V. PENYIMPANAN DI GUDANG5.1 Pengertian

Penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan dengan maksud selalu dapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu waktu dibutuhkan pasien, terjadi stok out atau over stok, tempat penyimpanan yakni gudang farmasi.5.2 Tujuan penyimpanan :

1. Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu ada stock).2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

3. Menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran.4. Memudahkan dalam pencarian dan pengawasan persediaan barang kadaluwarsa5. Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.5.3 Fungsi penyimpanan gudang farmasi adalah :1. Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat. Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan perbekalan farmasi.

2. Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan perbekalan farmasi.3. Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.5.4 Kegiatan penyimpanan :

1. Pengaturan tata ruang dan penyusunan stock obat

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian, dan pengawasan obat-obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang yang baik.Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut :a. Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut : Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan.Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem : arus garis lurus arus U arus L b. Sirkulasi udara yang baikSalah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas.Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.c. Rak dan PalletPenempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan stok obat.Penggunaan pallet memberikan keuntungan : sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir. peningkatan efisiensi penanganan stok. dapat menampung obat lebih banyak. pallet lebih murah dari pada rak.d. Kondisi penyimpanan khusus. Vaksin memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.e. Pencegahan kebakaranPerlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, kartun dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau.2. Pengamatan mutu obat

Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan baik dari faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Tanda-tanda perubahan mutu obat dapat diamati secara visual, terjadinya perubahan warna, bau, rasa, bentuk obat.

Faktor yang berpengaruh terhadap mutu obat :

Sebelum digunakan oleh pasien, obat mengalami berbagai proses yang panjang mulai dari penyediaan bahan mentah, proses manufaktur, proses pengemasan, pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan pendistribusian. Setiap proses tentu memberikan risiko kontaminasi terhadap mutu obat. Sebagai contoh, saat bahan mentah diproses menjadi bahan jadi obat dan dibuat dalam bentuk sediaan tertentu maka seluruh proses ini harus menjamin tidak adanya kontaminan, obat tidak akan berubah wujud, warna, bau, rasa, dan konsistensinya, serta tetap stabil dalam bentuk sediaannya pada saat seluruh proses selesai. Oleh sebab itu di pabrik pun dikenal apa yang disebut dengan CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) untukmenjamin bahwa obat yang telah melalui proses manufaktur telah teruji mutunya, baik dari segi kandungan, sediaan, kestabilan, hingga potensinya. Demikian pula halnya dengan proses selanjutnya, yaitu pengemasan, pemberian label, pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan distribusi, yang harus menjamin bahwa obat tetap dalam bentuk sediaan awalnya tanpa mengalami perubahan fisik maupun kimia yang dapat mempengaruhi efek kliniknya saat digunakan. Sebagai contoh, obat dalam bentuk sediaan sirup kering memerlukan pengemasan dan penyimpanan yang bebas dari kelembaban. Ini untuk menjamin bentuk sirup kering tidak berubah hingga saat digunakan oleh pasien. Oleh sebab itu diperlukan kriteria tertentu untuk pengemasan dan penyimpanannya. Beberapa hal berikut perlu mendapat perhatian sehubungan dengan mutu obat, oleh karena di samping berkaitan dengan efek samping, potensi obat, juga dapat mempengaruhi efek obat aktif, yaitu:a. Kontaminasi. Beberapa jenis sediaan obat harus selalu berada dalam kondisi steril, bebas pirogen dan kontaminan, misalnya obat injeksi. Oleh sebab itu proses manufaktur, pengepakan, dan distribusi hingga penyimpanannya harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Dalam prakteknya kerusakan obat jenis ini umumnya berkaitan dengan kesalahan dalam penyimpanan dan penyediaannya. Sebagai contoh, di kamar suntik pusat pelayanan kesehatan acap kali ditemukan obat injeksi yang diatasnya diletakkan jarum dalam posisi terbuka. Dengan alasan apapun (misalnya segi kepraktisan saat pemindahan obat ke dalam spuit), cara ini jelas keliru dan harus dihindari, oleh karena memungkinkan terjadinya kontaminasi dengan udara luar dan berbagai bakteri, sehingga prinsip obat dalam kondisi steril sudah tidak tercapai lagi. Untuk sediaan lain seperti cream, salep atau sirup, meskipun risikonya lebih kecil, tetapi sering juga terjadi kontaminasi, misalnya karena udara yang terlalu panas, kerusakan pada pengepakannya, dsb, yang tentu saja mempengaruhi mutu obatnya.b. Medication error. Keadaan ini tidak saja dapat terjadi pada saat manufaktur (misalnya kesalahan dalam mencampur 2 atau lebih obat sehingga dosisnya menjadi terlalu besar atau terlalu kecil), tetapi dapat juga terjadi saat praktisi medik ingin mencampur beberapa jenis obat dalam satu sediaan sehingga menimbulkan risiko terjadinya interaksi obat-obat. Akibatnya efek obat tidak seperti yang diharapkan bahkan dapat membahayakan pasien.c. Berubah menjadi toksik (toxic degradation). Beberapa obat karena proses penyimpanannya dapat berubah menjadi toksik (misalnya karena terlalu panas atau lembab), misalnya tetrasiklin. Beberapa obat yang lain dapat berubah menjadi toksik karena telah kadaluwarsa. Oleh sebab itu obat yang telah expired (kadaluwarsa) atau berubah warna, bentuk dan wujudnya, tidak boleh lagi dipergunakan.d. Kehilangan potensi (loss of potency). Obat dapat kehilangan potensinya sebagai obat aktif antara lain apabila ketersediaan hayatinya buruk, telah melewati masa kadaluwarsa, proses pencampuran yang tidak sempurna saat digunakan, atau proses penyimpanan yang keliru (misalnya terkena sinar matahari secara langsung). Setiap obat sebenarnya telah memiliki batas keamanan (margin of safety) yang dapat dipertanggung jawabkan3. Pencatatan stock obat

