mubesppisakarya.files.wordpress.com › 2016 › 02 … · Web viewSekali lagi, kita adalah tim,...

BUKU PANDUAN ORGANISASI

PPI SAKARYA

Indonesian Student Association in Sakarya - Turkey

BPH 2015

Office : Kemalpasa Mh. Belediye Cd. No. 23 Serdivan/Sakarya Telephone : +905346990803

PPI SAKARYA

VISI MISI ORGANISASI

DESKRIPSI DIVISI

BUDAYA ORGANISASI

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

DATA BASE PENGURUS DAN ANGGOTA

PROGRAM KERJA

KATA PENGANTAR

.............................................................................................................................................................................................................................................................................

Oleh karena itu, untuk mewujudkan semua itu, mewujudkan cita-cita PPI Sakarya, dibutuhkan sebuah panduan, dibutuhkan sebuah rencana yang matang dalam mencapai semua itu, maka disusunlah sebuah Standard Operational Procedure (SOP) yang akan membantu kita semua dalam bekerja secara profesional, bekerja secara tim, bekerja secara ikhlas dan penuh tanggungjawab.

Sekali lagi, kita adalah tim, tim yang akan menjadi bagian dalam tercapainya cita-cita organisasi, maka di dalam panduan ini dibutuhkan sebuah standar perilaku organisasi baik tingkat ketua, sekretaris, bendahara, koordinator divisi, maupun staff. Dibutuhkan pula standar dalam hal administrasi organisasi, standar perbendaharaan, dan standar lainya yang akan menunjang tercapainya tujuan organisasi.

Sakarya, 27 Januari 2015

Ketua PPI Sakarya Periode 2015

Edi Miranto

DAFTAR ISI

PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I VISI, MISI & BUDAYA ORGANISASI

BAB II RENSTRA DAN SOP

a. Renstra

b. SOP

BAB III ETIKA ORGANISASI

1. Memiliki dan mengamalkan nilai-nilai PPI Sakarya

a. Kejujuran

b. Transparan

c. Komitmen

d. Kerjasama

e. Disiplin

f. Peduli

g. Tanggungjawab

2. Melaksanakan perilaku yang diamanatkan dalam budaya organisasi PPI Sakarya

a. Religius

b. Jujur

c. On time

d. Bertanggung jawab

e. Profesional

f. Solutif

g. Team Work

h. Produktif & Kreatif

3. Tindakan non Pengurus Harian dalam mendukung budaya organisasi PPI Sakarya

a. Meningkatkan kapasitas personal dan aktif berkegiatan

b. Menjaga konfidensialitas

1. Melindungi informasi organisasi

2. Jejaring

3. Akses dan penyebaran Informasi

c. Memelihara Loyalitas dan menjauhi larangan

1. Menghindari conflict of interest

2. Merusak keharmonisan antar divis

3. Manuver politik merusak keutuhan dan produktivitas PPI Sakarya

4. Perilaku utama Pengurus Harian

1. Umum BPH

2. Ketua

BAB IV ETIKA KERJASAMA

1. Hubungan dengan regulator : tunduk pada hukum yang berlaku

2. Hubungan dengan stakeholders

a. Menjaga hubungan dengan sponsorship

b. Membangun sinergi dengan mitra kerja atau Instansi terkait

c. Tanggung jawab sosial dan masyarakat atau communities

d. Menjaga hubungan baik dengan anggota

3. Hubungan yang baik di internal PPI Sakarya

a. Kekompakan divisi dan antar divisi

b. Membangun teamwork di tubuh BPH

c. Saling melengkapi antara BPH dan non BPH

BAB V PENERAPAN ETIKA

1. Sosialisasi Etika

2. Punishment and Reward

PENUTUP

DESKRIPSI DIVISI

PROGRAM KERJA

BAB I

VISI, MISI DAN BUDAYA ORGANISASI

VISI ORGANISASI

”Menjadi perhimpunan yang dapat berperan dalam memberikan kontribusi baik secara nasional maupun internasional dalam pengembangan ilmu serta potensi anggota di bidang akademik maupun non-akademik”

MISI ORGANISASI

1. Mempererat rasa persaudaraan dan persatuan diantara anggota dalam suasana kekeluargaan serta kebersamaan.

2. Menyelenggarakan dan/atau mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang bermanfaat dan berkesinambungan dalam rangka membangun potensi anggota baik dalam bidang akademik maupun non akademik.

3. Menjalin dan mempererat hubungan dengan organisasi-organisasi di Turki, Indonesia, maupun organisasi internasional yang sesuai dengan visi dan misi PPI Sakarya.

BUDAYA ORGANISASI

Semboyan: “Sejuta Karya Bersama PPI Sakarya”

Nilai- Nilai Inti:

1. SOP dan renstra

2. Nilai-nilai PPI Sakarya

Perilaku:

1. Religius

2. Jujur

3. On time

4. Bertanggung jawab

5. Profesional

6. Solutif

7. Team Work

8. Produktif & Kreatif

BAB II

RENSTRA DAN SOP

Dalam menjalankan satu periode kepengurusan dituntut untuk berpedoman pada renstra dan SOP yang merupakan salah satu dari nilai-nilai inti PPI Sakarya. Oleh karena itu setiap pengurus dan anggota harus memahami dan menerapkan dalam setiap langkah kegiatan yang dilakukan dalam satu periode kepengurusan.

a. RENSTRA ( Rencana Strategis )

Renstra adalah suatu rencana strategis yang merupakah arahan keseluruhan dalam target apa saja yang ingin diraih selama satu kepengurusan PPI Sakarya. Terdapat Strategi dan parameter keberhasilan dalam aspek Kaderisasi, Edukasi, Optimalisasi dan Networking.

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

PERHIMPUNAN PELAJAR INDONESIA SAKARYA

PENDAHULUAN

Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa di sekelilingnya hingga menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakan segala sesuatu tanpa sia-sia, maka pantaslah puji dan syukur senantiasa kita lantunkan pada Sang Khalik Allah SWT, Dzat yang Maha Melihat dan Maha Mengetahui apa yang tersembunyi.

Perhimpunan Pelajar Indonesia Sakarya sebagai perhimpunan para pelajar Indonesia di Sakarya yang dipercaya menjalankan amanah besar dari para anggota membutuhkan sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan. Manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuat sebuah “Standard Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP.

SOP PPI Sakarya adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh PPI Sakarya untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan mekanisme kinerja dari pelaksanaan program-program kerja yang telah disahkan maupun belum pada saat musyawarah kerja.

SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama PPI Sakarya. SOP dibuat secara tertulis sebagai panduan untuk mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah program kerja yang dilaksanakan PPI sakarya.

BAB I

VISI DAN MISI, LAMBANG, MOTTO DAN ATRIBUT

VISI ORGANISASI

”Menjadi perhimpunan yang dapat berperan dalam memberikan kontribusi baik secara nasional maupun internasional dalam pengembangan ilmu serta potensi anggota di bidang akademik maupun non-akademik”

MISI ORGANISASI

1. Mempererat rasa persaudaraan dan persatuan diantara anggota dalam suasana kekeluargaan serta kebersamaan.

2. Menyelenggarakan dan/atau mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang bermanfaat dan berkesinambungan dalam rangka membangun potensi anggota baik dalam bidang akademik maupun non akademik.

3. Menjalin dan mempererat hubungan dengan organisasi-organisasi di Turki, Indonesia, maupun organisasi internasional yang sesuai dengan visi dan misi PPI Sakarya.

LAMBANG

1. Lambang PPI Sakarya adalah dua buah garis utama melengkung dan 11 garis vertikal yang membentuk struktur sebuah jembatan dengan komposisi warna merah dan putih serta bertuliskan PPI Sakarya di bawah jembatan.

