4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Gambaran … · 4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1....

15 Universitas Kristen Petra

4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

PT.X merupakan perusahaan manufaktur dan jasa offset printing. PT. X

beridiri sejak tahun 1983 yang hanya berskala home industry dan hanya mencetak

brosur, buku dan formulir. Pada tahun 1990 pabrik pertama dibangun dan berubah

nama menjadi PT. Produk yang diproduksi perusahaan ini seperti packaging yang

berfokus pada makanan dan minuman. Bahan baku yang digunakan dalam

pembuatan contohnya seperti kertas duplex, single face dan lain sebagainya.

Perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur sangat membutuhkan sumber

daya manusia sebagai faktor keberhasilan perusahaan. Oleh dari itu, perusahaan

menerapkan sebuah sistem yang telah dipegang kuat yaitu CIIRA (Competitive,

Improvement, Inovation, Reliable, Accountable) yang diberikan kepada setiap

karyawan sebagai motivasi dalam melakukan pekerjaan.

4.2 Struktur Organisasi Departemen PPIC

Berikut merupakan struktur organisasi departemen PPIC dapat dilihat

pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Departemen PPIC

PT. X memiliki struktur organisasi departemen PPIC yang terdiri atas

beberapa bagian. Tahap awal adalah kepala bagian PPIC untuk memimpin

struktur organisasi. Kepala bagian membawahi beberapa jabatan yang terdiri atas

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


3 cabang yaitu bagian Planner, Admin dan bagian Inventory. Planner sendiri

terdapat 4 bagian yaitu Planner Offset, Planner Finishing 1, Planner Finishing 2

dan planner subcontract. Sisi bawah bagian planner offset memiliki 1 struktur

yaitu bagian persiapan. Bagian Inventory memiliki 3 bagian yaitu Inventory

kertas, Inventory Supporting Material, Inventory Single Face. Total pekerja yang

mengerjakan bagian PPIC di luar Kepala Bagian dan Persiapan ini bukanlah 8

orang, tetapi hanya 6 orang saja. Terdapat beberapa bagian yang mengerjakan

tugas gabungan. Planner untuk Finishing 1 dan Finishing 2 dikerjakan oleh 1

orang saja. Planner Subcontract dan Inventory Single Face juga dikerjakan oleh 1

orang saja.

4.3 Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data sangat diperlukan untuk pengolahan hasil nantinya.

Terdapat beberapa cara untuk melakukan pengumpulan data. Berikut langkah

yang dilakukan untuk pengumpulan data.

4.3.1 Wawancara

Wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung

oleh pekerja. Cara yang dilakukan yaitu melakukan tatap muka secara langsung

kemudian wawancara bebas dengan mengajukan pertanyaan kepada seluruh staff

PPIC. Tujuan dari dilakukannya untuk mengetahui jenis pekerjaan yang dilakukan

oleh pekerja, apa saja aktivitas yang dilakukan setiap harinya. Selain untuk

mengetahui jenis pekerjaan yang dilakukan, juga dapat digunakan untuk

mengelompokkan jenis pekerjaan yang produktif dan tidak produktif. Teknik

wawancara dilakukan sebanyak 15 hari pada hari yang berbeda-beda. Lokasi

dalam melakukan wawancara berada pada ruang lingkup departemen PPIC.

4.3.2 Observasi

Teknik observasi dilakukan oleh peneliti dengan cara melakukan

pengamatan secara langsung di lapangan. Cara ini dapat digunakan untuk

mengetahui kondisi yang terjadi di lapangan secara langsung. Informasi yang

diambil saat observasi yaitu kejadian, ruang, kegiatan, waktu, perasaan, perilaku

dan lain sebagainya. Observasi yang dilakukan yaitu observasi partisipan yang


berarti peneliti mengamati secara langsung hal-hal yang terjadi di lapangan.

Pengumpulan data dengan observasi dilakukan dengan memantau seluruh

aktivitas karyawan dan mencocokkan kegiatan-kegiatan sesuai hasil wawancara.

Teknik observasi dilakukan sebanyak 15 hari pada hari yang berbeda-beda. Lokasi

dalam melakukan wawancara berada pada ruang lingkup departemen PPIC.

4.3.3 Pencatatan Secara Langsung

Tahap ini digunakan untuk mengetahui aktivitas dan waktu yang

dilakukan oleh pekerja. Aktivitas yang telah dilakukan oleh pekerja kemudian

dicatat dan dihitung waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tersebut. Pencatatan

ini diperlukan untuk perhitungan FTE pada hasil akhir. Pencatatan dilakukan

untuk semua staff. Data yang didapat berupa jenis aktivitas masing-masing staff

dan waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas. Teknik observasi

dilakukan sebanyak 15 hari pada hari yang berbeda-beda. Lokasi dalam

melakukan wawancara berada pada ruang lingkup departemen PPIC.

4.4 Tugas Utama Masing-masing Staff

4.4.1 Administration

Fungsi Pokok: Melakukan rekap untuk setiap aktivitas agar dapat berjalan ke

tahap departemen selanjutnya.

Tugas utama:

1. Melakukan pengecekan Jadwal Induk, OPI (Order Production Internal), PO

(Production Order), PRR (Production Request Real), pengecekan ke persiapan

serta melakukan input job. (Ad1)

2. Melakukan simulate dari hasil PRR. (Ad2)

3. Membuat, mencetak, merapikan serta menyiapkan PO dan PRR. (Ad3)

4. Mencari kebutuhan material yang diperlukan dari setiap job. (Ad4)

5. Memantau dan membalas E-Mail. (Ad5)


4.4.2 Planner

Fungsi Pokok: Mengatur perencanaan produksi beberapa periode ke depan untuk

setiap proses produksi agar tidak terjadi keterlambatan dalam perjanjian

pengiriman barang terhadap customer.

Planner Offset

Tugas Utama:

1. Melakukan pengecekan Jadwal Induk, Hasil Produksi dari sistem, OPI, PO,

PRR dan melakukan acc PO dan PRR. (PO1)

2. Memantau dan membalas E-Mail. (PO2)

3. Melakukan update job ke jadwal induk perusahaan. (PO3)

4. Membuat dan mengecek schedule perencanaan produksi dan melakukan

update apabila ada perubahan serta mencetak schedule. (PO4)

5. Melakukan pemantauan terhadap hasil produksi aktual setiap hari di

lapangan dan melakukan update hasil ke sistem. (PO5)

6. Membuat laporan harian antara target dengan actual planning dan

melakukan evaluasi dari hasil. (PO6)

7. Mendistribusikan hasil planning minggu berikutnya kepada departemen

lainnya. (PO7)

8. Melakukan pemantauan job sebelum dicetak pada departemen persiapan.

(PO8)

Planner Finishing

Tugas Utama:

1. Melakukan pengecekan Jadwal Induk, Hasil Produksi dari sistem, OPI, PO,

PRR dan melakukan acc PO dan PRR. (PF1)

2. Memantau dan membalas E-Mail. (PF2)

3. Melakukan cek dan update job ke jadwal induk perusahaan. (PF3)

4. Membuat dan mengecek schedule perencanaan produksi dan melakukan

update apabila ada perubahan serta mencetak schedule. (PF4)

5. Melakukan pengecekan rencana offset dan data WIP (Work In Process).

(PF5)


6. Melakukan pemantauan terhadap hasil produksi aktual setiap hari di

lapangan dan melakukan update hasil ke sistem. (PFF6)

7. Membuat laporan harian antara target dengan actual planning dan

melakukan evaluasi dari hasil. (PF7).

8. Mendistribusikan hasil planning minggu berikutnya kepada departemen

lainnya. (PF8)

Planner Subcontract

Tugas Utama:

1. Melakukan pengecekan dan acc jadwal induk, OPI, PRR, PO. (PS1)

2. Mengecek, Membuat, mencetak menyiapkan dan meminta acc: Purchase

Request, receiving, surat jalan kemudian mendistribusikan. (PS2)

3. Memantau dan membalas E-Mail. (PS3)

4. Melakukan pengecekan kedatangan dan pengiriman di area produksi dan

update hasil subkon pada sistem. (PS4)

5. Membuat dan memberikan laporan hasil subcont. (PS5)

6. Mengecek dan membuat nota tagihan supplier. (PS6)

4.4.3 Inventory

Fungsi Pokok: Melakukan pengaturan untuk ketersediaan material, mengatur

perencanaan untuk pembelian material, mengalokasikan material yang ada untuk

kebutuhan produksi, menjaga stok materialuntuk beberapa periode ke depan.

