32013-4-158444255839

Program Studi AkuntansiFakultas EkonomiProgram Kelas KaryawanUniversitas Mercu Buana

MODUL ke 4

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi IIDosen : Muhammad Yusuf, SE.MMHari/jam kuliah : Sabtu, 16. 15 – 19.00 wib

Minggu, 08.00 – 10.45 wib

===============================================

MENGEMBANGKAN MODEL SPA / REA

Setelah memperkenalkan berbagai konsep dasar dari model REA dan berbagai

potensi manfaatnya jika dibandingkan dengan pendekatan tradisional, kita akan

membahas bagaimana model REA dikembangkan. Inti dari pendekatan ini adalah

konsep dari peristiwa (event) .Sebuah proses bisnis dapat terdiri atas beberapa

peristiwa, Sebelum mengembangkan model REA, berbagai peristiwa harus

diklasifikasikan sebagai :

Peristiwa operasi, yaitu aktivitas yang menghasilkan barang dan jasa

Peristiwa informasi yaitu aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan

pemeliharaan dan pelaporan informasi

Peristiwa keputusan/manajemen yaitu aktivitas yang mengarah pada pembuatan

keputusan dan implementasinya.

Berbagai jenis peristiwa ini semuanya dihubungkan secara sirkular:

Peristiwa keputusan/manajemen memicu peristiwa operasi. Peristiwa operasi

memicu peristiwa informasi. Peristiwa informasi memicu peristiwa

keputusan/manajemen, seterusnya. Dalam sistem informasi manual, cukup mudah

untuk membedakan antara ketiga jenis peristiwa ini.

Sayangnya, makin rumit sistem informasi terkomputer membuat makin tidak jelas

akhir dari sebuah jenis peristiwa dan awal mulainya.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Muhammad Yusuf, SE.MM SISTEM INFORMASI AKUTANSI 2

Akan tetapi, dari perspektif pengendalian dan relevansi ke bagian yang menjadi

pusat perhatian, merupakan hal yang penting untuk mengidentifikasi secara

terpisah berbagai peristiwa ini ketika mengembangkan model REA.

Dimulai dengan yang paling jelas, biasanya tidak sulit untuk mengidentifikasi

mana yang merupakan peristiwa keputusan/manajemen. Peristiwa ini meliputi

keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, evaluasi, dan pengendalian.

Contohnya, membeli atau tidak membeli, menjual atau tidak menjual, menyewa

tidak menyewa, meminta laporan, meminta informasi, dan mengimplementasikan

ukuran pengendalian baru semuanya adalah peristiwa keputusan manajemen

Peristiwa informasi menghasilkan informasi yang memungkinkan keputusan dibuat.

Peristiwa ini meliputi tindakan pencatatan, perbaikan, pembaruan atau pemeliharaan.

Berikut ini adalah contoh dari peristiwa informasi :

mencatat data pelanggan baru,

memperbaharui record persediaan setelah adanya penjualan

memperbaiki perincian pelanggan yang berubah alamatnya,

membuat perkiraan biaya untuk produk baru

membuat laporan peringkat kredit atas berbagai pelanggan yang berpotensi

membuat analisis data pelamar kerja dalam perusahaan,

membuat faktur penjualan

membuat pesanan pembelian, dan

membuat laporan kinerja per divisi

Contoh Studi Kasus

Horizon Books

Horizon books adalah toko buku di Kota Philadelphia. Toko ini memiliki persediaan

hampir 5.000 buku. Para pelanggan datang dan melihat – lihat rak, memilih buku dan

membawanya ke salah satu dari tiga kasir yang ditempatkan di berbagai bagian berbeda

di toko tersebut.

Salah satu dari ketiga kasir tersebut ditempatkan di bagian informasi, tempat para

pelanggan dapat mencari apakah buku tertentu ada dalam persediaan, memasukkan


pesanan untuk buku yang tidak ada di toko buku, dan mengambil serta ,membayar buku

yang sebelumnya sudah dipesan.

Kasir di bagian informasi tersebut memiliki sebuah basis data yang akan dibukanya

untuk memeriksa setiap pertanyaan.

Tidak ada penjualan secara kredit. Semua pelanggan membayar pembeliannya pada

waktu membeli.

TAHAP 1

Ditahap pertama, peristiwa operasi yang akan dimasukkan model diidentifikasi. Berbagai

peristiwa ini adalah peristiwa yang mendukung tujuan strategis perusahaan dan perlu

dikumpulkan informasinya. Dalam bentuk yang paling sederhana, model dapat memiliki

satu peristiwa saja, penjualan. Akan tetapi , hal tersebut berarti tidak ada data yang

terkumpul mengenai waktu yang dihabiskan pelanggan untuk melihat-lihat sebelum

melakukan pembelian. Hal ini juga berarti tidak ada data mengenai pelanggan yang

bertanya, tetapi meninggalkan toko tanpa melakukan pembelian. Untuk menangkap

berbagai data ini, peristiwa kedatangan, peristiwa bepergian dan peristiwa bertanya

perlu dimasukkan ke dalam model.

