74

BAB 4

PENGUMPULAN, PENGOLAHAN

DAN ANALISA DATA

4.1 Pengumpulan Data

Perhitungan-perhitungan yang dilakukan berdasarkan data-data

sekunder, data-data observasi serta wawancara subjek yang berhubungan

langsung dengan penelitian ini, adapun data-data tersebut adalah informasi

yang berhubungan dengan item UTP-2057019570 atau TOOTH yang

dijadikan subjek atau sampel penelitian, item tersebut diambil karena

memiliki permintaan yang banyak setiap bulannya serta pola permintaan yang

memiliki tingkat keacakan yang cukup tinggi. Data-nya adalah sebagai

berikut:

1. Safety Stock

Berdasarkan kebijakan perusahaan, safety stock level ditetapkan

sebesar 1 kali Average Final Forecast Demand (FFD) 1 tahun ke depan.

Dan safety stock level di tahun 2008 adalah sebesar 3.947 pcs.

75

2. Data Actual Sales tahun 2008

Data ini meliputi jumlah penjualan item TOOTH dalam kurun

waktu 1 tahun di tahun 2008 :

Grafik 4.1 Demand UTP-2057019570/TOOTH tahun 2008

Dari data historik permintaan item TOOTH di atas, dapat diketahui

tingkat keacakan (deviasi) dari permintaan atas item tersebut adalah rata-

rata sebesar 1543 pcs (1542,6 pcs) selama tahun 2008.

3. Data Waktu Tenggang (Lead Time)

Berdasarkan informasi dari narasumber, lead time standar dari item

TOOTH memerlukan waktu 3 bulan, mulai dari analisa berapa yang harus

di pesan sampai item tersebut diterima di gudang, Berikut adalah

gambarannya:

76

Gambar 4.1 Time Fence of Lead Time Order

4. Data Biaya Pembelian (Order cost)

Berdasarkan informasi dari narasumber, Order cost ditentukan

sebesar Rp 800.000 ribu per sekali order untuk item TOOTH, angka

tersebut dihitung mulai dari biaya email, fax, telepon, proses shipment,

custom clearance, tax, hingga forwarder dari sea port ke gudang

perusahaan.

5. Data Biaya Penyimpanan (Holding cost/Carrying cost)

Berdasarkan informasi dari narasumber, Holding cost atau

carrying cost ditentukan berdasarkan bank rate, dimana dalam satu tahun

holding cost atau carrying cost tersebut saat ini ditargetkan sebesar 10%

dari total sales amount dari item TOOTH, harga dari item TOOTH

adalah sebesar RP 70.000 per pcs, sedangkan total penjualannya di tahun

2008 adalah sebesar 45299 pcs sehingga Holding Cost (HC) atau

Carrying Cost (CC) yang ditanggung oleh perusahaan adalah sebesar Rp

317.093.000 (70.000 x 45299 x 10%) atau bila dijadikan per pcs adalah

sebesar Rp 7.000. per pcs

77

6. Frekuensi Pemesanan dalam satu tahun (2008)

Berdasarkan informasi dari narasumber, standar frekuensi

pemesanan sebanyak 12 kali, artinya satu bulan 1 kali pesan untuk

mengcover kebutuhan untuk 3 bulan mendatang. Misalkan, pesanan yang

dilakukan di bulan Januari, maka akan diterima di bulan April.

Gambarannya adalah sebagai berikut:

Gambar 4.2 Order and Delivery Frequency

7. Jumlah Stock awal di tahun 2008

Berdasarkan informasi dari sistem, stock awal di tahun 2008

adalah sebesar 4.787 pcs, stock di awal tahun 2008 adalah sisa stock di

akhir tahun 2007 ditambah dengan pesanan yang datang di awal tahun

2008.

