5. Flow ChartsProses di lingkungan industri pada umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berulang. Setiap siklus kegiatan tersebut biasanya dapat dipecahkan ke dalam beberapa langkah kecil. Dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja yang bisa kita perbaiki (improve). Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti jika kita menggambarkannya dalam suatu bagan yang dikenal dengan istilah: flowchart atau bagan alir. Dr. Deming, orang yang ikut andil memajukan kualitas barang-barang Jepang, pernah berkata:

Draw a flowchart for whatever you do. Until you do, you do not know what you are doing, you just have a job Dr. W. Edwards Deming.Flow charts(bagan arus) adalah alat bantu untuk memvisualisasikan proses suatu penyelesaian tugas secara tahap-demi-tahap untuk tujuan analisis, diskusi, komunikasi, serta dapat membantu kita untuk menemukan wilayah-wilayah perbaikan dalam proses.

Gambar.Contoh Flow Charts

Pentingnya flowchart juga menjadi perhatian Dr. Kaoru Ishikawa, tokoh kualitas Jepang, dengan menjadikan alat ini sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools) yang harus dikuasai oleh para anggota gugus kendali kualitas (quality control circle). Dalam dokumen standar internasional keluaran ISO, flowchart didefinisikan sebagai:1. A graphical representation of a process or the step-by-step solution of a problem, using suitably annotated geometric figures connected by flowlines for the purpose of designing or documenting a process or program (ISO/IEC 2382-1:1993 Information technologyVocabularyPart 1: Fundamental terms, 01.05.06).2. Graphical representation of the definition, analysis, or method of solution of a problem in which symbols areused to represent operations, data, flow, equipment, etc.(ISO 5807:1985 Information processing Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts, program network charts and system resources charts, 3.3).3. A control flow diagram in which suitably annotated geometrical figures are used to represent operations, data, or equipment, and arrows are used to indicate the sequential flow from one to another (ISO/IEC/IEEE 24765:2010 Systems and software engineeringVocabulary).Jadi,flowchartadalah diagram yang menyatakan aliran proses dengan menggunakananotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran, persegi empat, wajik, oval, dan sebagainya untukmerepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.

Awal Penggunaan FlowchartKalau anda pernah mempelajari teknik industri atau scientific management mungkin anda sudah tidak asing dengan nama Frank Bunker Gilbreth, dia lah orang yang pertama kali memperkenalkan sebuah metode terstruktur untuk mendokumentasikan aliran proses yang sering disebut flow process chart di hadapan para anggota ASME (American Society of Mechanical Engineers) pada tahun 1921 dengan presentasi berjudul Process ChartsFirst Steps in Finding the One Best Way. Dalam presentasi Gilbreth tersebut terdapat puluhan simbol yang kemudian pada tahun-tahun berikutnya disederhanakan menjadi empat macam simbol , yaitu:untuk kegiatan operasi

untuk kegiatan pemindahan atau transportasi

untuk kegiatan pemeriksaan atau inspeksi

untuk penyimpanan

Kemudian pada tahun 1947, simbol-simbol dalamflow process chartmilik Gilbreth digunakan oleh ASME ketika mereka menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar yang dibuat oleh American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran proses (operation and flow process charts standard).

Dalam standarANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang merupakan modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay). Berikut standar simbol-simbol tersebut:

Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor, mengetik, dll.

Blok panahuntuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan material denganforklift, mengangkat barang dengancrane, memindahkan barang dengan tangan, dll.

Segi empatuntukkegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.

Segi tiga terbalikuntuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukanraw materialdi gudang, barang jadi distaging area, penyimpanan surat-surat, dll.

Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalamtrolley menunggu diproses lebih lanjut, menungguelevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.

Simbol-Simbol Flowchart yang Umum DigunakanSimbol-simbol flowchart yang digunakanGilbreth kurang dikenal secara umum. Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasarflowchartkepada simbol-simbolflowchartuntukpengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis dengan template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbolflowchartpengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:

Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata Start, End, Mulai, atau Selesai.

Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.

Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.

Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari yes dan no atauya dan tidak yang menentukanbagaimana alur dalamflowchartberjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.

Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapatflowchartlain yang menggambarkan langkah tersebut lebih rinci.

Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.

Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output proses.

Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalamflowchartsebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.

Off-page Connector, fungsinya sama denganConnector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untukConnectordapat menggunakan huruf danOff-pageConnectormenggunakan angka.

Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.