ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...
Transcript of ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...
1
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA
PT. PRAWISA ARYO SERASI (PAS)
Febrianti Saputry (20208491)
Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 2012
Email : [email protected]
ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) yang masih
menggunakan sistem manual atas transaksi pembeliannya. Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui apakah terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi pembelian
pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) dan untuk memberikan alternatif perancangan
sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS). Penelitian
ini merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus
dengan menggunakan data kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang
dilakukan meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain
konseptual dan desain fisik. Berdasarkan hasil penelitian penulis menemukan bahwa
sistem pembelian yang dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan
kelemahan dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian yang dilakukan, dokumen
yang digunakan, pencatatan transaksi pembelian, serta laporan yang dihasilkan.
Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang mampu
mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain
konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain output, desain input dan desain
database.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian
ABSTRACT
The research was carried out at PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) are still using
manual systems purchase transactions. The purpose of this study was to determine
whether there is a weakness in the system of purchase accounting on the PT. Prawisa
Aryo Serasi (PAS) and to provide an alternative design of accounting information
systems purchases on PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS). This research is a qualitative
descriptive analysis in the form of case study using qualitative data from internal
sources. Data analysis techniques include system analysis, which then proceed to the
stage of conceptual design and physical design. Based on the results of the study authors
found that firms run purchasing system still has flaws and weaknesses in terms of
separation of functions, procedures, purchases made, documents used, recording
transactions, and reports generated. Furthermore, the authors designed a purchase
accounting information system that is able to overcome the weaknesses and
shortcomings. The design includes conceptual design and physical design, but keep the
design output, design input and database design.
Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Purchasing
2
PENDAHULUAN
Pada zaman globalisasi ini persaingan antar perusahaan semakin besar. Untuk
menghadapi persaingan tersebut maka dibutuhkan pencatatan akuntansi yang baik dan
terkomputerisasi, karena dengan pencatatan akuntansi yang baik dan terkomputerisasi
dapat membantu perusahaan untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat,
dan relevan sebagai langkah untuk memajukan dan mengembangkan perusahaannya.
Suatu sistem informasi akuntansi yang efektif sangat penting bagi keberhasilan
jangka panjang dalam suatu perusahaan, karena sistem informasi akuntansi berfungsi
untuk menyediakan pengendalian intern yang memadai terhadap aset-aset perusahaan.
Sistem informasi akuntansi pembelian merupakan suatu informasi akuntansi tentang
struktur yang terjadi pada pembelian dari beberapa elemen yang memenuhi fungsi
masing-masing.
PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) adalah perusahaan pabrik sepatu yang didirikan
oleh 4 (empat) orang pemegang saham di daerah Bogor pada tanggal 13 Juni 2011 yang
berlokasi di Jl. Raya Narogong Km. 12,5 RT 004/001 Pangkalan 4 No. 4 Kelurahan
Cikiwul, Bantar Gebang Kabupaten Bekasi Provinsi Jawa Barat. Dalam menjalankan
proses kegiatan pembelian, perusahaan ini masih menggunakan proses manual. Untuk
itu, PT. Prawisa Aryo Serasi diharapkan mampu menerapkan sistem informasi akuntansi
yang memadai untuk dapat mengawasi kegiatan pembelian sehingga dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan. Selain itu, tujuan dari
perancangan sistem informasi akuntansi adalah meningkatkan efektivitas dalam
penyajian laporan keuangan untuk memproduksi dengan lebih cepat, mudah, dan lebih
tepat dengan menggunakan teknologi informasi.
METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penelitian ini, alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu
analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan
dengan teori-teori. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Analisis
Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif
kualitatif. Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem
untuk mengumpulkan data tentang sistem manual pembelian yang berasal dari
3
transaksi pembelian seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Prawisa Aryo
Serasi.
2. Desain Sistem
Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan
proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), permodelan data (dengan
menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu
dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Sistem
1. Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi
kesalahan.
2. Tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi
penerimaan.
3. Tidak terdapatnya surat permintaan pembelian pada bagian gudang sehingga
tidak dapat mencocokkan antara barang yang datang dari supplier dengan yang
dipesan perusahaan.