2. Makna lambang:

A. Jembatan merupakan identitas dari Sakarya, diambil dari Sakarya Eski Köprüsü. Sakarya Eski Köprüsü merupakan jembatan yang dibangun pada masa Pemerintahan Kerajaan Utsmani dan telah dijadikan ikon oleh Pemerintah Provinsi Sakarya – Turki.

B. 11 Tiang yang membentuk struktur jembatan merupakan kiasan dari bulan November, yakni bulan dimana PPI Sakarya dicetuskan.

C. Warna merah dan putih melambangkan bendera merah putih dengan makna identitas Negara Indonesia.

D. Tulisan PPI Sakarya mempertegas lambang PPI Sakarya.

SEMBOYAN

PPI Sakarya memiliki semboyan ”Sejuta Karya Bersama PPI Sakarya”. Bahwa dalam memberikan kontribusi nyata kepada Bangsa dan Negara Indonesia, PPI Sakarya akan selalu memberikan karya-karya terbaiknya tanpa henti.

ATRIBUT

Atribut PPI Sakrya adalah ..................................................................................................

Aturan pemasangan atribut :

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI

(MPA) (Ketua)

(Bendahara) (Sekretaris)

(DivisiSosial, Budaya, dan Olahraga) (DivisiPendidikan dan Pengembangan SDM) (DivisiMedia dan Informasi)

(Anggota)

Garis Koordinasi

Garis Pengawasan

Garis Aspirasi

Struktur Organisasi PPI Sakarya berbentuk Struktur Horizontal dimana setiap anggota tidak terikat pada satu divisi dan turut berperan aktif memberikan kontribusinya di semua bidang.

Ketua

Bertanggungjawab penuh terhadap aktivitas dan kinerja PPI Sakarya selama satu periode kepengurusan kepada MPA PPI Sakarya.

· Pengambil kebijakan tertinggi di PPI Sakarya.

· Bertanggung jawab penuh atas jalannya kepengurusan.

· Memberikan pengarahan dan pendampingan dalam berjalannya roda organisasi.

· Memberikan punish and reward.

· Mengangkat dan memberhentikan pengurus PPI Sakarya.

Koordinator Divisi

Bertanggungjawab penuh membantu perumusan dan pengarahan konsep organisasi serta kegiatan masing-masing organ atau perangkat PPI Sakarya.

· Mengatur anggota divisi dalam mewujudkan visi dan misi divisi.

· Melakukan pendampingan dan pengarahan terhadap kegiatan yang dilaksanakan Divisi.

· Melakukan dinamisasi dan peningkatan kemampuan organisasi serta penjagaan semangat fungsionaris.

Sekretaris

Bertanggungjawab penuh terhadap aspek administrasi kesekretariatan organisasi meliputi berkas surat, peraturan, izin dan dokumentasi arsip lainnya.

· Melakukan pendataan surat (dokumen) masuk dan keluar kelembagaan PPI Sakarya.

· Membuat dan menyusun surat kelembagaan PPI Sakarya dan penjadwalan kegiatan.

· Mencatat setiap agenda rapat yang diadakan badan pengurus harian PPI Sakarya.

· Menyusun LPJ tengah tahun dan LPJ akhir tahun bekerja sama dengan sekretaris divisi.

Bertanggungjawab penuh terhadap pemantauan pengelolaan administrasi kesekretariatan dari divisi.

· Melakukan koordinasi pengelolaan administrasi kesekretariatan dari divisi.

Bendahara

Bertanggungjawab penuh terhadap alur dan lalu lintas (mekanisme administratif) keuangan PPI Sakarya.

· Melakukan pengelolaan (penerimaan dan pemasukan) kas (keuangan) PPI Sakarya.

· Melakukan pengajuan anggaran ke berbagai pihak sponsor untuk menambah pemasukan PPI Sakarya.

Bertanggungjawab penuh terhadap pemantauan pengelolaan keuangan dari divisi.

· Melakukan koordinasi pengelolaan keuangan dari divisi.

· Melakukan penarikan kas bulanan dari anggota divisi.

Divisi Pendidikan dan Pengembangan SDM

· Menyelenggarakan kegiatan rutin atau berkala melalui forum ilmiah

· Memfasilitasi anggota dalam bidang akademik dan kerohanian

Divisi Media dan Informasi

· Mengatur situs dan berbagai media komunikasi milik organisasi

· Mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilaksanakan

· Menghimpun serta mempublikasikan hasil dokumentasi dan karya-karya anggota

· Menjadi perantara komunikasi antara organisasi dengan pihak publik

Divisi Sosial, Budaya, dan Olahraga

· Menyelenggarakan kegiatan sosial dan peringatan hari besar nasional

· Menyelenggarakan kegiatan rutin atau berkala di bidang keolahragaan

· Mempersiapkan pementasan kesenian dan kebudayaan Indonesia

· Berperan aktif memperkenalkan kebudayaan Indonesia kepada masyarakat setempat

BAB III

KEUANGAN

A. ADMINISTRASI KEUANGAN

· Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses pencatatan pengikhtisaran dan pelaporan keuangan suatu organisasi.

· Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatat dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluar dicatat dalam buku kas, buku tabungan disamping mendokumentasikan sumber asli dari transaksi-transaksi.

B. PENGELOLAAN DAN PENGGUNAAN DANA PPI SAKARYA

1. Ketentuan Umum

a. Semua pengeluaran dari PPI Sakarya harus menggunakan kwitansi dari Bendahara.

b. Anggaran semua kegiatan PPI Sakarya harus sepengetahuan Bendahara dan mendapat persetujuan Ketua.

c. Hal – hal mengenai pengelolaan dan penggunaan dana PPI Sakarya yang belum di atur dalam bab ini akan diputuskan melalui Musyawarah Rutin BPH.

2. Kas PPI Sakarya

· Dana PPI Sakarya dikelola secara terpusat oleh Bendahara.

· Pengeluaran dana di luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan Ketua PPI Sakarya dengan pertimbangan Bendahara.

· Masing-masing kegiatan yang tercantum dalam proker mendapat dana berdasarkan pertimbangan Ketua PPI Sakarya dan Bendahara.

· Bila kas PPI Sakarya tidak dapat menutup pengeluaran anggaran dana setiap proker, panitia kegiatan mengusahakan pencarian dana dari pihak sponsor.

· Bendahara PPI Sakarya mempertanggunggjawabkan hasil administrasi keuangan selama satu periode kepengurusan kepada Ketua PPI Sakarya di akhir kepengurusan.

3. Dana Kepanitiaan

· Setiap divisi yang akan menyelenggarakan kegiatan memperoleh dana berdasarkan pertimbangan Ketua PPI Sakarya dan Bendahara.

· Bila kas PPI Sakarya tidak dapat menutup pengeluaran anggaran dana kegiatan, panitia kegiatan mengusahakan pencarian dana dari pihak sponsor.

· Apabila terdapat dana sisa pasca kegiatan, maka sisa dana 100% harus dimasukkan ke kas Bendahara.

· Seluruh dana sosial disalurkan pada yang berhak menerima.

· Peminjaman uang di luar kas PPI Sakarya untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan harus sepengetahuan Bendahara dengan dilampiri bukti tertulis.

4. Dana Pendelegasian

Dana Kas PPI Sakarya yang digunakan untuk pendelegasian harus dipertanggungjawabkan oleh delegasi yang bersangkutan dengan cara :

· Delegasi harus membuat LPJ tertulis yang diserahkan pada Sekretaris.

· Membuat laporan keuangan pada Bendahara maksimal 14 hari pasca kegiatan.

· Dana pendelegasian sebanyak minimal 30% dari total pengeluaran yang akan dibiayai oleh PPI Sakarya.

