuah perangkat lunak. Khususnya untuk membuat aplikasi penjualan berbasis desktop

ini akan menggunakan perangkat lunak Microsoft SQL Server 2000 dan Microsoft Visual

Basic 6.0.

3. Analisis dan Perancangan

3.1 Analisis Kelemahan Sistem

3.1.1 Analisis Kinerja (Performance)

Analisis kinerja merupakan kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas

dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah

produksi (throughput) dan waktu tanggap (respon time) dari suatu sistem.

Jumlah Produksi = Pembuatan nota kepada pelanggan masih secara manual,

dibutuhkan waktu ± 3-5 menit dalam membuat nota dan hanya bisa dilakukan

untuk 1 pelanggan dalam 1 kali transaksi. Dalam satu hari rata-rata terjadi kurang

lebih 25 transaksi dengan 25 nota.

Waktu tanggap = Pelanggan harus menunggu sekitar 3-5 menit untuk

mendapatkan nota penjualan.

3.1.2 Analisis Informasi (Information)

a. Dari segi akurat

Penyajian informasi tidak akurat, misalnya kesalahan ketika melakukan

perhitungan yang berasal dari arsip-arsip yang ada.

Kesalahan dalam menginput data penjualan misal salah menuliskan data

barang dan jumlah yang terjual.

b. Dari segi tepat waktu

Informasi yang diperoleh kurang tepat waktu karena sering terjadi

keterlambatan dalam proses pembuatan laporan dan juga kurang maksimal

karena untuk mencari data masih menggunakan cara manual dengan

membuka arsip-arsip yang ada.

c. Dari segi relevan

7

Informasi yang dihasilkan tidak sesuai yang diinginkan. Misal informasi data

yang disajikan tidak tersusun dengan jelas karena pencarian data masih

secara manual.

3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)

Permasalahan ekonomi berkaitan erat dengan masalah biaya dan keuntungan.

Secara ekonomis, sistem yang ada pada saat ini membutuhkan biaya

operasional yang tidak sedikit biaya. Ini disebabkan karena dalam pemrosesan

data juga dalam pembuatan menggunakan kertas, tinta dan alat tulis lainnya

serta buku-buku untuk penyimpanan dokumen sangat boros, karena sering

mengalami kesalahan sehingga tidak digunakan lagi.

3.1.4 Analisis Keamanan (Control)

Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan mendeteksi

kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi, dan persyaratan. Dari

hasil pengamatan di Toko Vivo Solo yang sedang berjalan sangat tidak aman,

karena tidak adanya pembatasan hak askses terhadap informasi yang ada.

Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara

terbuka dan sembarangan sehingga orang lain dengan mudah mengakses

informasi yang ada.

3.1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)

Analisis efesiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna

meminimalkan pemborosan. Pemakaian waktu dan sumber daya yang tidak tepat

dapat menyebabkan pemborosan. Pada sistem lama, dibutuhkan waktu yang

lama untuk mengolah data-data dan membuat laporan.

3.1.6 Analisis Layanan (Service)

Dari segi analisis pelayanan untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah

salah satunya bisa dilihat dari segi pelayanannya. Dalam sistem lama pelayanan

terhadap pembeli masih sangat buruk karena dalam satu pelayanan

membutuhkan waktu yang relatif lama, sehingga membuat pembeli/pengungjung

tidak puas.