78

8. Sales Plan 2009

Berdasarkan informasi yang didapat dari perusahaan, perusahaan

merencanakan untuk menjual part UTP-2057019570/TOOTH sebanyak

47,770 pcs di tahun 2009, dengan rencana permintaan perbulannya

sebagai berikut (kuantitas dalam pcs):

Tabel 4.1 Sales Plan 2009

4.2 Pengolahan Data

4.2.1 Perhitungan Kebijakan Persediaan Perusahaan

Sebelum melakukan perhitungan persediaan untuk operational

plan 2009, terlebih dahulu melihat gambaran transaksi di tahun 2008,

dan berikut adalah transaksi yang terjadi sepanjang tahun 2008 yang

meliputi jumlah pesanan, persediaan awal. permintaan actual, dan

persediaan akhir di tahun 2008

79

Tabel 4.2 Tabel Transaksi Persediaan tahun 2008 (Kuantitas dalam pcs)

Dengan melihat tabel transaksi di atas, biaya yang dikeluarkan

selama 1 tahun (2008) adalah sebesar Rp.304.015.333,33 Biaya

tersebut adalah hasil dari transaksi pada tahun 2008, dimana frekuensi

pemesanan adalah sebanyak 1 kali dalam sebulan, Sedangkan besar

biaya simpan/gudang yang dikeluarkan adalah sebesar Rp

294.415.333,33. Begitu juga dengan biaya pesan selama tahun 2008

adalah sebesar Rp 9.600.000,00. Untuk mengetahui nilai dari TIC

maka perlu dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

80

Dimana :

TIC = Total Inventory Cost

OC = Order Cost , (OC = Rp 800.000/pesanan)

Order Freq. = Frekuensi Pesanan, (Ord.Freq = 1 kali)

CC = Carrying Cost/Biaya Simpan, (CC = Rp

7000/pcs)

Ave.End.Stock = Rata-rata stock akhir, (AES = 3.505 pcs/bulan)

Hasilnya perhitungannya adalah sebagai berikut :

TIC = (800.000 x 1) + (7.000 x 3505)

TIC = Rp 25.334.611,11

Dengan melihat hasil dari perhitungan di atas, nilai TIC adalah

sebesar Rp 25,334,611,11, nilai ini menunjukan biaya yang

dikeluarkan pada saat terjadinya order dan proses stocking dalam

perusahaan setiap bulannya.

Dari gambaran perhitungan di atas, dapat diketahui nilai dari

Days of Inventory (DOI), dimana end stock pada tahun 2008 adalah

sebesar 6.913 pcs, bila dikonversikan ke dalam nilai DOI, maka dapat

dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

81

Dimana :

DOI = Days Of Inventory

Stock End Year = Balance Stock di akhir tahun 2008

Average Sales YTD = Rata-rata penjualan tahun berjalan (Jan

2008-Des 2008)

Sehingga nilai DOI = 54 hari (1,8 bulan), dimana sisa stock

di tahun 2009 tersebut digunakan untuk menutupi penjualan selama

1,8 bulan.

Proses selanjutnya adalah berdasarkan nilai DOI yang sudah

dihitung, perusahaan menargetkan DOI pada akhir tahun 2009 adalah

sebesar 45 hari (1,5 bulan). Dalam merealisasikan target tersebut,

perusahaan akan mengatur keluar masuknya barang untuk menentukan

sisa stock akhir setiap bulannya (Stock end Month) dengan menjadikan

target DOI sebagai acuannya.

Sudah diketahui sebelumnya, bahwa perusahaan menetapkan

sales plan di tahun 2009 adalah sebesar 47.770 pcs. Pada saat

menentukan pembagian barang masuk perbulannya, perusahaan

82

menggunakan pendekatan dimana dilakukan penurunan bertahap

terhadap nilai DOI per bulannya yang ditentukan secara kasaran,

artinya tidak ada perhitungan untuk menentukan target nilai DOI per

bulannya Setelah nilai DOI per bulannya ditentukan, maka akan

didapatkan nilai Stock End Month yang diinginkan dengan cara

membalikkan rumus yang ada sebagai berikut :