· Sisa dana pendelegasian 100% harus dikembalikan ke Kas PPI Sakarya.

BAB IV

KESEKRETARIATAN

Untuk mencapai target yang diharapkan, maka dalam pelaksanaan kerja semua komponen kabinet PPI Sakarya, maka diperlukan administrasi yang tertib. Oleh karena itu diperlukan ketentuan yang jelas dan terstruktur mengenai berbagai hal dalam kepengurusan PPI Sakarya. Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Dengan bertitik tolak dan berpegang kepada kepraktisan dan profesionalitas maka pedoman pelaksanaan administrasi mencakup hal-hal sebagai berikut :

I. Administrasi Surat Menyurat.

II. Administrasi Kearsipan.

III. Administrasi Pemakaian dan Peminjaman Invetaris PPI Sakarya.

IV. Invetarisasi dan Dokumentasi Organisasi.

I. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

1. Surat menyurat adalah suatu bagian penting dari administrasi kesekretariatan. Surat pada hakikatnya merupakan bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Maka surat harus disusun secara ringkas, padat dan jelas, serta bahasa yang digunakan harus mudah dimengerti serta teratur.

2. Ciri surat menyurat merupakan service work yang berfungsi memudahkan atau meringankan, yang dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan agar dapat berjalan secara efektif.

3. Mekanisme surat menyurat:

a. Surat Masuk :

· Surat masuk diletakkan pada map/ kotak surat/ tempat lain yang dianggap aman, dan dicatat pada buku surat masuk.

· Surat yang masuk disampaikan pada yang bersangkutan oleh sekretaris.

· Tidak diperkenankan membawa surat masuk tanpa izin sekretaris.

b. Mekanisme surat keluar:

· Surat keluar dibuat oleh ketua atau masing-masing divisi, dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan dan/atau diketahui oleh Ketua PPI Sakarya.

· Sebelum surat tersebut dikirimkan oleh yang dibutuhkan, surat tersebut dicatat pada buku surat keluar.

· Untuk setiap surat keluar dibuat rangkap sebagai arsip.

· Penggunaan atas nama hanya diperkenankan seizin pihak yang bersangkutan, dan yang berhak menandatangani adalah pengurus yang jabatannya di bawah pengurus yang bersangkutan sesuai struktur organisasi.

A. BENTUK-BENTUK SURAT

Standarisasi bentuk surat yang dapat digunakan dalam hal administrasi surat menyurat adalah bentuk lurus penuh.

B. KOP SURAT

Setiap surat yang dikeluarkan oleh BPH dan Divisi harus menggunakan kop surat yang sama, yaitu :

Header

PPI SAKARYA

Indonesian Student Association of Sakarya - Turkey

BPH 2015

Office : Kemalpasa Mh. Belediye Cd. No. 23 Serdivan/Sakarya Telefon : +905346990803

Footer

Contact Person : Edi Miranto (+90-534-699-0803)

Mutia Hanum (+90-531-985-6037)

Rekening Vakıf Bankası 0015.8007.3026.93257 a.n. Mutia Hanum

C. JENIS-JENIS SURAT

Dalam melakukan administrasi surat menyurat tentu akan selalu mengeluarkan surat yang berbeda-beda. Jenis surat ini antara lain:

1. Surat Keputusan (SK)

2. Surat Undangan (SU)

3. Surat Permohonan (SPm)

4. Surat Pemberitahuan (SPb)

5. Surat Peminjaman (SPp)

6. Surat Pernyataan (SPn)

7. Surat Mandat (SM)

8. Surat Tugas (ST)

9. Surat Keterangan (SKet)

10. Surat Rekomendasi (SR)

11. Surat Balasan (SB)

D. SISTEM PENOMORAN SURAT

1. Surat Keputusan

Contoh :

NO : 01/SK/KE/PPI-SAKARYA/I/2015

01: Nomor surat

SK: Surat Keputusan

KE: Ketua

PPI-SAKARYA: Tetap (cukup jelas)

I: Kode bulan berjalan

2015: Tahun berjalan

2. Surat selain Surat Keputusan

Contoh :

No : 01/SPm/PPSDM/PPI-SAKARYA/I/2015

01: Nomor surat

SPm: Jenis surat (lihat daftar jenis surat)

PPSDM: Contoh Divisi yang mengeluarkan (lihat kode surat)



2015: tahun berjalan

3. Surat Kegiatan non-Divisi

No : 01/SPm/PAN-MU/PPI-SAKARYA/I/2015

01: Nomor surat


PAN-MU: Panitia kegiatan




4. Surat Kepanitiaan di Bawah Divisi

No : 01/SPm/PAN-SEM/PPSDM/PPI-SAKARYA/I/2015

01: Nomor surat


PAN-SEM: Panitia kegiatan

PPSDM: Divisi yang membawahi Kepanitiaan




E. KODE BULAN BERJALAN

I: Januari

II: Febuari

III: Maret

IV: April

V: Mei

VI: Juni

VII: Juli

VIII: Agustus

IX: September

X: Oktober

XI : November

XII : Desember

F. KODE SURAT

KE: Ketua PPI Sakarya

SE: Sekretaris

BE: Bendahara

PPSDM: Divisi Pendidikan dan Pengembangan SDM

MDI: Divisi Media dan Informasi

SSO: Divisi Sosial, Seni dan Olahraga

G. LEMBAR PENGESAHAN

1. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris.

Ketua PPI Sakarya Sekretaris PPI Sakarya

(Stempel)

Nama Jelas Nama Jelas

2. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Ketua/Sekretaris dan Koordiantor Divisi atau ketua panitia yang bersangkutan.

Ketua PPI SakaryaKoordiantor Divisi

(Stempel)


3. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama, ditandatangani oleh Ketua/sekretaris, ketua pelaksana dan sekretaris kegiatan yang bersangkutan.

(Stempel) Ketua Panitia Sekretaris


(Stempel)Ketua PPI Sakarya

Nama Jelas

4. Surat kepada pihak intern atau memorandum, ditandatangani oleh Ketua/sekretaris yang bersangkutan.

Ketua PPI Sakarya

(Stempel)

Nama Jelas

5. Surat ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/bantuan lain ditanda tangani oleh Ketua dan sekretaris.

Ketua PPI Sakarya Sekretaris

(Stempel)


6. Surat izin kegiatan kepada pejabat/birokrat KBRI/KJRI/Pejabat Lain yang berwenang

Ketua PPI Sakarya Ketua Panitia

(Stempel) (Stempel)

Nama JelasNama Jelas

(Stempel)Pejabat yang berwenang

Nama Jelas

II. ADMINISTRASI KEARSIPAN

Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan yaitu pengelolaan surat menyurat, surat masuk, maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengarsipan surat menyurat perlu diatur sendiri. Unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah:

1. Nomor urut surat

2. Nomor surat

3. Tanggal diterima

4. Tanggal dikeluarkan

5. Isi surat

6. Asal surat

7. Keterangan

III. ADMINISTRASI PEMAKAIAN DAN PEMINJAMAN INVENTARIS PPI SAKARYA

1. Barang yang dipinjam harus mendapat persetujuan Sekretaris/Ketua PPI Sakarya.

2. Peminjaman harus disertai surat peminjaman, dan meninggalkan kartu/tanda pengenal sebagai jaminan.

3. Barang yang dipinjam harus dikembalikan tepat waktu.

4. Barang yang akan dipinjam harus dalam keadaan tidak dipakai atau dibutuhkan oleh PPI Sakarya.

5. Barang tidak dipinjamkan untuk kepentingan pribadi.

6. Barang yang sudah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya semula.

7. Segala bentuk transaksi peminjaman harus dicatat dalam buku peminjaman inventaris PPI Sakarya.

8. Peminjam inventaris PPI Sakarya, selain pengurus PPI Sakarya harus menyerahkan fotokopi İkamet atau Kartu Mahasiswa/Pelajar atau Paspor.

