2.9. Rumah Mutu

1. Peristilahan

a. Rumah mutu: dalam bahasa Inggris disebut house of quality.

b. Istilah lengkapnya Quality Function Deployment (QFD), dan dalam DI dapat

disebut Penyebargunaan Fungsi Mutu (PFM).

c. Rumah mutu sesungguhnya adalah suatu diagram, tetapi disebut secara singkat

saja 'rumah mutu', bukan 'diagram rumah' mutu'.

d. Dalam bahasa Jepang disebut Hinshitsu Kino Tenkai.

2. Penemu

a. Rumah mutu ditemukan oleh Yoji Akao, seorang Guru Mutu Jepang, dalam

tahun 1966.

b. Yoji Akao mempergunakannya dalam merencanakan mutu pada industri

elektronik dan mobil. Dia menyebutnya Hinshitsu (mum) Kino (fungsi) Tenkai

(pengembangan).

c. Walaupun pada mulanya hanya dalam industri barang (manufaktur), kemudian

rumah mutu juga dipergunakan dalam industri jasa, termasuk pendidikan.

Dalam penggunaannya pada industri jasa, perlu diperhatikan bahwa

perhitungan matematis tak selalu dapat dilakukan, terutama dalam hal perilaku

dan hubungan yang lebih banyak bersifat kualitatif.

3. Manfaat

Rumah mutu dipergunakan terutama oleh tim untuk:

a. Menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan pelanggan menjadi program kegiatan

yang terukur, sehingga mutu terjamin.

Dengan demikian, rumah mutu adalah suatu alat perencanaan mutu (alat

merancang mutu).

4. Prosedur

Prosedur di sini pada dasarnya adalah langkah-langkah perencanaan mutu yang

pada pokoknya:

a. Menentukan pelanggan dan kebutuhannya

b. Menentukan urutan prioritas (signifikansi) kebutuhan

c. Merancang program (rencana mutu) yang memenuhi (sesuai dengan)

kebutuhan. Dapat juga disebut menerjemahkan kebutuhan menjadi program

d. Memperkirakan kekuatan hubungan antara program dan kebutuhan

e. Memperkirakan kekuatan hubungan antara unsur-unsur program

f. Memperkirakan bobot setiap unsur program

g. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan

Setelah rencana mutu selesai, kegiatan berikutnya adalah pelaksanaan. Dalam

pelaksanaan, berbagai aspek, terutama aspek-aspek evaluasi, dapat juga

dituangkan ke dalam rumah mutu.

5. Bentuk Dasar Rumah Mutu

Pada dasarnya rumah mutu adalah rangkaian lembar-lembar matriks yang

jumlahnya dapat berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Jumlah lembar yang

standar adalah enam, sebagaimana dapat dilihat pada diagram berikut:

Diagram 19

Bentuk Dasar Rumah Mutu

Penjelasan:

a. Lembar A

Pada lembar ini dicantumkan kebutuhan-kebutuhan yang telah ditentukan,

sesuai dengan urutan prioritas (signifikansi).

b. Lembar B

Berbagai informasi penting tentang perencanaan dicantumkan pada lembar ini,

bila dirasa perlu.

c. Lembar C

Pada lembar ini dicantumkan rencana mum yang telah disusun, merupakan

terjemahan dari kebutuhan-kebutuhan pelanggan (Lembar A).

d. Lembar D

Lembar ini berisi indikator kekuatan hubungan (KH) antara setiap unsur

rencana mutu atau program kegiatan (C) dengan setiap kebutuhan (A).

Indikator dimaksud dilambangkan dan dinilai sebagai berikut:

= tinggi = 3

= sedang = 2

= rendah = 1

Jika tidak ada hubungan, tidak ditandai. Yang menentukan KH adalah yang

ahli dalam bidang bersangkutan dan yang membuat rencana mutu. Dalam hal

baring, KI-I dapat dihitung secara matematis. Tapi dalam hal jasa, perhitungan

hanya bersifat kualitatif karena merupakan perilaku manusia. Nilai angka yang

dibcrikan hanya berupa indikator.

e. Lembar E

Pada lembar ini dicantumkan indikator kekuatan hubungan antara unsur-unsur

rencana mutu (program kegiatan). Kekuatan hubungan itu menyangkut derajat

saling mendukung antara satu unsur dan unsur lainnya. Sebagaimana KH,

kekuatan hubungan unsur juga ditentukan oleh yang ahli dalam bidang

bersangkutan. Kekuatan hubungan unsur (KHU) ini berkaitan dengan TKT

yang akan dijelaskan berikut. Indikator KHU diberi tanda dan nilai sebagai

berikut:

= tinggi = 3

= sedang = 2

= rendah = 1

Jika tak ada hubungan, tidak ditandai.

f. Lembar F

Lembar ini berisi berbagai informasi tentang perencanaan, khususnya tentang

program kegiatan (rencana mutu), juga tentang pelaksanaan, terutama evaluasi.

-

+

Ilustrasi

Pimpinan sebuah bank menyampaikan surat resmi kepada Ketua Jurusan Bahasa

Inggris meminta kesediaan untuk melacih 20 orang staf bank dalam bahasa Inggris.

