ANALISIS DAN DESAIN SISTEM MATERIAL STANDARD...

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012

ISBN : 978-602-97491-4-4 1

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM MATERIAL STANDARD PRICING PADA PT. AESI

MATERIAL STANDARD PRICING SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN

IN PT. AESI

Rezha Pradana W1,*), Daniel Oranova2)

1) Magister Manajemen Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh November Jln. Cokroaminoto 12A, Surabaya,60264, Indonesia

e-mail: [email protected] 2) Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh November

ABSTRAK PT AESI adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufakturing pembangkit tenaga listrik seperti utility boiler, Heat Recovery Steam Generator, External Piping sebagai komponen pendukung pembngkit tenaga listrik. Dalam era globalisasi dunia manufaktur menuntut PT AESI untuk dapat mengelola informasi dengan baik sehingga karyawannya bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkandan dapat melakukan analisa sesuai dengan kebutuhannya. Dalam menyusun produknya PT AESI membutuhkan raw material yang berbeda sesuai dengan spesifikasi. Dalam menyusun proposal tender kepada pelanggan, PT AESI harus menghitung biaya produksi dimana salah satu harga yang menyusun adalah harga dari raw material. Kendala yang dialami oleh PT AESI saat ini adalah tidak adanya analisis faktor-faktor yang mempengaruhi harga raw material sehingga departemen tendering tidak memiliki acuan untuk menentukan harga standard row material. Dalam penelitian ini akan dilakukan rancangan sistem informasi yang merupakan penerapan metode standard cost. Metode ini digunakan untuk menentukan harga standard material dengan melakukan analisis faktor-faktor yang mempengaruhi harga dari raw material. Dengan adanya sisteminformasi ini akan mempermudah dan mempercepat departemen tendering dalam menyusun proposaldari sisi raw material karena telah tersedia suatu sistem yang dapat memberikan informasi dan analisis harga raw material.

Kata kunci: sistem informasi, standard cost, raw material, harga

ABSTRACT PT. AESI is powerplant manufacturing company which produce utility boiler, Heat Recovery Steam Generator, External Piping as a support component to the power plant. In this manufacturing globalization era has encaourage PT AESI to manage information precisely in order to make information updated to it’s employe and those employe can conduct proper analysis suitable for it needs. To manufacture it’s product, PT. AESI is require a different raw