9. Barang yang dipinjam dikembalikan seperti kondisi semula, apabila rusak/ hilang, maka peminjam harus mengganti barang yang rusak/ hilang senilai dengan barang tersebut.

IV. INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI ORGANISASI

Inventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi. Sedangkan dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen-dokumen organisasi.

BAB V

PROGRAM KERJA

Program kerja PPI Sakarya Periode 2015 adalah sebagai berikut:

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

BAB VI

PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN

Prosedur Pelaksanaan Kegiatan merupakan mekanisme pelaksanaan kepanitiaan kegiatan yang diselenggarakan PPI Sakarya.

A. Steering Committee.

1. Pengertian :

Steering Committee yang selanjutnya disebut SC merupakan lembaga struktural yang dibentuk oleh masing-masing divisi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya untuk melaksanakan kegiatan dengan penuh tanggungjawab dan dapat dipercaya.

2. Tujuan keberadaan SC :

Adanya sebuah tim khusus yang mengkaji, menganalisa, mengarahkan dan mengevaluasi setiap kegiatan yang diadakan Divisi yang ada di PPI Sakarya.

3. Tugas SC :

1. Menyusun rencana konseptual kegiatan dari suatu Divisi.

2. Mentransfer secara teknis kepada OC yang selanjutnya untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

3. Membimbing dan mengarahkan secara teknis setiap kegiatan.

4. Menjadi badan pengkaji, penganalisa dan pengevaluasi setiap kegiatan.

4. Struktur SC :

Steering Committe adalah Badan atau perorangan yang ditunjuk oleh Koordinator Divisi untuk melaksanakan tujuan dan tugasnya. SC adalah Pengurus PPI Sakarya.

B. Organizing Committee

1. Pengertian :

Organizing Committee yang selanjutnya disebut OC merupakan kepanitiaan teknis pelaksana kegiatan yang dibentuk oleh masing-masing Divisi dan bertanggungjawab kepada Divisi tersebut dengan penuh tanggung jawab dan dapat dipercaya.

2. Tujuan :

Adanya sebuah tim khusus yang menjalankan pelaksanaan teknis kegiatan suatu acara PPI Sakarya.

3. Tugas Pokok

1. Melaksanakan teknis kegiatan.

2. Melaksanakan kebijakan teknis operasional kegiatan.

4. Struktur OC

a. Ketua OC ditunjuk oleh BPH atau dengan mekanisme kesepakatan forum kepanitiaan tersebut.

b. Pelaksana OC adalah pengurus PPI Sakarya dan/atau anggota yang telah terekrut oleh Divisi penyelenggara kegiatan.

5. Proposal kegiatan harus diketahui oleh Bendahara (tanda cek di samping nama terang bagian tandatangan Ketua) sebelum ditandatangani oleh Ketua.

Mekanisme Pembentukan :

(Pembentukan SC) (Pembentukan Panitia) (Perekrutan Panitia(Open Rekuritment)) (Pemantapan Konsep)

(Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ))

(Pelaksanaan Kegiatan) (Pembubaran) (EvaluasiKegiatan)

BAB VII

PENYUSUNAN PROPOSAL KEGIATAN

Proposal merupakan serangkaian kerangka dasar jalannya suatu acara. Proposal harus dibuat sebelum melaksanakan sebuah kegiatan.

Proposal terdiri dari :

1. Kop

Berisi kop yang telah baku untuk satu kepengurusan kepanitiaan tersebut.

2. Latar Belakang

Latar belakang adalah hal-hal atau alasan-alasan yang mendasari pengambilan keputusan adanya suatu acara.

3. Nama Kegiatan

Berisi tentang judul kegiatan.

4. Tema Kegiatan

Berisi tentang tema pokok yang dipakai untuk kegiatan tersebut.

5. Tujuan Kegiatan

Berisi tentang perumusan hal-hal yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut.

6. Bentuk kegiatan

Berisi tentang jenis format acara tersebut.

7. Deskripsi Acara

Berisi tentang rencana urutan proses jalannya acara tersebut (susunan acara). Disusun berdasarkan narasi.

8. Rencana Anggaran

Berisi estimasi rencana kebutuhan dana keseluruhan acara. Sehingga dapat digunakan sebagai acuan untuk perencanaan pengeluaran di semua bagian acara.

9. Kepanitiaan Acara

Berisi susunan nama orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.

a. Susunan Kepanitiaan Terdiri dari :

Pelindung:

Penanggung Jawab :

Penasehat(jika perlu):

Steering Committe:

Organizing committe

Ketua Panitia:

Wakil (jika perlu):

Sekretaris:

Bendahara:

Sie.Acara:

Sie.Konsumsi:

Sie.Peralatan & Perlengkapan:

Sie.Dekorasi & Dokumentasi:

Sie.Humas & Publikasi:

Sie. Penjemputan (jika perlu):

Liaison Officer (jika perlu):

b. Tugas Setiap Kepanitiaan :

Ketua Panitia: Mengkoordinasi jalannya kepanitiaan.

Wakil: Membantu tugas Ketua Panitia.

Sekretaris: Mengatur dan membuat urusan surat menyurat kepanitaan.

Bendahara: Mengatur urusan keuangan acara.

Sie. Acara: Mengatur lancarnya kelangsungan acara.

Hal-hal yang harus diatur antara lain :

1. Pembawa Acara (MC)

Format acara resmi:

· Pembukaan

· Sambutan-sambutan, dimulai dari yang rendah ke tinggi

· Acara Inti

· Penutup

2. Tamu undangan

3. Pembicara Pokok

4. Moderator

Posisi Moderator berada ditengah apabila pembicara berjumlah genap, berada di kanan apabila pembicara berjumlah ganjil.

5. Posisi Tempat Duduk

Untuk Tamu Undangan:

Nomor urut berdasarkan tingkatan jabatan tertinggi.

IV

II

I

III

Sie. Konsumsi : Mengatur urusan makanan & minuman, baik tamu undangan, peserta, pembicara maupun panitia.

Sie. Peralatan dan Perlengkapan :

1. Peralatan:

Mengatur kelengkapan alat-alat acara.

2. Perlengkapan :

Mencari dan mengurus kesediaan tempat.

Sie. Dekorasi dan Dokumentasi :

1. Dekorasi :

Mengatur dekorasi untuk tempat acara berlangsung. Seperti : backdrop, vas bunga

2. Dokumentasi :

Mengatur dokumen acara, baik foto maupun file-file pentig lain, seperti makalah-makalah.

Sie. Humas dan Publikasi:

1. Humas :

- Mengatur hubungan dengan stakeholder - acara

- Membuat siaran pers (press realease), pra dan paska acara.

2. Publikasi :

Mengatur publikasi acara, seperti : spanduk, pamflet, leaflet (sesuai keperluan)

10. Waktu dan Tempat

Berisi tentang rencana tempat acara berlangsung dan kapan pelaksanaan acara (kapan dimulai dan diakhiri)

11. Layanan Informasi

Berisi Nama, No.Telepon (yang dapat dihubungi) untuk informasi acara.

12. Penutup

Berisi kata penutup dan harapan jalannya acara.

13. Lembar Pengesahan

Berisi nama, jabatan, tanda tangan dan stempel untuk dinyatakan sahnya acara tersebut.

Format Lembar Pengesahan :

LEMBAR PENGESAHAN

Dinyatakan sah menjadi proposal acara :………………………………………

Ketua Panitia Sekretaris

……………….. ……………….