Sesuai permintaan, dan dalam rangka usaha mengembangkan kerja sama, Ketua

Jurusan mengangkat tim ahli yang terdiri dari tiga dosen bahasa Inggris untuk melak-

sanakan tugas itu.

Tim mengambil langkah-langkah berikut untuk menyusun rencana mutu (program

pelatihan), setelah tim mendiskusikannya:

1) Tim bertemu dengan pimpinan bank untuk membicarakan kemampuan berbahasa

Inggris yang dibutuhkan.

2) Tim mewawancarai ke-20 staf yang akan menjadi peserta - (pelanggan primer)

untuk mengetahui latar belakang mereka (pendidikan, tugas, dan lain-lain).

3) Tim menentukan kemampuan dasar para peserta dengan memberikan TOEFL.

Nilai rata-rata semua peserta adalah 350. Tidak ada yang 400, apalagi lebih.

4) Berdasarkan data dari ketiga langkah di atas, tim menyimpulkan bahwa

kebutuhan-kebutuhan para peserta ialah:

a) Kemampuan berbicara, rerurama percakapan bisnis.

b) Penguasaan terminologi perbankan.

c) Kemampuan membaca cepat, terutama laporan bank.

d) Kemampuan menulis surat-surat bank dan laporan bank.

e) Penguasaan ujaran bahasa Inggris.

f) Penguasaan tatakrama berbicara dalam budaya dan bahasa Inggris.

Tim membahas kebutuhan-kebutuhan itu secara cermat, dan bagaimana cara

memenuhinya. Berdasarkan pembahasan itu tim menyimpulkan bahwa Program

Pelatihan yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan itu adalah:

(1) Conversation Practices 92 jam

(2) Structure 38 jam

(3) Vocabulary 55 jam

(4) Speed Reading 51 jam

(5) Letter and Report Writing 57 jam

(6) Pronunciation Drills 40 jam

(7) Communication Ethics 28 jam

Tim sampai pada kesimpulan itu dengan mempergunakan rumah mutu.

Kebutuhan-kebutuhan pelanggan (20 staf bank) diterjemahkan menjadi Program

Pelatihan Bahasa Inggris Bermutu, sebagaimana dapat dilihat pada Diagram 20

berikut.

Diagram 20

Rumah Mutu Perencanaan

Program Pelatihan Bahasa Inggris Bermutu

Penjelasan:

(1) Cara menentukan urutan prioritas kebutuhan pelanggan.

Dasar Pertimbangan:

(a) Pendapat pelanggan: apa yang utama menurut pelanggan.

(b) Pertimbangan teknis:

Untuk memenuhi kebutuhan itu diperlukan banyak aspek teknis.

Untuk memenuhi kebutuhan itu perlu membuat perubahan mendasar

pada perilaku atau aspek teknis.

(c) Contoh: Kemampuan Berbicara, terutama Percakapan Bisnis

Menurut pelanggan (pimpinan bank dan para peserta) kemampuan ini

yang utama.

Untuk mencapai kemampuan ini diperlukan penguasaan aspek-aspek

teknis dari unsur-unsur lain, khususnya Pronunciation, Communication

Ethics, Vocabulary, Structure. Karena itu kebutuhan (kemampuan)

tersebut mendapat prioritas sangar tinggi (5). Urutan Prioritas:

5 = sangat tinggi

4 = tinggi

3 = sedang

2 = rendah

1 = sangat rendah

(2) Cara menentukan kekuatan hubungan (KH) antara unsurunsur program dan

kebutuhan-kebutuhan (antara C dan A)

(a) Pengertian

Kekuatan hubungan (KH) ialah tingkat kesesuaian program (unsur

program) dengan kebutuhan pelanggan. Dapar juga disebut tingkat

kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. KH adalah

indikator mutu produk.

(b) Dasar pertimbangan

Kedekatan atribut (isi) program dengan kebutuhan bersangkutan.

(c) Contoh: Conversation Practices sangat dekat dengan Kemampuan

Berbicara. Sudah tentu diutamakan Conversation Practices untuk bisnis.

Karena itu KH keduanya tinggi (lihat lambang dan nilai pada lembar D

terdahulu).

(3) Cara menentukan kekuatan hubungan antara unsur-unsur program (KHU).

(a) Pengertian

Seberapa jauh satu unsur mendukung atau didukung oleh unsur-unsur

lainnya.

(b) Dasar pertimbangan

Taksiran tingkat dukungan teknis dari suatu unsur terhadap unsur lainnya

dan sebaliknya.

(c) Contoh: Conversation Practices sangat banyak didukung olch

Pronunciation Drills, dan scbaliknya Conversations Practices juga

memantapkan Pronunciation. Tetapi Letter Writing tidak begitu men-

dukung dan didukung oleh Coversation Practices. Karena itu KHU

Conversation Practices dan Pronunciation Drills tinggi (+). Lihat pen-

jelasan pada Lembar E terdahulu.

