1

TATA CARA PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

DALAM PEMILIHAN PENYEDIA PENGADAAN BARANG DAN JASA Oleh : Abu Sopian, S.H., M.M.

Widyaiswara Madya Balai Diklat Keuangan Palembang

Salah satu tahapan yang mutlak harus dilalui dalam proses pemilihan penyedia

barang dan jasa pemerintah adalah tahapan pebukaan dokumen penawaran. Acara

pembukaan dokumen penawaran dilakukan secara resmi dalam suatu acara yang

disaksikan oleh semua peserta lelang karena dokumen tersebut merupakan penentu

dalam persaingan pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah. Acara pembukaan

penawaran selalu menjadi perhatian semua peserta lelang karena dalam acara inilah

panitia pengadaan barang/jasa pemerintah membeberkan seluruh data-data yang terdapat

dalam setiap dokumen penawaran kepada seluruh peserta lelang. Dengan mengetahui

setiap informasi yang terdapat dalam dokumen penawaran peserta lainnya, maka secara

tidak langsung para peserta lelang dapat mengawasi panitia pengadaan barang/jasa dalam

melakukan proses evaluasi dokumen penawaran tersebut. Dengan demikian proses

penentuan pemenang lelang menjadi terbuka dan bebas dari kecurangan. Karena itulah,

meskipun tidak ada kewajiban untuk hadir dalam acara pembukaan penawaran, setiap

peserta lelang selalu berusaha untuk hadir dalam acara tersebut. Tata cara pembukaan

dokumen, siapa saja yang diperkanankan hadir, serta dokumen apa saja yang harus

dibuka pada acara tersebut telah diatur dalam Peraturan Presiden R.I nomor 54 tahun

2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

A. Penyusunan Dokumen Penawaran. Penyusunan dokumen penawaran oleh penyedia barang dan jasa sebagai peserta

lelang berpedoman pada dokumen lelang (dokumen pemilihan penyedia barang/jasa).

Dokumen lelang tersebut disusun oleh panitia pengadaan barang/jasa dan diberikan

kepada semua calon peserta lelang yang telah mendaftar untuk mengikuti proses lelang.

Agar peserta lelang dapat memahami seluruh ketentuan yang telah dituangkan dalam

2

dokumen lelang dan dapat menyusun dokumen penawaran dengan baik dan benar sesuai

dengan ketentuan yang ada dalam dokumen lelang tersebut, panitia pengadaan harus

menjelaskan isi dokumen tersebut kepada seluruh calon peserta lelang. Penjelasan

tersebut dilakukan dalam suatu rapat penjelasan dokumen (Aanwijzing). Dengan

demikian urutan proses yang terkait langsung dengan surat penawaran adalah:

1) Pengambilan dokumen lelang oleh calon peserta lelang;

2) Penjelasan dokumen lelang (Aanwijzing) oleh panitia pengadaan;

3) Pemasukan dokumen penawaran;

4) Pembukaan Penawaran;

5) Evaluasi Penawaran.

Dokumen lelang merupakan rujukan utama bagi peserta lelang dalam menyusun

dan menyampaikan dokumen penawaran sekaligus merupakan rujukan utama bagi

panitia lelang dalam melakukan penilaian dan evaluasi terhadap semua penawaran yang

diterimanya dari setiap peserta lelang. Karena itu sebagai wujud dari prinsip transparansi

dalam proses pengadaan barang/jasa, dokumen lelang tersebut harus diberikan kepada

semua calon peserta lelang untuk dijadikan pedoman dalam menyusun dokumen

penawaran, dan isinya harus dijelaskan dalam suatu acara penjelasan dokumen

(Aanwijzing). Hal-hal yang harus dijelaskan dalam acara penjelasan dokumen lelang

adalah:

a. Metode pemilihan;

b. Cara penyampaian dokumen penawaran;

c. Kelengkapan yang harus dilampirkan;

d. Acara Pembukaan dokumen penawaran;

e. Metode evaluasi;

f. Hal-hal yang menggugurkan penawaran;

g. Jenis kontrak yang akan digunakan;

h. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan

produksi dalam negeri;

i. Ketentuan tentang penyesuaian harga;

j. Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha mikro dan usaha

kecil serta koperasi kecil; dan

k. Tatacara dan aturan main dalam proses pemilihan penyedia.

3

l. Spesifikasi teknis barang/jasa yang harus disediakan oleh penyedia.

m. Besaran jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan.