4. Pada bagian pembelian seharusnya tidak menerima dokumen invoice, faktur
pajak, dan kwitansi yang dikirimkan oleh supplier melainkan diserahkan ke
bagian akuntansi.
5. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.
Perancangan Sistem yang Diusulkan
Fungsi yang terkait dalam sistem yang diusulkan adalah fungsi yang
membutuhkan barang (produksi) dan fungsi penerimaan. Dokumen dalam sistem yang
diusulkan adalah tanda terima barang. Sedangkan laporan akuntansi yang akan
dihasilkan oleh sistem yang diusulkan ada empat laporan, yaitu laporan pembelian,
laporan hutang, laporan pengeluaran kas, dan laporan jurnal.
Rancangan sistem yang diusulkan penulis dibuat untuk mengurangi kesalahan
dalam pengolahan data transaksi penjualan perusahaan dan mempersingkat waktu yang
dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi
atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap.
4
Prosedur Pembelian Dalam Sistem yang Diusulkan
Gambar 1 Prosedur pembelian yang diusulkan pada Bagian yang Membutuhkan Barang,
Pembelian, Penerimaan dan Gudang
Gambar 2 Prosedur pembelian yang diusulkan pada Bagian Akuntansi dan Keuangan
5
Model Logika Dari Sistem yang Diusulkan
1. Diagram Konteks
Produksi
0
Sistem
Pembelian
Manajemen
Supplier
Permintaan
pembelian
Purchase order, TTB
SPH, invoice,
kwitansi, faktur
pajak, dan surat
jalan
Laporan pembelian
Laporan hutang
Laporan pengeluaran kas
Laporan jurnal
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Pembelian
2. Diagram Zero
Produksi
1
Penerimaan
permintaan
2
Pembuatan
order
pembelian
3
Penerimaan
barang
4
Melakukan
pembayaran
5
Pembuatan
laporan
Manajemen
Supplier
Barang
Permintaan Pembelian
Hutang
Purchase Order
Tanda Terima
Barang
Pelunasan Pembayaran
Permintaan
pembelian SPP PO
Barang
BPPLaporan pembelian
Laporan hutang
Laporan pengeluaran kas
Laporan jurnal
Gambar 4 Diagram Zero Sistem Pembelian
3. Diagram Level 1 Proses 1
Produksi
1.1
Cek
supplier
1.2
Kirim
permintaan
pembelian
2
Supplier
Barang
Permintaan
pembelian
Permintaan Pembelian
Gambar 5 Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Pembelian
6
4. Diagram Level 1 Proses 2
2 3
2.1
Input data
order
2.2
Pembuatan
PO
Supplier
Purchase Order
Permintaan Pembelian
Gambar 6 Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Pembelian
5. Diagram Level 1 Proses 3
3 4
3.1
Update
barang
3.2
Pembuatan
TTB
Barang
Purchase Order
Tanda Terima
Barang
Hutang
Gambar 7 Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Pembelian
6. Diagram Level 1 Proses 4
4 54.1
Update BPP
4.2
Pembuatan
BPP
Purchase Order Pelunasan Pembayaran
Hutang
Gambar 8 Diagram Level 1 Proses 4 Sistem Pembelian
7. Diagram Level 1 Proses 5
5
5.1
Cetak laporan
pembelian
5.2
Cetak laporan
hutang
5.3
Cetak laporan
pengeluaran
kas
5.4
Cetak laporan
jurnal
Manajemen
Barang
Supplier
Hutang
Purchase Order
Pelunasan Pembayaran
Laporan Pembelian
Laporan Hutang
Laporan Pengeluaran Kas
Laporan Jurnal
Gambar 9 Diagram Level 1 Proses 5 Sistem Pembelian
7
Entity Relationship Diagram (ERD)
BARANG SUPPLIER
HUTANG
PERMINTAAN
PEMBELIAN
PURCHASE
ORDER
TANDA TERIMA
BARANG
PELUNASAN
PEMBAYARAN
tgl_permintaan
nm_bagian_minta
nm_barang
qty
kd_barang*
nm_barang
stok
satuan
harga_perunit
no_po*
tgl_po
kd_supplier
kd_barang
qty
harga_perunit
kd_supplier*
nm_supplier
alamat
no_telp
no_fax
saldo_hutang
kd_transaksi*
kd_supplier
tgl_jth_tempo
tgl_bayar
no_bukti_bayar*
no_po
kd_supplier
kd_bank
jml_nominal
tgl_bayar
M
MM
N
N
N
kd_permintaan*
jalan
no
rt/rw
kd_pos
kota
kota
kd_barang
satuan
nm_barang
satuan
total_harga
no_invoice
dftr_transaksi
saldo_hutang
no_tanda_terima*
kd_supplier
kd_barang
tgl_terima
no_surat_jalan
nm_barang
satuan
qty
no_po
no_invoice
no_tanda_terima
no_spp
Gambar 10 Entity Relationship Diagram
Normalisasi
1. Bentuk Normal Kesatu (1NF)
Gambar 11 Bentuk Normal Kesatu (1NF)
8
2. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Gambar 12 Bentuk Normal Kedua (2NF)
3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Gambar 13 Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Desain Database Sistem yang Diusulkan
Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File database yang dibutuhkan
oleh sistem penjualan ini seperti yang tampak di data flow diagram dapat dilihat pada
tabel dibawah ini.
