MANAJEMENlib.stikes-mw.id/wp-content/uploads/2020/06/manajemen... · 2020. 6. 15. · Buku...

MANAJEMENPERKANTORAN

& BISNIS

Drs. JAENUDIN AKHMAD SE, MM

Manajemen Perkantoran & Bisnis

ii | P a g e

MANAJEMEN PERKANTORAN & BISNIS

Drs. JAENUDIN AKHMAD SE, MM

Penyunting: Tim LP3IDisain Sampul: AanKhan.com

ISBN: 978-602-8969-62-8

Penerbit: LENTERA ILMU CENDEKIAGedung Sentra Kramat Blok A-15

Jl. Kramat Raya Senen No. 7-9Jakarta, Indonesia

Telp.: 021-3156126Email: [email protected]

Dicetak Oleh:Lentera Printing

Jakarta


Page | iii

KATA PENGANTAR

Segala puji hanya milik Allah SWT, dan Alhamdulillahbuku revisi sekaligus penyempurnaan dari manajemenperkantoran dan praktek administrasi perkantoran dapatpenyususn selesaikan dan diberi judul Manajemen danAdministrasi Perkantoran

Perubahaan paradigm kegiatan bisnis yang sebelumnyalocal oriented menuju internationally orientedmemberikan kesempatan bagi Negara industri baru untukberkembang menyaingi Negara-negara industrial maju.Perubahaan secara fundamental dalam bisnis inilah yangdijadikan sebagai landasan bagi pelaku bisnis maupunakademisi dalam menjawab tantangan menghadapi isu-isu perdagangan bebas sebagai dampak dari adanyaglobalisasi. Globalisasi bisnis membutuhkan spesialisasidari segi skill dan pengetahuan di bidang AdministrasiBisnis dan Manajemen

Menjawab tantangan mempersiapkan tenaga-tenaga yangahli dan terampil di bidang Administrasi Bisnis danManajemen. Tuntutan akan kompetensi menjadipersyaratan yang tidak bisa dihindari lagi. Kompetensimemiliki arti memahami dan mampu mengerjakan ataumelaksanakan pekerjaan di bidang tertentu yang menjadipilihannya. Meskipun keserjanaan dibutuhkan untukmenganalisa permasalahan, tapi dimasa mendatangperusahaan akan lebih menghargai kemampuanseseorang di dalam melaksanakan dan menyelesaikanpekerjaan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.


iv | P a g e

Buku Manajemen dan Administrasi Perkantoran adalahbuku yang dirancang khusus untuk memenuhikompetensi seorang administrator perusahaan. Buku inimerupakan media pelatihan bagi mereka yang inginmenjadi tenaga Administrasi dalam perusahaan yangmemiliki wawasan yang luas dan mampu mengerjakantugas yang multi dimensional secara professional,sehingga tercapai optimalisasi dari suatu kualitas sumberdaya manusia.

Administrator, merupakan suatu profesi dengan lapangankerja yang erat kaitannya dengan penyelenggaraanadministrasi dalam sebuah perusahaan, baik perusahaanskala kecil, menengah maupun dalam skala perusahaanbesar

Didalam melaksanakan peran inilah pemahamanAdministrator mengenai manajemen dan administrasiperkantoran mutlak diperlukan. Manajemen danAdministrasi Perkantoran diharapkan bisa memberikantuntunan praktis kepada seorang administratorbagaimana mengelola kantor. Dalam buku sederhana inipenyusun berharap seorang administrator atau calonmempunyai pedoman mengenai apa yang seharusnyadilakukan.

Pedoman pelaksanaan kerja disamping sebagai acuanpelaksanaan kerja, diharapkan bisa dijadikan acuan bagiproses evaluasi. Proses evaluasi secara rutin danterprogram diperlukan agar kita bisa selalu membuatrencana yang lebih baik dan lebih baik lagi. Tak lupa


Page | v

penyusun mengharapkan kritik dan saran dari pengajardan pengguna buku ini untuk perbaikan lebih baik lagi.

Penyusun mengucapkan terima kasih kepada, pertamaPenerbit Lentera Ilmu Cendekia yang memungkinkanterbitnya buku ini dan atas kesempatan yang diberikanpada penyusun dan kepada keluarga yang selalumemberikan dorongan sehingga terselesainya buku ini.Semoga amal ibadah mereka mendapatkan balasan yangsetimpal dari Allah S.W.T Aamiin.

Jakarta, Juli 2012


vi | P a g e

DAFTAR ISI

KATA PEGANTAR iii - v

DAFTAR ISI vi - x

BAB-1 RUANG LINGKUP MANAJEMENPERKANTORAN 1

A. Pengertian Manajemen Perkantoran 1B. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran 7C. Pekerjaan Kantor (Office Work) 10D. Latihan 12

BAB-2 ORGANISASI DALAM PERKANTORAN 13A. Pengertian Organisasi Kantor 13B. Azas-Azas Organisasi 15

BAB 3 TATA KERJA, PROSEDUR KERJADAN SISTEM KERJA DALAMKANTOR 27

A. Pengertian Tata Kerja, Proedur Kerja danSistem Kerja 27

B. Manfaat Tata kerja, Prosedur dan SistemKerja 28

C. Asas-asas Penyusunan Tata Kerja,Prosedur Kerja dan Sistem Kerja. 28

D. Pengaturan Pokok di bidang Tata Kerja,Prosedur Kerja dan Sistem Kerja dalamOrganisasi 29


Page | vii

E. Prinsip-Prinsip dan TeknikPenyusunannya 31

F. Simbol-simbol dalam Prosedur 33G. Kegunaan Simbol Dalam Prosedur 35H. Penyederhanaan Kerja 36

BAB-4 MENANGANI SURAT-SURATKELUAR DAN MASUK 41

A. Memproses Surat Masuk 41B. Tahap-tahap Dalam Menangani Surat

Masuk 42C. Menangani Surat Selama Pimpinan Tak

Berada ditempat 59D. Menangani Surat-surat Keluar 62

BAB 5 SURAT ELEKTRONIK 71A. Pengertian Surat Elektronik 71B. Cara memperoleh e-mail Gratis 74C. Cara berkirim e-mail 78D. Cara menjawab e-mail 80E. Etika ber-e-mail 82F. Komponen e-mail 83G. Fungsi E-mail 84H. Rangkuman 85

BAB-6 ETIKA MENERIMA TAMU DANBERTELEPON 87

A. Penerimaan Tamu 87B. Catatan Identitas Tamu 87C. Pelayanan Terhadap Tamu 88D. Macam-macam Tamu 88


viii | P a g e

E. Menerima dan melayani telepon sertamenelpon 89

F. Etiket telepon 91G. Menerima Telepon 96H. Menelepon 98I. Mengakhiri Pembicaraan 103J. Mengatasi Hambatan 104

BAB-7 MANAJEMEN RAPAT DANNOTULENSI 107

A. Rapat 107B. Catatan Rapat 114

BAB-8 ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS 127A. Merencanakan Perjalanan 127B. Mempersiapkan Daftar Perjalanan 129C. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan 130D. Mempersiapkan Penginapan 133E. Mempersiapkan Uang Perjalanan 133

BAB-9 PROPOSAL USAHA YANG EFEKTIF 135

A. Pengertian 135B. Pembuatan Proposal Usaha 138C. Sistematika Penulisan 140D. Metode Pengumpulan Data Dalam

Penyusunan Proposal 146E. Faktor-faktor Pendukung Dalam

Pembuatan Proposal Usaha 150F. Latihan 151

BAB-10 PENYUSUNAN LAPORAN YANGBAIK 153


Page | ix

A. Pengertian Laporan 153B. Jenis-jenis Laporan 156C. Sistematika Pembuatan Laporan 158

BAB-11 SISTEM PENGARSIPAN DOKUMENSECARA MANUAL 163

A. Sistem Abjad 163B. Sistem Perihal 181C. Sistem Nomor 183D. Sistem Geografis 191E. Sistem Tanggal 193

BAB-12 SISTEM PENGARSIPAN DOKUMENSECARA KOMPUTERISASI 195

A. Latar Belakang Penggunaan Komputer 195B. Kelebihan dan Keterbatasan Komputer 198C. Gambaran Umum Sistem Komputer 202

BAB-13 TATA RUANG DAN INVENTARISASIBARANG 229

A. Pengertian Tata Ruang 229B. Azas-azas Pengelolaan Tata Ruang 232C. Jenis-jenis Tata Ruang 235D. Pengertian Barang Inventaris 237E. Pengelompokan Daftar Inventarisasi

Barang 238F. Cara Pembuatan Daftar Inventaris 243

BAB-14 MANAJEMEN ANGGARAN DALAMKANTOR 249


x | P a g e

A. Pengertian Anggaran 249B. Prinsip Pembuatan Anggaran 251C. Teknik Perbaikan Anggaran 254D. Pengendalian Anggaran 259E. Pengontrolan Biaya dengan Balanced

Scorecard 274

BAB-15 PENGUKURAN PRODUKTIVITASKERJA KARYAWAN 283

A. Pengukuran Kerja 283B. Program dan Teknik Pengukuran Kerja 288C. Teknik Pengukuran Kerja 290D. Standardisasi Kerja 303E. Teknik Peningkatan Kinerja 307F. Implikasi Pada Manajer Administrasi

Perkantoran 330

BAB-16 MANAJEMEN PENGAWASANDALAM KANTOR 333

A. Pengertian Manajemen Pengawasan 333B. Manfaat Pengawasan 336C. Unsur Pengawasan 336D. Proses yang dilakukan 338E. Pengawas 343F. Pengawasan Kualitas 346G. Pengawasan Kuantitas 349H. Metode Pengawasan Alternatif 352I. Implikasi pada Manajer Administrasi

Perkantoran 355

DAFTAR PUSTAKA

Modern Office Administration1

BAB1

RUANG LINGKUPMANAJEMEN DANADMINISTRASI PER-KANTORAN

A. PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Dalam perkembangarmya pengertian antara manajemenperkantoran (office management) dengan administrasiperkantoran (office Administration) sering diartikansepadan dan keduanya diartikan silih berganti di-pergunakan dalam arti yang sama, mesikipun dalam se-jarah perkembangarmya istilah administrasi lebih banyakdipergunakan dalam urusan-urusan negara, sedangkanistilah manajemen lebih banyak dipergunakan dalam uru-san-urusan perusahaan, namun perkembangan terakhirmanajemen lebih luas dipergunakan dalam urusan nega-ra.

Dengan mengikuti kelaziman itu, dalam uraian selanjut-nya tidak akan diperbedakan istilah office administrationdengan office management, yang lebih penting diter-angkan adalah pengertian kedua istilah tersebut secarajelas.


Mengenai pengertian office management terdapat bebera-pa definisi yang dapat disampaikan, antara lain:

1. George R. Terry dalam bukunya" Office Managementand Control" menyatakan Office Management can bedefined as the planning, controlling, and organizing ofoffice work, and actuating those performing it so as toachieve the predetermined objectives. It deals with thelife cycle of business information and data from theircreation througt their maintenance, distribution, andretention, it of permanent value, or destruction if obso-lete.

Artinya manajemen perkantoran dapat didefinisikansebagai perencanaan, pengendalian dan pengorgan-isasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakanmereka yang melaksanakan-nya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. ini ber-sangkut paut dengan peredaran hidup data dan ket-erangan perusahaan dan sejak penciptaannya melalulpemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya ka-lau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya bila telahusang.

2. Littlefleid & Paterson dalam bukunya "Modern OfficeManagement' menyatakan bahwa "The term officemanagement will be used in such a broad sense in thisbook; it will be considered to encompass the manage-ment of office work wherever and by whomever per-formed" artinya Istilah manajemen perkantoran akandipakai dalam arti luas, demikian itu di dalam buku


ini; ini akan dianggap meliputi manajemen mengenaipekerjaan perkantoran dimanapun dan oleh siapapundilakukan.

3. Arthur H. Grager dalam bukunya, "National OfficeManagement Association Rapor, Office Management isthe fungtion of adminstering the comunication andrecord services of an organization, artinya manajemenperkantoran adaiah fungsi tata penyelenggaraan ter-hadap komunikas dan pelayanan warkat dari suatuorganisasi.

Dari definisi-definisi tersebut di atas maka dapat disim-pulkan, bahwa manajemen perkantoran adaiah suatufungsi tertentu yang merupakan rangkaian aktivitas me-rencanakan, mengorganisasi-kan mengarahkan,mengawasi dan mengendalikan sampai kepa-da kegiatanmenyelenggarakan secara tertib suatu pekerjaan sehinggatercapai tujuan, baik tujuan secara organisasi negara mau-pun perusahaan.

Sedangkan pengertian Kantor adaah suatu unit organisasiyang berfungsi memberikan pelayanan kegiatan tatausahadan kegiatan lainnya untuk keperluan manajemen dalamusahanya mencapai tujuan organisasi, denganmenggunakan sumber daya manusia dengan segala fasili-tas dan perlengkapannya dalam fungsi peayanan sehing-ga tercapai tujuan kantor yang telah direncana-kan sebe-lumnya.

Adapun sumber daya kantor yang dimanfaatkan untukmencapai tujuan adalah:


1. Personalia kantor2. Permodalan atau uang3. Peralatan dan perlengkapan kantor4. Mesin-mesin kantor5. Metode kerja6. Waktu kerja7. Tempat kerja

1. Personalia Kantor

Masalah sumber daya manusia sangat besarpengaruhnya terhadap eksistensi kantor, oleh ka-rena itu perlu di rencanakan dengan profesionalmengenai analisa pekerjaan (job analysis) sehinggajelas deskripsi pekerjaanya (job description) yangakan menghasilkan spesifikasi pekerjaan (job speci-fication). Dengan demikian akan tercipta "The rightman on the right place". Dalam hal ini jelas perlurencana yang matang dan mulai penarikan per-sonil, penempatan personil, pengembangan per-sonil hingga pemeliharaan personil, maka akanmenghasilkan personil yang berkualitas, mempu-nyai motivasi dan dedikasi yang tinggi dan tujuanorganisasi akan tercapai secara efisien dan efektif.

2. Permodalan atau Uang

Permodalan dan uang dalam suatu kantor sangatmemegang peranan yang vital karena merupakanroda perusahaan, oleh karena itu dalam menen-tukan kebijaksanaan keuangan memerlukan perhi-


tungan yang matang, baik dalam penganggarankeperluan-keperluan kantor secara rutin maupuninsidentil, dan dalam pelaksanaannya perlu sistempengawasan yang baik untuk menghindarkanpemborosan dan penyelewengan yang merugikanorganisasi.

3. Perlengkapan dan perbekalan.

Pengadaan perlengkapan, perbekalan harus di-rencanakan dengan baik. Hal ini harus disesuaikandengan kebutuhan dan tingkat efisien serta efek-tifitasnya dan harus diperhatikan pula mengenaiharga dan mutu perlengkapan, perbekalan dan me-sin tersebut, perawatan serta after sales servicenya.

4. Mesin-mesin perkantoran

Pengadaan mesin-mesin kantor harus disesuaikandengan kebutuhan kantor dan mengikuti perkem-bangan ilmu dan teknologi, sehingga bisa menja-wab kebutuhan-kebutuhan kantor yang mampubersaing dengan organisasi lain. Dalam hal ini ha-rus diperhatikan juga mengenai manfaat dankegunaannya serta efisiensi dan segi pembiayaandan faktor lingkungan di luar organisasi.

5. Metode Kerja

Adalah suatu tata cara melaksanakan kerja yangperlu diterapkan oleh manajemen menjadi suatupola kerja untuk menjamin tercapainya tujuan or-


ganisasi secara efisien, dan efektif. Karena selainmeningkatkan hasil kerja, metode kerja dapat jugamencegah terjadinya kesalahan-kesalahan. Setelahmetode kerja ditetapkan langkah selanjutnya ada-lah menyususun prosedur kerja yaitu rangkaianmetode kerja dan selanjutnya prosedur-prosedurkerja tersebut tersusun dan merupakan sistem yangefektif.

6. Waktu Kerja

Waktu kerja sangat perlu dicermati, karena pem-borosan waktu berarti pemborosan tenaga danuang serta menunda tercapainya tujuan kerja. Olehkarena itu perlu adanya time study dan motionstudy, antara lain penyederhanaan pekerjaan,penyusunan metode dan prosedur kerja yangsemuanya berkaitan denan penggunaan waktu ker-ja yang efektif serta memudahkan pengawasan.

7. Tempat Kerja

Tempat dan lingkungan serta suasana kerja memer-lukan kondisi yang representatif, oleh karena ituperlu penyusunan tata ruang yang baik, yangdapat mendukung setiap personil kantor untukmelaksanakan aktivitasnya.

Dari uraian di atas, jelas bahwa manajemen kantor meru-pakan bagian dan manajemen secara makro, maka sumberdaya kantor harus dikelola dengan sebaik-baiknya danharus mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi, kare-


na lingkungan di luar organisasi selalu berubah danberkembang, maka sumber daya kantor harus mampumengikuti dan mengantisipasi perkembang-an tersebut,sehingga selalu memenangkan persaingan zaman.

B. RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Menurut The Liang Gie dalam bukunya "AdministrasiPerkantoran Modern" ruang lingkup manajemen per-kantoran meliputi 11 bidang, antara lain:

1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya2. Sistem perkantoran3. Organisasi perkantoran4. Komunikasi perkantoran5. Pelaporan manajerial6. Manajemen kearsipan7. Kontrol perkantoran8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran9. Tata ruang perkantoran10. Perlengkapan perkantoran11. Studi perkantoran

Sedangkan menurut H.Mac.Donald dalam bukunya; "Of-fice Management'" ruang lingkup manajemen perkantoranmeliputi 6 bidang, antara lain:

1. Kepegawaian perkantoran2. Metode Perkantoran3. Faktor-faktor dalam kantor


4. Biaya perlengkapan5. Kebijakan perkantoran6. Perlengkapan kantor

Berdasarkan aktivitas-aktivitas tersebut di atas makadapat disimpulkan, bahwa ruang lingkup manajemenperkantoran meliputi:

a. Pengelolaan sumber daya kantor dengan profesional,hal ini dilakukan dengan prosedur recruitment,penempatan personil kantor, pengembangan personilkantor dan pemeliharaan personil kantor serta ke-bijaksanaan PHK dan pensiun personil kantor.

b. Penyediaan organisasi perkantoran yang sesuaidengan kebutuhan jenis organisasi. Hal ini berhub-ungan dengan the right man on the right-place, se-hingga tidak terjadi the wrong man on the rightplace, sehingga setiap personil kantor memahamibetul yang menjadi wewenang dan tanggung jawab-nya, maka secara transparan dan konsisten harusdibuatkan struktur organisasi beserta bagan organ-isasinya. Untuk menunjang aktivitas tersebut perludisediakan perengkapan kantor termasuk mesin-mesin kantor yang modern dan penataan ruang yangrepresentatif

c. Pengaturan kegatan-kegiatan kantor dan sekretariatagar dapat menjalankan fungsinya dengan baik.Fungsi utama kantor adalah memberikan pelayanannf ormasi dan komunikasi kepada manajemen. Ciri-ciri aktivitas kantor adalah masuk ke dalam unit-unit


organisasi, dan bila organisasi sudah berkembang,maka perlu dpertimbang-kan kembali apakah sisteminf ormasi dan komunikasi dilakukan secara terpusat(sentralisas) atau secara ter-sebar sesuai dengankebutuhan (desentralisasi)

d. Penentuan tugas-tugas seorang sekretaris kantor danurusan kesekretariatan, bahwa seorang sekretarisbukan hanya pembantu atasan, malainkan berfungsisebagai public relations, tulang-punggung pekerjaankantor bah-kan sekretaris berfungsi sebagai manajer.

e. Pengaturan sistem komunikas kantor, baik komu-nikasi intern, sebagai mediator dan fasilitator komu-nikasi di dalam organisasi, maupun komunikasi ek-stern yakni menjalin hubungan dengan relasi dan mi-tra usaha untuk pengembangan organisas, baikdengan menggunakan komunikasi lisan seperti/aceto face, telepon dan komunikasi lisan lainnya, mau-pun dengan komunikasi tertulis seperti kemampuankorespondensi, telegram, facsimili, mas media danlain sebagainya.

f. Pengaturan pengolahan data dengan berbagaimetode pengolahan data, mengatur dan mempertim-bangkan, apakah pengolahan data akan dilakukandengan manual atau dengan mesin-mesin modem.Dalam hal ini perlu sekali penguasaan bahasa asingdan komputer.

g. Pengaturan efisiensi pekerjaan kantor, semua peker-jaan kantor harus ditinjau dari segi efisiensi sepertipenghematan :

1. waktu


2. tenaga3. pikiran4. Ruang5. Benda, termasuk uang

Ruang lingkup manajemen perkantoran tersebut diatas sesuai dengan pembahasan-pembahasan yangdilakukan dalam buku ini.

C. PEKERJAAN KANTOR (OFFICE WORK)

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan perkantor-an dapat dirinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Receiving, dispatching, and shipping orders(menerima pesanan-pesanan, mengantarkan danmengirimkannya)

2. Billing (membuat rekening)3. Correspondence, dictation, typing (surat-

menyurat, mendikte dan mengetik)4. Passing credit and collecting outstanding ac-

counts (menyampaikan hutang dan mengum-pulkan perhitung-an-perhitungan yang belumdiselesaikan)

5. Filing (menyimpan warkat)6. Handling, distributing and disptching mail (

mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan su-rat-surat pos

7. Duplicating and addressing work (memperban-yak warkat dan membubuhkan alamat)


8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visi-tors, messenger service (macam-macam peker-jaan seperti, menelpon, menerima tamu danpekerjaan pesuruh)

9. Special tasks, objectives: simplification of sys-tem: elimination of unnecessary work (tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyeder-hanakan sistem, meng-hapuskan pekerjaan yangtidak perlu)

10. Making records, noting down desired data(membuat warkat-warkat, mencatat data yangdiinginkan)

Sedangkan menurut George R. Terry membagi pekerjaankantor menjadi 7 macam dangan komposisi sebagai beri-kut:

1. Typing (mengetik) 24,6%2. Calculating (menghitung) 19,5%3. Checking (memeriksa) 12,3%4. Filing (menyimpan warkat) 10,2%5. Telephoning (menelepon) 8,8%6. Duplicating (menggadakan) 6,4%7. Mailing (mengirim surat) 5,5%8. Other (Iain-lain) 12,7%

Dari perincian pekerjaan-pekerjaan tersebut di atas, makase-orang sekretaris harus menguasai ketrampilan-ketrampilan yang menunjang dan mampu menyelesaikanpekerjaan tersebut secara profesional.


D. LATIHANKerjakan soal-soal berikut ini secara singkat, jelas, dan benar.Kerjakan soal sesuai dengan kemampuan Anda, jangan tergan-tung pada rekan lain, karena ia belum tentu lebih benar daripada diri Anda sendiri !

1. Jelaskan secara singkat pengertian manajemen perkan-toran

2. Dalam perkembangannya antara manajemen perkantorandengan administrasi perkantoran diartikan secara sepadanjelaskan perbedaan dalam penggunaannya yang seringAnda temukan.

3. Bagumana mengatur perlengkapan dan perbekalan kantoryang efektif?

4. Apa peranan sekretaris dalam kantor sebagai fungsikesekretariatan?

5. Jelaskan cara mengatur keuangan dalam organisasi6. Bagaimana jika terjadi penyalahgunaan uang dalam organ-

isasi, langkah apa yang harus diambil dan kebijaksanaanyang harus diterapkan?

7. Anda dirugaskan melakukan observasi ke perusahaan atauinstansi, baik pemerintah maupun swasta dan bandingkantugas.-tugas yang dilakukan di tempat anda melakukanobservasi dengan tugas-tugas kantor menurut George R.Terry, setelah itu presentasikan di depan kelas anda !

8. Jelaskan prosedur pengadaan sumber day a kantor secaramakro !

9. Jelaskan dengan beberapa contoh tugas sekretaris secaraintern dan ekstern

10. Buatlah daftar klasifikasi barang-barang kantor yang ter-masuk :a. Perlengkapan/perabotan kantorb. Mesin-mesin kantor


c. Peralatan kantor

ORGANISASI DALAM KANTOR13

BAB2

ORGANISASIDALAM PER-KANTORAN

A. PENGERTIAN ORGANISASI

Sebuah organisasi akan berjalan dengan baik apabila ter-dapat tiga unsur utama, yakni terdapat sekumpulanorang, ada maksud dan tujuan yang telah ditetapkan danadanya kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi ter-sebut.

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut, makadiperlukan adanya sistem pengorganisasian yang jelas,dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Susunan, status, kedudukan dan hubungan pejabat yangsatu dengan yang lain2. Kekuasaan dan tanggung jawab masing-masing depar-temen3. Deskripsi pekerjaan yang jelas dan harus dilakukan4. Pembagian pekerjaan yang seimbang5. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien.

Dari kriteria tersebut di atas, maka lahirlah suatu strukturdan bentuk dalam organisasi, maka dapat disimpulkanbahwa organisasi adalah susunan orang atau badandengan tugas pokok dan fungsi yang jelas dan diaturprosedur dan mekanismenya, sehingga terdapat hub-ungan serta kerja sama dari beberapa orang untuk men-capai tujuan yang telah ditetapkan organisasi.


Organisasi merupakan alat bagi seorang pimpinan untukmencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Oleh karena itupimpinan yang bijaksana adalah pimpinan yang mampumenciptakan dan memelihara adanya organisasi yangsehat, tepat dan sempurna, yakni suatu organisasi yangbaik didalam proses pembentukan maupun di dalam ek-sistensi dan operasi dapat memenuhi asas-asas pokokpengorganisasian.

Organisasi dapat dilihat dari dua segi, yakni:

1. Sebagai WadahArtinya suatu tempat dimana administrasi dan mana-jemen dilaksanakan dan tempat ini biasanya tergam-bar dalam susunan organisasi

2. Sebagai ProsesArtinya menggambarkan interaksi antara orang-oranganggota kelompok dalam hubungan kerja yang formaldan rangkaian hierarhi antara atasan dengan bawahan.

Organisasi sebagai proses terdapat dua macam hub-ungan kerja di dalamnya, yaitu:

1. Hubungan-hubungan FormalHubungan jenis ini biasanya telah diatur dalam suatuketepatan atau dasar hukum tertentu, misalnya secaraformal kepada siapa instruksi diberikan dan kepadasiapa laporan disampaikan.

2. Hubungan-hubungan non FormalDalam hubungan ini tidak terikat kepada hierarki danstruktur organisasi tetapi didasarkan pada hubunganpersonal, persamaan kepentingan, atau karena suatukeahlian yang diperlukan.


Supaya organisasi ini berjalan sesuai dengan tujuan yangtelah ditetapkan, maka hendaknya kedua macam hub-ungan tersebut di atas harus seimbang, jika terlalu menon-jol hubungan formal, maka akan menimbulkan kekakuandalam pelaksanaan tugas dan bisa menimbulkan dampakpsikologis organisasi, sementara jika terlalu dominanhubungan non formalnya akan menghilangkan sikap har-ga menghargai sesuai dengan kedudukakannya masing-masing.

Sebuah organisasi yang baik apabila memiliki tujuan-tujuan di bawah ini:1. Untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugas2. Untuk meningkatkan efisiensi3. Untuk mempermudah pengawasan4. Untuk menghindarkan duplikasi tugas5. Untuk menentukan orang0orang yang diperlukan or-ganisasi

Dengan demikian ciri-ciri sebuah organisasi yang baikdalam proses pelaksanaan tugas, harus memenuhi krite-ria berikut ini:1. Terdapat tujuan yang jelas2. Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota3. Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh organisasi4. Pembagian tugas yang seimbang, agar tidak menimbulkan

frustasi5. Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tu-

gas yang ada

B. AZAS-AZAS ORGANISASI

1. Azas Pembagian TugasYakni menentukan perlunya tugas untuk dibagi habissehingga dapat dijamin adanya bagian yang ber-


tanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas ter-maksud. Oleh sebab itu maka perlu adanya perumu-san tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi,penggandaan dan kekaburan tugas.

2. Azas FungsionalisasiYakni menentukan bahwa dalam penanganan suatumasalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasiyang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsionalberkewajiban memprakarsainya.

3. Azas KoordinasiYakni upaya menserasikan, memadukan dan me-nyelaraskan, baik dalam kegiatan, wakatu maupun pe-rumusan kebijaksanaan, perencanaan, pemrogramandan penganggaran, pengendalian serta pengawasantugas dan fungsi yang diembannya.

4. Azas KesinambunganYakni mengharuskan bahwa tugas-tugas harus ber-jalan secara terus menerus sesuai dengan kebijaksa-naan dan program yang telah ditetapkan, tanpa ter-gantung pada seseorang.

5. Azas AkordionYakni menentukan bahwa organisasi dapat berkem-bang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas danbeban kerjanya.

6. Azas Pendelegasian WewenangYakni mengharuskan setiap pimpinan untuk melim-pahkan sebagian tugas dan kewenangnannya kepadapejabat bawahannya.

7. Azas Keluwesan


Yakni upaya agar organisasi selalu mengikuti dan me-nyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahankeadaan, sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalampelaksanaan tugas

8. Azas Rentang PengendalianDimaksudkan agar dalam menentukan jumlah satuanorganisasi atau orang yang menjadi bawahan setiapdivisi, kemudian diperhitungkan secara rasionalmengingat terbatasnya kemampuan seseorang pimpi-nan, atasan dalam mengadakan pengendalian ter-hadap bawahannya, sehingga perlu adanya ratio unitkerja secara hierarkie berbentuk piramida.

Hal ini berhubungan dengan job classification, jobanalysis, job description and job evaluation, sehinggadapat dihindari adanya kemacetan dan penumpukanpekerjaan dan semua pekerjaan ada di bawah pengen-dalian dan jangkauan pimpinan dalam organisasi.

9. Azas Jalur dan StafYakni azas yang menentukan bahwa dalam penyusu-nan organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuanorganisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan.

B. Bentuk-bentuk Organisasi

Pada prinsipnya bentuk organisasi sebaiknya yangsesuai dengan kebutuhan organisasi dan fleksibel un-tuk pengembangan ke depan. Efisien dan sederhanajuga menjadi salah satu pertimbangan dalam bentuk-bentuk organisasi. Dalam perkembangannya terdapatenam macam bentuk organisasi yang masing-masingmempunyai kelebihan dan kekurangan.


1. Organisasi Lini (*line Organization)

Adalah bentuk organisasi yang didalamnya gariswewenang yang menghubungkan langsung secaravertikal antara atasan dengan bawahan, sehingga se-tiap kepala unit mempunyai tanggung jawab untukmelaporkan kepada satu unit diatasnya, dan bentukini cocok untuk diterapkan pada organisasi yangscupnya masih kecil.

Kelebihannya:a. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota

organisasi pada umumnya besar, sebab merekasaling mengenal satu sama lain.

b. Disiplin kerja para anggota, umumnya tinggic. Antara para anggota dapat terbina saling

pengertian yang sebaik-baiknya.d. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-

instruksi berjalan dengan cepat.

Kelemahannya:a. Tujuan pribadi pimpinan seringkali sulit

dibedakan dengan tujuan organisasib. Ada tendensi pimpinan bertindak otoriter dan dik-

tatorialc. Terlalu bergantung pada pimpinand. Pengembangan SDM kuarang diperhatikan dan

kurang tepat penyalurannya.


Contoh Bentuk Organisasi Lini

2. Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organiza-tion)

Adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahanwewenang berlangsung secara vertikal dan sepe-neuhnya dari pimpinan tertinggi kepada para kepalabaian di bawahnya. Untuk membantu kelancaran ker-ja dalam rangka peleksanaan tugas secara kese-luruhan pada organisasi, maka langsung dibawahpimpinan tertinggi atau langsung dibawah masing-masing kepala bagian ditempatkan seorang staf ataulebih yang tidak mempunyai wewenang komandodan ia hanya bertugas memberikan bantuan, saran,nasehat dan pelayanan yang sebaik-baiknya kepadapimpinan tertinggi dan para kepala bagian dalam ma-salah-masalah administrasi, personel, keuangan, logis-tik, dan sebagainya.

Kelebihannya:

a. Ada pembagian yang jelas antara orang-orangyang memegang tugas pokok dan yang memegangtugas bantuan atau pelayanan.


b. Kerja sama, koordinasi dan pengendalian dapatdilakukan dengan sebaik-baiknya.

c. Pengembangan bakat segenap anggota organisasiterjamin

d. Disiplin dan gairah kerja karyawan padaumumnya tinggi

e. Prinsip the right man in the right place dapatdengan mudah terlaksana.

f. Dapat diterapkan untuk segala macam organisasibesar maupun kecil

Kelemahannya:

a. Antara kelompok kerja seringkali terjadi per-saingan yang tidak sehat.

b. Karena staf sering berhubungan dengan maslahuang, pemakaian kendaraan, kesejahteraan, pe-rumahan, kenaikan pangkat dan sebagainya akanterkesan adanya perebutan jabatan yang tidakdiimbangi dengan keahlian dibidangnya.

c. Tugas pokok organisasi seringkali dinomorduakan.

d. Arus kerja dan proses pengambilan keputusanseringkali berbeda

e. Memungkinkan adanya KKN sangat tinggi, bilatidak dimbangi dengan pengawasan yang baik.


Contoh Bentuk Organisasi Lini dan Staf

3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Adalah organisasi dimana wewenang dari pimpinantertinggi dilimpahkan kepada para kepala bagian se-bagai pejabat struktural yang memimpin kelompokkerja tertentu sebagai para pelaksana dalam suatu bi-dang pekerjaan dengan keahlian tertentu. Kelompokkerja seperti ini yang dikenal sebagai kelompok yangmenduduki jabatan Fungsional. Tiap kepala bagianmempunyai wewenang untuk memerintah para pe-jabat fungsional sepanjang menyangkut bidang peker-jaan tertentu.

Kelebihannya:a. Proses kerja cepat, terarah dan lebih terprogramb. Pemanfaatan anggaran, personel dan peralatan te-

pat.c. Kenaikan pangkat para pejabat fungsional dapat

lebih cepat sesuai dengan prestasinya.


Kelemahannya:a. Para pejabat fungsional kadang-kadang bingung

dalam mengikuti prosedur administratifb. Suasana kerja Para kepala bagian dengan para pe-

jabat fungsional sangat berbedac. Pangkat para pejabat fungsional dapat lebih tinggi

dari kepala bagiannya.

4. Organisasi Lini dan Fungsional (Line and FunctionalOrganization)

Adalah bentuk organisasi dimana wewenang daripimpinan tertinggi dilimpahkan kepada para kepalabagian dalam suatu bidang tertentu kemudian pimpi-nan tertinggi tersebut masih melimpahkanwewenangnya kepada pejabat fungsional yangmelaksanakan pekerjaan operasional, namun karenatugasnya, maka secara fungsional koordinasinya dis-erahkan kepada kepala bagian tersebut lebih dulutanpa memandang tingkat atau jenjangnya.

Kelebihan:a. Partisipasi para karyawan tinggi


b. Disiplin para karyawan tinggic. Produktivitas tinggi, sebab spesialisasi dimanfaat-

kan secara maksimald. Top manajer tidak disibukkan dengan pekerjaan

rutin yang kurang strategis

Kelemahannya:a. Organisasi kurang flrksibelb. Koordinasi biasanya agak sulit, karena para pejab-

at kurang memperhatikan hal itu akibat spesial-isasi yang tinggi.

c. Pejabat fungsional sering bingung, karenadikoordinasikan lebih dari seorang

d. Pekerjaan spesialisasi dapat menimbulkan kejenu-han.

Keterangan:_______________ Wewenang Lini (Pelimpahan Wewenang)…………………... Wewenang koordinasi fungsional

5. Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Func-tional, and Staff Organization)


Struktur ini merupakan pengembangan lebih lanjutdari organisasi berbentuk lini dan fungsional, dimanawewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkankepada kepala bagian di bawahnya yang bertugas da-lam bidang tertentu, selanjutnya pimpinan tertinggitersebut masih melimpahkan pula wewenangnyakepada pejabat fungsional yang bertugasmelaksanakan bidang pekerjaan dengan keahlian ter-tentu di dalamnya dan untuk pelaksanaannyadikoordinasi oleh kepala bagian tersebut. Disampingitu, dibawah pimpinan tertinggi ditempatkan seorangatau lebih staf ahli atau penasehat yang tidakmempunyai wewenang lini dan komando, malainkanbertugas membantu pimpinan dalam organisasi

Kelebihannya:a. Disiplin kerja pegawai tinggib. Pembagian kerja dan koordinasi baikc. Lapangan kerja dan formasi terbuka luasd. Produktivitas tinggi, karena spesialisasi yang

maksimal

Kelemahannya:a. Partisipasi kurang berjalanb. Arus kerja dan prosedur pengambilan keputusan

kurang lancarc. Walau formasi terbuka luas, tapi fleksibilitastidak

mudah terlaksana, karena spesialisasi sangat rinci“Konsep sistem” kurang berkembang

d. Bila terjadi miss, biasanya saling menyalahkan dantidak dicari sebabnya.


Keterangan:_______________ Wewenang Lini (Pelimpahan Wewenang)…………………….. Wewenang koordinasi fungsional

Garis bantuan

6. Organisasi Komite (Committee Type Organization)Adalah suatu organisasi dimana tugas kepemimpinandan tugas tertentu lainnya dilaksanakan secara kolek-tif oleh sekelompok yang berupa suatu komite ataudewan.Organisasi ini bisa juga didirikan bersifat sementaraoleh organisasi disamping adanya dewan. Dimanadewan maupun komite diberi tugas merumuskan ke-bijaksanaan (policy) dan mengkoordinasi kegiatan-kegiatan tertentu.

Kelebihannya:a. Keputusan yang diambil biasanya baik, karena

berdasarkan musyawarah anggota komite/dewanb. Kemungkinan tindakan otoriter dan diktatoris

sangat kecil


c. Karena keanggotaan pada komite dan dewan pem-ilihannya dilakukan secara bergilir, maka dalamorganisasi ini dapat terjamin adanya pengem-bangan karier seseorang.

Kekurangan:a. Proses pengambilan keputusan agak lambatb. Bila terjadi kemacetan, para pejabat saling melem-

parkan kesalahanc. Niaya rutin untuk kegiatan organisasi tinggi.

Keterangan:Sumber Wewenang

________________ Garis WewenangGaris Penugasan

Keterangan:_______________ Wewenang Lini (Pelimpahan Wewenang)…………………….. Wewenang koordinasi fungsional

Garis bantuan

Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja27

BAB3

TATA KERJA,PROSEDUR KERJADAN SISTEM KERJADALAM KANTOR

A. Pengertian Tata Kerja, Prosedur dan Sistem Kerja

Pengertian istilah-istilah tersebut di atas harus

dibedakan dengan jelas agar tidak menimbulkan

pengertian ganda, berikut ini adalah pengertian dari:

1. Tata Kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang

efisien atas suatu tugas atau pekerjaan dengan

memperhatikan dari segi tujuan, peralatan, fasili-

tas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang

tersedia.

2. Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang

berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan

adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan

yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian

sesuatu bidang tugas.


3. Sistem Kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan

prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu

kebulatan pola tertentu dalam rangka

melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

B. Manfaat Tata kerja, Prosedur dan Sistem Kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas, maka tata ker-

ja, prosedur dan sistem kerja sangat bermanfaat untuk

efisiensi pekerjaan dan mencapai tujuan perusahaan,

antara lain:

1. Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjab-

aran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi

dan kebijaksanaan kedalam kegiatan-kegiatan

pelaksanaan yang nyata.

2. Bila dilakukan dengan tepat, maka dapat dicip-

takan standarisasi dan pengendalian kerja dengan

setepat-tepatnya.

3. Sebagai pedoman kerja bagi semua pihak yang

berkepentingan

C. Asas-asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerjadan Sistem Kerja.


Asas penyusunan tata kerja, Prosedur kerja dan Sistem

kerja sangat diperlukan untuk memperjelas fungsi dan

tanggung jawab antar bagian. Adapun asas-asas terse-

but antara lain:

1. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun

secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk

manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.

2. Harus dikomunikasikan atau dikonfirmasikan

secara sistematis kepada semua pihak yang ber-

sangkutan atau yang berkepentingan.

3. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan

yang berlaku dan dengan kebijaksanaan umum

yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

4. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan

secara efisien serta menciptakan jaminan yang

memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang be-

rada dibawah pengendalian organisasi

5. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kem-

bali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan

dengan keadaan.

D. Pengaturan Pokok di bidang Tata Kerja, Prosedur

Kerja dan Sistem Kerja dalam Organisasi


Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata

kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dinya-

takan sebagai berikut:

1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip

koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam

lingkungan instansi atau kantor lain.

2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung

jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawa-

hannya masing-masing dan membimbing serta

memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas

bawahannya.

3. Setiap pemimpin satuan organisasi wajib mengiku-

ti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan

masing-masing dengan menyampaikan laporan

berkala tepat pada waktunya.

4. Setiap pemimpin organisasi wajib mengolah dan

memanfaatkan laporan guna sebagi bahan

pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih

lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.

5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan

organisasi wajib memberikan tembusan kepada


satuan organisasi lainnya yang secara fungsional

mempunyai hubungan kerja.

E. Prinsip-Prinsip dan Teknik Penyusunannya

Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur dan sistem

kerja sebagaimana yang telah diuraikan di atas, maka

dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja,

prosedur kerja dan sistem kerja yang harus dipakai da-

lam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prin-

sip-prinsip sebagai berikut :

1. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja, ha-

rus disusun dengan memperhatikan segi-segi

tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan

waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan si-

fat dari tugas atau pekerjaan.

2. Untuk mempersipakan segala sisuatunya dengan

tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjela-

san tentang tujuan pokok organisasi, skema organ-

isasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jab-

atannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi

dan lainnya.

3. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas

yang akan dibuat bagan prosedurnya.


4. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang

harus dilakukan berikut lamanya waktu yang di-

perlukan untuk melaksanakan bidang tugas ter-

maksud.

5. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari

rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu

dengan tahap yang berikutnya harus terdapat hub-

ungan yang sangat erat yang keseluruhannya

menuju ke satu tujuan.

6. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata

dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian se-

luruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

7. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan ket-

erampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk

penyelesaian bidang tugas termaksud.

8. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus

disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas

dan fleksibilitas.

9. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem

kerja, harus selalu disesuaikan dengan perkem-

bangan teknologi.

10. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu

prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol


dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-

tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema

arus kerja.

11. Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur

kerja dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya,

maka perlu dipakai buku pedoman.

F. SIMBOL-SIMBOL DALAM PROSEDUR

Simbol-simbol yang umum dipergunakan untukmenggambarkan suatu prosedur, antara lain adalahsebagai berikut :

Lingkaran besar menunjukkanoperasi (operation) atau sesua-tu yang harus dikerjakan.Apabila ditengahnya dibubuhihuruf :C: berarti harus dikerjakanoleh juru tulis (clerk).N: berarti harus dikerjakandengan mesinT: artinya dikerjakan denganmesin tik (typewriter).

Belah ketupat atau segi empatberbentuk berlian atau diamondadalah untuk menunjukkanpemeriksaan (inspection, con-


trol atau check) mengenai mutuatau kualitas (quality).

Segi empat bujur sangkar untukmenunjukkan pemeriksaanMengenai jumlah atau kuanti-tas (quality).

Huruf D, singkatan dari delay,artinya penahanan ataupenundaan suatu proses kare-na harus menunggu tindakanatau penyelesaian lebih lanjut.

Suatu segi tiga tunggal terbalikmenunjukkan penyimpanan(storage) secara tetap (per-manen).

Segi tiga dobel terbalik menun-jukkan penyimpanan untuksementara (temporary).

Lingkaran kecil berarti pemin-dahan (transfer) ataupengangkutan (transport).

Anak panah untuk menunjuk-kan arah jalannya atau arus(flow) sesuatu dokumen me-lalui sesuatu prosespengerjaan.


G. KEGUNAAN SIMBOL-SIMBOL DALMAPROSEDUR

Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalamrangka membuat skema arus kerja atau prosedur kerjayang bermanfaat untuk mengetahui :1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan

yang bagaimanakah yang diperlukan untukpenyelesaian suatu bidang tugas

2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untukpenyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan termak-sud maupun waktu seluruhnya yang diperlukan un-tuk penyelesaian tugas termaksud.

3. Persyaratan kecakapan keterampilan pegawai yangdiperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan yangbersangkutan dengan sebaik-baiknya.

4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untukdapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan.

5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bi-dang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah sa-tu alat evaluasi kerja pegawai.

6. Apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah di-manfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.

7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi.

Disamping untuk mengetahui hal tersebut, maka skemaarus kerja atau prosedur kerja atau prosedur kerja jugamempunyai kegunaan sebagai :1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi

pegawai baru. Disebut sebagai skema arus kerja atauskema proses kerja atau skema prosedur kerja.

2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hub-ungan kerja.


3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan menga-tur frekuensi kerja yang tepat.

4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang

bertumpuk.6. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di

kemudian hari.7. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian dan analisis

jabatan.8. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk

mengetahui seluruh proses kerja.9. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.

Berikut ini contoh penggunaan simbol pada tata kerjapenerimaan surat masuk di suatu kantor. Penggunaansimbol pada tata kerja suatu kegiatan dapat dibuat perbe-daannya antara keadaan atau kenyataan yang ada dengankeadaan yang akan disarankan, sehingga akan terlihatperbedaannya guna dapat dipikirkan penyempurnaannyalebih lanjut.

H. PENYEDERHANAAN KERJA (WORK SIMPLIFI-CATION)

1. PENGERTIAN

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dil-akukan, bertambah besarnya organisasi dan ber-tambahnya jumlah pegawai, serta adanya perkembanganatau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pulabertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harusdilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkanagar pekerjaannya dapat dilakukan dengan cepat, tepat,


mudah, praktis, dan efisien. Untuk maksud tersebut makadiperlukan adanya analisis penyederhanaan kerja. Daripenyederhanaan kerja, dapat dihasilkan adanya pelaksa-naan kerja yang cepat, tepat, mudah dan praktis, sehinggadihasilkan pula adanya perkembangan dan kemajuan.

Penyederhanaan kerja adalah : Proses kegiatan yangharus dilakukan secara rasiona, untuk menerapkan tatakerja, prosedur kerja, dan sistem kerja baru yang lebih :mudah, baik, tepat, praktis dan efisien demi tercapainyatujuan.

Penyederhanaan kerja akan mudah untuk dilakukanapabila :a) Adanya organisasi yang efisienb) Adanya pimpinan yang tangguh dan bersih, serta

mau mendahulukan kepentingan kelompok ataubawahan daripada kepentingannya sendiri.

c) Proses pengambilan keputusan dilaksanakan dengancepat dan tepat

d) Terdapatnya alat-alat pengendalian yang tepat, antaralain adalah :1) Ketepatan penggunaan formulir2) Perencanaan yang mantap3) Pengumpulan dan pengolahan data dilakukan

secara efektif4) Penataan dan pemanfaatan berkas laporan secara

maksimal5) Adanya kejelasan dan dimanfaatkannya buku pe-

doman.6) Penerapan anggaran sesuai dengan kebutuhan.

e) Ketepatan didalam pemanfaatan waktu dan gerakan-gerakan badan dalam melaksanakan pekerjaan

f) Ketepatan di dalam bidang perkantoran meliputi :


1) Penggolongan, penyimpanan, dan pemeliharaanberkas serta penetapan jangka waktu penyimpa-nannya.

2) Tata ruang yang tepat dan pemanfaatan ruangkerja

3) Pemanfaatan tenaga kerja, peralatan dan perabo-tan kantor.

4) Penggunaan skema-skema atau bagan-bagan aruskerja sebagai alat bantu kerja

5) Sistem Penggandaan6) Pengolahan surar menyurat7) Tata kearsipan8) Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang

tepat9) Tata komunikasi10) Penyusunan tumpukan barang persediaan

dengan menerapkan azas FIFO (First In, First Out).

g) Dibidang prosedur kerja antara laim meliputi usaha :1) Mengotomatisasikan pekerjaan-pekerjaan rutin2) Mempergunakan alat-alat kerja bantuan seperti

skema arus kerja, daftar tugas, manual dan se-bagainya.

3) Mengatur kembali frekuensi kerja dan pembagiankerja

4) Penertiban sistem penataan dan pengumpulan da-ta

5) Penertiban pembuatan dan penggunaan formulir-formulir

Dengan demikian, maka hasil utama yang ingin di-capai melalui analisis penyederhanaan kerja adalahmengarahkan organisasi, tata kerja, prosedur kerja, dan


sistem kerja, yang berorientasi kepada kemajuan,pengembangan, dan pendayagunaan

Salah satu contoh, misalnya pada sistem kepega-waian. Sistem ini akan terdiri atau prosedur pengadaanpegawai, prosedur pendidikan dan latihan pegawai,prosedur pengajian, penilaian, dan prosedur-prosedurlainnya yang masing-masing terdiri pula atau tatakerja.

Suatu manajemen administrasi yang baik akammempunyai sejumlah sistem, prosedur dan tatakerja yangtelah dibakukan dan secara terus-menerus dijalankandengan mendayagunakan segenap sumber daya yang di-milikinya seoptimal mungkin. Prosedurnya akan benar-benar merupakan hasil analisi yang seksama agar setiaplangkah kegiatannya menunjang efisiensi kerja. Efisiensikerjaini salah satunya hanya mungkin dicapai bila dapatdiciptakan kesederhanaan dalam jumlah dan jenis formu-lir yang perlu diisi termasuk kemudahan pengisian for-mulirnya atau pembuatan catatan.

Kesederhanaan ini dapat diciptakan, bila dilakukanpenyatuan atau kombinasi dari formulir-formulir yangada yang mungkin dapat disatukan, dan menghilangkanlangkah kerja tertentu yang tidak diperlukan didalam se-tiap tata kerja kantor. Selain itu, hal-hal yangpengerjaannya bersifat pengulangan atau berganda, tu-gasnya dapat diserahkan kepada mesin-mesin yang tidakperna cepat bosan, lebih cepat dan tepat bekerja sertalebih hemat.

Hasil dari penelaahan sistem dan prosedur serta tatakerja dari semua proses pekerjaan kantor antara lainberupa :


a. Terdapatnya prosedur baku yang seragam bagi setiaptransaksi yang sama

b. Biaya didalam mengerjakan tugas-tugas kantor yangbersifat rutin akan terkurangi

c. Latihan pegawai akan lebih terarahd. Penyempurnaan dalam pelaksanaan pekerjaan dapat

dilakukan secara terus-menerus.

MENANGANI SURAT-SURAT41

BAB4

MENANGANI SURAT-SURAT MASUK DANKELUAR

A. MEMPROSES SURAT MASUK (PROCESSING IN-COMING MAIL)

Kegiatan rutin sekretaris setiap hari adalah menanganisurat-surat yang ditujukan kepada pimpinan. Untukitu setiap pagi sekretaris mengumpulkan semua suratmasuk dan segera memprosesnya. Adatugas sekretarisdalam menangani surat-surat masuk meliputi : Menyeleksi surat-surat yang ditujukan kepada

pimpinan Mendistribusikan surat-surat masuk yang telah

diberi lembar disposisi untuk ditindaklanjuti olehpejabat lain yang disebutkan dalam disposisi.

Meneruskan surat yang telah ditandatangani pim-pinan ke unit ekspedisi atau unit organisasi lainyang membuat surat itu.

Sekretaris harus dapat membedakan yang mana suratpenting dan mana tidak begitu penting. Untuk suratpenting, letakkan di atas meja pimpinan agar mudahdilihat pimpinan.


Apabila ada surat masuk tiba, hentikan sejenakkegiatan lain (kecuali jika sedang melakukan kegiatanpenting/mendesak), tanganilah segera surat masuktersebut, karena ada kemungkinan di antara suratyang baru masuk ada hal-hal pentmg atau mendesaklainnya. Untuk surat masuk yang tiba beberapa kalidalam sehari, sekretaris tetap harus memprosesnyadan usahakan untuk dikumpulkan dalam satu map la-lu disampaikan kepada pimpinan pada saat yang te-pat.

B. TAHAP-TAHAP DALAM MENANGANI SURATMASUK

Semua surat yang masuk harus melalui tahapan-tahapan:

1. Classifying and Sorting (Mengkiasifikasikan danMenyortir)

ClassifyingSekretaris harus mengklasifikasikan surat-suratmasuk ke dalam kelompok:a. Surat bisnis / dinas

adalah surat yang berasal dari peroranganatau perusahaan yang ditujukan kepadaperusahaan atau pimpinan yang bertindakmewakili kepentingan perusahaan.