Mengetahui,

Ketua PPI Sakarya Periode 2015

Edi Miranto

BAB VIII

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

A. PENYUSUNAN

Laporan Pertanggungjawaban yang selanjutnya disebut LPJ merupakan susunan laporan kegiatan pasca acara. LPJ paling lambat disusun 14 hari setelah pelaksanaan kegiatan. LPJ dibuat rangkap dua, untuk arsip Divisi dan Sekretaris.

LPJ terdiri dari :

1. Kata Pengantar

Berisi kalimat-kalimat pengantar dari panitia.

2. Halaman Persembahan.

Berisi untuk ditujukan kepada siapa saja laporan pertanggungjawaban tersebut. Dapat ditambahkan dengan motto yang digunakan selama kegiatan oleh panitia.

3. Latar Belakang

Berisi tentang alasan-alasan diperlukannya pembuatan laporan pertanggungjawaban ini dibuat.

4. Nama Kegiatan.

Berisi judul kegiatan.

5. Proses jalannya acara.

Berisi laporan proses jalannya acara mulai dari awal hingga akhir acara. Terbagi dalam 2 tahapan :

a. Tahap Persiapan:

Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.

b. Tahap pelaksanaan:

Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.

6. Evaluasi kegiatan

Berisi laporan mengenai jalannya kegiatan, jumlah peserta dan juga kendala atau hambatan yang terjadi pada tahap persiapan maupun pelaksanaan acara.

7. Laporan Keuangan

Berisi :

a. Sumber pemasukan dana

b. Penggunaan dana

c. Keterangan Rugi atau Laba

8. Kesimpulan dan Rekomendasi

Berisi kesimpulan dari panitia mengenai acara tersebut, dan rekomendasi untuk kegiatan selanjutnya.

Rekomendasi dalam bentuk misalnya:

· Rekomendasi tempat pelaksanaan kegiatan

· Rekomendasi pembicara

· Rekomendasi tempat pemesanan catering

· Rekomendasi sewa peralatan, dll.

9. Lampiran

Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy) yang merupakan dokumentasi keseluruhan acara, seperti :

a. Kontak Person yang harus dihubungi atau bagian yang harus dihubungi untuk kegiatan yang sejenis berikutnya.

b. Surat yang dikeluarkan dan surat masuk.

c. Foto-foto kegiatan.

d. Fotokopi Kwitansi, Nota, dan Struk Belanja, yang asli di serahkan ke Bendahara.

B. Jenis LPJ :

a. LPJ Kegiatan

LPJ yang dibuat pasca kegiatan yang dilakukan PPI Sakarya, format LPJ seperti format yang telah ditentukan menurut SOP PPI Sakarya, dan dibuat serta diserahkan kepada Sekretaris maksimal 14 hari setelah kegiatan.

b. LPJ delegasi individu/tim

LPJ disusun oleh delegator dan dimaksudkan untuk mengevaluasi delegasi dalam melaksanakan tugas-tugasnya sebagai delegator. LPJ diserahkan kepada Seretaris selambat-lambatnya 14 hari setelah kegiatan.

c. LPJ Tengah dan Akhir tahun

LPJ disusun oleh Sekretaris dan dimaksudkan untk evaluasi akhir tahun yang mencakup program kerja dan kinerja pengurus, diselesaikan selambat-lambatnya 7 hari sebelum pertemuan dengan MPA PPI Sakarya.

B.MEKANISME PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Pertanggungjawaban dibuat secara tertulis dan disampaikan dalam forum BPH.

BAB IX

PENDELEGASIAN

Pendelegasian dilaksanakan berdasarkan permintaan dari institusi baik di dalam maupun di luar Kota Sakarya yang melalui surat resmi. Mekanisme pengiriman delegasi adalah se berikut :

(Ketua)

(Divisi) (Sekretaris) (Surat Masuk)

(Delegasi)

Keterangan :

a. Tugas Divisi Media dan Informasi

· Mendata institusi maupun organisasi yang mengundang delegasi dari PPI Sakarya dalam rangka menciptakan jaringan eksternal

· Memberikan pembekalan kepada peserta delegasi sehubungan dengan kegiatan yang akan dihadirinya, khususnya terkait dengan perluasan jaringan.

Delegasi yang dikirim memiliki kewajiban sebagai berikut :

1. Memberikan laporan tertulis kepada Sekretaris mengenai hasil-hasil kegiatan yang telah diikuti dan mempresentasikan laporan tersebut dalam forum BPH.

2. Mengembalikan dana yang tersisa kepada Bendahara pasca kegiatan disertai dengan laporan keuangannya secara tertulis maksimal 14 hari setelah kegiatan berlangsung.

3. Menyerahkan semua makalah dan atau kenang-kenangan dalam bentuk apapun kepada PPI Sakarya.

BAB X

PERTEMUAN - PERTEMUAN

Pertemuan-Pertemuan yang dilakukan oleh PPI Sakarya:

1. Musyawarah Terbatas

a. Pengertian

Merupakan pertemuan terbatas untuk membahas perkembangan dan kebijakan strategis secara cepat. Dalam Musyawarah Terbatas yang berhak hadir adalah Ketua, Sekretaris, Bendahara, dan Seluruh Koordinator Divisi.

b. Tujuan

1. Mengkoordinasikan perkembangan terkini PPI Sakarya.

2. Membahas dan mengambil kebijakan strategis.

3. Membahas arah kinerja PPI Sakarya.

4. Sebagai bahan pertimbangan ketua dalam membuat keputusan

2. Musyawarah Badan Pengurus Harian

a. Pengertian

Merupakan pertemuan koordinasi untuk menyelaraskan program-program kegiatan PPI Sakarya, yang berhak hadir dalam musyawarah BPH adalah Ketua, Sekretaris, Bendahara, Koordinator dan Anggota Divisi. Rapat BPH ini dilaksanakan minimal satu bulan sekali.

b. Tujuan

1. Mengkoordinasikan Pengurus PPI Sakarya.

2. Menyelaraskan kegiatan PPI Sakarya.

3. Merapikan program-program kegiatan.

4. Schedulling kegiatan.

5. Mengkontrol jalannya kegiatan divisi.

6. Sebagai bahan pertimbangan ketua dalam membuat keputusan.

7. Penyampaian progress report dari masing-masing Divisi.

8. Evaluasi kegiatan-kegiatan PPI Sakarya yang dilaksanakan setelah musyawarah BPH sebelumnya.

3. Musyawarah Divisi

a. Pengertian

Merupakan pertemuan internal Divisi untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatannya. Musyawarah Divisi ini dilaksanakan rutin sesuai kebijakan internal divisi masing-masing.

b. Tujuan

1. Merapikan kegiatan internal divisi.

2. Berkoordinasi internal divisi.

4. Musyawarah Kepanitiaan

a. Pengertian

Merupakan pertemuan internal kepanitiaan teknis kegiatan, dan/atau bersama SC kegiatan. Rapat Kepanitiaan dilaksanakan sesuai dengan keperluan mereka.

b. Tujuan

1. Berkoordinasi untuk pelaksanaan kegiatan.

2. Schedulling kegiatan.

5. Musyawarah Evaluasi Tengah Tahun

a. Musyawarah Evaluasi Tengah Tahun dihadiri seluruh pengurus BPH PPI Sakarya dan MPA PPI Sakarya untuk membahas, mengevaluasi, dan mengesahkan LPJ Ketua BPH PPI Sakarya oleh MPA PPI Sakarya, serta membuat rekomendasi untuk tengah periode selanjutnya.

b. Musyawarah Evaluasi Tengah Tahun diadakan di semester awal dalam satu periode.