Inventory Tinta dan Supporting Material

Tugas Utama:

1. Melakukan pengecekan jadwal induk, jadwal planning, layout, OPI, PRR,

PO serta acc PO, PRR. (IT1)

2. Melakukan pengecekan dan pemantauan di area mixing tinta dan

memberikan Surat Perintah Kerja (SPK). (IT2)

3. Melakukan cek stok material dan menjaga ketersediaan inventory material.

(IT3)

4. Memantau dan membalas E-Mail. (IT4)


5. Membuat, mencetak, menyiapkan dan meminta acc: Surat Perintah Kerja

(SPK), PR (Purchase Request) serta memberikan ke departemen

selanjutnya. (IT5)

6. Membuat planning matching tinta, planning mixing tinta. (IT6)

7. Melakukan update penggunaan material. (IT7)

Inventory Single Face

Tugas Utama:

1. Melakukan pengecekan dan acc jadwal induk, OPI, PRR, PO. (ISF1)

2. Membuat schedule planning singleface dan melakukan update jika ada

perubahan. (ISF2)

3. Melakukan pengecekan material, menjaga ketersediaan material dan

melakukan update penggunaan material. (ISF3)

4. Melakukan pengecekan hasil produksi, dan melakukan update pada sistem.

(ISF4)

5. Membuat dan memberikan laporan hasil singleface. (ISF5)

6. Memastikan kedatangan singleface. (ISF6)

7. Memantau dan membalas E-Mail. (ISF7)

Inventory Kertas

Tugas Utama:

1. Melakukan pengecekan jadwal induk, layout, OPI, PRR, PO. (IK1)

2. Melakukan cek stok jumlah kertas sesuai PRR dan menjaga ketersediaan

material. (IK2)

3. Menghitung kebutuhan kertas dan menulis penggunaan kertas di PRR.

(IK3)

4. Melakukan input booking kertas kebutuhan cetak dan input job planning

potong kertas serta update penggunaan kertas ke sistem. (IK4)

5. Membuat Purchase Request, mencetak dan meminta Acc kepada kepala

bagian serta memberikan form ke Purchasing. (IK5)

6. Memantau dan membalas E-Mail. (IK6)

7. Melakukan pemantauan penggunaan kertas pada offset. (IK7)


4.5 Flowchart Kerja Departemen PPIC

Merupakan flowchart alur hubungan semua staff PPIC dalam

mengerjakan tugasnya. Flowchart ini menjelaskan pendistribusian tugas secara

garis besar. Berikut agar lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Gambar 4.2 Flowchart Alur Penugasan Departemen PPIC

Pendistribusian job dari awal dimulai dari Staff Administration

melakukan pengecekan OPI untuk dibuat PRR kemudian didistribusikan ke staff


lainnya. Distribusi PRR yang pertama diberikan kepada Staff Inventory Kertas

untuk dilakukan pengecekan material terlebih dahulu. Inventory Kertas kemudian

mendistribusikan ke Inventory Single Face dan Planner Subcontract untuk

dilakukan pengecekan job. Langkah berikut Inventory Single Face dan Planner

Subcontract mendistribusikan ke Inventory Tinta dan Supporting Material untuk

dilakukan pengecekan material sesuai PRR. Inventory Tinta dan Supporting

Material kemudian akan mendistribusikan ke Planner Offset. Planner Offset akan

mengecek job planning sesuai PRR. Langkah terakhir dari distribusi PRR ini yaitu

ke Planner Finishing, kemudian Planner Finishing akan mengembalikan PRR

kembali ke Staff Administration untuk dibuat PO. Langkah berikut jika PO belum

dilakukan pengecekan oleh semua staff, maka harus didistribusikan ulang seperti

PRR agar tidak terjadi kesalahan saat produksi. Jika telah dilakukan pengecekan

maka Staff Administration mendistribusikan ke tahap persiapan yang merupakan

langkah terakhir yang dilakukan departemen PPIC.

4.6 Flowchart Penugasan Masing-masing Staff

Flowchart ini menjelaskan alur penugasan masing-masing staff. Alur

pendistribusian dari terimanya OPI (Order Production Internal) sampai tahap

akhir job terjalankan yaitu pada persiapan akan melewati beberapa staff sesuai

dengan tugasnya. Flowchart digunakan agar pekerjaan lebih terstruktur dan

terbaca alurnya dengan jelas.

4.6.1 Flowchart Staff Administration

Berikut merupakan Flowchart Staff Administration dapat dilihat pada

Gambar 4.3.


Gambar 4.3 Flowchart Staff Administration

Pekerjaan untuk Staff Administration dimulai dengan pengecek OPI.

Apabila OPI terdapat masalah maka perlu dikonfirmasikan ke pihak marketing

apabila tidak ada masalah maka langsung dilakukan update di jadwal induk.

Langkah berikutnya yaitu membuat PRR. PRR yang sudah dibuat kemudian

didistribusikan kepada Staff PPIC lainnya untuk dilakukan dengan pengecekan.

Pengecekan yang sudah dilakukan akan dikembalikan kepada Staff

Administration, jika masih terdapat kendala maka perlu dilakukan distribusi

ulang, apabila tidak maka langsung dibuat PO. PO yang telah dibuat kemudian

dilakukan pengecekan ulang sebelum didistribusikan ke pihak persiapan.

Pengecekan PO ini dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan, jika


terjadi masalah maka perlu dilakukan konfirmasi kembali di pihak desain. PO

yang sudah fix, maka didistribusikan kepada pihak persiapan yang merupakan

tahap akhir.

4.6.2 Flowchart Staff Inventory Kertas

Berikut merupakan Flowchart Staff Inventory Kertas dapat dilihat pada

Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Flowchart Staff Inventory Kertas

Pekerjaan yang dilakukan oleh Staff Inventory Kertas dimulai dari

pengecekan PRR, dari PRR dapat diketahui kebutuhan kertas yang akan

digunakan untuk setiap job. Tahap selanjutnya apabila terdapat desain yang tidak

pas maka Staff perlu melakukan konfrimasi ke departemen RND, apabila tidak ada

masalah maka langsung dilakukan pencarian stok kertas secara sistem di gudang

bahan baku perusahaan. Jika stok kertas di gudang bahan baku perusahaan kosong


maka perlu dilakukan pengecekan kertas di semua perusahaan cabang yang

dimiliki, apabila masih tidak menemukan maka solusi terakhir yaitu melakukan

pembelian kertas. Aktivitas yang dilakukan dalam pembelian yaitu membuat surat

purchase request kemudian dicetak dan kepala bagian harus memberi persetujuan

sebelum surat tersebut didistribusikan ke departemen purchasing. Langkah

berikutnya yaitu melakukan perhitungan kertas untuk disesuaikan dengan layout

cetak yang sudah ada. Setelah menemukan perhitungan maka Staff menuliskan

kebutuhan kertas yang akan digunakan ke kertas PRR. Kertas yang akan

diproduksi apabila terdapat pemotongan, maka Staff harus melakukan planning

potong, jika tidak selanjutnya dilakukan input booking kertas ke dalam sistem.

Hal ini berguna agar kertas tersiapkan dan terdistribusikan dari gudang bahan

baku ke area produksi. Langkah terakhir yang perlu dilakukan yaitu melakukan

update penggunaan kertas. Aktivitas yang dilakukan berikutnya yaitu melakukan

pengecekan PO yang telah dibuat oleh Staff Administration untuk memastikan

kemabali bahwa PO sudah siap untuk didistribusikan oleh Staff Administration.

4.6.3 Flowchart Staff Inventory Tinta dan Supporting Material

Berikut merupakan Flowchart Staff Inventory Tinta dan Supporting

Material dapat dilihat pada Gambar 4.5.