Surat bisnis/dinas yang kemudian diterus-kan untuk disortir.


b. Surat PribadiAdalah surat yang berasal dari peroranganatau organisasi yang ditujukan kepada pim-pinan selaku pribadi. Surat yang demikianbersifat sangat rahasia, tidak boleh semba-rangan dibuka sekretaris.

Contoh surat pnibadi yang tidak boleh dibuka:- Tagihan premi asuransi- Tagihan kartu kredit- Rekening Bank Pimpinan

Setelah selesai Classifying, Tahap berikutnyaadalah:

First Sorting (Penyortiran pertama)Pada saat classifying, surat-surat bisnis sudahdipisahkan dan surat-surat pribadi. Selanjutnyasekretaris menyortir surat bisnis / dinasmenurut sifat dan tingkat kepentingannya men-jadi : Rahasia/Privafe and Confidentiala. Surat Penting / mendesak

Yaitu surat yang memerlukan tindakansegera. Kadangkala si pengirim mencan-tumkan kata ‘Penting / Urgent”, namunbanyak juga yang tidak mencantumkannya.Lalu bagaimana cara sekretaris dapatmengetahui sebuah surat termasuk pentingatau tidak terlalu penting?


Caranya :- Memperhatikan sumber / asal surat:

nama, alamat, stempel pos.- Memperhatikan aktivitas bisnis dan ke-

hidupan sosial pimpinan, sehinggasekretaris segera mengenalinya.

- Memperhatikan cara pengirimannya,apakah memakai Special Mail Service,First Class Mail, Second Class, ThirdClass, Fourth Class (Parcel Post).

Pada umumnya surat-surat yang memakaiSpecial Mail Services (Surat Hantaran Khu-sus) adalah surat-surat penting, karenabiayanya lebih mahal dibandingkan dengancara pengiriman biasa (First Class Mail, Sec-ond Class, Third Class dan Fourth Class).

Surat-surat intern harus dianggap penting,karena berisi masalah yang memerlukan ja-waban atau berisi informasi yang ber-manfaat bagi pimpinan.Semua surat penting harus diprioritaskandulu.

b. Surat BiasaYaitu surat yang mempunyai derajat kepent-ingan dibawah surat penting. Biasanyadiselesaikan setelah surat penting.


c. Surat RahasiaYaitu surat yang hanya boleh dibuka olehorang yang dituju. Bila isi surat rahasia ter-sebar luas akan menimbulkan kerugian bagipihak yang dituju oleh surat tersebut.

Second Sozting (Penyortiran Kedua)Penyortiran kedua mengatur surat-surat menurutjenisnya, Biasanya dipisahkan menjadi 3 ke-lompok:

a. Surat-surat bisnis / dinasSurat-surat bisnis yang pada saat classifyingdan first sorting telah dipisahkan dan suratlainnya, berikutnya diseleksi dandikelompokkan menurut jenis-jenisnya.

Contoh pengelompokan: Surat dan supplier Surat dan kantor cabang Surat dan Client

b. Surat pribadiAda 2 kemungkinan dalam menangani surat-surat pribadi untuk pimpinan:1. Surat pribadi yang sangat rahasia

ini berarti sekretaris tidak boleh membukasurat tersebut, langsung saja serahkankepada pimpinan.


2. Surat pribadi untuk pimpinan, yangmemungkinkan sekretaris untuk memban-tu pimpinan untuk memproses-nya.Misalnya:Surat untuk pimpinan yang berasal dansuatu organisasi dimana pimpinan men-jadi anggotanya. Untuk sekretaris pemulasebaiknya jangan membuka surat-suratdemikian, sampaikan saja dalam keadaantertutup kepada pimpinan, biarkan pimpi-nan yang memberi izin untuk mempros-esnya. Dalam membantu pimpinanmemproses surat-surat pribadi-nya, bu-atlah pengelompokan yang perlu, misal-nya Kelompok-kelompok Bill Kelompok surat-surat rumahJagalah kerahasian dan kepercayaan yangditunjukkan oleh pimpinan.

c. Bahan-bahan iklanSurat-surat masuk yang berisikan iklan dapatdikenali dan amplopnya yang bermacam-macam bentuk, ukuran, dan warnanya. Hal midimaksudkan sebagai daya tarik agar dibacapenerimanya. Surat-surat seperti mi biasanyamemakai jasa pengiriman Third Class atau ter-buka supaya menghemat ongkos pengiriman.Bahan-bahan advertensi diurus setelah selesaimemproses surat-surat lainnya. Kumpulkan


dan sampaikan kepada pimpinan pada waktuyang tepat pada hari itu juga.

2. Opening The Mail (Membuka Surat)Sekretaris harus mempersiapkan alat-alatyang diperlukan, antara lain: opener / alatpembuka surat, pensil, klip, selotip, stapler,stempel tanggal, buku agenda surat masuk,lembar disposisi, routing slip, circulation slip,daily mail record, buku Things To Do Today.

Apabila surat yang ditangani tidak banyakdapat dibuka secara manual saja, namunjikalau surat yang diurus banyak, sebaiknyamemakai alat otomatis agar menghemat wak-tu kerja sekretaris. Lebih baik bersikap telatendalam membuka amplop surat supaya isinyatidak terpotong. Apabila terpotong atau robekmaka sebaiknya diselotip dan halamanbelakangnya.Apabila salah membuka surat yang seha-rusnya tak boleh dibuka, maka rekatkan kem-bali amplopnya dengan Selotip, beri catatankecil : “Sorry, opened by mistake” atau “Maaf,terlanjur dibuka”, beri paraf anda, lalu terus-kan kepada orang yang dituju.

Ada kemungkinan anggota keluarga pimpi-nan adalah kolektor perangko, maka sekreta-


ris harus selalu memberikan perangko-perangko menarik kepada pimpinan.

3. Removing and Inspecting Contents(Mengeluarkan dan memeriksa isi am-plop)

Dalam tahap mi, sekretaris mengeluarkanisi amplop dan memeriksa bagian dalamamplop secara teliti, agar jangan ada yangtertinggal didalarnnya.

Periksa setiap surat apakah ada tanggal su-rat, alamat, tanda tangan si pengirim, lam-piran-lampiran.

Bila menemukan ketidakcocokan antarajumlah lampiran yang disebutkan dalamsurat dengan yang dilampirkan, buatcacatan kecil di sisi keterangan lampirandalam surat yang bersangkutan, kemudiancatat dalam buku Things To Do Today untukkemudian ditanyakan kepada orang yangmengirim surat itu.

Amplop surat sebaiknya disimpan satuhan, agar mendapatkan informasi apabilamenghadapi keadaan:


Surat yang diterima tidak mencan-tumkan alamat si penginim, maka sta-pler surat beserta amplopnya.

Surat yang tidak mencantumkan tang-gal surat, maka tanggal terima diang-gap sama dengan tanggal surat.

Surat yang bertanggal, bila berbedajauh dengan cap pos, sebaiknya dista-pler dengan suratnya, lalu diselidikiapakah kesalahan ada pada kantor posatau si penginim.

Surat yang ditandatangani si pengiruntetapi tak ada nama jelasnya, makasekretaris dapat mencoba mencari danamplopnya.

Surat-surat tertentu, cap tanggal posmungkin dapat dipakai sebagai alatbukti yang resmi.

4. Date Time Stamping (membubuhkanstempel tanggal dan waktu)Setiap surat yang masuk harus diberitanggal terimanya, karena mengan-dung unsur legalitas. Sebaiknya diberistempel Received + tanggalnya, se-dangkan pencantuman jam tiba surattidaklah terlalu perlu, terkecuali bagikepentingan tertentu.


Beberapa alasan mengapa perlu mem-bubuhkan stempel tanggal dan setiapsurat masuk : Bila surat yang masuk tidak ter-

tanggal, maka jadikanlah tanggaltenima sebagai tanggal surat

Surat yang datang terlambat yangmana surat itu berkaitan denganpenyerahan sesuatu, maka dapatdibantu dengan tanggal penerimaanuntuk membuktikan kedatangann-ya.

Kegiatan berikutnya adalah mem-baca surat yang masuk kedalamBuku Agenda Surat Masuk.

A g e n d a S ur a t Pengirim Perihal Tindakan Batas Tanggal File

No. Tgl No Tgl Waktu Followup

Gambar 2. Contoh : Agenda Surat Masuk

5. Reading, Underlining And Annotating (Membaca,Menggarisbawahi dan memberikan catatan kecil)Sekretaris harus membaca isi surat secara cepat danteliti, serta memahami isi surat. Untuk surat - suratyang ditujukan kepada pixnpinan dan nantinyabalasannya di tanda tangani pimpinan, maka garisbawahi kata-kata kuncinya dengan pensil, berilah


catatan kecil di margin kanan surat. Bila pimpinantidak berkenan surat-surat masuk digarisbawahiatau diberi catatan-catatan, maka lakukanlah hal itudi atas secarik kertas lalu diklip pada surat itu ataumenuliskannya di kertas Post It yang dapat lang-sung direkatkan dan biasanya warna-wami.

Masalah-masalah yang harus dicermati sekretarisdalam mengelola surat-surat masuk adalah: Surat yang ditujukan kepada pimpinan, tetapi

sebenarnya untuk orang lain, maka sekretarismenuliskan nama orang yang dituju di tepi atas,lalu serahkan kepada pimpinan. Jadi sekretarisjangan langsung memberikan surat tersebutkepada orang yang bersangkutan sebelum pim-pinan melihatnya. Surat masuk yang ada rele-vansinya dengan surat sebelumnya, maka cariarsipnya, lampirkan pada suratnya.

Amplop yang berisikan cheque atau Bilyet Giro,harus diteliti angka yang tertera di dalamnya.Apakah cocok dengan copy dan faktur/suratyang menyertainya. Catatlah dengan pensil dicopy faktur itu: tanggal dan nomorcheque/giro serta jumlah uangnya, lalu buatkanmemo untuk melaporkan kepada pimpinan. Amplop yang berisikan Faktur atau surat

berharga, harus diteliti angka-angkanya’apakah sesuai dengan yang seharusnya. Bilaangkanya cocok, maka tulislah “OK” di lem-bar Fakturnya.


Surat masuk perlu diberi kode untuk mem-permudah penanganannya. Pakailah pensiluntuk mempermudah penanganan-nya. Pa-kailah pensil untuk memberi kode disudutkin atas.

Kode A-1 untuk surat-surat yang harussegera dijawab pimpinan.

Kode A-2 untuk surat-surat yang belumdapat dijawab, karena masih harusmenunggu informasi tambahan ataumenunggu keputusan pimpinan.

Kode B untuk surat-surat yang dapat dija-wab oleh pejabat lain.

Kode AS untuk surat-surat yang ditujukankepada pimpinan, tetapi akan di tanganioleh sekretaris.

Untuk surat-surat yang membutuhkan tin-dak lanjut, perlu dibuat catatan pengingat(Buku Things To Do). Begitu pula apabilapimpinan memerlukan surat terdahulumaka sekretaris mencatat dalam bukuThings To Do, baru kemudian mencari fileitu, lalu lampirkan di belakang surat yangdimaksud.

Catatkan juga dalarn Buku Things To Do bagilampiran yang tidak ada, agar dapat segeradimintakan susulannya.


6. Presenting The Mail (Menyerahkan Surat Kepa-da Pimpinan)Sediakan dua tray di atas meja pimpinan, trayyang satu untuk tempat surat-surat masuk, danyang satu lagi untuk tempat surat-surat keluarpimpinan.

Cara menata surat di atas meja pimpinan: Posisi paling atas:

Letakkan surat yang sangat mendesak, perlusegera di jawab pimpinan, mungkin melaluitelepon. Bila ada beberapa surat sangatmendesak, usahakan agar surat yang berisikabar menggembirakan di tempatkan palingatas.

Posisi kedua:Surat-surat yang telah diberi kode A-1

Posisi ketiga:Surat yang meminta perhatian orang lain.

Posisi keempat:Surat-surat yang biasanya dijawab olehsekretaris. mi dimaksudkan agar pimpinandapat menambahkan suatu catatan di mar-gin surat untuk membantu sekretaris men-jawabnya. Sekretaris yang sudah handal di-harapkan mampu membuat surat sendiritanpa memperlihatkan terlebih dahulukepada pimpinan. Ia cukup memperlihatkancopy surat jawaban yang dibuatnya distaplerbersama dengan surat masuknya.


Posisi paling bawah:Surat-surat ataupun bahan keterangan yang

tidak harus dijawab.Contoh : Surat ucapan terima kasih, suratpenegasan tentang pembicaraan melalui tel-epon, surat pemyataan, dansebagainya.Apabila jumlah surat masuk yang diprosescukup banyak, pisah-pisahkanlah surat kedalam map-map berwarna. Akan tetapi bilasurat yang diserahkan hanya sedikit saja,dapat memakai satu map. Bila hanya ada sa-tu helai surat saja, letakkan langsung tanpamap, ben pemberat di atasnya.

Untuk surat-surat pribadi, letakkan terpisahdi sampingsurat-surat bisnis/dinas.

7. Handling Other Mail (Menanganipaket,brosur/bahan ikian, penerbitan dan sebagainya)

Selain menangani surat-surat yang masuk,sekretaris juga harus menangani paket-paketyang tiba, brosur/bahan iklan, penerbitan/ jour-nal atau majalah.

PaketBiasanya paket harus diprioritaskan penguru-sannya dibandingkan dengan yang lainnya.Lebih-lebih apabila paket yang diterima me-makai jasa paket khusus.


Umumnya kedatangan paket disertai dengan“Surat Kelas Satu” atau “Surat Terlampir” .Perlakukan surat itu sebagai surat penting.Cocokkan isi paket dengan Faktur atau Pur-chase order / delivery ordemya.

Brosur/Bahan IkianSebaiknya setiap brosur atau iklan yang barutiba diberi stempel tanggal. Kemudian seluruhbrosur/bahan iklan itu diserahkan kepadapimpinan. Setelah dilihat pimpman,brosur/bahan ikian disortir dengan cara Yang akan bermanfaat disimpan dalam file

tersendiri, dan gunakan pengarsipan Sis-tem Subjek,yaitu tata cara penyin-ipananarsip-arsip dengan memakai pokok masa-lah sebagai pedoman untuk mengatumya.Simpan berikut daftar harganya.

Yang lain diserahkan kepada bagian/ depar-temen lain yang mungkin membutuh-kan atautertarik.

Yang tidak berguna, dibuang saja.

Dalam menyimpan brosur/bahan ikian yang sa-ma dengan sebelumnya, maka sebaiknya yanglama dikeluarkan ganti yang baru.

8. Distributing The Mail


Sebagian dan surat-surat masuk harus didistri-busikan kepada orang/pejabat lain dengancara:a. Memberikan informasi supaya mereka dapat

menjawabnya. Jadi surat tersebut dapat difoto copy atau diberikan aslinya. Pakailah“Daily Mail Record”.

Tgl Perihal Diberikan TindakKepada Untuk Lanjut

Gambar 3. Daily Mail Record

b. Meminta orang lain untuk membalasnya.Pakailah lembar disposisi / action requestedslip, yaitu lembar penyerta suatu surat yangberisi instruksi pimpinan tentang hal-halyang harus dilakukan atas surat masuk ter-tentu.

c. Menyerahkan surat yang seharusnya di-tangani bagian lain dengan rnemakai Rout-ing Slip yaitu lembar untuk meneruskan su-rat.

d. Sebagai Pemberitahuan

Cara memakai daily mail record:1. Catatlah setiap surat yang sudah diberikan lembar

disposisi dalam daily mail record, lalu ikuti perkem-bangannya.


2. Beri tanda (check mark) pada kolom tindaklanjut untuk surat yang sudah dikembalikan/diselesaikan.

3. Copy jawaban surat yang dibuat oleh seseorangyang telah ditugaskan, satukan bersama surat yangdiperuntukkan pimpinan, lalu tuliskan kata: “C.C. :Received” pada kolom ke empat (untuk) daily mailrecord.

Selain itu ada pula surat yang juga memerlukan tindaklanjut sesuai disposisi pimpinan, yaitu : Memakai Cir-culation Slip, yaitu lembar untuk meneruskan suratatau informasi yang harus diketahui oleh orang-orangyang disebutkan, biasanya diurutkan dan posisitertinggi atau sesuai dengan nomor yang dicantumkandalam lembaran tersebut dan harus diparaf orangyang bersangkutan setelah ia membacanya.

Gambar 4. Lembar Circulation Slip

CIRCULATION SLIP

Dari :Perihal : Tanggal :

Harap disirkulasikan kepada :

Setelah selesai harap dikembalikan ke………………………………………………………………

No. NamaParaf


Gambar 5. Lembar Disposisi

Gambar 6. Action Requested Slip

ACTION REQUESTED SLIP

Date :To :

For your information, do not returnLet’s discussNote and filePlease note and return to mePlease answerPlease handleRUSH-Immediate Action NecessaryPlease AnswerYour comments, pleaseOther

Comments :ORIGINATOR :

LEMBAR DISPOSISI

Tgl dan No. Surat :Dari :Perihal :

Kepada Disposisi S i f a t

Harap dikonsep balasan RahasiaHarap dijawab Sangat segeraHarap dibicarakan dengan saya Sangat pentingHarap dipelajari & tanggapan Sdr. BiasaHarap diselesaikanHarap diberikan sasaranBerikan catatan dan kembaliMari kita diskusikan


C. MENANGANI SURAT SELAMA PIMPINANTAK BERADA DI TEMPAT

Selama pimpinan tidak berada di tempat,sekretaris harus tetap memproses surat masukdengan cepat seperti saat pimpinan ada di tempat.Hanya saja sekretaris mendapat tugas tambahanyaitu membuatkan ringkasan / intisari dan semuasurat-surat penting dan menggaris bawahi surat-surat yang memerlukan tindakan penanganansegera.

Ada beberapa macam tindakan yang dapatdilakukan sekretaris dalam menangani surat ma-suk, yaitu :1. Surat-surat yang dapat dijawab oleh sekretaris

secara benar. Kerjakan mi sesuai denganwewenang yang diberikan pimpinan.

ROUTING SLIP

From the desk of :To :Date :

For your attent\ion Please AnswerFor your information Please handleFor your action Please adviseFor your comment Please see meFor your approval Please note and returnFor your signature Let’s discussFor your review As requestedFor your dicissionFor your review

Note :


2. Memberikan surat-surat kepada pejabat periggantiyang telah ditunjuk pimpinan:

Surat-surat disampaikan dalam keadaantanpa annotating. tanpa underlining

Surat-surat pribadi untuk pimpinan harusdisimpan sekretaris, jangan disampaikankepada pejabat pengganti.

Berikan informasi yang diperlukan pejabatpengganti untuk membalas surat-surat ma-suk. Bila berhubungan dengan surat ter-dahulu, lampirkan juga.

Saat pimpinan kembali, sekretarismelaporkan surat-surat masuk yang telah di-tangani oleh pejabat pengganti, sertakancopy surat balasan yang telah diklip besertasurat rnasuknya.

3. Surat-surat penting dikirimkan ke tempat pimpi-nan berada:

Biasanya yang dikirim adalah foto copynya,melalui pos atau fax.

Masukkan fotocopy surat-surat penting dansurat-surat pribadi untuk pimpinan dalamsatu amplop coklat yang besar, disertaidengan catatan tentang banyaknya suratyang dikirim.

4. Membalas surat yang dilaporkan melalui telepon: Ada kemungkinan pimpinan mempunyai

kebiasaan menelpon atau meminta anda un-


tuk meneleponnya secara rutin, maka yangperlu diingat sekretaris adalah harusmenghemat waktu telepon karena pulsamahal.

Sebelum melaporkan kepada pimpinan, bu-atlah ringkasan/intisari/point-point danmasing-masing surat, akan tetapi siapkansurat ash di hadapan anda.

Pertama-tama laporkan surat yang palingpenting dulu, barulah diikuti surat-suratlainnya.

Bila pimpinan memberikan instruksi sing-kat, tuliskan dengan pensil di surat aslinya.Bila pimpinan mendiktekan jawabannya,catat di buku dikte.

Untuk surat balasan yang dibuat, tanyakankepada pimpinan siapa yang harus menan-datangani untuk pimpinan.

Laporkan pula bila surat-surat pribadidiketahui pengirimnya.

5. Menyimpan surat-surat menunggu sampai pimp-man kembali:

Surat-surat penting yang tidak dapat dija-wab dengan segera oleh pinipinan, makasekretaris dapat memberitahukan bahwapimpinan sedang tidak berada di tempatdan persoalannya akan segera ditanganisetelah pimpinan tiba kembali.


Apabila surat-surat masuk sangat banyak,buatlah daftar dan ringkasan isi surat-surattersebut untuk memudahkan pimpinan me-nanganinya setelah kembali.

Aturlah surat-surat bisnis selama pimpinantidak berada di tempat dalam sebuah map,begitu pula daftar dan ringkasan isi surat, la-lu letakkan di meja pimpinan. Begitu pulasurat-surat pribadi ditempatkan dalam satumap terpisah dan diletakkan di meja pimpi-nan.

Pengaturan surat-surat dapat juga dilakukandengan cara mengelompokkannya menjadi:

Surat-surat untuk ditandatangani, yaitu su-rat-surat yang dilatinkan dan dikte pimpi-nan, atau surat-surat yang dipersiapkansekretaris untuk ditanda tangani pimpinan.

Surat yang memerlukan perhatian pimpi-nan.

D. MENANGANI SURAT KELUAR (OUT-GOING MAIL)

Sekretaris harus memahami betul cara me-nangani suratsurat ataupun paket-paket yang akandikirim. Pada perusahaan besar, umumnya mem-iliki bagian atau ruangan untuk menangani surat-surat/paket-paket. Sekretaris harus tahu pasti jad-


wal harian untuk pengambilan surat-surat keluardi departemennya. Biasanya, sekali di pagi hari dansekali di siang hari.

Dalam pembuatan surat keluar, setiap suratdiberi nomor surat sesuai dengan urutan yang ter-catat di dalam Buku Agenda Surat Keluar.

Tgl No. Surat Kepada Perihal Arsip Keterangan

Gambar 8. Buku Agenda SuratKeluar

1. Final Cheek of MaterialsSetiap surat yangakan dikirimkan harus diada-kan pemeriksaan terakhir yang mencakup: Pemeriksaan tanda tangan, nama dan alamat Mencocokkan lampiran surat Kode wilayah pos di amplop surat, bila me-

makai jasa pos Tanggal surat Memberikan tanda pada amplop surat dan

paket yangmemakai Iayanan khusus.

2. Folding Lettem (MelipatSurat)Ada 8 macam cara melipat surat:

b. Lipatan Tunggal (Single Fold)


c. Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold)

d. Lipatan Baku (Standard Fold)

e. Lipatan Baku Rendah (Low Satandard Fold)

f. Lipatan Akordion (Accordion Fold)


g. Lipatan Akordion Rendah (Low AccordionFold)

h. Lipatan Model Prancis (French Fold)

i. Lipatan Model Baron (Baronial Fold)

3. Cara Pengiriman Surat KeluarSurat-surat maupun paket-paket yang sudahmenjalani pemeriksaan terakhir, lalu dipilihkancara pengirimannya :

a. Berdasarkan Classes of Mail First Class (Kelas Utama)

Cocok untuk mengirimkan surat, catatanpribadi, kartu pos dan cek.


Second Class (Kelas II)Untuk mengirimkan surat kabar danjournal/berkala.

Third Class (Kelas III)Untuk kiriman materi promosi, buku,katalog, bibit tanaman, perdagangan danedaran.

Fourth Class (Kelas IV)Untuk barang dagangan dan barang ce-takan. Bila paket dikirim bersamaandengan suratnya, maka surat dilekatkandi luar paket dan dibayar dengan jasaFirst Class.

b. Special Mail ServicesAda beberapa pilihan untuk pengiriman

yang khusus: Private Courier Services:

Adalah jasa pengiriman surat dan paketyang diselenggarakan perusahaanswasta. Umumnya cepat dan dapat di-percaya.Contoh : TIKI, DHL, Fed Ex dan se-

bagainya. Express Mail:

Dipakai untuk mempercepat pengiriman.Cocok Untuk mengirim surat, dokumendan barang dagangan.Contoh : Pos kilat, kilat khusus.


Di beberapa negara, adapula expressmail next day service yaitu pengirimanyang tiba ditujukan pada hari beri-kutnya, dan express mail same day air-port services, yaitu pengiriman antar air-port dalam negeri, yang akan tiba padahan itu juga di airport tujuan.

Registered Mail (Tercatat):Cocok untuk mengirimkan dokumenpenting dan barang-barang berharga. Bi-la dianggap perlu maka dibuatkan asur-ansi pos, terutama untuk dokumenyangberharga.

Certified Mail:Pengiriman jenis ini mempunyai buktipengiriman.

Insured Mail:Untuk pengiriman yang diasuransikan,biasanya untuk pengiriman kelas 3 dan 4.

Special Delivery:Pelayanan pengiriman pos yang lebihcepat dan pada playanan biasa.

Special Handling:Cocok untuk barang kelas 4, dikirim dankantor pos dalam negeri, dengan priori-tas

Priority Mail:Pelayanan pos kelas satu.

c. Secara elektronik


Melalui mesin faksimili, yaitu rnesinyang dapat mengirimkan dan menerimatulisan maupun gambar melalui salurantelepon (telecopier)

E - Mail, yaitu pengiriman pesan denganmemanfaatkan saluran internet.

Telex, yaitu mesin pengirim berita dalambentuk teks saja, dengan menggunakanmesin tele typewritter.

d. Petugas Pengantar Surat PerusahaanAda perusahaan yang mempekerjakan tena-ga khusus untuk mengirimkan suratsurat/dokumen-dokumen di dalarn kota (kurir).Sedangkan untuk surat-surat yangdikirimkan kepada orang-orang dalam satugedung, biasanya cukup disampaikandengan menggunakan office boy. Pastikansurat yang telah diterima ada bukti pen-erimaannya. Sekretaris dapat mempersiap-kan buku ekspedisi atau tanda terima.

Tanggal DitujukanKepada

Perihal Paraf penerima,Nama Jelasdan Stempel

Keterangan

Gambar 9. Buku EkspedisiTANDA TERIMA

Sudah terima dari : ……………………………………………………………………………………...Surat/dokumen sebanyak ……………………….. eksemplar / pakrt / bundel

Bogor, ………………. 20 …….Yang menyerahkan Penerima,

Stempel


Gambar 10. Tanda Terima Surat

Surat Elektronik (e-Mail)71

BAB5

SURAT ELEKTRONIK(e MAIL)

A. PENGERTIAN SURAT ELEKTRONIK

Seiring dengan semakin berkembangnya teknologi in-formasi dan komunikasi yang begitu pesat dewasa ini,dunia korespondensi bisnis juga mengalami perkem-bangan yang pesat. Hal ini terlihat dengan kehadiransalah sat., komponen penting dalam mte.net. yaitu su-rat elektronik atau yang lebih dikena! dengan e-mail.Dalam bab ini dibahas secara khusus tentang berbagaihai yang berkaitan dengan surat elektronik (e-mail).E-Mail Account dapat diperoleh dengan mendaftarkandiri ke ISP atau ke portal tertentu yang memberikanpelayanan gratis.

Surat elektronik atau electronic mail (e-mail) adalahsalah satu bentuk atau cara pengiriman sutat, informa-si, atau pesan (bisnis dan nonbisnis) yang dilakukansecara elektronik, tanpa kertas, dan tanpa jasa pengi-rim. Dalam era digital, cara pengirimaj surat lewate-mail ini merupakan cara pengiriman surat, informasi,


atau pesan (bisnis dan nonbisnis) yang paling mudah,murah, dan cepat sampai ke alamat yang dituju.

Untuk dapat memanfaatkan layanan pengiriman suratelektronik tersebut, seseorane dapat melakukannyadengan cara mendaftarkan diri ke sebuah layananpenyedia jasa internet atau yang lebih dikenal denganInternet Service Provider (ISP) yang ada di sekitar kotaAnda, atau Anda dapat mendaftarkan diri di beberapaportal yang menyediakan layanan e-mail gratis ataucuma-cuma.Sebelum mendaftarkan diri ke ISP, Anda harus mem-iliki seperangkat komputer dengan spesifikasi minimalmemiliki micro processor Pentium (versi terbaru lebihbagus), program aplikasi MS Internet Explorer atauNetscape Navigator, RAM minimal 16 MB (32 MB, 64MB, 128 MB, 256 MB, dan seterusnya lebih bagus),modem 33,6 Kbps atau 56 Kbps, dan saluran telepon.Selain itu, untuk mengoperasikan e-mail diperlukanaplikasi software, seperti misalnya Pegasus Mail, MSOutlook (Express), Yahoo Mail, dan Eudora.

Namun, dalam perkembangannya, seseorang dapatmelakukan akses internet tanpa menggunakanperangkat komputer dan telepon konvensional, yaitudengan menggunakan telepon genggam yang memilikifasilitas internet dan teve-box. Akan tetapi keduaperangkat terakhir tersebut masih relatif sedikitpenggunanya.


Beberapa ISP yang ada di Indonesia antara lain: B-Net,Bit Net, CABINET, BumiNet, CBN Net, Central Online,Centrin Net, D~Net, Elga Net, Global Net, IDNIC,Idola Net, Indo Internet, Indosat Net, Indosoft Net, In-ternet Bisnis Global, Iptek Net, Kadin Net, link Net,Wasantara Net, Media Net, Mega Net, Melsa Net,Burnt Net, Mitra Net, Pacific Internet, RAD Net,Telkom Net, Uninet Bhaktinusa, dan Vision Net.

Untuk mendapatkan akses ke internet, di mana salahsatu fasilitas yang tersedia adalah e-mail, Anda dapatmendaftarkan diri ke ISP tersebut dengan membayarsejumlah biaya tertentu yang besarnya bervariasi, ter-gantung jenis layanan internet yang tersedia. Untukmemperoleh gambaran yang lebih jelas tentang jenislayanan yang disediakan ISP, silahkan Andamenghubungi ISP yang terdekat di sekitar kota Anda.

Apabila Anda ingin memiliki alamat e-mail secara gra-tis, maka Anda dapat mendaftarkan diri ke berbagaialamat website atau situs baik dalam negeri maupunluar negeri. Sejumlah situs web dalam negeri yangmenyediakan fasilitas e-mail gratis, antara lain:Detik.com, Padamu.com, Indonesiamu.com, Asta-ga.com, Bolehmail.com, Plasa.com, dan Natnit.net.Sedangkan sejumlah alamat situs web luar negeri yangmenyediakan layanan e-mail gratis antara lain: Bigfoot,Hempseed, HotMail, Juno, lycos, MailCity, MailExcite,MyOwnEmail, Net@ddress, Iname, NetForward,RocketMail, WowMail, Asiamaya.com, dan Yahoo


Mail.

B. CARA MEMPEROLEH E-MAIL GRATIS

Cara memperoleh e-mail gratis: mendaftarkan diri ke portal yang dituju. mengisi form pendaftaran. mengirimkan ke portal yang dituju.

Untuk memperoleh e-mail gratis caranya sangatlah mudahdan tidak berbelit-belit. Berikut ini adalah beberapa taha-pan penting yang perlu diperhatikan untuk memperolehe-mail gratis.

1. Mendaftarkan Diri ke Situs yang DipilihUntuk memperoleh alamat e-mail atau e-mail account,maka Anda harus mendaftarkan diri ke salah satu situsyang memberikan layanan e-mail secara gratis. Salah satu


contoh situs yang menyediakan layanan e-mail secaragratis adalah Plasa. com. Situs ini menggunakan bahasaIndonesia, sehingga prosedur pendaftarannya mudahdipahami.Caranya sangat sederhana. Kunjungi alamat situsPlasa.com di http:llwww.plasa. com kemudian tekan en-ter, maka akan muncul tampilan sebagaimana tampakdalam gambar berikut.

2. Mengisi Formulir PendaftaraanPada saat halaman utama situs Plasa.com muncul, pilihlah(klik) menu "Daftar E-mail." Maka akan muncul pada layarmonitor suatu form pendaftaran. Formulir pendaftarantersebut harus Anda isi, antara lain: nama lengkap, tanggallahir, jenis kelamin, alamat rumah, kode pos, nomor tele-pon, pekerjaan, dan hobi). Di samping itu, Anda juga ha-rus mengisi nama alamat e-mail yang dikehendaki danmengisi password sebanyak dua kali.Perlu diperhatikan bahwa nama alamat e-mail dapatberupa sekumpulan huruf a-z atau kombinasi antara hurufdan angka, misalnya dipisolo, adlla, 4d44pa, dan se-bagainya. Pembuatan password sebaiknya tidakmenggunakan kata yang terlalu mudah, tetapi juga janganmenggunakan kata yang sulit diingat. Penggunaan pass-word yang sebaiknya perlu dihindari, antara lain:penggunaan nama asli atau panggilan, tanggal lahir, ataunama kota. Namun demikian, jangan sampai Anda mem-buat password yang terlalu sulit diingat yang padaakhirnya dapat mempersulit diri sendiri.


Tampilan formulir pendaftaran e-mail pada Plasa.comakan tampak pada gambar berikut ini.

3. Mengirimkan ke Plasa.comApabila formulir pendaftaran telah terisi secaralengkap, maka langkah berikutnya tinggal mengi-rimkannya ke Plasa.com dengan cara menekan tombol"Daftarkan" yang ada pada bagian bawah form pen-daftaran tersebut. Beberapa saat kemudian. Anda akanmemperoleh konfirmasi tentang alamat e-mail Andatersebut.Anda juga dapat memperoleh alamat e-mail gratis darisalah satu situs asing yang cukup dikenal di Indonesiayaitu Yahoo! Mail. Situs ini menggunakan bahasaInggris, sebagaimana tampak dalam tampilan gambarberikut ini.


Cara pendaftarannya juga relatif mudah. Kunjungihttp://www.yahoo.com, kemudian setelah halamanutama ditampilkan, klik "Yahoo Mail". Anda harusmengisi semua kolom yang ada dalam formulir pen-daftaran secara lengkap. Apabila semua kolom terse-but telah terisi lengkap, maka Anda tinggal meng-klikkolom persetujuan. Apabila terdapat beberapa kolomyang belum terisi, maka Anda akan diingatkan kem-bali untuk melengkapi kolom yang masih kosong ter-sebut. Formulir pendaftaraan e-mail gratis pada Ya-hoo.com akan tampak seperti pada gambar berikut ini.


Gambar 12.4 Tampilan formulir pendaftaran pada YahooMail

C. CARA BERKIRIM EMAIL

Apabila Anda sudah mempunyai alamat e-mail, makaAnda dapat mengirimkan data apa saja baik yang berupafile, suara, gambar, dan sebagainya. Beberapa tahapanpenting yang perlu diperhatikan dalam berkirim e-mail,antara lain: Apabila Anda menggunakan e-mail gratis dari

Plasa.com, maka ketikkan alamat situshttp://www.plasa.com selanjutnya tekan enter atauklik "Go". Sesaat kemudian akan muncul dalam monitortampilan Plasa.com.

Setelah muncul tampilan Plasa.com, maka untuk


membuka fasilitas e-mail Anda, Anda harus mengetik-kan identitas Anda (user ID) dan password Anda, laluklik kotak "Login".

Setelah masuk dalam fasilitas e-mail anda, maka Andadapat meng-klik mei "Tulis Surat", sehingga akanmuncul tampilan berikut ini:


Gambar 12.6.Contoh Tampilan Menulis Surat

Ketik alamat e-mailyang akan Anda tuju, misaJnya:[email protected]. Lalu ketik subjek e-mail tersebut(tentang apa e-mail tersebut), misalnya Informasi Bu-ku Baru. Selanjutnya, ketikkan isi surat

Anda dalam kotak yang telah tersedia. Apabila Andaingin melampirkan/Z? tertentu, maka pada menu si-sipan (attachment) klik "Browse". Apabila file yangingin Anda sisipkan sudah ditemukan tinggal klikmenu "Open". Beberapa saat kemudian, pada kolomsisipan sudah terisi alamat file yang Anda sisipkantersebut.

Apabila semua sudah diketik, sebaiknya isi surat ter-sebut perlu dicek terlebih dahulu sebelum dikirimkanke pihak lain. Apabila semuanya sudah benar, makaklik kotak "Kirim". Sesaat kemudian surat yang Andaketik sudah terkirim ke alamat yang dituju disertaidengan suatu pesan pemberitahuan bahwa surat Andatelah terkirim.

D. CARA MENJAWAB E-MAIL

Setiap surat yang masuk biasanya ditampung dalam se-buah folder yaitu kotak surat (inbox). Dalam kotak suratterdapat semua surat yang masuk, baik yang sudah dibacamaupun belum. Apabila Anda ingin menjawab salah satusurat, maka klik surat tersebut, sehingga muncul tampilanyang hampir sama dengan ketika Anda menulis surat.Perbedaannya, dalam kolom-kolom tersebut sudah terisi


suatu pesan. Selanjutnya, klik "Reply" atau "Balas Surat"dan tuliskan pesan jawaban yang Anda kehendaki. Apa-bila semua sudah selesai dan layak untuk dikirimkan,maka klik kotak "kirim".

Gambar 12.7.Tampilan Kotak Surat di Plasa.comBerikut ini adalah contoh tampilan membalas surat.

Gambar 1Z8.Tampilan Membalas Surat di Plasa. com


E. ETIKA BER-E-MAIL

Dalam dunia korespondensi bisnis modern, khususnyayang berkaitan dengan surat elektronik (e-mail), perlu di-perhatikan etika atau kaidah-kaidah tertentu yang berlakusecara umum. Etika ini diperlukan agar masing-masingpengguna memiliki rasa tanggung jawab dan memberikanrasa aman kepada pihak lain dalam melakukan kore-spondensi melalui e-mail. Dalam menyampaikan pe-san-pesan bisnis lewat e-mail, sebaiknya perlu diper-hatikan beberapa hal berikut ini: Dalam mengirimkan suatu pesan lewat e-mail,

sebaiknya cantumkan nama identitas diri Anda yangsebenarnya. Hindari penggunaan nama saniaran, na-ma panggilan, apalagi nama orang lain. Hal inimenunjukkan adanya rasa tanggung jawab denganmenggunakan nama Anda yang asli, bukan namapalsu.

Isi pesan yang disampaikan haruslah tetap mengacupada kaidah umum, seperti sederhana, ringkas, danjelas atau mudah dipahami penerima pesan. Pen-yampaian pesan yang baik akan mempermudahpemahaman si penerima pesan.

Hindari penggunaan kata-kata atau kalimat yangbernada menghina, mengejek, menghasut, mengan-cam, atau mengumpat. Hal tersebut jelas akan me-numbuhkan rasa kejengkelan, kekecewaan, ketid-aksenangan, permusuhan, dan rasa ketidakpercayaankepada si pengirim e-mail.

Hindari pengiriman virus, spyware, dan sejenisnya


yang dapat merugikan pihak penerima pesan. Olehkarena itu, sebaiknya Anda meng-install aplikasi antivirus yang selalu diperbarui.

Usahakan e-mail dijaga dengan baik, jangan sampaihangus. Lakukanlah pengecekan secara rutin, misal-nya dua atau tiga hari sekali. Apabila dalam kurunwaktu tertentu, misalnya tiga bulan Anda tidakpernah melakukan pengecekan e-mail, maka alamate-mail Anda secara otomatis akan hangus dan Andatidak dapat menggunakannya lagi.

Hindari penggunaan huruf kapital pada semua pesanyang disampaikan dalam e-mail.

F. KOMPONEN E-MAIL

Pada umumnya, sebuah e-mail berisi beberapa komponenpenting, antara lain:o To — menyatakan alamat e-mail penerima pesan

(yang dituju)o From — menyatakan nama dan alamat pengirim pe-

san e-mail tersebuto CC (carbon copy) - menyatakan tembusan pesan

e-mail yang akan dikirimkan ke pihak lain.o BCC (blind carbon copy) — sama seperti CC, tetapi

alamat e-mail yang dituju tidak tertera dalam headerpesan.

o Subject — menyatakan subjek atau judul e-mail ter-sebut.

o Date — menyatakan waktu dan tanggal pesan e-maildikirimkan.


o Sender - menyatakan alamat e-mail pengirim pesan.o Reply to - menyatakan surat jawaban langsung

kepada si pengirim pesan e-mail.o Attachment - sisipan file (seperti file Word, Excel,

suara, gambar dan Iain-lain) yang akan dikirimkanke pihak lain.

G. FUNGSI E-MAIL

E-Mail memiliki beberapa fungsi dasar bagi penggunanyaantara lain:o Menerima pesan e-mail;o Membaca pesan e-mail;o Mengirim pesan e-mail;o Menjawab pesan e-mail yang masuk;o Meneruskan pesan e-mail yang masuk ke pemakai

lain.

Selain itu, e-mail juga memiliki fungsi tambahan bagipenggunanya antara lain:o Menyimpan pesan yang telah dikirim;o Menyimpan pesan yang telah diterima dan dibaca;o Mengelola daftar alamat e-mail;o Menambahkan file lepas untuk pesan yang yang

akan dikirim;o Memisahkan file lepas dari pesan yang masuk.


RANGKUMAN

Surat elektronik atau yang lebih dikenal denganistilah e-mail pada dasarnya merupakan salah satucara pengiriman dokumen yang dilakukan secaraelektronik, tanpa kertas dan tanpa jasa pengiriman.

Cara memperoleh e-mail gratis dapat dilakukandengan mendaftarkan diri ke situs yang memberikanlayanan e-mail gratis, mengisi formulir pendaftaran,dan mengirimkannya ke situs tersebut.

Cara berkirim e-mail melalui situs gratis, antara lain:kunjungi situs yang menyediakan layanan e-mailgratis, ketikkan user ID dan password, selanjutnyaklik kotak "Login".

Bagaimana menjawab e-mail? Pada tampilan kotaksurat, pilih surat mana yang perlu dibalas. Selanjut-nya, pilih menu "Balas Surat" sehinga muncultampilan yang hampir sama dengan pada saatmenulis surat.

Etika ber-e-mail diperlukan untuk menunjukkanrasa tanggung jawab dan menjaga rasa aman bagipara pengguna e-mail.

Komponen e-mail antara lain: to, from, CC, BCC,subject, date, sender, reply to, dan attachment.

Fungsi e-mail ada yang bersifat umum dan khusus.

Etika Menerima Tamu dan Bertelepon87

BAB6

ETIKA MENERIMATAMU DANBERTELEPON

1. PENERIMAAN TAMU

Salah satu tugas rutin sekretaris adalah menerimatamu yang datang ke perusahaan dimana dia bekerja.Tamu perusahaan merupakan unsur yang sangat pent-ing,karena tamu dapat menunjukan bahwa perusahaandimana kita bekerja mendapat pengakuan,untuk itu da-lam menerima tamu haruslah diperhatikan hal- hal se-bagai berikut :

1. Sopan dan ramah tamah2. Berkepribadian3. Bijaksana dan cerdas4. Mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi

yang bersangkutan serta hal-hal pokok tentang kantordimana ia bekerja.

2. Catatan Identitas TamuCatatan mengenai identitas dan kepribadian

tamu, penting untuk diketahui, maksudnya adalah untukmenghindari kemungkinan adanya keinginanterselubung dari tamu.


3. Pelayanan terhadap tamu :Hal-hal yang harus dilaksanakan terhadap tamu :

1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah,sopan dan menanyakan keperluan tamu yang datingserta mempersilahkan mengisi kartu / buku tamu.

2. Dapat menjaga diri dalam berbicara dan mengerti apayang boleh dibicarakan dan yang tidak boleh dibic-arakan

3. Mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibu-tuhkannya dan membantu pimpinan dalam mambuatjanji dengan tamu

4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu beri-kan penjelasan dengan baik dan jangan menyinggungperasaan tamu

5. Usahakan agar tamu merasa senang apabila terpaksaharus menunggu, dan sediakan bahan bacaan diruangtamu.

4. Macam-macam tamu1. Tamu dengan perjanjian terlebih dahulu2. Tamu tanpa atau belum mengadakan perjanjian3. Tamu yang merupakan teman pimpinan4. Tamu rutin atau relasi


5. Menerima dan melayani telpon serta menelponPersiapan yang perlu dilakukan dalam menerima danmelayani telepon serta menelpon :1. Menyiapkan formulir penerimaan telepon, serta me-

letakkannya dekat telepon agar mudah dijangkau bilamambutuhkannya sambil memegang telepon


2. Membuat satu daftar khusus nomor-nomor teleponpenting yang sering dibutuhkan

3. Memahami bagaimana cara mengadakan danmenyambung telepon Interlokal dalam maupun luarnegeri

4. Jangan banyak menggunakan telepon untuk kepent-ingan pribadi

5. Bersikap wasapada/ hati-hati, usahakanlah janganmenyela

6. Bersikap seperti sedang bertatap muka7. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembic-

araan8. Jangan menampakkan sedang sibuk, padawaktu me-

megang telepon9. Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi pada ma-

salah yang penting pembicaraan lancar10. Hindari penyampaian informasi rahasia, dan masalah

yang bersifat pribadi

Menerima telepon, hal-hal yang perlu diperhatikan :1. Begitu bel telepon berbunyi /berdering, segera angkat

telepon dengan tangan kiri2. Menjawab telepon secara singkat, cepat, jelas, dan

hormat terlabih dahulu memberi salam penghormatan,serta berikan identifikasi

3. Memberikan penjelasan dengan sopan dan jelas apabi-la : Penelpon salah sambung Penelpon ingin bicara dengan orang yang tidak ada

ditempat


Penelpon perlu menelpon nomor lain, atau oranglain

4. Apabila penelpon tidak lansung menyebutkan namaatau kantor , sebaiknya tanyakan.

Persiapan dalam menelpon :1. Memahami terlebih dahulu masalah apa yang akan

disampaikan atau dijelaskan dalam telepon2. Bila perlu menghafal dan mencatat nomor telepon pa-

da secarik kertas untuk menghindari salah sambungdan menghemat waktu

3. Siapkan alat tulis dan kertas untuk mencatat bila di-perlukan

4. Bila sudah ada yang menerima telepon, sebut identitassipenelpon, baru bicara lainnya.

5. Bila terjadi salah sambung maka nyatakan permintaanmaaf

6. Bila yang akan dihubungi melalui extension / pe-sawat khusus, maka tanyakan extensionnya

7. Bila nomor tidak ada / kurang jelas, minta bantuanoperator

6. ETIKET TELEPONSemua orang tahu cara menggunakan telepon, ta-

pi ada yang begitu banyak orang yang tidak tahubagaimana menggunakannnya untuk mendapatkanmanfaat terbesar bagi dirinya. Saat berbicara denganseseorang di telepon, kesan yang anda timbulkan 70% ditentukan dari kualitas suara Anda. Sedangkan kata-kata


yang diucapkan hanya 30%. Dengan kata lain, orangdiseberang sana yang anda ajak bicara membentukpendapatnya tentang Anda tidak hanya dari anda apayang Anda katakana. Tapi bagaimana cara Anda menga-takannya dan nada suara Anda.

Bicaralah dengan cara seperti yang Anda harapkanjika orang lain bicara kepada Anda. Usahakan agar pen-erima telepon bisa menerima pesan Anda dengan suaracukup keras dan jelas. Jangan sampai dia harus kerjakeras untuk mendengarkan dan memahami apa yang an-da katakana. Saat mengguankan telepon , gunakan muluthanya untuk berbicara . Jangan sambil mengunyah ,makan, minum.

Ketika anda sedang online di pesawat telepon usahakantidak melakukan hal yang membuat para pelangganjengkel atau kesal. Hal-hal tersebut antara lain :

Pertama, cobalah untuk tidak terdengar kasar ataub tidakpeduli, betapa pun sibuknya anda. Ketika mengangkattelepon anda berarti telah terikat dengan panggilan terse-but, dan harus memberikan perhatian sepenuhnya kepa-danya.

Orang-orang di tempat kerja akhir-akhir ini bersikap jauhlebih tidak formal. Namun, hal ini bukan berarti menjadiseenaknya. Tujuan anda adalah harus terdengar profes-sional dan ramah.

Kedua, Berkata “ Halo “ dan tidak mengatakan apa-apalagi, saat anda menjawab telepon adalah tidak membantudan dapat menyebabkan kebingungan. Ini merupakan


masalah umum yang sering terjadi sehingga ada baiknyamendiskusikannya secara terinci. Bantulah orang menele-pon anda dengan mengatakan paling tidak selamat pagidan nama anda..

Ketiga, Cobalah untuk tidak menunda jawaban teleponanda. Ini biasanya menjadi masalah para manajer yangsibuk. Namun ini merupakan sumber kejengkelan utamabagi orang lain bila panggilan mereka diabaikan atau barudijawab setelah beberapa lama. Panggilan telepon seha-rusnya dijawab paling lama tiga deringan.

Keempat, Jika anda sedang mengerjakan suatu tugas ataumenghadapi seorang tamu, ada tiga hal yang dapat andalakukan :

1. Alihkan telepon tersebut kepada sekretaris ataurekan kerja anda

2. Beritahukan kepada operator bahwa anda tidakdapat menjawab panggilan apapun

3. Gunakan mesin penjawab.

Namun berhati-hatilah agar tidak membuat anda terlalusulit untuk dihubungi. Ini dapat merugikan perusahaananda

Kelima. Jika anda tergesa-gesa menuju ke tempat lain, co-balah agar tidak terdengar tidak sabar. Katakan hal sepertiini : “Maaf…… pak, tapi untuk saat ini saya t.idak dapat mem-beri perhatian karena saya harus menghadiri rapat, dapatkahsaya menelepon anda kembali besok?”. Jika anda mengambil


metode ini sepakati waktu untuk menelepon kembali danjangan lupa untuk menepatinya.

Keenam, Hindari penggunaan Bahasa Slank, Bahasa Jar-gon atau Bahasa Gaul seperti :

“Sudah jadi sutra, Lama jadi lamreta dll”. karena tidak semuaorang tahu istilah bahasa tersebut, hal ini bisa memb-ingungkan bagi si penelepon.

Ketujuh, Jangan coba berbicara dengan sesuatu dalammulut anda, apakah itu pena, rokok,j ari atau makanan.Selain terdengar kasar, juga membuat pembicaraan andakurang jelas.

Kedelapan, Jangan mencoba berbicara dengan dua orangsekaligus.

Kesembilan, Pada saat anda akan meninggalkan ruangswitchboard untuk istirahat makan, maka anda harusmemastikan bahwa rekan kerja anda ada yang bertugasmenjaga switchboard. Jangan lupa untuk memberitahurekan kerja anda terlebih dahulu sebelum pergi.

MENANGANI SITUASI SULIT PADA SAAT BER-TELEPONDalam dituasi yang sulit,anda perlu mengendalikanemosi. Jangan pernah menerima atau menelepon seseoangsaat anda sedang marah.Sikap membantu dan sabar andaakan mendorong lawan bicara menjadi tenang dan meng-takan apa yang hendak mereka katakana dengan lebihjelas. Berkut beberapa contoh penanganan telepon dalamsituasi sulit :


Menerima keluhan Melalui telepon :Hentikanlah apapun yang sedang anda kerjakan dan beri-kan perhatian penuh kepada penelepon.Biarlah merekamerasa bahwa mereka sedang didengarkan dengan serius.

Dengarkan apa yang sedang dikatakannya,konsentrasikandiri anda pada fakta-fakta,bukannya pada emosi-emosiserta catatalah fakta-fakta tersebut.

Tunjukan empati dan mintalah maaf atas segala sesuatuyang bukan kesalahan anda.Demikian pula hindari untukmelimpahkan kesalahan kepada orang lain.kepada systematau kepada penelepon.Tunjukan empati dengan menga-takan “ saya dapat mengerti mengapa anda merasakandemikian.

Jangan memberi janji-janji secara tergesa-gesa dan tepatisetiap janji yang anda janjikan.Uruslah masalah tersebutdengan segera.

Contoh : jangan memastikan sertfikat tersebut akan selesaitanggal sekian..misalnya,tanpa konfirmasi dengan bagianpendidikan.

Terus beritahukan perkembangan kepada penyampaikeluhan jika masalah ini tampaknya terselesaikandengan lambat.


Jika keluhan tersebut telah diselesaikan ,hindarilah untukmembuat kesalahan yang sama lagi

Tetaplah bersikap tenang dan berusaha agar anda sendiritidak terseret ke dalam keadaan emosional ,karena haltesebut hanya akan memeperburuk masalah.. Dengarkan-lah fakta-faktanya.

Janganlah tegesa-gesa menyela tetapi berilah waktu agarkemarahan penelepon mereda.

Kenalilah kemarahan penelepon dan tujukannlahpengertian akan peyebabnya,tetapi jangan terseret untukmemberikan janji-janji yang tidak dapat ditepati,ataulebih-lebih saran-saran yang tidak membantu.

