MODUL KULIAH

MODUL KULIAH

PROGRAM KULIAH KARYAWAN & PROFESIONAL

STTI ITECH

Mata kuliah Manajemen Perusahaan ( 3 sks )

Semester

Kelas PKKP

Dosen Jefri Rahmadian M.Kom

Pertemuan : 5 (Lima) Waktu : Sabtu,................2012

Modul 5 (Lima)

Topik Perencanaan yang Efektif

Sub Topik Management by Objective (MBO)

Materi Proses Perencanaan Manfaat Perencanaan Tipe-tipe Perencanaan Perencanaan yang Efektif Management by Objective (MBO)

Tujuan Mahasiswa mengerti dan mampu menjelaskan proses perencanaan beserta manfaatnya dan mengetahui perencanaan yang efektif. Mahasiswa dapat memahami dan menjelaskan mengenai Management by Objective (MBO)

PENDAHULUANPerencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).PROSES PERENCANAANPerencanaa adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataaannya perencanaan memegang peranan lebih dibandingjkan fungsi-fungsi lainnya. Perencanaan itu diibaratkan seperti akar tunggang dari sebuah pohon rindang yang akan tumbuh batang-batang yaitu pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, atau perencanaan itu diibaratkan seperti lokomotif yang menghela kereta api.

Sebelum manajer dapat mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manejer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya dan siapa yang melakukannya.Jadi perencanaan adalah proses pemilihan sekumpulan kegiatan dan kemudian memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. perencanaan yang baik harus mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan dating dimana perencanaan tersebut akan diimplementasikan.

Berbagai pertanggungjawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Contohnya perusahaan konveksi biasanya lebih cenderung hanya membuat rencana jangka pendek dalam desain dan pembelian, karena kegiatan-kegiatannya sangat dipengaruhi oleh perubahan mode. Begitu pula dengan toko-toko kelontong.

Kebutuhan perencanaan ada di semua tingkatan baik ditingkat atas maupun tingkat bawah, untuk tingkat atas perencanaan biasanya menyangkur organisasi secara keseluruhan, sedangkan untuk tingkat bawah biasannya hanya untuk kelompok kerjannya dan untuk jangka pendek.Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana masih harus diimplamentasikan, kemudian selama proses implemensai itu mungkin saja rencana memerlukan modifikasi agar tetap berguna.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1. Menetapkan tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan mengenai keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas , organisasi akan mengunakan sumberdaya-sumberdaya secara tidak efektif

2. Merumuskan keadaan saat ini

Perusahaan harus memahami keadaan perusahaan saat ini, hal ini berhubungan dengan ketersedian sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan. Yang akan digunakan untuk mencapai tujuan. Tahap ini memerlukan infoemasi terutama informasi keuangan dan data statistic.

3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

Perusahaan juga harus mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan serta kekuatan dan kelemahan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perusahaan harus mnegetahui faktor-faktor interen dan ekstern yang akan membantu organisasi dalam mencapai tujuan atau malah akan menimbulkan masalah.

4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan

Tahapan ini terdiri dari:

Pengembangan berbagai alternative kegiatan untuk mencapai tujuan

Penilaian alternatif-alternatif Pemilihan alternatif terbaik diantar berbagai pilihan alternatif yang ada

ALASAN PERLUNYA PERENCANAANSalah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.MANFAAT PERENCANAAN1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan

2. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

3. Memudahkan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

4. Membuat tujuan lebih kusus, terperinci dan mudah dipahami

5. Menghemat waktu, usaha dan dana

KELEMAHAN PERENCANAAN1. Kadang-kadang perencanaan menunda kegiatan

2. Apa yang direncanakan kadang berbeda dengan kegiatan senyatanya ( pada kegiatan nyatanya lebih berat dari pada yang direncanakan)

3. Perencanaan terlalu banyak membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinofatif.

TIPE PERENCANAANAda 2 tipe perencanaan :

1. Perencanaan stategik

Staregi berasal dari bahasa yunani, yaitu strategeia yang artinya seni atau ilmu menjadi seorang jendral perang. Untuk menjadi jendral perang dia harus biasa melindungi warganya, dia harua tau bagaimana memenangkan peperangan tersebut, dia harus tau bagaimmana mengalahkan lawan-lawannya, dia harus tau bagaimana merebut daerah kekuasaan lawannya dll.Begitu pula perusahaan, harus mengerti mengenai strategi-strategi dalam mengahdapi persaiangan yang terjadi, bagaimana cara memasarkan dll. Perencanaan strategi adalah perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi. Perencanaan ini dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yag lebih luas.