6. Musyawarah Kerja

a. Musyawarah Kerja dihadiri seluruh pengurus PPI Sakarya bersama MPA PPI Sakarya untuk membahas dan mengesahkan program kerja PPI Sakarya selama satu periode.

b. Dilaksanakan satu tahun sekali.

7. Musyawarah Umum

a. Pertemuan seluruh pengurus BPH dan MPA PPI Sakarya serta seluruh anggota PPI Sakarya dalam rangka evaluasi akhir dan peningkatan kinerja pengurus BPH PPI Sakarya.

b. Membahas dan mengesahkan AD/ART, GBHO, dan SOP Organisasi PPI Sakarya.

c. Dilaksanakan satu kali di akhir periode.

BAB XI

PERNYATAAN SIKAP

Pernyataan sikap dibuat bilamana dianggap perlu dalam rangka menyikapi berbagai permasalahan baik di dalam Turki maupun di Indonesia. Ini dilakukan dalam rangka kepedulian PPI Sakarya terhadap perkembangan bangsa dan Negara Indonesia serta lingkungan Turki dalam rangka eksistensi PPI Sakarya.

Pernyataan sikap dapat berupa :

1. Penyataan tertulis ( Press Release ) yang ditandatangani oleh Ketua PPI Sakarya.

2. Pernyataan tidak tertulis ( Press Conference ) yang disampaikan oleh Ketua PPI Sakarya atau personal lain yang mendapat mandat dari Ketua.

(Penyikapan) (Ket/Ka.Div/Div.MDI) (Masalah)

BAB XII

REWARD DAN PUNISHMENT

A. REWARD

Reward merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada pengurus baik perseorangan maupun atas nama Divisi.

Reward diberikan kepada pengurus PPI Sakarya yang :

1. Behasil menyelenggarakan kegiatan PPI Sakarya dengan baik yang dinilai mulai dari persiapan (pra kegiatan), pada saat pelaksanaan kegiatan dan setelah pelaksanaan kegiatan.

2. Reward diberikan oleh ketua PPI Sakarya atas rekomendasi Sekretaris melalui mekanisme Musyawarah Terbatas berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Koordinator Divisi.

BENTUK-BENTUK REWARD

1. Pemberian ucapan selamat atas keberhasilan dalam menjalankan suatu event.

2. Memberikan sertifikat kepada personal maupun kepanitiaan.

3. Prioritas untuk menjadi delegasi PPI Sakarya pada suatu kegiatan yang akan diikuti.

B. PUNISHMENT

Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada Pengurus PPI Sakarya. Punishment diberikan kepada kepada pengurus yang :

1. Tidak menjalankan tugas sesuai amanah yang sedang diemban di dalam kepengurusan PPI Sakarya.

2. Pengurus BPH yang tidak hadir dalam Musyawarah BPH selama 2 kali berturut-turut tanpa izin.

3. Pemberian Punishment merupakan hak dari Ketua PPI Sakarya. Sekretaris akan membuat surat rekomendasi kepada Ketua mengenai pemberian punishment kepada personal yang tidak aktif berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Koordinator terkait.

BENTUK-BENTUK PUNISHMENT

1. Pengurus akan dikenai sanksi berupa teguran secara lisan

2. Apabila 1 bulan setelah teguran lisan tersebut diabaikan, maka akan diberikan sanksi berupa peringatan secara tertulis

3. Apabila 1 bulan setelah peringatan tertulis juga diabaikan, maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan melalui mekanisme musyawarah BPH

4. Mekanisme penggantian personal yang terkena sanksi merupakan hak Ketua atas pertimbangan dari BPH.

BAB XIV

PENUTUP

Demikian Standard Operational Procedure (SOP) ini dibuat. Semoga dengan adanya SOP ini semua kegiatan PPI Sakarya dapat berjalan dengan baik dan meningkatkan profesionalitas lembaga.

Segala aturan yang belum tercantum dalam Standar Operational Procedure (SOP) PPI Sakarya akan diatur dikemudian hari dan semoga SOP PPI Sakaray ini digunakan dengan sebaik-baiknya untuk kejayaan PPI Sakarya.

BAB III

ETIKA ORGANISASI

Etika Organisasi adalah sistem atau nilai atau norma yang digunakan oleh seluruh pengurus PPI Sakarya dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Dalam menjalankan amanahnya selalu berpedoman kepada Etika Organisasi sebagai berikut :

1. Memiliki dan mengamalkan nilai-nilai PPI Sakarya

Dalam rangka memberikan komitmen yang terbaik kepada bangsa, setiap pengurus di PPI Sakarya wajib menjaga dan mempunyai nilai kontribusi yang merupakan wujud nyata dari Sejuta Karya Bersama PPI Sakarya:

a. Kejujuran (jujur dan tulus, dapat dipercaya, selarasnya kata dengan perbuatan, keteladanan)

Memiliki kejujuran berupa integritas, ketulusan, dapat dipercaya dan selarasnya kata dengan perbuatan, disamping itu bersikap dan berprilaku baik sehingga dapat menjadi teladan bagi bawahannya.

b. Transparan (menyatakan apa adanya , no hidden agenda)

Menyampaikan hal-hal yang perlu diketahui oleh orang lain di lingkungan PPI Sakarya sesuai dengan kepentingan dan kewenangannya. Terbuka dalam keuangan agar ada proteksi dan mencegah hal-hal negatif. Mengutamakan kepentingan PPI Sakarya dari pada pribadi kecuali bidang akademik dan keluarga.

c. Komitmen (loyal kepada organisasi, konsisten pada keputusan, dedikasi tinggi)

Bekerja dengan dedikasi tinggi yang dilandasi dengan kesamaan pandang dan tujuan dengan organisasi. Bertanggungjawab penuh atas pelaksanaan keputusan yang telah ditetapkan sesuai dengan kewenangan dan berani menanggung resiko atas keputusan yang diambilnya.

d. Kerjasama (open-minded, menerima perbedaan dan kritik, positive thinking, tidak sektoral, tidak menyalahkan orang lain)

Membangun sinergi dan terbentuknya kerja tim yang solid dengan menghilangkan sekat-sekat vertikal, horizontal dan hubungan antar divisi. Menciptakan iklim dimana semua pengurus PPI Sakarya bisa berpartisipasi dan berkontribusi dengan menumbuhkembangkan ide, kreativitas, dan gagasan banyak orang (open minded) serta selalu melihat sisi positif dan manfaat dari setiap ide/ gagasan/ kritik/ permasalahan yang disampaikan tanpa mencari-cari kesalahan orang lain.

e. Disiplin (patuh pada aturan dan sistem)

Berkontribusi dengan mengikuti sistem peraturan dan perundangan yang berlaku serta hasil pencapaian performansi tidak dilakukan melalui cara-cara jalan pintas, demi terciptanya good organization.

f. Peduli

Respect terhadap keadaan masyarakat luas dan peka terhadap kondisi bangsa serta mampu menghadirkan solusi. Seperti bencana dan keadaan sospol baik regional maupun nacional di Turki dan Indonesia.

g. Tanggungjawab (kepatutan/ ”proper”, excellent result, continous improvement)

Bertanggung jawab dalam memberikan hal terbaik bagi organisasi, dengan menjaga kualitas kegiatan dari proker tiap divisi. Selalu melakukan perbaikan serta meningkatkan hasil.