Jangan sampai terlibat perdebatan dengan Penelpon.

7. MENERIMA TELEPON

Usahakan sebisa mungkin untuk mengangkat tel-epon dalam waktu 1 detik setelah berdering. Sebutkannama, baik nama perusahaan atau bagian tempat andabekerja. Lebih baik sapa dengan kata, “Halo”, dari padadengan , “Hai”. Katakan, “Bisa” saya sampaikan namaBapak /Ibu kepada pak A ?” dan jangan katakana, “Darimana, nih ?”

Juga, jangan mendahulukan telepon jika didepananda sudah ada tamu yang menunggu. Misalnya , anda


punya janji bertemu dengan seseorang pada pukul14.00 . Pada waktu bersamaan ada telepon masuk untukanda. Maka, orang yang punya janji bertemu pukul 14.00itu yang harus didahulukan dari pada yang menelpon diseberang sana.

A. HAL-HAL AWAL YANG PERLU DIPERHATIKAN :

1. Kenali Pesawat Telepon AndaKeistimewaan-keistimewaan pesawat telepon perludimengerti. Keistimewaan-keistimewaan dibuat untukmembantu anda menangani panggilan telepon denganlancar.Agar dapat mengerti dengan lebih baik ke-mampuan telepon anda,bacalah mengenai keis-timewaan-keistimewaan nya.dan /atau tanyakankepada orang yang lebih berpengalaman untuk men-jelaskan kepada anda.kemudian berlatihlah sampaianda bisa melakukannya secara otomatis.

2. Pelajari Pesawat Telepon AndaWaktu untuk mempelajari pesawat telepon anda aalahsejak anda permulaan .Jangan Berlatih pada saat adatelepon.Kenalilah semua keistimewaan telepon anda.Pegang bagian corong bicara langsung di depan mlutanda.Jika corong bicara jauh dari mulut resikonyapercakapan anda tidak mudah dimengerti.Ingatlah bahwa berbicara melalui telepon memerlukanartikulasi yang lebih baik daripada yang diperlukandalam pembicaraan tatap muka.


3. Letak TeleponLetakkanlah telepon di meja anda sedemikian rupa se-hingga alat penerima dapat diangkat tanpa menyentuhbenda-benda lain. Tak seorangpun suka mendengarsuara-suara yang tidak perlu

4. Hal-Hal Yang Harus Dihindari:Hindari pembicaraan lain ketika berbicaraditelepon. Lawan bicara anda perlu mendapat per-hatian anda sepenuhnya, jangan coba-coba melakukan2 pembicaraan pada saat yang bersamaan.

5. Pastikan Telepon Diletakan Pada Posisi Hold Sebe-lum Anda Membicarakan Situasi Penelepon DenganRekan Kerja Anda.Sebagai contoh anda memberitahukan rekan kerja an-da bahwa si penelepon kedengarannya tidak pinterdan ternyata si penelepon itu mendengarnya.

6. Jangan Makan Dan Minum Selagi Anda Bicara.Apabila mulut anda sedang penuh makanan ketikatelepon berdering, tunggulah sejenak sebelum menja-wabnya. Bukankah akan memalukan jika anda mem-beritahukan rekan kerja anda bahwa si peneleponkedengarannya tidak begitu pintar,dan ternyatasipeneleon mendengarkannya?

8. MENELEPON

Sebisa mungkin menelpon sendiri. Jika orangyang ditelepon harus menunggu anda dating dan ber-


bicara di telepon, kemungkinan dia akan berpikir andamenganggap waktu anda lebih anda lebih penting daripada waktunya. Ini bisa menyebabkan pembicaraan dimulai demgan suasana dingin, walau anda belum bicarasekalipun.

Usahakan agar orang langsung tahu siapa yangmenelpon. Setiap telepon bisnis harus dimulai denganpenelpon memperkenalkan diri, menyebutkan nama pe-rusahaan, dan kepada siapa telepon ditujukan . Ini akanmeningkatkan peluang anda untuk lansung disam-bungkan ke orang yang anda coba hubungi. Selain itu,Anda juga mengesankan mandiri dan percaya diri.

Teleponlah pada waktu yang anda tahu tepat un-tuk orang itu. Jika anda menelepon pada saat mendekatiberakhirnya jam kantor, orang yang ditelepon akantergesa-gesa dan membrikan perhatian setengah-setengah.

Jika anda mendapat telepon lain saat sedangmenelepon, penelepon pertama yang harus selaludiutamakan. Katakan pada penelpon kedua bahwa andaakan menelpon balik. Lalu selesaikan pembicaraan per-tama anda.

Jangan menelpon untuk pembicaraan masalah se-pele atau pembicaraan bertele-tele yang dianggap meng-ganggu jam kerja yang penuh kesibukan . Pastikan anda


mempunyai alas an yang tepat untuk menelpon. Lalubicarakan urusan anda dengan cepat dan terarah. Selainitu , pembicaraan yang bertele-tele juga memberikankesan, Anda kurang kerjaan atau disepelekan orangditempat anda bekerja, sehingga punya banyak waktuuntuk menelpon yang tak perlu.

Jika pembicaraan terputus di tengah pembicaraan,anda harus segera telepon kembali, walau dalam keadaanseperti apa pun.

Sebelum kita menelpon, siapkan nomor yang akan di-hubungi melalui personal list dan jangan menebak-nebak nomor yang akan dihubungi..

Siapkan pula catatan yang menjadi pokok pembicaraanatau diskusi dan informasi yang diperlukan untukmenghindari percakapan yang tidak perlu.

1. Tunggu nada sambung, kemudian tekan nomor tele-pon yang dituju dengan benar.

2. Jika nomor yang ditekan salah, maka sampaikanpermintaan maaf.

3. Jika panggilan telah tersambung dengar benar, makaperkenalkan diri anda dan berikan alasan atau peri-hal anda menelepon

4. Jika nomor yang dihubungi mengeluarkan nadasibuk, maka gunakan nomor alternative lainnya.

5. Jika sambungan terputus (cut-off) pada saat pembic-araan belum selesai, maka anda sebagai pihak yangmenelepon harus menghubungi kembali. Jangan lu-


pa menyampaikan permintaan maaf tentang terpu-tusnya sambungan telepon.

6. Ucapkan terima kasih setiap akhir pembicaraan.

Hal Yang Perlu Dipehatikan Dalam Menelepon :

1. Keahlian Mendengarkan

Keahlian mendengarkan adalah penting dalam komu-nikasi oral jenis apapun, tidak hanya mendengarkantetapi untuk membuat lawan bicara anda tahu bahwaanda sedang mendengarkan. Terdapat perbedaan antaramendengar dan mendengarkan. Jika tidak memilikihambatan fisik, mendengar adalah suatu hak yang mu-dah dilakukan; sedangkan mendengarkan jauh lebih su-lit karena membutuhkan konsentrasi

2. Ketegasan ketika Bertelepon :

Ketegasan adalah bagaimana berhubungan denganorang lain, dengan cara yang terbuka dan jujur tanpamenjadi pasif atau agresif. Keahlian berkomunikasilahyang membuat anda mampu menyatakan kebutuhan,perasaan dan pendapat anda dengan jelas dan terbukaserta mengadakan negosiasi dengan orang lain untukmencapai hasil yang saling memuaskan. Denganmelakukan komunikasi secara tegas, anda akan lebihmudah untuk memahami dan dan dipahami. Sikap te-gas memungkinkan anda untuk :


a. Menyatakan ketidaksetujuan tanpa men-imbulkan konflik yang tidak perlu.

b. Membuat permohonan dan pernyataan pan-dangan dalam sikap percaya diri.

c. Bekerja sama dengan orang lain dalam memec-ahkan masalah sehingga semua orang dapatmenerima hasil yang didapat dengan puas.

d. Mengatasi kecaman

e. Berurusan dengan orang-orang yang sulitdengan lebih efektif.

f. Hal yang terpenting adalah tidak menguta-makan kepentingan diri sendiri dengan segalacara, tetapi berusaha mencapai hasil yangmemuaskan.

3. Hal-hal Berikut Ini Relevan Dengan KomunikasiMelalui Telepon.

a. Mengetahui kepada siapa anda berbicara danapa yang ingin anda katakana sebelummengangkat telepon.

b. Saat mengangkat telepon katakan siapa andadengan jelas dan dalam sikap positif

c. Gunakan nada yang tetap, bebicara dengan jelasdan tidak terlalu cepat. Jika suara anda cender-ung menjadi serak atau mejadi tegang saat ber-bicara dengan orang lain, berlatihlah beberapa


teknik untuk mengendurkan rahang dan bahuanda.

d. Cobalah untuk menghindari kata-kata pengisijeda seperti, emm…., aa…..dll. Simpanlah katamaaf untuk saat –saat dimana anda benar-benaringin minta maaf dan jangan menggunakan ka-ta tersebut untuk mengisi kekosongan dalampercakapan atau sebagai alat untuk menyelalawan bicara anda.

e. Orang yang tegas tidak merasa kekurangan. Jikamereka tidak memahami sesuatu mereka akanmeminta penjelasan.

f. Demikian juga orang yang tegas tidak akan me-nutup-nutupi atau menyanggah jika ia tidakmempunyai jawaban atas suatu pertanyaan,tetapi akan mengakuinya dan menawarkan diriuntuk mencari jawabannya..

9. MENGAKHIRI PEMBICARAAN

Orang selalu ingat cara pembicaraan pembicaraantelepon yang terakhir. Dikala akhir pembicaraan , Ucap-kan terima kasih pada orang yang menelpon . Lalu be-rusaha sebaik mungkin untuk mengakhiri pembicaraandengan cara yang positif. Jangan pernah mengakhiridengan berkata,”sampai bertemu”, “Bye-bye”, atau “su-dah, ya”. Katakan, “Baiklah, sekian dulu. Selamat


pagi/siang/sore”. Dan biarkan orang di seberang sanayang menutup telepon duluan.

Jika anda mendapat penelepon yang Cuma maungobrol atau bertele-tele katakana sesuatu seperti, “ Sayaharus pergi sekarang. Orang yang janji mau bertemusudah datang . “Atau,”saya senang ngobrol tapi sekarangada hal yang mendesak yang harus saya kerjakan. Adalagi yang bisa saya Bantu?”

Setelah di telepon , kerjakan pekerjaan rumah anda.Setiap orang senang jika urusannya ditindak lanjuti.Pegang kesepakatan atau janji anda. Jika anda menjan-jikan akan memberikan informasi atau data, segera sam-paikan pada waktu yang dijanjikan.

10. MENGATASI HAMBATAN

Kejadian sehari-hari dalam hal menelpon memangmengganggu , membuat frustasi ,dan menjengkelkan.Tapi tak bisa dihindari . Setiap hari , mungkin anda men-elpon berpuluh-puluh kali dari meja anda, tapi yang bisadihubungi lansung begitu anda telepon mungkin hanyaseperlimanya. Ada kiat untuk meningkatkan peluanganda dan mengurangi pesan, “coba telepon kembali”.

Adalah suatu kenyataan, bagian dari pekerjaansekretaris adalah memberikan kesempatan kepadabosnya untuk menyelesaikan pekerjaanya. Tapi sekreta-ris yang berfungsi sebagai penjaga bisa dijadikan sekutu


anda jika dia merasa dihormati dan mendapat perhatiandari anda.

Jika anda tak tahu nama sekretarisnya , tanykankepada receptionisnya pada saat anda pertama kali men-elpon . Jika anda menelepon pak A, dan anda lansungberhubungan dengan sekretarisnya tanpa melalui recep-tionist, tanyakan dengan singkat namanya sesudah andamenjelaskan identitas anda . Dalam percakapanusahakan unutuk menyebut nama Pak A berulang-ulang. Dan Anda akan mendapat nilai tambah. Selain menun-jukkan sikap percaya diri dan penghargaan, juga mem-berikan kesan anda sudah akrab dengan Pak A.

Membina hubungan yang ramah dengan sekretarislewat telepon juga bisa sangat membantu untukmendapatkan informasi. Misalnya, kapan Pak A punyawaktu senggang, kalau mau telpon sebaiknya kapan.Atau jam berapa dia akan pulang dari makan siang.Sesudah tahu waktu yang paling tepat jelaskan padasekretaris itu , anda akan telepon kembali pada jam terse-but. “Baik saya akan telepon kembali pukul 2 siang . Inginngobrol-ngobrol dengan Pak A tentang masalah proper-ty di Surabaya. Pak A ingin tahu perkembangan lebihlanjut”.

Jika anda disuruh tunggu dan telepon di-hold, co-balah bersabar. Jika sekretaris itu benar-benar membantu, anda bisa mengirimkan kartu atau surat ucapan terimakasih. Jika anda meminta agar pak A menelepon kembali,beritahu pada sekretaris kapan anda bisa ditelepon. Jika


anda tak ada di tempat pada waktu yang sudah anda se-butkan, maka anda harus mengulang seluruh proses dariawal lagi.

11. TIPSSaat bicara di telepon , coba terseyum karena senyumandapat di dengar. Jika anda tak bisa senyum , untuk lati-han, letakkan sebuah cermin kecil didekat telepon sehing-ga anda dapat mengamati ekspresi anda. Dan lala-lamaanda akan terbiasa.

Manajemen Rapat dan Notulensi107

BAB7

MANAJEMEN RAPATDAN NOTULENSI

A. RAPAT

Rapat perlu diselengarakan karena :1. Untuk memecahkan masalah2. Untuk menyampaikan informasi3. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta

dan perusahaan

1. Prinsip-prinsip dasar menyiapkan rapat : Why : Mengapa rapat perlu diselenggara-

kan What : Apa masalah yang akan dibicarakan

dalam rapat Who : Siapa yang di undang Where : Dimana sebaiknya rapat di seleng-

garakan When : Bilamana / kapan sebaiknya suatu

rapat di selenggarakan How : Bagaimana rapat akan di selenggara-

kan

2. Rapat dapat diselenggarakan :

Secara berkala atau cukup satu kali


Tertutup atau terbuka Apakah bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu

3. Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Rapat tidak resmi

Rapat yang diselenggarakan oleh pimpinandengan stafnya serat diadakan di ruangan kantorpimpinan atau di ruangan rapat yang telah dise-diakan .

Rapat-rapat kecil yang sifatnya tidak resmi inidiselenggarakan akan secara periodic untuk men-gadakan evaluasi kegiatan dan hal-hal yang perludikonsultasikan bersama.

2. Rapat resmi

Diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting.

4. Langkah-langkah dalam persiapan rapat1. Persiapan ruangan2. Persiapan administrasi meliputi :

1. Membuat surat undangan2. Menyusun acara dan daftar hadir peserta

Acara rapat disusun secara kronologisdan sistematis


Daftar hadir dapat dengan buku tamuatau buku biasa .

Daftar hadir ini diperlukan untukmengetahui jumlah yang harus dipersiapkansegala sesuatunya. Disamping itu diper-lukan sebagai dokumentasi serta per-tanggung jawaban biaya yang dikeluarkan.

3. Mempersiapkan bahan rapatBahan-bahan tersebut berupa : Hasil rapat yang lalu Hasil kertas kerja para peserta yang

akan dibahas Peraturan perundangan yang diperlukan Bahan-bahan penerbitan yang ada kai-

tannya dengan materi yang akan diba-has

Alat –alat tulis4. Mempersiapkan peralatan rapat5. Membuat catatan rapat

Isi catatan rapat terdiri atas : Judul rapat yang diselenggarakan Bila terdiri atas kelompok, perlu me-

nyebutkan nama-nama kelompok Tanggal, waktu dan tempat rapat

diselenggarakan Nama jenis rapat Nama peserta dan nama instansi Catatan dari seluruh kegiatan rapat

6. Mengirimkan hasil rapat

Manajemen Rapat dan Notulensi1107. Mengadakan tindak lanjut

5. Tugas Administrator/Sekretaris dalam rapat :1. Memeriksa ruangan rapat2. Menghitung jumlah tempat duduk yang

disesuaikan dengan jumlah peserta yangdiundang

3. Letak tempat duduk disesuaikan denganfungsi dari tiap peserta

4. Memeriksa perlengkapan yang telah terse-dia, termasuk bahan-bahan rapat yang di-perlukan

5. Sekretaris harus selalu ada ditempat6. Sekretaris dapat menugaskan orang khusus

untuk merekam semua pembicaraan baikmelalui tape recorder maupun dengan steno

7. Apabila jumlah peserta telah hadir men-capai 80-90%, sekretaris perlu memberilaporan kepada pimpinan

8. Hasil rekaman dan catatan perlu dieditkembali dan dipertimbangkan mana yangdiperlukan dan mana yang sekiranya dapatdibuang, sesuai dengan ketentuan rapat

9. Hasil catatan rapat telah disusun di-bacakan kembali

10. terjadi pengambilan suara , sekretaris perlumencatat nama-nama siapa yang setuju dansiapa yang tidak setuju

11. Membuat ucapan terima kasih.


12. Membuat NotulenNotulen adalah catatan singkat tentang suatu pem-bicaraan

6. Susunan notulen teridri atas :1. Judul Notulen2. Waktu dan tempat sreta jam (mulai dan be-

rakhir)3. Pemimpin (ketua dan sekretaris)4. Jumlah yang diundang

Hadir :Tidak hadir:(Nama sebutkan dalam daftar hadir)

5. Acara rapat(Sebut secara berurutan)

6. Jalannya rapat(Acara 1 sampai dengan penutup )

7. Tempat, tanggal, bulan, dan tahun8. Pembuatan Notulen ( sekretaris)9. Pengesahan notulen oleh ketua

Hak-hak notulis antara lain :

1. Sebelum rapatNotulis berhak memperoleh informasimengenai latar belakang materi yang akandisajikan dalam rapat

2. Pada waktu rapat berlangsung :


1. Berhak meminta perumusan yang jelasmengenai tujuan rapat apabila belummendapatkannya

2. Berhak menerima semua dokumen yangdibagikan pada waktu rapat

3. Berhak menuntut ketua sidang agar mener-tibkan rapat yang kacau

4. Berhak mendapatkan perumusan yang baikdari semua peserta rapat yang telah di-ajukan

5. Berhak mendapat rangkuman dan kes-impulan rapat

6. Berhak duduk disamping ketua sidang7. Berhak meminta dirinya digantikan dalam

pembicaraan yang berkepanjangan8. Berhak atas pembebasan dari tugas-tugas

lainya

3. Sesudah rapat1. Hak untuk mendapatkan waktu cukup un-

tuk mengolah catatan2. Berhak atas kesediaan para peserta rapat,

mendapatkan informasi tambahan sesudahrapat.


Persyaratan menjadi notulis :1. Mampu melakukan dua hal sekaligus,

mendengar dan menulis2. Kemampuan untuk memilih-milih bagian yang

penting dan tidak penting3. Kemampuan untuk berkonsentrasi4. Kemampuan menyesuaikan diri, kemampuan

melapor secara netral5. Memahami bahasa teknis, dan menguasai ma-

teri pembahasan6. Kemampuan mengetahui kebutuhan pembaca7. Mendengarkan dengan maksud menemukan

sesuatu8. Kemampuan manulis cepat9. Mampu mengemukakan pikiran secara ringkas

dan cepat10. Mengusai metode mencatat11. Menguasai berbagai metode pengolahan data12. Mengenal berbagai struktur rapat

Fungsi Notulen :

1. Sebagai dokumen dan barang bukti2. Sebagai sumber informasi bagi yang tidak

menghadiri rapat3. Sebagai landasan pertemuan berikutnya4. Sebagai alat pengingat para peserta rapat5. Sebagai bukti sejarah


B. CATATAN RAPAT (NOTULA)

1. Pengertian Notula

Notula adalah catatan tentang rapat yang telahdijalankan, sedangkan orang yang melakukanpekerjaan sebagal pencatat disebut notulis danbila sudah disahkan dalam sebuah laporandisebut notulen.

Notula dibuat setelah rapat dilakukan. Dilihatdari proses terjadinya, maka pembuat notulaharus berada di tengah rapat sehingga la dapatmenangkap nuansa atau suasana rapat denganbaik dan menuliskannya. Biasanya pembuatannotula diserahkan kepada sekretaris atau dapatpula pihak lain yang ditunjuk. Pembuat notulabiasa disebut dengan notulis.

Pembuat notula harus dapat bersifat obyektifatau tidak memihak. Ia tidak bolehmenuangkan gagasan-gagasan yang dimilikinyake dalam notula. Pembuatan notula harusmurni berdasarkan pembicaraan dalam rapat.Tanggung jawab penulisan nutula menjaditanggung jawab notulis, sementara tanggungjawab isi ada pada pemimpin rapat. Merupakantindakari yang bijaksana, bila sebelum


menandatangani notula seorang pemimpinrapat membaca terlebih dahulu secara teliti.

a. Pemahaman Rapat

Pemahaman rapat merupakan pengetahuan dasaryang harus dimiliki oleh seorang notulis.Pemahaman rapat tidak hanya pada jalannya rapattetapi juga mengenai tujuan, materi, keanggotaanrapat, acara rapat, dan sejenisnya. Dilihat dari tujuandiadakannya rapat, sedangkan rapat dapat dibagi:

a. Rapat Informatif atau penjelasan (informationmeeting)Rapat informatif adalah rapat yang dilakukandengan tujuan memberikan informasi kepadapeserta rapat. Jenis rapat mi banyak dilakukanuntuk menjelaskan kebijaksanaan pimpinan,pembenan informasi mengenai peraturan baru,dan sejenisnya. Dalam rapat jenis ml ada pihakdalam posisi superior sementara pihak lainnyainferior.

b. Rapat Pemecahan Masalah (problem solvingmeeting)Rapat pemecahan masalah adalah rapat yangdiadakan untuk memecahkan suatu masalahyang tetjad. Masalah perlu dipecahkan bersamadengan alasan masalah tersebut terlalu berat


sehingga memerlukan pendapat pihak lain, ataumemang memerlukan koordinasi dengan pihaklain, sehingga mau tidak mau harus dirapatkan.Dilihat dan definisi tersebut, jenis rapat ini dapatdilakukan antara atasan bawahan atau pegawaidalam tingkat yang sejajar.

c. Rapat Perundingan (negotiation meeting)Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukandua pihak atau lebih dengan tujuan untukmemecahkan masalah bersama. Rapatperundingan dapat dilakukan antara pribadidengan pribadi, pribadi dengan kelompok, ataukelompok dengan kelompok. Perbedaan antarajenis rapat ini dengan rapat pemecahan masalahadalah pada materi dan kedudukan pesertarapat. Materi rapat perundingan merupakanmasalah semua pihak yang terkait dalam rapat,sementara rapat pemecahan masalah, materirapat mungkin merupakan masalah satu pihaksaja. Kedudukan peserta rapat pemecahanmasalah dapat sejajar dapat pula tidak, sementaradalam rapat perundingan, kedudukan pesertarapat relatif sejajar.

Dilihat dan sifatnya, rapat dapat dibagi;a. Rapat formal

Rapat formal atau rapat resmi adalah rapat yangdiadakan untuk acara-acara resmi. Rapat ini


banyak dilakukan untuk membicarakan masalahkedinasan dan ketatanegaraan. Rapat inidirencanakan dan dilaksanaan dengan aturan-aturan yang telah disepakati oleh suatu lembaga.

b. Rapat informalRapat informat atau rapat tidak resmi adalah rapatyang diadakan untuk membicarakan masalahpribadi atau keluarga. Rapat ini diadakan tanpaaturan yang ketat dan pesertanya. Contoh jenisrapat ini yang sering dilakukan adalah rapatkeluarga untuk membicarakan seorang anggotakeluarga yang akan menikah.

c. Rapat terbukaRapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadirioleh semua anggota organisasi. Rapat ini banyakdigunakan untuk membicarakan masalah-masalahyang bersifat tidak rahasia. Bahkan, untukmenampung peserta rapat yang banyak, rapatterbuka sering diadakan di lapangan terbuka.Contoh, rapat terbuka partai X.

d. Rapat TertutupRapat tertutup adalah räpat yang hanya bolehdiikuti oleh sebagian kecil anggota organisasi.Rapat ini biasanya bersifat rahasia danmembicarakan masalah-masalah yang sensitif.


Dilihat dari jangka waktunya, rapat dapat dibagi;a. rapat harian,b. rapat mingguan,c. rapat bulanan,d. rapat semesteran (setengah tahun), dane. rapat tahunan

Dilihat dari pesertanya, rapat dibagi;a. Rapat intern

Rapat intern adalah rapat yang dilakukan untukkalangan dalam organisasi sendiri.

b. Rapat eksternRapat ektern adalah rapat yang dilakukan dengankalangan luar organisasi.

Sementara bila dilihat keanggotaan rapat, anggota rapatterdiri dari;

a. Ketua rapatKetua rapat adalah pihak yang bertanggung jawabterhadap rapat. Biasanya ketua rapat adalahpimpinan organisasi atau orang yang dituakanpada rapat informal.

b. ModeratorModerator adalah orang yang berperan sebagaipengatur rapat agar rapat berjalan sebagaimanamestinya. Moderator harus orang yang menguasaiforum sehingga dapat mengarahkan rapat bila


rapat sudah menyeleweng dari pembicaraan semu-la. Moderator bertugas membuka dan menutuprapat, dan memimpin jalannya rapat.

c. NotulisNotulis adalah orang yang mencatat jalanya rapat.Seorang notulis yang balk hams mampu meringkaspembicaraan rapat tanpa mengurangi isi dan rapattersebut.

d. Peserta rapatPeserta rapat adalah orang yang mengikuti sebuahrapat. Seringkali untuk rapat-rapat tertentupemimpin, moderator, dan notulis berfungsisekaligus sebagai peserta rapat. Ada beberapa rapatyang memperbolehkan peserta rapat memberikansumbang saran, sementara rapat yang lain fungsipeserta rapat hanya sebagai pengamat.

3. Cara Pembuatan NotulaNutula dibuat sejak rapat dimulai dan diharapkan selesaitidak lama setelah rapat selesai. Paling tidak setelah rapatselesai sudah jadi dalam bentuk kasar (draft). Setelahnotula selesai, notulis harus meminta tanda tangan padaketua rapat sebagai bukti sahnya sebuah notula. Notulayang dibuat tanpa persetujuan ketua rapat tidak diakuisebagai notula yang sah.


Hal-hal yang harus dicantumkan dalam notula agar dapatmenggambarkan jalannya sebuah rapat antara lain;

1. Nama,jabatan, dan jumlah peserta yang hadir,2. Tempat, tanggal, dan waktu dimulal dan diakhirInya

sebuah rapat,3. Pendapat atau saran dari peserta rapat, dan4. Hasil rapat atau keputusan rapat

Contoh notula rapatNOTULA RAPAT BAGIAN PEMASARANPT SERASA MIE

HarifTanggal : Selasa, 15 Juni 2002Tempat : Ruang Kepala Bagian Pemasaran (R 305)Sifat Rapat : Rapat RutinWaktu : 08.00 — 12.00 WIBPeserta Rapat : 1. Kurnia Sandi (Kepala Bagian Pemasaran)

2. Endang Kurnati (Kepala Pemasaran Wilayah I)3. Malik Marzuki ( Kepala Pemasaran Wilayah II)4. Ahmad Subagya (Kepala Pemasaran Wilayah III)5. Ricko Hartanto (Kepala Pemasaran Wilayah IV)

Pemimpin Rapat: Kurnia Sandi (Kepala Bagian Pemasaran)Moderator : Biyan Kartadireja (Wakil Kepala Bagian Pemasaran)Notulis : Evi Susanti (Sekretaris)

Acara Rapat : 1. Pembukaan2. Laporan masing-masing wilayah3. Analisis permasalahan per wilayah5. Tanya Jawab6. Penutup


AGENDA RAPAT DAN KEPUTUSAN RAPAT

1. Wilayah I

A. PermasalahanPermasalahan Wilayah I adalah pemasaran tid-ak sesuai target. Target pemasaran naik 15 %dari bulan sebelumnya sementara pencapaianhanya 12,5%. Ibu Endang Kurniati berpendapat,bahwa penurunan ini dikarenakan adanyabencana alam pada minggu terakhir sebelumlaporan dibuat. Beliau yakin, bila tidak adapermasalahan tersebut, target pemasaran dapattercapai.

B. Pemecahan MasalahBapak Kurnia Sandi memaklumi alasan tidaktercapainya target pemasaran, Beliau memutus-kan target pemasaran untuk bulan berikutnyanaik menjadi 17,5 %. Bila hal itu dapat dicapaibeliau akan memberikan bonus khusus 50 %lebih tinggi daripada bonus normal.

2. Wilayan IIA. Permasalahan

Target Pemasaran tercapai, tetapi pasar sudahjenuh. Menurut perkiraan Bapak Malik Marzukikemungkinan besar target bulan depan bila masih


sama tidak akan tercapai. Beliau meminta sarankepada forum rapat untuk mengatasi masalah ter-sebut.

B. PenyelesaianSetelah diadakan perundingan, forum rapatmemutuskan mengutus Bapak BiranKartadireja (Wakil Kepala Bagian Pemasaran)untuk mendampingi Bapak MalikMarzuki mengidentifikasi faktor-faktor kejenuhanpasar. HasiI identifikasi dibicarakan pada rapatbulan yang ákan datang.

3. Wilayan IIITidak ada masalalah bahkan melampui target. Bu-lan yang akan datang target dinaikkan 15 %.Diberikan bonus khusus karena tiga kali berturut-turut mencapai target. Bonus diberikan 2 % danangka penjualan.

4. Wilayan IVTidak ada masalah khusus, target pemasaran ter-lampui, tetapi Bapak Ricko Hartanto belum beranimenambah jumlah target karena masih relatif barumemegang posi9 mi. Forum menyetujui usulan BeI-iau.


Catatan Khusus1. Bapak Kurnia Sandi memberi tugas khusus kepada

Bapak Akhmad Subagya dan Ibu Endang Kurniatiuntuk membuat inovasi produk baru. Inovasitersebut dibenikan paling lambat tiga minggusetelah rapat bulanan mi dan dibicarakan pada rapatbulan berikutnya.

2. Pada rapat bulan yang akan datang Bapak KurniaSandi mendapatkan tugas lawatan ke Jepang,sehingga Beliau menugaskan wakilnya, Bapak BiyanKartadireja untuk menggantikannya.

Mengetahui: Jakarta, 15 Juni 2012Ketua Rapat, Notulis,

Kurnia Sandi Evi Kurniati

4. LatihanAnda bekerja di PT Kumalayang Jaya Building, Jln. GatótSubroto Kav. 56, Jakarta Pusat. Perusahaan tempat Andabekerja bergerak dalam bidang pengelolaan gedung danperkantoran. Salah satu gedung yang dikelolanya adalahMulya Sentosa Building dengan alamat yang sama. Padahari ini perusahaan tempat Anda bekerja mengadakanrapat yang merundingkan dampak krisis terhadap tingkathunian gedung. Rapat dihadiri oleh Bapak Arraz NaovalViacenza, S.E., Direktur Utama, Rita Effendi Kepala Bagi-


an Pemasaran, Rudi Permana, Kepala Bagian Keuangan,Sita Andriani Kepala Bagian Perawatan, Yunus Sentosa,Public Relation, Sugondo Raharjo, Kepala Bagian Per-sonalia, dan Anda sendiri dengan posisi Staf BagianPemasaran. Rapat dipimpin oleh Direktur Utama denganmoderator Sita Andriani. Rapat dimulai jam 08.00 — 13.00WIB. Buatlah notula rapat untuk pembicaraan rapat beri-kut ini.

Moderator : “Selamat pagi, terima kasih atas kehadirianBapak dan Ibu tepat-pada waktunya. Rapat han mi mem-bicarakan dampak krisismoneter terhadap usaha kita. Un-tuk membicarakan masalahtersebut, maka kami mohonBapak Arraz untuk memberikan gambaran permasalahanyang kita hadapi.”

Direktur Utama : “ Terima kasih, permasalahan yang kitahadapi adalah penurunan tingkat hunian dan 90 %menjadi 75 %, permasalahan tersebut sangat mengganggudikarenakan ada kecenderungan yang makin menurun.Kami ingin mendapatkan gambaran permasalahanlangsung dari Bagian Pemasaran. Mohon Saudari RitaEffendi menjelaskan masalah kita !“

Kabag Pemasaran : “ Terima kasih, permasalahan kitayang paling mendasar adalah pembayar-an kita yangmenggunakan perhitungan Dollar Amerika. Denganknisis mi membuat tarif kita tidak kompetitif lagi. Bila kitahendak mempertahankan tingkat hunian seperti semula,maka saya mengusulkan beberapa perubahan strategi


pemasaran; pertama penggunaan rupiah sebagai standarpembayaran, kedua, pemberian discount 25 % - 50 %,ketiga pemberian happy independent day, gratis 2 bulanuntuk pembayaran satu tahun sewa. Alternatif tersebuttelah kami berikan kepada peserta rapat dua hari sebelumrapat ini. Untuk itu kami mohon tanggapan.

Moderator : “ Terima kasih atas pemaparan masalah yangkita hadapi. Mungkin Bapak Ibu mempunyai tanggapanterhadap masalah yang kita hadapi ini ?

Kabag Kuangan : “ Setelah kami analisis usulan yangSaudari Rita kemukakan, dalam perhitungan keuangankelihatannya alternatif kedua yang paling relevan.Memang dengan potongan tersebut profit margin kitamenjadi sangat kecil sehingga kelihatannya tidakmungkin untuk memberikan bonus dan THR untuk tahunini. Bahkan dari perhitungan kami, bila discountdiberikan 50 %, kemungkinan besar kita terpaksa harusmelakukan PHK untuk 15 % karyawan kita. Tingkat idealpemberian discount adalah 30 %“Moderator : “Mohon Bapak Direktur Utama memberikantanggapan terhadap solusi tersebut’

Direktur Utama “ Setelah saya perhitungkan memangkelihatannya pemecahan masalah tersebut yang palingrasional. Mohon Bagian Public Relations membuat formatpublisitas untuk iklan ini, Bagian Personalia berikan suratedaran kepada pegawai terhadap permasalahan kita.


Bahan-bahan tersebut di serahkan kepada saya satuminggu lagi, kita adakan rapat dua minggu yang akandatang. Saudara moderator, silahkan.”

Moderator “Terima kasih, mungkin ada usulan lain?

Kabag perawatan : “Terima kasih. Memang usulan kamiyakin tidak popul. Dampak terhadap krisis mi membuatharga-harga untuk perlengkapan maintenance naik 200 %- 300 %, dengan terpaksa sekali, kami mohon anggaranuntuk kegiatan tersebut dinaikkan 100 % untuk menjagamutu pelayanan kita.”

Moderator “ Bagaimana tanggapan Bagian Keuangan ?“

Kabag Keuangan: “ Kelihatannya kenaikan anggaran 100% tidak mungkmn. Menurut perhitungan kami, kenaikanhanya dapat diberikansebesar 20 %.“

Direktur Utama : “ Ma’af sekali kenaikkan anggaran 20 %merupakan jumlah maksimum yang dapat kita berikan.Mohon Saudara Kabag Perawatan memberikana proposalanggaran dua hari lagi. Rapat untuk hari ini selesai.Moderator, silahkan !“

Moderator “Terima kasih, dengan mi rapat selesal, notularapat dan jadwal rapat berikutnya akan kami kirimkansatu jam setelah rapat selesai. Selamat siang.”

Administrasi Perjalanan Dinas127

BAB8

ADMINISTRASIPERJALANAN DINAS

Salah satu tugas yang harus dikerjakan sekretaris di kan-tor, disamping mengatur keperluan pribadi atasan, ada-lah bagaimana mengadakan persiapan perjalanan dianspimpinan. Apabila sekretaris bertanggung jawab ataspersiapan perjalanan dinas itu , seharusnya dia menge-tahui akomodasi yang dapat memenuhi kenginginanpimpinan di tempat tujuan. Dalam hal ini sekretaris di-harapkan dapat membantu pimpinan menangani trans-portasi dan seluruh keperluan yang meliputi keperluanperjalan dinas pimpinan, baik sebelum maupun sesudahmengadakan perjalanan. Untuk itu ada beberapa langkahyang harus dilakukan oleh sekretaris.

1. Merencanakan Perjalanan

Apabila suatu perusahaan tidak memiliki bagian yangkhusus menangani perjalanan dinas , maka sekretarisyang bertugas mengatur perjalanan tersebut. Pertama-tama ia harus mengetahui kebijaksanaan dan proseduryang berlaku dalam perusahaan itu.


Dalam hal ini, seorang sekretaris memperhatikan hakmasing-masing pimpinan, apakah berhak menggunakanfasilitas kelas utama , ekonomi atau dapatkah menen-tukan sendiri.Apabila pengaturan agak rumit sebaiknya sekretarismenghubungi biro perjalanan untuk mengatur perjalan-an ke luar negeri atau dalam negeri pimpinannya. Biroperjalanan dalam hal ini akan sangat membantu kelanca-ran tetapi tanggung jawab tetap berada pada sekretarisatas terlaksananya kenginginan pimpinan.Setelah pimpinan memberitahu tentang keberangkatann-ya sekretaris mulai mengumpulkan segala keteranganyang diperlukan secara lengkap, jelas dan terincimengenai :

1. Tujuan perjalanan , persinggahan atau perhentian,baik pada waktu berangkat, kembali atau keduanya

2. Tanggal keberangkatan dan tanggal kembalinya3. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pim-

pinan membuat janji temu4. Waktu yang dipilih untuk keberangkatan5. Jenis perjalanan dengan pesawat terbang, kapal laut,

kereta api atau mobil6. Jenis pelayanan yang dikehendaki kelas utama atau

ekonomi7. Hotel yang dikehendaki8. Angkutan apa yang diperlukan disetiap kota yang

dikunjungi


2. Mempersiapkan daftar perjalanan

Sebuah daftar perjalanan biasanya merupakan kombinasi(perpaduan) antara daftar kunjungan perjalanandengan daftar janji temu. Meskipun demikian daftarperjalanan dengan daftar janji temu dapat disiapkansecara terpisah.

Sebuah daftar perjalanan berisi tentang :Hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama lapanganterbang atau station, nomor penerbangan , waktu ked-atangan, dan nama hotel untuk setiap kunjungan.

Sedangkan janji temu berisi catatan tentang :Hari, tanggal, waktu, dengan siapa , dimana dan tujuanapa pertemuan tersebut diadakan. Dokumen-dokumenapa yang diperlukan pimpinan serta hal-hal yang perludiingat harus dicantumkan dalam daftar janji temu ter-sebut.

Sekretaris sedikitnya membuat rangkap 4 daftar perjalan-an yang telah disepakati . Aslinya untuk pimpinan , sa-tu tembusan untuk wakil pimpinan, dan yang terakhiruntuk sekretaris. Apabila ada perubahan pada daftar ter-sebut sekretaris harus memberitahukan hal itu kepadasemua pihak pemegang tembusan.


3. Mempersiapkan Dokumen perjalanan

Dokumen perjalanan ke luar negeri yang harus diper-siapkan oleh sekretaris , antara lain :

a. Surat perintah atau surat tugas jalanSurat tersebut dikeluarkan oleh perusahaan atau kan-tor-kantor pemerintah yang bersangkutan.

b. PasporAdalah dokmen perjalanan yang diberikan kepadaseorang warga negara yang diberi izin untuk mening-galkan negaranya dan untuk bepergian ke negara-negara asing tertentu. Paspor digunakan sebagaitanda bukti kewarganegaraan dan tanda bukti diridi negara asing tersebut. Paspor merupakan tandaizin bagi pemegangannya untuk secara bebas melaluiperbatasan-perbatasan negara yang dilaluinya. Pas-por juga merupakan pemberi perlindungan kepada


pemegangnya dari negara sendiri maupun dari nega-ra yang dikunjunginya. Paspor diberikan oleh kantorimigrasi setempat.

Di Indonesia salah satu persyaratan yang harus di-penuhi oleh sorang yang hendak ke luar negeri adalahpengesahan dari pemerintah c.q.Departemen Keha-kiman berupa Exit Permit yaitu surat izin meninggal-kan negara. Surat tersebut dapat diurus dan di-peroleh dari kantor imigrasi setempat.

c. Visaadalah tanda masuk yang dicap pada lembar-lembarpaspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu, da-lam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh melaluikonsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.Untuk kunjungan yang tidak melebihi dari 2 mingguvisa tidak diperlukan bagi warga Indonesia yangmasuk ke negara-negara ASEAN.

d. Yellow Card ( kartu kesehatan )Adalah kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatanpemerintah untuk diberikan kepada warga negarayang akan keluar negeri. Kartu ini untuk menyatakanbahwa warga negara tersebut bebas dari penyakitmenular seperti cacar, kolera, demam kuning dll. Halini merupakan keharusan untuk memasuki negaramanapun karena merupakan ketentuan dari undang-


undang Kesehatan International (International HealtRegulation) yang diberlakukan oleh WHO.

e. Fiskaladalah hal-hal mengenai keuangan terutama penda-patan dan pengeluaran pemerintah seperti berbagaijenis pajak yang harus dikeluarkan warga negarayang akan berangkat ke luar negeri di penuhi dilapangan udara sebelum berangkat.

3. Mepersiapkan Pengangkutan

Maksud dari pengangkutan disini adalah sarana angku-tan untuk pimpinan selama berada di luar kota baikdidalam maupun diluar negeri. Dalam hal ini ada be-berapa cara yang dapat dilakukan oleh sekretaris antaralain menelpon penyewaan mobil setempat ataumeminta keperusahaan penerbangan untuk me-mesankan mobil.Apabila sekretaris mempunyai rencana untuk menyewamobil perlu dijelaskan nama kota, tanggal waktu, buatdan model mobil yang dikehendaki. Disamping itusekretaris pelu menanyakan tempat pengambilan danpengembalian mobil oleh siapa, lama pemakaian, besarbiaya dan cara pembayaran.


4. Mempersiapkan penginapan (akomodasi)

Apabila pimpinan menghendaki hotel tertentu besertafasilitasnya, sekretaris dapat memesan melalui telepon,fax atau tlex atau langsung ke hotel tersebut, mengenaijenis kamar dan kelas diinginkan, nomor penerbangan,ETA (Estimated Time of Arrival) atau waktu kedatanganserta ETD (Estimed time of Departure) atau waktu keber-angkatan yang diperkirakan pimpinan. Hal tersebut perluagar pihak hotel dapat menjemput pimpinan di lapanganterbang kota tujuan.

5. Mempersiapkan Uang Perjalanan

Ada beberapa tanda bayar yang dipakai selama menga-dakan perjalanan antara lain :

1. Uang

Adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alattukar dan alat bayar. Tanda bayar tersebut dipakai apabi-la pimpinan menghendaki uang tunai selama mengada-kan perjalanan dinas .Jika ke luar negeri sekretaris harus mengetahui matauang apa yang dikehendaki oleh pimpinan.


2. Kartu Kredit (Credit Card)

Adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank atau hotel, biroperjalanan atau badan lain yang memberi hak kepadapembawa untuk memperoleh barabg atau jasa dalambatas tertentu menurut persyaratan yang telah ditetap-kan.

3. Cek Bepergian (Traveller’s Cheques)

Adalah alat pembayar semacam cek yang diciptakanuntuk orang yang bepergian dan dapat diuangkan padabank yang mengeluarkannya atau pada pihak-pihak yangditunjuk. Cek ini dikeluarkan dalam pemecahan tertentu.

4. Laporan Biaya Perjalanan

Tugas terakhir seorang sekretaris setelah perjalanan dinaspimpinan berakhir adalah membuat laporan keuanganperjalanan dinas dengan segera atau secara berkala.Dalam hal ini sekretaris segera melengkapi laporan ter-sebut dengan melampirkan bon-bon atau kuitansi-kuitansi.

Proposal Usaha yang Efektif135

BAB9

PROPOSAL USAHAYANG EFEKTIF

A. Pengertian

Proposal usaha adalah rancangan mengenai kegiatanusaha yang akan dilakukan. Proposal usaha diperlukansebagal acuan terhadap pelaksanaan kegiatan usaha.Walaupun usaha tersebut dilakukan oleh pribadi,proposal tetap diperlukan untuk mengevaluasi jalannyausaha secara obyektif. Evaluasi secara obyektif diperlukanagar pengelola usaha dapat menilal sejauh manakeberhasilan dan apa yang menjadi penyebab kegagalanagar dapat dijadikan evaluasi pada masa yang akandatang.

Kegunaan proposal usaha diantaranya: sebagal pedoman pelaksanaan kegiatan usaha, sebagai alat untuk menentukan kelayakan kegiatan

usaha (feasibility study), sebagai alat untuk menyakinkan penanam modal

dan pemberi kredit (kreditur), sebagal pedoman penilaian pelaksanaan kegiatan

usaha.


Untuk itu diperlukan proposal yang baik danrespresentatif. Syarat-syarat proposal yang balkdiantaranya:

1. Jelas (Clear)

Yang dimaksud lelas, proposal harus dapatmemaparkan kegiatan usaha secara jelas, terutamamengenai:• bidang usaha,.• status kepemilikkan,• surat izin badan usaha yang diperlukan,• bentuk kerja sama yang ditawarkan,• pasar produk yang ditawarkan,• tenaga kerja,• pesaing,• bahan baku.

2. Singkat (Consice)

Proposal harus ditulis singkat tanpa melupakankaidah-kaidah penulisan dan mengurangi kejelasandan kelengkapan proposal. Harap diingat, bahwadunia usaha selalu mengikuti perkembangan,karenanya penyampaian sesuatu secara singkatdan tepat sasaran merupakan sesuatu keharusan.

3. Lengkap (Complette)

Proposal harus dibuat secara lengkap, artinyaproposal harus dibuat dengan informasipendukung. Kelengkapan informasi terutama


mengenai pesaing dan peluang pasar akan sangatmembantu pelaksanaan usaha. Usaha menutup-nutupi informasi akan menjadi bumerang bagipengelola usaha, karena pada waktunya akandiketahui juga.

4. Benar (Correct)

Kebenaran proposal sangat dipengaruhi olehnurani pembuat. Jangan sampai karena inginmeyakinkan dan membuat proposal semenarikmungkin, penyusun menyembunyikan informasi-informasi yang dirasa kurang menguntungkan. Bilapada suatu waktu diketahui adanyaketidakbenaran proposal, nama baik dankredibilitas penyusun sangat dipertaruhkan.Adalah suatu hal yang sangat sulit menyakinkanorang, bila pernah membohonginya. dasar utamadari bisnis adalah kepercayaan, karenanyakepercayaan adalah sesuatu yang sangat mahal.

5. Tidak kedaluwarsa (up to date)

Keakuratan dan ketepatan data pendukung sangatdiperlukan dalam penyusunan usahaPerkembangan ilmu dan teknologi yang sangatpesat mengharuskan kegiatan usaha mengikutinya.Proposal usahapun demikian, Ia harus dibuatsesuai perkembangan. Perkembangan tidak hanyasebatas pada perkembangan ilmu dan teknologi

Proposal Usaha yang Efektif138saja, tetapi juga perkembangan pranata dan nilai-nilai yang dianut masyarakat.

Perkembangan-perkem bangan yang harus diperhatikandalam penyusunan proposusaha sehingga kekiniiannya (up to date) tetap terjagadiantaranya:

• Harga dan perkembangan pesaing (competitor),• Selera masyarakat (The taste of society),• Peraturan pemerintah (The Goverment rule),• Daya bell masyarakat (The buying power), dan• Perkembangan ilmu dan teknologi (Science and

technology).

B. Pembuatan Proposal Usaha

Proposal usaha mempunyai isi yang hampir samadengan surat penawaran, yaitu sama-sama berisibujukan. Surat penawaran berisi ajakan kepadapembaca untuk menggunakan produk yangditawarkan, sedangkan proposal usaha, biladiberikan pada orang lain, berisi ajakan agarpembaca tertarik untuk menanamkan modal padakegiatan usaha tersebut atau mau memberikankredit karena kemungkinan mendapatkankeuntungan.

Secara umum proposal usaha dibuat dengan membagimenjadi tiga bagian, yaitu:


1. Bagian PendahuluanBerisi mengenai latar belakang mengapa kegiatanusaha layak dijalankan. Bagian pendahuluan berisi:

• Nama atau usulan nama kegiatan usaha,• Jenis usaha yang dijalankan,• Alasan pemelihan jenis usaha,• Badan hukum kegiatan usaha,• Peluang usaha,• Lokasi, dan• Tingkat persaingan.

2. Isi Proposal, yang berisi:

Modal, peralatan, dan keakhlian yangdiperlukan,

Perhitungan pendapatan dalam berbagaialternatif,

Perhitungan pengeluaran dalam berbagaialternatif,

Perhitungan rugi laba dalam berbagaialternatif,

Resiko yang mungkin timbul, dan Cara menghadapai resiko.

1. Penutup Proposal, yang berisi:

• Kemungkinan perluasan usaha, dan• Penekanan kembali bahwa jenis usaha

tersebut mempunyal prospek yangmenjanjikan.


C. Sistematika Penulisan

Pada prakteknya sebenarnya tidak ada sistematikapenyusunan secara baku, seperti pada penyusunankarya ilmiah. Tetapi, proposal harus dibuat sepertipada syarat proposal yang baik pada Bahasan inisub bab A dan ditulis secara sistematis. Penulisansecara sistematis akan menggambarkan pola pikirpembuat dan memudahkan pembacamemahaminya.

Contoh proposal usaha pengetikkan dan setting

PROPOSAL USAHABIRO PENGETIKKAN DAN SETFING

A. PENDAHULUAN

1. Alasan Pemilihan Usaha

Dengan semakin majunya perkembangan usahadewasa ml banyak sekali diperlukan hasil-hasmlcetakan ekiusif untuk kegiatan seminar, proposalusaha, kontrak, iklan dan sebagainya. Walaupun haltersebut dapat dikerjakan sendiri oleh pengelola usaha,tetapi karena membutuhkan waktu yang lama dalampembuatannya, terutama bagi pengguna, dan untukmempelajarinya diperlukan waktu lama, membuatmereka Iebih baik menggunakan jasa biro pengetikkan


dan setting. Karenanya, pendirian biro pengetikan dansetting mempunyai prospek usaha yang bagus.

B. Peluang dan Persaingan

Dan perigamatan terhadap................... biro pengetikan dansetting, Sebanyak dari merekarrienggunakan komputer jenis............. , sebanyak...........menggunakan komputer jenis yang kemampuannya dibawah................ Sehingga bila biro kita menggunakankomputer jenis akan mampu bekerja Iebih baik danmereka, karena.........................

Berdasarkan pengamatan, kelebihan pesaing kitaadalah:a. ..........................................................b. ..........................................................c. ……………………………………..

Sedangkan kelemahan mereka adalah:a. ...............................................................b. ...............................................................c. …………………………………………

Sehingga apabila kita mampu melakukan:a. ...................................................................b. ...................................................................c. ...................................................................


Maka kita dapat mengungguli mereka karena:a. ............................................................................b.............................................................................c..........................................................................................

Peluang usaha kita besar, karena berdasarkan pendekatanyang sudah dilakukan calonpengguna jasa kita adalah:1. .............................................................2. .............................................................3. .............................................................

II. RINCIAN KEGIATAN USAHAA. Bentuk Usaha

Bentuk usaha Biro Percetakan adalah PerseroanTerbatas dengan komposisikepemilikkan saham:1.......................................................... ............. %2.......................................................... ............. %3.......................................................... ............. %

B. Susunan Pengurus

Susunan pengurus Biro Pengerikan dan Settingadalah:1. Direktur : ................................................2. Pengetik/setter : .................................................3. Resepsionis : .................................................4. Keamanan : .................................................


C. Modal yang dibutuhkan:1. Biaya tetap (Fixed Cost), yang terdiri dan:

a. ............................................ Rp ......................b. ............................................ Rp ......................c. .......................................... Rp.......................d. ................................................. Rp ....................... +Jumlah Rp .......................

2. Biaya operasional (Farible cost)! bulan, yang terdiridaria. .......................................... Rp .......................b. .......................................... Rp ........................c. .......................................... Rp ........................d. .............................................. Rp .......................... +Jumlah Rp .........................

Sehingga modal yang diperlukan dalam satu tahunadalah biaya tetap ditambah biaya operasional(modal kerja) sebesar Rp .................................


G. Perkiraan Masa Pengembalian ModalMasa pengembalian modal dari Biro pengetikan dansetting ............... adalah sebagai berikut:

1. Perkiraan I : Modal : .............. tahun .............bulan ..............hariLaba 1

1. Perkiraan II : Modal : .............. tahun .............bulan ..............hariLaba 2

1. Perkiraan III : Modal : .............. tahun .............bulan ..............hariLaba 3

H. Resiko

Resiko dalam usaha pengetikkan dan setting yangmungkin timbul diantaranya:

a. Teknologi,Akan keluar produk pengetikkan dan setting baruyang lebih canggih, mudah, di murah, sehingga


kegiatan usaha menengah mampu membeliperalatan sendin.

b. Bahan baku,Seringkali teijadi kelangkaan kertas dan bahanpendukung lainnya, sehingga menyulitkanpenyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

c. Kenaikkan tarif listrik.Karena listrik merupakan komponen biaya yangtingi, kenaikkan tarif listnk akan menaikkan biayaproduksi.

