92037-14-704264639409

1

MODUL XIV.

TEKNIK DALAM PENJADWALAN PROYEK

Definisi Proyek

Beberapa pendapat dari definisi Proyek seperti berikut ini:

Proyek adalah sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama

(Heizer dan Render, 2005: 75)

Proyek adalah suatu sistem yang komplek yang melibatkan kordinasi dari

sejumlah bagian yang terpisah dari organisasi, dan didalamnya terdapat schedule

dan syarat-syarat dimana kita harus bekerja (Zulian, 2005: 308)

Proyek adalah setiap usaha yang direncanakan sebelumnya yang memerlukan

sejumlah pembiayaan serta penggunaan masukan lain yang ditujukan untuk

mencapai tujuan tertentu dan dilaksanakan dalam waktu tertentu (Purnomo,

2005:323).

Pendapat lain menyebutkan bahwa kegiatan proyek dapat diartikan sebagai

suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan

alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang

sasarannya telah digariskan dengan jelas (Purnomo, 2005: 224).

Karakteristik Proyek

Dari definisi proyek diatas terlihat bahwa proyek mempunyai karakteristik yang

berbeda dari kegiatan operasional rutin dimana karakteristik yang dimaksud dalam

pengertian diatas antara lain:

1. Kegiatan proyek berlangsung sementara, artinya mempunyai batas waktu yang

jelas, yaitu adanya titik awal (starting point), dan titik akhir (ending point), pada

kegiatan operasional rutin, batasan waktu tidak diketahui dengan pasti. Arti dari

kegiatan sementara adalah bahwa kegiatan tersebut tidak

diharapkan untuk diulangi lagi, karena akan memberikan penambahan biaya

dan penambahan waktu yang telah ditentukan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Dede RukmayadiPENGANTAR TEKNIK INDUSTRI

2

2. Kegiatan proyek harus diselesaikan berdasarkan anggaran yang telah

ditentukan. Begitu pula jadwal dan mutu dalam proses penyelesaian proyek

harus sudah ditentukan terlebih dahulu.

3. Kegiatan proyek mempunyai satu tujuan khusus dalam penyelesaian proyek

meskipun terdiri dari bermacam-macam kegiatan. Sebaliknya pada kegiatan

operasional rutin, kegiatan yang dilakukan tidak terlalu banyak. Dengan

sasaran yang jelas, jadwal yang ketat, serta keberadaannya yang bersifat

sementara, maka kegiatan proyek sering dianggap sebagai kegiatan crash

program (program kilat).

4. Kegiatan proyek hanya dihasilkan oleh sistem yang penerapannya tidak

berulang-ulang (non rutin). Sedangkan jenis dan intensitas kegiatan berubah

sepanjang berlangsungnya proyek. Sedangkan pada kegiatan operasional

kegiatan relatif sama.

Dapat disimpulkan satu hal yang mendasar bahwa kegiatan proyek mempunyai

karakter yang berbeda dari kegiatan operasional seperti pekerjaan administrasi

kantor, kegiatan perbengkelan dan sebagainya, adalah kegiatan proyek mempunyai

tujuan untuk mewujudkan sistem yang belum ada, sedangkan kegiatan operasi

mempunyai kegiatan mendayagunakan sistem yang telah ada.

Sebagai contoh, suatu kegiatan pembangunan jalan bebas hambatan, mulai

dari tahap perencanaan, pelaksanaan sampai sistem jalan bebas hambatan

terwujud merupakan kegiatan proyek. Barulah ketika sistem jalan bebas hambatan

tersebut mulai dioperasikan merupakan awal dari kegiatan operasional rutin.

Pengendalian proyek mencakup:

Pengendalian terhadap sumber daya, biaya, mutu, dan anggaran.

Bagaimana relokasi sumber daya, atau anggaran harus dilakukan dalam rangka

meminimalkan biaya proyek atau untuk menjaga agar jadwal penyelesaian

proyek bisa dipenuhi.

Suatu proyek yang dapat diselesaikan tepat waktu atau lebih cepat daripada jadwal

yang ditetapkan akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan melalui

penghematan sumber daya yang digunakan, seperti upah tenaga kerja, biaya sewa

peralatan dan biaya – biaya over head (misalnya bunga bank, asuransi, dan

administrasi).


