PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agus Arijanto,SE,MM MSDM STRATEGIK 1

Modul ke-6 Manaj. SDM Strategik Dosen : Agus Arijanto,SE,MM

Desain Sitem Kerja

Merancang sebuah sistem kerja

Sebuah sitem kerja yang baik harus dirancang karena supaya kita dapat bekerja

dengan nyaman dan terkendali. Rancangan sistem kerja yang baik akan mempengaruhi

performance dan kenyamanan operator. Dan apabila operator kerja merasa nyaman

menggunakan sistem tersebut, maka dia dapat bekerja lebih optimal sehingga

produktivitas operator menjadi meningkat. Dalam suatu perusahaan, untuk menciptakan

suasana yang harmonis dalam lingkungan kerja diperusahaan, harus ada pembenahan

segala aspek yang salah satunya adalah sistem kerja yang ada dalam lantai produksi,

ini adalah salah satu hal yang tidak dapat dihindarkan karena sangat berpengaruh

terhadap produksi yang dihasilkan perusahaan. Selain melakukan perbaikan metode

kerja disetiap bagian untuk meningkatkan produktivitas kerja, tujuan lain yang cukup

realistis pada era sekarang adalah meningkatkan fleksibilitas sistem kerja, mampu

beradaptasi dengan pasar dan mempunyai kemampuan berkembang untuk

meningkatkan kepuasan pelanggan. Sistem kerja sebagai salah satu aspek yang perlu

diperhatikan, memiliki beberapa faktor penentu, yang menjadi faktor utama adalah

pekerja yang berhubungan dengan produksi menjadi faktor penentu untuk perbaikan

sistem kerja. Dalam perbaikan tersebut terdapat permasalahan yang komplek sehingga

perlu dilakukannya penanganan langsung dari fihak manager produksi, langkah awal

adalah dengan memberikan pelatihan kepada pekerja sehingga dapat meningkatkan

kualitas dari pekerja tersebut.

Apa yang dirancang dalam desain kerja ?

Yang perlu dirancang dari sebuah sistem kerja adalah obyek dari sistem kerja

tersebut. Sebab operator tidak bisa di eksplor. Desain dari sistemiah yang akan

mengikuti user atau operator. Kita dapat mendesain dengan menggunakan ilmu

anthropometri sehingga produk yang dirancang menjadi ergonomic dan dapat

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agus Arijanto,SE,MM MSDM STRATEGIK 2

meningkatkan efisiensi dan efektivitas operator. Dalam proses produksi , perancangan

sistem kerja bukanlah suatu hal yang mudah. Kesalahan dalam perancangan akan

berdampak buruk terhadap proses secara keseluruhan. Evaluasi perancangan sistem

keerja harus dilakukan secara terus menerus untuk mendapatkan metode terbaik.

Teknik sistematis dalam merancang dan perbaikan metode kerja disebut Methods

Engineering.

Cara merancang sistem kerja

Cara merancang sebuah sistem kerja yang baik yaitu dengan kita mendesain atau

merancang obyek mengikuti bentuk , sesuai kenyamanan operator. Desain dibuat

berdasarkan dimensi tubuh manusia karena manusia memiliki sifat dan kemampuan

yang terbatas. Pada tahap awal dari Methods Engineering adalah menentukan estimasi

waktu yang akan dikerjakan oleh pekerja dalam mengerjakan tugas di stasiun kerja.

Selanjutnya ketika tenaga kerja mempelajari tugas dilakukan perbaikan-perbaikan

metode kerja. Jika kondisi yang berpengaruh terhadap tugas telah dinyatakan stabil,

pihak manajemen melakukan studi ulang terhadap pekerjaan dan akhirnya membuat

dokumen standar terhadap tugas yang dilakukan.

Langakh-langkah yang ditempuh guna mendapatkan analisis yang sebaik-baiknya

adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi operasi kerja yang harus diamati.

2. Dokumentasikan langkah, prosedur, tatacara kerja yang ada. Buat sistematika

urutanya.

3. Buat usulan metode kerja yang lebih efektif dan efisien.

Pendekatan tradisional yang sering digunakan untuk menganalisis metode kerja

adalah pete-peta kerja. Peta kerja merupakan suatu alat yang menggambarkan kegiatan kerja secara sistematis dan jelas. Operation proses chart atau peta proses

opersi telah digunakan sejak lama untuk menampilkan operasi, inspeksi, dan urutan-

urutan kerja untuk memproduksi produk.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agus Arijanto,SE,MM MSDM STRATEGIK 3

Setelah membuat peta proses operasi langkah selanjutnya adalah melakukan

analisis tiap-tiap komponen atau asembly dari total produk dengan lebih terperinci.

Analisis untuk peta proses opersi dibatasi hanya untuk opersi dan inspeksi saja.

Informasi yang diperlukan untuk analisi setiap komponen tersebut dapat diperoleh

melalui flow proses chart atau peta aliran proses. Informasi yang lengkap sehubungan

dengan proses operasi atau peta aliran proses tidak menunjukkan gambar dari arah

aliran selama bekerja.

Untuk mengetahui gambar dari arah aliran secara detail dapat ditunjukkan dengan

flow diagram atau diagram alir. Diagram alir merupakan suatu gambaran menurut skala

dari susunan lantai dan gedung yang menunjukkan lokasi dari semua aktivitas yang

terjadi di dalam peta aliran proses. Dengan demikian tujuan dari diagram alir adalah

untuk memperjelas peta aliran proses melalui penggambaran denah dan untuk

melakukan perbaikan tata letak tempat kerja. Perbaikan sistem atau metode kerja dapat

dilakukan dengan mencari urutan proses yang lebih sederhana, menghilangkan waktu

tunngu, menggabungkan proses yang sejenis, memperpendek aliran marerial, dan lain-

lain. Usaha tersebut dilakukan untuk mengurangi biaya produksi sehingga biaya

persatuan unit lebih murah.