I. Cara Penanggulangan Resiko UsahaCara menanggularigi resiko usaha tersebut di atas

diantaranya:a. Dilihat dan pengalaman, penemuan teknologi baru

merupakan perkembangan dan teknlogi lama,sehingga bila selalu mengikuti perkembangan,peluncuran produk berteknologi baru dapatdiantisipasi.

b. Langkanya bahan baku dapat diantisipasi denganpenyimpanan persediaan yang cukup.

a. Kenaikkan tarif listrik disesuaikan dengankenaikkan harga jasa.

III. PENUTUP

A. Kemungkinan Perluasan Usaha

Perluasan usaha yang mungkin dilakukan pada jenisusaha mi adalah:


a. membuka cabang baru,b. membuka biro jasa perikian,c. membuka usaha penerbitan

B. KesimpulanBila melihat perhitungan-perhitungan tersebut diatas, pendirian biro pengetikan dan settingmempunyai prospek bagus untuk dijalankan.Apalagi kalau dilihat resiko usaha yang kecil danprospek pengembangan usaha.

Jakarta, .............................................

Alka Dwisena ViacenzaPembuat Proposal

D. Metode Pengumpulan Data Dalam PenyusunanProposal

Data kegiatan usaha merupakan sesuatu hal yang pentingdalam penyusunan kegiatan usaha. Tanpa dukungan dataakurat, kegiatan usaha bagaikan orang berjalan dalamgelap, tata lampu dan tanpa tuntunan. Masalah utamadalam pengumpulan data adalah susahnya mendapatkandan pihak yang layak dipercaya. Hal tersebut wajar,karena tidak ada satupun kegiatan usaha mau usahanyadisaingi pihak lain. Diperlukan ketekunan, keuletan, dan


pemahaman arti data. Ketidak-akuratan hanya akanmenyebabkan kegagalan.

Sebelum membahas mengenai bagaimana data diperolehperlu dipahami terlebih dahulupengertian data dan ciri-ciri data yang baik. Data adalahkumpulan keterangan-keterangan yang diperolehberdasarkan pengalaman dan pengamatan. Sedangakanciri-ciri data yang baik diantaranya adalah:

obyektif, artinya berlaku umum tidak hanya berdasarkankepentingan penyusun

didapat dari sumber yang layak dipercaya, mempunyai skala kuantitatif (diangkakan), dan tidak kedaluwarsa (up to date).

Untuk semua itu diperlukan metode pengumpulan datayang tepat. Pada dasarnya sernua metode pengumpulandata mempunyai kelemahan, diperlukan kecerdikanuntuk mengatasi masalah tersebut denganmenggabungkan beberapa metode. Metode pengumpulandata dapat dilakukan dengan cara:

1. Interview (wawancara)

Metode interview adalah suatu metode pengumpulandata yang dilakukan dengan wawancara secara sistematisdengan sumber data. Sebelum melakukan wawancara adaresponden (sumber data) harus dipersiapakan terlebihdahulu apa yang ingin diketahui.


Penginterview harus mempersiapkan terlebih dahulu:a. apa saja yang ingin diketahui,b. siapa saja yang ingin diinterview,c. pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan,d. waktu pelaksanaan wawancaa.

Pemilihan responden dan teknik wawancara harus betul-betul diperhatikan. Wawancara hendaknya dilakukandalam situasi non formil sehingga responden dapatmemberikan jawaban secara jujur. Penilalan mimik,ekspresi, dan penekanan kata dan responden per-lu jugadiperhatikan. Pencari data dapat menyampingkan datajika dianggap jawaban responden meragukan.

Contoh lem bar penilaian wawancara:

Nama Responden : ……………………………Pekerjaan : ……………………………Umur : ……………………………

No. Pertanyaan Jawaban

1. Berapa pelanggan yanq datang setiap hari ?2. Jasa pengetikkan/setting apa saja yang paling banyak diminta ?3. Pada bulan apakah percetakan paling ramai ?4. Pada bulan apakah percetakkan paling sepi ?5. Berapa jumlah karyawan di kegiatan usaha ini ?6. Berapa cabang kantor ini ?7. Dan lain-lain

2. Studi Kasus (Observasi)


Studi kasus adalah suatu metode pengumpulan datayang dilakukan dengan ngan mengamati dan mencatatsecara sistematis fenomena-fenomena yang diselidiki.Pada metode mi pengumpul data masuk padalingkungan rsponden, baik sebagai pekerja maupunsebagai pelanggan. Pengumpul dataa mengamati danmencatat data-data yang dibutuhkan.

Hal-hal yang yang harus disadari oleh pengumpul datasecar studi kasus adalah:

a. pencari data harus yakin tehadap pengelihatan danalat pendengrannya, sehingga dapat menangkapkejadian-kejadian yang ada dengan benar,

b. pencari data harus menyadari, bahwa pendengarandan pengamatannya mempunyai keterbatasan,

c. pencari data harus mampu mengatasikelemahannya tersebut.

Kondisi psikologis yang diperlukan oleh pencari datametode observasi diantaranya:

a. mempunyai daya adaptasi tinggi,b. terbiasa mem pelajari sesuatu,c. mempunyai motivasi tinggi untuk memeroleh data

yang akurat,d. harus dapat menyampingkan pandangan pribadi

mengenai politik, agama, lingkunan kerja dansebagainya.


E. Faktor-Faktor Pendukung Dalam PembuatanProposal Usaha

Yang dimaksud faktor pendukung pembuatan usahaadalah faktor-faktor di luar penyusun proposal yangpandangannya mampu memberi masukan bagipenyusun. walaupun pandangannya sering kurangmendukung atau bernada negatif, faktor mi perludiperhatikan karena lebih baik menunda, atau bahkantidak menjalani usaha bila kemungkinan besardipandang mengalami kegagalan.

Contoh faktor pendukung pembuatan proposaldiantaranya:

a. pendapat para akhli dan orang yang berpengalaman padabidang tersebut,

b. pemberitaan di koran, televisi, radio, dan media Iainnya,c. Irngkungan di sekitar kegiatan usaha,d. kebijaksanaan pemerintah,e. alat komunikasi dan transportasi, danf. sarana dan prasarana yang tersedia.


F. Latihan

Kerjakan latihan soal berikut ini secara singkat, jelas, danbenar ! Tanyakan soal yang belum jelas kepada DosenAnda. Kerjakan soal tersebut sesuai ketentuan. Janganmenyalin dan atau mencopy dari rekan Anda, karena ituhanya akan merugikan Anda sendin Percayalah padakemampuan Anda sendiri!Tugas A Kelompok (satu kelompok dua orang, pembagiankelompok oleh Dosen yang bersangkutan)Buatlah proposal usaha untuk usaha berikut mi:1. Warung makan,2. Usaha foto copy,3. Studio foto,4. Rental CD dan VCD,5. Internet Multi Media6. Perusahaan Ekspedisi7. Bengkel Motor8. Beauty Salon9. Bridal and Decoration10. Landscape Services11. Home Industry12. Optik13. Losmen/Penginapan14. atau usaha lain, setelah dikonsultasikan dengan

Dosen Anda.


Tugas B (Perseorangan)Buatlah proposal:1. acara ulang tahun kantor2. pertandingan olah raga dengan perusahaan relasi3. acara rekreasi kantor

Penyusunan Laporan yang Baik153

BAB10

PENYUSUNANLAPORAN YANGBAIK

A. Pengertian LaporanLaporan adalah informasi yang diberikan olehbawahan kepada atasan karena dasar tertentu. Dilihatdan definisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwalaporan dibuat oleh pihak yang tebih rendah. Dasarpenulisan bermacam-macam dapat berupa tugas,kewajiban. tanggung a.ah. penntah dan sejenisnya.

Sebuah laporan yang baik harus dibuat denganmernenuhi kriteria-kritcria tertentu di antaranvaadalah obyektif, singkat, jelas, up to date, dan dapatdipertanggungjawabkan. Evektifitas tidak dibuat atasdasar kepentingan pembuatnya. Walaupunkeobyektifaan sebuah laporari in sangat sulitdilakukan, karena bagaimana pun perasaan penulisterlibat, tetap hams diusahakan .ernaksimal mungkin.Cara yang paling tepat adalah dengan membuatkriteria pengukuran herdasarkan angka-angka tertentu(kuantitatif) seperti satuan perhitungan dan 0 — 100. 1— 10. dan sejenisnva atau kriteria seperti hasilperkuliahan seperti A, B, C, D, dan E dan sejenisnya.


Karena pengukuran katagori seperti baik, cukup,sedang, dan kurang menimbulkan kesalahan penafsu-an. Contoh. mobil itu bagus. Kriteria bagus bagi orangyang rnempunyai mobil baru dan orang yang barumempunyai mobil terhadap kebagusan suatu mobiljelas sangat berbeda.

Singkat (‘simple,), artinya hanya mencantumkan hal-hal pokok saja. Bila karena data pendukungnvabanyak terpaksa laporan hams panjang, makasebaiknya laporan dibuat dalam dua ems Satu jenislaporan berisi resume atau ringkasan laporan,sementara satu jenis lagi laporan lenkap. Resumelaporan dibuat untuk mengetahui isi ringkas laporansementara laporan lengkap nsi seluruh datapendukung dipemntukkan bagi pembaca yang inginmembaca laporan secara nnct dan lengkap.

Jelas (‘clear,), artinya tidak berrnakna atauberpenafsiran ganda. Jelas di sini lebih menenkankanpada penggunaan bahasa. Penulis laporan hendaknyamemahami benar kaidah penulisan dalam bahasabaku. Pemahaman tersebut sangat diperlukan agarkesimpulan, pendapat. dan anal isis yang dibuatnyatidak bermakna ganda. Bahasa yang balk akanmenghasilkan kal irnat ‘ ang dihasilkan sesuai denganapa yang dipikirkan oleh pernbuatnya.

Tidak kedaluwarsa (Up to date,) berarti tidak kedaluwarsa atau ketinggalan jaman. Perkem-bangan ilmudan teknologi yang begitu pesat menyebabkan anti


informasi berkembang pesat pula. Pembuatanlaporaan pun tidak ketinggalan. Laporan yang baikhams didukung oleh data akurat dan tidakketinggalan. Pembuat laporan hams memberikan dataterbaru sebelum laporan selesai. Pengetahuan sumber-sumber informasi terbaru sangat mendukungpembuatan laporan yang up to date.

Contoh faktor pendukung pembilatan proposaldiantaranya:a. pendapat para akhli dan orang yang

berpengalaman pada bidang tersebut,b. pemberitaan di koran, televisi, radio, dan media

Iainnya,c. Iingkungan di sekitar kegiatan usaha,d. kebijaksanaan pemerintah,e. alat komunikasi dan transportasi, danf. sarana dan prasarana yang tersedia.

Dapat dipertanggungjawabkan (responsible), artinyalaporan didukung oleh data-data akurat bukan hanyarekaan. Bagaimana pun laporan menunjukkan tingkatkredibelitas pembuatannya sehingga pembuatanlaporan yang tidak dapat dipertanggungjawabkanhanya akan mencoreng nama baik pembuatannya.Tanggung jawab bukan hanya materi laporan, tetapijuga tanggung jawab terhadap pihak-pihak yangterkait dengan laporan


B. Jenis-Jenis LaporanJenis-jenis laporan dapat dilihat dan berbagai segiseperti isinya, waktu pembuatannya, bentuk. carapenyampaian, dan dan sumber informasinya. Dilihatdan segi isinya. laporan dapat dibedakan :

a. Laporan informatif (information report)Laporan informatif adalah laporan yang berisihasil pengamatan dan pembuat laporan.Laporan jenis mi penulis laporan tidakmemasukkan pendapat maupun analisisnya.Contoh, Laporan Hash Pelaksanaan Pemhlu2004

b. Laporan rekomendasi (recommendation report)Laporan rekomendasi adalah laporan yangbensi hasil pengamatan dan pendapat penulismengenai kejadian tersebut. Pendapat tersebutdapat berupa rekomendasi tertentu, Contoh,Laporan Hash! Pemilu 2004 dan Permasalahanyang Dihadapi.

c. Laporan analisis (analysis report)Laporan analisis adalah laporan yang bensimengenai pengamatan, pendapat, danperkiraan penulis untuk masalah yang sama dimasa yang akan datang. Contoh, LaporanGerakan Reformasi di Indonesia 2004 danProspck di Masa Yang Akan Datang.

d. Laporan pertanggungj awaban (responsibilityreport)Laporan pertanggungjawaban adalah laporanyang dibuat karena seseorang atau pihak diberi


tugas tertentu. Laporan pertanggungjawabandibuat pada waktu pelaksanaan tugas selesai.

e. Laporan kelayakan (feasibility report)Laporan kelayakan adalah laporan yang berisikesusaian pihak yang dinilai dengan standarpenilaian tertentu yang diberikan olehseorang/badan setelah melakukan pengamatandan penelitian tertentu. Contoh, LaporanKelayakan Pemberian Kredit, PT IndoramaJayakarta Persada, Jin. Raya PasarMinggu No.43, Jakarta Selatan, 2004

Dilihat dari waktu pembuatannya, laporan dapatdibedakan;a. Laporan rutin (routine report)

Laporan rutin adalah laporan yang dibuat rutinatau selalu setiap jangka waktu tertentu.Laporan rutin dapat berupa laporan harian,minguan, bulanan, tahunan, dan sebagainya.Laporan rutin juga dapat berupa kejadian rutinatau tetap seperti laporan penerimaanmahasiswa baru pada suatu lembaga ataukampus, laporan keuangan pada sejenisnya.

b. Laporan khusus (special report)Laporan khusus adalah laporan yang dibuatkarena kondisi khusus yang tidak situasinormal. Contoh, Laporan Gempa Bumi di Liwa,Lampung Selatan. Tahun 2003

Penyusunan Laporan yang Baik158Dilihat dari segi penyampaiannya, laporan dapatdibedakan;a. Laporan Lisan.

Laporan lisan adalah laporan yang dilakukandengan bahasa verbal (lewat ucapan). Jenis inibiasanya diberikan untiik pelaksanaan tugassederhana. Contoh Lapoan lisan mengapamengantarkan barang kepada konsumenterlambat.

b. Laporan tertulis, Laporan tertulis adalahlaporan yang dibuat secara tertulis. Laporan inibiasanya ditulis untuk perintah yang kompleksdan rinci, jangka waktu pelaksanaannyamenyangkut banyak orang. Untukjenis perintahmelalui pemberian laporan secara lisan karenasulit untuk dipelajari oleh penerimanya.

Dilihat dan sumber informasinya laporan dibagi menjadi;a. laporan dan sumber informasi primer,

Adalah laporan yang dibuat berdasarkan tanganpertama sumber data. Contoh, Kebiasaaan dan AdatIstiadat Suku Baduy, Pengamatan Sekilas 2004.

b. laporan dan sumber informasi sekunderAdalah laporan yang dibuat berdasa,rkan informasipihak ketiga. Laporan Piala Dunia 1998, Analisis BeritaKoran 2004.

C. Sitematika Pembuatan LaporanSebelum membahas mengenai sistematika pembuatanlaporan, perlu dipahami cara pemberian kode terlebihdahulu. Pemberian kode sangat perlu agar pembaca


mudah memahami isi laporan dan sebagai pembatasantara satu bagian-dengan bagian yang lain. Secaraumum kode dibagi menjadi tiga, yaitu:a. kode angka

Adalah kode yang dibuat dan angka-angkatertentu.Contoh:

I. PENDAHULUAN1.1. Latar Belakang Masalah

1.1.1. Sejarah Singkat DepartemenTenaga Kerja

1.1.2. Kinerja Departernen TenagaKerja tahun 2003 - 2004

1.2. Alasan Pemilihan Judul1.3. Ruang Lingkup Masalah

II. MASALAH PENGANGGURAN DIINDONESIA

2.1 Jenis-Jenis Pengangguran2.2 Sebab-Sebab Pengangguran2.3 Cara Mengatasi Pengangguran

b. kodehuruf,Adalah kode yang dibuat dengan huruftertentubaik latin, arab, maupun romawi.Contoh:A. PENDAHULUANa. Latar Belakang Masalah

i. Sejarah Singkat Departemen Tenaga Kerja


ii. Kinerja Departemen Tenaga Kerja tahun 1989— 1999

b. Alasan Pemilihan Judulc. Ruang Lingkup Masalah

B. MASALAH PENGANGGURAN DI INDONESIAa. Jenis-Jenis Pengangguranb. Sebab-Sebab Pengangguranc. Cara Mengatasi Pengangguran

c. kode gabunganAdalah kode yang dibuat dengan gabungan antarahuruf dan angka tertentu atau sebaliknya.Contoh:A. PENDAHULUAN

A. 1. Latar Belakang MasalahA. 1.1. Sejarah Singkat Departemen Tenaga Kerja

1.2. Kmerja Departemen Tenaga Kerja tahun2003 - 2004

A.2. Alasan Pemilihan JudulA.3. Ruang Lingkup Masalah

B. MASALAH PENGANGOURAN DI INDONESIAB.1. Jenis-Jenis PengangguranB.2. Sebab-Sebab PengangguranB.3. Cara Mengatasi Pengangguran

Setelah mempelajari cam pemberian kode, tahapberikutnya adalah memahami sistematika penulisanlaporan. Sistematika adalah urutaii atau rangkaianberdasarkan urutan tertentu.


Sistematika akan memudahkan pembaca laporanmemahami isi laporan seka1igus dapat mencerminkankemampuan penulisnya. Secara umum sistematikapenulisan laporan dapat dibagi menjadi empat, yaitu:a. Judul

Judul laporan berisi mengenai nama laporan, tempatkegiatan yang dilaporkan berada, nama orang ataupihak pembuat dan jabatannya, tahun pembuatan, dannama penerbitnya (jika diterbitkan). Contoh, LaporanPerkembangan Hasil Belajar Siwa Jurusan SekretarisTahun Ajaran 1998/1999, Disusun oleh Dra. EuisWinarti, Ketua Jurusan Sekretaris, LP3I CabangKramat, Jakarta, 2004.

b. PendahuluanPendahuluan sebenarnya sudah merupakan bagiandan isi laporan. Pendahuluan berfungsi sebagaipengantar sebelum sampai path isi laporansebenarnya. Pendahuluan laporan biasanya berisidasar pembuatan laporan, cara pembuatan laporan,dan ruang lingkup atau batasan laporan.Dasar pembuatan laporan merupakan alasan apa yangmembuat suatu laporan hams dibuat. Dasarpembuatan laporan dapat berasal dan peraturan,tugas, surat keputusan, peraturan pemndang-undangan, atau bahkan pendapat pribadi pembuatyang merasa perlu menyusun suatu laporan. Campembuatan laporan dapat berupa metode atau camlaporan dibuat atau cara pengumpulan datadilakukan, Cara pembuatan laporan dibuat untukmenilal tingkat kepercayaan laporan. Ruang hngkup


laporan merupakan pagar yang membatasi laporanagar punya batasan yang jelas. Ruang lingkupmenunjukkan cakupan laporan.

c. isi laporanIsi laporan merupakan inti dan permasalahan yangingm dijabarkan. Agar isi Laporan dapat sahih (dapatdipertanggungjawabkan), maka seharusnya isi laporandiisi pula dengan data- data pendu-kung. Datapendukung dapat berupa foto(untuk kegiatan), bon,faktur, kwitansi (untuk pembayaran), bukti fisik(untuk kriminal), berita acara (untuk penyerahanbaran). dan sejenisnya.

Isi laporan biasanya dibagi dua bagian disesuaikandengan jenis laporannya. Bagian pertama berisipemaparan fakta, sementara bagian lainnya berisipertanggungjawaban. analisis. dan opini danpembuatnya. Pembagian menjadi dua bagian sangatpenting karena akan lebih memudahkan pembacaandan penganalisisan laporan.

d. penutupIsi laporan biasanya berupa tiga hal, yaitu kesimpulan,kritik dan saran, serta lampiran. Kesimpulan berisiringkasan dan isi laporan, kritik dan saran diberikankhusus untuk jenis laporan selain laporan informatif,yaitu berisi mengenai pendapat penulis mengenai basilkesimpulan. Lampiran berisi mengenai data-datapendukung.

Sistem Pengarsipan Dokumen Secara Manual163

BAB11

SISTEMPENGARSIPANDOKUMEN SECARAMANUAL

Setiap sekretaris harus menguasai sistem pengartsipanyang konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapatdengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibu-tuhkan.

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyim-panan arsip secara logis dan sistematis dengan memakaiabjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi hurufdan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Sistem pengarsipan (Filling System) ada 5 macam.

A. SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL FILLING SYS-TEM)

1. Pengertian Sistem Abjad :Adalah sistem penyimpanan arsip dengan me-makai metode penyusunan menurut abjad.Umumnya dipakai untuk arsip yang dasarpenyusunannya dilakukan terhadap nama orang,nama perusahaan / organisasi, nama tempat, namabenda dan subjek / masalah.


- Pemakaian sistem Abjad :Nama-nama diambil dari nama si pengirim (suratmasuk) dan nama alamat yang dituju (suratkeluar).

- Mengindeks adalah :Cara menemukan dan menentukan ciri / tandadari suatu dokumen yang akan dijadikan petun-juk atau tanda pengenal (caption) untuk memu-dahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa : Nama orang Nama perusahaan/organisasi Nama tempat/daerah Nama benda/barang Istilah subyek atau angka (tertanggung sistem

pengarsipan yang dipakai).

Menentukan ciri/tanda dengan cara menentukanurutan unit-unit bagian dari kata tangkap yangakan disusun menurut abjad.

- Indeks adalah :Sarana untuk menemukan kembali dengan caramengidentifikasikan surat tersebut melaluipenunjukan suatu tanda pengenal yang dapatmembedakan surat satu dengan surat yanglainnya atau bagian dari suatu nama yang dijadi-kan tanda pengenal surat.


- Unit adalah :Bagian kata dari kata tangkap yang memilikipengertian sendiri, atau bagian terkecil dari se-buah nama. Sedangkan nama merupakanjudul/caption. Jadi setiap judul mempunyai bagi-an yang disebut unit.

- Kode adalah :Suatu tanda atau simbol yang diberikan atauyang dibubuhkan pada lembaran arsip (file) yangdapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

- Koding adalah :Suatu kegiatan memberikan tanda atau simbolpada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbolyang diberikan adalah menunjukkan isi yang ter-kandung di dalam arsip yang bersangkutan.

1. Pengaturan Mengindeks :a. Mengindeks Nama orang

Peraturan 1:Nama Orang Indonesia yang mempunyai namakeluarga, diindeks ke dalam unit 1, sisanya unitberikutnya.Contoh :DR. Astrid Dharmawan, diindeksDharmawan, Astrid (DR)Ada 3 cara menulisnya, yaitu :1. Dharmawan, Astrid (DR.)2. Dharmawan Astrid (DR.)

Sistem Pengarsipan Dokumen Secara Manual1663. DHARMAWAN Astrid (DR.)

Untuk nama orang Indonesia yang pada umumnyatidak mempunyai nama keluarga diindeks : Bowo Sunardi diindeks menjadi sunardi, Bowo Godam Asbun dindeks menjadi Asbun, Godam

Peratuan 2 :Nama orang Indonesia yang memiliki nama marga,suku, clan diindeks dengan marga, suku, clan padaunit 1.

Contoh :Roman Gintings diindeks Gintings, Roman.

Peraturan 3 :Nama orang Indonesia yang majemuk, diindeksseperti aslinya.

Contoh :Amir Hamzah dindeks Amir Hamzah.

Peraturan 4 :Nama orang Indonesia yang memakai nama Baptis,diindeks dengan nama aslinya pada unit 1.

Contoh : M. M. Suzy diindeks Suzy, Maria Magda-lena. Dominikus Agus diindeks Agus, Dominikus.Antonius Andalan Utama diindeks Andalan, Uta-ma, Antonius.


Peraturan 5 :Nama-nama yang sebagian ditulis dengan sing-katan diindeks sebagai berikut :

W. S. Rendra diindeks Rendra, W. S.

Peraturan 6 :Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki.Nama laki-laki itu mungkin suami, Ayahnya, ataumungkin namnya sendiri (bukan nama seaumi taunama ayahnya).

Contoh :Dian Sastrowardoyo diindeks Sastrowardoyo, dian.Ny. Diah Suratman diindeks Suratman, Diah (Ny.)

Peraturan 7 :Nama-nama yang diikutkan dengan gelar. Gelartidak mempengaruhi dalam indeks, hanya ditem-patkan dalam kurung.

Contoh :Prof. Dr. Cecep Gorbachev diindeks Gorbachev,Cecep (Prof. Dr.)Ir. Drs. Agus Goenawan, MSIE diindeks Goena-wan, Agus (Ir. Drs. MSIE.)Letjen Safri Samsul, S. h diindeks Samsul, Safri(Letjen, S. H.)

Sistem Pengarsipan Dokumen Secara Manual168K. H. Zaenuddin M. Z. diindeks Zaenuddin, M. Z.(K. H.)R. A. Kartini diindeks Kartini (R. A.)

Peraturan 8 :Nama yang memakai “Bin” dan “Binti”.

Contoh :Agil bin Toriq (bin), Agil Laila binti Mustahar di-indeks Mustahar (binti), Laila.

Peraturan 9 :Nama-nama orang Barat (Eropa, Amerika, dan se-jenisnya) umumnya terdiri dari 3 kata (nama per-tama, nama tengah, nama ketiga/nama keluarga).

Contoh :Tommy Lee Jones diindeks Jones, Tommy LeeJohn Robert Powers diindeks Powers, John, Robert.

Peraturan 10 :Nama-nama orang Barat (Eropa, Amerika, dan se-jenisnya) yang menggunakan tanda penghubung (-) atau hypen, dianggap satu kata.

Contoh :James Duff – Reison diindeks Duff – Reison, james.

Peraturan 11 :


Nama-nama orang Barat (Eropa, Amerika dan se-jenisnya) yang menggunakan awalan De, da la, du,ba, ce, des, van, vander, von, von der, la, las, los, le,M’, O’, D’, MC’, Mac, dan sebagainya.

Contoh :Leonardo da Vinci diindeks da Vinci, Leonardo.

Peraturan 12 :Nama-nama orang Chinese, Korea, Vietnam, dansejenisnya diindeks seperti aslinya.

Contoh :Kwik Kian Gie diindeks Kwik, Kian Gie.

Peraturan 13 :Nama-nama orang Chinese dengan gabungan na-ma orang Eropa, Indonesia, dsb, maka nama chi-nanya lebih diutamakan.

Contoh :Andy Law diindeks Law, Andy.

Sistem Pengarsipan Dokumen Secara Manual170Peraturan 14 :Nama-nama asing seperti India, Arab, Turki, Afri-ka, Persia, Jepang, Malaysia dsb, yang tidak terma-suk kedalam nama-nama Barat/eropa, Tionghoadan Indonesia. Maka berlaku ketentuan nama akhirdianggap sebagai nama keluarga.

Contoh :Mohammed Reza Pahlevi diindeks Pahlevi, Mo-hammed Reza. Matshushita Yoshinaga diindeksYoshinaga, Matshushita.

b. Mengindeks Nama Perusahaan / Organisasi

Peraturan 15 :Nama-nama perusahaan / organisasi diindeksnama badan usaha kegiatannya terlebih dahulu,barulah diikuti dengan status atau badanhukumnya.

Contoh :PT Triguna Jaya diindeks Triguna Jaya,Perseroan.

Peraturan 16:Nama-nama perusahaan yang memakai sing-katan, maka singkatannya harus dipanjangkanterlebih dahulu, baru diindeks.


Contoh :MNA = Merpati Nusantara Airlines diindeksMerpati Nusantara Airlines.

Peraturan 17 :Nama-nama perusahaan yang memakaibilangan/angka-angka, maka bilangan/angka-angka tersebut dihurufkan terlebih dahulu,kemudian angka-angka tersebut ditulis lengkapdan dijadikan tanda pengenal utama.Contoh :Toko Buku 88 diindiks Delapan-delapan, TokoBuku. Pabrik Kecap 333 diindeks Tiga-tiga-tiga,Pabrik Kecap. The 99 Club diindeks Ninety-nine (The), Club. 68 Food Inc. diindeks Sixty-six, Food (Incorporation).

Peraturan 18 :Nama perusahaan yang menggunakan namaorang dengan menempatkan nama orang se-bagai tanda pengenal utama, maka nama terse-but diindeks menurut peraturan mengindeksberikut :

Contoh :Taman Ismail Marzuki diindeks Marzuki, Is-mail (Taman). Warnet Ananda diindeks Anan-da, Warung Internet.


Peraturan 19 :Nama-nama hotel yang diindeks adalah namahotelnya terlebih dahulu sebagai tandapengenal utama.

Contoh :Hotel Mandarin diindeks Mandarin, Hotel.

Peraturan 20 :Nama-nama bank diatur sebagai berikut :

Contoh :Bank Danamon diindeks Danamon, Bank. Bankof Tokyo diindeks Tokyo, Bank (of).

Peraturan 21 :Nama-nama instansi/lembaga/badan Pemerin-tahan menurut aturan berikut :- Departemen Pertanian diindeks Pertanian,

Departemen- Kedutaan Besar Republik Federasi Jerman

diindeks Jerman, Republik Federasi (Keduta-an Besar).

Apabila badan0badan tersebut lebih dikenaldengan nama singkatan atau akronimnya, makasebaiknya dibuat petunjuk silang.

Contoh :Deperindag X (lihat) Perindustrian danPerdagangan, Departemen.


LIPI X (lihat) Ilmu Pengetahuan Indonesia,Lembaga.

Peraturan 22 :Lembaga Tertinggi dan Lembaga Tinggi Negara- MPR diindeks Permusyawaratan Rakyat,

Majelis.- DPR diindeks Perwakilan Rakyat, Dewan.

c. Mengindeks Nama Tempat / Daerah

Peraturan 23 :Nama tempat, kota atau daerah diindeks sepertiaslinya.- Bandar Lampung diindeks Bandar Lampung- Sumatera Selatan diindeks Sumatera Selatan

Peraturan 24 :Nama tempat/kota/daerah yang disertai ket-erangan tingkat wilayahnya diindeks dengannama tempat/kota/daerah sebagai tandapengenal utama, kemudian diikuti dengan ting-kat wilayahnya.

Contoh :Daerah Tingkat II Bogor diindeks Bogor, DaerahTingkat II.

Sistem Pengarsipan Dokumen Secara Manual174d. Mengindeks Nama Benda / Barang

Peraturan 25 :Nama-nama benda ditulis seperti nama aslinya

Contoh :Filing Cabinet diindeks Filing CabinetPanan Tulis diindeks Papan Tulis.

Peraturan 26 :Nama-nama benda/barang yang mempunyainama pabrik, merk dagang, type, diindeksdengan memakai nama pabrik/merk da-gang/type sebagai tanda pengenal utama.

Cash Registrasi Sharp diindeks Sharp, CashRegister

Mesin Tik Olivetti diindeks Olivetti, MesinTik.

e. Mengindeks Nama Masalah

Ada 4 yang harus diperhatikan :a. Membaca surat secara cermat dan teliti agar

menemukan masalah yang sebenarnya.b. Kata-kata yang diindeks haruslah kata ben-

da. Kata sifat hanya diperlukan sebagai ket-erangan atas kata benda.


c. Dasar untuk mengindeks poko masalah ada-lah pkok masalah yang dapat menampungmaksud suatu surat.

d. Apabila pokok masalah suatu surat telahdidapatkan, maka pokok masalah ini dijadi-kan sebagai kata tangkap utama.

f. Cara Mengindeks Pokok Masalah :

a. Pokok Masalah Pegawai Gaji pegawai diindeks pegawai, gaji Manajemen Kepegawaian diindeks Peg-

awai, Manajemen Mutasi Pegawai diindeks Pegawai, Mu-

tasi Promosi Pegawai diindeks Pegawai

Promosi

b. Pokok Masalah Gaji Gaji Pegawai diindeks Gaji, Pegawai Kenaikan gaji diindeks Gaji, Kenaikan Daftar gaji diindeks Gaji, daftar Gaji pokok diindeks Gaji, pokok

c. Pokok Masalah Pajak Pajak penghasilan diindeks pajak,

penghasilan Pajak Pertambahan Nilai diindeks Pajak,

Pertambahan nilai


Wajib pajak diindeks pajak, wajib Undang-undang perpajakan diindeks pa-

jak, undang-undang

a. Pokok Masalah Administrasi Administrasi pembelian diindeks Ad-

ministrasi, pembelian Administrasi penjualan diindeks Admin-

istrasi, penjualan

3. Petunjuk Silang (Cross Reference)petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeksyang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai,atau petunjuk hubungan antara indeks uangdipakai dengan indeks lain yang dipakai.

Ada 2 macam petunjuk silang :

a. Petunjuk silang langsung :Adalah petunjuk silang yang menunjukkantentang seorang yang memiliki lebih dari sa-tu nama atau satu dokumen yang berisilebih dari satu masalah. Pemakaiannyadengan mencantumkan kata “lihat” atautanda “X”.1. Seseorang yang memiliki lebih dari satu

nama (alias atau samaran) ditujukankepada nama yang sebenarnya berlaku.Misal :


Nama sebenarnya Sudrajat alias IwanHitam.Petunjuk silangnya adalah : Hitam Iwanlihat Sudrajat.Hitam Iwan X Sudrajat.

2. Nama seseorang yang diganti.Contoh :Liang Hai Liang diganti menjadi RudyHartono.Petunjuk silangnya adalah : Liang HaiLiang lihat Hartono, Rudy atau LiangHai Liang X Hartono, Rudy.

3. Seorang wanita yang sebelumnya ber-suami bernama Irawati, setelah bersuamiIrawati Damara. Petunjuk silangnya ada-lah : Iarawati lihat Damara, Irawati (Ny.)atau Irawati X Damara, Irawati (Ny.).

4. Satu dokumen yang berisi data untuk 3orang, maka nama salah satu dipakai se-bagai kata pengenal pertama. Sedangkankedua orang lainnya ditunjuksilangkankepada orang yang ditunjuk pertama.


Contoh :Usul pengangkatan 3 orang karyawanbaru, yaitu Abidin, Budi, CecepPetunjuk silangnya adalah :Budi lihat Abidin Cecep lihat Abidinatau atauBudi X Amir Cecep X Abidin.

b. Petunjuk Silang Tak Langsungadalah petunjuk silang yang dipakai untukmenujukkan hubungan antara satu masalahlainnya yang saling menjelaskan atau salingmembantu. Cara memakainya adalahdengan mencantumkan kata “lihat pula”atau tanda “XX”.

1. Apabila ada satu pekerjaan yang dik-erjakan tiga orang bersama-sama, makauntuk mengetahui tugas salah seorangdaripadanya, perlu mengetahui tugasyang lainnya, karena masing-masingterikat tidak berdiri sendiri mengerjakanpekerjaannya.Contoh :Ada 3 orang Dodi, Edi, Fenty,mengerjakan satu pekerjaan, maka pe-tunjuk silang tak langsung.Dodi DodiLihat pula XXEdy - Fenty Edy - Fenty


Edi FentyLihat pula XXDodi - Fenty Dodi – Edy

2. Apabila ada dua orang suami istri yangbekerja pada suatu instansi. Untuk mem-beri tunjangan anak dibutuhkan datadari suami istri itu, maka dipakai petun-juk silang tak langsung.

Caranya :Sudarman, Asep X X Sudarman, RiniAsep (Ny.)Sudarman,Rini Asep (Ny.) X X Sudar-man, Asep

4. Prosedur Sistem Abjad.Prosedur yang harus dilaksanakan untukmengarsipkan surat adalah :

1. Membaca surat atau dokumen dengan telitidan seksama

2. Periksa apakah surat sudah disertai dengantanda siap untuk disimpan/tanda pembebas“release mark”

3. Menetapkan caption atau judul surat4. Mengindeks tanda pengenal sesuai pera-

turan


5. Membuat petunjuk silang6. Memberi kode surat7. Menyortir yaitu memilah-milah atau menge-

lompokkan arsip menjadi satu kelompokmenurut kode yang ada pada arsip

8. Menyusun menurut susunan abjad9. Menyimpan arsip, yaitu menempatkan arsip

pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

5. Perlengkapan mengarsipkan Sistem AbjadPerlengkapan yang diperlukan untukmengarsip sistem abjad adalah :

1. Filing CabinetFiling cabinet adalah lemari arsip untukmenempatkan folder dan guide, yaitu untukmenyimpan dokumen, surat-surat kantor.Umumnya mempunyai beberapa laci : bisa2, 3, 4 atau 5 laci.

2. FolderFolder adalah tempat untuk menyimpandokumen atau menempatkan arsip, ber-bentuk segi empat, berlipat dua seperti maptetapi tanpa daun penutup.

3. Guide (Petunjuk)Guide merupakan petunjuk dan pemisah an-tara folder-folder. Bentuk dari guide adalah


segi empat dan berukuran sama denganFolder. Terbuat dari karton tebal.

B. SISTEM PERIHAL (POKOK ISI SURAT)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan danpenemuan kembali surat berpedoman padaperihal surat atau pokok isi surat. Yang perludipersiapkan untuk sistem perihal adalah :

1. Daftar IndeksDaftar indeks adalah daftar yang memuatseluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang dil-akukan di seluruh kantor di mana sistem iniditerapkan. Masalah-masalah tersebutkemudian diuraikan lagi. Masalah-masalahpokok disebutkan dalam pembagian utama,sedangkan uraian masalahnya disebut da-lam pembagian pembantu, apabila uraianmasalah masih dibagi menjadi masalah yanglebih kecil, disebut sub pembagian pemban-tu.


Contoh :DAFTAR INDEKS

MASALAH UTAMA SUB MASALAH SUB-SUB MASALAH1 2 3I. KEPEGAWAIAN (KP) 1. Kenaikan Pangkat

2. Formasi3. Cuti 1. Cuti Sakit

2. Cuti besar3. Cuti tahunan

4. Lamaran5. Kesejahteraan 1. Gaji

2. Tunjangan3. Jabatan

6. Pemberhentian 1. Dengan hormat7. Pendidikan 1. Dalam Negeri

2. Luar Negeri8. Pengangkatan9. Penilaian10. Pensiun

II. KEUANGAN 1. Gaji2. Uang makan3. Pinjaman4. Pajak5. Tagihan6. Anggaran7. Tunjangan8. Kredit 1. Perumahan

2. Asuransi3. Kendaraan

9. dll

III. UMUM / ADM (UA) 1. Perlengkapan kantor2. Peralatan kantor3. Kerjasama4. Bantuan


2. Perlengkapan menyimpan surat :a. Filing cabinetb. Guidec. Folderd. Kartu Kendali

3. Pemberian kode surat

4. Penyimpanan surat, dengan cara :a. membaca surat untuk mengetahui isi

suratb. memberi kode suratc. memcatat surat dalam kartu kendali

5. Menyimpan kartu kendali

C. SISTEM NOMOR

Di dalam sistem nomor ada 4 macam :1. Sistem Nomor menurut Dewey (Sistem Desi-

mal/Klasifikasi)Sistem ini menerapkan kode surat berdasarkannomor yang ditetapkan untuk surat yang ber-sangkutan. (buku nomor surat).

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah :a. Perlengkapan yang diperlukan adalah :

Filing cabinet Guide


Folderb. Daftar Klasifikasi Nomorc. Kartu KendaliDalam klasifikasi, nomor ialah daftar yangmenurt semua kegiatan/masalh yang terdapatdalam kantor. Setiap masalah diberi nomor ter-tentu.Dalam daftar, ini terdapat tiga pembagian yaitu: Pembagian utama, memuat

kegiatan/masalah pokok dari kantor. Pembagian pembantu, memuat uaraian ma-

salah yang terdapat pada pembagian utama. Pembagian kecil, memua uraian masalah

yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi ialah : Sebagai pedoman pemberian kode surat Sebagai pedoman untuk mempersiapkan

dan menyusun tempat penyimpanan surat.Contoh :000 Kesejahteraan 500

Kepegawaian100 Keuangan 600 Hub-ungan masyarakat200 Pembangunan 700 Logis-tik300 Pendidikan 800

Research400 Umum 900

Produksi


Pembagian utama dibagi lagi ke dalam pemba-gian pembantu sampai dengan 10 (sepuluh)uraian.

Contoh :500 Kepegawaian500 Asuransi pegawai510 Kenaikan pangkat520 Mutasi530 Riwayat Hidup540 Pensiun550 Scorsing560 Lamaran570 Formasi580 Promosi590 Cuti

Pembagian pembantu dibagi ke dalam pembagiankecil sampai dengan 10 (sepuluh) uraian.

Contoh :590 Cuti 590 Cuti sakit

591 Cuti melahirkan592 Cuti tahunan593 Cuti besar594 Cuti di luar tanggungan negara595 Permohonan cuti596 Cuti karena kematian597 Cuti kawin598 Cuti karena ujian dinas599 Cuti karena menunaikan ibadah haji

Setiap pembagian hendaknya tidak melebihi 10(sepuluh), kurang boleh.

Sistem Pengarsipan Dokumen Secara Manual186Uraian Guide, Folder, dan surat dalam Filing cabi-net :1. Dalam setiap laci filing cabinet diperlukan 10

(sepuluh) guide2. Di belakang setiap guide ditempatkan 10 folder3. Surat yang terbaru dalam setiap folder ditem-

patkan paling depan.

Cara penyimpanan surat :a. Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui

permasalahannya (garis bawahi yang merupa-kan inti dari permasalahn).

b. Memberikan kode surat, apabila surat tersebutmengenai cuti melahirkan, maka surat tersebutdiberi nomor 591, dan apabila surat tersebutmerupakan surat pertama tentang cuti hamil,maka surat tersebut diberi kode 591.0

c. Mencatat surat kedalam kartu kendalid. Mencatat surat pada kartu indekse. Menyimpan surat. Surat yang nomor kodenya

591.0, berarti surat tersebut ditempat-kan/disimpan dalam folder laci nomor 500,dibelakang guide nomor 590, didalam foldernomor 591, surat yang pertama.

f. Penyusunan surat dalam folder, setiap suratyang baru selalu ditempatkan diurutan palingdepan.

g. Menimpan kartu kendali.


2. Sistem Nomor menurut Terminal Digit

Di dalam sistem ini, kode penyimpanan dan kodepenemuan kembali surat memakai sistem penyim-panan menurut Terminal digit, yaitu sistempenyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalambuku arsip.

Buku arsip dapat dibuat seperti dibawah ini :NoUrut

TanggalPenyimpanan

JudulSurat

TanggalSurat

Nomor Surat Perihal Keterangan

000000010002Dst.

Surat pertama dalam buku arsip dimulai dengannomor 0000, surat kedua 0001, dst.

Berdasarkan atas nomor urut pencatatan surat da-lam buku arsip inilah nantinya yang dijadikan se-bagai kode penyimpanan surat.

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah :1. Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat

yang terdiri atas :a. Filing cabinet.b. Guide (setiap laci 10 guide atau untuk

sepuluh laci 100 guide). Penulisan nomornyadilakukan sesuai dengan nomor setiap laci.


c. Folder (setiap guide 10 folder, setiap laci 100folder dan 10 laci sebanyak 1000 folder)

2. Kartu kendaliKartu kendali yang digunakan dalam sistem inisama dengan kartu kendali yang digunakan da-lam sistem lai. Yang berbeda disini adalahmengindeks nomor kode untuk keperluanpenyimpanan dan penemuan kembali surat.

3. Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut :a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1 yai-

tu menunjukkan nomor laci dan nomor guide.b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu

menunjukkan nomor folder.c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai

unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesak-sian dalam folder (sesudah ditambahdengan bilangan satu).

Contoh :Pemberian nomor dalam laci, guide, folder dansurat :a. Setiap laci diberi nomor :

00-09 50-5910-19 60-6920-29 70-7930-39 80-8940-49 90-99


b. Dalam setiap laci ditempatkan 10 guide.Nomor guide pada setiap laci tergantungpada nomor lacinya.Misalnya :Lacinya nomor 10-19 terdapat guide nomor10, 11, 12 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19.

c. Dibelakang setiap guide ditempatkan 10folder. Nomor-nomor foldernya adalah : 0, 1,2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

d. Surat-surat yang disimpan dalam folder-folder keseluruhannya menggunakan nomorurut.

4. Cara penyimpanan Surat

Surat dengan nomor kode 55317 berarti surat ter-sebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakangguide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke-56.

Nomor Kode Unit 3 Unit 2 Unit 155317 55 3 10-19 17

3. Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari sistem nomordecimal Dewey dan sistem nomor Terminal Digityang dijadikan kode laci dan guide adalah duaangka yang berada di tengah, sedangkan dua ang-ka tang berada dibelakangnya menunjukkan uru-

Sistem Pengarsipan Dokumen Secara Manual190tan surat yang kesekian dalam map. Dalam sistemini kode angka harus berjumlah enam, sehinggaterdapat dua angka ditengah, dua angka didepandan dua angka dibelakang. Seandainya angka kodekurang dari enam maka harus ditambahkan angkanol didepannya sampaimencapai jumlah enam angka. Cara penyimpanansuratnya dama dengan Sisdtem Nomor TerminalDigit.

4. Sistem Nomor Soundex (Phonetic System)Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan war-kat berdasarkan pengelompokan nama yang tu-lisannya atau bunyi pengucapannya hampir ber-samaan. Dalam sistem ini nama-nama digantidengan kode (notasi) yang terdiri 1 huruf dan 3angka.

Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yangdiikuti urutan nomor.Peraturan-peraturan pengkodean sistem soundex :a. Kode berlaku untuk mengganti nama, baik nama indi-

vidu maupun nama organisasi/badan.b. Yang diberi kode adalah unit 1 dari nama yang telah

diindeks.c. Huruf pertama dari nama yang diberi kode merupakan

huruf yang dipakai sebagai digit pertama.d. Huruf kedua dan seterusnya diganti dengan angka.e. Kode angka dari huruf hidup diabaikan, yaitu huruf a,

I, u, e, o, dan w, h, y.


f. Kode angka dari huruf mati adalah sebagai berikut :1 = b, f, p, v2 = c, g, k, j, q, s, x, z3 = d, t4 = l5 = m, n6 = r

g. Huruf-huruf yang double, baik karena hurufnya me-mang sama maupun karena kode angkanya sama,maka dianggap sebagai satu huruf. Kalau yangdemikian adalah huruf pertama dan kedua, maka yangdipakai dalam kode hanyalah huruf pertama.

h. Bila dua huruf berkode sama, letaknya dipisahkan olehhuruf hidup a, I, u, e, o masing-masing huruf diberikode sendiri-sendiri.

i. Angka kode yang dipaki adalah berjumlah tiga, angkaseterusnya dihilangkan.

j. Kode yang kurang dari jumlah tiga angka, harus dit-ambah dengan 0 agar mencapai jumlah 3 angka.

D. SISTEM GEOGRAFIS / WILAYAH

Sistem Geografis atau wilayah adalah suatu sistempenyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayahatau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut ke-lompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geo-


grafi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan suratdikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluardisimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama,tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannyamenurut sistem ini, harus dibantu dengan sister Abjadatau sistem Tanggal.

1. Perlengkapan yang diperlukan :a. Filing cabinetb. Guidec. Folderd. Kartu Kendali

2. Penyimpanan surat melalui prosedur :a. Melihat tanda pembebas dalam surat,

yaitu tanda yang menyatakan bahwa su-rat tersebut telah selesai diproses danboleh disimpan.

b. Membaca suratc. Memberi kode suratd. Mencatat surat pada kartu kendalie. Menggolongkan surat menurut wila-

yahnya masing-masingf. Minyimpan suratg. Menyimpan Kartu Kendali

3. Penemuan kembaliCaranya menentukan kembali adalah samaseperti sistem-sistem lainnya.


E. SISTEM TANGGAL (CHRONOLOGIS)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yangdidasarkan kepada tanggal diterima (untuk surat ma-suk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah :1. Perlengkapan yang diperlukan :

a. Filing cabinetb. Didepan laci dicantumkan judul “Tahun”c. Guide sebanyak 12 buah, masing-masing

untuk satu buland. Foldere. Kartu Kendali

2. Pembagian dalam sistem Tanggal :a. Pembagian utama menggambarkan ta-

hun (judul laci)b. Pembagian pembantu menggambarkan

bulan (judul guide)c. Pembagian kecil menggambarkan tang-

gal (judul folder)

3. Susunan guide dan folder dalam Filing Cabi-net :a. Laci menggambarkan tahunb. Guide menggambarkan bulanc. Folder menggambarkan tanggal


4. Penyimpanan suratLangkah-langkah dalam penyimpanan surat:a. Menetapkan kode surat sebelum disim-

panb. Mencatat surat pada kartu kendalic. Menyimpan surat.

Sistem Pengarsipan Dokumen Secara Komputerisasi195

BAB12

SISTEMPENGARSIPANDOKUMEN SECARAKOMPUTERISASI

A. Latar Belakang Penggunaan Komputer

Dewasa ini semua aspek kehidupan manusia tidak ter-lepas dari peran teknologi yang terns berkembangdengan pesat. Teknologi selalu berkembang sesuaidengan kebutuhan manusia. Demikian juga perkem-bangan teknologi dalam bidang informasi. Kebutuhanmasyarakat akan informasi sekarang merupakan halyang sangat dibutuhkan dalam kehidupan yang modern.Dengan demikian perkembangan teknologi dalam bidanginfomasi dewasa ini sangat pesat mengikuti kebutuhanmasyarakat.

Teknologi dalam bidang informasi sekarang ini su-dah dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas dariteknologi yang paling sederhana sampai denganteknologi yang mutakhir. Sebagai contoh kebutuhanmasyarakat akan informasi melalui koran, radio, televi-si, internet dan sebagainya. Informasi tersebut dapatdiperoleh dari mana saja, baik di rumah, diperjalanan


6maupun di kantor. Seakan kehidupan manusia sekarangdimanjakan dengan semakin berkembangnya teknologidalam bidang informasi tersebut.

Dalam perkantoran, banyak sekali pekerjaan- peker-jaan yang sangat membutuhkan kemajuan teknologi. Da-lam hal pengetikan, dulu cukup dengan mesin ketikmanual, kemudian meningkat penggunaan mesin ketikelektronik, dan diera sekarang penggunaan komputer-sudah tidak asing lagi dalam penyelesaian tugas-tugaskantor. Perkembangan dalam bidang komputerpun se-makin meningkat baik dalam hal hardware maupunsoftware yang digunakan.

Salah satu tugas kantor adalah pengelolaandokumen-dokumen organisasi, yang kita kenal sebagaikearsipan. Dalam bidang kearsipan, manajemenkearsipan memiliki tugas utama menyediakan ataumelayani kebutuhan informasi bagi personel organisasi.Informasi yang diperoleh dari arsip tersebut akandigunakan sebagai data dan diolah menjadi infomasiyang sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusanpimpinan. Dengan demikian peranan pengelola arsipsangatlah penting bagi kehidupan organisasi. Hal ter-penting dan merupakan keharusan bagai pengelolaarsip adalah bagaimana mereka dapat menyediakandata atau arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat.

Mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan,maka dewasa ini banyak pihak yang menggunakanmedia elektronik dalam pengelolaan dokumen yangdimilikinya. Dengan menggunakan media elektronikdiharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk


dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektifdan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengoiahan,pendistribusian, dan perawatan dokumen.

Penggunaan media elektronik dalam pengelolaanarsip inilah yang sering disebut dengan sistempengarsipan elektronik (Electronic Filing System) yangberbasiskan pada penggunaan komputer.

Manfaat yang dapat diperoleh dengan sistempengarsipan berbasis komputer cukup banyak, tetapisecara umum dapat dikatakan akan dapat mengelolaarsip dengan efektif dan efisien. Dengan penggunaanmedia elektronik dalam pengelolaan arsip, akan di-peroleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan.Maksud dari kecepatan ini adalah melaluipenggunakan media elektronik maka proses pencarian,penemuan, pendistribusian dan juga pengoiahan dataakan dapat dilakukan dengan waktu yang singkatMaksud dari kemudahan adalah dengan menggunakanmedia elektronik, kita akan diberikan kemudahan dalamhal pencarian pencarian, penemuan, pendistribusian danjuga pengoiahan data, cukup memberi perintah kepadamedia tersebut, maka media tersebut akan mengerjakanapa yang kita perintahkan . Sedangkan kehematandisini adalah dengan penggunaan media elektronik kitabisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan jugabiaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.