Setelah didapatkan nilai dari stock end month yang diinginkan,

selanjutnya dapat ditentukan jumlah barang yang harus didatangkan

setiap bulannya (incoming parts) dengan rumus sebagai berikut :

Dan berikut adalah hasil perhitungan incoming parts dan stock

end month yang diharapkan pada operational plan tahun 2009 :

83

Tabel 4.3 Operational Plan 2009 (Kuantitas dalam pcs)

Pada akhirnya, akan didapatkan nilai DOI sebesar 1,5 bulan

(45 hari) pada akhir tahun 2009, dengan rencana safety stock sebesar

4188 pcs dan stock end year di akhir tahun sebesar 6.315 pcs. Dengan

kebijakan yang sudah diambil oleh perusahaan, dapat dihitung nilai

TIC- nya sebagai berikut :

TIC = (800.000 x 1) + (7.000 x 6.687)

TIC = Rp 47.609.000,-

84

4.2.2 Proses Simulasi

Metode Simulasi dapat digunakan untuk membantu perusahaan

dalam mengevaluasi kebijakan operational plan-nya, metode simulasi

dapat memberikan gambaran tentang kemungkinan apa yang akan

terjadi di masa yang akan datang, sehingga keputusan yang akan

dibuat menjadi lebih sesuai dengan kondisi sedang yang berjalan

(realistis).

Proses yang dilakukan adalah dengan membuat suatu model

yang menyerupai proses yang berjalan di dalam perusahaan, adapun

proses yang dimodelkan adalah proses transaksi persediaan barang

untuk satu tahun ke depan (operational sales plan 2009).

Sebelum mengarah pada pembuatan model dan proses

simulasi, terlebih dahulu dibentuk sebuah konsep pemikiran utama

dari sistem yang akan dimodelkan, hal ini dapat dituangkan ke dalam

Causal Loop Diagram, dan berikut adalah Causal Loop Diagram dari

sistem yang secara umum berjalan di dalam perusahaan:

85

Gambar 4.3 Causal Loop Diagram

Dari Causal Loop Diagram, menjelaskan bahwa pola atau

transaksi yang berjalan berdasarkan data penjualan tahun sebelumnya

(actual sales), data tersebut dipergunakan perusahaan sebagai data

yang dihitung kembali untuk mendapatkan gambaran mengenai

permintaan yang akan terjadi di periode yang akan datang (sales plan).

Setelah melakukan peramalan, maka proses pemesanan (ordering)

akan dilakukan, proses pemesanan dilakukan untuk memenuhi

permintaan 3 bulan yang akan datang, karena dalam hal ini part UTP-

2057019570/TOOTH mempunyai waktu tenggat selama 3 bulan.

Berikut ini adalah gambaran diagram aliran (flow diagram)

yang dapat dihubungkan dengan causal loop diagram diatas :

86

Gambar 4.4 Flow Diagram

Dari gambar diatas dapat terlihat bahwa naik turunnya level

(stock) dipengaruhi karena adanya pesanan yang datang

(order_received) dan permintaan yang akan datang

(operational_plan), model ini akan menggambarkan berapa nilai

stock end year di tahun 2009 dan berapa tingkat Days of Inventory

(DOI) yang akan dicapai. Sedangkan variabel auxiliary (jan, feb,

mar,,des) adalah jumlah pesanan yang rencananya akan diterima

pada tahun 2009 yang ditentukan dengan metode perhitungan yang

dilakukan perusahaan yaitu metode ABC.