Gambar 4.5 Flowchart Staff Inventory Tinta dan Supporting Material

Aktivitas yang dilakukan oleh Staff Inventory Tinta dan Supporting

Material dimulai dari pengecekan PRR. PRR akan menentukan kebutuhan

material sesuai dengan job masing-masing. Langkah berikut yaitu mencari stok

material secara sistem. Material yang dibutuhkan apabila kosong maka Staff perlu

melakukan pembelian dengan cara membuat surat purchase request yang sudah

dilakukan persetujuan juga. Jika terdapat job yang memerlukan mixing tinta, maka

langkah yang dilakukan yaitu membuat surat perintah kerja (SPK) yang tentunya

sudah dilakukan persetujuan oleh kepala bagian selanjutnya diberikan kepada

departemen mixing tinta. Apabila terdapat job yang belum terdapat formula untuk

tinta, maka diperlukan pembuatan surat untuk matching tinta. Langkah yang

dilakukan sama seperti untuk job mixing yaitu membuat surat kemudian mencetak

dan harus terdapat persetujuan dari kepala bagian sebelum didistribusikan ke

departemen mixing tinta. Semua job mixing dan matching yang telah selesai maka

dilanjutkan melakukan acc PRR sebagai tanda bahwa PRR sudah selesai

dilakukan pengecekakan. Aktivitas yang dilakukan berikutnya yaitu melakukan


pengecekan PO yang telah dibuat oleh Staff Administration untuk memastikan

kemabali bahwa PO sudah siap untuk didistribusikan oleh Staff Administration.

Semua material yang telah digunakan maka perlu dilakukan update quantity

material ke dalam sistem perusahaan.

4.6.4 Flowchart Staff Planner Offset

Berikut merupakan Flowchart Staff Planner Offset dapat dilihat pada

Gambar 4.6

Gambar 4.6 Flowchart Staff Planner Offset

Aktivitas yang dilakukan oleh Staff Planner Offset pertama kali adalah

melakukan pengecekan OPI yang masuk dari Marketing, kemudian langsung

dilakukan update pada jadwal induk pribadi. Langkah berikut yaitu pengecekan

OPI dan PRR, jika terjadi masalah pada hasil produksi yang tidak sesuai dengan

target maka Staff perlu menginformasikan kepada pihak marketing. Jika terjadi

masalah selanjutnya pada desain yang baru maka perlu dikonfirmasikan kepada

pihak RND. Berikutnya Staff Planner Offset melakukan planning. Planning yang

telah jalan maka perlu dilakukan pemantauan hasil produksi, apabila terjadi


masalah pada hasil produksi maka perlu dikonfirmasikan kepada departemen

produksi, jika tidak maka Staff Planner Offset perlu turun langsung ke lapangan

untuk memantau dan memastikan agar job berjalan dengan lancar. Selanjutnya

diperlukan update pada hasil produksi. Konfirmasi pada departemen persiapan ini

berguna untuk melakukan pengecekan agar job tidak terjadi keterlambatan.

Aktivitas yang dilakukan berikutnya yaitu melakukan pengecekan PO yang telah

dibuat oleh Staff Administration untuk memastikan kemabali bahwa PO sudah

siap untuk didistribusikan oleh Staff Administration.

4.6.5 Flowchart Staff Planner Finishing

Berikut merupakan Flowchart Staff Planner Finishing dapat dilihat pada

Gambar 4.7.

Gambar 4.7 Flowchart Staff Planner Finishing

Aktivitas yang dilakukan oleh Staff Planner Offset pertama kali adalah

melakukan pengecekan OPI yang masuk dari Marketing, kemudian langsung

dilakukan update pada jadwal induk pribadi. Langkah berikut yaitu pengecekan

OPI dan PRR, jika terjadi masalah pada hasil produksi yang tidak sesuai dengan


target maka Staff perlu menginformasikan kepada pihak marketing. Jika terjadi

masalah selanjutnya pada desain yang baru maka perlu dikonfirmasikan kepada

pihak RND. Berikutnya Staff Planner Offset melakukan planning. Planning yang

telah jalan maka perlu dilakukan pemantauan hasil produksi, apabila terjadi

masalah pada hasil produksi maka perlu dikonfirmasikan kepada departemen

produksi, jika tidak maka Staff Planner Offset perlu turun langsung ke lapangan

untuk memantau dan memastikan agar job berjalan dengan lancar. Selanjutnya

diperlukan update pada hasil produksi. Aktivitas yang dilakukan berikutnya yaitu

melakukan pengecekan PO yang telah dibuat oleh Staff Administration untuk

memastikan kemabali bahwa PO sudah siap untuk didistribusikan oleh Staff

Administration.

4.6.6 Flowchart Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract

Berikut merupakan Flowchart Staff Inventory Single Face and Planner

Subcontract dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8 Flowchart Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract


Aktivitas yang dilakukan oleh Staff Inventory Single Face and Planner

dimulai dari melakukan pengecekan PRR yang berguna untuk menentukan job

single face atau job subcontract. Apabila terdapat job single face maka diperlukan

planning untuk produksi. Langkah berikut yaitu pengecekan stok material untuk

memproduksi single face, jika material tersebut kosong maka diperlukan

pembuatan surat purchase request yang tentunya diperlukan persetujuan dari

kepala bagian sebelum surat didistribusikan ke departemen purchasing.

Selanjutnya dilakukan acc PRR sebagai bukti bahwa telah dilakukan pengecekan.

Langkah berikut melakukan input job di jadwal induk pribadi, kemudian

dilakukan update hasil produksi. Apabila terdapat kendala pada hasil produksi

maka perlu dikonfirmasikan kembali ke departemen produksi.

Job Subcontract dimulai dengan melakukan planning untuk subcontract,

kemudian job akan diinfokan kepada departemen Purchasing lewat E-Mail juga

dilakukan pembuatan surat purchase request dan diperlukan persetujuan juga dari

kepala bagian sebelum surat didistribusikan. Jika terdapat pengiriman maka

diperlukan pembuatan surat jalan juga diperlukan persetujuan dari kepala bagian

sebelum surat tersebut didistribusikan. Jika terdapat kedatangan hasil subcontract

maka diperlukan pembuatan surat receiving juga diperlukan persetujuan kepala

bagian sebelum surat didistribusikan ke departemen purchasing. Jika terdapat

complain pada hasil subcontract, maka dilakukan informasi kepada pihak

purchasing untuk mendatangkan pihak supplier. Semua job yang telah selesai

juga harus perlu dilakukan update hasil subcontract ke dalam sistem. Aktivitas

yang dilakukan berikutnya yaitu melakukan pengecekan PO yang telah dibuat

oleh Staff Administration untuk memastikan kemabali bahwa PO sudah siap untuk

didistribusikan oleh Staff Administration.

4.7 Waktu Operasional Perusahaan

Data waktu pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.1.


Tabel 4.1 Waktu Pengamatan

Nama Staff Jumlah Hari

Pengamatan

Total Waktu

Operasional (menit)

Staff Administration 15 6525

Staff Inventory Kertas 15 6525

Staff Inventory Tinta dan

Supporting Material 15 6405

Staff Planner Offset 14 5850

Staff Planner Finishing 15 6525

Staff Inventory Single Face

and Planner Subcontract 15 6525

Pengamatan karyawan dilakukan pada hari Selasa-Sabtu, akan tetapi

tidak dilakukan secara berurutan setiap minggunya. Meskipun waktu dalam

pengamatan tidak berurutan tetapi sudah cukup menggambarkan aktivitas

karyawan dalam 1 bulan. Total hari pengamatan Staff Administration adalah 15

hari dengan total jam operasional perusahaan sebesar 6525 menit. Total hari

pengamatan Staff Inventory Kertas adalah 15 hari dengan total jam operasional

perusahaan sebesar 6525 menit. Total hari pengamatan Staff Inventory Tinta dan

Supporting Material adalah 15 hari dengan total waktu operasional perusahaan

sebesar 6405 menit. Waktu lebih sedikit daripada staff lainnya dikarenakan staff

ijin datang telambat karena berhalangan hal. Total hari pengamatan Staff Planner

Offset adalah 14 hari, dikarenakan pada hari pengamatan terdapat 1 hari yang

melakukan cuti, dan ada juga yang ijin pulang lebih awal karena ada sesuatu hal.

Total waktu operasional perusahaan adalah 5850 menit. Total hari pengamatan

Staff Planner Finishing adalah 15 hari dengan total jam operasional perusahaan

sebesar 6525 menit. Total hari pengamatan Staff Inventory Single Face and

Planner Subcontract adalah 15 hari dengan total jam operasional perusahaan

sebesar 6525 menit.


4.8 Perhitungan Allowance

Perhitungan Allowance digunakan sebagai toleransi staff dalam

menyelesaikan tugasnya. Toleransi ini sangat dibutuhkan bagi staff untuk

menghilangkan kejenuhan yang ada pada saat bekerja. Berikut merupakan

perhitungan allowance sesuai kebutuhan masing-masing staff berdasarkan

pengamatan.