Dengan alasan di atas maka sekarang ini banyak or-ganisasi yang menggunakan media elektronik dalampengelolaan dokumen, mulai dari yang sederhanasampai dengan yang paling canggih. Penggunaan me-


8dia elektonik ini bisa diawali dengan penggunaanmikrofilm, dan selanjutnya akan dilanjutkan denganpenggunaan perangkat elektronik seperti komputer.

B. Kelebihan dan Keterbatasan KomputerDigunakannya komputer dalam sebuah pengelolaandan manajemen kearsipan salah satu sebabnya adalahbahwa komputer memiliki beberapa kelebihan sebagaiberikut.

a. Proses pengolahan yang cepat.

Mengingat informasi merupakan landasan bagi suatupengambilan keputusan, maka datangnya tidakboleh terlambat. Jika sebuah informasi terlambatditerima, sudah barang tentu manfaatnya akan iebihrendah dibandingkan dengan jika informasi terse-butdatang tepat pada waktunya. Keterlambatanpengambilan keputusan dapat menghilangkanpeluang emas yang seharusnya dapat diraih. Tidakberlebihan jika dikatakan bahwa keputusan yangcepat meski kurang tepat dapat dianggap Iebih baikdaripada keputusan yang tepat namun datangnyaterlambat. Pada beberapa periode terakhir ini, faktorkecepatan mendapat informasi menjadi penyebabmahalnya sebuah informasi.

Dengan pengolahan data berbasis komputer-dalam sistem informasi akuntansi, masalah ke-cepatan dalam menghasilkan informasi dapat Iebihteratasi. Komputer memang sudah teruji tingkatkecepatan prosesnya. Dari komputer generasi per-


tama yang hanya berkemampuan memproses ribuanoperasi perdetik sekarang sudah memiliki kemam-puan milyaran operasi atau bahkan triliun operasidalam setiap detiknya. Dengan kemampuan mem-persingkat waktu pekerjaan tersebut membuat manu-sia tidak perlu mempersulit diri dan menghabiskanwaktunya untuk satu pekerjaan saja serta bisa me-manfaatkan waktu untuk juga mengerjakan peker-jaan-pekerjaan yang lain.

b. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukuptinggi.Akurat, berarti bahwa informasi yang dihasilkantepat sesuai dengan tujuan pengolahan data. Sebuahinformasi harus akurat mengingat proses jalannyainformasi dari sumber informasi sampai ke pen-erima banyak terdapat noise ataugangguan-gangguan yang dapat merubah ataumerusak informasi tersebut. Manusia dalam bekerjamengenal batas waktu dan tenaga. tidak berperandidalamnya, maka komputer hanyalah terbatas se-bagai alat mati yang tidak berfungsi apa-apa. Sebagaisebuah mesin, komputer hanya akan mengeksekusipekerjaan yang diberikan kepadanya sedangkanperintah yang tidak diberikan tidak akan dikerjakan.Komputer hanya mengeksekusi data yang diberikanmanusia, memprosesnya kemudian menampilkanhasil pengolahan tersebut. Sedangkan manusiamengambil peranan disamping sebagai pembuat,pengoperasi juga sebagai pengembang ilmu kom-


0puternya sendiri.tidak berperan didalamnya, maka komputer han-yalah terbatas sebagai alat mati yang tidak berfungsiapa-apa. Sebagai sebuah mesin, komputer hanyaakan mengeksekusi pekerjaan yang diberikankepadanya sedangkan perintah yang tidak diberikantidak akan dikerjakan. Komputer hanyamengeksekusi data yang diberikan manusia,memprosesnya kemudian menampilkan hasil pen-golahan tersebut. Sedangkan manusia mengambilperanan disamping sebagai pembuat, pengoperasijuga sebagai pengembang ilmu komputernyasendiri. tidak berperan didalamnya, maka komput-er hanyalah terbatas sebagai alat mati yang tidakberfungsi apa-apa. Sebagai sebuah mesin, komputerhanya akan mengeksekusi pekerjaan yang diberikankepadanya sedangkan perintah yang tidak diberikantidak akan dikerjakan. Komputer hanyamengeksekusi data yang diberikan manusia,memprosesnya kemudian menampilkan hasil pen-golahan tersebut. Sedangkan manusia mengambilperanan disamping sebagai pembuat, pengoperasijuga sebagai pengembang ilmu komputernyasendiri.

c. Komputer Memerlukan Program Aplikasi

Untuk mengerjakan dan memproses sesuatu,komputer membutuhkan apa yang disebutdenganProgram Aplikasi. Program Aplikasi merupakan


program jadi yang siap pakai untuk keperluanmempermudah pekerjaan manusia. Program aplikasitersebut bermacam-macam jenis dan fungsinya. Pro-gram untuk menulis, berbeda dengan program untukmenggambaratau bahkan program untuk bermaingame. Komputer bisa digunakan sebagai alat bantuuntuk mengetik, jika didalamnya telah dipasang ataud\"instair program untuk mengetik seperti Word-Star, Microsoft Word dan sebagainya. Kemudian jugabisa digunakan untuk menggambar jika dida-lamnya telah diinstal program untuk menggam-barseperti CorelDraw, FreeHanddan Iain-Iain. Jika belumterdapat program-program tersebut maka komputerbelum dapat digunakan sebagai alat bantu yang siappakai untuk berbagai macam pekerjaan. Dan untuksetiap pekerjaan yang berbeda akan memerlukan ap-likasi-aplikasi yang berbeda pula.

d. Komputer Terbatas pada Kemampuan AlgoritmisKomputer bekerja berdasarkan suatu algoritma. Al-goritma yang dimaksud adalah suatu urutan langkahuntuk melakukan proses dalam mendapatkan hasilpekerjaan. Komputer tidak bisa melakukan suatupengambilan keputusan diluar algoritma yang telahdiberikan. Sebagai contoh, seorang manajerpemasaran sebuah perusahaan dengan kemampuanakal dan pengalaman yang dimilikinya serta denganmempertimbangkan faktor-faktor tertentu akanmampu memprediksikan laku tidaknya suatu barangdagangan. Dalam dunia perdagangan diibaratkan


2dengan kondisi "satu ditambah satu belum tentudua". Sebuah merk minuman segaryang dulunyalaku keras, belum tentu akan laku pula untuk bulanini jika tiba-tiba ada isu tercampurnya minumantersebut dengan bahan sintetis yang mengandungnarkotika misalnya. Tetapi dalam komputer,keputusan yang diambil tidak bisa mempertim-bangkan faktor-faktor dan kondisi ekstemal, karena"satu tambah satu sudah pasti dua" dengan diten-tukan oleh algoritma atau langkah-langkah yangditerapkan padanya.

C. Gambaran Umum Sistem Komputer

Dengan mengetahui gambaran umum sistem kom-puter, diharapkan akan mengerti cara kerja komputerdalam melakukan pengelolaan data, termasuk di da-lamnya mengelola sistem kearsipan.

Komputer sebagai suatu sistem, terdiri dari sub-sitem-subsistem yang saling berhubungan sehingga dapatmemiliki satu tujuan dalam melaksanakan tugas yangdiberikan. Sub sistem -sub sistem yang dimaksud antaralain adalah seperti yang terlihat pada gambar di bawahini yaitu Hardware (Perangkat Keras Komputer), Soft-ware (Perangkat Lunak Komputer), Brainware (Manusiasebagai perangkat akal), Procedure dan Sumber Daya.


Gambar6.1. Sistem Komputer

1. Hardware (Perangkat Keras)

Perangkat keras komputer merupakan bagian fisik darikomputer yang dapat ditangkap dan diraba dengan in-dera yang manusia miliki. Sesuai dengan fungsinya, ter-dapat empat perangkat dalam sebuah sistem komputeryang dikategorikan sebagai perangkat keras yaitukomponen input, komponen pemroses, komponenpenyimpan dan komponen output.

a. Perangkat Input


4Perangkat input menyediakan informasi kepada sis-tem komputer dari dunia luar. Dalam sistem kom-puter pribadi, perangkat input yang paling umumadalah keyboard. Komputer mainframemenggunakan keyboard dan pembaca kartu ber-lubang sebagai piranti inputnya. Sistem denganmikrokontroler umumnya menggunakan pirantiinput yang jauh lebih kecil seperti saklar atau key-pad kecil.

Alat input langsung dapat berupa papan ketik(keyboard), pointing device (misalnya mouse, touchscreen, light pen, digitizer graphics tablet), scanner(misalnya magnetic ink character recognition, opticaldata reader atau optical character recognition reader),sensor (misalnya digitizing camera), voice recognizer(misalnya microphone) dan lain sebagainya. Se-dangkan alat input yang tidak langsung misalnyakeypunch yang dilakukan melalui media punched card(kartu plong), key-to-tape yang merekam data kemedia berbentuk pita (tape) sebelum diproses olehalat pemroses, dan /cey-fo-d/'s/cyang merekam datake media magnetic disk (misalnya disket atauharddisk) dan lain sebagainya.

b. Perangkat PemrosesanCentral Processing Unit atau yang sering juga disebutProcessor merupakan pusat peng"eksekusi" setiap tu-gas atau perintah baik yang berupa data maupun in-formasi di dalam sistem komputer. Sekarang ini adatiga merk processor terkemuka di dunia yakni intel,AMD dan VIA Technologies.


c. Perangkat OutputOutput merupakan piranti yang digunakan untukmenampilkan hasil pengolahan data oleh komputer.Contoh piranti ini adalah monitor, printer dan speaker.Printer yang menampilkan output yang tercetakpada kertas atau media pencetakan yang lainnya, se-dangkan monitor digunakan untuk menampilkanoutput ke layar display. Teknologi kedua perangkattersebutjuga berkembang sangat pesat dari waktu kewaktu. Kemudian speaker merupakan komponenoutput dari hasil sebuah proses yang berupa suara.

a. MonitorMonitor merupakan komponen output yangdigunakan untuk menampilkan teks atau gambar kelayar sehingga dapat dinikmati oleh pemakai. Mon-itor ini seringjugadisebutsebagai Video Display. Sesuaidengan kemampuan dalam menampilkan gambar,kita akan mengelompokkan monitor menjadi dua ke-lompok yaitu monochrome display dan color display.Yang termasuk dalam kelompok monochrome displayadalah monitor yang hanya memiliki kemampuanuntuk menampilkan warna tunggal saja sepertihitam putih, hijau phospor atau orange. Sedangkancolor display menggunakan tiga sinar elektron yangterpisah yaitu merah, biru dan hijau yang dapat

Gambar6.3. Processor Intel Pentium 4


6dikombinasikan membentuk warna-warna di layar.Dengan perkembangannya yang sangat pesat, saatini terdapat tiga jenis teknologi monitor. Ketiga go-longan teknologi tersebut adalah CRT (Cathode RayTube), Liquid Crystal Display (LCD) dan Plasma gas.

Pada monitor CRT, layar penampil yang digunakan berupatabung sinar katoda. Teknologi ini memunculkan tampilanpada monitor dengan cara memancarkan sinar elektron kesuatu titik di layar. Sinar tersebut akan diperkuat untukmenampilkan sisi terang dan diperlemah untuk sisi gelap.Sedangkan monitor LCD tidak lagi menggunakan tabungelektron tetapi menggunakan sejenis kristal liquid yangdapat berpendar. Teknologi ini menghasilkan monitor yangdikenal dengan nama Flat Panel Display dengan layar berbentukpipih, dan kemampuan resolusi yang lebih tinggidibandingkan dengan CRT.

Pada monitor CRT, layar penampil yang digunakan berupatabung sinar katoda. Teknologi ini memunculkan tampilanpada monitor dengan cara memancarkan sinar elektron kesuatu titik di layar. Sinar tersebut akan diperkuat untukmenampilkan sisi terang dan diperlemah untuk sisi gelap.


Sedangkan monitor LCD tidak lagi menggunakan tabungelektron tetapi menggunakan sejenis kristal liquid yangdapat berpendar. Teknologi ini menghasilkan monitor yangdikenal dengan nama Flat Panel Display dengan layar berbentukpipih, dan kemampuan resolusi yang lebih tinggidibandingkan dengan CRT.

b. PrinterPrinter merupakan komponen output yang digo-longkan sebagai Hard Copy Device. Yaitu merupakanalat yang digunakan untuk mencetak keluaran dariproses yang dilakukan komputer baik tulisan, gambarmaupun grafik secara langsung dengan menggunakanmedia kertas ataupun yang lainnya.Printer dapat digolongkan menjadi tiga kelompok yaituPrinter DotMatrik, InkJetdan LaserJet. Printer Dot Matrikmerupakan printer yang menggunakan pita sebagai alatpercetakannya, Ink Jet menggunakan tinta, sedangkan la-ser jet menggunakan serbuk.pencetakannya pun lebih halus dari pada pita mes-kipun dengan ongkos pembelian tinta yang memanglebih mahal.


8

Gambar 6.6. Epson LX-300: Printer Dot Matrik

Printer jenis dot matrik menggunakan pita untuk menampil-kan output ke kertas. Karena menggunakan pita, hasil pence-takan printer dengan dot matrik agak kasar dan kurang bagus.Pada awalnya printer jenis ini menggunakan head 9 pin yangberarti bahwa satu huruf akan dicetak dengan kombinasisusunan dari 9 titik. Pada perkembangannya meningkatmenjadi 24 pin dan lebih halus hasil cetakannya. Contohprinter jenis ini adaiah printer dot matrik produksi Epsonyaitu LX - 300, LX 800, FX1100, dan Iain-Iain.Printer Ink Jet, muncul pada era tahun 1980-an danmenggunakan tinta untuk mencetak output pada kertas.Ketika pertama kali muncul, printer ini mengedepankanteknik cetak warna sehingga banyak digemari pemakai.Hasil Gambar 6.7. Printer Deskjet dari HP


2. Software (Perangkat Lunak)

Jika perangkat keras merupakan bentuk fisik dari suatukomponen, maka perangkat lunak adaiah programyang berada dalam komponen-komponen tersebut,yang mengintegrasikan komponen-komponen sehing-ga dapat mengolah data menjadi sebuah informasi.

Bentuk paling primitif dari perangkat lunak,menggunakan Aljabar Boolean, yang di representasikansebagai binary digit (bit), yaitu 1 (benar / on) atau 0(salah / off), cari ini sudah pasti sangat menyulitkan,sehingga orang mulai mengelompokkan bit tersebutmenjadi nible (4 bit), byte (8 bit), word (2 byte), doubleword (32 bit).

Kelompok-kelompok bit ini di susun ke dalamstruktur instruksi seperti penyimpanan, transfer, operasiaritmatika, operasi logika, dan bentuk bit ini di ubah men-jadi kode-kode yang di kenal sebagai assembler.Kode-kode mesin sendiri masih cukup menyulitkan ka-rena tuntutan untuk dapat menghapal kode tersebut danformat (aturan) penulisannya yang cukup memb-ingungkan, dari masalah ini kemudian lahirbahasa pem-rogramantingkattinggi yang seperti bahasa manusia(bahasa Inggris). Saat ini pembuatan perangkat lunaksudah menjadi suatu proses produksi yang sangat kom-pleks, dengan urutan proses yang panjang denganmelibatkan puluhan bahkan ratusan orang dalampembuatannya.

a. Perangkat Lunak Sistem Operasi


0Saat komputer pertama kali di hidupkan setelah pros-

es Power On self Test, sistem operasilah software yangpertama kali di jalankan. Dalam hal ini sistem operasiyang mengatur seluruh proses yang dilakukan kom-puter seperti menterjemahkan masukan, mengaturproses internal, manejemen penggunaan memori danmemberikan output ke peralatan yang sesuai. Banyakterdapat sistem operasi komputer pada perkembangann-ya seperti misalnya DOS (Disk Operating System), Unix,Linux, Windows, IBM OS/2, Apple's System dan lainsebagainya.

b. Perangkat Lunak Bahasa PemrogramanBahasa Pemrograman merupakan perangkat lunak

yang bertugas mengkonversikan perintah-perintah yangdi rancang oleh manusia dalam bentuk algoritma ke da-lam format instruksi yang dapatdi jalankan komputer.Banyak sekali bahasa pemrograman yang dikem-bangkan mulai dari yang low level sampai high levelseperti mislanya BASIC, COBOL, Pascal, C++,FORTRAN.

Sekarang telah berkembang pula bahasa pem-rograman Visual yang berorientasi obyek, yang akansemakin memudahkan manusia untuk memberikan in-struksi kepada mesin komputer. Bahasa-bahasa pem-rograman visual tersebut antara lain seperti MicrosotVisual Foxpro, Microsoft Basic, Borland Delphi, BahasaPemrograman Java dan lain sebagainya.

c. Perangkat Lunak Aplikasi


Perangkat lunak aplikasi merupakan bagianperangkat lunak yang siap pakai. Perangkat ini disebutsiap pakai karena perangkat lunak ini dapat langsungdigunakan seorang operator atau pengguna kom-puter untuk membantu melaksanakan pekerjaan yangdilakukannya.

Perkembangan aplikasi komputer ini berkembangdengan sangat cepat. Jika pada era sebelum 1990-anhanya di kenal beberapa aplikasi kecil berbasis DOSseperti aplikasi pengolah kata (WordStar, Chi Write),pengolah angka (Lotus 123, Quatro Pro), database(DBASE), hiburan (game) dan beberapa program ber-basis DOS lainnya, maka pada perkembangannya,begitu banyak aplikasi yang dapat digunakan olehmanusia dalam membantu melaksanakan peker-jaannya.

3. Brainware, Prosedur dan Sumber Daya

Brainware merupakan perangkat akal sistem komputeryang dalam hal ini adalah manusia. Manusia merupakanpengoperasi, pengelola dan bahkan pengembang dari se-buah sistem komputer. Brainware ini meliputi operatorkomputer, teknisi komputer, programmer, sistem analisdan pengembang komputer. Selanjutnya prosedurmerupakan system environment di mana komputerbekerja. Prosedur dibentuk disesuaikan dengan lingkuppekerjaan sebuah sistem komputer. Sebagai contoh,komputer yang berada di prosedur militer, berbedadengan komputer yang berada dalam prosedur pen-didikan. Sama-sama komputer tetapi tentu saja mem-


2iliki perbedaan blok-blok model di dalamnya. Se-dangkan sumber daya adalah electricity yang merupakansumber tenaga penggerak dari listrik. Buku ini tidak akanmembahas ketiga bagian sistem komputer ini secaralebih lanjut, mengingat konteks pembicaraan kita ada-lah organisasi komputer yang notabene hanyamenyangkut bagian internal komputer itu sendiri.

Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik BerbasisKomputer

A. Konsep Dasar Kearsipan Elektronik

Sistem Kearsipan Elektronik pada dasarnya memilikikonsep yang sama dengan ternik kearsipan konvension-al. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinetyang secara fisik berfungsi untuk menyimpan doku-men-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, makaSistem Kearsipan Berbasis Komputer ini memiliki kabi-net virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selan-jutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaranarsip yang telah dikonversi ke dalam bentukfile gambar(*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, bet, dll).

Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jikapada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lem-bar arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronikmemiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentukfile. Tabel di bawah ini menunjukkan perbedaan kearsi-pan konvensional dengan kearsipan elektronik.


Tabel 11.1. Perbedaan Komponen kearsipan Konven-sional dan Elektronik

Komponen Kearsipan Kon-vensional

Kearsipan Eektronik

Kabinet Berupa rak atau lemari arsipyang dibuat secara fisik.

Berupa kabinet virtualyang dibuat dengan da-tabase

Map Berupa map fisik untukmenyimpan lembaran arsip.

Berupa map virtual ataufolder untuk menyimpanfile dokumen

Arsip Lembaran-Iembaransurat hard copy

Lembaran-Iembaran su-rat yang sudah di transferke dalam file gam-bar/teks.

Selanjutnya berikut adalah penjelasan tentang ketigakomponen dalam Sistem Kearsipan Elektronik yaitu kabi-net virtual, map virtual dan lembar arsip yang berbentukfile.

1. Kabinet Virtual.

Kabinet virtual ini merupakan database yang menirubentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan padasistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika didalam kabinet nyata, kemampuan menampung maparsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya inikemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas.Yang membatasi adalah kemampuan fisik harddisk dalammenyimpan data digital.

Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akanmencatat beberapa hal seperti berikut:


4 Kode Kabinet: akan mencatat kode kabinet sesuai

dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan. Nama Kabinet: digunakan untuk mencatat nama

cabinet seperti misalnya "Surat masuk", "SuratKeluar" dan sebagainya.

Fungsi Kabinet: untuk mencatat keterangan fungsikabinet.

Lokasi: untuk mencatat lokasi kabinet. Dan Iain-Iain.

2. Map Virtual.Map virtual merupakan database yangatribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya da-lam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak sepertipada map konvensional yang memiliki kemampuanterbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual inimemiliki kemampuan yang memiliki kemampuantidak terbatas dalam menyimpan dokumen.

Beberapa atribut yang di catat mengenai map virtualtersebut antara lain adalah sebagai berikut: Kode Map:: akan mencatat kode map sesuai dengan

aturan penulisan kode dalam perusahaan Nama Map : digunakan untuk mencatat nama map

seperti misalnya "Bagian Keuangan", "BagianPemasaran" dan sebagainya.

Lokasi Map. Keterangan. Dan Iain-Iain.

3. Lembaran Arsip.


Lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisaberbentuk file dokumen atau gambar. File dokumenadakah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel,Power Point dan sebagainya. Sedangkan file gambaradalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanneratau import bitmap dari media yang lain.

Beberapa atributyang dicatatdi dalam databasenya an-tara lain adalah:

Kode Arsip: akan mencatat kode arsip sesuai denganaturan penulisan kode arsip dalam perusahaan.

Nama Arsip : untuk mencatat nama yang meng-gambarkan isi detail dari arsip yang disimpan.

Klasifikasi: digunakan untuk mencatat klasifikasi mapseperti misalnya "Penawaran Khusus", "Rahasia", dansebagainya.

Tanggal Arsip: untuk mecatat tanggal arsip tersebutdibuat.

Tanggal terima : mencatat tanggal arsip tersebut diterima.

Pengirim : untuk mencata pengirim arsip. Penerima : untuk mencatat bagian yang menerima

arsip (tujuan arsip). Gambar: untuk mencatat file arsip yang sudah di

scanner jika ada. Lokasi File : untuk mencatat lokasi file di dalam

harddisk. Lokasi Fisik: untuk mencatat lokasi hard copy arsip

tersebut.


6B. Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip

Sistem Kearsipan Elektronik memiliki kelebihan utamayaitu memberikan kemudahaan dalam pengelolaan danmanajemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikansistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebutantara lain adalah :

1. Mudah dioperasikan.Di dalam pemrograman komputer di kenal istilah Hu-man Computer Interactive. Konsep tersebut dalamimplementasinya akan menghasilkan pro-gram-program aplikasi yang berorientasi visual se-hingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Se-bagai contoh jika pengguna ingin mencetak tinggalmenekan tombol printer, untuk menyirripan tinggalmenekan gambar disket, untuk menghapus tekangambar gunting dan lain sebagainya. Komputerjuga memberikan dukungan kemudahan untukmenyimpan file-file dalam bentuk file gambar.Apalagi perkembangan teknologi yang ada se-makin memberikan dukungan untuk itu. Sepertimisalnya dengan adanya scanner akan memudahkankita melakukan transformasi dokumen asli ke dalamdokumen digital.

2. Tampilan yang menarik.Dengan kelebihannya dalam melakukan visuali-sasi, maka komputer mampu memberikan tampilanyang menarik sehingga memberikan kenyamananbagi penggunannya. Bahkan komputer jugamemungkin kustomisasi sehingga pengguna bisamengatur sendiri desktop aplikasi seperti wama,


gambar, font dan lain sebagainya sesuai keinginanmasing-masing.

3. Fasilitas Pencarian DokumenSalah satu kelebihan utama sistem berbasis komputeradalah kecepatan proses dalam pencarian dokumen.Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pen-carian yang flexible sesuai keinginan sehingga dapatmengantisipasi jika pengguna lupa denganatribut-atribut pokok sebuah dokumen. Sepertimisalnya pengguna ingin mencari surattentangpenawaran khusus sebuah produk, tetapi lupatanggal pengiriman atau pembuatannya. Makapengguna cukup mencari dokumen berdasarkandata apa yang diketahui saja dan tidak perlu me-nyebutkan spesikasi dengan lengkap.

4. Pencatatan Lokasi Fisik DokumenFasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mem-permudah pengguna dalam melakukan pencarianhard copy dari arsip yang diinginkannya. Komputerakan memberikan data lokasi penempatan dokumensecara lengkap seperti di gedung, ruangan, lantai,kabinet atau bahkan sampai nomor map penem-patan dokumen tersebut.

5. Fasilitas Gambar dan SuaraPenggunaan scanner membuat kemudahan dalammelakukan transfer dari bentuk dokumen fisik kedalam bentuk virtual.Kelebihan tersebutditambah dengan kemampuan


8computer untuk melakukan proses-proses imagingseperti mempertajam dan memperjelas gambardokumen tersebut.

6. Keamanan DataKeamanan dokumen akan lebih terjamin denganadanya level keamanan bertingkat yangmenggunakan ID Pengguna dan password.Demikian juga penggunaan komputer memung-kinkan kita mengaturautentifikasi pengguna dan blokproteksi sehingga lebih menjamin bahwa sistemakan sulitdimasuki akses-akses yang ilegal.Kemudahan dalam melakukan backup data ke dalamdisket atau CD juga akan membuat data kita lebihaman karena jika terjadi kerusakan sistem komputer,data masih bisa diselamatkan melalui backup ter-sebut.

7. Retensi Otomatis.Penggunaan komputer juga akan memungkinkanpemeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadiakan terjadi peringatan jika beberapa dokumen su-dah kedaluwarsa, sehingga kita bisa menindaklanjutiuntuk memusnahkan atau mendokumentasi arsiptersebut ke dalam dokumen pasif.Dokumen pasif yang dimaksud adalah bahwa kita bisamenon-aktifkan dokumen dan memback-upnya kedalam media penyimpan eksternal seperti CD atauDisket, tetapi kita juga bisa mengaktifkan kembalijika suatu saat diperlukan.


8. Laporan Kondisi Arsip.Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahandalam/ menyusun atau menampilkan laporan-laporankearsipan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.Dengan menekan hanya satu atau beberapa tombol,maka laporan akan dihasilkan dengan cepat.Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai denganformat dan isi yang ditetapkan oleh pengguna sepertimisalnya laporan arsip kedaluwarsa, laporan isimap berdasarkan klasifikasi, laporan arsip berdasar-kan pembuat atau pengirim dan sebagainya.

9. Bisa terhubungan jaringan komputer.Pengguna bisa menghubungkan sistem kearsipan el-ektronik ke dalam sistem jaringan baik Local maupunWide Area Network. Dengan terhubung ke dalamjaringan, maka pengguna bisa memakai sistem ter-sebut secara multiuser. Pengaturan terdistribusi akanbermanfaat misalnya jika pimpinan dalam perus-ahaan membutuhkan untuk melihat arsip tertentu,maka cukup mengakses komputer yang ada di dek-atnya dan tidak harus datang ke bagian administra-si.

10. Memungkinkan Fasilitas OCR.Fasilitas OCR akan memudahkan pengguna mempros-es suatu dokumen tanpa harus mengetikkan kem-bali dokumen tersebut. Komputer juga akan denganmudah mengirimkan dokumen secara otomatis ke


0tujuan tertentu yang diinginkan, baik secara emailmaupun faximile.

C. Perangkat yang Digunakan

Hardware (perangkat keras) dan software (perangkatlunak) merupakan komponen utama yang diperlukan da-lam implementasi sistem kearsipan elektronik berbasiskomputer ini. Sehingga dua hal yang cukup pentingsebelum merancang sistem adalah menentukan danmenganalisa terlebih dahulu hardware dan softwareyang akan digunakan dalam sistem.Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik BerbasisKomputer

1. Pemilihan Hardware.

Untuk melakukan pemilihan hardware, kita harusmembandingkan beberapa kategori pengkat kerasyang ada menurut kemampuan, kapasitas dankeandalan yang dimiliki dengan tidak lupa mem-perhitungkan biaya dan kompatibilitas-nyadengan perangkat keras lain.

Kemampuan hardware yang dianalisa menyangkutkecepatan proses, kapasitas penyimpanan (storage),mutu keluaran (output), kemudahan melakukaninput, dan Iain-Iain. Sedangkan kapasitas yang di-maksud, diukur berdasarkan jumlah transaksi yangdapatdiproses dalam suatu periode tertentu.

Keandalan hardware berkaitan dengan frekuensikemungkinan terjadinya kegagalan proses secarateknis, termasuk kemungkinan kerusakan-kerusakan


yang disebabkan oleh faktor-faktor eksternal sepertiarus listrik yang tidak stabil, kebakaran, kebanjirandan lain sebagainya. Biaya-biaya yang diperhitungkanmencakup harga beli, biaya pemasangan, biayapemeliharaan dan biaya operasi yang mencakupbiaya upah dan utilitas.

Fleksibiiitas dan kompatibilitas suatu perangkatdengan perangkat lain juga sangat penting untuk di-pertimbangkan. Banyak komponen perangkat kerasyang dapat dioperasikan sedemikian canggihnyanamun tidak kompatibel jika dihubungkan denganperangkat keras lain. Hal itu akan membatasi ruanggerak pengembangan sistem nantinya dan mem-persulit perawatan sistem itu sendiri.

Jangan lupakan juga faktor perkembangan teknolo-gi komputer yang terjadi sedemikian pesatnya se-hingga Anda harus jeli dalam menentukan perangkatkeras yang dipakai/Di bawah ini merupakan contohspesifikasi komputer yang direkomendasikan sesuaidengan perkembangan teknologi perangkat saat ini.MB Intel GAV 915Proc Intel P4LGA 775 2,8 GHzRAM Visipro 256 MB PC 3200 1 kepingHD40GBBCVGA, Sound, LAN Card OBMouse Keyboard Logitech ScrollMonitor Samsung 15"

Yang tidak kalah pentingnya adalahproduk-produk perangkat keras khusus yang me-


2mang dirancang untuk mendukung sistem filingsecara elektronik dan digital. Salah satu contoh adalahproduk Canon DR, yaitu scanner berwama dengankecepatan tinggi yang dirancang untuk kebutuhanalih media dokumen di lingkungan yang volumepengarsipan dokumennya tidak terlalu banyak.

Produk tersebut diilengkapi dengan penampungkertas yang dapat menampung 50 lembar kertassampai ukuran A4, dan melakukan scanningdengan berbagai ukuran dokumen dalam satu tray.Dengan kecepatan 20 halaman per menit Canon DRmengalih mediakan dokumen-dokumen kertas men-jadi dokumen dalam bentuk digital. Dokumen disim-pan dengan resolusi beragam mulai 100 dpi sampai 600dpi, binary maupun grayscale. Dilengkapi pula pilihanpengaturan brightness, contrast, white level, noisereduction dan image inversion, sehingga penataandokumen menjadi lebih mudah.

Gambar 12.1. Canon DR-2080C

Canon DR memang dirancang khusus untukkearsipan elektronik sehingga memiliki fasilitasscan email, sehingga dokumen-dokumen hasil scandapat langsung dikirimkan via email.Penggunaannyapun tidak hanya dibatasi hanya se-


bagai alat arsip elektronik saja, tetapi dapatdigunakan sebagai alat pencari data atau pencaritanda tangan secara cepat pada industri perbankan.

Untuk memudahkan efektifitasi maksimum dariElectronic Filing System ini, tentu calon penggunaharus mengetahui berapa besar volume arsip yangdihasilkan dan juga secara umum telah mempunyaialur sistem pengarsipan. Hal ini akan memudahkanpemindahan sistem konvensional menuju era ImagingDocument. Pengoperasian aplikasi ini cukup mudahdan sederhana sehingga dapat diterima siapa saja.Sistem indeks yang luas dan fleksibel, sistem kea-manan yang bisa membatasi wewenang mas-ing-masing sehingga lebih menjamin akses doku-men dari personil yang tidak berkepentingan.

2. Analisis Pemilihan Software

Selanjutnya analisa yang dilakukan terhadap proyekperolehan software meliputi kemudahanmendapatkan perangkat lunak, kesesuaian dengansistem yang ada serta kemudahan mengoperasi-kannya. Tak lupa juga memperhitungkan aspek biayapemakaian dan pengembangan perangkat lunaktersebut.Untuk mendapatkan suatu perangkat lunak, perus-ahaan bisa memilih satu dari tiga hal sebagai beri-kut:1. Membeli paket perangkat lunaki yang sudah

ditulis oleh perusahaan software.


4Untuk program Electronic Filing System, beberapaperangkat lunak yang sudah ada dan siap pakai.Di Indonesia sendiri sudah ada perangkat lunakyang dijual Tetapi pada kenyataannya pro-gram-program siap pakai tersebut terkadang men-galami kendala pada saat implementasinya ka-rena kurang fleksibel terhadap sistem yang ada.Program yang ada tersebut terlalu baku untukditerapkan mengingat setiap perusahaan mem-iliki jenis kegiatan yang berbeda-beda dengantransaksi yang beraneka ragam juga.

2. Menyewa program aplikasi menggunakan inter-net.

Pada tahun-tahun belakangan ini, di Amerika danSingapura telah banyak dikembangan ApplicationService Provider (ASP) yang melayani penyewaansoftware aplikasi seperti aplikasi messaging,spreadsheet, database, keuangan, akuntansi danIain-Iain. Di Indonesia sendiri, Telkom yang ber-mitra dengan Microsoft dan Compaq telah men-jajagi kemungkinan dilakukannya sistem itu.Sistemnya adalah setelah user mendaftar untukmelakukan penyewaan software kepada ASP, makasoftware aplikasi akan diinstai di sistem Servermilik ASP. Data milik user juga disimpan disitu.Usermenjalankan software secara remote dari pe-rusahaannya.

3. Membuat dan mengembangkan sendiri programaplikasi baru yang disesuaikan dengan kondisiperusahaan. Jika perusahaan memilih membuatprogram sendiri, berarti hal itu akan memper-


mudah pemeliharaan sistem dan pengembangansistem kedepannya. Pengembangan sebuah pro-gram baru, merupakan kegiatan yangberkesinambungan dalam pengelolaan datanya.Dalam suatu organisasi yang besar, sekitar 70 %kegiatan programming keseluruhan biasanyadilakukan untuk menyelenggarakan pen-golahan data. Program baru tersebut diperlukanprosedur-prosedur penelaahan agar bisa menja-min program tersebut benar-benar teruji kese-luruhannya. Yang dimaksud teruji disinimenyangkut diketahuinya semua kesalahan da-lam program, tidak adanya instruksi programyang menyimpang, ketepatan hasil dan kemu-dahan pengoperasian.Belakangan ini, berbagai jenis perangkat untukfilling system beredar di pasaran. Dalam banyakhal, mungkin saja program-program yang telahada tersebut mempunyai banyak kelebihandibandingkan dengan program buatan sendirikarena sudah banyak diuji oleh berbagai organ-isasi. Dan program-program tersebut seringkalidianggap lebih ekonomis karena tidak memer-lukan banyak tahapan pengembangan, meskijuga memerlukan modifikasi pemeliharaan sertabanyak latihan.

Meski demikian, program-program siap pakaitersebut juga memiliki banyak kelemahan. Salahsatu kendala yang paling utama adalah apakahprogram tersebut benar-benar cocok untuk dipa-


6kai dalam perusahaan yang bersangkutan. Ja-rang sekali dijumpai program siap pakai tersebutbenar-benar cocok untuk diterapkan dengankebutuhan pemakai. Banyak program-programyang dibeli memerlukan modifikasi agarsesuaidengan keinginan penggunannya. Tetapi masa-lahnya adalah sangat jarang seorang programerdalam perusahaan yang mampu memodifikasiprogram-program siap pakai tersebut, baik ka-rena memang kurang menguasai bahasa yangdipakai, maupun karena dibatasi oleh ketentu-an-ketentuan dalam kontrak pembelian.

Alternatif lain agar program yang dibeli sesuaidengan kegiatan perusahaan, adalah merubahpraktek bisnis perusahaan sedemikian rupa se-hingga sejalan dengan struktur program. Na-mun tentu saja oleh sebagian besar perusahaan halitu kurang disukai mengingat harus memper-hatikan banyak faktor untuk mengubah praktekbisnis perusahaan tersebut yang mungkin jugaakan memerlukan biaya yang lebih besar lagi.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkansebelum mengambil keputusan untuk membeli ataumembuat sendiri sebuah program antara lainadalah sebagai berikut:

Konsep Dasar Sistem Kearsipan ElektronikBerbasis Komputer1. Batas-batas dimana sebuah program dapat

disesuaikan dengan kegiatan perusahaan dandapat memenuhi kebutuhan sistem.


2. Kemudahan program untuk dimodifikasiseandainya terjadi perubahan untuk me-nyesuaikan sistem.

3. Efisiensi pemrosesan untuk masing-masingprogram yang diuji.

4. Jumlah dan bentuk langkah-langkah pem-rosesan yang diperlukan setiap program un-tuk mendapatkan suatu output yang di-inginkan.

5. Jumlah tenaga kerja manual yang diperlukansistem dari setiap programnya. Sampai sejauhmana program bisa menggantikan kegiatanmanual yang sebelumnya dilaksanakan.

6. Penguasaan pemakai atas setiap program.7. Biaya-biaya yang diperlukan dari mas-

ing-masing alternatif pilihan.

Jika dari pertimbangan-pertimbangan di atas dipilih al-ternatif pembuatan program sendiri, maka langkah selan-jutnya adalah memilih personil pengembang programuntuk dapat segera melakukan desain sesuai dengankeinginan perusahaan.


8

Tata Ruang dan Inventarisasi Barang229

BAB13

TATA RUANG DANINVENTARISASIBARANG

A. PENGERTIAN TATA RUANG

Tata ruang adalah segala upaya untuk mengatur ru-angan sedemikan rupa sehingga menunjang produk-tivitas organisasi. Tata ruangberpengaruh besar ter-hadap efektivitas organisasi terutama disebabkan be-gitu mahalnya sewa ruang terutama di kota-kota besarsehingga manajemen harus memikirkan secara seriusbagaimana memanfaatkan ruangan yang sudah ada.

Alasan kedua adalah mengenai hubungan antara indi-vidu dengan tempat kerjanya. Seperti kita pahami ber-sama, jam kerja normal adalah delapan jam sehari. Itubelum ditambah kemungkinan lembur yang sering ter-jadi. Delapan jam adalah sepertiga dari keseluruhanjam dalam sehari, yaitu duapuluhempat jam. Bisadibayangkan tidak nyamannya kehidupan karyawan,bila sepertiga dari harinya berada di ruangan terburuk.Tentu saja hal tersebut berakibat negatif terhadapperkerja dan berimplikasi pula terhadap produktivitaskerja karyawan.


Pertimbangan tata ruang kantor ada tiga faktor utama,semua itu dilakukan untuk mendukung pencapaiantujuan kantor. Ketiga faktor tersebut adalah:

1. faktor fungsional2. faktor kesehatan, dan3. faktor etestika

1. Faktor Fungsional

Faktor fungsional artinya tata ruang kantor harusmemperhatikan fungsi perabot dan peralatan kan-tor sebenarnya. Pertimbangan penempatan perabotdan peralatan kantor adalah kegunaannya. Contoh,di ruwang tunggu diletakkan TV untukmenghilangkan kejenuhan tamu.

2. Faktor Kesehatan

Faktor kesehatan artinya tata ruang kantor harusmemperhatikan kesehatan bagi pengguna ruangtersebut. Contoh, restoran menyediakan ruanganuntuk merokok dan ruangan bebas rokok. Tujuanpemberian ruangan bebas rokok adalah untukmemberikan hak kepada bukan perokok. Seringterjadi karena faktor pertama dan ketiga, faktor inikurang dipertimbangkan sehingga perusahaan ha-rus menganggung biaya yang lebih besar. Contoh,karena kesibukan dan pertimbangan etestika, pe-rusahaan sering melakukan perawatan rutin sepertipengecekkan peralatan pendingin, kebakaran, salu-ran udara, dan sejenisnya. Begitu muncul keba-


karan dan gangguan kesehatan karena kondisi ter-sebut, manajemen terpaksa harus membayar lebihmahal.

3. Faktor Etestika

Faktor etestika berari berarti tata ruang disampingmempe-rhatikan unsur fungsi dan kesehatan perlumemperhatikan unsur keindahan. Faktor keinda-han diperlukan untuk mengesankan citra atau im-age yang baik bagi perusahaan. Contoh, seperti ka-sus di atas, mengenai penempatan TV di ruangtunggu.

Pertimbangan pertama karena fungsi, itu sudahjelas. Pertimbangan kedua adalah di mana TV ter-sebut sehinga tidak mengganggu kesehatan pe-nontonnya. Pertimbangan ketiga adalah bagaimanacara membuat ruang tunggu tersebut seindah dansenyaman mungkin tanpa memper-timbangkanfaktor anggaran.

Banyak manfaat yang dapat diperoleh dan tata ruangyang baik, manfaat tersebut bisa merupa aspek finansialmaupun non finansial. Berikut ini adalah manfaat yangdapat diperoleh dan tata ruang yang baik, di antaranya :

a. Menghemat waktu dan tenaga karyawan, karenaberjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidakperlu,

b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang ber-sangkutan,


c. Memungkinkan penggunaan ruangan seefesmenmungkin, artinya pemanfaatan seluruh ruangyang tersedia.

d. Meminimumkan ganguan aktivitas kerja, artinyatata ruang yang dibuat memungkinkan pegawaibekerja dengan tenang. Gangguan bisa berupasuara, orang, maupun aktivitas.

e. Timbulnya kesan baik dari tamu yangmengunjungi perusahaan.

f. Memudahkan perubahan tata ruang untukmenghindari kejenuhan.

B. AZAS-AZAS PENGELOLAAN TATA RUANG

Azas-azas pengelolaan tata ruang adalah pedoman dasarpengelolaan tata ruang. Artinya, tata ruang yang baikhendaknya berpedoman dan azas tersebut. Seorang ahlitata ruang, Ricard Muther dalam bukunya "Practical PlanOut", menyatakan azas pengelolaan tata ruang, yaitu:

1. Azas rangkaian kerja2. Azas jarak terpendek3. Azas penggunaan segenap ruang4. Azas perubahan susunan kerja

1. Azas Rangkaian Kerja

Azas rangkaian kerja artinya penempatan isi ru-angan kantor harus berpedoman dasar kepadarangkaian kerja yang ada di kantor tersebut. Per-timbangan penggunaan azas ini adalah pertama


untuk mendukung pelaksanaan kerja, dan yangkedua untuk menghindari bertemunya pegawaiyang tidak berkepentingan.

Mendukung pelaksanaan kerja di sini berartidipatuhinya pedoman tersebut membuatpengawasan menjadi lebih mudah, karena urutankedudukan mengikuti alur kerja. Sementara ber-temunya pegawai yang tidak berkepentingan men-imbulkan in efesiensi di dalam pelaksanaan kerja.Pertama kali bertemu mungkin ia akan hanyamelakukan say hello saja. Pertemuan berikutnyakemungkinan besar menimbulkan percakapanyang tidak perlu.

2. Azas Jarak Terpendek

Azas jarak terpendek merupakan pelengkap dariazas rangkaian kerja. Menurut pedoman ini, jarakantara pegawai yang saling berhubungan sedekatmungkin dengan tetap mengindahkan faktorgangguan yang mungkin timbul. Contoh, meja ber-impitan memungkinkan terselipnya dokumen satupegawai ke meja rekannya.

Faktor sederhana ini bisa menimbulkan masalahbesar. Masalahnya adalah begitu pegawai tidakmenemukan apa yang ingin dikerjakannya, tingkatemosi menjadi naik. Naiknya emosi menjadi ku-rang konsentrasinya pegawai melakukan kegiatan

Tata Ruang dan Inventarisasi Barang234dan akhirnya tentu saja menghambat pelaksanaankerja.

3. Azas Penggunaan Segenap Ruang

Azas ini terkait erat dengan efisiensi, terutama dansegi biaya. Seperti kita ketahui bersama sewa ruangatau gedung di kota besar sangat mahal. Kondisiini harus diantisipasi dengan pemanfaatan ruangansedemikian rupa sehingga kemubaziran tempatdapat dihindari.

4. Azas Perubahan Susunan Kerja

Azas perubahan susunan kerja erat kaitannyadengan kondisi psikologis karyawan. Pekerjaanyang rutin dan dilakukan dalam jangka waktu la-ma menimbulkan aspek kejenuhan. Kejenuhandapat dikurangi dengan perubahan susunan kerjayang berarti pula perubahan individu yang terlibatdidalamnya.

Perubahan secara periodik, tetapi ingat tetap ber-pedoman pada azas terdahulu, membuat pegawaibertemu dengan pihak lain selain yang biasaditemuinya. Kondisi ini membuat aspek kejenuhansedikit berkurang. Aspek kejenuhan berbandingterbalik dengan motivasi kerja. Semakin jenuhseorang karyawan semakin rendah pula motivasikerjanya. Dan seperti kita pahami bersama, motiva-si kerja berperan besar dalam mendukung produk-tivitas.


C. JENIS-JENIS TATA RUANG

Jenis-jenis tata ruang adalah bentuk tata ruwang yangbiasa dipergunakan dalam suatu kantor. Jenis tata ru-ang kantor dibagi menjadi tiga, yaitu;

1. Tata ruang terbuka2. Tata wang tertutup3. Tata ruang semi terbuka dan tertutup

1. Tata Ruang Terbuka

Tata ruang terbuka adalah suatu jenis tata ruang dimana masing-masing pegawai tidak dibatasi oiehkamar-kamar atau sekat-sekat tertentu, Jenis inimemungkinkan masing-masing pegawai melihataktivitas pegawai lainnya.

Tata ruang terbuka mempunyai beberapa keun-tungan, diantaranya;

a. Memungkinkan pengawasan lebih efektif ter-hadap pelaksanaan kerja pegawai.

b. Lebih memudahkan hubungan antar pegawaikarena tidak adanya sekat-sekat yang mem-batasinya.

c. Lebih memudahkan penyebaran cahaya dansirkulasi udara.

d. Memudahkanpenyesuaianbila terjadiperu-bahan seperti penambahan danpenguranganpegawai atau penambahan dan penguranganperabotan kantor.


e. Tata ruang terbuka relatif lebih murah darisegi biaya dan lebih mudah didalam pembu-atannya.

Tata ruang terbuka mempunyai beberapakelemahan, di antaranya;

a. Sulitnya privacy atau menjaga hak pribadi kar-yawan.

b. Seringnya timbul gangguan dari aktivitas lebihyang dilakukan oleh salah satu karyawan.

c. Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerjaan, bilapekerjaan bersifat rahasia.

2. Tata Ruang Tertutup

Tata ruang tertutup adalah suatu tata ruang di ma-na setiap karyawan diberi ruang tersendiri yangmemisahkan dari lainnya. Setiap karyawan diberiruangan khusus atau kamar kerja yang terpisah.Tata ruang tertutup cenderung lebih banyakdigunakan oleh pimpinan organisasi.

Tata ruang tertutup mempunyai beberapa kelebi-han, di antaranya;

a. Terjaganya rahasia kerja pegawai karena ia be-rada di ruangan tersendiri.

b. Tidak terganggunya aktivitas pegawai dan ak-tivitas lebih karyawan lain.

Tata Ruang dan Inventarisasi Barang238c. Menimbulkan kesan positif pada relasi karena

perusahaan dianggap lebih menghargai pega-wai.

d. Memudahkan pemeliharaan peralatan danperabotan kantor.

Tata ruang tertutup mempunyai beberapakelemahan, di antaranya :

a. Biaya tata ruang menjadi relatif mabal.b. Ruangan yang tersedia hanya dapat di-

manfaatkan untuk sedikit pegawai saja.c. Hubungan pribadi antar pegawai menjadi ku-

rang erat karena masing-masing dibatasi olehruang-ruang sehingga menyulitkan pegawaimengadakan komunikasi langsung.

d. Pengawasan kerja pegawai relatif Iebih sulitdilakukan.

3. Tata Ruang Semi Terbuka dan Tertutup

Tata semi terbuka dan tertutup adalah tata ruangyang dibuat dengan menggabungkan kedua jenistata ruang tersebut. Pertimbangan penggunaan tataruang jenis ini adalah untuk menekan biaya tetapitetap dengan menghargai hak pribadi pegawai. Ta-ta ruang semi dilakukan dengan memberi sekat an-tar pegawai tanpa pintu.

D. PENGERTIAN BARANG INVENTARIS

Daftar iventaris barang adalah suatu daftar yang berisinama, spesifikasi, jumlah, dan kondisi barang-barang


yang menjadi milik kantor Pemuatan daftar iventarissangat penting untuk mengetahui kondisi barang dankeberadaan suatu barang. Dalam pembuatan daftarbarang inventaris, ketelitian dan kedispilinan mempu-nyai peranan yang sangat penting.

Ketelitian diperlukan agar tidak terjadi pencatatanganda. Sebelum barang diketuarkan dari bagian logis-tik atau bagian pengadaan perlu ada suatu kejelasankepada bagian mana barang tersebut diperuntukkan.Manfaat kejelasan peruntukan diperlukan agar barangdiperuntukkan sesuai sasaran. Peminjaman dan pen-galihan barang iventaris harus dibuktikan dengan beri-ta acara. Prosedur tersebut diperrukan untuk mencip-takan tertib administrasi.

Kedisiplinan dilakukan dengan cara langsung mencat-atkan barang iventaris pada daftar yang telah diper-siapkan. Seringkali, karena kesibukan seorang sekreta-ris atau karena meremehkan pekerjaan sepele pencata-tan tidak dilakukan. Seperti alat bukti pada umumnya,pada waktu dibutuhkan, terutama pada waktu pem-buatan laporan, baru timbul permasalahan.

E. PENGELOMPOKKAN DAFTAR INVENTARISASIBARANG

Secara umum barang iventaris dibagi menjadi empatkelompok besar. Kelompok besar atau kelompok uta-ma tersebut dibagi menjadi kelompok-kelompok yanglebih kecil, dan seterusnya. untuk memudahkan


pengelompokkan biasanya dibuat daftar klasfikasi.Pembuatan daftar klasifikasi dibuat sebagai dasarpenulisan kode yang dibuat sesuai kebutuhan organ-isasi.

Empat kelompok besar barang inventaris yang biasanyadigunakan sebagai dasar penyusunan daftar klasifikasibarang inventaris adalah:

1. Barang tidak bergerakBarang tidak bergerak meliputi barang-barangtetap perusahaan seperti tanah, gedung, kolam,lapangan, dan sejenisnya.

2. Barang bergerakBarang bergerak meliputi barang-barang yangmempunyai nilai ekonomis relatif tinggi denganjangka waktu relatif lama. Contoh, mobil, mesin,peralatan kantor, dan sebagainya.

3. HewanHewan yang dikelompokkan menjadi barang iven-taris adalah binatang yang merupakan asset perus-ahaan. Pemberian kode pada hewan iventaris san-gat penting pada perusahaan yang bergerak dalambidang peternakan, perikanan, dan sejenisnya.Contoh hewan yang sering menjadi barang iven-taris adalah kuda, kambing, sapi, kerbau, dan se-jenisnya.

4. PersediaanPersediaan adalah barang yang belum di-pergunakan. Barang persediaan biasanya dibagi


menjadi dua, yaitu barang tidak habis pakai danbarang habis pakai. Barang tidak habis pakai ada-lah barang yang mempunyai masa pakai relatif la-ma seperti pulpen, tip-ex, isi printer, dan se-bagainya. Sedangkan barang habis pakai adalahbarang yang hanya mempunyai kegunaan sekalisaja, seperti kertas dan amplop.

Pembuatan daftar iventaris barang dilakukandengan membuat daftar klasifikasi barang iven-taris. Daftar klasifikasi dibuat sesistematis mungkinsehingga memudahkan pengenalan suatu baranghanya dari kodenya, Daftar klasifikasi lain selaindafter klasifikasi barang iventaris adalah daftarklasifikasi jabatan di organisasi tersebut. Contohdua daftar kiasifikasi tersebut adalah sebagai beri-kut:

DAFTAR KLASIFIKASI JABATANPT. AGUNG CIPTA MULIA

A. General ManagerA.l. Deputy General Manager

A.l.l. Deputy Manager SecretaryA.2. Senior Secretary

A.2.1. Junior Secretary-IA.2.2. Junior Secretary-Il

B. General Affair ManagerB. 1. Administration Affair

B.1.2. Intern AffairB.1.2. Ekstern Affarir

B.2. Legal AffairC. Production Manager

CI. Planning AffairC.2. Production Affair


C.2.1. Cutting StafC.2.2. Forming StafC.2.3. Painting Staf

C.3. Quality Control AffairC.4. Controling Affair

D. Marketing ManagerE. Finance ManagerF. Personal ManagerDan seterusnya.

Catatan:Daftar kiasifikasi di sebuah organisasi juga dapat dibuat berdasarkan ruangan, lantai,dan sebagainya sesuai dengan kebijakan organisasi.