Mencatat penerimaan obat, pengeluaran obat, dan persediaan obatPenyusunan Stok Obat.Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak memungkinkan obat yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :a. Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat yaitu obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan sebab umumnya obat yang datang pertama biasanya juga diproduksi lebih awal dan akan kadaluwarsa lebih awal pula.b. Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.c. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obatan yang berjumlah sedikit tetapi mahal harganya.d. Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.e. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.f. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.g. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan.h. Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar, sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau botol.i. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-obatan lainnya. Pada bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang disimpan dalam dus tersebut.j. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat menyebabkan kadaluwarsa.4. Memberi Tanda/ Kode Pada Wadah Obat :

Beri tanda pada semua wadah obat. Bila ada obat dalam wadah tanpa kode, jangan digunakan. Bila obat disimpan dalam dus besar, maka dalam dus harus tertera: jumlah isi, tgl diterima, tgl E.D, nama obat dan pabrik.Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas Barang (Dalam Penyimpanan) : Kelembaban

Contoh : kapsul basah, tablet rapuh atau pecah. Asetosal bau asam jika lembab. Cara menghindari : ventilasi baik, bila mungkin pasang AC, simpan obat ditempat kering. Wadah harus selalu tertutup rapat, absorben biarkan tetap dalam wadah.

Sinar matahari

Cairan, injeksi, salep maupun krim mudah rusak oleh sinar matahari. Perhatikan warna, bau dan konsistensi sebelum obat diserahkan pada pasien. Temperatur/ Panas

Krim, salep dan suppositoria dapat meleleh oleh panas. ORS mudah meleleh menjadi coklat dan lengket bila panas. Simpan obat menurut aturan penyimpanan, suhu sejuk (vaksin, serum, insulin, beberapa obat kanker), suhu kamar. Kerusakan fisik wadah

Dus jangan ditumpuk terlalu tinggi. Hindari kontak dengan ujung-ujung yang tajam. Obat jangan diletakkan langsung di atas lantai. Hindari kebocoran. Kontaminasi bakteri

Dipengaruhi oleh temperatur, cahaya, dan udara. Pengotoran

Obat atau bahan obat yang diterima harus dibersihkan sebelum disimpan.PERSYARATAN DALAM PENYIMPANAN DI GUDANG :

BENTUK SEDIAAN Padat ( tablet dan kapsul) dan cair ( sirup maupun serbuk untuk sirup kering) disimpan pada Suhu terkontrol ( 15-30oC). Pada ruangan ini suhu dikontrol dengan rentang 15-30oc dengan penggunaan AC.

Semi padat ( salep, krim) Sediaan untuk injeksi vitamin C harus disimpan pada lemari pendingin. Dan tidak boleh terkena sinar matahari secara lagsung.

Drop diletakkan pada rak yang terdapat digudang. Selain itu juga dibedakan berdasarkan bentuk sediaan obat antara jenis obat paten dan jenis obat generik. SUHU DAN KESTABILAN Suhu dingin ( 2-8oC). Sediaan yang disimpan pada suhu ini yaitu, sediaan yang sediaannya termolabil sehingga harus disimpan pada lemari pendingin. Dan tidak boleh terkena sinar matahari secara lagsung. Contohnya :

(lantus, solostar, navomix). Preparat enzim (streptase). Beberapa antibiotik (sandostatin). Injeksi vitamin C (sankorbin). Sediaan suppositoria (moxam dan pronalges).

Suhu terkontrol ( 15-30oC). Pada ruangan ini suhu dikontrol dengan rentang 15-30oc dengan penggunaan AC. Sediaan yang disimpan pada suhu ini adalah :

Sediaan tablet dan kapsul (generik dan paten). Sirup. Injeksi. Sediaan topikal. Drop. OKT. Narkotika dan infus.

Suhu ruang tidak terkontrol. Perbekalan farmasi yang disimpan pada suhu ini yaitu :

Alat kesehatan. Hasil repacking. Bahan berbahaya dan mudah terbakar.