4.8.1 Staff Administration

Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Administration

berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2 Allowance Staff Administration

Jenis Faktor Kategori Nilai

A Tenaga yang dikeluarkan Dapat Diabaikan 3

B Sikap kerja Duduk 1

C Gerakan kerja Normal 0

D Kelelahan mata Pandangan yang hampir terus

menerus 6

E Keadaan temperatur tempat

kerja Normal 0

F Keadaan atmosfer Cukup 1

G Keadaan lingkungan yang

baik Bersih, sehat 0

Personal needs Wanita 5

Total 16

Pekerjaan Staff Administration memerlukan kelonggaran yang ditentukan

oleh beberapa faktor. Total Allowance yang diperlukan sebesar 16 yang

dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang pertama adalah Tenaga yang

dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam kategori dapat diabaikan

dengan nilai sebesar 3. Nilai sebesar 3 ini diambil berdasarkan interval nilai 0-6.

Pemilihan nilai 3 ditentukan berdasarkan pengamatan, dikarenakan aktivitas yang


dilakukan tidak berhubungan dengan lantai produksi, sehingga tidak memerlukan

angka yang cukup besar.

Faktor yang kedua yaitu Sikap Kerja. Sikap Kerja yang dikeluarkan

masuk dalam kategori duduk dengan nilai sebesar 1. Nilai sebesar 1 ini diambil

berdasarkan interval nilai 0-1. Pemilihan nilai 1 ditentukan berdasarkan

pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya duduk, melainkan

juga jalan ke departemen lainnya.

Faktor yang ketiga yaitu Gerakan Kerja. Gerakan Kerja masuk dalam

kategori normal dengan nilai 0. Pengambilan nilai 0 dikarenakan pada saat staff

melakukan aktivitas, tidak sedang memanggul beban yang berat.

Faktor yang keempat yaitu Kelelahan Mata. Kelalahan Mata masuk

dalam kategori penglihatan yang hampir terus menerus dengan nilai 6. Nilai

sebesar 6 ini dikarenakan untuk keperluan seorang staff yang harus bekerja

memasukkan data ke dalam komputer diperlukan ketelitian yang cukup.

Faktor yang kelima yaitu Keadaaan Temperatur Tempat Kerja. Keadaan

Temperatur Tempat Kerja masuk dalam kategori normal dengan nilai 0. Nilai 0 ini

dikarenakan suhu pada ruangan saat staff bekerja tidak terlalu panas dan tidak

terlalu dingin yaitu pada interval temperatur 22-28 derajat celcius.

Faktor yang keenam yaitu Keadaan Atmosfer. Keadaan Atmosfer

tergolong pada kategori cukup dengan nilai 1. Nilai 1 ini diberikan karena pada

lingkungan kerja terkdang terdapat bau-bau yang tidak sedap dari luar ruangan

yang masuk. Hal tersebut tentu dapat mengganggu kinerja karyawan.

Faktor yang terakhir yaitu Personal Needs. Personal Needs digunakan

berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Administration adalah

seorang wanita, maka nilai untuk keperluan pribadi yang mendesak diberikan

sebesar 5.

4.8.2 Staff Inventory Kertas

Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Inventory Kertas

berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.3.


Tabel 4.3 Allowance Staff Inventory Kertas


A Tenaga yang dikeluarkan Sangat Ringan 6

B Sikap Kerja Duduk 1

C Gerakan Kerja Normal 0

D Kelelahan Mata Pandangan yang hampir terus

menerus 6

E Keadaan Temperatur Tempat

Kerja Normal 0


G Keadaan Lingkungan yang

Baik Bersih, sehat 0

Personal Needs Pria 2.5

Total 16.5

Pekerjaan Staff Inventory Kertas memerlukan kelonggaran yang

ditentukan oleh beberapa faktor. Total Allowance yang diperlukan sebesar 16.5

yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang pertama adalah Tenaga yang

dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam kategori Sangat Ringan

dengan nilai sebesar 6. Nilai sebesar 6 ini diambil berdasarkan interval nilai 6-7.5.


dilakukan tidak hanya dilakukan pada kantor, melainkan memerlukan tenaga

untuk melakukan pengecekan di berbagai area lapangan produksi. Contoh

aktivitasnya seperti melakukan pengecekan kertas pada gudang bahan baku.























berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Inventory Kertas adalah

seorang pria, maka nilai untuk keperluan pribadi yang mendesak diberikan sebesar

2.5.

4.8.3 Staff Inventory Tinta dan Supporting Material

Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Inventory Tinta dan

Supporting Material berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Allowance Staff Inventory Tinta dan Supporting Material






menerus 6


Kerja Normal 0



Tabel 4.4 Allowance Staff Inventory Tinta dan Supporting Material (sambungan)





Total 16.5

Pekerjaan Staff Inventory Tinta dan Supporting Material memerlukan

kelonggaran yang ditentukan oleh beberapa faktor. Total Allowance yang

diperlukan sebesar 16.5 yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang

pertama adalah Tenaga yang dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam

kategori Sangat Ringan dengan nilai sebesar 6. Nilai sebesar 6 ini diambil

berdasarkan interval nilai 6-7.5. Pemilihan nilai 6 ditentukan berdasarkan

pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya dilakukan pada

kantor, melainkan memerlukan tenaga untuk melakukan pengecekan di berbagai

area lapangan produksi. Contoh aktivitasnya seperti melakukan pengecekan tinta

di departemen mixing tinta.























berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Inventory Tinta dan

Supporting Material adalah seorang pria, maka nilai untuk keperluan pribadi yang

mendesak diberikan sebesar 2.5.

4.8.4 Staff Planner Offset

Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Planner Offset

berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada tabel 4.5.

Tabel 4.5 Allowance Staff Planner Offset






menerus 6


Kerja Normal 0





Total 16.5

Pekerjaan Staff Planner Offset memerlukan kelonggaran yang ditentukan

oleh beberapa faktor. Total Allowance yang diperlukan sebesar 16.5 yang


dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang pertama adalah Tenaga yang






aktivitasnya seperti melakukan pengecekan hasil produksi pada setiap mesin di

area produksi.






















berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Planner Offset adalah


2.5.


4.8.5 Staff Planner Finishing

Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Planner Finishing

berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada tabel 4.6.

Tabel 4.6 Allowance Staff Planner Finishing






menerus 6


Kerja Normal 0





Total 16.5

Pekerjaan Staff Planner Finishing memerlukan kelonggaran yang

ditentukan oleh beberapa faktor. Total Allowance yang diperlukan sebesar 16.5

yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang pertama adalah Tenaga yang






aktivitasnya seperti melakukan pengecekan hasil produksi pada setiap mesin di

area produksi.























berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Planner Finishing adalah


2.5.

4.8.6 Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract

Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Inventory Single Face

and Planner Subcontract berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada tabel

4.7.

Tabel 4.7 Allowance Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract






Tabel 4.7 Allowance Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract

(sambungan)



menerus 6


Kerja Normal 0





Total 16.5

Pekerjaan Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract

memerlukan kelonggaran yang ditentukan oleh beberapa faktor. Total Allowance

yang diperlukan sebesar 16.5 yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang

pertama adalah Tenaga yang dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam

kategori Sangat Ringan dengan nilai sebesar 6. Nilai sebesar 6 ini diambil

berdasarkan interval nilai 6-7.5. Pemilihan nilai 6 ditentukan berdasarkan

pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya dilakukan pada

kantor, melainkan memerlukan tenaga untuk melakukan pengecekan di berbagai

area lapangan produksi. Contoh aktivitasnya seperti melakukan pengecekan hasil

produksi pada setiap mesin di area produksi.























berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Inventory Single Face and

Planner Subcontract adalah seorang pria, maka nilai untuk keperluan pribadi yang

mendesak diberikan sebesar 2.5.

4.9 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Metode FTE

Hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja juga dapat digunkaan untuk

menentukan beban kerja yang diberikan sudah sesuai, kurang atau overload. Cara

perhitungan didapatkan dari menjumlahkan semua aktivitas yang produktif

ditambahkan dengan allowance yang diperlukan, kemudian dibagi dengan total

waktu operasional perusahaan. Hasil perhitungan dapat dilihat pada subbab

berikut.