DAFTAR KLASIFIKASI BARANGPT AGUNG CIPTA MULIA

10000 Barang Tidak Bergerak 11000 Tanah11100 Tanah Lapang11200 Kebun

11210 Kebun Kelapa11220 Kebun Kelapa Sawit11230 Kebun Karet

11300 Kolam11310 Kolam ikan11320 Kolam Renang11321 Kolam Renang Keluarga11322 Kolam Renang Standar Olimpiade

12000 Gedung20000 Barang Bergerak

21000 Kendaraan21100 Sedan

21110 Volvo21120 Mercedes21130 Kijang

21200 Bus


21300 Truk21400 Sepeda motor

21410 Honda21411 Honda Bebek

21411.1 Supra21411 2 Black Impresa

21412 Honda Non Bebek21420 Suzuki21430 Vespa21431 Yamaha21500 Minibus

22000 Peralatan Kantor22100 Komputer22200 Meja Kerja22300 Kursi22400 Filing Cabinet

22410 Filing Cabinet 2 Laci22420 Filing Cabinet 3 Laci22430 Filing Cabinet 5 Laci

23000 Hiasan Kantor24000 Mesin

30000 Persediaan

Dan seterusnya

Contoh sebuah barang mempunya kode inventaris

C2. 21411.1.02.99Keterangan:C.2. : Menunjukkan barang tersebut merupakan iventaris bagian

Production Affair.20000 : Merupakan barang bergerak21000 : Barang bergerak berupa kendaraan21400 : Jenis kendaraan sepeda motor21410 : Merk sepeda motor Honda21411 : Spesifikasi sepeda motor Honda bebek21411.1 : Jenis Honda bebek Supra

Tata Ruang dan Inventarisasi Barang24402 : Barang iventaris tersebut merupakan barang kedua di unit

kerja itu.99 : Tahun Pengadaan 1999

F. CARA PEMBUATAN DAFTAR INVENTARIS

Sebenarnya logika pembuatan daftar iventaris hampirsama dengan logika akuntansi, yaitu dimulai dari yangumum dulu, berlanjut ke khusus, dan berakhir ke yangumum lagi. Contoh dalam siklus pencatatan akuntasidan neraca, buku besar, jurnal, laporan rugi/laba,kembali ke neraca dan laporan perubahan modal.

Demikian dalam pencatatan barang/ iventaris barang,pencatatan dilakukan oleh bagian umum atau seringpula dilimpahkan ke bagian sekretaris, dan unit kerjayang bersangkutan. Pencatatan tersebut dapat dil-akukan pada fisik barang tersebut, jika memungkinkandan di dalam buku atau catatan barang iventaris. Bukuatau catatan barang iventaris dapat berupa:

1. Buku induk barang inventanis2. Buku golongan barang inventaris3. Kartu persediaan4. Daftar rekapitulasi barang inventaris per golongan5. Total rekapitulasi barang inventaris6. Buku induk barang inventaris

1. Buku Induk Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris merupakan bukuatau catatan yang berisi mengenai keseluruhan ba-rang inventaris. Karena buku ini mencatat kese-


luruhan barang inventaris, hampir dipastikanisinya sangat banyak untuk itu sistematika penu-lisan sangat diperlukan dalam pencarian. Buku in-duk biasanya dibuat per awal tahun anggaran atautahun perhitungan tertentu sesuai dengan ke-bijaksanaan perusahaan.

Contoh format buku induk barang inventaris :

KeteranganKolom 1 : Nomor, diisi nomor unit.Kolom 2 : Kode barang, diisi kode barang iventaris ditulis dan nomor urut kecil ke besar.Kolom 3 : Nama barang, diisi nama barang, tidak perlu dari huruf awal ke akhir, karena sudah sistema

tis dari kode barang.Kolom 4 : Merk, diisi merk suatu barang jika barang tersebut bermerk.Kolom 5 : Jenis, diisi dengan spesifikasi khusus suatu barang seperti tipe, bentuk, warna, dsb.Kolom 6 : Tahun, diisi tahun pembuatan atau pengadaan.Kolom 7 : Harga per satuan, dapat berupa buah, lusin, pak, dsb.Kolom 8 : Harga total, diisi dengan harga per satuan dikalikan jumlah barang.Kolom 9 : Keterangan, diisi kondisi barang pada waktu pencatatan, seperti baik, cacat, rusak, dan

sebagainya.

2. Buku golongan barang inventaris

Tata Ruang dan Inventarisasi Barang246Buku golongan barang inventaris dibuat setelahbuku induk barang inventaris selesai. Buku golon-gan barang inventaris dibuat perjenis. Kegunaanbuku golongan barang inventaris adalah untukmengetahui kondisi barang per golongan. Buku go-longan barang inventaris dibuat bila jumlah barangiventaris relatif banyak sehingga mengalami kere-potan bila ingin mengetahui kondisi suatu baranginventaris.

Contoh buku golongan barang inventaris.

Keterangan:Kolom 1 : Nomor, diisi nomor urut.Kolom 2 : Kode barang. diisi kode barang iventaris ditulis dan nomor urut kecil ke besar.Kolom 3 : Nama barang, diisi nama barang, tidak perlu dari huruf awal ke akhir karena sudah sistematis

dan kode barang.Kolom 4 : Merk, diisi merk suatu barang jika barang tersebut bermerk.Kolom 5 : Jenis, diisi dengan spesifikas khusus suatu barang seperti tipe, bentuk, warna, dsb.Kolom 6 : Tahun, diisi tahun pembuatan atau pengadaan.Kolom 7 : Harga per satuan, dapat berupa buah, lusin, pak, dsb.Kolom 8 : Harga total, diisi dengan harga per satuan dikalikan jumlah barang.Kolom 9 : Keterangan, diisi kondisi barang pada waktu pencatatan, seperti baik, cacat, rusak, dan

sebagainya.

3. Kartu PersediaanKartu persediaan adalah kartu yang berisimengenai catatan keluar masuknya barang. Di da-


lam kartu persediaan diuraikan jumlah suatu ba-rang inventaris atau non inventaris pada bagianlogistik, pengadaan, atau suatu kantor. Kartupersediaan dibuat per barang. Hasil akhir padakartu persediaan dimasukkan pada buku golonganbarang inventaris.

Contoh format kartu persediaan.

Keterangan:Kolom 1 : Nomor, diisi nomor urut.Kolom 2 : Kode barang diisi kode barang iventaris ditulis dan nomor urut kecil ke besar.Kolom 3 : Nama barang, diisi nama barang, tidak perlu dan huruf awak ke akhir karena sudah sistema

tis dan kode barang.Kolom 4 : Merk, diisi merk suatu barang jika barang tersebut bermerk.Kolom 5 : Jenis, diisi dengan spesifikasi khusu suatu barang seperti tipe, bentuk, warna, dsb.Kolom 6 : Tahun, diisi tahun pembuatan atau pengadaan.Kolom 7,8, & 9 : Berisi jumlah pengadaan, pemakaian, dan sisa diambil dari kartu persediaan.Kolom 10 : Keterangan, diisi hal-hal yang dipandang perlu untuk diterangkan.

5. Daftar Rekapitulasi Barang InventarisRekapitulasi barang iventaris merupakan hasilpenggabungan rekapitulasi barang iventaris pergolongan. Hasil dan rekapitulasi barang iventaris

Tata Ruang dan Inventarisasi Barang248akan digunakan sebagai dasar penyusunan bukuinduk barang iventaris.


Contoh daftar rekapitulasi barang inventaris :

Keterangan:Kolom 1 : Nomor, diisi nomor urut.Kolom 2 : Kode barang, diisi kode barang iventaris ditulis dan nomor urut kecil ke besar.Kolom 3 : Nama barang, diisi nama barang, tidak perlu dari huruf awal ke akhir karena sudah sistema

tis dari kode barang.Kolom 4 : Merk, diisi merk suatu barang jika barang tersebut bermerk.Kolom 5 :Jenis, diisi dengan spesifikasi khusus suatu barang seperti tipe, bentuk, warna, dsb.Kolom 6 : Tahun, diisi tahun pembuatan atau pengadaan.Kolom 7,8, & 9 : Berisi jumlah pengadaan, pemakaian, dan sisa diambil dari kartu persediaan.Kolom 10 : Keterangan, diisi hal-hal yang dipandang perlu untuk diterangkan.

6. Buku Induk Barang Inventaris BaruBuku induk barang iventaris baru dibuat dari hasildaftar rekapitulasi barang iventaris. Buku inilahyang digunakan sebagai dasar iventarisasi barangpada tahun berikutnya. Format buku induk baranginventaris sudah dipaparkan pada pain 1 pokokbahasan ini.


G. LATIHAN

Kerjakan latihan berikut ini secara singkat, jelas danbenar!Tanyakan soal yang belum jelas kepada Dosen Anda !1. Buatlah daftar klasifikasi jabatan di LP3I di tempat

Anda belajar ! Buatlah pula daftar klasifikasi barangiventaris yang ada !

2. Carilah bagan organisasi suatu perusahaan ! Buatlahdaftar dan bagan tersebut!

3. Buatlah daftar barang iventaris di ruangan tempatanda belajar !

4. Anda bekerja sebagai seorang sekretaris di perus-ahaan baru. Anda diminta oleh atasan anda untukmelakukan pengadaan (pembelian) barang danperabot kantor. Dari kasus tersebut buatlah :a. Daftar barang dan perabot kantor yang anda

mintab. Buatlah tata ruang kantor Anda dan pimpinan.

5. Carilah satu ruang di LP3I (ruang belajar, kantor,perpustakaan, laboratorium, musholla, dan se-bagainya). Gambar tata ruang ruangan tersebut ! Se-butkan 5 (lima) kelebihan dan 5 (lima) kekurangann-ya! Jelaskan juga saran Anda untuk mengatasikelemahan tata ruangnya !

SELAMAT MENGERJAKAN, SEMOGA SUKSES

Manajemen Anggaran Dalam Kantor249

BAB14

MANAJEMENANGGARANDALAM KANTOR

A. PENGERTIAN ANGGARAN

Definisi anggaran menurut Garrison, Noreen, dan Brewer(2005) adalah rencana detail mengenai perolehan danpenggunaan keuangan maupun sumber daya organisasilainnya pada periode yang telah ditentukan. Anggaranmerupakan representasi dari perencanaan masa depanorganisasi atau perusahaan yang disusun dalam bentuklaporan formal secara kuantitatif. Ada dua hal yang perludicermati berkaitan dengan anggaran, yaitu perencanaandan pengontrolan biaya. Perencanaan mencakuppengembangan tujuan dan mempersiapkan berbagaianggaran untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkansebelumnya. Pengontrolan mencakup langkah-langkahyang akan diambil pihak manajemen untuk meningkatkankemungkinan tercapainya tujuan yang telah ditetapkanmelalui kontribusi semua bagian di dalam organisasi.Kegiatan untuk mempersiapkan anggaran disebutpenganggaran, sementara kegiatan untuk mengontrolpelaksanaan anggaran apakah sesuai dengan yang di-anggarkarrdisebut pengontrolan anggaran. Beberapamanfaat yang dapat dipetik oleh organisasi yangmelakukan penganggaran, antara lain:1. Anggaran mengomunikasikan rencana manajemen ke


seluruh bagian di dalam organisasi;2. Anggaran akan memaksa manajer untuk memikirkan

masa depan organisasi dan merencanakan bagaimanacara mencapainya. Jika anggaran tidak dipersiapkan,manajer akan lebih banyak berurusan dengan aktivitasharian yang akan mengaburkan pencapaian tujuanperusahaan;

3. Proses penganggaran akan mengalokasikan sumberdaya organisasi ke seluruh bagian organisasi secaraefektif dan efisien;

4. Proses penganggaran akan meminimalisir terjadinyabottlenecks activity (aktivitas yang kurang optimal);

5. Anggaran akan mengoordinasi aktivitas-aktivitas didalam organisasi dengan menginte-grasikan rencanadi masing-masing bagian;

6. Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaranyang akan menjadi benchmarks dalam mengevaluasikinerja perusahaan.

Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain?Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga ke-lompok: biaya tetap, biaya variabel, dan biaya semivaria-bel. Biaya tetap adalah biaya yang secara rutin dikeluar-kan dan tidak terpengaruh oleh hasil produksi yangdihasilkan. Biaya sewa, asuransi, dan pajak merupakancontoh biaya tetap, karena biaya-biaya ini tidak ter-pengaruh oleh fluktuasi yang berhubungan dengan out-put yang dihasilkan. Sebaliknya, biaya variabel memilikihubungan yang erat dengan hasil yang dikeluarkan, se-hingga biaya yang dikeluarkan tidak tetap. Contoh biaya


variabel adalah bahan baku dan persediaan.

Biaya semivariabel akan meningkat apabila produksimeningkat, tetapi tidak secara langsung meningkatkanhasil produksi. Contohnya adalah biaya sewa mesin fotokopi. Jika lamanya pemakaian maupun volumepemakaian kertas ditingkatkan, maka biaya per unit yangdikeluarkan akan menurun. Misalnya, apabila mesin fotokopi mengopi 500 kertas dalam jangka waktu tertentu,biaya yang dikeluarkan per unit adalah Rp48. Namun jikadalam jangka waktu yang sama mesin foto kopi mengopi750 kertas, maka biaya per unit dapat menurun menjadiRp 42.

B. PRINSIP PEMBUATAN ANGGARANUntuk memfasilitasi pembuatan anggaran di kantor ad-ministrasi, terdapat 4 hal yang patut diperhatikan:1. Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor

administrasi. Jika karyawan dilibatkan, mereka mem-iliki kesempatan untuk secara langsung terlibat dalamdepartemen tempat mereka bekerja. Hal ini akanmeningkatkan komitmen mereka untuk ikut sertamengembangkan perusahaan, terutama semakinbesarnya perhatian terhadap hal-hal berkaitan denganpengeluaran biaya di departemen mereka


2. Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biayaoperational. Dalam penganggarar. sebagian besar orangpercaya bahwa manajer yang baik adalah manajeryang mamp« menekan biaya operasional serendahmungkin. Bahkan beberapa organisasi menjadikanr.vjsebagai tolok ukur pemberian bonus. Misalnya, apa-bila manajer dapat menekan biava administrasi padatingkat 80% dari anggaran yang telah ditetapkan,maka manajer vans bersangkutan akan diberikan bo-nus 20% dari gaji tetap mereka. Kebijakan tersebutakar mendorong manajer untuk menggelembungkananggaran mereka di awal tahun daa melakukanpenghematan hingga mencapai tingkat yang di-inginkan. Kondisi ini banvak dikritisi oleh para pakarakuntansi yang memperkirakan bahwa hal tersebutakaa menurunkan kinerja perusahaan dalam jangkapanjang (Jensen, 2001). Di sisi lain, jumUlJ anggaranyang terlalu minim merupakan rintangan dalammelakukan kegiatan adminis—^s di kantor. Untuk itu,anggaran harus mampu merefleksikan perkiraan yangrealistis, sehinggJ apabila terjadi kenaikan harga BBMyang akan mendorong inflasi, peningkatan volumekerja di kantor maupun perubahan selera pelanggan,anggaran akan cepat disesuaikaai dengan kondisi yangterjadi;

3. Anggaran harus disiapkan untuk keadaan di luar perkiraan.Anggaran dibuat untuk periode satu tahun, sehinggaperlu memperkirakan keadaan yang tidak terdugayang mungkin akan terjadi dalam periode tersebut.Untuk alasan inilah, anggaran harus dibuat fleksiad|


guna mengompensasi keadaan ini. Penerapan ang-garan yang fleksibel akan menyedialvaai perkiraanbiaya pada setiap tingkatan aktivitas yang akan dil-akukan dengan range tertentu Misalnya, biaya admin-istrasi per pelanggan pada tahun ini adalah Rp20 jutauntuk 2.000 pelanggan, sedangkan pelanggan yangdapat ditarik oleh perusahaan pada periode yang samamencapai 2.300 pelanggan, sehingga anggaran harusdisesuaikan menjadi Rp23 juta (apabila menggunakanjumlah pelanggan sebagai basis penetapan anggaranbiaya administrasi);

4. Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran.Tanpa adanya kesaruan antara pee: a. dengan ang-garan yang telah dibuat, maka pengimplementasiandari anggaran yang teljlJ dibuat itu tidak mungkinakan berhasil. Tanpa adanya komitmen, pegawai akanmenj gunakan fasilitas (misalnya, mesin foto kopi)maupun sumber daya (misalnya kertas foto kopi) yangdimiliki organisasi untuk melakukan foto kopi dengantingkat kehati-hatian yang rendah. Jika terjadi kesala-han foto kopi maupun hasil yang kurang pas (agakmiring), karyawan akan dengan mudah membuangkertas yang dimaksud dan melakukan :rad kopi lagi.Apabila terjadi kesalahan foto kopi sebanyak 20 kalisehari senilai Rp200 per lembar dengan hari kerjaefektif selama 330 hari dalam setahun, maka organisasiakan memboroskan anggaran sebesar Rpl,32 juta.Apabila bagian lain juga melakukan hal vaaa sama,dapat dibayangkan biaya administrasi aktual yangakan terjadi setiap tahunnya akaa melebihi anggaran


yang telah ditetapkan.

C. TEKNIK PERBAIKAN ANGGARANDalam penyusunan anggaran, sangat lazim untukmenggunakan asumsi sebagai dasar penyusunannya.Apabila asumsi yang digunakan berubah dan di luarkontrol organisasi sepaal inflasi atau bencana alam, makaanggaran perlu diperbaiki atau direvisi. Sebagai contoh.Jika biaya pembelian kertas foto kopi meningkat hampir15% dalam satu tahun anggaran, hal ters^haB akanmembuat realisasi anggaran cenderung over budget. Adabeberapa teknik perbaikan angearaaj yang dapatdigunakan oleh organisasi, yaitu review periodik, reviewprogresif, dan review. Penggunaan teknik review ini ter-gantung pada kebijakan perusahaan, gambaran keuar.aJperusahaan, dan tempat di mana revisi anggaran dil-akukan. Pada saat review periodik digunakaal waktu reviewyang ditentukan tergantung pada kebutuhan perusahaan,bisa dalam satu bujaj dua bulan, atau per kuartal. Tabel10.1 mengilustrasikan review periodik. Review progresifmenggunakan standar waktu per enam bulan dan teknikprogresif guna memperbaiki anggaran. Tabel 10.2.mengilustrasikan teknik review progresif.

Ketika teknik review bergerak mulai digunakan, ang-garan diperbaiki setiap bulan, dan satu bulan kemudiandilengkapi, termasuk satu bulan berikutnya. Selanjutnya,ketika teknik review bergerak digunakan, maka anggaranakan dibenahi per bulan dan bulan-bulan berikutnya jugaakan mengikuti perubahan tersebut. Teknik ini diilustra-sikan pada Tabel 10.3.


ZERO-BASED BUDGETING

Karakteristik Zero-Based BudgetingPenganggaran yang menggunakan pendekatan tradisionalmembuat anggaran tahun lalu sebagai dasar penyusunandan penambahan persentase yang diinginkan sesuaidengan antisipasi kebutuhan yang akan datang. Hal inilahyang menjadikan anggaran yang disusun akan selalumeningkat dari tahun ke tahun tanpa memperhitungkanpeningkatan aktivitas administrasi di kantor. Walaupunpada dasarnya aktivitas administrasi relatif konstan, na-mun pendekatan ini akan mendorong manajer untukmenyusun anggaran yang meningkat dari tahun kemarin.Ada dua asumsi yang mendasari, yaitu yang pertama, se-luruh pengeluaran yang terjadi memang diperlukan.


Tanpa kajian lebih lanjut, relevansi anggaran yangdisusun dengan kondisi kegiatan administrasi organisasiakan tidak ada. Misalnya, pengiriman surat undanganuntuk pihak internal seharusnya bisa diminimalisirdengan telah digunakannya LAN yang memungkinkanpendistribusian surat melalui email internal. Namunanggaran tersebut akan tetap dicantumkar. karena masihdianggap perlu oleh organisasi atau perusahaan. Kedua,hanya anggaran yang benar-benar meningkat saja yangdibenarkan. Misalnya, apabila perusahaan telahmeng-optimalkan penggunaan sistem pengarsipan secaraelektronis, maka biaya penggunaan kerta^ untukmenduplikasi dokumen akan dapat diturunkan. Namunpendekatan tersebut akar mendorong peningkatan ang-garan.

Zero-based budgeting (ZBB) merupakan pendekatanalternatif yang mengharuskan manar: untuk me-nyesuaikan pengeluaran yang dianggarkan, tidak hanyamengubah anggaran tahur lalu seperti yang dilakukanpada pendekatan tradisional, sedangkan tahun dasarpenyusunar anggaran adalah nol (tidak ada), bukananggaran tahun lalu. Dengan pendekatan ini diharapkaaanggaran dapat disusun mendekati keburuhan yang re-alistis sekaligus akan membantu menekar pengeluaranadministrasi organisasi.

ZBB akan menjadikan seluruh pengeluaran admin-istrasi dievaluasi setiap periode. Meteoe ini akanmengharuskan setiap manajer departemen mengoreksisetiap keberadaan anggaraa yang telah dibuat. Zero-based


budgeting terdiri dari tiga langkah, yaitu:1. Deskripsikan setiap aktivitas administrasi perusahaan

ke dalam sebuah kelompok kepurusar. Misalnya,administrasi pelanggan akan menjadi kelompoktersendiri yang berbeda dengan administrasi pega-wai;

2. Evaluasi kelompok keputusan tersebut dengan analisiscost-benefits. Dalam melaku-aa kegiatan administrasipelanggan, perlu dianalisis apakah pengembangansistem datar yang komprehensif dengan biaya yangcukup tinggi dapat dikompensasi dengan peningkatanpendapatan yang akan diterima oleh perusahaan (ana-lisis kuantitatif). Dalaa» I menganalisis hal ini jugaperlu diperhatikan analisis kualitatif, seperti mening-katnya kepuasan pelanggan atau naiknya brand imageperusahaan yang disebabkan oleh kecepazar pela-yanan administrasi yang dapat diberikan oleh perus-ahaan;

3. Alokasikan pendapatan berdasarkan penganggaranyang dibutuhkan.

Biasanya, manajer dan eksekutif akan mempunyaitanggung jawab kerja yang setelah meningkat, sementaramereka hanya mempunyai sedikit waktu untuk memper-hatikan aktivztas administrasi yang berjalan lancar dansesuai rencana. Karena itu, waktu yang terbatas terse r.rakan semakin tersita apabila mereka juga diharuskan un-tuk memperhatikan aktivitas admiministrasi yang tidakberjalan sesuai rencana. Apabila terdapat aktivitas yangtidak sesuai dengan rencana seperti biaya aktual admin-


istrasi pada bulan ini meningkat sebesar 25% dari ang-garan yang diterapkan, manajer dapat segera menelusuripenyebabnya, apakah akibat naiknya harga kertas ataubiaya pemakaian listrik, dan melakukan langkah-langkahantisipasi yang diperlukan, Misalnya pegawai dimintauntuk menggunakan kertas bekas dalam membuat draftsurat atau menguasai pemakaian peralatan kantor yangmengkonsumsi beban listrik yang terlalu besar, sepertipemakaian AC. Kegiatan ini dinamakan dengan Man-agement by Exception.

Apabila aktivitas administrasi melebihi anggaranyang disetujui, hal tersebut perlu acuan pada laporananggaran. Keputusan-keputusan manajerial harusdilengkapi dengan mentaati mekanisme yang memung-kinkan dilakukannya evaluasi dan perbandingan ter-hadap beberapa kegiatan administrasi. Keputusan terse-but juga dapat mengidentifikasi fungsi aktivita- zzaxstruktur departemen. Keputusan tersebut membantumanajer dalam mengevaluasi aka a» yang ada dalamrangka mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki olehorganisasi.

Langkah-langkah dalam pembuatan keputusan akandimulai dengan menganalisis secara detail setiapkegiatan administrasi masing-masing departemen,misalnya kegiatan administrasi. departemen pemasaran,departemen personalia, dan sebagainya. Langkah iniakan memudahkan manajer memberikan pertimbanganalternatif guna mengoptimalkan masing-masing kinerjadi dalam organisasi. Langkah selanjutnya adalah manajerakan menganalisis fungsinya dengan menggunakan ZBB.Aktivitas yang paling penting akan mendapatkan rating


tertinggi seda- a»a». yang paling tidak pentingmendapatkan rating terendah. Urutan/ranking dariberbagai cara yang sedang dan akan disiapkan oleh tiapdepartemen lalu disampaikan ke manajer yang lebihtinggi dan mengintegrasikan semua aktivitas administra-si yang akan dilakukan beserta ranking yang telahditentukan. Tahap selanjutnya adalah menentukankegiatan administrasi mana yang akan didanai atau tidakberdasarkan status prioritasnya.Hanya aktivitas yang penting yang dimasukkan dalamanggaran, yang akan membantu mengurangi pemborosansumber daya keuangan.

D. PENGENDALIAN ANGGARAN

Setelah anggaran disiapkan dan disetujui, pengendaliananggaran menjadi sangat penting. Bila proses persiapanmembutuhkan waktu selama satu tahun fiskal, pengen-dalian anggaran adalah proses yang terus menerus.Laporan anggaran akan digunakan secara berkala sebagaimekanisme untuk mengoordinasi, menimbang, danmengontrol berbagai kegiatan administrasi di kantor. De-tail yang dibutuhkan dalam laporan anggaran tersebutakan ditentukan oleh tujuan penggunaan laporan. Karenalaporan setiap departemen secara berkala digabungkanuntuk menghasilkan laporan anggaran yang komprehen-sif, hanya sedikit detail yang mungkin akan dibandingkantanpa adanya penggabungan anggaran.

Tujuan dasar penganggaran adalah meningkatkankeuntungan perusahaan dengan me-minimalisir penge-


luaran. Sebagian besar organisasi akan meraih keun-tungan yang meningkat apabila penganggaran yang dil-akukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan biaya aktualdengan anggaran adalah minimal. Untuk itulah beberapajenis laporan yang dapat memper-bandingkan kedua haltersebut harus disiapkan oleh Manajer Administrasi se-bagai dasar pengendalian anggaran, misalnya biaya ad-ministrasi aktual per pelanggan dibandingkan dengananggaran yang telah ditetapkan; sementara jumlah biayaadministrasi aktual setiap departemen maupun divisidibandingkan dengan anggaran dan laporan harian ataumingguan karyawan yang membandingkan jam kerja ak-tual dan standar yang telah ditetapkan.

Penetapan standar biaya kegiatan administrasi akanmemudahkan manajer melakukan perbandingan. Standarbiaya administrasi dapat menggunakan benchmark atautolok ukur dalam mengukur kinerja pegawai administrasiberkaitan dengan biaya yang timbul. Hal tersebut dapatdiilustrasikan pada tabel di bawah ini yang telah dimodi-fikasi oleh penulis berdasarkan hasil penelitian dari Co-burn, Grove, dan Fukami (1995):


Dalam ilustrasi di atas, Bank X telah mampu menekanbiaya pemrosesan piutang melebihi kinerja perus-ahaan-perusahaan yang tergabung dalam Fortune 100maupun perusahaan kelas dunia. Namun, bank itu harusbekerja ekstra keras untuk menekan biaya pemrosesanutang, cek, dan pengelolaan kredit pelanggan yang relatiftinggi dibandingkan benchmark yang mereka gunakan se-bagai dasar perbandingan.

Perbandingan dapat dilakukan dengan menetapkanstandar biaya yang disusun berdasarkan biaya yang telahdikeluarkan pada periode yang lalu (standar praktis)maupun standar ideal yang dapat dibebankan padakegiatan administrasi tertentu. Standar ideal dapat di-capai pada kondisi terbaik, misalnya standar biaya ad-ministrasi per pelanggan bila tidak ada pegawai yangabsen akibat sakit, atau pelanggan tidak melayangkankomplain yang biasanya membutuhkan waktu relatiflama dibandingkan dengan pemrosesan administrasitanpa komplain pelanggan. Standar praktis merupakanstandar yang "benar namun bisa dicapai" oleh perus-ahaan. Menurut Garrison dkk (2005), untuk memper-bandingkan biaya administrasi aktual dengan biaya ad-ministrasi yang dianggarkan dapat dilakukan varianceanalysis. Semakin besar varians yang diperoleh, semakindiperlukan langkah-langkah pembenahan pada aktivitasadministrasi di dalam organisasi.

Penyiapan Laporan AnggaranDalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yangperlu diperhatikan oleh manajer adalah:


1. Situasi tertentu. Karena manajer dan eksekutifmempunyai tanggung jawab yang cukur luas dancenderung meningkat dari waktu ke waktu, merekahanya mempunyai sedik;: waktu untuk memper-hatikan seluruh kegiatan administrasi yang berjalanlancar dan sesua. rencana. Untuk itulah manajer di-harapkan hanya memperhatikan situasi tertentu yanemenunjukkan aktivitas administrasi yang tidak sesuaidengan perencanaan maupur. anggaran yang telahditetapkan sebelumnya. Kondisi ini akan menjadikanmanajer lebir fokus pada peningkatan kinerja admin-istrasinya dibandingkan memberikan perhatian padssetiap kegiatan administrasi yang akan menyitawaktu mereka.

2. Ketika menampilkan angka dalam laporan,perbandingan dasar harus disajikanMenampilkan angka tanpa menyajikan dasar per-bandingan yang menjelaskan angka tersebu: akanmenjadikan perbandingan yang dilakukan sia-sia.Contohnya, jika hanya menuliskar biaya telepon bu-lan ini adalah Rp8.567.000 tidak akan dapat mem-berikan penjelasan. Tetap dengan menjelaskan bahwajumlah anggaran adalah Rp7.500.000, atau setidaknyamenuliskar bahwa biaya bulan lalu adalahRp6.789.034 akan memberikan dasar bagi suatu per-bandingar_ Perbedaan antara biaya aktual dan yangdianggarkan dikenal dengan variance. Variance var ;cukup besar perlu menjadi perhatian Manajer Ad-ministrasi dan diharapkan mereka telah menyiapkanlangkah antisipasi yang dapat mengurangi variance


itu.3. Membantu pembaca meringkaskan informasi

laporan sebanyak mungkin. Penulisar laporan ang-garan akan membantu manajer atau eksekutif yangsibuk dengan meringkaskar informasi yang dit-ampilkan pada laporan tersebut. Pada umumnya,karena laporar ditampilkan untuk tingkat manajemenyang lebih tinggi, maka hanya ringkasan var; dibu-tuhkan. Namun sebaiknya perlu disiapkan pulalaporan yang detail apabila pimpinar memerlukanpenjelasan lebih lanjut mengenai kegiatan admin-istrasi tertentu yang memilijc variance cukup besardibandingkan anggaran yang telah ditetapkan.

4. Laporan harus mengandung informasi yang dapatmemberikan penjelasan. Untuk membantu pembaca,penjelasan tentang laporan yang telah disusun akansangat berguna. Mungkin penulis mengetahui alasanmengapa pengeluaran tertentu melebihi anggararyang telah disetujui. Penjelasan mengenai situasi inisebaiknya dapat dipahami oleh seriar pihak yangmembaca laporan tersebut.

5. Laporan harus standar. Membuat laporan yang ber-format sama dari waktu ke waktu akar membantupembaca. Ketika membaca format yang standar,pembaca dapat memaharrx dengan cepat informasipenting yang mirip dengan laporan sebelumnya.Der;ir menstandarkan format laporan akan memu-dahkan pembaca membandingkan informasinya yangterkandung dalam satu laporan dengan laporan lain.


Berdasarkan sifat laporan anggaran danpenggunaannya, bagian yang dapat dimasukan adalahtujuan dari laporan, tampilan data keuangan, ringkasan,kesimpulan, dan rekomendasiPada beberapa instansi, ringkasan ditampilkan lebih du-lu, lalu diikuti dengan rekomendasi dan tiga bagianlainnya. Jadi, jika pembaca laporan telah cukupmendapatkan informasi pada dua bagian awal untukmemberikan keputusan, maka bagian selanjutnya tidakperlu dibaca. Akan tetapi, bagian lain akan tetap bergunajika pembaca memerlukan informasi tambahan. Laporananggaran bulanan dapat diilustrasikan pada Tabel dibawah ini. Laporan tipe ini adalah alternatif lain dari tipenaratif yang telah dibahas sebelumnya. Variansnya dit-ampilkan dengan jelas.

Selisih dalam alokasi anggaran:Pengeluaran Persentase PenjelasanSupplies + 6,25 Peningkatan yang signifikan dalam jumlah pekerjaanTelephone -15,40 Pegawai lebih suka berkorespondensi melalui surat ataue-mail

dibandingkan melalui teleponXerox +17,65 Peningkatan yang signifikan dalamvolume pekerjaan


Repairs -33,34 Peralatan yang lebih baik mengurangi biaya perawatan

Kontrol BiayaKontrol biaya menyangkut pengeluaran terjadi ketikakegiatan administrasi perkantoran berlangsung. Kontrolbiaya diharapkan dapat menekan pengeluaran seminimalmungkin. Biasanya, jumlah waktu yang digunakan ma-najer administrasi perkantoran akan mempengaruhi ak-tivitas kontrol biaya. Semakin sering dilakukan aktivitaspengontrolan, semakin dapat diharapkan varians (vari-ance) akan terjadi karena pemborosan akan semakin kecildan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.Daftar berikut menjelaskan beberapa hal penting dalampengontrolan biaya:1. Mengembangkan standar biaya pada beberapa

kegiatan administrasi perkantoran;2. Mengembangkan kesadaran akan biaya yang ditim-

bulkan pada karyawan;3. Membantu pengembangan prosedur operasi yang

efisien;4. Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi per-

kantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukan;5. Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang

tidak efisien dan mempersiapkan solusi untuk mem-benahinya.

Namun tidak semua kegiatan administrasi per-kantoran perlu dikontrol biayanya. Misalnya, penerapansistem pengarsipan elektronis yang tentunya membutuh-kan training dan melibatkan semua tenaga administrasi


perlu dilakukan tanpa melakukan kontrol biaya yang ha-rus dikeluarkan, karena tanpa training yang layak, pega-wai akan kurang mengetahui bagaimana sistem tersebutakan berjalan. Yang dapat dilakukan oleh manajer adalahmendata dan membandingkan kinerja setelah penerapansistem baru dan mulai mengembangkan standar kerjabaru berdasarkan sistem yang dipasang.

Pada saat menentukan biaya kegiatan administrasiperkantoran, manajer administrasi har_ -memperhatikanhal-hal berikut: jumlah kegiatan, tingkat kegiatan yangterstandardisasi, jumlah tugas yang terdapat dalam suatuoperasi, efisiensi kegiatan yang dilaksanakan, serta ting-kat biaya kegiatan yang dilaksanakan. Informasi yangdigunakan untuk menentukan biaya kesr.aiai administra-si perkantoran juga digunakan untuk:

1. Menjelaskan perbandingan biaya aktual kegiatanadministrasi perkantoran dengan biaya yang telahdianggarkan;

2. Menjelaskan beberapa hal yang menyebabkan be-berapa kegiatan administrasi perkantoran berjalantidak efisien;

3. Membantu menentukan jenis peralatan dan per-lengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan admin-istrasi perkantoran;

4. Menjelaskan prosedur alternatif apa yang palingefisien menurut biaya yang digunakan dalam admin-istrasi perkantoran. Misalnya, gaji dan perlengkapanharus dibagi menjadi biaya langsung dan tidaklangsung seperti berikut:


♦ Gaji langsung, yang dibayar kepada orang yangberhubungan secara langsung dengan produksi.Contohnya termasuk data-entry, pengetikan,word-processing, maupun sekretaris pimpinan.

♦ Gaji tidak langsung, yang dibayar kepada orangyang memungkinkan terjadinya kegiatan admin-istrasi perkantoran, meskipun tidak secara lang-sung termasuk dalam kegiatan yang dimaksud.Contohnya adalah petugas kebersihan.

♦ Perlengkapan langsung, yang digunakan dalamkegiatan administrasi perkar::-at Contohnya ada-lah cartridge printer serta kertas yang digunakandalam kegiatan administrasi perkantoran.

Teknik untuk Mengontrol Biaya Kegiatan AdministrasiPerkantoranUntuk mengontrol biaya administrasi perkantoran, biayakegiatan administrasi perkantoran aktual dibandingkandengan standar biaya yang telah ditetapkan. Jika biayaaktual melebihi perkiraan, manajer harus dapat menen-tukan alasan dari kondisi tersebut. Selanjutnya, manajeradministrasi dapat membuat rencana perbaikan biayadengan mengembangkan kembali sistem dan prosedurkegiatan administrasi perkantoran hingga mencapai ting-kat kinerja dibutuhkan. Ada beberapa teknik yang dapatdigunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasiperkantoran, yaitu:

1. Standar Biaya. Dengan menetapkan standar biaya darisetiap kegiatan administrasi yang dilakukan, proses


pengontrolan akan lebih mudah dilakukan oleh ma-najer. Contoh berikut mengilustrasikan penggunaanteknik biaya standar. Anggaplah bahwa standar biayaynag digunakan PT. Asuransi "ABC" untuk memrosesklaim asuransi kesehatan adalah Rp25.000 per klaim.Namun pada beberapa perusahaan asuransi terlihatbahwa pemrosesan seratus klaim hanya memakanbiaya sebesar Rp225.000. Ini berarti bahwa unit biayayang dikeluarkan perusahaan seharusnya Rp22.500per klaim atau lebih besar Rp2.500 dari standart biayayang ditetapkan oleh industri. Untuk itu, diperlukanpenyelidikan untuk mengetahui mengapa biaya pe-rusahaan melebihi standar tersebut dan bagaimanamencapai anggaran biaya sebagaimana yang dicapaioleh industri.

2. Studi Analisis Biaya. Cara ini digunakan untuk mem-perbandingkan biaya periode sa r 13 dengan periodesebelumnya. Contohnya, gaji bulan ini dibandingkandengan gaii 733 bulan yang sama tahun lalu. Jika ang-ka saat ini lebih besar daripada angka pada pada tahunlalu, maka alasan kenaikan harus diteliti. Karenateknik ini sangat berpengaruh terhaaapl inflasi dankenaikan biaya kegiatan administrasi perkantoran,maka diperlukan dasar untuk mengetahui bahwa ke-naikan biaya tersebut terjadi semata-mata diakibatkanoleh pengaruh inflasi atau karena fungsi administrasiyang tidak efisien.

3. Mengambil Tindakan Koreksi. Apabila biaya aktualmelebihi biaya yang telah dianggarkan, fungsi pen-


gontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk men-goreksi hal tersebut hingga biaya yang dikeluarkansesuai dengan anggaran. Manajer administrasi per-kantoran atau supervisor bertanggung jawab untukmengambil tindakan yang tepat saat diperlukan. Ka-rena banyak karyawan beranggapan bahwa kontrolsebagai hukuman, orang yang bertanggung jawab atastindakan koreksi harus menjaga keadilan dan kebebasan, ka-rena tidak semua orang bereaksi sama atas tindakan koreksi.Berikut adalah beberapa alasan biaya aktual melebihi biayayang diperkirakan:♦ Prosedur kerja tidak efektif;♦ Karyawan tidak dilatih secara baik untuk

mengerjakan tugas yang diberikan;♦ Peralatan yang kurang berfungsi dengan baik;♦ Perlengkapan tidak memiliki kualitas yang sesuai

dengan situasi;♦ Karyawan tidak mempunyai kesadaran akan biaya

yang ditimbulkan;♦ Karyawan kurang memiliki motivasi untuk bekerja

pada level kinerja yang diharapkan.

Mengontrol Biaya PerkantoranInsur terpenting dari pengontrolan biaya adalah penen-tuan apakah biaya aktual melebihi iaya yang diang-garkan. Jika biaya aktual melebihi biaya yang diang-garkan, tindakan koreksi kan diperlukan. Salah satu tin-dakan untuk mengontrol biaya adalah memberikan lati-han untuk lencegah kelebihan biaya. Berikut adalah be-berapa saran yang dapat diberikan:


Biaya Perorangan. Karena memiliki porsi yang palingbesar dalam biaya perkantoran, mengontrol gaji pero-rangan akan memberikan fleksibilitas yang lebih besardibandingkan mengontrol biaya di area lain. Gaji pero-rangan dapat dikontrol dengan beberapa cara. Salahsatunya adalah dengan memastikan bahwa jumlahpegawai pada tiap unit pekerjaan sesuai dengan jumlahpekerjaan yang perlu dilakukan. Jika beban kerja melebi-hi perkiraan dan diperlukan pengangkatan pegawai dariluar, penggunaan pegawai part-time akan lebih murahuntuk jangka panjang. Saran lain adalah sebagai berikut:

♦ Menggaji karyawan yang berkualitas untuk peker-jaan yang mereka harapkan;

♦ Melatih karyawan yang kualifikasinya kurang pa-da level pekerjaan yang sedang mereka kerjakan;

♦ Menentukan alternatif manakah yang akanmenghasilkan efisiensi biaya dan di sisi lainmeningkatkan kinerja pegawai: menggaji lemburpegawai, merekrut pegawai part-time, merekrutpegawai melalui agensi, atau penggunaan floatingwork units (pemanfaatan pegawai dari bagian lainyang beban kerjanya kurang);

♦ Menginformasikan pada pegawai tentang tingkatkinerja yang diharapkan untuk dicapai. Pegawaiyang sadar akan output yang diharapkan lebihtermotivasi untuk mencapai level yang diinginkandaripada mereka yang kurang mengetahui tingkatkinerja yang diharapkan.

Biaya Perlengkapan dan Material. Karena sebagianbesar pekerjaan perkantoran menyang-kut


penggunaan perlengkapan, forms, dan material, biayapenggunaannya harus diperhatikan oleh ManajerAdministrasi. Salah satu cara yang signifikan untukmengontrol biaya ini adalah dengan meminimalkanpenggunaan perlengkapan kantor yang kurang relevandengan pekerjaan administrasi yang dilakukan.Penggunaan yang sia-sia akan terjadi jika karyawankurang peduli dan sering melakukan kesalahan. Padasebagian besar instansi, cara yang diambil untukmengontrol hal ini adalah dengan menggaji karyawanyang telah terlatih atau dengan melatih karyawan yangtelah ada. Cara lain untuk mengontrol biaya per-lengkapan adalah dengan meminimalkan penggunaanform yang berbeda pada kegiatan administrasi per-kantoran. Biaya perkantoran juga dapat diatur denganmenggunakan alat yang dapat diganti dengan per-lengkapan lain. Biaya perlengkapan juga dapat dikon-tra dengan menggunakan sistem persediaan (inventory)yang efisien. Sistem persediaan yang kurang efektifakan mengakibatkan kelebihan persediaan pada per-lengkapan yang satu dari kekurangan pada yang lain.Dengan menyusun kebutuhan perlengkapan ber-dasarkan prediks tingkat kegiatan yang akan dil-akukan, penggunaan biaya akan dapat dimini-mumkan.

3. Biaya Peralatan. Karena beberapa peralatan kantoryang telah dibeli oleh organisasi kura- z dapat dian-dalkan, maka biaya perawatan menjadi tinggi. Untukitu, sebelum membeii peralatan kantor yang mahal,manajer administrasi harus menyelidiki apakah per-


ala:;-tersebut dapat diandalkan dalam melakukankegiatan administrasi perkantoran. Seteii_-peralatandibeli, catatan perawatan harus dijaga. Namun jikabiaya perawatan terlalu tinge dibandingkan denganperalatan lain, maka peralatan itu sebaiknya segeradijual meskipur. sudah tidak dipakai selama beberapatahun. Biaya peralatan dapat juga dikontrol denganmencari peralatan yang cocok dengan kegunaannya.Beberapa peralatan mungkin terlahi canggih dan jikafiturnya tidak terlalu berguna untuk proses kerja saatini, maki pembeliannya harus ditunda. Namun, jikaperalatan canggih tersebut akan semaL-dibutuhkanpada masa yang akan datang, pembeliannya perlu di-perhitungkan dengan terlebih dahulu melakukan ana-lisis ROI (return on investment), NPV (net present value),analisis yang lain.

4. Biaya Proses Kerja. Proses kerja administrasi kantoryang dilakukan oleh organisasi tidak selalu memilikitingkat efisiensi yang sama. Karena proses yang tidakefisien, modifikasi harus dipertimbangkan. Beberapaefisiensi pada proses kerja dapat dijelaskan denganpengukuran kerja, penyederhanaan kerja, dan analisisterhadap sistem dan proses Daripada mengontrolbiaya proses kerja yang tidak efisien, hasil yang lebihbaik akan diperoleh jika dilakukan perbaikan terhadapsistem dan prosedur yang mendasari pelaksanaankegiatan administrasi perkantoran.

Dalam mengembangkan proses kerja yangdidesain untuk meminimalkan biaya, harusnya diper-timbangkan hal-hal berikut:


♦ Biaya kegiatan administrasi dengan proses kerjayang lancar dapat diperkirakan lebih hematdibandingkan dengan biaya kegiatan administrasiyang kurang teratur.

♦ Pengontrolan biaya proses kerja harus difokuskanpada pekerjaan yang melibatkan pegawai terban-yak dan diikuti dengan proses kerja yang melibat-kan sedikit pepegawai

♦ Proses kerja yang melibatkan backtracking dancriss-crossing akan memerlukar lebih banyak biayadibandingkan proses kerja yang berupa garis lurus.

5. Biaya Overhead. Karena beberapa biaya overhead be-ragam - misalnya penerangan, AC danlistrik - hal tersebut hendaknya dapat dikontroldengan membuat karyawan sadar akan penggunaanperalatan yang optimal. Sebagai akibat dari pening-katan kesadaran akan energi pada karyawan, beberapaprogram yang didesain untuk konservasi energi harusdikembangkan. Dalam banyak instansi, yang dibu-tuhkan hanyalah kesadaran akan biaya energi padakaryawan. Beberapa organisasi telah memasyara-katkan kesadaran akan energi dengan mengadakankontes pada tiap departemen. Departemen yangmenggunakan energy listrik terendah akanmendapatkan penghargaan yang pada gilirannya akanmemotivasi pegawai untuk menghemat energi.

E. PENGONTROLAN BIAYA DENGAN BALANCEDSCORECARD


Balanced Scorecard (BSC) diperkenalkan pertama kali olehProf. Robert S. Kaplan dan Da Norton pada tahun 1992melalui Harvard Business Review yang mengintegrasikanmetode pengukuran kinerja yang disusun untuk men-dukung pelaksanaan strategi perusahaan. Denganmenggunakan pendekatan BSC, manajer akan mener-jemahkan strategi perusahaan ke dalam alat pengukurankinerja di mana pegawai akan mudah memahami danmampu mengimple-mentasikannya. Misalnya, jumlahwaktu yang dihabiskan oleh pelanggan Bank "X" untukmenabung di setiap kantor cabang akan mudah diukuroleh Manajer Administrasi dan juga mudah dipahami olehmasing-masing teller yang bertugas melayani setiap nasa-bah. Penggunaan BSC ditujukan untuk mengurangikelemahan penggunaan alat ukur yang fokus terhadappengukuran keuangan. Pengukuran kinerja yang men-dasari kinerja keuangan hanya mem-fokuskan padakinerja masa lalu sebuah perusahaan, sedangkan pen-gukuran nonkeuangan akan dapat mengukur kepuasanpelanggan sebagai kunci keberhasilan kegiatan admin-istrasi perusahaan, yaitu indikator utama kinerja keu-angan perusahaan di masa depan. Yang kedua, tugas da-sar manajer memang berhubungan dengan tolok ukurkinerja dibidang keuangan, sedangkan manajer tingkatbawah maupun supervisor harus bertanggung jawab ter-hadap kinerja yang berhubungan dengan kegiatan mela-yani pelanggan. Oleh karena itu, penggunaan BSC akanmembantu setiap Manajer Administrasi dalam meminpinbawahannya berkaitan dengan kegiatan administrasi yangdilakukan di kantor. Berikut ini adalah diagram BSC:


Dari diagram di atas terlihat bahwa terdapat 4 kom-ponen utama yang dapat diukur dengan menggunakanBSC. Sebagai fondasi adalah kemampuan organisasi untukbelajar dan tumbuh dengan selalu melakukan pengem-bangan terhadap proses administrasi yang dilakukan, se-hingga value yang ditawarkan dan disampaikan kepelanggan menjadi lebih baik lagi. Berdasarkan rek-omendasi pengembangan tersebut, diharapkan prosesadministrasi dapat menjadi lebih baik lagi yang akanmeningkatkan tingkat kepuasan pelanggan terhadap pe-rusahaan. Apabila pelanggan puas terhadap proses ad-ministrasi, dapat dipastikan tingkat keuntungan yangakan diperoleh perusahaan akan meningkat. Hal ini secaratidak langsung akan selaras dengan visi dan strategi pe-rusahaan.


Berikut adalah ilustrasi penerapan BSC pada perus-ahaan asuransi PT "X". Menyadari bahwa pegawai ad-ministrasinya memerlukan pelatihan atau training untukmeningkatkan keterampilan administrasi, perusahaanmenyelenggarakan pelatihan. Hasil dari pelatihan tersebutdiharapkan akan meningkatkan kinerja mereka dalammelakukan pelayanan yang lebih cepat dibandingkaisebelum pelatihan, dan di sisi lain pelatihan tersebutmemberikan dasar bagi pegawai untuk mengembangkanide mereka dalam berkontribusi menciptakan pilihanlayanan yang aka menjadikan jasa asuransi mereka lebihmenarik bagi pelanggan. Karena pilihan layanan yangrelatif banyak dan waktu layanan yang relatif singkat,kepuasan pelanggan akan menincka Pelanggan yang puasakan merekomendasikan produk PT "X" kepada temanatau keluarga mereka, sehingga jumlah asuransi yangterjual akan meningkat. Cepatnya waktu pelayanan akanmenurunkan biaya administrasi per pelanggan yang akanmeningkatkan margin kontribusi, dan akhirnya akanmempengaruhi kinerja keuangan perusahaan akibatmeningkatnya yang diperoleh.


Gambar 10.2. Strategi dan Balanced Scorcard padaPerusahaan Asuransi PT "X"

Dengan mengimplementasikan BSC padakegiatan administrasi yang dilakukan per di-harapkan perusahaan dapat melakukan upayaefisiensi yang selaras dengan tujuan per Juga dapatterhindarkan upaya efisiensi yang salah sasaran,misalnya guna meminimai administrasi, perus-ahaan mengurangi jumlah pegawai dan mengu-rangi penggurai tempat kerja. Kondisi ini akanmenambah beban kerja bagi pegawai yang adaseka: mengakibatkan ketidakpuasan di kalanganmereka. Keadaan ini akan mendorong mcri mela-yani pelanggan seenaknya, ditambah lagi ruangkerja yang panas membuat men gampang emosi


ketika menanggapi komplain dari pelanggan.Akibat buruk dan efisiensi tersebut adalahmeningkatnya ketidakpuasan pegawai yangberdampak pada puasan pelanggan, dan akhirnyaakan menurunkan tingkat laba yang diperoleh .Untuk itu, diharapkan Manajer Administrasi dapatmengimplementasikan BSC daii administrasi yangmereka kelola sehingga dapat selaras serta men-dukung tercapainya sasaran perusahaan.

Penganggaran untuk administrasi perkantoran meru-pakan salah satu tugas utama Manajer Administrasisebagai alat pengontrolan kinerja pegawai maupunproses administrasi yang terjadi. Untuk memfasilitasipembuatan anggaran di kantor administrasi terdapat 4hal yang perlu diperhatikan, yaitu

1. keterlibatan karyawan dalam menyusunanggaran administrasi kantor,

2. anggaran harus dapat merefleksikanperkiraan dari biaya operasional,

3. anggaran harus disiapkan untuk keadaan diluar perkiraan, dan

4. pegawai harus merasa menjadi kesatuan da-lam anggaran.

Dalam kegiatan administrasi perkantoran, kontrolbiaya perlu dilakukan untuk mengelola pengeluaranbiaya administrasi seminimal mungkin. Ada beberapahal yang perlu diperhatikan dalam pengontrolan biaya,yaitu pengembangan standar biaya pada beberapakegiatan administrasi perkantoran, mengembangkan


kesadaran akan biaya yang ditimbulkan pada karya-wan, membantu pengembangan prosedur operasi yangefisien, mengalokasikan biaya kegiatan administrasiperkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukan, danmengetahui kegiatan administrasi perkantoran yangtidak efisien dan mempersiapkan solusi untuk mem-benahinya. Ada 3 teknik yang dapat dilakukan olehManajer Administrasi untuk mengontrol biaya, yaitupenentuan standar biaya, studi analisis biaya, dan takingcorrective action.