Full Paper


ISBN : 978-602-97491-4-4 2

material based on the product spesification. In order to compose the tender proposal to it’s customer, PT. AESI has to estimate the production which is one of it’s component is the raw material price. The obstacle that PT. AESI faced is there aren’t any analysis on factors that effecting the raw material price. This situation causing tendering department has not have any reference to determine raw material standard price. In this research, an analysis and design will be conducted to build an information system to implement standard cost method. This method implementation is to determine raw material standard price by analyzing all of the factors effecting the raw material price. With this information system will ease and shorten time to compose the proposal by tendering department in raw material price side because of it’s capability to analysis and provide raw material price information. Keywords: information system, standard cost, raw material, price. PENDAHULUAN Kebutuhan informasi yang berkaitan dengan production cost memiliki peran yang sangat penting, ditentukan dengan implikasi pada keadaan yang sebenarnya dan untuk perkembangan perusahaan di masa depan. Nilai dari informasi yang disajikan digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk aktifitas yang sedang berlangsung dan juga sebagai strategi perusahaan. Penggunaan dan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik untuk meningkatkan kopasitas kompetensi perusahaan memaksakan untuk menggunakan metode yang lebih baik untuk cost management yang mendukung perfoma, signifikansi dan akurasi. Metode standard cost mengarahkan aktifitas peruahaan pada masa mendatang melalui standard jangka panjang yang akan menjamin efisiensi proses dan implementasi dari sebuah manajemen yang modern (Emilia and Roxana and Ruxandra,2008). Standard cost digunakan untuk melakukan estimasi dari biaya melalui kondisi masa lalu dan proyek yang sedang direncanakan. Standard cost adalah merupakan teknik untuk mengendalikan budget. PT AESI adalah salah satu anak cabang ALS corp yang memiliki markas besar di Perancis yang berdiri sejak tahun 1928. ALS corp bergerak di tiga bidang besar yaitu manufaktur pembangkit tenaga listrik (Power) meliputi pembangkit tenaga batubara, gas, minyak, air dan nuklir yang telah mencapai peringkat ketiga dunia. Kemudian manufakturing kereta api beserta infrastrukturnya (Transport) yang telah mencapai peringkat peringkat kedua dunia, dan jasa retrofit pembangkit-pembangkit tenaga listrik (Service). Dalam regional Asia, ALS corp telah memiliki anak cabang di China, Indonesia, Singapura dan Malaysia. Untuk yang berada di Surabaya, anak cabang ALS corp bergerak di bidang manufakturing tenaga listrik dan jasa retrofit. Manufakturing komponen pembangkit tenaga listrik yang mampu dihasilkan oleh PT AESI di Surabaya ini antara lain adalah Utility Boiler, Heat Recovery Steam Generator (HRSG), External Piping. Dalam melakukan produksi komponen-komponen pembangkit tenaga listrik seperti Utility Boiler, HRSG, External Piping, raw material atau bahan baku sangatlah dibutuhkan sebagai komponen utama dalam menyusun produk-produk tersebut. Tiap proyek yang dikerjakan oleh PT AESI memiliki spesifikasi yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan sesuai dengan order dari customer sehingga jumlah dan jenis raw material untuk tiap produk yang dikerjakan akan bervariasi. Raw material yang utama digunakan sebagai penyusun produk ini antara lain adalah Pipe, Tube, Plate, Sheet, Bar dan berbagai material produk metal yang lain beserta komponen aksesoris seperti valve ,control box, drum dan duct. Dalam penyediaan material untuk produksi, PT. AESI melakukan pembelian dari pihak ketiga denganmelalui proses bidding yang akan mencari supplier dengan harga material yangpaling sesuai dengan budget. Dalam mencari supplier PT. AESI mengandalkan supplier-supplier yang berasal dari tiga


ISBN : 978-602-97491-4-4 3

regional yang berbeda yaitu supplier-supplier material yang berasal dari regional Asia, Amerika dan Eropa. Proyek-proyek yang selama ini dikerjakan oleh PT AESI didapatkan melalui proses bidding dengan mencantumkan harga sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh customer. Waktu penyusunan proposal yang dilakukan oleh departemen tendering akan membutuhkan waktu yang cukup lama karena pihak tendering harus menganalisa pergerakan harga material sesuai dengan spesifikasi material. Tanpa adanya suatu sistem informasi ini, pihak tendering memerlukan waktu yang cukup lama. Hal ini disebabkan tidak adanya suatu sistem standard cost yang dapat digunakan untuk melakukan analisis dengan menggunakan metode yang dapat menganalisa faktor-faktor yang mempengaruhi harga raw material. Untuk itu diperlukannya suatu sistem informasi yangdapat melakukan analisis tersebut. Tujuan penelitian ini adalah menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi harga standard material, mengidentifikasi model yang dapat digunakan untuk merekomendasikan harga standard material dan merancang system informasi yang sesuai berdasarkan model yang dipilih. METODE Identifikasi Permasalahan Pada tahap ini dilakukan proses identifikasi permasalahan dengan melakukan identifikasi permasalahan yang dihadapi oleh manajemen PT. AESI dalam menentukan harga standard material yang dituangkan kedalam rumusan masalah sehingga dapat ditetapkan tujuan dari penelitian ini dilakukan di dalam manajemen PT AESI. Studi Literatur Kegiatan yang dilakukan pada tahap in adalah pengumpulan referensi yang dapat digunakan sebagai pendukung penelitian Analisa Dan Desain Sistem Standard Pricing Pada PT. AESI. Referensi digunakaan sebagai dasar ilmiah penelitian ini dilakukan. Referensi yang digunakan berasal dari buku, artikel, jurnal ilmiah yang sesuai dengan penelitian ini. Studi Proses Bisnis Langkah ini bertujuan untuk melakukan identifikasi proses bisnis yang telah dilakukan sebelum penelitian ini dilakukan. Langkah ini dilakukan dengan melakukan survey dan interview pada process owner atau pada orang yang akan terlibat langsung pada pengguanaan atau operasional system itu sendiri. Dalam hal ini akan dilakukan interview pada manager Tendering dan karyawan departemen Tendering pada bagian Material Sourcing. Dari hasil studi ini akan ditentukan pula rancangan kebutuhan proses bisnis yang akan diterapkan pada system standard pricing. Studi ERP PowerMax Pada langkah ini akan dilakukan studi pada ERP yang telah diimplementasikan pada PT. AESI. ERP yang telah diterapkan dinamakan PowerMax telah mencakup proses purchasing dan manufacturing. Pada penelitian ini, studi akan dilakukan difokuskan pada modul master material dan purchasing. Studi ini bertujuan untuk mempelajari struktur database yang telah diterapkan sehingga dapat didentifikasi kebutuhan, modifikasi, yang perlu diterapkan sehingga dapat digunakan pada sistem standard pricing. Pada langkah ini studi dilakukan dengan melakukan survey dan wawancara dengan administrator data raw material untuk mengumpulkan data material, bagian purchasing untuk