87

Berikut adalah persamaan atau fungsi perhitungan yang

digunakan pada diagram alir di atas :

init stock = stock_end_year

flow stock = -dt*operational_plan

+dt*order_received

aux order_received = summ

aux DOI_plan = stock/(operational_plan/12)

aux summ = Apr+Aug+Dec+Feb+Jan+Jul+Jun+Mar+May+Nov+Oct+Sept

const operational_plan = 47770

Sedangkan untuk menghitung jumlah pesanan yang akan

dilakukan di tahun 2009 menggunakan rumus ABC perusahaan yang

diterjemahkan pada MS Excel, adapun rumusnya sebagai berikut :

=IF(AND(A>=B,B>C,C>0),A/4,IF(AND(C>=B,B>A,A>0),(A+B)/8,

(A+B+C)/12))

88

Dan Berikut adalah hasil perhitungan rencana jumlah pesanan

yang akan datang di tahun 2009 :

Tabel 4.4 Plan Order Received tahun 2009 (kuantitas dalam pcs)

Setelah menghitung jumlah pesanan yang akan datang,

hasilnya dimasukan ke dalam model yang sudah dibuat sebelumnya,

dan berikut adalah hasil simulasi dari model di atas :

89

Gambar 4.5 Hasil Simulasi Tahun 2009

Dari hasil simulasi di atas, (periode awal = 0 dan periode kedua

=1), bila nilai dari pesanan yang akan datang per bulannnya

dimasukkan ke dalam tabel operational plan hasilnya akan terlihat

seperti berikut:

90

Tabel 4.5 Operational Plan Versi Simulasi

Hasil simulasi menggambarkan bahwa dengan rencana pesanan

yang akan datang sebesar 45.864 pcs dan stock awal di tahun 2008

sebesar 6.913 pcs (include SS) akan menutupi kebutuhan operational

plan sebanyak 47.770 pcs di tahun 2009, dan diperkirakan akan

menimbulkan stock akhir sebesar 5.007 pcs. Bila stock akhir tersebut

dikonversikan menjadi nilai DOI, maka nilai DOI adalah sebesar 1,26

bulan (+ 38 hari). Jika dihitung nilai TIC yang diperkirakan timbul di

tahun 2009 adalah sebagai berikut :

TIC = (800.000 x 1) + (7000 x 6.325)

TIC = Rp 45.075.000,-

91

4.2.3 Validasi Model

Proses validasi yang dilakukan adalah mengukur deviasi yang

terjadi pada tahun 2008 dengan cara membandingkan data aktual 2008

dengan hasil simulasi tahun 2008 (berdasarkan data tahun 2007).

Pengukuran deviasi error dilakukan dengan menggunakan metode

pengukuran Absolute Mean Error (AME) sebagai berikut :

AME = (Si Ai) / N , dimana :

Si = Simulasi period ke-i

Ai = Nilai actual period ke-i

N = Interval waktu pengamatan

Dan berikut gambaran yang terjadi di tahun 2008 bila

menggunakan metode simulasi dibandingkan dengan data aktual tahun

2008

92

Tabel 4.6 Perhitungan Absolute Mean Error (AME)

Dengan melihat tabel perhtungan di atas, batas penyimpangan

antara simulasi dengan kenyataan yang dapat diterima secara statistic

adalah 5 10 %, dengan melihat rata-rata (Jan08-Dec08) dari error

yang terhitung adalah sebesar 9,4%, artinya error yang terjadi pada

simulasi yang dilakukan masih dapat diterima batas

penyimpangannya.

93

4.3 Analisis Hasil Perhitungan

Berdasarkan hasil perhitungan di atas, hasilnya dapat dianalisa sebagai

berikut :

4.3.1 Hasil Perhitungan Perusahaan

Pada saat menggunakan perhitungan perusahaan, nilai TIC

menjadi lebih besar dari tahun sebelumnya (2008), hal ini dianggap

wajar, karena adanya peningkatan rencana penjualan dan jumlah safety

stock periode tahun 2009. Hal ini dapat timbul khususnya pada tingkat

persediaan pada saat perusahaan menentukan nilai DOI yang ingin

dicapai terlebih dahulu, baru dilakukan perhitungan dalam

menentukan jumlah stock end year yang diharapkan untuk mencapai

target DOI yang telah ditetapkan (45 hari). Untuk itu perlu adanya

suatu proses yang dapat menggambarkan tingkat persediaan di tahun

2009 untuk mengevaluasi kebijakan perhitungan perusahaan, dan salah

satunya adalah metode simulasi.