Balanced Scorecard digunakan untuk mengukurkinerja administrasi perkantoran dengan menginte-grasikan metode pengukuran kinerja yang disusununtuk mendukung pelaksanaan strategi perusahaan.Dengan menggunakan pendekatan BSC, manajermenerjemahkan strategi perusahaan ke dalam alatpengukuran kinerja di mana pegawai akan mudahmemahami dan mampu mengimplementasikannya.


PERTANYAAN ULANGAN

1. Mengapa anggaran penting dalam pelaksanaankegiatan administrasi perkantoran?

2. Apa saja keuntungan dan keterbatasan dari pengang-garan?

3. Siapa yang bertanggung jawab dalam menyiapkananggaran perkantoran?

4. Apa perbedaan antara biaya tetap, variabel, dan semi-variabel?

5. Mengapa partisipasi karyawan dalam persiapan ang-garan sangat berguna?

6. Mengapa anggaran harus disiapkan untuk keadaanyang tidak diperkirakan?

7. Langkah apa yang terlibat dalam penggunaan proseszero based budgeting?

8. Mengapa situasi terkecuali harus dimasukkan dalamlaporan anggaran?

9. Apakah keuntungan dari kontrol biaya?10. Mengapa penerapan BSC akan dapat meningkatkan

kinerja bagian adminsitrasi dan kinerja perusahaansecara keseluruhan?


PERTANYAAN DISKUSI

1. Anda adalah manajer administrasi perkantoran di pe-rusahaan tempat Anda bekerja. Atasan Anda, yangbaru saja bekerja, meminta tiap unit manajer yangbertanggung jawab kepadanya bersikap konservatiftentang anggaran biaya. la menyatakan bahwa ia sukabawahannya mengakhiri tahun fiskal dengan setid-aknya 5 persen surplus pada tiap anggaran karenadengan melakukan itu "Anda dan saya akan terlihatbagus di depan atasan." Diskusikan dampak situasi ini.

2. Beberapa manajer pada perusahaan Anda diizinkanuntuk menggunakan lebih anggaran mereka. Ketikaini terjadi, manajer mereka memberikan alokasi ang-garan yang tidak terpakai oleh anggaran manajer lain,sehingga manajemen puncak tidak menyadari hal ini.Diskusikan dampak situasi ini.

Pengukuran Produktivitas Kerja Karyawan283

BAB15

PENGUKURANPRODUKTIVITASKERJAKARYAWAN

A. PENGUKURAN KERJADesain kerja menjelaskan isi dari pekerjaan yangberupa tugas-tugas administrasi yang harusdiselesaikan oleh pegawai di kantor. Pengukuran kerjamenitikberatkan pada berapa lama suatu tugas dapatdiselesaikan dan merupakan input terpenting dalamperencanaan SDM, estimasi biaya pegawai,penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalammendesain sistem insentif bagi pegawai (Stevenson,2005). Dengan mengukur waktu yang dibutuhkanuntuk menyelesaikan pekerjaan, perusahaan akanmempunyai standar yang dapat membuktikan bahwapegawai yang bersangkutan telah berkinerja pada levelyang diinginkan, sedangkan bagi pegawai merupakangaransi bahwa mereka akan diberikan kompensasiyang sesuai dengan kinerja yang telah mereka hasilkan.


4Waktu standar merupakan jumlah waktu yangdibutuhkan seorang pekerja yang berkualifikasi untukmenyelesaikan tugas dengan menggunakan metode,peralatan dan perlengkapan, bahan, serta lingkungankerja tertentu. Informasi yang diperoleh dari prosespengukuran kerja akan digunakan untuk penentuanstandar kerja, yang menjelaskan kinerja yangdiharapkan dari output dalam waktu tertentu.Informasi tersebut memungkinkan perusahaan untukmemperbandingkan produktivitas aktual dari pegawaiadministrasinya dengan tingkat produktivitas yangdiharapkan.

Saat ini terdapat beberapa metode yang dapatdigunakan untuk mengukur kinerja, dengan mengukurbeberapa aktivitas administrasi kantor utama melaluipenghitungan berapa jumlah unit tugas yang telahdiselesaikan oleh pegawai dalam rentang waktutertentu. Pada awalnya, metode tersebut banyakdigunakan pada proses produksi di pabrik, namunseiring dengan meningkatnya kesadaran manajeradministrasi akan efisiensi kerja dan produktivitas,pengukuran kerja mendapatkan perhatian yang lebihbesar dibanding sebelumnya. Dengan menetapkanstandar kerja, kontrol yang lebih besar pada aktivitasperkantoran akan dapat di-lakukan gunamembandingkan hasil aktual dengan yang diharapkan.Namun tidak semua aktivitas di kantor dapatdistandarkan, karena terdapat beberapa aktivitas yangpada dasarnya sulit diukur dan akan dibahas lebihlanjut pada bagian selanjutnya dalam bab ini.


1. Tujuan Pengukuran KerjaSeperti yang telah disebutkan terdahulu, pengukurankerja pegawai administrasi dengan menentukantingkat produktivitas yang dapat diterima akan sangatberguna bagi perusahaan untuk mengukur aktivitasatau pekerjaan yang dilakukan denganmembandingkan hasil kerja aktual dengan yangdiharapkan. Kegunaan lainnya adalah untukmembantu perencanaan dan penjadwalan kerja.Dengan menggunakan standar kerja, ManajerAdministrasi akan dapat menentukan jumlah wakturiil yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugastertentu. Hal tersebut akan mempermudah tugasmereka dalam merencanakan kebutuhan pegawai gunamenyelesaikan tugas atau proyek dalam waktu yangtelah ditentukan. Pengukuran kerja juga memberikandasar bagi keputusan perusahaan untuk menambahpegawai baru dengan metode yang tepat (pegawaiparuh waktu, pegawai temporer, dan Iain-lain)sehingga tugas atau proyek yang dilakukan dapatdiselesaikan tepat waktu.

Pengukuran kerja juga dapat membantu menentukantingkat efisiensi dari metode dan proses kerja yangdilakukan pada saat ini. Pegawai dapat dikatakanmelebihi atau di bawah tingkat produktivitas yangdiharapkan dengan membandingkan tingkat outputpegawai dengan standar yang telah dibuat. Apabilapegawai menunjukkan tingkat produktivitas yang


6cukup rendah dalam rentang waktu yang cukup lama,perusahaan perlu mengambil tindakan, misalnyamengirim yang bersangkutan untuk mendapatkantraining ataupun kursus yang diharapkan dapatmeningkatkan kinerja mereka. Selanjutnya, hasil daripengukuran kerja juga dapat digunakan untukmembantu menyederhanakan proses kerja yangselama ini telah digunakan oleh organisasi denganmengurangi proses yang tidak memberikan nilaitambah bagi mereka. Selain itu, pengukuran kerja jugamembantu mengontrol biaya operasi perkantoran.Biaya per unit tugas dapat dihitung dengan membagibiaya total tugas dengan jumlah unit yang diprodukaMisalnya, jika dalam sehari Departemen PenjualanBagian Pelanggan mampu mengirimkai surat tagihansebanyak 10.000 pelanggan dengan biaya produksisebesar Rpl.000 per surat kondisi ini dapatdiperbandingkan dengan tingkat produksi dan biayayang dibebankan pads tahun lalu atau perusahaandapat membandingkannya dengan perusahaanpesaing; apakaii biaya yang dikeluarkan tersebutmelebihi anggaran tahun lalu atau di atas rata-rataperusahaai sejenis. Apabila telah diketahui, ManajerAdministrasi akan dengan mudah melakukan langkahlangkah efisiensi. Selanjutnya, pengukuran kerja jugamembantu dalam menentukan beban kerja yang sesuaibagi pegawai. Dengan menggunakan standar dalammenentukan beban kerja. pekerjaan yang dibebankankepada pegawai akan sesuai dengan kemampuan,keterampilaix. dan pengetahuannya. Hal yang samapentingnya adalah pemahaman pegawai atas kinajn


yang diharapkan dari mereka akan memiliki dampakpositif terhadap moral kerja.

2. Aktivitas TerukurUntuk mengukur pekerjaan administrasi di kantorhendaknya Manajer Administrasi dapalmengidentifikasi pekerjaan yang dapat diisolasi dandihitung. Untuk memastikan hasil yaijM akurat, tugasharus konsisten dari satu pengukuran denganpengukuran yang lain, karena fluktuasi hasilpengukuran akan dengan mudah menghancurkantingkat kepercayaan terhadapl standar kerja yang akanditetapkan nanti. Guna mengimbangi biayapengukuran yang cukup mahal, hendaknya hasilpengukuran dapat diterapkan secara menyeluruh diseluruh bidang pekerjaan kantor.Adapun aktivitas yang tak terukur umumnya terdiriatas aktivitas yang membutuhkan jumlah pengambilankeputusan yang cukup banyak dan tidak terusmenerus. Karena waldhnj yang dibutuhkan dalammengerjakan tugas sangat bervariasi, hasil pengukuranmungkin tidal cukup reliable untuk mengembangkanstandar kerja yang akurat. Meskipun tugas perkantoraayang melibatkan kreativitas sulit untuk diukur,beberapa metode telah disesuaikan untuk cS gunakandalam mengembangkan standar pekerjaan kreatifnonrutin, seperti penulisan serta pengeditan draft suratatau proposal.


8B. PROGRAM DAN TEKNIK PENGUKURAN KERJA

Sebelum program pengukuran kerja dilakukan,hendaknya Manajer Administrasi melakukan beberapaperencanaan dan investigasi secara menyeluruh dariberbagai alternatif yang tersedia. Jumlah pilihan yangtersedia tersebut akan memungkinkan mereka untukmengembangkan program yang sesuai dengan situasi,kondisi, serta kebutuhannya. Memberikan penjelasanmengenai program pengukuran kerja kepadapegawaT^Ian memperoleh dukungannya akan sangatpenting bagi kesuksesan program. Tanpa penerimaandan dukungan dari mereka, kesuksesan program tidakakan tercapai.Beberapa teknik yang digunakan untuk mendapatkandukungan karyawan adalal melakukan diskusi perkelompok di mana peserta mendiskusikan tujuanprogram pengukuran kerja, studi kasus tentangorganisasi yang memiliki program pengukuran kerjayang sukses. dan informasi yang detail tentangpenerapan program pengukuran kerja. Setelahmendapatkan dukungan dari pegawai dan diputuskanoleh pihak Manajer Administrasi, kerangka kerja dmjadwal penerapan program tersebut dapatdisosialisasikan dengan tujuan agar peg berpartisipasipenuh dalam program tersebut.

Langkah Pengukuran KerjaBeberapa langkah pengukuran kerja yang diberikan olehQuible (2001) adalah:1. Membuat rencana awal. Langkah ini terdiri dari


penjelasan mengenai tujuan program, teknftpengukuran kerja yang akan digunakan, dan jadwalpenerapan program yang juga harus ditentukan.Apabila dibutuhkan, kehadiran konsultan tentunyasangat membantu dalam mengembangkan programyang akan diterapkan;

2. Menentukan orang yang bertanggung jawab terhadapprogram. Penentuan pegawai yang bertanggung jawabterhadap pelaksanaan program hendaknya ditenrukansebelum program dijalankan, sehingga kesuksesanprogram akan lebih dapat dipertanggungjawabkan;

3. Mendapatkan penerimaan dan dukungan untukprogram. Pegawai yang terlibat pada pengem-bangandan penerapan program harus digunakan secaraekstensif untuk mendapatkan penerimaan dandukungan untuk program;

4. Mengumpulkan data-data penting. Jika teknikpengukuran kerja membutuhkan pengumpulan datadari beberapajanit kerja, individu yang bertanggungjawab atas pengumpulan data harus akrab denganmekanisme dan teknik pengukuran kerja;

5. Menganalisis data yang terkumpul danmengembangkan standar. Setelah data yangdiperlukan dikumpulkan, data itu harus dianalisis danmengembangkan standar berdasarkan hasil analisisyang dimaksud. Jika program pengukuran kerjamenggunakan standar pekerjaan yang diambil darisumber luar, maka patut disesuaikan dengan beberapafaktor yang terdapat dalam organisasi;

6. Melatih supervisor dan manajer. Tiap supervisor dan


0manajer dalam perusahaan yang bertanggung jawabsecara langsung maupun tidak langsung atas pegawaiyang bidang tugasnya akan dipengaruhi pengukurankerja, harus menerima pelatihan tentang kegunaanpengukuran kerja dan bagaimanamengimplementasikan standar yang nanti akan dibuat;

7. Menginstruksikan pegawai. Setelah supervisormenerima training bagaimana mengimplementasikanstandar yang telah ditenrukan, mereka harusmenyosialisasikan kepada bawahannya mengenaitingkat kinerja yang diharapkan;

8. Evaluasi. Kesuksesan program pengukuran kerja perludievaluasi secara periodik, dengan frekuensi lebihbanyak pada awal pelaksanaan program. ManajerAdministrasi dan seluruh tim perlu mengetahuibagaimana perbandingan antara hasil aktual denganhasil yang diharapkan. Apabila hasil aktual tidaksebanding, alasan perbedaannya harus ditentukan, danprogram harus dimodifikasi berdasarkan evaluasi yangtelah dibuat.

C. TEKNIK PENGUKURAN KERJASaat ini terdapat beberapa teknik pengukuran kerjayang dapat digunakan untuk mengembangkan standarkerja. Ada beberapa kriteria yang patutdipertimbangkan sebelum memilih teknik yang akandigunakan, yaitu:1. Tujuan penggunaan standar kerja;2. Tingkat akurasi yang dibutuhkan standar kerja;3. Biaya yang dianggarkan perusahaan dalam

mengembangkan standar kerja;


4. Sifat dari pekerjaan yang membutuhkan standarkerja;

5. Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja danstandar kerja dari individu yang bertanggungjawab.

Menurut Stevenson (2005), beberapa teknik pengukurankinerja yang dapat digunakan perusahaan antara lain:1. Laporan Produksi

Teknik ini sederhana dan cepat dalam menentukanjumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikanpekerjaan tertentu. Tabel 11.1 menggambarkan catatanwaktu yang dapat membantu ketika menggunakanteknik laporan produksi. Catatan ini memungkinkantiap karyawan untuk menyimpan laporan daripekerjaan yang mereka hasilkan dan jumlah waktuyang digunakan untuk menghasilkannya. Tiappekerjaan yang dilakukan karyawan dimasukkandalam bentuk kode pada catatan waktu (kolom 1).Jumlah unit yang diproduksi (kolom 2) dan jumlahwaktu yang digunakan untuk memproduksi (kolom 3)juga dimasukkan pada catatan waktu. Penulisan waktubiasanya dilakukan dalam satuan 5 atau 10 menit.Tiap pegawai diharuskan menyimpan catatan waktuselama dibutuhkan untuk melancarkan ataumenyeimbangkan fluktuasi apapun. Dengan membagitotal unit yang diproduksi dengan total waktu yangdigunakan untuk memproduksi unit, standar outputunit dapat ditentukan. Pada beberapa perusahaan,standar akan disesuaikan ke atas atau ke bawah untukmeningkatkan kinerja pegawai terhadap standar


2rata-rata. Saat beberapa pekerjaan dalam proses kerjaberubah atau ketika kondisi pekerjaan berubah,tentunva standar harus disesuaikan. Ini adalah alasanperlunya pengamatan rutin atas validitas standar yangditentukan dengan menggunakan teknik ini.Kadang kala, laporan produksi departemen yang telahdisimpan selama beberapa waktu juga dapatdigunakan untuk menentukan standar kerja.Contohnya, catatan yang secara teratur disimpan padapusat pemrosesan data mungkin cukup untukmenentukan standar kerja. Catatan ini sering kalidigunakan untuk mengamati waktu yang diperlukanuntuk memindahkan isi dari media penyimpan data.Dengan memperhitungkan jumlah kata dan jumlahwaktu proses transkripsinya, standar pengetikan kataper menit dapat dikembangkan. Penyesuaian harusdiberikan, karena adanya variasi dalam kecepatanmedia dan kompleksitas materi yang ditulis, danIain-lain. Semakin besar jumlah variabel yang tidakterkontrol, keakuratan teknik ini akan semakinberkurang.Keuntungan dari penggunaan teknik ini adalahsederhana, mudah dimengerti, dan murah sehinggateknik ini merupakan satu-satunya teknik yangmungkin digunakan oleh banyak perusahaan. Selainitu, standar dapat juga dikembangkan dengan cepatdan diimplementasikan tanpa adanya tenaga spesialisyang terlatih. Adapun kerugiannya adalahkemungkinan kurang akuratnya standar kerja yangdihasilkan apabila karyawan kurang akurat dalammelakukan pencatatan waktu. Juga, standar yang


dikembangkan dengan teknik ini dipengaruhi olehperubahan proses kerja. Jadi, karyawan mungkinhar_-menyimpan catatan waktu lebih sering untukdigunakan sebagai input dalam menyesuaikan standarkerja. Selanjutnya, karena teknik ini menunjukkan apayang terjadi bukan apa yang diharapkan olehperusahaan, peningkatan kinerja akan sulit dicapaikarena pegawai akan kurang termotivasi untukmemberikan yang terbaik dari kinerja yang dapatmereka lakukan.

Tabel 11.1. Time Log

2. Work SamplingMetode ini menurut Stevenson (2005) adalah teknikuntuk mengestimasikan proporsi waktu yangdibutuhkan oleh pegawai dalam menyelesaikantugasnya. Dengan-menggunakan data statistik, teknikini memerlukan pengamatan acak untuk menentukanjumlah waktu yang digunakan oleh tiap tugas yangterdapat di kantor. Asumsi dari metode ini adalahapabila suatu pekerjaan diamati secara acak dan dalamjumlah sampel yang cukup, hasilnva akan samadengan apabila prosedur tersebut diamati secaraterus-menerus. Untuk itu. aspek penting dari teknik iniadalah mengidentifikasi keakuratan dari aktivitas yangdilakukan oleh pegawai pada setiap kegiatan yangdiamati secara acak. Yang dimaksud dengan


4pengamatan secara acak adalah pegawai yang diamatidipilih secara acak, dan waktu pengamatan jugaditentukan secara acak. Hal ini digunakan untukmenentukan persentase total proses yang digunakantiap aktivitas.Apabila kita memakai ilustrasi pengisian aplikasi kartukredit pada suatu bank, proses pengisian melibatkanlima aktivitas dan total dua ratus pengamatandilakukan untuk menentukan persentase proses yangdigunakan tiap aktivitas, yang digambarkan padaTabel 11.2. Dari dua ratus pengamatan acak, aktivitas Adiamati 40 kali; aktivitas B 20 kali; aktivitas C 80 kali;dan seterusnya. Total proses pengisian memakanwaktu 500 menit. Jadi, jika aktivitas A menggunakan 20persen dari total proses dalam jumlah pengamatan,aktivitas A juga harus menggunakan 20 persen atau100 menit dari total waktu yang digunakan olehprosesj?engisian tersebut (didapat dengan mengalikan500 dengan 0,20).Laporan juga harus digunakan untuk menentukanjumlah unit yang diproduksi selama tiap aktivitas. Halini digambarkan dalam kolom E pada Tabel 11.2.Selama 500 menit yang digunakan oleh prosespengisian aplikasi, 250 unit diproduksi selama aktivitasA, 100 unit selama aktivitas B, dan seterusnya. Untukmenentukan standar bagi aktivitas A, jumlah waktu(100 menit) dibagi dengan jumlah unit yang diproduksi(250). Jadi, standar 0,4 didapatkan untuk aktivitas Adan dapat diestimasikan bahwa pengisian aplikasikredit yang melibatkan aktivitas A setara dengan 24detik. Pemilihan acak dari karyawan dan waktu


pengamatannya dapat ditentukan denganmenggunakan bagan dari angka acak. Bagan ini danpetunjuk penggunaannya dapat ditemukan dalambuku statistik.

Tabel 11.2. Metode Work Sampling

Kesuksesan metode ini sangat ditentukan oleh ukuransampel yang akan digunakan. Kesesuaian tersebuthendaknya dengan mempertimbangkan jumlah waktuyang digunakan aktivitas terkecil dalam total proses kerja,tingkat toleransi yang dibutuhkan, serta reliabilitas darihasil yang dibutuhkan. Semakin kecil jumlah waktu yangdigunakan oleh aktivitas terkecil dalam total proses kerja,sampel yang dibutuhkan akan semakin besar. Juga patutdiperhatikan jumlah pengamatan untuk memastikan hasilyang dapat diandalkan, karena jumlah pengamatan yangkurang akan mengakibatkan kurangnya reliabilitas.Aktivitas yang membutuhkan reliabilitas lebih besar akanmembutuhkan pengamatan yang lebih banyak.

Berikut ini diilustrasikan dampak perbedaan dari tigafaktor yang harus diper-timbangkan dalam menentukanukuran sampel yang sesuai. Jika aktivitas terkecil dalam


6proses kerja menggunakan 25% dari total proses dengantingkat akurasi sebesar 90% dan dibutuhkan reliabilitassebesar 80%, maka pengamatan yang perlu dilakukanadalah 510 kali. Namun jika aktivitas terkecilmenggunakan 5% dari total proses dengan tingkat akurasi95% serta reliabilitas yang diinginkan 80%, dibutuhkan12.840 pengamatan. Hasil ini akan kita dapatkan jika kitamenggunakan tabel statistik.Menurut Neibel dan Freivalds (1999), beberapa manfaatpenggunaan metode ini adalah: Pengamatan yang dilakukan bervariasi pada beberapa

waktu yang telah ditentukan, sehingga hasil yangdidapatkan tidak terpengaruh oleh fluktuasi pekerjaandan tepat untuk proses kerja jangka panjang;

Tidak mengganggu pekerjaan yang dilakukanpegawai;

Pegawai akan bersikap kooperatif; Biaya dan waktu penelitian yang dilakukan relatif lebih

kecil dan tidak membutuhka* tenaga analis yangsangat terlatih;

Penelitian bisa dihentikan sementara tanpamengganggu hasil;

Penelitian lain dapat dilakukan secara bersama-samadan simultan;

Sangat tepat untuk pekerjaan yang tidakberulang-ulang;

Adapun beberapa kerugiannya adalah: Kurang detailnya pengamatan terhadap komponen

pekerjaan;


Pegawai akan membuat kinerjanya lebih baik ketikapengamat atau peneliti mengamati pekerjaannya;

Kurang sesuai untuk pekerjaan yang memerlukanaktivitas berulang-ulang;

3. Time StudyDikenal juga sebagai stopwatch time study, teknik inidigunakan untuk mengembangkan standar waktupekerjaan berdasarkan pengamatan terhadap seorangpegawai dan diaplikasikan terhadap semua pegawaiyang ada. Teknik ini dikembangkan berdasarkanpenelitian yang dilakukan oleh Frederick WinslowTaylor pada akhir abad 19. Untuk meningkatkankeefektifan teknik ini, semua gerakan maupunprosedur yang tidak memberikan nilai tambah harusdihilangkan sebelum proses kerja dianalisis.Teknik ini mempunyai beberapa langkah dasar(Krajewski, 2005), antara lain: Mendefinisikan tugas yang akan dipelajari dan

menginformasikan siapa yang akan menjadi objekpenelitian;

Menjelaskan jumlah pekerjaan yang akan dipelajari; Menghitung waktu penyelesaian pekerjaan dan

memberikan ranking terhadap kinerja pekerja; Menghitung standar waktu yang akan diterapkan.

Tabel 11.3 dapat mengilustrasikan lembar pengamatanwaktu yang digunakan bersama dengan teknikpengamatan waktu. Lembar pengamatan waktudigunakan dengan memasuk-kan jumlah waktu yangdigunakan tiap elemen proses kerja ke dalam kolom yang


8sesuai. Lima tahapan dari setiap proses dicatat waktunya,meskipun dalam kondisi sebenarnva mungkin lebih darilima tahapan yang dibutuhkan. Teknik ini menggunakandua teknik pencatatan: pencatatan secara kontinu darikeseluruhan proses dan pencatatan waktu yangdigunakan untuk masing-masing tahapan proses kerja.Apabila teknik kontinu digunakan. analis mencatat waktuyang tertera pada stopwatch pada akhir tiap elemen prosesdalam kolom R dari putaran 1. Contohnya, dalam putaran1, elemen pertama diselesaikan saat stopwatchmenunjukkan angka 15 detik; elemen kedua, 37 detik;elemen ketiga, 92 detik; dan keempat, 110 detik. Jumlahwaktu yang digunakan oleh tiap elemen lalu dimasukkanke kolom T. Elemen pertama menggunakan waktu 15detik; kedua, 22 detik (37 dikurangi 15); dan seterusnya.Pencatatan waktu dari proses kerja ini diulangisecukupnya untuk menutupi kinerja yang tidak biasa.Validitas standar secara langsung berpengaruh terhadapkinerja karyawan yang outputnya dicatat. Pada beberapaperusahaan, karyawan yang paling dihargai di antararekan kerjanya adalah yang paling pertama dicatatkanwaktunya karena asumsi bahwa standarnya akan memilikikredibilitas lebih di antara para karyawan. Jika karyawanyang dicatatkan waktunya juga memiliki keahlian yangtinggi, maka standar harus disesuaikan untuk mendukungkaryawan dengan skill yang rendah. Karakteristik pentinglain yang harus dipertimbangkan saat memilih pegawaiyang akan dicatat waktunya adalah konsistensi merekadalam menyelesaikan pekerjaannya. Kinerja yang kurangkonsisten tentunya akan mempengaruhi tingkatreliabilitas data. Jika prosedur kerja yang diukur kurang


efisien, prosedur yang tidak memberikan nilai tambahharus dihilangkan sebelum melakukan pengamatan,karena akan menghasilkan pengamatan yang kurangakurat.Teknik ini mempunyai keuntungan berupa tingkat akurasiyang tinggi dibandingkan dua metode terdahulu. Standarkerja yang dihasilkan juga dapat segera diaplikasikanguna meningkatkan kinerja karyawan. Adapunkerugiannya adalah proses pengukuran sering kalimembutuhkan analis yang terlatih dan akan menambahbiaya program pengukuran kerja. Lebih lanjut, pegawaiadministrasi cenderung bereaksi secara negatif padastandar yang ditentukan dengan teknik stopwatch. Teknikini juga kurang optimal jika pekerjaan yang dilakukanmembutuhkan waktu cukup lama (misalnya dua hariuntuk menyelesaikan proposal), sehingga waktu yangdiukur berdasarkan menit pengerjaan kurang begitusignifikan pengaruhnya dalam mengukur kinerja pegawai.Tabel 11.3. Time Study


04. Pengamatan Micromotion

Dari beberapa teknik di atas, pengamatan micromotionadalah satu-satunya yang meng-gunakan pencatatanvisual (antara gambar atau videotape) atas proses kerjayang dianalisis dengan harapan ketidakefisienandalam melakukan kerja maupun prosedur kerja dapatlebih disederhanakan. Teknik ini sesuai untuk proseskerja yang melibatkan manusia dan mesin. Tujuanutama penggunaan teknik ini adalah untukmemberikan data sebagai bahan pengaturan kerjastandar dengan menganalisis pengamatan visual untukmenentukan jumlah waktu yang digunakan oleh tiaptahapan proses kerja. Dalam menghitung waktu,Meyers (1999) memberikan dua cara, yaitu:Mengalikan jumlah frame dari tahapan pekerjaan yangditampilkan dengan kecepatan film sehingga akandidapat jumlah waktu yang digunakan oleh tiaptahapan. Hasil inilah yang akan menjadi standar untuktahapan tersebut. Sebagai gambaran, jika dua ribuframe melalui kamera per menit dan jika tahapantertentu dari proses tampil pada dua ratus frame, makastandar waktu tahapan tersebut adalah satu persepuluh menit (enam detik).Menggunakan stopwatch untuk mengukur jumlahwaktu yang digunakan oleh tiap tahapan dari proseskerja.Sebuah microchrometer, yaitu alat penghitunganwaktu yang dihubungkan dengan kamera, akanmemungkinkan waktu tertera pada tiap frame darigambar bergerak. Standar tiap tahapan pekerjaanditentukan dengan mengurangi waktu yang tertera


pada frame pertama pada tahapan kerja sebelumnyadengan waktu pada frame terakhir dari tahapartersebut. Karena biaya yang cukup mahal, biasanyametode ini hanya digunakan untuk proses kerjadengan volume tinggi dan mahal. Keuntunganpengamatan micromotion adalah sangat akurat; cocokuntuk menganalisis tahapan dari proses kerja; dan jugadapat digunakan untuk menyederhanakan proses kerjakarena gerakan yang tidak ada nilai tambahnya akantampil pada rekaman. Teknik ini juga memilikibeberapa kerugian, yaitu lebih mahal daripadabeberapa teknik pengukuran kerja lainnya;penggunaannya terbatas pada proses kerja denganvolume dan biaya yang tinggi; dan membutuhkananalis yang terlatih. Beberapa kerugian inimengakibatkan beberapa perusahaan tidak memilihpengamatan micromotion sebagai teknik pengukurankerja.

5. Standar Waktu yang Diperkirakan.Teknik ini adalah satu-satunya teknik yangmenggunakan data yang diambil dari sumber luar danpertama kali dikembangkan oleh Methods EngineeringCouncil pada dekade 1940-an berupa methods-tinemeasurement (MTM) (Stevenson, 2005). Datadidapatkan dari perusahaan konsultan manajemenatau dari asosiasi pengukuran kerja dan digunakar.sebagai dasar dalam pengaturan standar kerjaperusahaan. Pada beberapa kasus, perusahaan dapatmengembangkan data standar waktunya sendiri, dan


2tentunya proses tersebut membutuhkan individu yangtelah terlatih dalam pengukuran kerja.Saat menggunakan standar ini, analis menggunakanlangkah berikut: Proses kerja dibagi ke dalam tahapan berdurasi

menit; Tiap tahapan dianalisis termasuk gerakan yang

dilakukan pegawai dalam aktivitas tersebut; Untuk menentukan standar yang sesuai, tiap

gerakan dari aktivitas dibandingkar. dengan datastandar waktu yang telah diperkirakansebelumnya. Langkah ini paid diulangi untuksetiap tahapan;

Standar untuk keseluruhan proses didapatkandengan menambahkan standar waktu bagi tiapgerakan.

Beberapa sistem standar waktu perkiraan sudah tersedia,di antaranya adalah motion-time analysis, methods timemeasurement (MTM), basic motion time study, universalmaintenance standards, dan Master Clerical Data (MCD)(Krajewski, 2003). Meskipun prinsip dasar yangdigunakan sama pada pengembangan tiap sistem,beberapa elemen dari berbagai sistem tersebut berbedasecara signifikan dan pembaca bisa mempelajarinya secaradetail pada buku Manajemen Operasi.

Beberapa keuntungan dari metode ini adalah hasil yangdiperoleh lebih akurat, karena melibatkan banyak pegawaiyang diukur kinerjanya melalui eksperimen dengan


kondisi yang telah diciptakan; tidak akan terdapatgangguan dalam pekerjaan yang dijadikan objekpenelitian; sementara standar dapat ditentukan meskipunpekerjaan belum terselesaikan serta keberadaan analistidak diperlukan dalam mengembangkan standar.Beberapa kerugiar. juga terdapat pada teknik ini.Umumnya data sekunder yang akan digunakanmembutuhkan biaya yang mahal; beberapa aktivitaskantor yang membutuhkan penyelesaian dalam durasiyang cukup lama (misalnya secara harian atau mingguan)relatif kurang tepat, serta pengembangan standar internalyang telah disesuaikan dengan kondisi internalperusahaan akan memakan banyak waktu dan biaya.

D. STANDARDISASI KERJASeperti yang disebutkan sebelumnya bahwa hasil daripengukuran kerja akan menjadi dasar penetapan hari danwaktu kerja bagi pegawai dalam melakukan tugasnya dikantor. Seiring dengan berjalannya waktu dan kondisipekerjaan yang berubah, standar harus disesuaikan untukmemastikan bahwa semua proses pekerjaan tersebut dapatmemberikan nilai tambah bagi perusahaan denganmenggunakan proses yang dikenal sebagai peningkatankinerja. SebagianJ>esar teknik pengukuran kerja yangdibahas sebelumnya mengambil data dari proses kerjayang berjalan rutin tanpa mempertimbangkan perbedaankemampuan dan keterampilan tiap pegawai, dampakkelelahan pada karyawan, interupsi, jeda istirahat, danlain sebagainya. Beberapa hal tersebut tentunya patutdijadikan dasar untuk melakukan penyesuaian sehingga


4standar yang dibuat dapat mencerminkan kondisi yangsebenarnya terjadi.1. Standar Kerja

Menurut Stevenson (2001), tujuan utama daripengukuran kerja adalah mengumpulkan data yangakan digunakan untuk menetapkan standar pekerjaanadministrasi di kantor. Standar kerja tidak bolehditentukan berdasarkan kinerja yang dicapai olehpegawai yang paling produktif dan efisien. Sebaliknya,standar kerja juga tidak seharusnya diset pada tingkatyang terlalu rendah sehingga tiap karyawan dapatmencapai standar itu dengan mudah. Standar kerjaterbaik harus ditetapkan dengan asumsi mampumemberikan motivasi kepada pegawai untuk bekerjadengan baik, dan juga pada tingkat di mana rata-ratakaryawan dapat mencapainya. Agar penggunaanstandar dapat berjalan secara efektif, standar tersebutharus mendapatkan penerimaan oleh pegawai. Padabeberapa perusahaan, mendapatkan penerimaan dandukungan pegawai akan standar yang telahdikembangkan merupakan pekerjaan tersulit bagipihak manajemen dibandingkan pengembanganstandar kerja itu sendiri.

2. Keuntungan Standar KerjaPenggunaan standar kerja memberikan beberapakeuntungan penting (Garrison, dkk, 2005), antara lain:

1. Membantu meningkatkan efisiensi tiap pegawaidalam menjalankan pekerjaannya;

2. Membantu menginformasikan pegawai tentangtingkat output yang diharapkan;

3. Membantu manajer dalam membuat keputusan


SDM, karena pegawai yang kinerjanya di bawahtingkat output yang diharapkan dapat segeradiketahui dan diberikan penanganan lebihlanjut, misalnya training (Accounting Office andAdministration Report, 2004);

4. Karena karyawan sadar akan prosedur untukmenjalankan pekerjaannya, maka hanyadiperlukan sedikit pengawasan denganmemberikan kemandirian atas proses kerja yangdimungkinkan;

5. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasikepada pegawai;

6. Membantu meningkatkan moral karyawandengan membuat karyawan sadar akan apayang diharapkan dari mereka.

3. Jenis StandarBeberapa jenis standar yang digunakan dalamadministrasi perkantoran adalah kuantitas, kualitas,dan standar deskriptif (Quible, 2001).Standar Kuantitas. Standar kuantitas digambarkansebagai unit output per unit waktu. Untuk pekerjaanjangka pangajang, unit waktu sering kali diukurdengan hitungan jam. Untuk pekerjaan jangka pendek,unit waktu dihitung dalam hitungan menit atau detik.Dua jenis standar kuantitas adalah subjektif danengineered. Standar subjektif didasarkan padaperkiraan hasil penelitian akademis yang telahdilakukan dan tidak memerlukan proses penelitiandalam penghitungannya, sehingga terkadang


6menyebabkan akurasinya dipertanyakan. Sebaliknya,standar engineered lebih akurat karena didasarkanpada hasil dari pengukuran kerja yang benar-benarterjadi dan mudah diterima oleh pegawai sebagaisubjek pelaksana di kantor Standar Kualitas. Standarini akan diterapkan apabila pekerjaan yang terdapat dikantor merupakan salah satu bentuk aktivitas takterukur. Contohnya, standar kualitas membantu dalammenentukan kesesuaian pekerjaan pengetikan denganakurasi dari pemasukan kata hingga kualitas tulisanyang dibuat, ketepatan penghitungan tagihan, danpemasukan data ke pusat data. Meskipun kesesuaianstandar kualitas membutuhkan analisis atas pekerjaansecara kontinu dan dalam jangka lebih panjang, namunpenggunaan standar ini akan lebih efektif dalam jangkapanjang;Standar Deskriptif. Seperti standar kualitas, standar initidak ditentukan melalui pengukuran kerja. Standar inidigunakan untuk mengetahui karakteristikpenerimaan secara deskriptif dari area atau objek padaperkantoran. Sebagai contoh, standar deskriptifdigunakan untuk menentukan jumlah ruanganperkantoran yang sesuai bagi kategori karyawan yangberbeda-Misalnya, Direktur diberikan ruangan yanglebih besar daripada karyawan biasa. Beberapaperusahaan juga menggunakan standar deskriptifuntuk mengetahui ukuran dan tipe area kerja atau mejadari beberapa kategori pekerjaan yang diberikan.Standar ini juga digunakan dalam membeliperlengkapan perkantoran, peralatan, dan barang yangmempunyai dampak terhadap lingkungan pekerjaan.


E. TEKNIK PENINGKATAN KINERJAProduktivitas perkantoran dapat ditingkatkan denganmeningkatkan output dari karyawan perkantoran. Tingkatefektivitas penggunaan teknologi perkantoran, efisiensiproses kerja, dan kenyamanan lingkungan tempat merekabekerja secara langsung atau tidak langsung akanmempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikantugas yang dibebankan.Desain Kerja. Desain kerja secara jelas mempengaruhikepuasan karyawan atas kerja mereka dan tingkatproduktivitas yang mereka raih dalam menjalankan fungsikerja mereka. Karyawan umumnya menginginkanpekerjaan dengan karakteristik bervariasnya tugas yangdibebankan maupun derajat otonomi yang diberikan.Selanjutnya, mereka juga menginginkan untuk dapatmengetahui kinerja atas pekerjaan yang telah merekalakukan dan menerima kompensasi yang sesuai dengankinerja kerja mereka. Mendesain pekerjaan dengankarakteristik di atas akan berdampak positif bagiproduktivitas karyawan. Beberapa pendekatan yangterkait dengan pekerjaan akan sukses membantukaryawan meningkatkan produktivitasnya. Berikut iniadalah gabungan beberapa teknik yang dapatmeningkatkan kinerja pegawai yang disarikan daripendapat Gomez-Mejia, dkk (2004), Quible (2001), danRobbins (2003), yaitu:

1. Pembagian Kerja. Dewasa ini semakin banyakperusahaan yang menggunakan teknik ini untukmeningkatkan produktivitasnya. Pembagian kerja


8adalah teknik di mana dua orang berbagi pekerjaanyang pada dasarnya merupakan satu pekerjaan secarautuh. Gaji tiap orang dan keuntungan lain dibagiberdasarkan jumlah kontribusi tiap orang padapekerjaan yang dimaksud. Pembagian kerja khususnyasangat menarik bagi individu yang ingin atau haruskerja tapi juga memiliki tanggung jawab rumah tanggayang penting, seperti merawal anak atau orang tua.Teknik ini terutama diminati oleh pegawai yang telahberumur karena mereka akan dapat membagipekerjaannya dengan yang lain mengingatkemampuannva yang semakin menurun.Teknik ini menghasilkan beberapa keuntungan, sepertimengurangi ketidakhadiran kerja karena karyawandapat terus bekerja meskipun situasi kurangmemungkinkan dibandingkan mereka bekerja secarafull-time. Juga terdapat fakta bahwa kombinasi outpuldari dua individu yang membagi satu pekerjaanmelebihi output yang diharapkan dari satu orangpekerja penuh. Ketika bekerja setengah hari, karyawandapat mencapai tingkal produktivitas yang tinggikarena mereka tidak mengalami keletihan yangdialami oleh mereka yang bekerja satu hari penuh.Teknik ini juga memiliki beberapa kekurangan, sepertijumlah pekerjaan paperwork dan laporan kehadiranakan meningkat. Masalah paling signifikan adalahpembagian di antara dua pegawai terhadap fasilitasatau layanan yang dapat mereka terima, misalnyaasuransi kesehatan, kendaraan jemputan, dan Iain-lain.Apabila semua pegawai ditanggung oleh perusahaan(karena diharuskan oleh Undang-undang


Ketenagakerjaan), tentunya teknik ini akanmembutuhkan banyak biaya. Untuk mencapai biayayang sesuai, pegawai mungkin harus membayarsebagian biaya yang dimaksud. Kerugian yang lainadalah koordinasi pekerjaan yang dilakukan tiappegawai akan menciptakan masalah baru jika tidakdiatur dengan baik.

2. Penyederhanaan Kerja. Aspek lain dari desain kerjayang memiliki dampak positif terhadap usahapeningkatan produktivitas adalah penyederhanaankerja. Teknik ini menghilangkan tugas yangmembosankan dan berulang maupun proses kerja yangtidak memberikan nilai tambah bagi pekerjaan yangdibebankan. Saat ini, banyak tersedia teknologiperkantoran yang mampu melakukan tugas yangberulang dan membosankan yang dulu dilakukankaryawan secara manual. Misalnya, perusahaanmempunyai pelanggan lebih dari 1 juta orang (sepertiTelkomsel, PT BNI, PT PLN, dan Iain-lain), sehinggapekerjaan memasukkan surat tagihan ke dalam amploptentunya membutuhkan ribuan orang; namun denganpaper pushers surat tagihan kepada pelanggan akandapat dimasukkan ke dalam amplop secara otomatisbeserta alamatnya yang dituju dengan tepat (Cullen,2002).

3. Rotasi Kerja. Penggunaan rotasi kerja sebagai teknikuntuk meningkatkan produktivitas akanmemungkinkan pegawai berrukar pekerjaan dengan


0pegawai yang lain selama periode waktu tertentu.Teknik ini akan memberikan kesempatan bagi pegawaiuntuk selalu mengembangkan diri dan memperluaspengetahuannya akan pekerjaan yang terdapat dikantor. Selain itu, karyawan juga mendapatkankeuntungan dari pelatihan tambahan yang merekaterima. Secara psikologis, rotasi kerja juga memilikidampak positif, yaitu meningkatnya produktivitaspegawai yang menggunakannya sebagai carasementara untuk mengetahui pekerjaan lain.Lazimnya, pegawai yang merasa cocok denganpekerjaan yang pernah mereka lakukan dalamprogram rotasi sering kali melamar untuk posisitersebut, karena mereka telah menyadari akankekuatan dan kelemahannya pada posisi tertentu.Perusahaan juga mendapatkan keuntungan denganmemiliki karyawan yang terlatih dalam beberapakeahlian, sehingga tingkat hubungan antardepartemenyang tinggi akan tercipta karena pengalaman rotasidari karyawan. Selain itu, rotasi pekerjaan jugamembantu unit kerja dalam perusahaan untukmenghindari stagnasi karena pegawai baru cenderungmembawa pandangan yang baru atau berbeda.

4. Peningkatan Kerja. Teknik ini dalam jangka panjangakan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan,karena memungkinkan pegawai mendapatkan tingkattanggung jawab dan kontrol yang lebih besar ataspekerjaan mereka serta memberikan kesempatan untukme-rencanakan pekerjaan yang akan mereka lakukan.Secara garis besar, ini merupakan teknik


pemberdayaan pegawai dengan memberikan lebihbanyak kesempatan kepada mereka untuk mengalamikeberhasilan, pengenalan, dan pengembanganpekerjaan sehingga pegawai merasa lebih tertantanguntuk meningkatkan kinerjanya. Pemberdayaanmemberikan karyawan izin, keahlian, dan tanggungjawab dalam pengambilan keputusan ketikamenjalankan pekerjaannya.Perlu diketahui bahwa peningkatan kerja berbedadengan perluasan pekerjaan. Perluasan pekerjaanmemberikan karyawan tugas kerja yang lebih luastanpa adanya peningkatan kontrol dan tanggung jawabyang diberikan, sedangkan peningkatan kerjamemberikan tugas kerja yang lebih luas denganpeningkatan kontrol dan tanggung jawab. Perluasanpekerjaan hanya memiliki dampak yang kecil dalammeningkatkan produktivitas karyawan. Dalamkenyataannya, perluasan pekerjaan mungkin memilikidampak negatif karena karyawan cenderung menjadibosan dengan tugas kerjanya, yaitu diberikan lebihbanyak tugas dengan karakteristik pekerjaan yangrelatif sama. Peningkatan vertikal, yang sama denganpeningkatan kerja, memberikan karyawan pekerjaandengan tugas kerja yang memiliki karakteristik yangbervariasi. Secara psikologis pendekatan ini memilikilebih banyak dampak yang menguntungkan terhadapproduktivitas karyawan dibandingka-perluasanpekerjaan.

5. Flextime. Konsep ini memungkinkan pegawai memilih


2waktu masuk kerjanya, biasanva dalam periode 2-3jam. Misalnya, pegawai dapat memulai pekerjaannyapaling cepat jani 6 pagi atau paling lambat jam 10 pagi.Meskipun waktu masuk kerja karyawan cukupfleksibel, kebanyakan program membutuhkan semuapegawai untuk bekerja dalam jangka waktu tertentutiap harinya, mungkin dari jam 11 pagi sampai 2 siang.Waktu ini dikenal sebagai waktu utama, dan semuapegawai diharapkan hadir kecuali mereka telahmendapatkan izin absen sebelumnya. Beberapaprogram mengizinkan karyawan mengakumulasikankelebihan jam kerjanya yang dapat digunakan nantiketika mereka perluabsen dari pekerjaan. Semua petunjuk tentang programini harus dikomunikasikan dengan jelas danmenyeluruh ke seluruh karyawan. Beberapaperusahaan juga mempunyai kebijakan untukmembatasi pegawainya untuk ikut serta dalamprogram ini apabila output dibutuhkan oleh pegawailain sebagai input mereka. Kebijakan ini akandiaplikasikan jika produktivitas pekerjaan dapatterganggu karena perbedaan waktu pekerjaan, dankurangnva jumlah karyawan yang dapat bekerja.Beberapa kelebihan teknik ini adalah menurunkantingkat ketidakhadiran; produktivitas akan meningkatkarena karyawan bertanggung jawab atas hari kerjasecara penuh; karyawan mendapatkan kepuasan kerjayang lebih karena flextime membantu merekamemenuh: beberapa kebutuhannya; karyawan tidakmerasa frustrasi ketika akan dan pulang kera karenaperjalanan mereka tidak dipenuhi oleh kemacetan;


karyawan atau pegawai lebih fleksibel dalammenyesuaikan jadwal kerjanya dengan kebutuhanpribadinya (misalnya mengantar anak sekolah);pegawai dapat menggunakan waktunya untukmenjadwalkan diri bertemu dengan dokter, pengacara,akuntan, dan Iain-lain; serta mengurangi tingkatketegangan yang disebabkan oleh tekanan akibatjadwal kerja yang ketat. Sebagai konsep penjadwalanpekerjaan, flextime cenderung bekerja lebih baik padabeberapa tipe pekerjaar. dan tidak semua pekerjaandapat menerapkan program ini.

6. Management by Objectives. Teknik ini dijalankandengan menentukan tujuan bersama yang akan diraihdalam rentang waktu tertentu. Supervisor dan pegawaisecara bersama-sama menentukan strategi dalammencapai tujuan dan kriteria apa yang akan digunakanuntuk mengukur pencapaian tujuan tersebut.Meskipun tidak selalu ikut pada proses penentuantujuan, supervisor harus me-review dan memberikanpersetujuan atas tujuan yang telah dibuat bawahannya.Setiap tiga atau enam bulan, pegawai dan supervisorakan mendiskusikan kesuksesannya dalam mencapaitujuan yang ditentukan sebelumnya. Waktnantaraevaluasi harus cukup lama sehingga pegawai dapatmelihat perkembangannya, tetapi juga cukup singkatagar karyawan tidak kehilangan rujuannya. Jika suksesmencapai tujuan yang telah ditetapkan, mereka dapatmenentukan tujuan baru yang akan dicapai; danapabila terdapat tujuan yang tidak tercapai dalam


4beberapa waktu dapat dilanjutkan pada periodeevaluasi selanjutnya, atau dimodifikasi setelah melihatkinerja karyawan saat ini.Beberapa kelebihannya antara lain adalah memberikankepuasan, sehingga membuat karyawan termotivasiuntuk mencapai rujuannya; membantu karyawanterlibat dalam perusahaan karena mereka percayapekerjaannya penting bagi perusahaan; memberikankaryawan tujuan yang jelas bagi pekerjaannya,sehingga menghilangkan ketidakjelasan dalarr.pelaksanaan kerja; membantu karyawan lebih tertarikpada pekerjaannya karena mereka memilikikesempatan lebih untuk berpartisipasi dalammenentukan tujuan, kesempatan mencapai sertamengetahui kinerjanya yang dibandingkan dengantujuan yang telah dibuat sebelumnya. Beberapakekurangannya antara lain memakan waktu. Beberapasuper mungkin kurang setuju dengan waktu efektifyang dibutuhkan untuk mengaplikasikan program ini,karena diskusi yang terjadi di antara pegawaicenderung memakan waktu yang cukup lama untukmenghasilkan kesepakatan; hasil yang diinginkankadang tidak tercapai karena kurangnya pengawasanatas pekerjaan karyawan; tidak adanya sistempenghargaan yang jelas membuat karyawan kurangmerespons positif teknik ini.

7. Keamanan Kerja. Perasaan takut akan kehilanganpekerjaan karena statusnya sebagai pegawai honoreratau perusahaan sedang mengalami kesulitankeuangan akan menurunkan tingkat produktivitas


pegawai. Meskipun banyak pegawai akan berpendapatbahwa kondisi tersebut di atas akan menjadikanmereka lebih produktif, tidak adanya keamananpekerjaan sering kali menghalangi mereka untukmeningkatkan produktivitasnya karena beranggapansebaik apapun kinerja mereka tetap aja mereka akandiberhentikan. Oleh karena itu, usaha peningkatanproduktivitas relatif kurang sukses apabila karyawanmasih memikirkan dampak peningkatan outputnyadengan kestabilan posisi pekerjaannya. Keamananpekerjaan itu sendiri tidak hanya mempengaruhiproduktivitas karyawan yang lebih besar, namun jugaakan meningkatkan moral dan sikap karyawan.

8. Partisipasi Karyawan. Cara yang efektif lainnya adalahmelibatkan karyawan dalam proses pengambilankeputusan, di mana teknik ini dikenal sebagaimanajemen partisipasi. Dewasa ini terdapat tren dimana karyawan berharap terlibat dalam pengambilankeputusan yang berpengaruh langsung terhadapmereka. Pada beberapa situasi, mereka dapatmemberikan kontribusi yang signifikan karena lebihmengetahui dan lebih paham mengenai beberapaaspek pekerjaan dibandingkan supervisor mereka.Selanjutnya, apabila masukan karyawan didengarkankecil kemungkinan mereka akan melawan kebijakanyang akan ditetapkan dan cenderung lebih bekerjasama. Partisipasi juga memberikan karyawan kontrolyang lebih atas pekerjaannya dan memungkinkanmereka mengekspresikan diri secara lebih kreatif.


6Agar program ini sukses, dua syarat harus terpenuhi.Pertama, manajemen harus mempertimbangkan semuamasukan dan saran yang diberikan oleh bawahannyasebelum mengambil keputusan. Kedua, karyawanharus diyakinkan bahwa masukan mereka bergunabagi manajemen dalam proses pengambilankeputusan. Pada umumnya, karyawan cenderungmenyelesaikan apa yang ingin mereka selesaikan.Partisipasi karyawan sering kali memberikan merekamotivasi untuk menyelesaikan lebih dari yang merekaingin selesaikan. Selain itu, ide, saran, danrekomendasi yang dihasilkan karyawan sering kalimendapatkan kesempatan lebih besar untukdiimplementasikan daripada masukan yang diusulkanmanajemen dengan alasan di atas.

9. Quality Circles. Ini merupakan teknik terbaru yangdapat diaplikasikan oleh perusahaan denganmembentuk kelompok pegawai yang bertemu secarareguler untuk mendiskusikan bagaimanameningkatkan layanan atau proses kerja yangditawarkan oleh Departemen Adminsitrasi (Stevenson,2005). Anggota dari kelompok itu akan bertemu secarateratur untuk mengidentifikasi, menganalisis, danmengembangkan solusi bagi masalah yang terkaitdengan pekerjaan. Pertemuan ini biasanya dilakukanseminggu sekali untuk jangka waktu satu jam.Kesuksesan program ini dipengaruhi sebagian olehcara mengatur dan menjalankan pertemuan tersebut.Sebelum karyawan terlibat dalam kelompok ini,mereka harus memahami secara keseluruhan tujuan,


komposisi, dan keuntungan dari konsep tersebut.

