51

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Tentang Sekolah Al-Chasanah

3.1.1. Sejarah Sekolah Al-Chasanah

Mulai tahun 1961, keluarga besar Chasanah yang ada di ibukota

Republik Indonesia, Jakarta, telah mempunyai kesadaran dan bercita-cita

ingin berbuat yang berbuat yang bermanfaat dalam. Bidang pendidikan

yang merupakan pilihan untuk dijadikan sarana mencapai manfaat ganda;

sebagai perwujudan dari: pengabdian terhadap Allah Maha Pencipta,

kepatuhan atau ketaatan terhadap orang tua (ibu dan bapak), kecintaan

terhadap masyarakat dan lingkungan, serta kecintaan terhadap Tanah Air,

Bangsa dan Negara Indonesia.

Dimulai dengan mendidik anak-anak dalam keluarga besar sendiri

yang dilaksanakan secara non formal dan berpindah-pindah, cukup

mendorong untuk meningkatkan kegiatan dalam membantu pemerintah di

bidang pendidikan.

Pada saat-saat Pimpinan negara mengumandangkan bahwa agama

merupakan unsur mutlak bagi pembangunan karakter dan Bangsa

Indonesia, Pemda DKI Jakarta pun mempunyai kebijaksanaan mendirikan

Sekolah-sekolah Dasar Islam sebagai Madrasah Teladan.

52

Yayasan Pendidikan Al-Chasanah yang memperoleh kepercayaan

untuk bekerja sama dengan Pemda DKI Jakarta, dalam upacara

penandatanganan Naskah Kerjasama yang diselenggarakan pada tanggal

19 Oktober 1971, telah menerima bantuan sebuah gedung SDI di

kelurahan Tanjung Duren, kecamatan Grogol Petamburan. Mulai tahun

pelajaran 1971/1972, di gedung tersebut terselenggaralah SDI Teladan

AL-CHASANAH pada tanggal 5 maret 1970, SMP didirikan pada bulan

Maret 1977, SMA berdiri pada tanggal 25 Januari 1982, SMK berdiri

pada tahun 1987/1988, dan STMII berdiri pada tahun 2003.

Berkat kesungguhan dan ketekunan para pengurus, beserta para

pendidik dan karyawannya, berturut-turut Yayasan Al-Chasanah berhasil

pula membuka Tman Kanak-kanak, Sekolah Menengah Pertama, Sekolah

Menengah Atas, dan Sekolah Menengah Ekonomi Atas. Semua tingkatan

tersebut mengguanakan nama AL-CHASANAH dan masing-masing

menggunakan gedung tersendiri di lokasi tersebut di atas.

Pengurus Yayasan Pendidikan Al-Chasanah, senantiasa berusaha

mencapai kemajuan dan perkembangan; dibidang fisik sedang

melaksanakan gedung bertingkat, dibidang mental spiritual

mencanangkan Akhlakulkarimah sebagai ciri khas pendidikannya, dan

dibidang kesejahteraan senantiasa meningkatkan imbalan jasa bagi

segenap karyawannya.

Sekolah Menengah Atas (SMA) Yayasan Pendidikan Al-Chasanah

yang terletak di kawasan Jakarta Barat. Pada Sekolah Menengah Atas Al-

Chasanah terdapat 322 siswa dengan jumlah kelas yang ada adalah 10

53

kelas dimana masing-masing terdiri dari kelas X mempunyai 3 kelas,

kelas XI mempunyai 3 kelas serta kelas III mempunyai 4 kelas. Pegawai

yang bekerja pada Sekolah Menengah Atas Al-Chasanah sebanyak 40

orang terdiri dari Guru 36 orang dan pegawai non-guru 4 orang.

ALHAMDULILLAH, semua sekolah tersebut berkembang. Setiap

tahun mengalami kemajuan dan peningkatan. Banyak mendapat

perhatian/kepercayaan masyarakat dan pemerintah, sehingga semua

tingkatan sekolah tersebut berprestasi dan berakreditasi DISAMAKAN.

3.1.2. Tujuan Sekolah Al-Chasanah

Membantu pemerintah dalam bidang pendidikan untuk menciptakan

manusia beragama yang memiliki keseimbangan akhlak, akal, dan amal

dalam rangka membangun masyarakat adil dan makmur serta mendapat

ridho dari pada Tuhan Yang Maha Esa didalam wadah Negara Kesatuan

Republik Indonesia.

3.1.3. Visi dan Misi Sekolah Al-Chasanah

Visi Sekolah yaitu menjadikan SMA Al-Chasanah sebagai sekolah

yang unggul dalam imtaq, iptek dan kedisiplinan dengan bercirikan nilai

akhlakul karimah

Misi Sekolah, diantaranya:

1. Menerima dan menghidupkan amalan yang islam.

2. Menjaga keseimbangan antara imtaq dan iptek.

54

3. Menjalin kerjasama dengan semua pihak yang berkepentingan

memajukan imtaq dan iptek.

