PETUNJUK PELAKSANA 5R di Kantor

Tempat kerja yang tidak rapih membuat anda bekerja lebih lama dari seharusnya. Mencari barang, mencari berkas semuanya butuh waktu yang tidak sedikit. Belum lagi waktu yang terpakai untuk pengerjaan ulang karena kesalahan anda menyimpan berkas. Anda mungkin akan mengatakan bahwa sekali-sekali anda juga beres-beres. Tetapi keadaan selalu kembali seperti semula. Berkas bertambah, barang berganti, dan berantakan muncul kembali. Anda mengambil kesimpulan bahwa keadaan berantakan itu memang suatu yang tidak bisa dihindarkan. Memang akan selalu begitu. Bila kesimpulan anda seperti itu,maka anda mungkin perlu mengetahui apa itu 5R. Barang baru yang akan membuat meja anda lebih berantakan? Bukan.

5R adalah konsep yang berguna untuk menjadikan tempat kerja anda bersih, rapih dan effisien.5R adalah konsep pengaturan barang dan tempat kerja. Dengan mempelajari5R, anda akan tahu bahwa untuk membuat tempat kerja anda selalu rapih, anda tidak cukup dengan hanya membersihkan barang dan membereskan barang secara berkala.

5R adalah Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pembakuan, Pembiasaan

Kelima kata tersebut adalah urutan yang harus anda lakukan untuk membuat tempat kerja selalu rapih, yang akhirnya membuat pekerjaan apapun yang anda lakukan menjadi lebih cepat dan mencegah kerugian-kerugian yang tidak perlu karena parahnya cara anda menangani barang.

NO METODE KEGIATAN GAMBAR

1

1) Bongkar semua barang di laci meja lemari, rak dll dan keluarkan barang-barang yang ada.

2) Lakukan pemilihan barang, menurut kategori :A. Barang yang sering dipakai

Barang ini biasanya berjumlah sedikit dan berupakan alat kerja seperti komputer, alat tulis, telpon, kalender, dokumen kerja yang sedang berlaku

B. Barang yang jarang dipakaiCatatan, dokumen, dan barang yang mungkin diperlukan sekali-sekali

C. Barang yang sudah tidak dipakaidokumen kadaluarsa, Jadwal yang sudah lewat masanya, kertas-kertas yang sudah tidak berguna, Barang yg sudah tidak terpakai.

Beri label warna merah untuk barang yang tidak digunakan

Siapkan tempat untuk menyimpan / membuang /memusnahkan barang-barang

yang tidak digunakan. Pindahkan barang- barang

yang berlabelmerah ke tempat yang telah ditentukan.

Apa yang harus dilakukan terhadap barang kategori C? BUANG ! Jangan ragu-ragu untuk membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Faktor penting dalam memelihara kerapihan adalah jumlah barang. Makin banyak barang yang ada dimeja kerja anda, makin sulit anda menanganinya. Bila ada barang pinjaman dan sudah tidak diperlukan, segera kembalikan. Biarkan orang lain menanggung tanggungjawab penanganannya. Buat keputusan yang tegas. Jangan mengambil keputusan mengambang seperti 'Simpan sementara sampai ada keputusan'. Anda akan bekerja dua kali untuk pemilahan. Mengorbankan barang yang tidak berharga adalah harga yang pantas dari effisiensi kerja yang akan anda peroleh. Disamping melakukan pembuangan, jangan lupa membersihkan tempat kerja anda dari debu dan kotoran. Lihat bagian-bagian tersembunyi yang sulit anda sentuh. Biasanya kotoran bersarang disana.