4.9.1 Staff Administration

Berikut merupakan total waktu aktivitas pada saat melakukan

pengamatan dengan jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.8. Sebagai

contoh untuk mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc Ad2

yang berartikan jobdesc membuat PO dan berlaku pada kode relasi lainnya.


Tabel 4.8 Aktivitas Staff Administration

Activity

Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of Waktu

Tidak Produktif

(menit)

Membenarkan Printer 5

Membersihkan kertas 15

BREAK 1038

ke Toilet 126

Bermain HP 111

Membersikan meja kerja 6

Membuat Kopi 5

Minum 18

Menempel Jadwal Kalender 3

Berbincang-bincang 39

Makan Ringan 15

Refresh 311

Sholat 115

Cek Jadwal Induk Ad1 28

Cek OPI Ad1 203

Cek PO Ad1 71

Cek PRR Ad1 163

Diskusi Produksi - 533

Input Job Ad1 495

ke desain Ad4 12

ke Marketing Ad1 259

ke Persiapan Ad1 35

ke RND Ad4 81

Konfirmasi dengan HP - 13

Meeting - 232

Membuat Activity List - 17

Membuat PO Ad2 2032


Tabel 4.8 Aktivitas Staff Administration (sambungan)

Berdasarkan hasil pengamatan yang dapat dilihat di Tabel 4.8,

didapatkan total waktu produktif Staff Administration sebesar 5977 menit, dan

total waktu tidak produktif sebesar 1807 menit. Total jam operasional perusahaan

selama pengamatan adalah sebesar 6525 menit. Besar allowance yang diberikan

untuk Staff Administration sebesar 16%. Hasil dari total waktu yang produktif ini

akan digunakan dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:

Perhitungan dimulai dari total waktu produktif dikalikan dengan presentase

allowance yang telah ditentukan kemudian dibagi dengan total waktu operasional

perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Administration

sebesar 1.063 yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut belum melewati batas

Activity

Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of Waktu

Tidak Produktif

(menit)

Membuat PRR Ad2 586

Cek dan Menulis

E-Mail

Ad5 74

Menyiapkan PO Ad3 8

Menyusun PRR Ad3 21

Merapikan Berkas Ad3 24

Merapikan PO Ad3 129

Minta ACC - 7

Mencetak Ad3 710

Restart Komputer - 5

Simulate Ad2 32

Start UP - 49

Telepon

Konfirmasi

- 158

Grand Total 5977 1807


indeks FTE yaitu 1.28. Batas interval FTE untuk karyawan yang bekerja normal

adalah 1-1.28. Kesimpulan hasil perhitungan adalah karyawan bekerja dalam

kondisi yang normal, sehingga tidak diperlukan adanya penambahan atau

pengurangan pekerja. Total waktu terbesar saat pengamatan aktivitas yaitu saat

karyawan melakukan aktivitas membuat PO dengan total waktu sebesar 2032

menit. Pembuatan PO dibutuhkan waktu yang cukup tinggi, karena butuh

kecermatan dalam input data untuk meminimalisasi kesalahaan pada pembuatan

PO. Aktivitas yang tidak ada relasinya (-) berarti produktif, namun sangat

membantu dalam menyelesaikan jobdesc.

4.9.2 Staff Inventory Kertas


pengamatan dengan jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.9. Sebagai

contoh untuk mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc IK3

yang berartikan jobdesc cek kebutuhan kertas di PRR dan berlaku pada kode

relasi lainnya.

Tabel 4.9 Aktivitas Staff Inventory Kertas (sambungan)

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)

BREAK 971

Bermain HP 29

Mengangkat Air Galon 6

Merapikan kertas 4

Merapikan PRR 3

Minum 10

Makan Ringan 4

Refresh 150

SHOLAT 58

Cek Jadwal Induk IK1 89

Cek Layout IK1 230


Tabel 4.9 Aktivitas Staff Inventory Kertas (sambungan)

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)

Cek OPI IK1 5

Cek PO IK1 12

Cek PRR IK1 510

Cek Stock Kertas IK2 1269


Input Booking Kertas

Kebutuhan Cetak IK4 650

ke Gudang Cek Stock Kertas IK2 559

Ke Marketing - 34

ke Offset IK7 120

Ke Purchasing IK5 77

Ke RND Cek Layout kertas IK1 239


Meeting - 356


Membuat PR IK5 119

Cek dan Menulis E-Mail IK6 108

Menghitung Kebutuhan Kertas IK3 435

Minta Acc IK5 29

Mencetak IK5 71

Menulis Kebutuhan Kertas di

PRR IK3 257

Planning Potong Kertas IK4 285

Start Up - 48

Telepon Konfirmasi - 454

Update Penggunaan Kertas IK4 183




didapatkan total waktu Staff Inventory Kertas sebesar 6876 menit, dan total waktu

tidak produktif sebesar 1235 menit. Total jam operasional perusahaan selama

pengamatan adalah sebesar 6525 menit. Besar allowance yang diberikan untuk

Staff Inventory Kertas sebesar 16.5%. Hasil dari total waktu yang produktif ini

akan digunakan dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:



perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Inventory Kertas






karyawan melakukan aktivitas Cek Stock Kertas dengan total waktu sebesar 1269

menit. Pengecekan ini butuh dilakukan ketelitian karena merupakan tugas utama

yaitu mencari kebutuhan kertas pada setiap job. Kesalahaan dalam penggunaan

kertas juga akan mempengaruhi kinerja departemen lainnya. Aktivitas yang tidak

ada relasinya (-) berarti produktif, namun sangat membantu dalam menyelesaikan

jobdesc.

4.9.3 Staff Inventory Tinta dan Supporting Material


pengamatan dengan jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.10.

Sebagai contoh untuk mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc

IT3 yang berartikan membuat penjadwalan mesin tinta dan berlaku pada kode

relasi lainnya.


Tabel 4.10 Aktivitas Staff Inventory Tinta dan Supporting Material

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)

BREAK

970

Bermain HP

95

Membuat Kopi

27

Mengisi Air Galon

2

Minum

16

Berbincang-bincang

63

Makan Ringan

6

Refresh

402

Acc PO IT1 104

Acc PRR IT1 120

Acc SPK IT1 17

Mengambil SPK di Mixing IT2 5

Cek data IT3 15

Cek Jadwal Induk IT1 29

Cek Jadwal Planning IT1 4

Cek ke Mixing IT2 24

Cek Material IT1 616

Cek PO IT3 133

Cek PR IT1 3

Cek PRR IT1 221


Input Job IT5 14

Input SPK IT5 11

isi form IT5 8

ke Marketing - 4

ke Mixing Cek dan

Konfirmasi IT2 1932


Tabel 4.10 Aktivitas Staff Inventory Tinta dan Supporting Material (sambungan)

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu

Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)

ke Purchasing IT5 49


Meeting - 606


Membuat PR IT5 60

Membuat SPK IT5 272

Mencocokkan Hasil IT7 22

Cek dan Menulis E-Mail IT4 119

Menyiapkan PR IT5 10

Menyiapkan SPK IT5 77

Menyusun PO IT1 6

Minta Acc IT5 70

Mencetak IT5 268

Planning Matching IT6 53

Planning Mixing IT6 147

Start Up - 28


Update Material IT7 223



didapatkan total waktu Staff Inventory Tinta dan Supporting Material sebesar

6283 menit, dan total waktu tidak produktif sebesar 1581 menit. Total jam

operasional perusahaan selama pengamatan adalah sebesar 6405 menit. Besar

allowance yang diberikan untuk Staff Inventory Tinta dan Supporting Material

sebesar 16.5%. Hasil dari total waktu yang produktif ini akan digunakan dalam

rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:




perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Inventory Tinta

dan Supporting Material sebesar 1.143 yang menunjukkan bahwa karyawan

tersebut belum melewati batas indeks FTE yaitu 1.28. Batas interval FTE untuk

karyawan yang bekerja normal adalah 1-1.28. Kesimpulan hasil perhitungan

adalah karyawan bekerja dalam kondisi yang normal, sehingga tidak diperlukan

adanya penambahan atau pengurangan pekerja. Total waktu terbesar saat

pengamatan aktivitas yaitu saat karyawan melakukan pengecekan dan konfirmasi

di departemen Mixing dengan total waktu sebesar 1932 menit. Pengecekan ini

butuh dilakukan ketelitian karena merupakan tugas utama untuk mencari

kebutuhan tinta yang akan digunakan dalam proses produksi. Kurangnya

pemantauan pada di saat memberikan job pada area mixing juga akan

mempengaruhi keterlambatan pembuatan tinta yang juga akan berpengaruh pada

proses produksi sampai pengiriman. Aktivitas yang tidak ada relasinya (-) berarti

produktif, namun sangat membantu dalam menyelesaikan jobdesc.