2. Perencanaan operasional

Penguraian lebih terperinci bagaimana rencana strategic akan dicapai. Contoh perencanaan stategik misal awalnya perusahaan hanya memberikan jasa pengirima berupa barang tapi seiring waktu perencanaa tersebut mengalami modifikasi, perushaan juga melakukan pengiriman data atau informasi Kemudian rencana operasionalnya adalah: perusahan menentapkan bahwa dalam satu jam perusahaan harus bisa mengirim misal, 10 data/ informasi setiap harinya. Rencana operasional ini dilakukan pada tingkatan bawah.

Perencanaan ini terbagi 2, yaitu :

1. Rencana sekali pakai

Rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan khusus tertentu dan tidak akan digunakan lagi bila telah tercapai, atau serangkaian kegiatan terprinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang, contoh : membangun gedung/ pabrik baru. Ada 3 tipe perencanaan ini :

Program

sutu program meliputi serangkaian kegiatan ynag relative luas.

Program menunjukkan :

1. Langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan

2. Satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah.

3. Urutan dan waktu setiap langkah

Proyek

Proyek adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dari program dan merupakan bagian terpisah dari program. proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas dan arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab personalia yang ditunjuk dan biberikan sumberdaya2 tertentu dan batas waktu.

Anggaran

Laporan sumberdaya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu.

2. Rencana-rencana Tetap

Merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk menangani situasi-situasi yang sudah dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. Wujud umum rencana-rencana tetap adalah :

Kebijakan

Suatu pedoman umum untuk membuat suatu keputusan. Kebijakan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat.

Contoh kebijakan menggunakan seragam, pada kaset sega org tua diberi peringatan tentang material yang mungkin tidak cocok dengan usia anaknya.

Prosedur standar

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalma menyelesaikan suatu pekerjaan atau kebijaksanaan dengna pedoman-pedoman yang lebih terperinci.

Aturan

Pernyataan bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan. Aturan harus ditaati oeleh anggota, jika tidak maka akan dikenakan sanksi. Contoh kayawan harusa sdh ada di kantor pada pukul 8 dan pulang pkl 17, aturan bisa dicabut apabila ada kondisi2 tertentu.

Perbedaaan rencana staregik dengan rencana operasional

Perencanaan operasionalperencanaan strategic

SasaranLaba sekarangLaba diwaktu yang akan datang

BatasanLingkungan Sumberdaya sekarangLingkungan Sumberdaya yang akan datang

Pemecahan MasalahBerdasarkan pengalaman masa laluAntisipasi menemukan pendekatan-pendekatan baru

Resiko sendahResiko tinggi

HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

Ada 2 jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif:

Pertama, penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan

Rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain hambatan ini bersumber pada Ketidak sediaan dan ketidak mampuan individu-individu perencana untuk melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan

Hambatan kedua, ada bukan di dalam tapi di luar perencana, yaitu keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana2 krn perubahan2 yang ditimbulkannya.

Ada sejumlah alasan mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok satuan kerja mereka, yaitu:

1. kurang pengetahuan tentang organisasi dan lingkungannya

2. Takut gagal

para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman terhadap keamanan jabatannya, penghargaan dan respek orang lain terhadap dirinya.

3. Kurang percaya diri

4. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif

Penolakan terhadap perubahan

Ada 3 alasan:

1. Bertentangan dengan kepentingannya

2. Menghilangkan atau mengurangi balas jasa atau kekuatannya seperti kekuatan karier atau gengsi.

3. Membatasi kebebasan karyawan untuk mengambil kegiatan kerja yang disukai atau menghindarkan tugas yang tidak diinginkan.