4. Menjalin persaudaraan antara guru, siswa, orang tua siswa, karyawan

dan pengurus YP Al-Chasanah.

5. Memasukkan nilai-nilai akhlakulkarimah di setiap kegiatan.

3.1.4. Kegiatan Bisnis Utama

Untuk mencapai tujuan yayasan melakukan usaha-usaha sebagai

berikut:

1. Mendirikan sekolah-sekolah dari mulai tingkat dasar sampai ke

tingkat Perguruan Tinggi atau Universitas.

2. Menyelenggarakan kursus-kursus kejuruan yang bermanfaat bagi

masyarakat pada umumnya.

3. Menjalankan usaha-usaha lain yang memberi manfaat bagi

pemeliharaan dan perkembangan umat manusia.

3.1.5. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran

mengenai kegiatan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Struktur

sekolah ini berguna untuk mengetahui wewenang dan tanggung jawab

setiap bagian di dalam sekolah tersebut:

55

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

(Sumber: SMA Al-Chasanah)

3.1.6. Wewenang dan Tanggungjawab

Setiap bagian dalam sekolah memiliki tugas dan tanggung jawab

masing-masing. Pemberian tugas dan tanggung jawab masing-masing

bagian dalam sekolah yang kurang baik dapat menimbulkan kesulitan dan

menghambat perkembangan sekolah, sehingga sekolah membuat suatu

rangkaian tugas, wewenang dan tanggung jawab agar masing-masing

bagian dapat menjalankan kegiatannya.

Sesuai dengan struktur organisasi, maka di bawah ini diuraikan tugas

dari masing-masing bagian, sebagai berikut:

56

A. Kepala Sekolah

1. Merencanakan RAPBS.

2. Memelihara dan mengemabangkan organisasi dan

manajemen sekolah.

3. Merencanakan dan membina pengembangan potensi kerja

sekolah.

4. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan program kerja

sekolah.

5. Membina dan mengawasi pengelolahan penyesuaian dan

pelaksanaan extrakurikuler.

6. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan dan penerimaan

murid baru.

7. Kebenaran dan kelengkapan data guru, siswa, dan proses

KBM.

8. Kebenaran pelaksanaan akademis.

9. Kebenaran laporan-laporan.

10. Kebenaran penggunaan sarana pendidikan.

B. Wakasek Akademis

1. Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA Al-

Chasanah.

2. Mengawasi bidang yang berada di bawahnya yaitu karyawan

perpustakaan.

3. Mengatur dan mengawasi kurikulum yang berlaku di SMA

Al-Chasanah

57

4. Bertanggungjawab atas sistem pengajaran di SMA Al-

Chasanah, agar tidak menyimpang dari kurikulum yang ada.

5. Mengawasi dan memelihara aset belajar-mengajar di SMA

Al-Chasanah.

C. Wakasek Kesiswaan

1. Mengadakan penerimaan siswa/siswi baru, test seleksi murid

baru, MOS (Masa Orientasi Siswa), serta daftar ulang bagi

siswa/siswi lama.

2. Mengadakan regenerasi pengurus OSIS, dan Latihan Dasar

Kepemimpinan OSIS (LDK).

3. Memperingati hari-hari besar agama Islam dan Nasional.

4. Mengadakan upacara bendera setiap hari senin.

5. Menindak langsung siswa/siswi yang terlambat lebih dari 15

menit.

6. Merekap absensi siswa/siswi setiap akhir pekan.

7. Mengumpulkan rekapitulasi absensi siwa/siswi.

8. Memeriksa buku jurnal kelas setiap akhir pekan.

9. Memeriksa buku kasus siswa/siswi setiap minggu.

10. Mengadakan rapat rutin bulanan dengan pimpinan sekolah,

wali kelas dan guru BP/BK.

11. Mengadakan rapat rutin bulanan dengan pembina OSIS, guru

BP/BK.

12. Mengevaluasi kegiatan extrakurikuler dan OSIS.

13. Menginfentarisir siswa/siswi berbakat dan bermasalah.

58

14. Mengadakan rapat akhir semester.

15. Mengadakan rapat tahunan serta membuat laporan tahunan.

16. Membuat laporan tahunan.

D. Ka. Tata Usaha

1. Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA Al-

Chasanah.

2. Mengatur dan mengawasi bidang yang ada di bawahnya yaitu

karyawan tata usaha dan karyawan kebersihan.

3. Bertanggungjawab atas sistem pendataan yang ada di SMA

Al-Chasanah.