Mendesain Ulang Sistem Kerja

Reorganisasi, restrukturisasi, dan pengurangan karyawan akan menjadi

kecenderungan yang akan terus dihadapi oleh para praktisi SDM. Kondisi tersebut

seringkali menimbulkan dampak yang besar terhadap tenaga kerja, seperti: hilangnya

sistim kerja sepanjang hidup (long life employment), tingginya pengangguran,

berkurangnya keamanan kerja, berkurangnya ketrampilan kerja yang bersifat tradisional,

pengurangan jumlah karyawan dan sebagainya. Contoh nyata yang mungkin belum

hilang dari ingatan kita adalah penggabungan beberapa bank milik pemerintah menjadi

Bank Mandiri beberapa waktu yang lalu. Penggabungan ini mengakibatkan banyak

pegawai dari bank-bank pemerintah yang bersangkutan kehilangan pekerjaan

Hal yang serupa pernah dihadapi penulis (walaupun dengan kuantitas yang lebih kecil

dibandingkan dengan kasus penggabungan bank-bank pemerintah di atas), yaitu saat

perusahaan harus menutup salah satu lini produksi yang ada. Penutupan ini terpaksa

harus dilakukan perusahaan untuk menekan biaya yang muncul akibat produksi yang

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agus Arijanto,SE,MM MSDM STRATEGIK 4

tidak kompetitif lagi dan untuk meningkatkan daya saing perusahaan di pasar. Dampak

dari penutupan ini, sekitar 30 % dari karyawan di bagian produksi, yang sudah bekerja

rata-rata di atas 15 tahun, harus kehilangan pekerjaannya. Melalui proses yang

berlangsung kurang lebih 3 bulan, pada akhirnya pemutusan hubungan kerja dapat

diselesaikan dengan baik oleh perusahaan.

Perubahan-perubahan - redesign yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mendesain

ulang sistem kerja adalah sebagai berikut :

Strategic change: visi, misi, strategi Cultural change: nilai nilai baru perusahaan Structural change: merancang kembali struktur, koordinasi, jangkauan kendali,

hubungan pelaporan, tugas, prosedur pembuatan keputusan

Change in people, attitudes & skills. Technological change

Faktor Faktor Perubahan

Lingkungan Eksternal: adalah lingkungan di luar perusahaan yang memiliki kontribusi dalam perubahan sistem kerja di perusahaan yaitu : tingkat persaingan,

politik, ekonomi, kekuatan global, demografik, sosial, teknologi, konsumen

Lingkungan Internal: adalah factor di luar perusahaan dan tidak bisa dikendalikan oleh perusahaan namaun memiliki pengaruh terhadap perubahan sistem kerja suatu

perusahaan silus kehidupan produk, pergantian pimpinan, ketersediaan sumber

daya internal, konflik

Perusahaan dalam melakukan perubahan dimaksud memiliki dua konsep yaitu :

First order change : berlangsung terus menerus & bukan perubahan besar bagi keseluruhan organisasi

Second order change: perubahan radikal semua organisasi

Terdapat dua macam pendekatan perubahan sistem kerja adalah :

Theory E. (An Economic Approach) : adalah perubahan cepat dan dramatik meningkatkan shareholder value seperti cost cutting, downsizing, asset sales

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Agus Arijanto,SE,MM MSDM STRATEGIK 5

Theory O. (An Organizational Capabilities Approach). Adalah Penciptaan kinerja tinggi melalui kekuatan budaya dan kapabilitas karyawan, seperti tingkat

partisipasi karyawan tinggi, struktur organisasi flat

Tahapan-tahapan Perubahan Sistem kerja

Menurut Raymond J. Stone seorang konsultan SDM dalam bukunya Human

Resources Management (1998), ada sejumlah langkah-langkah yang harus

dilakukan dalam mengelola perubahan, yaitu :

1. Menetapkan kebutuhan untuk melakukan perubahan

Langkah ini penting dilakukan untuk memastikan bahwa perubahan yang akan

digulirkan benarbenar sesuai dengan kebutuhan nyata yang ingin dicapai

perusahaan. Kebutuhan akan adanya perubahan dapat muncul bila ada

kesenjangan antara sasaran-sasaran yang ingin dicapai oleh perusahaan

dengan kondisi nyata di lapangan.

Dalam kasus yang dialami perusahaan tempat penulis bekerja, kebutuhan untuk

melakukan perubahan muncul saat terjadi perubahan strategi perusahaan yang

berupaya untuk memusatkan semua unit produksinya di salah satu negara Asia.

Tujuannya agar produk yang dihasilkan menjadi lebih kompetitif. Akibatnya unit-

unit produksi yang dianggap tidak produktif di negara-negara lain di Asia harus

ditutup.

2. Mengenali hal-hal potensial yang dapat menghambat proses perubahan

Seorang praktisi perubahan harus mampu mengenali hal-hal yang secara potensial

dapat menghambat proses perubahan yang akan digulirkan oleh perusahaan. Dari

kasus yang dialami penulis, hal-hal potensial yang saat itu diramalkan dapat

menghambat perubahan antara lain:

Ketidak-bersediaan karyawan untuk di PHK karena sulitnya mencari pekerjaan

baru