94

4.3.2 Hasil Perhitungan Simulasi

Pada saat menggunakan metode simulasi, hasil simulasi

diharapkan dapat menggambarkan kondisi tingkat persediaan yang

akan datang sesuai dengan metode perhitungan operasional di

perusahaan.

Dari hasil simulasi tersebut, dapat terlihat dari segi incoming

parts tidak jauh berbeda hasilnya dengan perhitungan perusahaan,

namun bila dilihat dari segi DOI (1,26 bulan), perusahan seharusnya

dapat lebih menekan target DOI yang diharapkan. Bila dilihat dari segi

stock end year, hasil simulasi menggambarkan bahwa stock yang

dihasilkan di, akhir tahun depan adalah sebesar 5.007 pcs, dimana

hasilnya lebih rendah daripada perhitungan perusahaan (6.315 pcs),

dengan lebih rendahnya nilai stock end year, maka nilai TIC juga

otomatis menjadi lebih rendah daripada hasil perhitungan perusahaan.

Dalam jumlah pemesanan, perusahaan juga tidak perlu memesan

sebanyak 47.172 pcs karena dengan pesanan sebanyak 45.864 pcs

perusahaan sudah dapat memenuhi target operational plan sebanyak

47.770 pcs di tahun 2009.

95

Berikut adalah tabel perbandingan antara perhitungan

perusahaan dengan hasil simulasi yang sudah dilakukan :

Tabel 4.7 Perbandingan Hasil Perhitungan dan Simulasi

No Faktor Perbandingan Perhitungan

Perusahaan

Hasil Simulasi

1 Total Incoming Parts 47.172 pcs 45.864 pcs

2 Stock End Year 6.315 pcs 5.007 pcs

3 Total Inventory Cost Rp 47.609.000 Rp. 45.075.000

4 Days Of Inventory 45 days 38 days

96

4.4 Usulan perhitungan Safety Stock dengan Metode MAD

Metode ini merupakan metode yang lebih sederhana dalam proses

perhitungannya dibandingkan metode yang umum digunakan. Dengan data

plan sales di tahun 2009 maka bisa didapatkan nilai MAD (Mean Absolute

Deviation) sebagai berikut :

4.4.1 Menghitung Demand Plan Rata-Rata (Xbar) tahun 2009

Xbar = (4.187 + 3.408 ++ 4.397 + 4.024)/ 12

= 3.980,83 pcs /month

4.4.2 Menghitung nilai MAD

MAD = |(4.187 3.980)+(3.408 3.980)+ .+(4.024 3.980)| /12

= 257,78 pcs/month

4.4.3 Menghitung Safety Stock

Tingkat pelayanan ditentukan sebesar 99,9 %, sehingga nilai

dari faktor pengaman adalah sebesar 5 (Tabel 2.3 B ab 2).

97

SS = 257,78 x 5 = 1288,9 = 1289 pcs

Berikut adalah hasil operational plan bila menggunakan

tingkat SS sebesar 1289 pcs

Tabel 4.8 Operational Sales Plan 2009 dengan SS metode MAD

Berdasarkan hasil perhitungan pada tabel, terlihat bahwa

dengan perhitungan SS metode MAD, jumlah SS yang harus

disediakan adalah sebesar 1289 pcs untuk tahun 2009 dengan asumsi

harapannya tidak terjadi overstock sebanyak 2.899 pcs (5.007 2.108

= 2.899 pcs) yang disebabkan oleh nilai opening stock di tahun 2009.

Hal ini dapat secara langsung menekan biaya TIC dari segi biaya

penyimpanan barang dan juga dapat menurunkan tingkat DOI hingga

menjadi + 16 hari (0,53 bulan)