Alat Kesehatan4.3.1Sumber daya keuangan yang diperlukan untuk program pemeliharaan dibagi dalam dua kategori, yaitu biaya awal dan biaya operasional. Biaya awal merupakan investasi yang harus tersedia sebelum program dimulai. Biaya operasional adalah biaya yang diperlukan untuk menjaga keberlangsungan program.

Tabel 1. Sumber daya keuangan yang dibutuhkan untuk program pemeliharaanBiaya AwalBiaya Operasional

Sumber Daya FisikRuangan, alat, alat uji, komputer, kendaraanOperasional, utilitas, kalibrasi

Sumber Daya ManusiaPerekrutan, pelatihanGaji, tunjangan, omset, pendidikan lanjutan

Pemeliharaan Langsung-Kontrak servis, suku cadang, biaya perjalanan, pengiriman

Langkah pertama dalam melakukan perhitungan biaya adalah menentukan sumber daya fisik dan manusia yang diperlukan, berdasarkan jumlah dan jenis invetaris alat kesehatan serta cara perawatannya. Biaya awal dan operasional kemudian dihitung menggunakan kurs yang berlaku di negara tersebut. Perhitungan ini sangat membantu dalam memperkirakan beban kerja yang dibutuhkan dalam sebuah program terutama pada komponen IPM. Proses ini cukup mudah dilakukan jika waktu untuk melakukan inspeksi dapat diperkirakan.Dengan menghitung jumlah dari masing-masing perangkat dan mengalikannya dengan perkiraan waktu, maka memungkinkan untuk dapat menentukan total beban kerja dalam prorgram IPM.Waktu administrasi untuk membuat rancangan IPM, waktu yang dibutuhkan untuk persiapan inspeksi, waktu untuk mendapatkan peralatan yang akan diperiksa (baik membawanya ke area kerja pusat ataupun pergi ke lokasi peralatan), waktu untuk mendokumentasikan pekerjaan yang dilakukan dan re order PM, merupakan semua kegiatan yang harus ditambahkan ke dalam perhitungan total beban kerja. Contoh dapat dilihat pada Lampiran C.Biaya pemeliharaan secara langsung mungkin sulit diperkirakan, tetapi akan meningkat seiring berjalannya waktu dan pengalaman. Bagaimanapun, biaya kontrak pemeliharaan dapat ditentukan melalui negosiasi dengan penyedia layanan eksternal. Jenis layanan ini dapat diperoleh berdasarkan waktu dan bahan dasar atau dengan memberikan kontrak selama periode tertentu. Pada kasus lainnya, biaya dan anggaran terkait harus direncanakan terlebih dahulu. Bagian 5.2.1 membahas lebih lanjut isu seputar keterlibatan penyedia layanan.Rasio biaya pelayanan merupakan hal yang penting dalam mengukur efektivitas keuangan dalam program pemeliharaan. Rasio ini dihitung dengan membagi total biaya operasional tahunan pemeliharaan alat kesehatan dengan nilai biaya awal alat kesehatan yang ada dalam inventaris. Di Amerika Serikat misalnya, rasio biaya pelayanan adalah antara 5% -10% . Rasio ini hanya dapat dicapai ketika sumber daya substansial yang mendukung tersedia, dan setelah diperpanjangnya periode peningkatan kinerja.Dalam tujuan pengembangan sebuah negara, rasio ini seharusnya lebih tinggi, terutama untuk program-program baru dalam lingkungan yang bersumber daya terbatas. Namun, rasio biaya pelayanan harus dipantau dari waktu ke waktu dan digunakan sebagai panduan dalam upaya peningkatan kinerja.Seiring berjalannya waktu, akan ada kesempatan untuk melakukan investasi tambahan dalam program pemeliharaan. Misalnya, dapat dipertimbangkan perihal penyediaan layanan pemeliharaan untuk jenis peralatan tertentu dengan menggunakan sumber daya internal dan staf daripada pekerja outsourcing. Pada setiap pengembangan, sebuah rencana bisnis sederhana haruslah disusun dengan mempertimbangkan biaya awal dan operasional sehingga biaya dan keuntungan pada kondisi tersebut dapat dibandingkan. Proses pengambilan keputusan untuk sebuah investasi baru sangatlah efektif ketika didukung oleh data yang aktual.