Materi Paparan TNDE Balitbang Pemprovsu

PAPARAN APLIKASI

TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

SESUAI PERMENPAN 006/2011

Di persiapkan oleh Dony Riyanto

Grand Antares Hotel, Desember 2011

AGENDA

Pengenalan TNDE

Konsep Aplikasi

Poin-poin Penting

Persiapan Penggunaan Aplikasi

Penggunaan Aplikasi

Penutup

Pengenalan TNDE

TNDE = Tata Naskah Dinas Elektronik

TNDE adalah konsep/aturan yang digunakan untuk

membuat dan mengatur naskah dinas badan/SKPD

secara elektronik/komputerisasi

Pengenalan TNDE

Aplikasi TNDE adalah aplikasi komputer yang dikembangkan sesuai dengan “Pedoman UmumTata Naskah Dinas Elektronik” PERMENPAN no 006 tahun 2011

TNDE adalah bagian dari upaya pemerintah, khsususnya Kementrian Pendayagunaan AparaturNegara dan Reformasi Birokrasi, untukpenyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance) dan pengembangan kepemerintahanberbasis elektronik (e-Government)

Pengenalan TNDE

Dasar dan kekuatan hukum:

UU ITE no 11/2008, yang mengakui keabsahan

dokumen elektronik.

UU no 43/2009 tentang Kearsipan

INPRES no 3/2003 tentang e-Government

PERMENPAN no 22/2008 tentang

Pedoman Umum Tata Naskah

Pengenalan TNDE

Aplikasi TNDE adalah aplikasi yang dikembangkan

di web (sama seperti web badan/SKPD)

Dalam dunia bisnis, konsep serupa sudah cukup

lama diterapkan, dengan istilah: Document

Management, Business Process Management, dsb.

Konsep Aplikasi TNDE

Aplikasi pilot-project TNDE yang dikembangkan adalah

sebuah sistem yang dikembangkan berbasis web yang

memungkinkan koordinasi yang terintegrasi antar bidang/sub-

bidang dalam badan, dalam melakukan pengelolaan naskah

dinas di lingkungan Balitbang


Setelah dilakukan instalasi (hosting/setup), makasistem dapat diakses menggunakan browser padakomputer-komputer yang terhubung denganintranet/internet

Contoh akses URL:

http://TNDE.sumutprov.go.id/

http://balitbang.sumutprov.go.id/TNDE/

atau pada komputer lokal:

http://localhost/TNDE/


Aplikasi TNDE terdiri dari halaman publik, halaman

user (Ka Badang/Bidang, staf) dan halaman admin

Informasi/dokumen

publikasi

Kepala Badan/Bidang

dan staf yang ditunjuk

Admin Web

Naskah Dinas

KomunikasiInternal

Nota DinasKeluar

Borang/template

Lihat borangberdasarkan

kategori

Hapus/nonaktifkan/update/tam

bah borang

Arsip

LihatBerdasarkan

Penerima

LihatBerdasarkan

Pengirim

LihatBerdasarkan

Tanggal

LihatBerdasarkan

Perihal

Ketik KataKuncinya

Nota dinas Baru

Upload naskahbaru untuk di

review

Daftar naskahkonsep utk di

review

(bisa orangnya, bisa unit)

Perbaiki di web Isi pesan koreksi/todolistdisertai checklist

Disetujui/approval (perintahprint/tanda tangan dan cap

basah)

Di Agendakan untukmendapat nomor surat

Link dari daftar review yang sudah disetujui, disertakan

attachment file scan yang sudahbertandatangan/cap

Nota DinasMasuk

Hardcopy? bilatidak rahasia,

di scan. Softcopy? diupload. Di agendakan

dengan menulisform. Suratmasuk dari

sistem TNDE? otomatis

teragendakan.

Di Buka(baca/cetak)

Apabila rahasia, dapatmembuat surat balasan

langsung (Mekanismenya?)

