1

PROPOSAL APLIKASI

TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

2

A. Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah aplikasi Tata Naskah

Dinas dengan sistem komputerisasi online berbasis web application

yang terpadu dan komprehensif, sehingga dapat di akses dimana

saja dan kapan saja.

Fungsi utama dari aplikasi TNDE adalah untuk mempermudah

proses surat menyurat di lingkungan suatu instansi. Disamping itu

untuk mempermudah pencarian dokumen surat masuk dan surat

keluar.

B. Manfaat Aplikasi

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sangat cocok untuk suatu

instansi yang banyak melakukan kegiatan surat menyurat. Dengan

aplikasi ini proses pengarsipkan surat dapat dengan mudah

dilakukan, baik untuk mengarsipkan surat masuk maupun surat

keluar. Selain itu proses pencarian surat masuk maupun surat

keluar juga menjadi lebih mudah.

Meningkatkan pengetahuan bagi para karyawan khusus dalam

bidang komputerisasi administrasi Tata Naskah Dinas.

C. Spesifikasi Aplikasi Sistem TNDE:

• Operating System : Bebas

• Programming Lang. : PHP5

• Framework : CodeIgniter

• Interface : Smarty

• Database : MySQL

• Web Server : Apache web server

3

D. Fitur Aplikasi

1. User Authentication

Untuk keamanan penggunaan, aplikasi ini dilengkapi dengan

fitur login untuk user tertentu.

2. User Management

Pengguna dapat dengan mudah mengatur siapa saja yang

berhak untuk menggunakan aplikasi, baik itu menambah user

baru, menghapus user atau mengubah data user yang ada.

3. Pattern Classification Archives Management

Pengguna dapat dengan mudah mengatur pola klasifikasi arsip

surat, baik itu menambah pola klasifikasi arsip baru,

menghapus atau mengubah pola klasifikasi yang ada.

4. Inbox Management

Pengguna dapat dengan mudah mengelola surat masuk.

5. Outbox Management

Pengguna dapat dengan mudah mengelola surat keluar.

6. Mail Archives Management

Pengguna dapat dengan mudah mengelola arsip surat, baik itu

berdasarkan tanggal, instansi atau seksi – seksi di lingkungan

internal.

7. Mail Search

Pengguna dapat dengan mudah mencari surat.

8. Disposition Sheet Management

Pengguna dapat dengan mudah mengelola lembar disposisi

yang pernah dibuat sebelumnya.

9. Draft Management

Pengguna dapat dengan mudah mengelola draft surat.

10. Report Management

Pengguna dapat dengan mudah membuat laporan data surat

dalam jangka waktu tertentu, baik itu untuk surat masuk

maupun surat keluar. Disamping itu pengguna dapat langsung

mencetaknya atau mengekspornya menjadi file Microsoft Excel.

4

E. Keunggulan Aplikasi

1. User Friendly

Design aplikasi dengan tampilan menu yang mudah

dioperasikan oleh pemula sekalipun.

2. Step by Step Building

Aplikasi dibuat secara bertahap satu persatu, sehingga dapat

disesuaikan dengan kemampuan karyawan untuk

mengoperasikan aplikasi secara bertahap juga.

3. Network Based

Aplikasi berbasis web sehingga dapat diakses dari komputer

dimana dan kapan saja selama terkoneksi dengan jaringan

komputer.

4. Multi OS

Aplikasi berbasis web dapat dijalankan di sistem operasi apa

saja bahkan dapat diakses dari handphone yang mempunyai

fasilitas internet.

5. Easy Installation & Upgrade

Aplikasi cukup diinstall di server saja sedangkan komputer lain

dapat mengakses aplikasi tanpa harus diinstall di setiap

komputer yang bersangkutan, dengan demikian memudahkan

perawatan dan upgrade sistem.

6. Public Database & Easy Integration

Aplikasi menggunakan database standar Internasional yang

banyak digunakan aplikasi lain sehingga memudahkan integrasi

dengan aplikasi lain atau pengembangan oleh vendor lain.

7. Self Building Application

Aplikasi dibuat sendiri tanpa melibatkan pihak ketiga dan

disertai dokumentasi yang baik, sehingga apabila ada bugs atau

penambahan fitur maka dengan mudah dan cepat diselesaikan.

Aplikasi ini juga dibuat dengan menyesuaikan SOP (Standart

Operation Procedure) dan budaya kerja di instansi terkait

5

sehingga aplikasi ini dibuat benar – benar sesuai dengan

harapan karyawan di instansi terkait.

8. Documentation

Aplikasi disertai dokumentasi cara pengoperasian aplikasi.

F. Kebutuhan Perangkat

Untuk bisa menjalankan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik

membutuhkan :

1. Computer Server

Disarankan minimal RAM 4GB, minimal space harddisk 500GB,

minimal processor Intel Xeon.

2. Computer Client

Disarankan minimal RAM 1GB, minimal space harddisk 100GB,

minimal processor Pentium 4.

3. Scanner

Digunakan untuk menscan berkas surat.

4. Printer

Digunakan untuk mencetak softcopy surat dan laporan.

5. Web Server

Disarankan menginstall satu persatu kebutuhan untuk

membuat web server.

6. Operating System

Untuk sistem operasi server disarankan menggunakan sistem

operasi Linux.

G. Penutup

Demikian proposal kami, apabila instansi Anda berminat dengan

aplikasi ini dan atau ingin mengetahui lebih jelas mengenai aplikasi

yang telah kami kembangkan dan implementasikan ini dapat

menghubungi :

- ahmad – 081212161125 – promosisoftware@gmail.com

6

7

INFORMASI SOFTWARE APLIKASI :

INFORMASI SOFTWARE APLIKASI :

Kontak : ahmad =>> 0812-1216-1125

Email : suryakencanatechno@gmail.com dan promosisoftware@gmail.com

Website : www.suryakencanatechno.com dan

http://pembuatsoftware.wordpress.com

*) DAFTAR HARGA

(dapat berubah – ubah sesuai perubahan spesifikasi aplikasi)

Harga sudah termasuk PPn dan PPh

Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan

Harga belum termasuk Akomodasi, apabila diluar Jakarta

Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat

/ dipesan

Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi

pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD

ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promotor dan distributor)

aplikasi software kami kepada pihak lain dengan potongan harga special