(4) Cara menentukan tingkat kesulitan teknis (TKT) Program

(a) Pengertian

Seberapa sulit melaksanakan setiap unsur program, sehingga tercapai

tujuan kemampuan (TOEFL 500).

(b) Dasar pertimbangan

Cakupan aspek teknis. Ini berarti bahwa jika unsur program mcmcrlukan

banyak aspek teknis dari unsur-unsur lainnya, maka TKT-nya tinggi.

(c) Kesulitan teknis

Jika harus mengubah aspek mendasar perilaku (budaya), maka TKT-nya

juga tinggi.

(d) Contoh:

Conversation Practices memerlukan banyak aspek teknis dari

Pronunciation Drills, Vocabulary, Structure, dan Communication

Ethics. Karena itu, TKT Conversation Practices sangat .tinggi.

Pronunciation Drills memerlukan perubahan mendasar pada aspek

perilaku (budaya), yaitu mengubah kebiasaan artikulasi Indonesia

menjadi Inggris. Karena itu TKT unsur ini sangat tinggi.

Indikator TKT:

5 = sangat tinggi

4 = tinggi

3 = sedang

2 = rendah

1 = sangat rendah

(lihat Lembar F pada Diagram 19)

(5) Cara memperkirakan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan program,

sehingga tercapai tujuan kemampuan.

(a) Dasar pertimbangan

TKT

Jika TKT sangat tinggi, waktu yang diperlukan relatif jauh lebih

banyak.

KH

Jika KH tinggi, waktu yang diperlukan relatif lebih banyak.

Perbandingan (rasio) tujuan kemampuan (TK) dengan kemampuan

dasar ( KD).

Jika rasio ini makin tinggi, berarti TK yang harus dicapai makin tinggi,

maka waktu yang diperlukan makin banyak.

KHU

Jika KHU secara keseluruhan tinggi, berarti TKT tersebar, maka waktu

dapat berkurang.

Dalam hal Pronunciation Drills, misalnya, pada hampir semua unsur

lain selalu terdapat aspek pronunciation dalam arti praktek pengujaran.

Karena itu latihan pengujaran tersebar di hampir semua unsur, sehingga

waktu untuk Pronunciation Drills dapat dikurangi.

Urutan Prioritas

Jika urutan prioritas tinggi, waktu cenderung lebih banyak.

(b) Dengan kelima dasar pertimbangan di atas, terutama yang pertama hingga

keempat, tapi khususnya yang pertama hingga ketiga, kaidah ibu jari (rule

of thumb) berikut dapat dipergunakan untuk memperkirakan waktu yang

diperlukan dalam pelaksanaan program:

W = SKH x TKT x

TKKD x 1 jam

KH = Kekuatan Hubungan

TKT= Tingkat Kesulitan Teknik Unsur-unsur program

TK = Tujuan Kemampuan (TOEFL 500)

KD = Kemampuan Dasar (TOEFL 350)

Contoh : Jumlah waktu yang diperlukan untuk Conversation Practices

W = SKH x TKT x

TKKD x 1 jam

SKH = 3+2+1+1+3+3=13

TKKD =

500350 =

107

TKT = 5 (lihat baris pertama Lembar F)

W = 13 x 5 x

107 = 92 jam

Jumlah waktu untuk Pronunciation Drills

SKH = 3+1+1+1+3+1=10

W= 10 x 5 x

107 = 71 jam

Tetapi unsur ini mempunyai KHU yang tinggi secara keseluruhan. Karena

itu, waktu yang diperlukan diperkirakan dapat dikurangi menjadi 40 jam.

Dengan kaidah ibu jari, dapat diperkirakan seluruh jam yang diperlukan,

lebih kurang 361 jam. Jika rata-rata 6 jam pelatihan dalam sehari, maka

program itu dilaksanakan sekitar 60 hari. Jika 5 hari dalam satu minggu,

maka dibutuhkan 12 minggu atau 3 bulan.

(6) Perkiraan Anggaran

Berdasarkan jumlah jam di atas dapat diperkirakan anggaran pelatihan.

Tentu peralatan dan alat-alat bantunya juga diperkirakan.

(7) Dengan kaidah ibu jari, dapat juga diperkirakan SKS yang diperlukan

untuk program studi SO dan SI, jika:

(a) Kebutuhan pelanggan (mahasiswa dan dunia kerja) dapat dirumuskan

seobjektif dan setepat mungkin. Hal ini dapat clituliskan pada Silabus

Perkuliahan (Rancangan Mutu Perkuliahan).

(b) Program studi (perkuliahan) dapat dirinci dan disusun berdasarkan

kebutuhan pelanggan tersebut.

(c) Ada tes standar untuk mengetahui kemampuan dasar dan tujuan

kemampuan mahasiswa (pelanggan primer) seperti model TOEFL.

Ketiga faktor di atas perlu dipahami dan diteliti untuk kemudian

dikembangkan berkenaan dengan kurikulum PT dan perencanaan setiap mata

kuliah (perkuliahan), sehingga rumah mutu dapat dipergunakan sebagai alat

dan teknik peningkatan mutu.