4. Bertanggungjawab atas sistem keuangan yang ada di SMA

Al-Chasanah.

5. Bertanggungjawab atas kebersihan dan keindahan serta

kenyamanan di SMA Al-Chasanah.

6. Memeriksa dan mengawasi pendataan yang dibuat struktur di

bawahnya.

E. Guru

1. Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA Al-

Chasanah.

2. Mengajarkan mata pelajaran sesuai bidang masing-masing.

3. Membuat absensi kehadiran siswa.

4. Membuat laporan nilai siswa.

59

3.2. Diagram Sistem yang Berjalan

3.2.1. Data Flow Diagram (DFD)

1. Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks

60

2. Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol

61

3.2.2. Prosedur di dalam Sistem (Flow Chart)

1. Diagram Alir Prosedur Pembayaran SPP

Gambar 3.4 Diagram Alir Prosedur Pembayaran SPP

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.4 yang merupakan

diagram alir prosedur pembayaran SPP, yaitu:

a. Siswa membayar SPP

b. Yayasan membaca data siswa yang akan membayar SPP.

c. Yayasan melakukan pengecekan tanggal pembayaran.

d. Jika tanggal pembayaran dilakukan tepat waktu, maka bagian

loket langsung menerima pembayaran.

62

Jika tanggal pembayaran dilakukan lebih dari batas waktu

yang ditentukan, maka bagian loket akan menghitung banyak

pembayaran ditambah dengan banyak denda.

e. Setelah menerima pembayaran bagian loket mencatatnya di

buku catatan pembayaran.

2. Diagram Alir Prosedur Absensi

Gambar 3.5 Diagram Alir Prosedur Absensi

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.5 yang merupakan

diagram alir prosedur absensi, yaitu:

a. Setiap hari sekertaris kelas mencatat daftar kehadiran siswa

(absensi).

b. Absensi diberikan kepada wali kelas, laporan setiap hari.

63

c. Jika banyak absensi lebih dari tiga dengan alasan yang tidak

tepat, maka wali kelas akan melaporankan ke BP/BK.

d. Jika banyak absensi tidak lebih dari tiga, maka wali kelas

hanya menegur siswa yang bersangkutan.

e. BP/BK menindaklajuti siswa yang bersangkutan, dengan

menghubungi orangtua siswa yang bersangkutan.

3. Diagram Alir Prosedur Penjadwalan Mata Pelajaran

Gambar 3.6 Diagram Aliran Prosedur Penjadwalan

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.6 yang merupakan

diagram alir prosedur penilaian, yaitu:

a. Setiap guru memberikan jadwal mengajar yang diinginkan ke

wakasek. Bidang kurikulum

64

b. Wakasek. Bidang kurikulum membuat jadwal pelajaran untuk

masing-masing kelas.

c. Hasilnya merupakan dokumen rangkap dua jadwal pelajaran.

d. Rangkap pertama, berdasarkan jadwal pelajaran dimasukan ke

jadwal mengajar guru.

e. Rangkap dua, disimpan oleh wakapsek bidang kurikulum

sebagai dokumentasi.

4. Diagram Alir Prosedur Kasus Pelanggaran

Gambar 3.7 Diagram Alir Prosedur Kasus Pelanggaran

65

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.7 yang merupakan

diagram alir prosedur kasus pelanggaran, yaitu:

a. Guru piket mencatat pelanggaran yang terjadi.

b. Pencatatan tersebut menjadi data siswa yang melanggar bagi

guru piket.

c. Hasilnya merupakan dokumen siswa yang melanggar rangkap

dua.

d. Rangkap pertama, diserahkan kepada guru BP/BK.

e. Rangkap dua, disimpan oleh wakasek bidang kesiswaan

sebagai laporan harian.

f. Guru BP/BK melaporkan secara priodik kepada wali kelas.

g. Wali kelas mengecek banyak point yang dimiliki setiap

siswa/siswi pada kelas yang dipegangnya.

h. Jika lebih dari 10 point, maka wali kelas memberikan surat

sangsi yang ditandatangani oleh wali kelas kepada siswa/siswi

yang bersangkutan.

66

5. Diagram Alir Prosedur Penilaian

Gambar 3.8 Diagram Aliran Prosedur Penilaian

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.8 yang merupakan

diagram alir prosedur penilaian, yaitu:

a. Setiap guru mata pelajaran memberikan ujian bulanan.

b. Hasil ujian dikumpulkan kembali ke setiap guru mata

pelajaran.

c. Hasil ujian menjadi data jawaban bagi setiap guru mata

pelajaran.

d. Setiap guru Mata pelajaran memeriksa hasil jawaban.

e. Hasilnya merupakan dokumen rangkap dua.