ISBN : 978-602-97491-4-4 4

mengumpulkan data pembelian material, serta staff IT dari PowerMax untuk melakukan pengolahan yang diperlukan untuk mengumpulkan data. Identifikasi Dan Analisa Kebutuhan Sistem Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi permasalahan dan menentukan spesifikasi kebutuhan sistem. Yang diperlukan untuk rancangan sistem standard pricing. Proses ini dilakukan dengan mengumpulkan dan menyaring informasi yang telah didapatkan pada langkah sebelumnya yang akan ditransformasikan sebagai spesifikasi kebutuhan. Dalam fase ini akan dilakukan proses analisis pada data raw material dan pemberian material yang akan dilakukan besama dengan karyawan Tendering dengan melakukan penggolongan data material. Penggolongan data material diperlukan untuk melakukan klasifikasi material berdasar komoditi, grade dan dimensinya. Analisis dilanjutkan dengan menganalisis data pembelian material yang telah dilakukan. Berdasarkan kedua analisis tersebut, proses dilanjutkan dengan identifikasi faktor-faktor krisis yang mempengaruhi pergerakan harga material untuk tipe-tipe komoditi material. Identifikasi ini diperlukan karena tiap material memiliki faktor yang berbeda dalam mempengaruhi pergerakan harganya. Dengan telah didentifikasikan faktor-faktor kritis tersebut akan dilanjutkan dengan studi untuk mencari dan menentukan model yang sesuai dengan faktor dan kondisi perusahaan untuk menentukan harga standard raw material. Verifikasi Kebutuhan Sistem Dalam tahap ini dilakukan verifikasi pada manajemen PT. AESI terhadap kebutuhan system yang telah dianalisis untuk melakukan perhitungan harga standard. Jika verifikasi ditrima oleh manajemen maka penelitian akan dilanjutkan dengan perancangan system, jika tidak akan dilakukan analisa ulang untuk memperbaiki analisa yang dilakukan sebelumnya. Perancangan Sistem Dalam tahap ini dilakukan rancangan sistem yang meliputi rancangann yang menggunakan analisis model dalam bentuk rancangan basis data, rancangan proses dan rancangan user interface yang dapat merepresentasikan sistem sesuai kebutuhan. Pendekatan yang digunakan dalam rancangan basis data dan rancangan proses adalah pendekatan terstruktur dalam bentuk data flow diagram (DEF) dan entity relationship diagram (ERD) dimana metode analisis ini merpakan metode klasik yang menggunakan notasi untuk menggambarkan isi informasi dan alirannya, yakni dengan membagi sistem secara fungsional dan perilakunya, kemudian menggambarkan apa yang harus dibangun (Widhiastuti, 2007). Pendekatan terstruktur digunakan karena sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan proses yang ditentukan oleh manajemen perusahaan, terutama departemen Information System dalam melakukan pengembangan sistem. Evaluasi Rancangan Setelah rancangan system standard pricing terbentuk, maka rancangan ini akan dievaluasi oleh management PT. AESI khususnya departemen Tendering. Jika dalam evaluasi masih perlu ada perbaikan konsep maka akan kembali menuju tahap pengembangan sistem standard pricing. Namun jika dalam tahap evaluasi konsep dianggap relevan dan diputuskan dapat diadopsi oleh tim Tendering, maka studi kasus selesai. Penyusunan Dokumen Pada tahap ini dilakukan dokumentasi penelitian yang telah dilakukan. Dokumentasi akan berupa laporan penelitian yang mengacu pada pedoman penyusunan Tesis Institut Sepuluh