4.9.4 Staff Planner Offset


pengamatan dengan jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.11.

Sebagai contoh untuk mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc

PO3 yang berartikan membuat schedule perencanaan produksi dan berlaku pada

kode relasi lainnya.

Tabel 4.11 Aktivitas Staff Planner Offset

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)

Angkat Air Galon 3

BREAK 937


Tabel 4.11 Aktivitas Staff Planner Offset (sambungan)

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)

Membuat kopi 25

ke Toilet 77

Bermain Hp 202

Membuat Kopi 42


Minum 5


Makan Ringan 65

Refresh 149

Acc PO PO1 51

Acc PRR PO1 152

Cek Hasil Produksi PO1 78

Cek Jadwal Induk PO1 59

Cek OPI PO1 3

Cek Planning PO4 324

Cek PO PO1 9

Cek PRR PO1 89


Ke Departement Produksi

Konfirmasi PO7 127

ke Marketing PO7 108

ke Persiapan Konfirmasi PO8 44

ke Produksi Cek PO5 542

ke RND - 29

Konfirmasi dengan Hp - 194

Meeting - 1323



Tabel 4.11 Aktivitas Staff Planner Offset (sambungan)

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)

Membuat Laporan

Pencapaian PO6 34

Mencocokkan Hasil PO5 31

Cek dan Menulis E-Mail PO2 26

Mencetak PO4 59

Planning PO4 657

Start Up - 40


Update Hasil Produksi PO5 233

Update Jadwal Induk PO3 86

Update Planning PO4 220



didapatkan total waktu Staff Planner Offset sebesar 5761 menit, dan total waktu

tidak produktif sebesar 1523 menit. Total jam operasional perusahaan selama

pengamatan adalah sebesar 5850 menit. Besar allowance yang diberikan untuk

Staff Planner Offset sebesar 16.5%. Hasil dari total waktu yang produktif ini akan

digunakan dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:



perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Planner Offset







karyawan melakukan aktivitas Meeting dengan total waktu sebesar 1323 menit.

Meeting untuk planner offset sangat dibutuhkan sehingga memakan waktu yang

cukup besar. Aktivitas ini dilakukan untuk menentukan job apa saja yang

dilakukan planning kedepannya, selain itu juga membahas tentang perubahan

tanggal pengiriman dan lain sebagainya. Kurangnya informasi pada saat Meeting

tentu akan menghambat berjalannya produksi juga tanggal pengiriman akan

tertunda. Aktivitas yang tidak ada relasinya (-) berarti produktif, namun sangat

membantu dalam menyelesaikan jobdesc.

4.9.5 Staff Planner Finishing

Berikut merupakan aktivitas pada saat melakukan pengamatan dengan

jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.12. Sebagai contoh untuk

mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc PF6 yang berartikan

membuat laporan planning dan berlaku pada kode relasi lainnya.

Tabel 4.12 Aktivitas Staff Planner Finishing

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)


BREAK 935

Membuat Kopi 9

Ke Toilet 25

Bermain HP 8

Membuat Kopi 3

Makan Ringan 8

Minum 37

Refresh 132

Acc PO PF1 19

Acc PRR PF1 67

Cek Data WIP PF5 68


Tabel 4.12 Aktivitas Staff Planner Finishing (sambungan)


didapatkan total waktu produktif Staff Planner Finishing sebesar 7239 menit, dan

Activity Relasi

Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif (menit)

Cek Hasil Finishing di

Produksi PF6 1723

Cek Jadwal Induk PF3 64

Cek PO PF1 28

Cek PRR PF1 77

Cek Rencana Offset PF5 7


ke Marketing PF8 21

ke RND - 15


Meeting - 655


Membuat Laporan

Hasil PF7 13

Mencocokan Hasil PF7 214

Cek dan Menulis

E-Mail PF2 140

Mencetak PF4 19

Planning PF4 1214

Startup - 43


Update Hasil Produksi PF6 1199

Update Jadwal Induk PF3 12



total waktu tidak produktif sebesar 1160 menit. Total jam operasional perusahaan

selama pengamatan adalah sebesar 6525 menit. Besar allowance yang diberikan

untuk Staff Administration sebesar 16.5%. Hasil pengamatan ini akan digunakan

dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:



perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan FTE menunjukkan bahwa karyawan

tersebut sudah melewati batas indeks FTE yaitu 1.28. Melebihi batas indeks

menunjukan bahwa karyawan tersebut sudah dianggap overload dalam bekerja.

Total waktu terbesar saat pengamatan aktivitas yaitu saat karyawan melakukan

pengecekan hasil finishing di area produksi dengan total waktu sebesar 1723

menit. Usulan penyebab overload akan dibahas pada subbab 4.9. Aktivitas yang

tidak ada relasinya (-) berarti produktif, namun sangat membantu dalam

menyelesaikan jobdesc.

4.9.6 Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract

Berikut merupakan aktivitas pada saat melakukan pengamatan dengan

jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.13. Sebagai contoh untuk

mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc ISF2 yang berartikan

update hasil produksi dan berlaku pada kode relasi lainnya.

Tabel 4.13 Aktivitas Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract

Activity Relasi Jobdesc

Total Sum of

Waktu Produktif

(menit)

Total Sum of Waktu

Tidak Produktif

(menit)

BREAK 992

ke Toilet 31

Bermain Hp 5

Minum 36




(sambungan)


Total Sum of

Waktu

Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif

(menit)

Refresh 165

Acc PRR PS1, ISF1 10

Bertemu dengan Supplier - 129

Membuat konfirmasi

komplain - 17

Membuat PR PS2 12

Cek Hasil Produksi ISF3 97

Cek Hasil Subkon PS4 157

Cek Jadwal Induk PS1, ISF1 41

Cek Material ISF3 137

Cek Pengiriman PS4 6

Cek Planning ISF2 47

Cek PO PS1, ISF1 17

Cek PRR PS1, ISF1 11

Cek Receiving PS2 18

Cek Stok Material ISF3 132

Cek Subkon di Produksi PS4 1429

Cek Tagihan Supplier PS6 106


ke Accounting PS2 11

Ke Departement Produksi PS5, ISF5 5

ke Produksi PS4, ISF6 431

Ke Purchasing PS2 87


Meeting - 494



(sambungan)


Total Sum of

Waktu

Produktif

(menit)

Total Sum of

Waktu Tidak

Produktif

(menit)


Membuat PR PS2 155

Membuat Receiving PS2 104

Membuat Surat Jalan PS2 20

Menata Nota - 27

Cek dan Menulis E-Mail PS2 279

Menulis Hasil Update PS2 17

Menyiapkan Receiving PS7 54

Minta Acc PS3 81

Mencetak PS2 75

Menulis Hasil di kertas PS2 15

Planning ISF2 200

Start Up - 33


Update hasil Subkon PS4 782

Update Penggunaan Material ISF3 180

Update Planning ISF2 23

Membereskan Surat Jalan PS2 11



didapatkan total waktu Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract

sebesar 6758 menit, dan total waktu tidak produktif sebesar 1239 menit. Total jam

operasional perusahaan selama pengamatan adalah sebesar 6525 menit. Besar

allowance yang diberikan untuk Staff Inventory Single Face and Planner


Subcontract sebesar 16.5%. Hasil dari total waktu yang produktif ini akan

digunakan dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:



perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Inventory Single

Face and Planner Subcontract sebesar 1.207 yang menunjukkan bahwa karyawan

tersebut belum melewati batas indeks FTE yaitu 1.28. Batas interval FTE untuk

karyawan yang bekerja normal adalah 1-1.28. Kesimpulan hasil perhitungan

adalah karyawan bekerja dalam kondisi yang normal, sehingga tidak diperlukan

adanya penambahan atau pengurangan pekerja. Jadi untuk Staff Inventory Single

Face and Planner Subcontract tidak diperlukan 2 orang akan tetapi 1 orang saja

dapat mengerjakan 2 jabatan. Total waktu terbesar saat pengamatan aktivitas yaitu

saat karyawan melakukan aktivitas pengecekan subkon di produksi dengan total

waktu sebesar 1429 menit. Pengecekan subkon diperlukan apabila hasil subkon

sudah datang. Apabila terjadi kecacatan pada hasil subkon, staff harus melakukan

tindakan tertentu agar produksi dapat menghasilkan kualitas yang baik. Hasil

kualitas yang kurang baik akan mempengaruhi kepercayaan customer apabila

memesan produk di perusahaan tersebut. Aktivitas yang tidak ada relasinya (-)

berarti produktif, namun sangat membantu dalam menyelesaikan jobdesc.