67

f. Rangkap pertama, disimpan oleh setiap guru mata pelajaran

sebagai dokumentasi.

g. Rangkap dua, akan diberikan kepada wali kelas.

h. Wali kelas akan menghitung nilai akhir berdasarkan nilai yang

diterima dari setiap guru mata pelajaran serta absensi setiap

siswa.

i. Hasil akhirnya berupa raport dan ditandatangani oleh wali

kelas.

3.3. Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi pada SMA yayasan pendidikan Al-Chasanah

setelah penulis menganalisis sistem kegiatan operasional yaitu:

1. Kegiatan operasional pada SMA Al-Chasanah masih terdapat data yang

kurang akurat, seperti salah perhitungan dalam penilaian. Sehingga kurang

mendukung proses pengambilan keputusan yang berpengaruh pada proses

kenaikan kelas.

2. Sistem yang sedang berjalan pada SMA Al-Chasanah terdapat 10 transaksi

yaitu 5 transaksi untuk siswa (pembayaran SPP, penjadwalan, absensi,

pelanggaran, penilaian), 3 transaksi untuk guru (penjadwalan, absensi,

panilaian) serta 2 transaksi untuk karyawan (absensi, penilaian), untuk

volume datanya serta 75 % untuk ke-akurasi-an datanya. (Sumber: SMA

Al-Chasanah)

3. Sistem yang sedang berjalan pada SMA Al-Chasanah kurang menunjang

untuk jangka waktu yang panjang karena data yang ditampung semakin

68

banyak sehingga memperlambat kinerja sistem dalam menyajikan

informasi secara tepat dan akurat.

3.4. Analisa Kebutuhan Informasi

Dalam pengambilan keputusan dibutuhkan informasi yang akurat, supaya

pihak pengambil keputusan dapat menganalisa informasi yang ada dengan baik.

Data dan informasi yang dibutuhkan SMA Al-Chasanah dalam mengambil

keputusan:

1. Informasi data pribadi siswa (termasuk siswa baru).

2. Informasi nilai siswa.

3. Informasi absensi siswa.

4. Informasi daftar mata pelajaran.

5. Informasi jadwal matapelajaran.

6. Informasi pembayaran SPP.

7. Informasi siswa yang terlambat membayar tagihan SPP.

8. Informasi siswa yang berkasus, seperti:

a. Berkelahi.

b. Merokok atau menggunakan obat-obatan terlarang.

c. Terlambat masuk sekolah.

d. Bolos sekolah.

69

Tabel 3.1 Tabel User View

Data Tipe akses Petugas

Loket

Tata

Usaha Guru Siswa

Maintain X

Query X Siswa

Report X

Maintain X

Query X Guru

Report X

Maintain X

Query X Petugas

Loket Report X

Maintain X

Query X Tata Usaha

Report X

Maintain X

Query X Pembayaran

SPP Report X X X

Maintain X

Query X Penjadwalan

Report X X X

Maintain X

Query X Absensi

Report X X X

Maintain X

Query X Pelanggaran

Report X X

70

Maintain X

Query X Penilaian

Report X X

Tabel 3.2 Tabel Analisa Kebutuhan Informasi

Entitas Keterangan

Siswa Semua siswa yang terdapat pada SMA Al-Chasanah

Guru Semua karyawan yang bertugas untuk mengajar semua siswa

Petugas Loket Semua karyawan yang bertugas untuk mengurus pembayaran SPP

setiap siswa

Tata_Usaha Semua karyawan yang bertugas untuk mendata semua siswa, serta

karyawan

SPP Sejumlah uang yang dibayarkan oleh sekolah untuk melunasi SPP

yang diwajibkan

Absensi Berisi jumlah kehadiran siswa serta keterangannya

Jadwal Waktu dan kegiatan pengajaran pada SMA Al-Chasanah

Pelanggaran Memuat mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh setiap siswa

Penilaian Memuat mengenai penilaian setiap mata pelajaran bagi setiap

siswa

71

3.5. Usulan Pemecahan Masalah

Dalam mengatasi masalah yang terjadi, pendataan dapat dilakukan dengan

menggunakan aplikasi basisdata yang diharapkan dapat membantu SMA Al-

Chasanah dalam menghadapi masalah yang ada. Berikut ini merupakan usulan

pemecahan masalah, yaitu: perlu dilakukan perancangan database menggunakan

SQL Server 2000 serta aplikasi yang dapat mendukung transaksi penjadwalan,

input nilai, absensi siswa, pembayaran SPP, dan kasus pelanggaran, secara

komputerisasi, sehingga terintegrasi dengan baik untuk menjaga konsistensi data,

baik untuk siswa, guru maupun karyawan.