Disposisi(menulis form

disposisi)

Buat disposisi lanjutan, apabila akan di

disposisikan lagi (kebawahan)

Membaca Disposisi(membuat laporan

disposisi)

Apabila salah disposisi, dikembalikan dengan

keterangan

Membacalaporandisposisi

Apabila diperlukan, dapatmembuat balasan dari

laporan disposisi

Membuat konsep suratdari laporan/balasan

laporan disposisi

Arsip

KomunikasiEksternal

SURAT MASUK

SURAT KELUAR

Struktur fungsi

dalam TNDE


Nota Dinas Keluar

Borang/template

Lihat borangberdasarkan

kategori

Hapus/nonaktifkan/update/tambah

borang

Arsip

Lihat BerdasarkanPenerima

Lihat BerdasarkanPengirim

Lihat BerdasarkanTanggal

Lihat BerdasarkanPerihal

Ketik KataKuncinya

Nota dinas Baru

Upload naskahbaru untuk di

review

Daftar naskahkonsep utk di

review

(bisa orangnya, bisa unit)

Perbaiki di web Isi pesan koreksi/todolistdisertai checklist

Disetujui/approval (perintahprint/tanda tangan dan cap

basah)

Di Agendakan untukmendapat nomor surat

Link dari daftar review yang sudahdisetujui, disertakan attachment file

scan yang sudahbertandatangan/cap

Struktur fungsi

dalam NoDin keluar


Nota Dinas Masuk

Hardcopy? bila tidakrahasia, di scan.

Softcopy? di upload. Di agendakan denganmenulis form. Suratmasuk dari sistemTNDE? otomatisteragendakan.

Di Buka (baca/cetak)Apabila rahasia, dapat membuat surat

balasan langsung (Mekanismenya?)

Disposisi (menulis form disposisi)

Buat disposisi lanjutan, apabilaakan di disposisikan lagi (ke

bawahan)

Membaca Disposisi(membuat laporan disposisi)

Apabila salah disposisi, dikembalikandengan keterangan

Membaca laporandisposisi

Apabila diperlukan, dapat membuatbalasan dari laporan disposisi

Membuat konsep surat darilaporan/balasan laporan disposisi

Arsip

Struktur fungsi dalam

NoDin masuk


Komunikasi Eksternal

SURAT MASUK

SURAT KELUAR

Struktur fungsi dalam

komunikasi eksternal


Penggunaan Aplikasi

Poin-poin Penting

Aplikasi TNDE harus merupakan suatu sistem yang dibangun denganmemanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal.

Aplikasi TNDE yang dikembangkan bersifat legal karena memanfaatkan Apache Web Server sebagai server (hak cipta dan legalitas dapat dibaca dihttp://www.apache.org/licenses/). Untuk teknologi web programming menggunakan PHP (hak cipta dan legalitas dapat di baca dihttp://php.net/license/index.php). Instalasi di sistem operasi Windows® danLinux® menggunakan XAMPP. XAMP mengikuti lisen GNU Public License (dapatdibaca di http://www.apachefriends.org/en/xampp.html pada seksi License). Rincian legalitas GNU Public License dapat dibaca dihttp://www.gnu.org/licenses/licenses.html. Browser yang dapat digunakan untukmengakses aplikasi TNDE antara lain Mozilla Firefox dan Google Chrome. Legalitas masing-masing dapat dibaca di http://www.mozilla.org/MPL/ danhttp://code.google.com/chromium. Kedua browser tersebut juga dapat dijalankandi Linux IGOS yang di kembangkan oleh Pusat Penelitian Informatika Lembaga IlmuPengetahuan Indonesia (LIPI) atas inisiasi Kementerian Negara Riset dan Teknologi(Kemenristek). Untuk selanjutnya dapat dibaca di situs resmi IGOS di http://igos-nusantara.or.id.

Poin-poin Penting

Petugas dapat melakukan pemindaian (scanning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumensecara elektronik.

Agenda Surat Keluar yang telah selesai akan disimpan dengan cara dilakukan pemindaian dokumen.

Dokumen yang berkaitan dengan Surat Masuk tersebut disimpan dalam aplikasi TNDE denganmenggunakan pemindaian dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik, atau upload file untukdokumen yang masuk dalam bentuk

salinan naskah elektronik (softcopy).

Apabila surat yang diterima sudah dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy) atau merupakansurat yang bersifat Rahasia, pemindaian dokumen tidak diperlukan.