ISBN : 978-602-97491-4-4 5

November Surabaya dan dokumentasi yang diperlukan sesuai dengan format manajemen PT. AESI. HASIL DAN PEMBAHASAN Jenis material yang diteliti adalah Plate, Sheet, Pipe dan Tube. Dari tipe material, dibagi sesuai dengan jenis komoditinya sesuai dengan unsur-unsur penyusunnya. Unsur penyusun material sebagai berikut

Tipe

Komoditi

Iron

Ore

Steel

Scrap

Pig

Iron

LME

Billet

Coke

Iron Nickel Chrome Manga Molly

Carbon Steel √ √ √ √ √ √ √

Stainless Steel √ √ √ √ √ √ √

Alloy Steel √ √ √ √

Dari segi tipe material, faktor analisa yang dilakukan untuk Plate dan Sheet adalah kuantitas pembelian dan thickness, faktor analisa yang dilakukan untuk Pipe dan Tube adalah kuantitas pembelian, Outside Diameter (OD) dan Inside Diameter (ID). Dengan pola data tersebut, maka digunakan analisa regresi untuk menentukan model yang dapat digunakan untuk menentukan harga standard material.

Carbon Steel Pipe USD / KG = 24,9 - 0,00153 Quantity + 3,1 Tube Pipe OD + 2,9 Tube Pipe ID + 0,269 Iron ore - 0,0275 LME Billet - 0,0407 Steel Scrap + 0,0655 Pig Iron - 0,107 Coke Iron - 0,00979 Chrome - 0,000165 Nickel

Carbon Steel Tube

USD / KG = - 36,0 - 0,000001 Quantity + 305 Tube Pipe OD - 125 Tube Pipe ID + 0,00387 Iron ore - 0,00508 LME Billet + 0,0206 Steel Scrap + 0,0460 Pig Iron + 0,230 Coke Iron - 0,000363 Nickel - 0,00421 Chrome

Carbon Steel Sheet

USD / KG = - 1,66 - 0,00443 Quantity + 6,64 Thickness - 0,00590 Iron ore + 0,00827 Steel Scrap - 0,00191 Pig Iron - 0,00111 LME Billet + 0,0322 Coke Iron + 0,000014 Nickel - 0,000420 Chrome

Stainless Steel Plate

USD / KG = - 36,7 - 0,253 Quantity - 282 Thickness (M) + 0,742 Iron Ore + 0,182 Pig Iron + 0,122 LME Billet + 0,534 Coke Iron - 0,00386 Nickel - 0,0314 Chrome - 0,0116 Manga

Stainless Steel Sheet

USD / KG = - 7,7 - 0,0633 Quantity - 71,9 Thickness - 0,035 Iron Ore + 0,0188 Pig Iron + 0,0543 LME Billet + 0,647 Coke Iron - 0,000987 Nickel - 0,00732 Chrome - 0,0150 Manga

Alloy Steel Pipe

USD / KG = 87,8 - 0,103 Quantity - 49,5 Tube Pipe OD + 13,6 Tube Pipe ID + 0,537 Coke Iron - 0,00040 Chrome - 0,00220 Molly - 0,0173 Manga


ISBN : 978-602-97491-4-4 6

Alloy Steel Plate USD / KG = - 61,7 - 0,0223 Quantity + 12,0 Thickness + 0,678 Coke Iron - 0,0150 Chrome + 0,00140 Molly + 0,0118 Manga