Pemimpin kelompok yang bertanggung jawabmenjalankan pertemuam mingguan, biasanya adalahsupervisor dari unit kerja. Dengan terlebih dulumemiliki sedikit pandangan mengenai masalah yangakan dihadapi, pemimpin kelompok akan dapatmembantu para anggotanya menentukan,menganalisis, dan memecahkan masalah yang terkaitdengan pekerjaan. Selama pertemuan, pemimpin harusmelepaskan dirinya sebagai supervisor unit kerja, yangmemungkinkan mereka berfungsi sebagai anggotakelompok daripada sebagai supervisor. Kebanyakanperusahaan yang menggunakan teknik ini menunjukfasilitator yang bertanggung jawab untuk bekerjadalam lingkaran kualitas dan mengoordinasikanaktivitas yang terkait dengan program ini. Fasilitatorjuga bertanggung jawab memberikan latihan danpengalaman kepada pemimpin kelompok danmempersiapkan materi tertulis untuk digunakandalam meningkatkan keefektifan teknik ini.Beberapa kelebihan dari teknik ini adalah membantukaryawan menjadi lebih produktif; meningkatkankesempatan bagi karyawan untuk tumbuh danberkembang; serta membantu meningkatkan kepuasankaryawan serta meningkatkan komunikasi antaramanajemen dan karyawan. Adapun beberapakekurangannya adalah beberapa kelompok cenderunguntuk mengatasi masalah di luar keahlian anggota danhal ini memperlihatkan kelemahan konsep yang


8ditawarkan; beberapa kelompok yang terbentukkurang mendapatkan dukungan dari manajemenpuncak, meskipun mereka mendapatkan dukungandari bawahannya; beberapa supervisor yangbawahannya berpartisipasi dalam program inimenganggap kekuasaannva berkurang karenakeberadaan kelompok tersebut.

10. Kualitas Masa Kerja. Sebagai proses manajemen,konsep kualitas masa kerja berpengaruh terhadapelemen dari posisi karyawan berikut: kondisi kerja,penghargaan dan keuntungan ekonomi, hubunganperorangan, dan berbagai kontribusi perusahaan. Hasildari teknik kualitas masa kerja adalah peningkatansikap dan moral karyawan, yang akan berdampakpositif terhadap produktivitasnya. Ketika kualitasmasa kerja ditingkatkan, karyawan memiliki perasaanyang positif terhadap pekerjaannya dan perusahaantempat mereka bekerja; sebagai hasilnya, merekabiasanya akan lebih berkeinginan untuk produktif.

Dengan menggunakan teknik kualitas masa kerja,perusahaan dapat meningkatkan keefektifanoperasionalnya dengan banyak cara, termasukmengurangi biaya produksi; meningkatkanproduktivitas karyawan; mengurangi ketidakhadirandan pembolosan; dan meningkatkan kualitas kerja.Perusahaan yang menggunakan teknik ini sering kalimenunjuk komite gabungan manajemen-karyawanyang bertanggung jawab memberikan tujuan pentingprogram. Komite itu juga bertanggung jawab dalam


mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan,untuk mengetahui strategi yang dapat membantumeningkatkan kualitas masa kerja bagi karyawan, danmemberikan evaluasi secara berkala bagi teknik ini.Teknik ini merupakan gabungan dari beberapa teknikyang dibahas sebelumnya.

11. Program Asistensi Karyawan. Salah satu nilai dariprogram asistensi karyawan adalah dampaknyaterhadap produktivitas karyawan. Seperti yangdiungkapkan oleh Prof. Spear (2004) dalam HarvardBusiness Review edisi bulan Mei, salah satu kuncikesuksesan Toyota dalam menghasilkan produk yangberkualitas dan saat ini telah berhasil menggeser Gen-eral Motors sebagai produsen mobil terbesar di duniaadalah efektivitas program asistensi yang diberikankaryawan senior kepada juniornya. Denganmemberikan kesempatan bagi junior untuk langsungbelajar dari kesuksesan seniornya danmengombinasikannya dengar. kondisi yang adasekarang akan memberikan hasil yang positif bagiperusahaan.Program ini juga dapat berupa pemberian konselingbagi karyawan yang memiliki masalah pribadi danberdampak negatif terhadap kualitas kerjanya.Konseling ini biasanva diberikan oleh psikolog yangdisewa oleh perusahaan. Beberapa tipe situasi yangdiberikan asistensi bagi karyawan adalahpenyalahgunaan zat terlarang, gugup yang berlebihan.kecanduan judi, masalah emosional, kesehatan mental,


0masalah perkawinan, dan beberapa masalah lain.Hampir semua masalah pribadi yang menghalangikaryawan bekerja dengan maksimum dapatdimasukkan dalam program. Pada beberapa kasus,masalah utama (seperti masalah perkawinan)mengakibatkan timbulnya masalah kedua (sepertipenyalahgunaan zat terlarang). Beberapa alternatiftersedia dalam memberikan program asistensikaryawan. Pada beberapa perusahaan, semua layananprogram ini diberikan oleh staf internal. Padaperusahaan lain, beberapa layanan diberikan oleh stafinternal dan sebagian lagi oleh pihak eksternalperusahaan.

12. Komunikasi. Teknik efektif yang lain adalahmeningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasiantara manajemen dan karyawan, di mana kritik dansaran merupakan bagian penting dari proses tersebut.Produktivitas karyawan sering kali terhenti akibatmanajemen gagal mengomunikasikan harapannyakepada karyawan. Pada beberapa kasus, manajementidak mambagi informasi dengan karyawan, bahkankadangkala kurang mempedulikan adanya kesadarankaryawan mengenai tingkat produktivitas yangdiharapkan. Saran dan kritikBeberapa kelebihan dari teknik ini adalah membantukaryawan menjadi lebih produktif; meningkatkankesempatan bagi karyawan untuk tumbuh danberkembang; serta membantu meningkatkan kepuasankaryawan serta meningkatkan komunikasi antaramanajemen dan karyawan. Adapun beberapa


kekurangannya adalah beberapa kelompok cenderunguntuk mengatasi masalah di luar keahlian anggota danhal ini memperlihatkan kelemahan konsep yangditawarkan; beberapa kelompok yang terbentukkurang mendapatkan dukungan dari manajemenpuncak, meskipun mereka mendapatkan dukungandari bawahannya; beberapa supervisor yangbawahannya berpartisipasi dalam program inimenganggap kekuasaannva berkurang karenakeberadaan kelompok tersebut.

10. Kualitas Masa Kerja. Sebagai proses manajemen,konsep kualitas masa kerja berpengaruh terhadap elemendari posisi karyawan berikut: kondisi kerja, penghargaandan keuntungan ekonomi, hubungan perorangan, danberbagai kontribusi perusahaan. Hasil dari teknik kualitasmasa kerja adalah peningkatan sikap dan moral karyawan,yang akan berdampak positif terhadap produktivitasnya.Ketika kualitas masa kerja ditingkatkan, karyawanmemiliki perasaan yang positif terhadap pekerjaannya danperusahaan tempat mereka bekerja; sebagai hasilnya,mereka biasanya akan lebih berkeinginan untuk produktif.Dengan menggunakan teknik kualitas masa kerja,perusahaan dapat meningkatkan keefektifanoperasionalnya dengan banyak cara, termasukmengurangi biaya produksL meningkatkan produktivitaskaryawan; mengurangi ketidakhadiran dan pembolosan;dan meningkatkan kualitas kerja. Perusahaan yangmenggunakan teknik ini sering kali menunjuk komitegabungan manajemen-karyawan yang bertanggung jawab


2memberikan tujuan penting program. Komite itu jugabertanggung jawab dalam mengidentifikasi area yangmemerlukan peningkatan, untuk mengetahui strategiyang dapat membantu meningkatkar. kualitas masa kerjabagi karyawan, dan memberikan evaluasi secara berkalabagi teknik ini. Teknik ini merupakan gabungan daribeberapa teknik yang dibahas sebelumnya.

11. Program Asistensi Karyawan. Salah satu nilai dariprogram asistensi karyawan adalahdampaknya terhadap produktivitas karyawan. Sepertiyang diungkapkan oleh Prof. Spear (2004) dalam HarvardBusiness Review edisi bulan Mei, salah satu kuncikesuksesan Toyota dalam menghasilkan produk yangberkualitas dan saat ini telah berhasil menggeser GeneralMotors sebagai produsen mobil terbesar di dunia adalahefektivitas program asistensi yang diberikan karyawansenior kepada juniornya. Dengan memberikankesempatan bagi junior untuk langsung belajar darikesuksesan seniornya dan mengombinasikannya dengankondisi yang ada sekarang akan memberikan hasil yangpositif bagi perusahaan.Program ini juga dapat berupa pemberian konseling bagikaryawan yang memiliki masalah pribadi dan berdampaknegatif terhadap kualitas kerjanya. Konseling ini biasanvadiberikan oleh psikolog yang disewa oleh perusahaan.Beberapa tipe situasi yang diberikan asistensi bagikaryawan adalah penyalahgunaan zat terlarang, gugupyang berlebihan, kecanduan judi, masalah emosional,kesehatan mental, masalah perkawinan, dan beberapamasalah lain. Hampir semua masalah pribadi yang


menghalangi karyawan bekerja dengan maksimum dapatdimasukkan dalam program. Pada beberapa kasus,masalah utama (seperti masalah perkawinan)mengakibatkan timbulnya masalah kedua (sepertipenyalahgunaan zat terlarang). Beberapa alternatiftersedia dalam memberikan program asistensi karyawan.Pada beberapa perusahaan, semua layanan program inidiberikan oleh staf internal. Pada perusahaan lain,beberapa layanan diberikan oleh staf internal dan sebagianlagi oleh pihak eksternal perusahaan.

12. Komunikasi. Teknik efektif yang lain adalahmeningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasiantara manajemen dan karyawan, di mana kritik dan saranmerupakan bagian penting dari proses tersebut.Produktivitas karyawan sering kali terhenti akibatmanajemen gagal mengomunikasikan harapannya kepadakaryawan. Pada beberapa kasus, manajemen tidakmambagi informasi dengan karyawan, bahkan kadangkalakurang mempedulikan adanva kesadaran karyawanmengenai tingkat produktivitas yang diharapkan. Sarandan kritik mempunyai fungsi penting dalammeningkatkan produktivitas, karena akan membantumeningkatkan sikap produktif karyawan, dan bergunamengkoreksi sikap yang dapat mengurangi produktivitasmereka. E-mail yang telah biasa digunakan banyakperusahaan sering kali menjadi alat komunikasi pilihanbagi supervisor dan/atau manajer untuk secara teraturberkomunikasi dengan bawahannya. Saat ini, e-maildigunakan secara luas dan lebih banyak dibaca


4dibandingkan memo yang didistribusikan secara luas.

13. Insentif dan Penghargaan. Sudah menjadipemahaman bersama bahwa meningkatnya insentifmaupun penghargaan yang diberikan kepada pegawaiadministrasi akan meningkatkan produktivitas mereka,karena biasanya insentif yang akan diberikandihubungkan dengan tingkat kinerja yang dapat merekahasilkan. Ada beberapa tipe insentif dan penghargaanyang dapat dikembangkan perusahaan untuk menghargaikinerja karyawan, yaitu baik berdasarkan kinerjakelompok maupun kinerja individu. Dalam perencanaanyang didasarkan pada kinerja kelompok, tiap anggotakelompok akan berbagi insentif atas peningkatanproduktivitas kelompok. Adapun berdasarkan kinerjaindividu, insentif diberikan hanya bagi individu yangdapat meningkatkan produktivitasnya.Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalammenerapkan perencanaan insentif yang akan diberikan(Quible, 2001), yaitu:1. Sistem kompensasi harus mudah dimengerti;2. Insentif harus didistribusikan dengan cepat setelah

tingkat produktivitas karyawan yang telah ditentukansebelumnya tercapai;

3. Insentif harus meningkat sesuai dengan peningkatanproduktivitas yang dicapai;

4. Insentif harus cukup besar untuk memotivasi kinerjakaryawan;

5. Kontinuitas insentif harus dapat dipertahankan gunamenjaga motivasi karyawan administrasi.

Untuk membantu karyawan agar tetap sadar akan


keuntungan peningkatan produktivitasnya, mereka harusmenerima informasi secara berkala tentang programinsentif tersebut, karena kesenjangan informasi akanmengakibatkan kurang tertariknya karyawan padaprogram yang dijalankan. Berikut ini adalah insentif danpenghargaan yang dapat diberikan oleh perusahaan(Sykes, 2001):Secara informal, dengan memberikan penghargaan ataspencapaian prestasi oleh seorang karyawan atau suatu timdalam rapat pegawai mingguan atau menempelkanucapan selamat pada papan pengumuman;Secara khusus, dengan memberikan penghargaan kepadakaryawan teladan bulan ini atau memberikan tiketberlibur gratis ke daerah wisata apabila karyawan tidakpernah absen dalam waktu 1 tahun;Secara formal, dengan mengadakan kontes atau lombamengetik tercepat di departemen administrasi padamomen 17-an atau memberikan training tambahan bagikaryawan yang tingkat produktivitasnya paling tinggi.

14. Menurunkan Stres Karyawan. Karyawan dengantingkat stres yang tinggi kurang bisa memaksimalkanproduktivitasnya. Hal ini mungkin terjadi akibatketidakpuasan hubungan perorangan, kurangnyapenghargaan, ketegangan yang didapat dari pekerjaan,kekhawatiran, kebosanan kerja, isolasi kerja,ketidakamanan kerja, dan kondisi kerja yang tidakdiinginkan. Ada beberapa teknik yang dapat dilakukanoleh Manajer Administrasi untuk mengurangi tingkat stresyang dialami oleh bawahannya (Nelson, 2004), yaitu:


6Pekerjaan yang menarik. Tidak semua pekerjaan kantor ituakan menarik sepanjang waktu. Untuk itu, denganmenawarkan otonomi dan membuat suasana kerja lebihriang akan membantu mereka mengurangi stres yangdidapat;Informasi. Lazimnya pada waktu yang cukup sibuk semuapihak di kantor akan ber-anggapan bahwa semua beritaadalah berita buruk. Untuk itu, hendaknya perusahaandapat menciptakan iklim yang membuat merekamendapatkan informasi secara regular mengenai programperusahaan yang dapat meningkatkan apresiasi mereka tepekerjaannya.

Keterlibatan. Seperti yang telah telah dibahas sebelumnyabahwa dengan meliba karyawan dalam berbagaipengambilan keputusan manajemen dan membe motivasiuntuk mewujudkan keputusan yang dibuat akanmengurangi tingkat karyawan;Independen. Setiap manusia cenderung resisten terhadappengawasan yang terlalu dari pihak manajemen. Untukitu, dengan memberikan otonomi atas pelaksar pekerjaanyang mereka lakukan juga dapat mengurangi tingkat stres.Meningkatkan penghargaan. Dengan memberikanpenghargaan secara terbuka karyawan yang berprestasiakan meningkatkan tantangan mereka untuk mel,pekerjaannya dengan baik tanpa merasa terbebani untukmelakukannya.Ketika karyawan mengalami beberapa tingkat stres mentaldan emosional, mungkin memerlukan bantuanprofesional, seperti yang terdapat pada program asikaryawan, psikologis, dan psikiatris maupun partner yang


bersikap saling membantu sama lain. Teknik lain dalammengurangi stres mental dan emosional adalah penggdeskripsi pekerjaan yang akurat, sehingga karyawan sadarakan tugas dan tanggung jaw nya sebelum menerimapekerjaannya. Teknik lainnya lagi adalah dengan memastkeseimbangan lingkungan fisik, termasuk pencahayaan,tempat duduk, dan kont kebisingan. Penjadwalan kerjayang fleksibel dan rotasi kerja juga telah berhasil digunaoleh beberapa perusahaan dalam mengurangi stres padakaryawan. Memberikan karyaw; kesempatan untukmenghadiri program pengurangan stres, seminar, danpertemuan ada teknik lain yang dapat digunakan.Supervisor memainkan peranan yang penting demengidentifikasi bawahan yang mengalami stres mentaldan emosional. Beberapa gejala adalah pengurangankinerja, peningkatan ketidakhadiran, perubahan mood,ketidakmampuan berkonsentrasi. Sebelum menyarankanbawahan untuk menemui yang dapat memberikanbantuan profesional, supervisor harus memiliki bukti bakaryawan memang mengalami stres dan membutuhkanbantuan ahli sebelum semuan bertambah runyam.

15. Manajemen Waktu. Kemampuan individu sebagaimanajer waktu akan sangat menentukaa tingkatproduktivitas yang dihasilkannya. Kunci dari manajemenwaktu yang efektif adalai memperkirakan dengan akuratberapa lama penyelesaian berbagai tugas yang akadilakukan. Untuk tugas rutin, hal ini dengan mudahdilakukan dengan mencatat ju waktu yang diperlukanuntuk menyelesaikan tugas. Dengan mencatat waktu


8penyele tugas beberapa kali dan menghitung rata-ratahasilnya, penilaian yang realistik d dilakukan. Kunci laindari manajemen waktu yang efektif adalah perencanaanharian matang. Daftar tugas harian harus disiapkan, baikpada akhir hari sebelumnya atau awal hari. Daftar tugasmenentukan tugas mana yang perlu diselesaikan hari itu.Juga term pada daftar adalah prioritas penyelesaian tugas.Pengaturan prioritas "A-B-C" sering digunakan. Tugasdengan prioritas "A" harus diselesaikan hari itu,sedangkan " mendapatkan prioritas paling akhir. Tugasyang tidak terselesaikan pada hari itu ditempatkaa padadaftar hari selanjutnya, bersama dengan prioritas saat ituatau prioritas baru.

Dengan menyadari berapa banyak waktu yangdibutuhkan untuk menyelesaikan tusas. individu dapatmenggunakan daftar tugasnya untuk menjadwalkanpenyelesaian tugai tersebut. Hal ini membantu individualuntuk dengan efektif menyesuaikan dengan dead line,yang akan memiliki dampak positif terhadap sebaik apapengaturan waktunya. Individu tersebut juga akanmengalami stres akibat pekerjaan jika dia sadar akanjumlah waktu yang biasanya diperlukan untukmenyelesaikan tugas.Berikut ini adalah beberapa saran untuk keefektifanmanajemen waktu:1. Selesaikan tugas yang paling sulit lebih dahulu.2. Kembangkan suatu rutinitas harian selama waktu

penyelesaian tugas yang serupa,seperti meneleponatau menjawab koresponden.

3. Delegasikan pekerjaan kepada yang lain apabila dan


manakala memungkinkan.4. Buat kalender yang mengidentifikasikan deadline

/jangka waktu bagi proyek atau tugas utama.5. Sederhanakan aliran kerja.6. Gunakan waktu tunggu atau waktu senggang dengan

efektif.

16. Total Quality Management. TQM merupakan programuntuk peningkatan kualitas pada seluruh proses yangterjadi di dalam perusahaan. Ada 3 kunci keberhasilanyang harus diketahui, yaitu peningkatan kualitasadministrasi secara terus-menerus, keterlibatan semuapihak dalam program peningkatan kualitas administrasiperusahaan, serta kepuasan pelanggan (stakeholders)sebagai tujuan akhir dari program yang dijalankan.Dua hal penting dari TQM, yaitu tim kerja danpemberdayaan, memiliki dampak positif terhadapproduktivitas karyawan. Pemberdayaan karyawan akanmemberikan karyawan hak untuk merekomendasikanperubahan yang dapat berdampak positif terhadap ouputmereka. Setelah manajemen menerima rekomendasiperubahan, karyawan lalu diberikan tanggung jawabuntuk menentukan bagaimana penerapannya. Dalamjangka panjang, karyawan bertanggung jawab dalammenentukan kesuksesan rekomendasi tersebut danmenyesuaikannya guna memastikan kesuksesan yangakan dicapai. Dengan pemberdayaan karyawan, yangtidak mempunyai implikasi pada jenjang karier secaralangsung, mereka dapat memastikan kesuksesanrekomendasinya yang mereka terapkan. Karena tidak


0perlu memikirkan lebih detail mengenai aktivitasadministrasi sehari-hari, manajemen dapatmengalokasikan waktunya untuk fokus ke pengembanganadministrasi pada masa yang akan datang.

F. IMPLIKASI PADA MANAJER ADMINISTRASIPERKANTORAN

Jumlah tanggung jawab yang dimiliki manajeradministrasi perkantoran untuk meningkatkanproduktivitas berbeda antara perusahaan yang satudengan yang lain. Beberapa bertanggung jawab hanyauntuk mengoordinasikan usaha peningkatanproduktivitas pada unit mereka. Yang lain mempunyaitanggung jawab pada perusahaan secara luas sebagaibagian dari tugas untuk membantu manajer produksi. Danbeberapa manajer administrasi perkantoran bekerjasebagai koordinator peningkatan produksi dalamperusahaan mereka. Kontribusi manajer administrasiperkantoran pada peningkatan produktivitas perusahaansangatlah nyata. Keakraban mereka dengan teknologi barasangat berpengaruh pada peningkatan produktivitas dankesadaran mereka akan berbagai strategi yang digunakanuntuk mengatur karyawan, memudahkan mereka untukberfungsi secara vital.

Beberapa alternatif tersedia untuk meningkatkanproduktivitas perusahaan, khususnya dalam prosesmengatur karyawan. Mayoritas teknik manajerial yangmembantu meningkatkan produktivitas karyawan sangatekonomis karena tidak membutuhkan biaya yang besar.


Biaya utama adalah pada usaha, waktu, dan tenagapikiran yang dicurahkan. Perusahaan pada dasarnyamengetahui bahwa prioritas utama adalah peningkatanproduktivitas administrasi di kantor.


2PERTANYAAN ULANGAN1. Apakah yang dimaksud dengan produktivitas?2. Apakah arti dari stagnation of productivity di Amerika

Serikat?3. Apakah karakteristik dari program peningkatan

produktivitas yang efektif?4. Mengapa partisipasi karyawan dibutuhkan dalam

pengembangan program peningkatan produktivitas?5. Aktivitas penting apakah yang termasuk fase awal

perencanaan dari program peningkatan

Manajemen Pengawasan Dalam Kantor333

BAB16

MANAJEMENPENGAWASANDALAM KANTOR

A. PENGERTIAN MANAJEMEN PENGAWASAN

Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalahkontrol atau pengawasan (dua istilah itu digunakan ber-gantian dalam bab ini), yang berfungsi membantu me-mastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai ad-ministrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu,fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasibagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut.Tidak dilaksanakannya fungsi ini oleh Manajer Admin-istrasi akan rr.engakibatkan kurang efektifnya proses ad-ministrasi, yang pada gilirannya akan berpengaruh ter-hadap kinerja departemen, divisi maupun stakeholdersyang lain. Perspektif fungsi kontrol perkantoran sebagaibagian dari sebuah sistem ini diajukan oleh Bacal (1999).Pengontrolan rang baik pada suatu departemen tidak akanberdampak optimal bagi organisasi apabila pengawasanpada departemen lainnya tidak dilakukan sebagaimanamestinya. Untuk itulah, —.e'.akukan standardisasipengawasan di setiap bagian, baik yang bersifat kualitatif


maupun kuantitatif, mutlak dilakukan untuk mendapat-kan tingkat kinerja yang diharapkan.

Pendekatan lain diajukan oleh Brown dan Gulycz(2002) yang menyarankan agar organisasi mengontrol ak-tivitasnya dengan menitikberatkan pada pelanggan dankebutuhannya, organisasi dan kompetensi intinya, sertakomitmen pada kualitas layanan, baik terhadap pelangganinterna] maupun eksternal. Diharapkan pengawasan yangberpijak pada Customer Relationship Man-i;-yient (CRM)akan meningkatkan kinerja administrasi suatu organisasidari waktu ke waktu, yang dapat mengantisipasi kebu-tuhan organisasi pada masa yang akan datang.

Selain pengawasan internal yang dapat dikembangkansecara internal, banyak juga organisasi ang mengontrolkinerja pegawai maupun seluruh bagian organisasidengan menggunakan sfandar yang disusun lembagaprofesi atau asosiasi yang mewadahinya, baik di tingkatregional, nasional maupun internasional. Pemberianakreditasi bagi sebuah lembaga pendidikan tr-Lggi olehDirektorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pen-didikan Nasional, merupakan npaya pemerintah untukmengontrol kualitas pendidikan yang diselenggarakanoleh masing-tnasing lembaga penyedia jasa pendidikan.Lembaga-lembaga tersebut harus melakukan kontrol,terutama terhadap kriteria yang menjadi dasar penilaian.Bagi organisasi yang memasarkan produknya (barangatau jasa) ke pasar internasional, Sertifikasi ISO 9000 (In-ternational Organization for Standardization) merupakansyarat mutlak untuk dapat dipasarkan di Negara yang


iituju, di samping beberapa sertifikasi yang lain, sepertiISO 14001, eco-labelling, maupun sertifikasi halal bagiproduk yang ditawarkan ke konsumen muslim. Tugasutama sertifikasi ini adalah mengontrol kualitas sistemdan prosedur di suatu organisasi dengan mengembangkanquality assurance yang dapat terjamin akuntabilitasnya.Manajer Administrasi harus familier dengan berbagaimacam sertifikasi yang dimaksud untuk membantutercapainya tujuan organisasi dan terimplementasikannyaprinsip-prinsip manajemen kualitas di dalam organisasi.

PROSES PENGAWASAN

1. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu,karena kondisi persaingan usaha yang in tinggimenuntut organisasi untuk setiap saat mengawasikinerjanya;

2. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi or-ganisasi dengan menghilangkan pekerjaan yangtidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alatatau bahan;

3. Menilai derajat pencapaian rencana kerja denganhasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai se-bagai dasar pemberian kompensasi bagi seorangpegawai;

4. Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atauprogram yang dijalankan;

5. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organ-isasi agar tercapai.


B. MANFAAT PENGAWASANBeberapa manfaat kontrol administrasi kantor menurutQuible (2001) antara lain:

1. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akandiperoleh organisasi;2. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivi-

tas karena kesadaran akan kualites I dan kuantitasoutput yang dibutuhkan;

3. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atauaktivitas yang objektif bagi organisasi

4. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencanatidak sesuai dengan hasil aktuai I yang dicapai, danmemfasilitasi pemodifikasiannya;

5. Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau dead-line yang ditetapkan.

C. UNSUR PENGAWASANMenurut Quible (2001), proses pengawasan akan ku-rang optimal jika unsur-unsur di bawah ini di-hilangkan:

1. Faktor-faktor yang diawasi. Sebelum pengawasandilakukan seyogyanya stakeholders intend I diberi-kan pemahaman tentang faktor-faktor apa sajayang akan diawasi. Tentu saja. 1 pengawasan ter-hadap faktor yang tidak terlalu penting akanmengakibatkan waktu dan tenaga terbuang secarasia-sia. Misalnya, pada departemen administrasipenjualan. penyelesaian order penjualan merupa-kan faktor penting yang perlu diawasi guna men-


gukjr I keefektifan dari fungsi pengolahan datapenjualan yang dilakukan.

2. Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi pa-rameter yang kurang jelas mengenai hasil yang di-inginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukanmembuat pengawasan tidak akar berjalan denganefektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak(termasuk pihak yang akan diawasi) mutlak di-perlukan, bila perlu organisasi dapat mengundangkonsultan unrji I menentukan alat ukur yang akandigunakan.

3. Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasilyang diinginkan dibandingkan, hasil aktual harusdiukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini jugamenjelaskan output kuantitas. Dalam organisasiyang menerapkan konsep TQM, pengukuran lebihditekankan pada seberapa baik pelanggan dilayanioleh organisasi. Selain itu, hasil dari aktivitas yangakar dilakukan dikuantifikasikan, misalnyapendistribusian surat edaran dari pihak mana-jer.akan terlaksana maksimal 1 hari setelahditandatangani, atau order pembelian akan di-penuhi dengan time limit 3 hari setelah order dil-akukan.

4. Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktuaikurang dari hasil yang diharapkan, perlu dil-akukan tindakan koreksi untuk memperkecil gapyang terjadi dengan mengimplementasikan halyang dianggap perlu. Misalnya, dalam pemenuhan

Manajemen Pengawasan Dalam Kantor338order pembelian vari akan terealisasi maksimal 3hari setelah order dilakukan tetapi ketika sudahwaktunya belum tercapai, ternyata fasilitas komu-nikasi antara divisi administrasi penjualan den-ngan gudang tidak difasilitasi dengan alat komu-nikasi yang memadai, sehingga perlu ditunjangdengan alat komunikasi yang representatif.

D. PROSES YANG DILAKUKANBerdasarkan pendapat Cascio (2003), ada 3 proses yangharus dilakukan dalam mengontra pekerjaan admin-istrasi kantor:

1. Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi.Hal ini akan membantu pegawai untuk mengetahuitingkat kinerja yang diharapkan terhadap merekadan secara efektif dapat mencapainya. Manajerdapat melakukannya dengan melakukan hal-halberikut: Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian

yang berbeda, tempat maupun buda.; menun-jukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkandapat meningkatkan kinerja pegawai; (Matsui,Kakuyama, dan Onglatco, 1987). Peningkatanini diperoleh karena pegawai cenderung mem-berikan perhatian lebih dan mendorong merekauntuk mencapainya jika tujuan atau target yangharus dicapai dijelaskan secara detail (Tubbs,1986), seperti peningkatan kepuasan pelanggansebesar 10% dalam setahun atau penguranganbiaya telepon sebesar 15% dalam setahun.


Standar Ukuran, merupakan syarat mutlak agarpegawai dapat mencapai kinerja yang diharap-kan apabila alat ukurnya ditetapkan secara ob-jektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetap-kan sedetail mungkin sehingga pengukuranyang objektif dapat dilakukan. Misalnya, tujuanorganisasi "menjadikan organisasi lebih baik"sangat sulit untuk diukur. Menurut Leonarddan Hilgert (2004), terdapat dua standar yangdapat digunakan oleh organisasi:1. Standar terukur, merupakan standar kerja

yang dapat diidentifikasi dan diukurdengan mudah. Misalnya, teller di sebuahbank ditargetkan untuk melayani 20 orangdalam menyelesaikan transaksi (penarikan,penyimpanan, maupun pem-bayaran), se-hingga rata-rata nasabah dapat dilayaniselama 3 menit.

2. Standar tak terukur, merupakan standar kerjayang sulit untuk dikuantifikasikan dan bi-asanya berhubungan dengan karakteristikhubungan manusia, seperti sikap terhadappelanggan, tingkat moral yang tinggi, dantingkat kepuasan terhadap pelayanan ad-ministrasi di kantor.

Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolanadministrasi kantor. Hendaknya pengukuranini dilakukan secara reguler, bisa per kuartalmaupun semester, untuk menjamin tercapainyatujuan secara konsisten. Apabila penetapan


tujuan maupun ukuran telah dilakukan denganbaik, namun proses pengukuran kinerja tidakdilakukan sebagaimana mestinya, maka akanmenyebabkan keseluruhan proses pengontrolantidak berjalan sebagaimana mestinya.2. Menfasilitasi kinerja yang hendak dicapai.

Apabila proses pertama telah dilakukan,Manajer Administrasi hendaknya mem-berikan feedback kepada pegawai mengenaiapa yang harus dilakukan untuk mening-katkan kinerja mereka sesuai dengan targetyang ditetapkan. Pemberian umpan balikini hendaknya diiringi dengan pemberianfasilitas yang memadai bagi karyawan un-tuk mencapainya. Beberapa hal yang dapatdilakukan antara lain:o Mengurangi hambatan yang ada, misalnya

peralatan kantor yang ada sudah out ofdate (penggunaan komputer dengan ke-cepatan processor 486 MHz, sedangkanaplikasi yang dijalankan menuntutpenggunaan processor di atas 2 GHz);kurang efisiennya desain tempat kerja,atau bisa juga disebabkan kurang efek-tifnya desain kerja. Untuk itulah, hen-daknya Manajer Administrasi senantiasamendengarkan pendapat atau keluhandari bawahan guna mengurangi ham-batan dalam mencapai tujuan.

o Menyediakan sumber daya yang memadaiuntuk penyelesaian kerja, misalnya sumber


daya modal, bahan, maupun manusia.Meskipun hambatan telah dikurangi olehManajer Administrasi, namun sumberdaya yang dapat digunakan sangatterbatas (jumlah pegawai yang dibutuh-kan untuk penyelesaian suatu pekerjaanseharusnya 5 orang, namun hanya terse-dia 3 orang), maka tujuan mustahil akantercapai.

o Memberikan perhatian penuh dalamperekrutan pegawai, hal ini didasari bahwatujuan hendaknya dicapai pada saat yangtepat, tempat yang sesuai, dan orangyang tepat. Kualifikasi pegawai yangdibutuhkan tidak boleh lebih dan tidakboleh kurang, misalnya pegawai yangdirekrut untuk bagian duplikasi (fotokopi) adalah seorang sarjana informatikaatau pembuatan sistem administrasimerekrut pegawai yang baru lulus darisekolah kejuruan. Hendaknya perekru-tan juga tidak hanya mendasarkan padastrata pendidikan yang dimiliki pelamar,namun faktor lain juga perlu dipertim-bangkan, seperti pengalaman kerja,kompetensi yang dimiliki, dan se-terusnya.

3. Memotivasi pegawai, yang harus dil-akukan oleh Manajer Administrasi agarpegawai senantiasa tertantang untuk


mencapai target yang ditetapkan dansecara konsisten serta persisten men-capainya. Beberapa hal yang dapat dil-akukan adalah:o Memberikan imbalan yang dihargai oleh

pegawai, pemberian ini harusdidiskusikan terlebih dahulu denganpegawai mengenai hal apa yangpenting buat mereka, apa-kaj-peningkatan gaji, fasilitas, cuti,pengakuan, dan Iain-lain. Hasil sur-vei ini akan dijadik^r bahan penen-tuan sistem imbalan bagi pegawai,dan imbalan tersebut dapat menyerarkeinginan dari para pegawai;

o Memberikan imbalan secara tepat dalam haljumlah dan waktunya, apabila pegawaimemenurx target yang ditetapkan, or-ganisasi harus memberikannya secaratepat sesuai dengan yang dituangkandalam peraturan. Hal ini sangat pentinguntuk menjaga kredibilitas organisasi dimata pegawai dan memberikan motivasibagi pegawai untuk selalu mencapaitarget yang telah ditetapkan;

o Memberikan imbalan secara adil, hal inipenting dilakukan untuk menjagaketidakpuasan dari masing-masingpihak. Apabila pencapaian kerja dil-akukan secara berkelompok, hendaknyaManajer Administrasi juga mendapatkan


input dari masing-masing anggota ke-lompok mengenai kinerjanya. Masukanini dapat dijadikan dasar pemberianimbalan yang adil bagi setiap anggotakelompok kerja yang dimaksud.

Fungsi pengawasan biasanya diaso-siasikan negatif oleh anggota organisasi,karena pada dasarnya manusia tidaksuka diawasi. Fungsi ini juga dapatmempengaruhi hubungan denganpegawai yang bersangkutan jikaterpaksa dilakukan langkah pembinaanatau pembenahan dari kondisi kerjayang sekarang. Untuk itu, demitercapainya tujuan organisasi, hen-daknya staf yang bertugas melakukanfungsi ini mempunyai sikap empati dankooperatif dengan departemen yanglain.

E. PENGAWASHal utama yang menjadi dasar dalam pemilihanseorang pengawas adalah mempu kesempatan yangcukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periodewakt tertentu Beberapa orang yang, dapat dijadikanpengawas menuxut Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardy(2003) adalah:

1. Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih ban-yak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung


anakbuahnya. Hal inilah yang mendasari kontrol darisupervisor banyak dirajj pada setiap organisasi(Becker dan Klimoski, 1989).

2. Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak se-tiap saat atasan dapat memonitor kinerja anakbuahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerjaseorang pegawai adalah ten sekerjanya, terlebihmereka tergabung dalam sebuah tim kerja. Hen-daknya penilaian atau kontrol oleh teman kerjabukanlah secara umum, namun hal khusus yangberkaitan der.pi kesediaan yang bersangkutan untukmembantu yang lain (McEvoy dan Buller, 1987).Fungi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasimemberikan kesempatan kepada penilai untukmemberikan umpan balik yang bersifat positif dannegatif, mengumpulkan pendars anggota yang lain,dan berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan,sehingga efektif pengawasan akan meningkat(Druskat dan Wolff, 1999).

3. Bawahan, merupakan salah satu umpan balik da-lam proses pengawasan yang sangat rai Banyakstudi yang menemukan bahwa pengawasan yangdiberikan oleh bawahl berdampak positif terhadapkinerja atasan (Atwater, Waldman, Atwater, danCartier (200 misalnya mengenai efektivitas merekaberkomunikasi dengan bawahan maupun dengankepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akanmempengaruhi kinerja pegawai adminsitrasi. Un-tuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahanperlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.


4. Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untukperbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawaidan bisa mengurangi sikap defensif mereka dalamproses pengawasan. Kontrol terhadap diri sendiri inijuga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalampengembangan dirinya (Yu dan Murphy, 1993).

5. Pelanggan, yang cukup penting dalam prosespengawasan bagi pegawai administrasi yang berhub-ungan langsung dengan pelanggan atau konsumensuatu organisasi atau perusahaan. Pengawasan yangdilakukan pelanggan akan menunjukkan seberapapuas mereka terhadap layanan yang diberikan, teru-tama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akanme-ningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa mem-iliki terhadap organisasi atau perusahaan tersebut (Ul-rich, 1989).

6. Komputer, merupakan salah satu pengawas terbarupada administrasi perkantoran. Menurut Glover(2002), lebih dari 80% perusahaan di A.S. memonitorpenggunaan Internet dan email pekerjanya yangmenggunakan komputer perusahaan. Hal ini didasariadanya kenyataan bahwa penggunaan Internet untukkeperluan pribadi lebih kurang 6 jam dalam seminggu.Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrolpenyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalampenyelesaian transaksi yang menggunakan sistemterintegrasi (Nebeker dan Tatum, 1993), yang mem-buat Manajer Administrasi bisa menganalisis ke-macetan penanganan pelanggan terjadi pada bagianatau pegawai mana, sehingga penanganan bisa cepat


dilakukan.7. Umpan-balik 360 derajat, semakin populer dipakai di

A.S. di mana sepertiga organisasi atau perusahaanmemakainya. Ada beberapa alasan bagi popularitaspenggunaan pengawasan dari seluruh sisi ini (Wald-man dan Atwater, 1993), yaitu penggunaan kontroldari dimensi yang berbeda dapat menangkap kom-pleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasanakan semakin kuat apabila semua pihak menyatakanhal yang sama dan yang bersangkutan akan lebihmenyadari kondisi kinerjanya sekarang, dan se-bagainya.

G. PENGAWASAN KUALITAS

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukanpengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efek-tivitas sebuah aktivitas kerja di kantor pada rentangwaktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuranyang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yangakurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasiatas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrolkuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi kompo-nen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkandapat tercapai.

Teknik Pengawasan KualitasBeberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalammelakukan pengawasan kualitas (Leonard dan Hilgert(2004) adalah:1. Inspeksi Total, berupa pengecekan menyeluruh ter-


hadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukanoleh pegawai dan menjelaskan apakah standarkualitas minimum sudah tercapai, dan bila belum,bagaimana memperbaikinya. Misalnya, denganmelakukan pengecekan ulang terhadap hasil pen-getikan suatu proposal apakah sesuai dengan kai-dah EYD atau penghitungan ulang terhadap tagi-han yang akan dikirimkan ke pelanggan. Namunteknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalusering, apalagi tanpa alasan yang kuat; karenapegawai akan merasa terlalu diawasi sehinggamembuat suasana kerja tidak kondusif;

2. Pengecekan pada Area Tertentu, dilakukan melaluipengecekan kinerja pegawai di suatu departmenatau divisi tertentu, seperti departemen keuangan,yang dilakukan secara periodik. Penggunaankomponen statistik akan menambah validitas datayang diperoleh dalam fungsi pengawasan;

3. Pengontrolan Kualitas dengan Statistik. Apabila in-speksi total belum diperlukan dar pengecekanpada divisi tertentu tidak terlalu akurat, ManajerAdministrasi dapat mene-gunakan teknik inidengan memakai data yang berbasis sampel yangdipilih untuk menjamin validitas dan reliabilitashasil pengukuran;

4. Kesalahan Nihil, merupakan teknik preventif ter-hadap potensi kesalahan yang dilakukar. olehpegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya.Hal ini juga dapat memotivai; pegawai untukselalu bebas dari kesalahan. Ketika teknik ini dit-

Manajemen Pengawasan Dalam Kantor348erapkan, mereka seyogyanva diberikan imbalanyang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dil-akukan dan peningkatar. kinerja yang telah dil-akukan.

Total Quality ManagementProgram ini diimplementasikan untuk menjamintercapainya kualitas manajemen di organisasi.Menurut Quible (2001), TQM sangat perlu dilakukandalam administrasi perkantoran vangj berpijak pada:

1. Kepuasan pelanggan. Hal ini dianggap penting ka-rena pelanggan yang puas akan menjadi pelangganyang loyal dan meningkatkan pendapatan bagiperusahaan. Sebagian besar penelitian menemukanbahwa pelanggan yang loyal kepada sebuah or-ganisasi biasanyj hanya ±20% dari populasipelanggan, namun mereka menyumbangkan labaterhadaj perusahaan atau organisasi sebesar + 60hingga 80%. Untuk itulah, hendaknya kepuaia*pelanggan menjadi orientasi utama bagi sebuahorganisasi (Brown dan Gulycz, 2002

2. Pengukuran statistik yang akurat. Setelah standarditetapkan oleh organisasi dan dm sosialisasikan keseluruh bagian, keakuratan pengukuran hasil kerjamutlak diperliLv=m guna menghasilkan kepu-tusan yang tepat berdasarkan data statistik kinerjayang dilakukaa pegawai. Kesalahan pengukuranakan mengakibatkan pengambilan keputusan yangsaak dan akan merugikan organisasi;

3. Perbaikan secara terus-menerus terhadap produk mau-


pun layanan yang diberikan. Hal ini perkJ diper-hatikan karena perbaikan terhadap produk ataujasa yang dianggap kurang baik asm dilakukansecara kontinu lambat laun akan meningkatkankualitas manajemen dan membuat puas seluruhstakeholders;

4. Bentuk hubungan baru dengan pegawai. Mening-katnya kebutuhan akan tim kerja daj pem-berdayaan pegawai merupakan bentuk hubunganbaru yang dihasilkan dan diimplementasikannyaProgram TQM.

H. PENGAWASAN KUANTITAS

Standar KuantitasUntuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasimulai dengan mengumpulkan data aktifitas admin-istrasi di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapanstandar kuantitas. Pengukukuran ini didesain untukmendefinisikan dan menggambarkan apa yang di-harapkan dari pelaks;--iar. sebuah kerja, baik daripegawai maupun dari pihak organisasi. Seperti bi-asanya, dari waktu ke waktu volume pekerjaan ber-fluktuasi. Ketersediaan data yang terukur akan men-jadi informasi yang berguna bagi pengelolaan kerjaadministrasi, terutama bagi pekerjaan yang berfluk-tuasi

Mengontrol FluktuasiUntuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, be-


berapa tindakan yang dapat dilakukan ((Quible, 2001dan Odgers, 2005) antara lain:1. Overtime, banyak perusahaan yang menambah jam

kerja (lembur) untuk menyelesaikan suatu peker-jaan dengan deadline yang terbatas atau karenavolume pekerjaan yang menumpuk. Misalnya,banyak pekerjaan di organisasi atau bank akanmeningkat volumenya menjelang akhir tahun(tutup buku), karena adanya keharusan untukmempertanggung-jawabkan kinerjanya kepadastakeholders. Walaupun hal ini dapat diantisipasidengan menyusun laporan secara periodik, namunfenomena ini tidak bisa dihindari. Untuk itu, Ma-najer Administrasi harus menyadari adanya po-tensi penurunan produktivitas jika terdapatpenambahan jam kerja bagi pegawai karena rasalelah yang menyertainya. Temporary help. Jikapenambahan jam kerja kurang memadai atau ku-rang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporerdalam menghadapi peak season dapat dilakukan.Dapat dibayangkan jika Matahari DepartmentStore menghadapi musim lebaran atau liburanakan dibanjiri konsumen yang berbelanja. Solusiyang paling tepat adalah dengan mengangkattenaga temporer dengan durasi kerja sepanjangpeak season yang diperkirakan akan terjadi.

Part-timer help. Jika fluktuasi terjadi secara reguler,menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dil-akukan. Misalnya, pada Ruang Baca FE UNAIR


yang mempunyai jam kerja panjang (07.00-19.00)akan membutuhkan tenaga paruh waktu yangmembantu dalam melayani mahasiswa antarapukul 16.00-19.00.Floating work unit. Beberapa organisasi telahmengembangkan unit kerja yang akan dipakai jikamereka memang diperlukan dalam penyelesaianproyek dengan volume kerja yang tinggi atau timelimit yang terbatas.Cycle billing. Banyak organisasi yang mempunyaijumlah pelanggan yang besarmengim-plementasikan teknik ini untuk mengu-rangi antrian layanan yang akan dilakukan. Misal-nya, pada Bank BNI di loket pembayaran listrikakan dibagi per-kelurahan dengan waktu layanyang berbeda. Kelurahan Airlangga dan Gubeng diSurabaya akan dilayani pada tanggal 1-10 setiapbulannya, dan kelurahan-kelurahan lainnya padatanggal yang lain untuk mengurangi antrianlayanan, mengingat kecenderungan sebagian besarpelanggan PLN akan membayar mendekati deadlinepembayaran yang ditenrukan

I. METODE PENGAWASAN ALTERNATIF

Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan olehManajer Administrasi dalam melaksanakan fungsipengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan kontrol,kepercayaan terhadap sistem kontrol, sikap manajer


dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber jugadata yang digunakan untuk pengawasan. Selain jenispengawasan di atas, Cascio (2003) juga mengajukandua metode pengawasan alternatif, yaitu:

1. Behavior-oriented rating methods, yang merupakanmetode penilaian kinerja yang berorientasi padaperilaku pegawai, dengan membandingkan kinerjakaryawan yang satu dengan yang lain. Ada 4teknik yang dapat digunakan:♦ Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi

terhadap bawahannya mengenai kekuatan,kelemahan, dan potensi dari pegawai yangdinilai. Namun sistem ini reliabilitasnya ku-rang, mengingat setiap penilai mempunyaipenekanan dan subjektivitas tersendiri ter-hadap masing-masing pegawai.

♦ Teknik ranking, dengan menyebutkan pegawaimana yang berkinerja paling bagus, dan se-terusnya. Pemberian ranking ini bisa melibat-kan tim penilai atau dari masing-masing su-pervisor.

♦ Behavioral checklist, yaitu teknik yang menye-diakan daftar perilaku yang berkaitan denganpekerjaan, dan tugas penilai adalah memilihpernyataan mana yang sesuai dengan kondisikerja pegawai. Biasanya teknik inimenggunakan skala Likert untukmendeskripsikan kinerja seorang pegawai, danStockford dan Bissel (1949) menyatakan bahwateknik ini lebih dapat diandalkan dibandingkan


teknik evaluatif (baik buruk). Tabel 9-1 mengi-lustrasikan teknik ini.

Tabel 9-1 Contoh Behavioral Checklist

Teknik skala penilaian secara grafts, yang relatif banyakdigunakan pada organisasi M perusahaan (Landy danRastegary, 1988). Walaupun teknik ini kurang detail,naa mudah digunakan dalam waktu yang singkat.Teknik ini juga mudah untuk dianai secara kuantitatif,dan banyak tim penilai lebih dapat menerima karenareliabilitasj validitasnya relatif teruji (Cascio, 1996).Tabel 9-2 mengilustrasikan teknik ini.

Tabel 9-2. Contoh Skala Penilaian secara Grafis


Behaviorally anchored rating scales (BARS), merupakanvariasi dari teknik sebehia Keuntungan utama dariteknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku maradapat dikategorikan sebagai prestasi kerja yangmemuaskan, sedang-sedang saa, kurang memuaskan.Namun teknik ini membutuhkan usaha yang lebihbanvak afl mengembangkan skala yang dapat diterimaoleh semua pihak. Tabel 9-3 mengilusca teknik ini.

2. Results-oriented rating methods, merupakan metodeyang menitikberatkan pada hasil dari kerja yangdibebankan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang dapatdigunakan, yaitu:♦ Management by objectives, yang didasarkan pada

penetapan tujuan bagi organisasi secara kese-luruhan, bagi masing-masing departemen atau di-visi, maupun masing-masing pegawai. Teknik ini


tidak mengukur perilaku pegawai, namun kontri-busi mereka terhadap organisasi (Campbell, Dun-nette, Lawler dan Weick, 1970). Sebelum menen-tukan tujuan, Manajer Administrasi harusmendiskusikan tujuan umum apa yang akan di-capai untuk periode waktu tertentu (tiap kwartal,semester, atau tahunan). Selanjutnya pembuatanrencana mengenai bagaimana dan kapan tujuantersebut akan tercapai, dan terakhir persetujuanmengenai kapan akan diihulainya upaya tersebut.

♦ Work planning and review, menitikberatkan padaperiodisitas penilaian rencana kerja oleh timpenilai dan bawahan untuk mengidentifikasitujuan yang tercapai, masalah yang harusdipecahkan, dan training yang diperlukan (Meyer,Kay, dan French, 1965).

J. IMPLIKASI PADA MANAJER ADMINISTRASI PER-KANTORAN

Salah satu tanggung jawab Manajer Administrasiperkantoran adalah melakukan pengawasan ter-hadap kualitas dan kuantitas dalam wilayah kerjayang mereka awasi. Pelaksanaan fungsi ini mutlakdiperlukan untuk menjamin kelangsungan aktivitaskerja sesuai dengan yang diharapkan. Penggunaankonsep TQM oleh Manajer Administrasi denganmemfokuskan aktivitas administrasi pada kepuasanpelanggan akan dapat meningkatkan kinerja pela-yanan kantor. Sebagian besar Manajer Administrasi


yang mampu menjalankan fungsi ini dengan baikakan mudah memperoleh kesempatan promosi ketingkat yang lebih tinggi. Perlu dipertimbangkanbahwa ketidakefisienan prosedur operasi danperalatan juga dapat memberikan pengaruh negatifterhadap kinerja pegawai. Manajer Administrasijuga perlu mempertimbangkan umpan balik daripegawai dan merancang prosedur yang sesuaidengan aktivitas kerja yang dimaksud untuk men-gevaluasi kinerja pegawai.


PERTANYAAN ULANGAN

1. Mengapa pengawasan diperlukan dalam situasiperkantoran?

2. Apa saja tujuan pengawasan?3. Apa keuntungan pengimplementasian prosedur

pengawasan?4. Apa yang menjadi dasar evaluasi bagi pengawasan

kualitas dan kuantitas?5. Sebagai teknik pengawasan, apa perbedaan in-

speksi total dengan inspeksi pada area tertentu?6. Langkah apa yang terlibat dalam mengembangkan

program statistik pengawasan kualitas?7. Bagaimana floating work unit membantu perusahaan

mengontrol fluktuasi dalam proses kerja?


PERTANYAAN DISKUSI

1. Organisasi tempat Anda bekerja berencana untukmengembangkan program kontrol terhadap admin-istrasi di kantor. Pada tahap sosialisasi ide terhadapbeberapa pegawai kunci, banyak pegawai kurang an-tusias dan cenderung menentang keberadaan programyang dimaksud. Mereka mengindikasikan bahwamereka tidak memerlukan program ini, dan ada kek-hawatiran bahwa pihak manajemen akan menekanmereka untuk melakukan pekerjaan lebih dari yangtelah mereka lakukan selama ini. Bagaimanakahcaranya untuk mengurangi reaksi negatif dari pegawaiterhadap program di atas? Apakah pihak manajemenperlu menggunakan otoritas yang dimiliki untukmemaksakan pelaksanaan fungsi ini atau persetujuandari pegawai mutlak diperlukan sebelum pelaksa-naannya?

2. Anda merupakan supervisor dari sepuluh pegawai dibagian administrasi kepegawaian, dan tentunya Andamempunyai tanggung jawab penuh atas tingkatproduktivitas mereka. Anda melihat bahwa duapegawai yang dulunya sangat produktif dan selalumenjadi teladan bagi yang lain mempunyai

MANAJEMENlib.stikes-mw.id/wp-content/uploads/2020/06/manajemen... · 2020. 6. 15. · Buku...

Documents

Transcript of MANAJEMENlib.stikes-mw.id/wp-content/uploads/2020/06/manajemen... · 2020. 6. 15. · Buku...