Mereka kadang menolak krn adnya beban kerja baru yang timbul sebagai akibat dr rencana tersebut tanpa adnya balasan jasa tertentu.Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang efektif para manajer harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan menciptakan system organisasi yang mempermudah penetapan sasaran dan bukan yang menghambatnya.

1. Membantu individu menetapkan sasaran. Para manajer yang tidak memiliki pengetahuan tentang organisasi atau lingkungan eksternalnya, memerlukan bantuan dalam mengembangkan sistem informasi yang baik. Bantuan dapat berupa program pengembangan manajemen dalam perusahaan untuk membantu dalam mengadakan hubungan informal dengan orang-orang dari berbagai departemen, divisi, dan lokasi. Bilamana perencanaan merupakan proses yang dipahami dengan baik, maka akan lebih mudah bagi tiap individu untuk pengembangan rencana guna mencapai sasaran tersebut.

2. Mengatasi perlawanan terhadap perubahan. Untuk mengatasinya dapat dilakukan dengan cara melibatkan para karyawan yang akan terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Kemudian dengan memberikan lebih banyak informasi kepada para karyawan tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya. Selain itu juga, dengan menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)Istilah Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan sasaran diperkenalkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 dalam bukunya The Practice of Management. MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang formal yang dimulai dengan penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. Kunci MBO adalah MBO merupakan proses partisipasi atau peran serta, yaitu secara aktif melibatkan para manajer dan anggota staf pada setiap tingkat organisasi. Dalam bukunya The Practice of Management, Peter Drucker membandingkan Management by Objectives dengan Management by Drives (Manajemen berdasarkan dorongan). Contoh manajemen berdasarkan dorongan adalah tanggapan organisasi terhadap tekanan keuangan atau pasar yang baru dengan dorongan penghematan (economy drive) atau dorongan produksi (production drive). Dalam praktek manajemen berdasarkan dorongan ini menghasilkan suatu perbaikan yang hanya bersifat sementara. Sedangkan dalam MBO, perencanaan efektif tergantung sampai sejauh mana manajer menetapkan dengan jelas tujuan yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam perusahaan. Bagaimana tujuan ini dicapai merupakan hal yang sangat penting. Para manajer di sini harus menetapkan tujuan dan juga aktif terlibat dalam proses penetapan tujuan.Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting. Tujuan utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang efektif dari keseluruhan organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi bagian-bagiannya.KEKUATAN MBOKeuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan pentingnya adalah sebagai berikut:1. memberi kesempatan pada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka2. membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran dan waktu yang ditargetkan3. meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan4. membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi5. membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan untuk mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran organisasi.KELEMAHAN MBOBeberapa kekurangan dari program MBO adalah:1. MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.2. Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.3. Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para manajer mungkin juga menimbulkan masalah.4. Kelemahan yang melekat dalam proses MBO, dimana ini membutuhkan banyak waktu dan upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan tepat.MEMBUAT AGAR MBO EFEKTIF1.Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambungan dari pimpinan tingkat tinggi. Penerimaan pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil jika pimpinan tertinggi melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar system itu tetap jalan dan berfungsi dengan sepenuhnya.2.Didik dan latih para manajer. Agar MBO berhasil para manajer harus memahami MBO tersebut, sehingga mereka harus dididik mengenai prosedur dan keuntungan dari system MBO. 3.Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan harus sama-sama mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya bersama-sama4.Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung pada para peserta yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka. Penetapan tujuan bukan merupakan perangsang yang memadai, tinjauan terhadap prestasi yang teratur dan umpan balik dari hasil-hasil juga diperlukan.5.Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran serta bawahan dalam penentapan sasaran dapat mengandung suatu pengalokasian kembali kekuasaan. Para manajer harus mau melepaskan pengendalian langsung tertentu atas bawahannya dan mendorong bawahannya untuk mengambil peranan lebih aktif dalam penetaan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.