Regresi dilakukan untuk menentukan model-model yang akan digunakan untuk menghitung harga standard melalui sistem informasi. Untuk itu dilakukan perancangan sistem informasi dengan menyusun Data Flow Diagram (DFD) untuk menunjukkan external entity atau pengguna dari sistem. DFD level 0 ditunjukkan pada gambar berikut

Standard Price

Request Price

Factors Data

1

STANDARD PRICING SYSTEM

+

MATERIAL SOURCING

OFFICERPURCHASING

OFFICER

Sistem akan memiliki 2 pengguna yaitu Material Sourcing Officer dan Purchasing Officer. Dari DFD level 0 dikembangkan menjadi DFD level 1 berikut

Standard Price Data

Standard Price Data

New Standard Price Data

Factors DataStandard Price Calculation Data

Factors Data

Factors DataPURCHASING

OFFICER

MATERIAL SOURCING

OFFICERFactors

Standard Pricing

1

Input Factors

2

Standard Price Calculation

3Request Standard

Price

Dari DFD level 1 dapat dijabarkan bahwa tugas Purchasing Officer adalah melakukan input data faktor-faktor penyusun tipe komoditi. Material Sourcing Officer bertugas untuk melakukan perhitungan harga standard material dengan memberikan input parameter berupa tipe material, komoditi, kuantitas pembelian, OD dan ID. Desain basis data untuk sistem informasi akan dituangkan pada gambar berikut


ISBN : 978-602-97491-4-4 7

Ironore

ID_ioPeriod_KeyPrice_io

numeric(8,0)textdecimal

<pk><fk>

Pigiron

ID_piPeriod_KeyPrice_pi


<pk><fk>

Lmebillet

ID_LMEPeriod_KeyPrice_lb


<pk><fk>

Cokeiron

ID_ciPeriod_KeyPrice_ci


<pk><fk>

Steelscrap

ID_ssPeriod_KeyPrice_ss


<pk><fk>Nickel

ID_nPeriod_KeyPrice_n


<pk><fk>

Chrome

ID_cPeriod_KeyPrice_c


<pk><fk>

Mollydium

ID_molPeriod_KeyPrice_mol


<pk><fk>

Manganese

ID_manPeriod_KeyPrice_man


<pk><fk>

Stndrd_Prcng

Period_KeyCommodityTypeQuantityThicknessODIDPrice

texttexttextdecimaldecimaldecimaldecimaldecimal

<pk>

KESIMPULAN DAN SARAN Dapat disimpulkan bahwa tiap material dan tiap komoditi memiliki pola pergerakan harga yang berbeda. Pada penelitian ini, analisa hanya dilakukan bedasarkan unsur penyusun komoditi, dimensi material dan kuantitas. Akan lebih baik jika pada penelitian lebih lanjut ditemukan unsur-unsur lain yang dapat mempengaruhi pergerakan harga.


ISBN : 978-602-97491-4-4 8

DAFTAR PUSTAKA Budiarta, P.W. (2010). Kostumisasi Rancangan Sistem Informasi Manufaktur Pada

Implementasi PowerMax (Studi Kasus PT. Alstom Power Energy Systems Indonesia), Tesis, Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh November.

Beavers, A.R (2008). Managerial Accounting, Lecture Handout: Standard Costing and

Variance Analysi, Laney Collage, Oakland. Dennis, A dan Wixom, B.H dan Roth, R.M (2006). “Systems Analysis Design Third Edition”,

John Wiley & Sons, Inc., New York. Emilia, G dan Roxana, S.E dan Ruxandra, A (2008), The Implementation of The Standard

Cost Method in The Furniture Industry : A Way of Improving The Managerial Accounting, Managerial Accounting Project, Internal and International Tourism Economy, Romanian-American University, Bucharest.

McMillan, S (2001). Business Process Improvement, Lecture handout : Business Process

Improvement Methodolgy, University of New England, New South Wales. Widhiastuti, W.R (2007). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Di Unit

Pengelola Bank Indonesia Surabaya, Tesis, Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM MATERIAL STANDARD...

Documents

Transcript of ANALISIS DAN DESAIN SISTEM MATERIAL STANDARD...