3

Teknik yang populer dalam penjadwalan proyek dapat dikelompokkan ke dalam dua

metoda, yaiu bagan balok dan perencanaan jaringan kerja.

Bagan Balok [Gantt Chart]

Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt pada tahun 1916.

Bagan ini menggambarkan elemen – elemen kegiatan dari suatu proyek, dalam

susunan vertikal, dan kronologis waktu pelaksanaan proyek, dalam arah

horizontal, dengan menggunakan skala waktu yang proporsional.

Contoh:

Misalnya, suatu perusahaan akan memindahkan kantor pemasarannya ke suatu

lokasi yang baru. Elemen kegiatan proyek beserta estimasi waktunya sebagai

berikut:

Elemen KegiatanKegiatan

Pendahulu

Estimasi Waktu

(hari)

A. Menyusun rencana tata letak - 4

B. Memilih dan memesan furniture A 12

C. Memasang sistem komunikasi A 8

D. Menata furniture B 4

E. Mengangkut barang-barang C 4

F. Menata barang-barang D, E 6

G. Pemindahan personel F 2

Dalam bentuk Gantt Chart, jadwal kegiatan proyek tersebut dapat digambarkan

sebagai berikut:

0 4 8 12 16 20 24 28A. Menyusun rencana tata

letak

B. Memilih dan memesan furniture

C. Memasang sistem komunikasi

D. Menata furniture

E. Mengangkut barang-barang


4

F. Menata barang-barang

G. Pemindahan personel

Kelebihan:

Metoda ini relatif sederhana, mudah dimengerti dan mudah pembuatannya.

Mudah untuk digunakan memantau perkembangan proyek, bagan balok

meberikan kemudahan bagi manajer untuk mengetahui kegiatan apa yang

sudah selesai, sedang berjalan, atau belum dilaksanakan. Dengan

membandingkan antara keadaan nyata dan rencana, dapat diketahui apakah

progres dari proyek yang bersangkutan sesuai jadwal atau mengalami

keterlambatan.

Kelemahan:

Tidak secara langsung dapat menunjukkan hubungan antar kegiatan, sehingga

apabila suatu kegiatan mengalami penundaan maka akan sulit untuk

mengetahui kegiatan berikut apa yang akan terpengaruh, dan bagaimana

dampaknya terhadap waktu selesainya proyek.

Tidak dapat menunjukkan kegiatan apa saja yang merupakan kegiatan kritis.

PERENCANAAN JARINGAN KERJA [Network Planning]

Model yang produknya berupa informasi mengenai kiegiatan-kegiatan yang ada

dalam diagram jaringan kerja yang bersangkutan.

Dengan perencanaan jaringan kerja dapat dilakukan analisis terhadap jadwal waktu

selesainya proyek, masalah yang mungkin timbul kalau terjadi kelambatan,

probabilitas selesainya proyek, biaya yang diperlukan dalam rangka mempercepat

penyelesaian proyek dan sebagainya.

Pendekatan Dalam Menggambarkan Diagram Jaringan Kerja

n = Nomor Kejadian


ES

LS

nEF

LF

n

A

x

5

x = Lama Aktivitas

A = Nama Aktivitas

ES = Waktu mulai paling awal [Earliest Start]

LS = Waktu mulai paling akhir [Latest Start]

EF = Waktu selesai paling awal [Earliest Finish]

LF = Waktu selesai paling akhir [Latest Finish]

Gambar 1. Hubungan peristiwa kegiatan pada AOA

Gambar 2. Hubungan peristiwa kegiatan pada AON

Dua teknik perencanaan jaringan kerja yang populer adalah CPM (Critical Path

Method) yang diperkenalkan oleh JE Kelly dari Remington Rand dan MR Walker

dari duPont pada tahun 1957 dan PERT (Program Evaluation Review Technique)

yang dikembangkan oleh US Navy bekerja sama dengan Booz, Allen dan Hamilton

pada tahun 1958.

Keduanya memvisualisasikan proyek dalam bentuk diagram jaringan kerja

(network diagram). CPM dan PERT banyak digunakan dalam pengendalian proyek,

misalnya dalam kegiatan militer, konstruksi, intalasi, pabrikasi dan pengairan.