4.10 Analisa FTE Staff Planner Finishing yang Overload

Berdasarkan perhitungan yang telah dibahas pada subbab 4.8.5 dikatakan

bahwa Staff Planner Finishing bekerja overload. Dilihat dari hasil nilai FTE

sebesar 1.2925 yang telah melebihi indeks 1.28, karyawan tersbut dikatakan

bekerja tidak secara efektif. Total waktu aktivitas yang dihabiskan untuk

mengerjakan dapat dilihat pada Gambar 4.9.


Waktu Produktif 77 68 67 333172312141199856693655214140

Percent 1.1 0.9 0.9 4.623.816.816.611.8 9.6 9.0 3.0 1.9

Cum % 93.594.595.4100.023.840.657.169.078.587.690.592.5

Aktivitas

Oth

er

ACC

PRR

Cek Dat

a W

IP

Cek PR

R

Cek da

n Men

ulis E-

Mail

Men

coco

kkan

Has

il

Mee

ting

Telep

on K

onfir

masi

Disk

usi P

rodu

ksi

Updat

e Has

il Pr

oduk

si

Plan

ning

Cek Has

il Finish

ing

di P

rodu

ksi

8000

7000

6000

5000

4000

3000

2000

1000

0

100

80

60

40

20

0

Waktu

Pro

du

ktif

Perc

en

t

Pareto Chart of Aktivitas

Gambar 4.9 Pareto Chart Activity Staff Planner Finishing

Hasil dari diagram pareto yang mencakup 80% waktu yang dihabiskan

untuk melakukan 20% pekerjaan, yang pertama terdapat pada aktivitas Cek Hasil

Finishing di Produksi dengan total waktu sebesar 1723 menit. Planning untuk

urutan yang kedua dengan total waktu yang dihabiskan sebesar 1214 menit.

Update Hasil Produksi terbesar ketiga dengan total waktu yang dihabiskan sebesar

1199 menit. Planning untuk urutan yang ketiga dengan total waktu yang

dihabiskan sebesar 987 menit. Diskusi Produksi terbesar keempat dengan total

waktu yang dihabiskan sebesar 856 menit. Telepon Konfirmasi terbesar kelima

dengan total waktu yang dihabiskan sebesar 693 menit. Meeting untuk urutan

terakhir dengan total waktu yang dihabiskan sebesar 655 menit. Analisa penyebab

80% waktu yang terpakai untuk setiap aktivitas dapat dilihat lebih lanjut pada

subbab berikutnya.

4.10.1 Cek Hasil Finishing di Produksi

Analisa dari akar penyebab pekerja menghabiskan waktu terbanyak akan

dibahas menggunakan Fishbone Diagram. Berikut merupakan Fishbone Diagram

penyebab lamanya dalam melakukan aktivitas dapat dilihat pada Gambar 4.10.


Gambar 4.10 Fishbone Diagram Cek Hasil Finishing di Produksi

Aktivitas Cek Hasil Finishing di Produksi dilakukan dengan cara turun

langsung di lapangan untuk pengecekan. Total waktu yang dibutuhkan untuk

melakukan aktivitas pengecekan sebesar 1723 menit, hal tersebut disebabkan oleh

faktor man dan methode. Faktor man menjadi salah satu penentu dari masalah

yang terjadi. Saat pengecekan di lapangan, karyawan bingung dalam melakukan

pengecekan. Faktor dari bingung ini disebabkan karyawan tidak mempunyai

daftar apa saja yang harus dicek secara urut. Tidak adanya daftar tersebut

dikarenakan karyawan tidak membuat activity list untuk pengecekan di area

produksi, sehingga mengakibatkan kebingungan. Faktor methode yaitu lama

dalam pengontrolan yang dikarenakan operator tidak memahami cara mengambil

hasil. Hal itu disebabkan pada saat pelatihan, karyawan tidak memahami konsep

dengan jelas.

Hasil dari analisa akar permasalahan dan diskusi dengan kepala bagian

perusahaan terdapat beberapa poin penting dalam Cek Hasil Finishing di Produksi

yaitu mengethaui target dan hasil produksi, problem yang ada dan langkah yang

akan/sudah diambil dalam menganganinya dan potensi terjadi permasalahan. Oleh


dari itu dibutuhkan solusi untuk menurunkan waktu yang diperlukan dan

melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:

Membuat daftar aktivitas secara teratur serta poin-poin penting yang harus

dilakukan sesuai job yang akan dicek. Pembuatan ini akan membantu kepala

bagian dalam melakukan kontrol terhadap Staff Finishing.

Tabel 4.14 Activity List untuk Pengecekan di Lapangan

Jam Melakukan Pengecekan xx.xx – xx.xx Tanggal: dd/mm/yy

No Nama

Mesin

Nama

Job

Hasil

Produksi

Target

Produksi

Waktu Pengambilan

Hasil

1 A1 A xxxx xx % xx.xx

2

3

dst

Tabel 4.14 akan digunakan Staff Planner Finishing pada saat melakukan

pengecekan di lapangan. Tabel tersebut berisikan Nama Mesin untuk mengetahui

mesin apa yang dicek, Nama Job yang digunakan untuk mengetahui job apa yang

sedang dicek, Hasil Produksi yang digunakan untuk update hasil, Target Produksi

sebagai pembanding hasil produksi dan Waktu Pengambilan Hasil yang

digunakan sebagai estimasi sementara.

Tabel 4.15 Laporan Permasalahan

No Job yang

Bermasalah

Penyebab

Permasalahan Keterangan

Tanggal: dd/mm/yy

Solusi

1

2

3

dst

Tabel 4.15 akan digunakan sebagai laporan permasalahan yang terjadi

saat mengontrol di area produksi. Laporan permasalahan berisikan Job yang


bermasalah. Kedua yaitu Penyebab Permasalahan yaitu untuk mengetahui

mengapa terjadi permasalahan pada job tersebut, contohnya karena target tidak

tercapai. Ketiga Keterangan yaitu untuk memperjelas penyebab permasalahan,

contohnya target tidak tercapai karena mesin sedang bermasalah. Keempat Solusi

untuk mengatasi permasalahan yang ada, contohnya dengan menanyakan

kejelasan kapan mesin selesai perbaikan dan bagaimana kejelasan berjalannya job.

Tabel 4.16 Laporan Permasalahan Lainnya

No Keterangan Permasalahan Lain-lain Tanggal: dd/mm/yy

1

2

3

dst

Tabel 4.16 digunakan apabila terjadi permasalahan lain. Tabel ini sebagai catatan

lain-lain untuk memberi keterangan apabila terjadi permasalahan lain selain di

job. Contohnya sebagai laporan kepada departemen produksi apabila ada

permasalahan.

Hasil diskusi dengan kepala bagian dengan adanya daftar aktivitas untuk

pengecekan, kepala bagian memberikan batasan waktu sebanyak 60 menit untuk

pengecekan di area produksi setiap harinya. Pengurangan waktu tersebut sudah

cukup membantu dalam menangani overload. Perhitungan FTE apabila

pengecekan diturunkan yaitu:

1 hari : 60 menit

15 hari pengamatan : 15*60 = 900 menit

Selisih waktu dengan pengamatan : 1723 menit – 900 menit : 823 menit.

Jadi dengan adanya solusi pembatasan waktu dapat menghemat 823 menit yang

dapat digunakan untuk aktivitas lainnya.

FTE :

Maka dengan usulan ini, pekerjaan untuk staff finishing menjadi normal.

Staff Finishing perlu bekerjasama dengan kepala bagian setiap mesin untuk

memberikan laporan target hasil dan permasalahan yang muncul.