MELEDAK DAN TERBAKAR Sediaan ini disimpan pada lemari khusus dengan simbol tengkorak dan api (simbol khusus bahan berbahaya). Sediaan yang disimpan pada lemari ini yaitu formaldehid, alkohol, etil klorida.

TAHAN / TIDAK TERHADAP CAHAYAContohnya injeksi, salep, maupun krim mudah rusak oleh sinar matahari.

Dapat diperhatikan dari warna, bau, dan konsistensi sebelum obat diserahkan pada pasien.

MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN TERSEBUT ADALAH :1. Fixed LocationSistem ini sangat mudah di dalam mengatur barang, karena masing- masing item persediaan selalu di simpan dalam tempat yang sama dan di simpan dalam rak yang spesifik, rak tertutup atau dalam rak bertingkat. Sistem ini diibaratkan seperti rumah, dimana seluruh penghuni dapat mengetahui semua letak barang. Beberapa kerugian dalam penggunaan sistem ini yaitu:

a.Sistem ini tidak fleksibel, jika ada perubahan dalam jumlah pemesanan atau perubahan dalam pengemasan atau keputusan untuk mengubah tempat menjadi lebih besar atau lebih kecil.

b.Jika ada item baru yang dipesan, mungkin tidak ada tempat untuk menyimpannya.c.Pencurian oleh karyawan dapat meningkat karena seluruh karyawan mengetahui tempat-tempat item yang diperhitungkan (obat yang bernilai mahal).d.Tempat penyimpanan harus dibersihkan karena tempat yang digunakan untuk jangka waktu yang lama jadi harus di jaga kebersihannya.

2. Fluid LocationDalam sistem ini, penyimpanan di bagi menjadi beberapa tempat yang dirancang. Masing-masing tempat ditandai sebuah kode. Setiap item disimpan dalam suatu tempatyang disukai pada waktu pengiriman. Sistem ini dirancang seperti hotel. Ruangan ditandai hanya ketika barang datang.Administrasi sistem fluid locationberdasarkan pada :a.Unit pengadaan memberikan informasi mengenai tipe, volume, dan jumlah barang yang datang.

b.Staf gudang menganalisis di mana lokasi barang yang akan digunakan untuk barang yang akan datang dan dapat memilih tempat yang tepat. Data ini dapat dilaporkan di dalam sistem pengontrolan stok.

c.Jika tempat sudah tidak cukup lagi, maka barang-barang lain dapat dipindah untuk menciptakan ruangan yang baru lagi.

d. Pelaporan sistem pengontrolan stok harus diperbaharui.

Sistemfluid locationmembutuhkan sistem klarifikasi dimana dapat dialokasikan dengan kode yang khusus terhadap stok item yang lain. Selain itu, untuk pelaporan stok beberapa batch dari beberapa item harus selalu dilaporkan letaknya secara fisik dari setiap item yang disimpan. Dalam sistem ini, batch yang berbeda dari setiap item mungkin disimpan dalam beberapa tempat yang berbeda.

3.Semi Fluid LocationSistem ini merupakan kombinasi dari sistem kedua di atas. Sistem ini diibaratkan seperti hotel yang digunakan oleh tamu. Setiap barang selalu mendapatkan tempat yang sama. Barang yang khusus diberikan tempat tersendiri. Dalam sistem ini, setiap item ditandai dengan penempatan barang yang cocok supaya mempermudah dalam mengambil stok. Saat menyediakan pesanan karyawan harus mengetahui di mana letak setiap item, untuk memudahkan dalam mengingatsetiap item. Untuk barang yangslow moving perlu dilakukan pemilihan lokasi dan penataan ulang. Sistem ini tidak menghemat tempat seperti sistemfluid location. Adapun keistimewaan sistem ini adalah ketika mengambil stok selalu diperhatikan tempat yang sama. Tidak seperti sistemfixed location, dimana resiko tertukar barang yang relatif lebih kecil.

Beberapa sistem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataan obat yang dapat digunakan antara lain adalah :1.First In First Out(FIFO)Sistem penataan dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di belakang barang yang datang sebelumnya.2.Last in First Out(LIFO)Sistem penataan dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di depan yang datang sebelumnya.3.First Expired First Out(FEFO)Sistem penataan dengan meletakkan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih akhir.DAFTAR PUSTAKA

http://dongengusang.wordpress.com/2012/04/21/manajemen-gudang-obat/http://materikuliahprofesiapoteker.blogspot.com/2010/02/penyimpanan.htmlhttp://ekoputrasampoerna.blogspot.com

PENYIMPANAN DI GUDANG

OLEH :

KELOMPOK 5

Gusti Ayuk Bunga Harum Dewi (121064)

Ni Made Dheera Wijaya

(121067)

Dyah Widiantari Dewi

(121071)

Febri Rahayuni

(121074)

Thia Nartana Putri

(121098)

AKADEMI FARMASI SARASWATI DENPASARTAHUN 2014