TAHAP 2

Peristiwa operasi yang telah diidentifikasi kini perlu diatur dalam urutan terjadinya.

Walaupun ada banyak penjualan yang terjadi tanpa adanya pertanyaan yang

mendahuluinya, kapan saja pertanyaan muncul, maka akan diteruskan urutanya ke

penjualan yang dapat timbul dari pertanyaan tersebut. Oleh karenanya urutan peristiwa

dalam model ini adalah pertanyaan, penjualan dan pembayaran .

Hal ini ditunjukkan dalam figure 10-6. Perhatikan bahwa tiap peristiwa ditunjukkan dalam

objek kata kerja. Perhatikan juga bahwa kata kerja disajikan dari perspektif perusahaan

bukan pelanggan.

Figur 10-6 :

Peristiwa yang penting untuk model REA Penjualan Horizon Books


Sumber : Buku James A. hall hal : 102

TAHAP 3

Selanjutnya sumber daya dan pelakunya untuk tiap peristiwa operasi harus diidentifikasi.

Hal ini paling mudah dilakukan dengan menjawab pertanyaan siapa, apa dan di mana

untuk tiap peristiwa. Contohnya, pertanyaan berikut ini dapat diajukan . Siapa yang

terlibat ? Apa yang dilibatkan ? Dimana terjadinya ?


Menjawab Pertanyaan

Membuat Penjualan

Menerima Pembayaran

Figur 10-7

Sumber Daya, Peristiwa dan Pelaku Horizon Books diber label untuk menunjukkan Peristiwa


TAHAP 4

Tahap berikutnya adalah mengidentifikasi berbagai hubungan antara sumber daya,

peristiwa, dan pelaku. Mulailah dari tiap peristiwa, dan hubungkan dengan sumber daya

serta pelaku yang dilihatkan dalam peristiwa tersebut. Kemudian gambarlah garis

penghubung berbagai peristiwa yang secara logika saling berhubungan. Penyajian

grafis ini ditunjukkan dalam figure 10-8


Database Persediaan

Buku-buku

Menjawab Pertanyaan

Membuat Penjualan

Meja Informasi

Meja kasir

Kas

Menerima Pembayaran

Pelanggan

Kasir

Figur : 10-8

Hubungan REA Proses Penjualan Horizontal Book


TAHAP 5

Tahap berikutnya adalah menetapkan kardinalitas (cardinality) semua hubungan entitas

tyersebut. Terdapat lima bentuk hubungan yang digunakan ketika membuat model REA.

Kelima bentuk hubungan tersebut adalah nol ke satu (0,1), nol ke banyak (0,M), satu ke

satu (1,1) satu ke banyak (1, M) dan banyak ke banyak (M, M).

Perhatikan bahwa desain sesungguhnya dari berbagai tabel dasar relasional sesuai

dengan proses yang sama walaupun berasal dari ER tradisional ataupun model

REA. Keuntungan model REA adalah data nonkeuangan berbasis peristiwa dapat

ditangkap, sedangkan hal ini diabaikan dalam diagram ER untuk proses bisnis yang

sama. Peningkatan level perincian dalam model REA membuatnya lebih mudah

untuk mengidentifikasi apa saja yang terjadi selama pemodelan proses. Informasi

tambahan ini makin memperkaya basis data serta juga memperbaiki proses

perencanaan, evaluasi dan pengendalian berbagai proses bisnis.


Database Persediaan

Buku-buku

Menjawab Pertanyaan

Membuat Penjualan

Meja Informasi

Meja kasir

KasMenerima Pembayaran

Pelanggan

Kasir

Dalam Kasus hubungan entitas pelanggan : melakukan penjualan di Horizon

Books, keberadaan seorang pelanggan dapat menimbulkan hubungan nol, satu, atau

banyak melakukan penjualan.

Kadang, ketika menetapkan kardinalitas suatu hubungan entitas, akan berguna

untuk membayangkan bahwa anda beridri di atas salah satu dari berbagai kotak entitas

dan melihat kotak lainnya.

Dengan menggunakan berbagai prinsip ini, kardinalitas dapat ditetapkan untuk

berbagai hubungan dalam model REA proses penjualan Horizon Books, Kardinaltitas ini

digambarkan dalam figure 10-11.