Hasil dari pengecekan di lapangan, kepala bagian akan meminta report yang jelas

dari hasil turun di lapangan. Sehingga pada akhirnya, waktu untuk turun ke area

produksi tidak membutuhkan waktu yang cukup tinggi dan karyawan dapat

bekerja lebih produktif.

4.10.2 Planning




Gambar 4.11 Fishbone Diagram Planning

Aktivitas Planning membutuhkan waktu sebesar 987 menit, hal tersebut

disebabkan oleh faktor man dan methode. Faktor man yang menyebabkan

lamanya melakukan aktivitas adalah lama dalam melakukan planning yang

dipengaruhi oleh tidak fokusnya karyawan saat melakukan planning. Faktor kedua

yaitu dari faktor metode kerja. Planning harus dilakukan pengulangan karena

disebabkan karena target planning yang sudah ditentukan tidak tercapai. Kendala

seperti itu disebabkan karena terdapat masalah pada mesin produksi. Faktor yang

ketiga dari faktor mesin. Penyebab dilakukan planning yang lama karena adanya

downtime mesin sehingga target produksi tidak bisa terpenuhi. Penyebab adanya


downtime karena proses maintence schedule untuk mesin tidak tertata dengan

baik.


perusahaan, Planning ini membutuhkan solusi untuk menurunkan waktu yang

diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:

Mengkonfirmasi kembali jadwal maintenance mesin kepada departemen

produksi agar tidak terjadi downtime. Adanya waktu untuk perbaikan ini sangat

diperlukan untuk menghindari downtime, sehingga dapat memberikan estimasi

job cetak selesai dikerjakan.

Melakukan pembatasan waktu khusus untuk planning. Pembatasan waktu

sangat berguna sebagai target dalam melakukan pekerjaan, dengan pembatasan

waktu karyawan akan termotivasi untuk menyelesaikan tepat waktu.

Memberikan laporan hasil planning kepada kepala bagian, sehingga kepala bagian

dapat melakukan pengawasan lebih apabila terdapat masalah dalam job nantinya.

4.10.3 Update Hasil Produksi




Gambar 4.12 Fishbone Diagram Update Hasil Produksi


Aktivitas Update hasil Produksi merupakan aktivitas update yang

dilakukan secara sistem ataupun dengan data pribadi yang dimilikinya. Total

waktu yang dibutuhkan sebesar 1199 menit, hal tersebut disebabkan oleh faktor

man dan methode. Faktor man yang menyebabkan lamanya melakukan aktivitas

adalah kurangnya teliti saat melakukan update. Kurangnya teliti disebabkan oleh

faktor karyawan yang kurang mahir dalam menggunakan rumus, sehingga

memerlukan cara manual dalam update, selain itu lalainya karyawan juga sebagai

penyebab faktor tersebut. Kelalaian karyawan bersumber karena karyawan kurang

fokus dalam melakukan sesuatu, sehingga membutuhkan waktu yang cukup

banyak. Faktor methode yaitu kesulitan dalam melakukan update. Penyebab

kesulitan tersbut karena layout data pribadi dengan data sistem terdapat perbedaan

yang cukup banyak, sehingga harus melakukan pemindahan secara bertahap. Hal

tersebut disebabkan karena layout tidak terstruktur dengan baik sehingga

memakan waktu yang lama sat update.


perusahaan, Update Hasil Produksi ini membutuhkan solusi untuk menurunkan

waktu yang diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:

Memberikan target waktu untuk menyelesaikan hasil update setelah

pengecekan di lapangan dilakukan.

Melaporkan hasil update kepada kepala bagian serta melaporkan permasalahan

yang ada, sehingga permasalahan dapat terpecahkan secara bersama-sama.

4.10.4 Diskusi Produksi





Gambar 4.13 Fishbone Diagram Diskusi Produksi

Aktivitas Diskusi Produksi membutuhkan waktu sebesar 856 menit, hal

tersebut disebabkan oleh faktor man dalam melakukannya. Faktor man yang

menyebabkan lamanya melakukan aktivitas seperti kurangnya informasi karyawan

dalam menerima job cetak. Faktor yang menyebabkan sampai kurangnya

informasi yaitu kelalaian karyawan saat diberi penjelasan. Apabila karyawan

sangat aktif untuk bertanya informasi penting saat penjelasan, maka diskusi

produksi ini akan terminimalkan waktunya. Hal tersebut disebabkan karena tidak

fokusnya saat karyawan diberikan penjelasan, sehingga memicu aktivitas diskusi

produksi secara terus-menerus.


perusahaan, Diskusi Produksi ini membutuhkan solusi untuk menurunkan waktu

yang diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:

Potensi kelupaan dapat diminimalkan dengan pembuatan catatan pribadi

tentang apa saja yang telah diberikan penjelasan. Catatan ini sangat membantu

seseorang dengan karakter sedikit pelupa. Contohnya dengan menuliskan poin-

poin penting ketika diterangkan untuk meminimalisasi waktu juga. Apabila hal

tersebut diterapkan, maka waktu untuk diskusi produksi lebih terminimalkan

dari hasil penelitian ini.


4.10.5 Telepon Konfirmasi




Gambar 4.14 Fishbone Diagram Telepon Konfirmasi

Aktivitas Telepon Konfirmasi hampir mirip dengan Diskusi Produksi,

perbedaannya hanya tidak dilakukan dengan tatap muka secara langsung

melainkan menggunakan HP atau telepon kantor. Total waktu yang dibutuhkan

untuk melakukan aktivitas ini sebesar 693 menit. Penyebab waktu yang

dibutuhkan terlalu besar adalah faktor man dalam melakukannya. Faktor man

yang menyebabkan lamanya melakukan aktivitas seperti kurangnya informasi

karyawan dalam menerima job cetak. Faktor yang menyebabkan sampai

kurangnya informasi yaitu kelalaian karyawan saat diberi penjelasan. Apabila

karyawan sangat aktif untuk bertanya informasi penting saat penjelasan, maka

diskusi produksi ini akan terminimalkan waktunya. Hal tersebut disebabkan

karena tidak fokusnya saat karyawan diberikan penjelasan, sehingga memicu

aktivitas diskusi produksi secara terus-menerus.


perusahaan, Telepon Konfirmasi ini membutuhkan solusi untuk menurunkan

waktu yang diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:

Potensi kelupaan dapat diminimalkan dengan pembuatan catatan pribadi

tentang apa saja yang telah diberikan penjelasan. Catatan ini sangat membantu

seseorang dengan karakter sedikit pelupa. Contohnya dengan menuliskan poin-


poin penting ketika diterangkan untuk meminimalisasi waktu juga. Apabila hal

tersebut diterapkan, maka waktu untuk diskusi produksi lebih terminimalkan

dari hasil penelitian ini.

4.10.6 Meeting




Gambar 4.15 Fishbone Diagram Meeting

Aktivitas Meeting dapat dilakukan dengan karyawan internal maupun

karyawan external. Total waktu yang dibutuhkan untuk meeting selama

pengamatan sebesar 655 menit. Penyebab waktu yang dibutuhkan terlalu besar

adalah faktor man dalam melakukannya. Faktor man yang menyebabkan lamanya

melakukan aktivitas adalah karyawan tidak datang tepat waktu, sehingga meeting

menjadi tertunda karena menunggu kedatangan. Penyebab karyawan tidak datang

tepat waktu adalah kurangnya persiapan data untuk disampaikan dalam meeting,

selain itu karyawan kurang dapat membagi waktu dengan baik. Faktor lainnya

yaitu adanya meeting ulang yang disebabkan karena informasi saat meeting tidak

terinformasikan dengan lengkap. Tidak lengkapnya informasi disebabkan karena

pada saat meeting karyawan kurang memahami bahsa meeting dengan baik, dan

tidak adanya inisiatif karyawan dalam bertanya.



perusahaan, Diskusi Produksi ini membutuhkan solusi untuk menurunkan waktu

yang diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:

Keterlambatan datang dapat diminimalkan dengan memberi persiapan untuk 30

menit sebelum meeting dimulai, persiapannya dengan menyiapkan data yang

dibutuhkan pada meeting nantinya, sehingga tidak menunggu untuk mencetak

data yang dibutuhkan.

Lebih terampil dalam bertanya dalam meeting tentang kejelasan job ketika

diinfokan. Selain itu juga perlu menuliskan poin penting yang diperlukan untuk

meminimalkan kelupaan pada karyawan.

4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Gambaran … · 4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1....

Documents

Transcript of 4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Gambaran … · 4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1....