2. Melaksanakan perilaku yang diamanatkan dalam budaya organisasi PPI Sakarya

a. Profesional

Pengurus PPI Sakarya mempunyai komitmen untuk bekerja sesuai aturan yang telah ada ataupun disepakati bersama. Rapi dalam segala tindakan dan tertib administrasi.

b. Solutif

Meningkatkan cara-cara kontribusi yang semakin baik, cepat dan mudah. Penyederhanaan dapat dilakukan dalam hal memecahkan masalah dengan tidak menerapkan peraturan yang kaku; mengambil keputusan dan aktivitas/ proses dengan cepat. Sikap sederhana dapat juga direfleksikan dalam penggunaan anggaran yang tidak boros, efisien, dan tidak mubadzir.

c. Team work

Pengurus PPI Sakarya harus mengutamakan team work daripada kerja individu. Sehingga membangun sinergi dan terbentuknya kerja tim yang kuat. Menghilangkan sekat vertikal (koordinator dan staff divisi, ketua, sekretaris, dan bendahara), sekat horizontal (sesama staff antar divisi), agar terciptanya semua pengurus PPI Sakarya yang bisa berpartisipasi dan berkontribusi. Dengan kerjasama akan memunculkan ide, kreativitas dan gagasan banyak orang, sehingga tugas yang berat menjadi lebih ringan , dapat dilakukan lebih cepat, lebih cerdas dan lebih inovatif.

d. Religius

Pengurus PPI Sakarya bekerja sesuai norma-norma agama masing-masing dan mempunyai moral yang tinggi.

e. Jujur

Pengurus PPI Sakarya menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran, berkata tidak melebih-lebihkan dan mengurangi esensi informasi sehingga tidak akan terjadi kesalahan persepsi.

f. Bertanggung jawab

Pengurus PPI Sakarya berani mengambil resiko dan bertanggung jawab atas segala tindakan yang diperbuatnya meskipun itu berat.

g. Produktif dan kreatif

Bersikap produktif dan kreatif serta tidak mematikan potensi pengurus PPI Sakarya yang lain. Mampu bersosialisasi dengan baik dan menciptakan suasana kondusif dan iklim kompetisi antar divisi yang sehat.

h. On time

Pengurus PPI Sakarya harus patuh waktu dan tepat waktu dalam segala pertemuan BPH maupun menghadiri acara yang di adakan oleh pihak luar., sehingga akan membangun sebuah image positif lembaga, menunjukan profesionalisme, dan menumbuhkan budaya disiplin.

3. Tindakan pengurus dalam mendukung budaya organisasi PPI Sakarya

a. Meningkatkan kapasitas personal dan aktif berkegiatan

Mampu mengkombinasikan IQ, EQ dan SQ secara baik dan kontinyu. Terutama SQ yang dapat menciptakan keharmonisan beragama dan jauh dari diskriminasi SARA. Mampu berkontribusi maksimal dalam program kerja dan kegiatan insidental lainnya.

b. Menjaga konfidensialitas

i. Dapat menjaga kerahasiaan data yang dimiliki PPI Sakarya baik fisik atau non fisik di tiap divisi. Data yang dimaksud seperti data dari infotek, dan seluruh informasi yang diperoleh harus dijaga kerahasiaannya.

ii. Mampu mencari dan mengembangkan jaringan kerjasama baru seperti sponsorship, institusi, data personal dan lembaga di tingkatan KBRI, KJRI, maupun lembaga pemerintah Indonesia yang lain baik yang berada di Indonesia maupun di Turki serta lembaga lain yang selaras dengan visi misi PPI Sakarya.

iii. Akses dan penyebaran Informasi

Boleh menggunakan seluruh fasilitas atas nama dna milik PPI Sakarya. Dalam menyebarkan seluruh informasi PPI Sakarya data harus diketahui oleh Koordinator Divisi terkait dan dapat persetujuan dari Ketua.

c. Memelihara loyalitas dan menjauhi larangan

Semua pengurus PPI Sakarya harus menghindari segala sesuatu yang bertentangan atau merugikan kepentingan organisasi antara lain :

1. Menghindari conflic of interest

Mencegah berbenturannya kepentingan pribadi dengan organisasi. Dan menghindari kepentingan organisasi lain di tubuh PPI Sakarya yang akan merugikan PPI Sakarya.

2. Merusak keharmonisan antar divisi

Menghindari perilaku yang dapat merusak kondisi internal organisasi PPI Sakarya berupa perpecahan dan iklim tidak sehat karena dapat menimbulkan pergeseran nilai – nilai yang telah dipegang oleh PPI Sakarya. Karena hal ini dapat mempengaruhi produktifitas dan parameter keberhasilan dari organisasi.

3. Manuver politik negatif

Seperti dikatakan diatas, manuver politik negatif yang dapat menimbulkan perpecahan harus dihindari yang akan berdampak negatif bagi Proker dan keharmonisan di PPI Sakarya. Jika manuver itu dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja PPI Sakarya harus diketahui Ketua dan tidak ada agenda yang dirahasiakan demi mewujudkan nilai-nilai PPI Sakarya. Mis. Saling menjelekkan divisi yang satu terhadap divisi yang lain.

4. Perilaku utama BPH

Pengurus BPH merupakan pengurus organisasi PPI Sakarya, sehingga harus tunduk, patuh dan melaksanakan etika seperti halnya yang diatur dalam perilaku utama non-BPH.

1. Pengurus BPH secara keseluruhan

Yang dimaksud pengurus BPH secara keseluruhan disini adalah Ketua, Sekretaris, Bendahara, Koordinator dan Anggota Divisi. Mereka juga harus melaksanakan etika organisasi dan aturan-aturan yang berlaku di PPI Sakarya. Selain menjalankan sesuai tugas dan fungsinya, mereka juga harus memiliki sikap prilaku sebagai berikut:

a. Memiliki integritas berupa kejujuran, loyalitas (kesetiaan) dan dedikasi yang tinggi untuk kepentingan dan kemajuan organisasi.

b. Memiliki etos kerja yang tinggi sehingga mampu menjadi motivator bagi jajarannya.

c. Bersikap dan berprilaku yang baik sehingga dapat menjadi panutan bagi jajarannya terutama divisi.

d. Membangun hubungan yang terbuka dan berkomunikasi tanpa jarak dengan jajarannya.

e. Dapat menghargai ide yang baik dan prestasi kerja yang telah dihasilkan oleh jajarannya.

f. Mampu menciptakan suasana kerja yang sehat dengan didasari hubungan yang tulus dan itikad yang baik dalam lingkungan PPI Sakarya.

g. Proaktif dalam melaksanakan segenap tugas yang dibebankan sehingga dapat mengantisipasi segala masalah dan peluang yang akan timbul.

h. Menyadari sepenuhnya akan perannya sebagai pengayom bagi jajarannya untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan yang akan didapat dari organisasi

i. Menghormati hak dan kontribusi jajaran masing-masing dengan berlandaskan kekeluargaan dan tenggang rasa yang tinggi.

2. Khusus Ketua

Selain fungsi dan tugasnya serta prilaku diatas, Ketua harus menjalankan sikap seperti dibawah ini :

c. Pengayom

d. Pelayan

e. Pembina

f. Pengarah

g. Pem-backup

h. Solusi terakhir

i. Pemimpin

BAB IV

ETIKA KERJASAMA

Etika kerjasama adalah sistim nilai atau norma yang dianut oleh seluruh pengurus PPI Sakarya sebagai acuan untuk berhubungan dengan lingkungannya, baik internal maupun eksternal. Dalam pelaksanaan, seluruh pengurus PPI Sakarya berpedoman kepada etika kerjasama sebagai berikut:

1. Hubungan dengan regulator : Tunduk pada hukum yang berlaku

PPI Sakarya dalam menjalankan kerjasamanya menganut prinsip yang bermoral dengan komitmen sebagai berikut :

a. PPI Sakarya selalu berusaha untuk menjalin hubungan yang harmonis dan konstruktif atas dasar kejujuran terhadap regulator serta abdi negara lainnya.

b. Pengurus PPI Sakarya tunduk dan mematuhi hukum, perundangan dan peraturan kerjasama yang berlaku.