MODEL REA VS DIAGRAM ER

Untuk menggambarkan berbagai perbedaan antara pemodelan REA dengan ER

lihatlah Figur 10-12. Walapun tidak jelas pada saat pertama melihatnya, figure ini adalah

model REA untuk proses bisnis yang sama dengan yang berada di diagram ER dalam

figure 10-5. Bagian yang dimodelkan dalam figure 10-12 sama dengan proses penjualan

serta pengadaan yang digambarkan secara umum dengan garis putus-putus di figure

10-5.

Entitas (entity) dalam model REA clan ER disajikan dalam bentuk persegi

empat dan terdapat garis yang menghubungkan satu sama lain. Garis yang

menghubungkan berbagai entitas dalam diagram ER diberi label kata kerja yang

menunjukkan apa yang terjadi dalam hubungan tersebut. Akibatnya, tiap garis

mewakili sebuah peristiwa. Diagram ER menyajikan rangkaian peristiwa yang lebih

luas daripada model REA.

Hal ini meliputi peristiwa operasi (menerima), peristiwa informasi (membuat,

memperbarui) dan peristiwa keputuasan (meninjau kembali), sebaliknya hanya

peristiwa operasi yang termasuk dalam model REA, serta hanya peristiwa yang

memiliki arti penting strategis.

Jika dalam beberapa hal model REA lebih sederhana daripada diagram ER.

Model ini memberikan informasi yang lebih relevan. Pendekatan REA memungkinkan

desainer system untuk focus pada berbagai peristiwa penting yang memfasilitasi desain

serta penempatan pengendalian.


Figur : 10-11

Model SPA untuk proses penjualan di Horizon Book

MENETAPKAN ATRIBUT ENTITAS

Model REA dapat digunakan untuk menetapkan atribut (attribute) entitas.

Bayangkan prosedur pengadaan yang disajikan dalam figure 10-12. Berikut ini

menjelaskan fenomena akuntansi yang berhubungan dengan proses ini .

Peristiwa operasi dalam proses tersebut memasukkan permintaan persediaan,

memasukkan pesanan dan menerima persediaan. Berbagai elemen data yang

menjelskan berbagai peristiwa ini harus dispesifikasikan dalam perincian yang

memadai untuk mendukung semua lebutuhan pengguna. Sebagai gambaran

data keuangan dan nonkeuangan untuk peristiwa Memasukkan Pesanan akan

meliputi :


Database Persediaan

Buku-buku

Menjawab Pertanyaan

Membuat Penjualan

Meja Informasi

Meja kasir

Kas

Menerima Pembayaran

Pelanggan

Kasir

(1,1) (0,M) (0,M) (1,1)

(1,1)

(0,M)

(0,1) (0,M)

(0,1)

(0,M)

(1,1) (0,M)

(1,1) (0,M)

(0,M) (1,1)

(1,1)

(0,M)

(1,1)

(0,M)

(0,M) (1,1)

(0,M

)

(1,

1)

Keuangan Nonkeuangan

Nama pemasok Waktu tunggu pemasok

Alamat pemasok Kurir yang digunakan

Nomor barang persediaan Catatan pengiriman tepat waktu

Biaya punit Catatan kiriman yg tdk lengkap

Jumlah yang dipesan Catatan kiriman yang rusak

Nomor pesananan pembelian Catatan perbedaan harga

Tanggal pemesanan

Persediaan bahan baku adalah sumber daya ekonomi yang terpengaruh oleh

peristiwa. Atribut data yang dibutuhkan untuk menspesifikasikan sumber daya ini

serta berbagai perubahan yang dilakukan terhadapnya meliputi :


Nomor barang persediaan Tingkat perputaran

Keterangan Waktu tunggu

Jumlah Barang Saat Ini Tingkat penggunaan

Titik pemesanan ulang Lokasi gudang

EOQ Sejarah kehabisan barang

Pemasok Sejarah pembuangan

Sejarah penundaan kedatangan

Pelaku utama adalah staf administrasi bagian perencanaan dan pengendalian

produksi, staf pembelian, pemasok, staf administrasi bagian penerimaan dan staf

administrasi gudang.

Dengan menggunakan pemasok sebagai contoh


Nama pemasok catatan pengiriman tepat waktu

Alamat pemasok Catatan barang rusak

Nomor telepon pemasok Waktu tunggu rata-rata

Jumlah utang ke pemasok Dukungan bantuan

Nilai total hingga saat ini Akses EDI


Syarat perdagangan yang ditawarkan Akses Internet

Peristiwa dalamproses menerima pesanan dari pelanggan, mengambil

persediaan barang jadi, dan mengirimkan persediaan.