Semua barang dipilah-pilah menurut fungsinya dan jenisnya

2

Dimana menempatkan barang yang masih berguna?Kategori A, tempatkan barang dekat dengan anda. Anda harus mengusahakan agar anda 'nyaris' tidak butuh waktu untuk menjangkau barang tersebut. Bila perlu, simpan di saku anda.Kategori B, tempatkan barang ditempat yang jauh tetapi mudah untuk ditemukan. Cobalah upayakan agar anda membutuhkan waktu kurang dari 30 detik untuk menemukan setiap barang yang anda butuhkan. Untuk dokumen yang sekali-sekali akan anda butuhkan, anda perlu sebuah cara untuk menyimpannya: Gunakan binder atau map gantung. Ini adalah pilihan utama untuk cara penyimpanan yang rapih. Beri nama pada setiap binder/lokasi.  Beri kode lokasi pada rak penyimpanan dan pada setiap binder. Ini akan sangat membantu anda untuk meyimpan kembali setiap barang ditempat seharusnya setiap selesai anda menggunakan. Tentukan masa simpan minimal dokumen, yaitu masa simpan minimal yang dilewati sebelum

barang ditempatkan sesuai tata

letaknya

anda dapat membuangnya. Ingat bahwa dokumen anda akan selalu bertambah.Catatan produksi, purchase order, delivery order akan terus anda teritama.Suatu saat tidak akan ada lagi ruangan untuk menampungnya. Maka yangharus anda lakukan adalah menentukan masa simpan minimum, sampaikira-kira catatan-catatan itu tidak diperlukan lagi untuk suatu pembuktianatau referensi anda

Jangan menyimpan barang melebihi dari yang butuhkan

3

Pembersihan di office area sebetulnya tidak sulit. Anda cuma perlu melakukan sedikit pembersihan secara berkala, mungkin setiap pagi dan sore. Seperti, meja kerja, komputer, dll.Masalahnya, 'limbah' di office kadang-kadang sulit untuk dibedakan dengan barang yang masih berguna. Utamanya adalah limbah berbentuk kertas. Setiap hari akan ada lembaran-lembaran yang sudah selesai masa pakainya, surat yang sudah bisa dibuang dan lain-lainUntuk melakukan:1) Cari sumber kotoran dan temukan

cara pengotorannya.2) Tetapkan tindakan pencegahan /

mengurangi terjadinya pengotoran.3) Lakukan Aksi 5 Menit Bersih,

sebelum bekerja dan sesudah bekerja.

Ruang kerja anda hanya membutuhkan 1 barang yang memang diperlukan.

4

Setelah mendapat tempat kerja anda menjadi lebih bersih dan melakukan permbersihan secara berkala, perlu memikirkan peluang-peluang bagaimana agar tempat kerja menjadi lebih efisien. Misalnya, bila memungkinkan untuk memupunyai kalendar software yang akan muncul dalam sekali klik, mungkin anda bisa menyingkirkan kalender meja anda.Ini mengurangi barang yang harus ada. Atau, bila anda mempunyai banyak binder dalam lemari, dan ingin memudahkan cara mengembalikan binder ke tempatnya semula sehabis digunakan yaitu membuat garis diagonal di belakang binder. Rawat berarti memikirkan dan menerapkan ide-ide yang dapat menjadikan tempat kerja lebih rapih, atau lebih dapat dipelihara kerapihannya

Untuk itu yang diperlukan adalah :1. Tetapkan standar kebersihan,

penempatan, penataan2. Komunikasikan ke rekan kerja, dengan

Slogan / Peringatan dll.

Menandai letak barang yang ditempatkan

Memberikan nama di tempat barang tersebut

5

Mendisiplinkan diri untuk bekerja dengan cara yang yang effisien dan dapat menjaga tempat kerja selalu bersih dan rapih.Disamping membiasakan untuk meletakkan setiap barang ditempat semestinya, Takashi Osada dalam bukunya 'Sikap kerja 5S' jugamenyarankan untuk melakukan 'Satu terbaik': Memproses satu hari. Upayakan untuk menyelesaikan pekerjaan administrasi seperti pembuatan laporan dan sebagainya tidak lebih dari satu hari. Ini akan menghindari adanya berkas yang bertumpuk dimeja.Catatan satu halaman Anda mungkin perlu menyederhanakan catatan-catatan dan menjadikannya tidak lebih dari satu halaman.Bekerja dengan satu alat , tidak ada alat serupa yang lebih dari satu. Arsip satu salinan, buat sistem pengarsipan yang mudah diakses dan dikembalikan, dan orang tak perlu membuat salinan untuk beberapa orang

Jadikan kebiasaan yang terus menerus