8

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Flowchart

Admin

Input Data Admin

Pengolahan Data Admin

Admin

Barang

Input Data Barang

Pengolahan Data Barang

Barang

Pembuatan Laporan Barang

Data Barang

Kategori

Input Data Kategori

Pengolahan Data Kategori

Pembuatan Laporan Kategori

Data Kategori

Pembelian

Input Data Pembelian

Pengolahan Data Pembelian

Pembelian

Pembuatan Laporan Pembelian

Data Pembelian

Supplier

Input Data Supplier

Pengolahan Data Supplier

Supplier

Pembuatan Laporan Supplier

Data Supplier

Penjualan

Input Data Penjualan

Pengolahan Data Penjualan

Penjualan

Pembuatan Laporan Penjualan

Data Penjualan

Kategori

Merk Barang

Input Data Merk Barang

Pengolahan Data Merk Barang

Merk Barang Detail_Pembelian

Retur Pembelian

Input Data Retur Pembelian

Pengolahan Data Retur Pembelian

Pembuatan Laporan Retur Pembelian

Data Retur Pembelian

Retur Pembelian Detail_Penjualan

Detail Retur Pembelian

Nota

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

9

3.3 Perancangan Basis Data

3.3.1 Relasi Antar Tabel

Barang

Id_Barang *

Id_Kategori **

Nama_Barang

Id_Merk **

Harga_Beli

Harga_Jual

Stok

Kategori

Id_kategori *

Nama_Kategori

Merk

Id_Merk *

Nama_Merk

Detail_Penjualan

Id_Barang **

No_Penjualan **

Harga

Jumlah

Detail_Pembelian

Id_Barang **

No_Pembelian **

Harga

Jumlah

Detail_Retur_Beli

No_Retur **

Id_Barang **

Kode_Supplier**

Jumlah

Penjualan

No_Penjualan *

Tgl_Jual

Id_admin**

Pembelian

No_Pembelian *

Tgl_Beli

Id_Admin **Kode_Supplier **

Retur

No_Retur *

Tgl_Retur

No_Pembelian **

Admin

Id_Admin *

Passlogin

Nama_Lengkap

Status

Supplier

Kode_Supplier *

Nama_Supplier

Alamat

No_Telpon

Gambar 3.2 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan Sistem

4.1 Uji Coba Sistem dan Program

4.1.1 Uji Coba Sistem

4.1.1.1 White Box Testing

White box testing merupakan cara pengujian dengan melihat kedalam modul

untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan mencari apakah terjadi kesalahan, jika

ada modul yang menghasilkan kesalahan output yang tidak sesuai dengan proses yang

dilakukan, maka baris-baris program, available, dan parameter yang terlibat ada unit

tersebut akan dicek satu per satu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang.

White box testing dilakukan pada sistem login pada saat menginputkan

username, password dan status. Apabila user atau admin salah menginputkan username,

password, dan status, maka akan muncul pesan error seperti berikut :

10

Gambar 4.1 Contoh White Box Testing

4.1.1.2 Black Box Testing

Black Box Testing merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan

pada spesifikasi perangkat lunak (software). Cara pengujiannya hanya dilakukan dengan

menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul kemudian diamati apakah hasil dari unit

itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut adalah hasil dari black box

testing yang telah dilakukan :

Tabel 4.1 Uji Black Box

Menu Pengujian Hasil

Pengujian Login Login User atau Admin untuk masuk ke sistem Sukses

Admin Proses untuk tambah, simpan, ubah, hapus dan

keluar dari tampilan form admin Sukses

Menu Utama Menampilkan MDI Form yang isinya File, Master,

Detail, Laporan, dan About Sukses

Kategori Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar

dari tampilan form kategori Sukses

Merk Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar

dari tampilan form merk Sukses

Supplier Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar

dari tampilan form supplier Sukses

Barang Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar

dari tampilan form barang Sukses

Pembelian Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan

form pembelian Sukses

Penjualan Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan

form penjualan Sukses

Retur Pembelian Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan

form retur pembelian Sukses

Laporan Menampilkan dan proses cetak sukses

11

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengujian yang telah diuraikan pada BAB IV, dapat

ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi penjualan ini telah memberikan

informasi yang akurat, cepat dan tepat kepada pihak toko Vivo Solo.

5.2 Saran

Sebuah sistem pasti memerlukan saran agar dalam implementasi dan

pengembangannya dapat berjalan dengan baik. Ada beberapa saran

sehubungan dengan sistem informasi penjualan ini antara lain :

1. Untuk pengembangan sistem sebaiknya membuat tampilan yang lebih

menarik dari sistem ini karena tampilannya dirasa masih sederhana.

2. Dengan adanya sistem yang diusulkan oleh penulis diharapkan Toko Vivo

Solo melakukan pelatihan untuk petugas yang mengelola sistem ini atau

ditempatkannya orang yang benar-benar paham dan mengerti akan sistem

ini, sehingga sistem ini pun dapat dijalankan dengan baik pula.

Demikian kesimpulan dan saran yang telah disampaikan, penulis

berharap sistem baru yang telah diusulkan tersebut dapat membantu mengatasi

masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama dan dapat memberikan

informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. Dengan

mempertimbangkan sran tersebut, penulis mengharapkan sistem baru yang

diusulkan dapat diterapkan pada Toko Vivo Solo dan bermanfaat bagi pihak

pemilik.

12

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keuntungan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta:Andi Offset.

Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika.

Helmy, S.Kom dan Ridwan Sanjaya, SE, Skom. 2003. Pengolahan Database SQL Server

2000 dengan Java. Jakarta: Elex Media Komputindo.

HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi

Offset.

Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL

Server. Yogyakarta: Andi Offset.