Nama pelanggan Peringkat kredit pelanggan

Alamat pelanggan Kurir yang digunakan

Nomor barang persediaan Catatan pengiriman tepat waktu

JUmlah yang dipesan Catatan kiriman yg tdk lengkap

Harga perunit Catatan kiriman yang rusak

Nomor pesananan penjualan Catatan keluhan

Tanggal pemesanan

Persediaan barang jadi adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh

peristiwa. Atribut data yang dibuthkan untuk mespesifikasikan sumber daya ini

dan berbagai perubahan yang dilakukan terhadapnya meliputi :


Nomor barang persediaan Tingkat perputaran

Keterangan Waktu tunggu

Jumlah Barang Saat Ini Tingkat penggunaan

Titik pemesanan ulang produksi Lokasi gudang

EOQ Sejarah pembuangan

Sejarah penundaan produksi

Pelaku utama adalah staf administrasi bagian penjualan, pelanggan, staf

administrasi bagian gudang, dan staf administrasi bagian pengiriman.


Nama pelanggan Peringkat kredit pelanggan

Alamat pelanggan Catatan barang rusak

Nomor telepon pelanggan Catatan pembayaran tepat waktu

Jumlah utang pelanggan Catatan volume penjualan ke pelang


Nilai penjualan total hingga saat ini Akses EDI

Syarat perdagangan yg ditawarkan Akses Internet

MEMBUAT TAMPILAN PENGGUNA

Pendekatan REA dapat menghasilkan system informasi yang mampu

mendukung beberapa tampilan. Akibatnya berbagai kemungkinan tampilan harus

dipertimbangkan untuk tahap awal dalam pengembangan model.

Aktivitas ini biasanya melibatkan analisis secara ekstensif atas kebutuhan

pengguna informasi. Setelah analisis tersebut lengkap, desainir dapat membuat

rangkaian atribut data (tampilan konseptual pengguna ) yang dibutuhkan untuk

menghasilkan berbagai input dan output ini.

Sebagai representasi konseptual tampilan pengguna, maka laporan,

dokumen, dan layar komputer, disebut,sebagai tampilan fisik (physical view).

Tampilan ini dapat membantu desainer memahami berbagai hubungan penting

antardata. Setelah atribut diidentifikasi, formulir dan prosedur untuk

mengumpulkan data peristiwa, sumber daya, dan pelaku dapat didesain, dan

berbagai tabel ini dapat diisi. Setelah hal ini dilakukan, antarmuka query dapat

dibuat untuk menghasilkan tampilan dan laporan.

Antarmuka query harus meliputi semua tampilan yang dapat diterima. format untuk

laporan hasil dari tiap query perlu ditentukan. Tiga figur berikut ini menyajikan

contoh tampilan fisik bagi tiga pengguna. Tampilan pertama adalah untuk staf

pembelian yang membutuhkan informasi mengenai barang persediaan yang akan

dipesan dan pemasok dari persediaan tersebut.

Figur 10-13 menunjukkan laporan status persediaan yang mengungkapkan

informasi ini. Tampilan pengguna kedua adalah untuk manajer penjualan yang

membutuhkan perincian aktivitas penjualan harian yang disusun berdasarkan

pelanggan serta produk. Figur 10-14 menunjukkan laporan penjualan berisi

informasi ini. Terakhir, tampilan ketiga untuk bagian buku besar, menyajikan daftar

voucher jurnal yang meringkas aktivitas bisnis harian. Laporan voucher jurnal

digambarkan dalam Figur 10-15. Berbagai tampilan ini semuanya didapat dari


basis data yang sama. Masing-masing memenuhi kebutuhan informasi salah satu

pengguna dan menunjukkan data dalam tingkat perincian yang diminta.

Fleksibilitas dalam desain tampilan adalah salah satu kekuatan REA.

Tampilan pengguna harus dapat diubah dalam cara yang diinginkan tiap

pengguna. Sebagai gambaran, kita kembali ke contoh Horizon Books. Jika

manajer penjualan perusahaan tersebut ingin mengetahui apakah tiap penjualan

merupakan hasil dari pertanyaan pelanggan, informasi tersebut dapat dengan

mudah disediakan dalam bentuk laporan.

Selain itu, seperti yang tampak dalam Figur 10-16, sebuah laporan untuk

manajer bagian pembelian Horizon Books dapat dibuat untuk menunjukkan waktu

yang dihabiskan untuk tiap pertanyaan pelanggan, sifat pertanyaan tersebut

apakah pertanyaan diakhiri dengan penjualan, dan perincian demografi pelanggan

yang mengajukan pertanyaan. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk

mengidentifikasi berbagai potensi topik atau pengarang baru yang harus disediakan

oleh Horizon Books.

================ Selamat Belajar ! …… =================


32013-4-158444255839

Documents

Transcript of 32013-4-158444255839