2. Hubungan dengan stakeholder

Pengurus PPI Sakarya sebaiknya bertindak secara profesional, Jujur, adil dan konsisten dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa dan masyarakat luas.

a. Menjaga hubungan dengan sponsorship

Tidak hanya sekedar meminta bantuan keuangan saja tetapi juga membina hubungan baik sehingga terjalin hubungan kontinyu tiap kepengurusan PPI Sakarya.

b. Membangun sinergi dengan mitra kerja atau Instansi terkait

Dalam hal kerjasama baik dengan KBRI, KJRI, lembaga pemerintah baik di Indonesia maupun Turki, dan sebagainya, PPI Sakarya harus berlandaskan nilai-nilai PPI Sakarya.

c. Tanggung jawab sosial dan masyarakat atau communities

PPI Sakarya tidak melupakan sisi sosial kemasyarakatan dalam hal kepedulian terhadap bencana atau sosial yang lainnya. Untuk itu dalam berkerjasama harus menjunjung tinggi nilai kejujuran dalam nilai-nilai PPI Sakarya.

d. Menjaga hubungan baik dengan mahasiswa dan KBRI serta KJRI

PPI Sakarya sebagai perhimpunan pelajar di Sakarya maka sebaiknya melayani pelajar baik dari sisi sosial atau kepentingan birokrasi yang tidak memihak sisi manapun.

Dalam hubungan dengan KBRI dan KJRI pun dituntut untuk menjalin kerjasama yang baik dengan nilai-nilai yang ada di PPI Sakarya.

3. Hubungan yang baik di internal PPI Sakarya

Dalam menjalankan kepengurusan PPI Sakarya sebaiknya menjaga hubungan internal sehingga target-target organisasi tercapai dengan baik. Ketua dituntut dalam pengawasan dan pendampingan terhadap proker tiap divisi, tetapi juga harus memperhatikan kondisi hubungan divisi terkini.

a. Kekompakan divisi dan antar divisi

Dalam menjaga kekompakan antar divisi dan internal divisi perlu diperhatikan etika kerjasama di sistem kerjasama antar divisi. Tentunya tiap divisi memiliki ciri khas dari kepemimpinan Koordinatornya masing-masing dan pola kinerjanya masing-masing. Sistem ini tidak dibuat untuk kaku tetapi pedoman dalam hubungan yang baik. Tiap-tiap divisi harus menjalankan nilai-nilai PPI Sakarya dan arahan dari GBHO, SOP dan renstra.

b. Membangun teamwork di tubuh BPH

BPH sebagai pusat dinamisator, motivator dan konseptor dalam perjalananya harus mencerminkan kekompakkan dan kesinergisan . Tidak jarang BPH akan meng-handle acara besar jika organisasi mengalami pengunduran kinerja dan fungsi upgrading tidak berjalan. Memang seharusnya demikian, BPH dituntut kompak untuk backup penuh terhadap proker PPI Sakarya.

c. Saling melengkapi antara BPH dan Anggota

BPH perlu melakukan kombinasi dengan Anggota agar terjalin hubungan yang baik sehingga fungsi back up berjalan. Kedekatan BPH dan Anggota adalah sesuatu yang mutlak. Agar pencapaian target ketahanan kepengurusan hingga akhir terus bertahan. Kombinasi ini bisa dilakukan dengan agenda –agenda diluar proker dan intensitas pertemuan dengan jajaran divisi masing – masing.

BAB V

PENERAPAN ETIKA

1. Sosialisasi Etika

Ketua harus mensosialisasikan etika ini untuk seluruh kepengurusan PPI Sakarya ke tiap divisi. Kemudian tiap Koordinator di divisi masing-masing harus mensosialisasikan ke jajarannya.

2. Punisment and Reward

Pelanggaran dan penghargaan terhadap etika ini dilakukan dengan mekanisme BPH dan atas rekomendasi dari Sekretaris dan diputuskan oleh Ketua.

DESKRIPSI BPH DAN DIVISI

PPI SAKARYA

I. SEKRETARIS

A. PENGANTAR

B. ARAHAN KERJA

C. VISI DAN MISI

D. KEANGGOTAAN

E. ANALISIS SWOT

KONDISI INTERNAL

STRENGTH

WEAKNESS

1. SDM

2. Keorganisasian

3. Pendanaan

4. Sarana dan prasarana

5. Citra dan kehumasan

F. STRATEGI PENGEMBANGAN

KONDISI EKSTERNAL

OPPORTUNITIES

THREATS

1. Kondisi umum BPH PPI Sakarya

2. Hubungan dengan Divisi Lain

3. Organisasi Lain dan Anggota

II. BENDAHARA

A. PENGANTAR

B. ARAHAN KERJA

C. VISI DAN MISI

D. KEANGGOTAAN

E. ANALISIS SWOT

KONDISI INTERNAL

STRENGTH

WEAKNESS

6. SDM

7. Keorganisasian

8. Pendanaan




KONDISI EKSTERNAL

OPPORTUNITIES

THREATS




III. DIVISI PENDIDIKAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. PENGANTAR

B. ARAHAN KERJA

C. VISI DAN MISI

D. KEANGGOTAAN

E. ANALISIS SWOT

KONDISI INTERNAL

STRENGTH

WEAKNESS

11. SDM

12. Keorganisasian

13. Pendanaan




KONDISI EKSTERNAL

OPPORTUNITIES

THREATS




IV. DIVISI MEDIA DAN INFORMASI

A. PENGANTAR

B. ARAHAN KERJA

C. VISI DAN MISI

D. KEANGGOTAAN

E. ANALISIS SWOT

KONDISI INTERNAL

STRENGTH

WEAKNESS

16. SDM

17. Keorganisasian

18. Pendanaan




KONDISI EKSTERNAL

OPPORTUNITIES

THREATS




V. DIVISI SOSIAL, BUDAYA, DAN OLAHRAGA

A. PENGANTAR

B. ARAHAN KERJA

C. VISI DAN MISI

D. KEANGGOTAAN

E. ANALISIS SWOT

KONDISI INTERNAL

STRENGTH

WEAKNESS

21. SDM

22. Keorganisasian

23. Pendanaan




KONDISI EKSTERNAL

OPPORTUNITIES

THREATS




PROGRAM KERJAPPI SAKARYA PERIODE 2015

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

No

BPH/ Divisi

Program Kegiatan

1

Sekretaris

2

Bendahara

3

Divisi Pendidikan dan Pengembangan SDM

4

Divisi Media dan Informasi

5

Divisi Sosial, Budaya, dan Olahraga

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

TIMELINE PELAKSANAAN PROGRAM KERJAPPI SAKARYA PERIODE 2015

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

PENUTUP

Demikian buku panduan ini dibuat, kami berharap agar buku ini menjadi pedoman berorganisasi di lingkungan PPI Sakarya dalam pelaksanaan kinerjanya selama masa bakti kepengurusan.

Seluruh pengurus PPI Sakarya dalam perilakunya harus mencerminkan nilai-nilai atau norma yang berlaku agar budaya organisasi bisa tercipta. Harapannya para Pengurus PPI Sakarya sebagai calon-calon pemimpin masa depan mampu menjadi insan yang bertanggungjawab dengan berbingkai akhlak yang mulia.

Contact Person : Edi Miranto (+90-534-699-0803)

Mutia Hanum (+90-531-985-6037)

Rekening Vakıf Bankası 0015.8007.3026.93257 a.n. Mutia Hanum

mubesppisakarya.files.wordpress.com › 2016 › 02 … · Web viewSekali lagi, kita adalah tim,...

Documents

Transcript of mubesppisakarya.files.wordpress.com › 2016 › 02 … · Web viewSekali lagi, kita adalah tim,...