Ketiga hal diatas dan beberapa hal pendukung lainnya, mensyaratkan aplikasi TNDE harus mendukungpenyimpanan data hasil pemindaian, sesuai kondisi yang disyaratkan. Aplikasi TNDE yang dikembangkanini mendukung unggah file baik dapat bentuk gambar (image) dan maupun dokumen (doc, PDF, dansebagainya). Namun aplikasi antarmuka ke alat pemindai harus disediakan/disertakan beserta perangkatpemindai, atau menggunakan aplikasi pemindaian lain yang kompatibel dengan perangkat pemindaiantersebut. Standar teknologi aplikasi web terkini, belum mengizinkan untuk mengakses perangkat pemindaisecara langsung disebabkan karena pertimbangan keamanan dan lain hal. Lebih rinci mengenai desain, prinsip, arsitektur dan kapabilitas web dapat dibaca pada http://www.w3.org/standards/. Namundemikian, hal ini tidak menutup kemungkinan dapat dikembangkan aplikasi alternatif kedepan untukmemenuhi kebutuhan ini.

Poin-poin Penting

Proses melengkapi templat dengan data yang diperlukan dapat dilakukansecara langsung melalui aplikasi penyunting teks (text editor) yang disediakandi situs (web), tanpa harus membuka aplikasi lain.

Hal ini sudah diakomodasi oleh aplikasi TNDE dengan menggunakan pengaya(library/plug-ins) dari TinyMCE (di dapat dari http://www.tinymce.com/). Pengayaini disediakan secara terbuka-terbatas (dapat dibaca dihttp://www.tinymce.com/js/tinymce/jscripts/tiny_mce/license.txt). Secara umum, pengaya ini menggunakan teknologi JavaScript, yang memungkinkan sebuahhalaman web dapat mengelola sunting (editing) teks menyerupai paket aplikasiperkantoran (Office Application). Walaupun diciptakan sedemikian rupamenyerupai paket aplikasi perkantoran, perlu diingat bahwa, pengaya ini adalahberbasis web, yang tetap harus mengikuti prinsip dan arsitektur web, sehinggamemiliki keterbatasan seperti halnya aplikasi/pengaya web lainnya. Keterbatasanitu antara lain: tidak dapat melakukan penyimpanan dan membuka file secaralangsung (doc/docx/pdf), tidak dapat melakukan pencetakan secara langsung keperangkat pencetak (printer), dan lain sebagainya.

Poin-poin Penting

Jenis dan format templat naskah dinas yang tersedia terdiri darinaskah dinas berikut.

Naskah Dinas Arahan. Naskah Dinas Arahan di antaranya berisi; Peraturan,

Pedoman,

Petunjuk Pelaksanaan,

Instruksi,

Prosedur Tetap,

Surat Edaran,

Keputusan, dan

Surat PerintahlSurat Tugas

Naskah Dinas Korespondensi. Naskah Dinas Korespondensi meliputi Nota Dinas,

Memorandum,

Surat Dinas, dan

Surat Undangan.

Poin-poin Penting

Naskah Dinas Khusus. Naskah Dinas Khusus meliputi Surat Pe janjian,

Surat Kuasa,

Berita Acara,

Surat Keterangan,

Surat Pengantar, dan

Pengumurnan.

Laporan

Telaahan Staf

Formulir


Perangkat Keras Server (web server)

PC / Laptop yang memiliki Sistem Operasi dan Browser

Perangkat Lunak Aplikasi Server (khusus untuk server saja)

Aplikasi Web Browser (Opera, Mozilla, IE, Chrome)

Sumber Daya Manusia Operator (Staf Badan/Bidang/Sub-Bidang)

Pemberi otoritas naskah (Kepala Badan/Bidang/Sub-Bidang)

Admin Web

Penggunaan Aplikasi

1. User membuka browser dan mengakses alamat

TNDE

2. Halaman awal TNDE akan terbuka. Halaman awal

ini hanya menampilkan informasi yang bersifat

umum/publik

3. Untuk mulai menggunakan aplikasi TNDE, user

harus melakukan login

4. Admin akan terlebih dahulu mempersiapkan siapa

saja user yang berhak mengakses aplikasi TNDE

Penggunaan Aplikasi

Gambar 4.1 Halaman Awal

Gambar 4.2 Halaman Login

Penggunaan Aplikasi

5. Setelah melakukan login, maka user akan melihat

tampilan awal sebagai berikut:

Penggunaan Aplikasi

Berikut adalah susunan menu secara lengkap:

Penggunaan Aplikasi

Contoh skenario penggunaan:

Terdapat 3 user yang sudah terdaftar di sistemTNDE, yaitu:

A, sebagai Ka. Bid Pemerintahan dan Kemasyarakatan

B, sebagai Ka. Bid Ekonomi dan Pembangunan

C, sebagai staf Bid Ekonomi dan Pembangunan

B hendak membuat dan mengirimkankan nota dinaskepada A. Maka B memberi instruksi agar C membuat konsep naskah dengan mengacu padaborang yang tersedia

Penggunaan Aplikasi

Maka, langkah-langkahnya adalah sebagai

berikut:

1. C membuka sistem TNDE, dan melakukan login

2. C lalu memilih menu Borang

3. C melihat daftar borang

Penggunaan Aplikasi

C dapat membuka salah satu borang

atau menambahkan borang baru

Atau melakukan pengeditan terhadap borang

Penggunaan Aplikasi

Borang yang sudah dilihat, bisa dibuatkan menjadi

surat baru

Penggunaan Aplikasi

Sistem akan meminta C untuk mengisikan data-data

surat yang dibutuhkan. Antara lain: apakah bersifat

rahasia, siapa yang akan melakukan review, apa isi

pengantar surat

Penggunaan Aplikasi

Setelah mengisi data dengan benar, dan klik

tombol „Buat Surat‟, maka C siap untuk mengetik

surat sesuai borang yang dipilih:

Penggunaan Aplikasi

Setelah C selesai mengetik konsep naskah, maka

klik „Simpan‟

Selanjutnya C kembali ke halaman utama dan

menunggu naskah yang sudah dikerjakan di review

oleh B

Penggunaan Aplikasi

B kemudian melakukan login ke sistem TNDE, dan

melihat di halaman utama, daftar naskah baru

yang harus di review

Penggunaan Aplikasi

B lalu melihat naskah tersebut dengan meng-klik

„Lihat‟. Maka akan tampil daftar naskah yang harus

di setujui dan yang sudah disetujui

Penggunaan Aplikasi

B dapat melihat, meng-edit, menyetujui dan

membatalkan konsep naskah tersebut dengan

memilih link disebelah kanan masing-masing naskah

Apabila sudah

disetujui, maka status

naskah menjadi

„terkunci‟ sehingga

tidak bisa di edit oleh

orang lain

Penggunaan Aplikasi

Setelah naskah disetujui oleh B, maka C dapat

melihat daftar naskah yang telah disetujui.

C akan mencetak dan meminta tandatangan/cap

ke atasan

Penggunaan Aplikasi

Setelah surat diberi tandatangan dan cap,

dokumen kemudian di scan menjadi file jpg atau

pdf

C kemudian meng-agendakan surat keluar, dan

melampirkan file jpg/pdf tersebut

Penggunaan Aplikasi

Setelah mengagendakan surat, maka C melakukan

pengiriman. Surat yang sudah dikirim akan memiliki

status „terkirim‟

Penggunaan Aplikasi

Kemudian, pada saat A melakukan login ke sistem

TNDE, maka A akan melihat surat yang masuk

Berikutnya, A dapat membuat surat tanggapan,

dan/atau melakukan disposisi

Penutup

Hal-hal lain yang belum terangkum dalam

presentasi ini akan dilampirkan secara terpisah

Ada beberapa jenis naskah yang dapat dikerjakan

dengan sistem TNDE. Daftar tersebut dapat dilihat

di laporan teknis

Data/naskah/user dalam latihan ini hanya contoh.

Untuk simulai yang benar, akan kita gunakan

nama/jabatan/naskah yang sebenarnya.

Sekian dan terima kasih.

Penutup

Materi Paparan TNDE Balitbang Pemprovsu

Technology

Transcript of Materi Paparan TNDE Balitbang Pemprovsu