Tabel 1 File Database yang Dibutuhkan
9
Desain Input Sistem Yang Diusulkan
Desain input terinci meliputi desain dari bentuk dokumen dasar yang akan
digunakan untuk menangkap data input. Dokumen dasar ini sangat penting di sistem.
Data yang salah tercatat dalam dokumen dasar akan mengakibatkan output yang
dihasilkan juga akan salah.
Desain Output Sistem Yang Diusulkan
Penulis mendesain sebanyak 10 bentuk output yang dihasilkan sistem yang
diusulkan. Output tersebut berupa 6 dokumen dan 4 laporan. Output yang dihasilkan
adalah permintaan pembelian, data barang, data supplier, purchase order, tanda terima
barang, bukti pembayaran, laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran kas,
dan laporan jurnal.
1. Permintaan Pembelian 2. Data Barang
Gambar 14 Permintaan Pembelian Gambar 15 Data Barang
3. Data Supplier
Gambar 16 Data Supplier
10
4. Purchase Order
Gambar 17 Purchase Order
5. Tanda Terima Barang
Gambar 18 Tanda Terima Barang
6. Bukti Pembayaran
Gambar 19 Bukti Pembayaran
11
7. Laporan Pembelian
Gambar 20 Laporan Pembelian
8. Laporan Hutang
Gambar 21 Laporan Hutang
9. Laporan Pengeluaran Kas
Gambar 22 Laporan Pengeluaran Kas
12
10. Laporan Jurnal
Gambar 23 Laporan Jurnal
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut :
1. Sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi
diketahui memiliki empat prosedur, yaitu prosedur bagian gudang, prosedur bagian
pembelian, prosedur bagian keuangan, dan prosedur bagian akuntansi.
2. Dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo
Serasi belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan
dalam sistem akuntansi pembeliannya. Belum adanya pemisahan antara fungsi
penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan, tidak adanya penggandaan
dokumen permintaan pembelian pada bagian gudang, dokumen dari supplier
diterima oleh bagian pembelian seharusnya diterima oleh bagian akuntansi, format
dokumen pembelian yang digunakan masih mempunyai beberapa kekurangan,
pencatatannya masih secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan yang
dihasilkan oleh sistem pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi masih belum
lengkap.
3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan
penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti
yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para
pengguna sistem. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis,
13
penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram,
Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan
desain output, input dan database. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih
memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi
dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan-
laporan, sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sudah memakai
sistem yang terkomputerisasi.
Saran
Penulis mengajukan saran kepada PT. Prawisa Aryo Serasi agar dapat
mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi
pembelian yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembeliannya.
Rancangan sistem ini mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi
pembelian perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses
data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat,
cepat dan lengkap.
Penulis juga menyarankan untuk penelitian selanjutnya dapat membahas
tentang sistem informasi akuntansi yang lainnya seperti sistem informasi akuntansi
penjualan, persediaan, dan lain-lain.
DAFTAR PUSTAKA
Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2010. Sistem Informasi Akuntansi : Perancangan,
Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Andi Offset.
Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto, Harianto. 2004. Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Offset.
Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi
9. Jakarta: Salemba Empat.