Lecture 5

PERENCANAAN

Pengertian Perencanaan

Adalah: pemilihan sekumpulan kegiatan dan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.

*Kebutuhan perencanaan ada disemua tingkatan. Manajer puncak pd rencana jangka panjang dan rencana strategi, manajer tingkat bawah pd rencana operasional dan jangka pendek.

*Sifat perencanaan: mempertimbangkan fleksibilitas

*Aspek penting perencanaan: Pembuatan keputusan

Tahapan Dasar Perencanaan (Stoner)

Tahap 1Menetapkan

Tujuan

Tahap 2Merumuskan

Keadaan Sekarang

Tahap 3Mengidentifikasi

Kemudahan

Dan Hambatan

Tahap 4Mengembangkan

Serangkaian Kegiatan

T

U

J

U

A

N

Lingkungan

Lin

gku

ng

an

Lin

gku

ng

an

Reaksi

Reaksi

Reaksi

Reaks

i

Reaks

i

Manajemen

Lingkungan

Lin

gku

ng

an

Lin

gku

ng

an

Rencana

Rencana

Rencana

Renca

na

Renca

na

Manajemen

Manajemen Sebagai Reaktor Pasif

Manajemen Sebagai Penyesuai Dinamis, Aktif dan Kreatif

PERENCANAAN HARUS AKTIF, DINAMIS

Alasan dasar pentingnya perencanaan:

1. “Protective benefits” dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

2. “Positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan

MANFAAT PERENCANAAN

1. Menyesuaikan Diri Dengan Perubahan Lingkungan

2. Kristalisasi Persesuaian Masalah Utama

3. Memudahkan Memahami Seluruh Gambaran Operasi

4. Penempatan Tanggung Jawab yang tepat

5. Pemberian Perintah Untuk Beroperasi

6. Memudahkan Koordinasi dengan Bagian Organisasi

7. Tujuan Lebih Khusus, terperinci dan Lebih Mudah Dipahami

8. Meminimumkan Pekerjaan Yang Tidak Pasti

9. Menghemat Waktu, Usaha dan Dana

KELEMAHAN PERENCANAAN

1. Memungkinkan pekerjaan yang berlebihan

2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan

3. Terlalu membatasi manajemen berinisiatif dan berinovasi

4. Hasil penyelesaian terbaik kadang diperoleh pada situasi individu dan penanganan ketika masalah terjadi

5. Ada Rencana-rencana yang diikuti dgn cara yang tidak konsisten

Peng-organisasian

Penyusunan Personalia

Pengarahan

Pengawasan

Perencanaan

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA

1. Rencana Strategik: Dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas – mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi

2. Rencana Operasional: Penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai

TIPE UTAMA RENCANA

Rencana Strategik

Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi

Strategi adalah pola tanggapan organisasi terhadap lingkungannya sepanjang waktu

Rencana Operasional

1. Rencana Sekali Pakai: serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang

a. Program: meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas. Program menunjukkan:1) langkah-langkah pokok mencapai tujuan2) Satuan /anggota organisasi yang bertanggung jawab 3) Urutan dan waktu setiap langkah. Program dapat disertai anggaran bagi kegiatan-kegiatan yang diperlukan

b. Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program

c. Anggaran, adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu.

Lanjutan…..

Rencana Tetap: wujud umum rencana ini adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi) atau dihapuskan.

Kebijaksanaan : Pedoman umum pembuatan keputusan manajer. Alasan penetapan kebijaksanaan:1)Kebijaksaan meningkatkan efektivitas organisasi2)Cerminan nilai-nilai pribadi manajer pada berbagai aspek organisasi.3)Upaya menjernihkan berbagai konflik yang terjadi pada tingkat bawah dalam organisasi

Prosedur Standar : Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci

Kegunaan prosedur :1)Menghemat usaha manajerial2)Memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab3)Menimbulkan pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih efisien4)Memudahkan pengawasan5)Memungkinkan penghematan personalia6)Membantu kegiatan-kegiatan koordinasi

Aturan: adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasu tertentu

MISIMAKSUD

TUJUANSASARAN

RENCANASTRATEGIS

RENCANATETAP

KEBIJAKSANAAN

PROSEDUR DAN METODA STANDAR

PERATURAN

RENCANASEKALI PAKAI

PROGRAM

PROYEK AN

GG

AR

AN

RENCANA-RENCANAOPERASIONAL

Untuk kegiatan-kegiatan yang berulang

Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak diulang

FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu:1)Waktu diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif2)Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif3)Jumlah (atau rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan

PERENCANAAN STRATEGIK

Adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Sedangkan perecanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut perencanaan operasional, yang memusatkan perhatiaanya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.

Adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Sedangkan perecanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut perencanaan operasional, yang memusatkan perhatiaanya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.

Perbedaan Perencanaan Operasional Perencanaan Strategik

Pusat Bahasan Masalah-masalah pengoperasian

Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang

Sasaran Laba sekarang Laba di waktu yang akan datang

Batasan Lingkungan sumber daya sekarang

Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang

Hasil yang diperoleh

Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang

Informasi Dunia bisnis sekarang Kesempatan di waktu yang akan datang

Organisasi Birokrasi/ stabil Kewiraswastaan/ fleksibel

Kepemimpinan Konservatif Mengilhami Perubahan Radikal

Pemecahan masalah

Berdasarkan Pengalaman Masa Lalu

Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru

Risiko Rendah Tinggi

PERBEDAAN PERENCANAAN OPERASINAL

DENGAN PERENCANAAN STRATEGIK

KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS RENCANA

EFEKTIVITASPERENCANAAN

KETEPATAN WAKTU

RUANG LINGKUP

KEGUNAAN

AKUNTABILITAS

EFEKTIVITAS BIAYA

KETETAPANDAN OBYEKTIVITAS

1. Kegunaan, Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsi yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan dan sederhana

2. Ketepatan dan obyektifitas, Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat

3. Ruang lingkup, Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan dan kosistensi

4. Efektifitas biaya, Dalam hal ini perencanaan adalah menyangkut waktu, usaha dan aliran emosional

5. Akuntabilitas, Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi rencana

6. Ketepatan waktu, Para perencana harus membuat berbagai perencanaan