Beberapa definisi dan simbol dalam analisis jaringan kerja adalah :

Lingkaran atau kejadian (permulaan atau akhir dari suatu

pekerjaan atau kegiatan)

Tanda panah atau beberapa tipe kegiatan (aktivitas) yang

dibutuhkan yang biasanya mempunyai beberapa acuan dalam

suatu daerah waktu.

Kegiatan semu (merancang suatu keperluan waktu yang

diarahkan tetapi kegiatan tersebut tidak menggunakan waktu

dan sumber daya).

Jaringan kerja Suatu susunan kejadian dan kegiatan yang menggambarkan

penentuan arah waktu dari suatu susunan proyek


Kegiatan A Kegiatan BGaris Penghubung

6

Beberapa ketergantungan antar aktivitas:

Gambar 3. Kegiatan B mulai setelah A selesai

Gambar 4. Kegiatan B dan C dapat dimulai setelah kegiatan A selesai

Gambar 5. Kegiatan C dan D dapat dimulai setelah kegiatan A dan B selesai


A B

A

B

C

C

D

A

B

7

Gambar 6. Hubungan ketergantungan dengan memakai dummy

Contoh Penerapan Diagram Jaringan Kerja Dalam Proyek

PT XYZ ingin meluncurkan produk baru di pasaran. Produk itu dibeli dari

perusahaan manufaktur lain. Yang dilakukan PT XYZ adalah mengepaknya dan

menjual pada distributor di berbagai wilayah. Riset pasar telah menghasilkan

volume yang diharapkan dan tenaga sales yang dibutuhkan. Perusahaan ini ingin

penempatan produk secepatnya dilakukan di pasar.

Langkah yang dilakukan:

1. Penetapan tujuan

Manajemen telah menentukan agar peluncuran produk dilakukan secepatnya.

Manajer proyek memutuskan untuk mengakhiri proyek pada akhir bulan Oktober

2006 setelah dimulai pada bulan April 2006.

2. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan.

a. Dirikan kantor penjualan: sewa tenaga manajer penjualan

b. Cari tenaga penjualan: manajer penjualan akan merekrut sales

c. Melatih [training] sales: sales dilatih untuk menjual barang ke distributor.

d. Pilih beberapa agen periklanan: manajer penjualan memilih agen yang tepat

untuk mempromosikan produk baru.

e. Merencanakan strategi periklanan: kantor penjualan dan agen merancang

cara periklanan.


C

D

A

B

A C

B D

8

f. Pelaksanaan pengiklanan: agen melakukan promosi ke pelanggan yang

potensial.

g. Merancang bentuk pembungkus/pak yang menarik bagi pembeli.

h. Set-up fasilitas untuk pengepakan.

i. Pak barang-barang dari perusahaan manufaktur.

j. Pilih distributor: manajer penjualan akan memilih distributor mana yang akan

melakukan jual beli dengan para sales.

k. Penjualan ke distributor: terima pesanan dari para distributor.

l. Kirim barang ke distributor sesuai pesanan dan kuota yang ada.


9

Tentukan ketergantungan antar kegiatan dan waktu tiap aktivitas.

Naman

KegiatanDeskripsi

Kegiatan

Pendahulu

Waktu

[hari]

A Rancang pak - 2

B Pesan barang - 13

C Dirikan kantor penjualan - 6

D Set-up fasilitas pengepakan A 10

E Pilih distributor C 9

F Rekrut tenaga penjualan [sales] C 4

G Training tenaga penjualan [sales] F 7

H Pilih agen iklan C 2

I Rencanakan strategi promosi H 4

J Lakukan promosi I 10

K Pak barang-barang B, D 6

L Penjualan ke distributor E, G 6

M Kirim barang K, L 6

Latihan:

1. Buatlah digram Gantt Chart dan jaringan kerja dengan informasi sebagai berikut:

Kegiatan Kegiatan Pendahulu Waktu

A - 5

B - 7

C A 5

D A, B 6

E A, B 8

F C 4

G D, F 9

H E, G 10


10

2. Buatlah digram Gantt Chart dan jaringan kerja dengan informasi sebagai berikut:

Kegiatan Waktu

A-B 6

A-C 4

C-D 3

C-E 2

B-D 0

B-E 5

D-F 4

D-E 1

E-F 4


92037-14-704264639409

Documents

Transcript of 92037-14-704264639409