Pelaksanaan penjelasan tersebut dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan

Dokumen Lelang yang ditandatangani oleh seluruh Panitia Pengadaan dan satu orang

wakil calon peserta lelang. Jika dalam proses penjelesan dokumen terdapat usul peserta

yang disetujui oleh panitia pengadaan sehingga berakibat perubahan dokumen lelang,

panitia pengadaan harus melakukan amandemen dokumen lelang. Dalam hal usulan

perubahan dokumen lelang berkaitan dengan prosedur lelang dan/atau persyaratan

penyedia barang/jasa maka panitia dapat langsung melakukan amandemen dokumen

lelang karena mengingat bahwa kebijakan tentang proses lelang tersebut ditentukan oleh

panitia. Namun jika usulan perubahan dokumen lelang terkait dengan perubahan jumlah

dan spesifikasi teknis barang dan jasa yang akan diadakan, maka perubahan tersebut

harus mendapat persetujuan lebih dahulu dari Pejabat Pembuat Komitment. Hal ini

disebabkan karena penentuan tentang jumlah dan spesifikasi barang dan jasa adalah

wewenang Pejabat Pembuat Komitmen. Berita Acara Penjelasan Dokumen dan

Amandemen Dokumen Lelang tersebut (bila ada) disampaikan kepada seluruh calon

peserta lelang, termasuk peserta yang tidak hadir dalam acara penjelasan dokumen

lelang. Ketidakhadiran peserta lelang dalam acara penjelasan dokumen lelang tidak

dapat dijadikan alasan untuk menolak penawaran yang bersangkutan.

Selanjutnya dengan berpedoman pada dokumen lelang dan Berita Acara

Penjelasan Dokumen Lelang, calon peserta lelang menyusun dokumen penawaran. Jika

usulan perubahan dokumen lelang tidak dituangkan dalam adendum dokumen lelang

maka perubahan tersebut bukan merupakan bagian dari dokumen lelang dan yang

berlaku adalah dokumen lelang yang awal (asli).

B. Penyampaian Dokumen Penawaran Pemasukan penawaran atau penyampaian dokumen penawaran oleh peserta

lelang kepada panitia lelang telah dapat dilaksanakan mulai satu hari kerja setelah

tanggal pembuatan Berita Acara Penjelasan Dokumen Lelang. Penerimaan dokumen

penawaran tersebut ditutup paling cepat 7 (tujuh) hari kerja setelah tanggal Berita Acara

Penjelasan Dokumen Lelang. Batas waktu terakhir penerimaan dokumen penawaran

4

(waktu penutupan penerimaan dokumen) harus ditetapkan dengan tegas hari, tanggal,

dan jamnya. Dan tepat pada waktu tersebut penerimaan dokumen penawaran harus

ditutup dengan cara menyegel kotak tempat memasukkan dokumen penawaran dan

membuat berita acara penutupan penerimaan dokumen penawaran. Panitia tidak boleh

mengubah waktu yang telah ditetapkan tersebut tersebut.

Sistem penyampaian dokumen penawaran tersebut dapat dipilih salah satu dari 3

(tiga) cara yang telah diatur dalam Perpres nomor 54 tahun 2010 yaitu:

a. sistem satu sampul;

b. sistem dua sampul;

c. sistem dua tahap.

Dalam sistem satu sampul seluruh dokumen penawaran yang terdiri dari berkas

administrasi, teknis, dan biaya yang telah dijilid dimasukkan dalam sampul yang disebut

sampul dalam. Sampul dalam tersebut terdiri dua sampul, sampul pertama ditulisi

ASLI berisi berkas asli dokumen penawaran dan sampul kedua ditulisi REKAMAN

berisi 2 (dua) set tembusan atau copi dokumen penawaran. Kedua sampul dalam tersebut

dimasukkan dalam sampul luar dan disampaikan kepada panitia pengadaan barang/jasa

pada tempat dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen lelang.

Dalam sistem dua sampul dokumen penawaran dipisahkan dalam dua sampul, sampul

pertama berisi dokumen administrasi dan teknis, sampul kedua berisi dokumen

penawaran harga. Masing masing dokumen tersebut terdiri dari satu berkas asli dan dua

berkas tembusan. Dokumen asli penawaran administrasi dan teknis dijilid dan

dimasukkan dalam satu sampul diberi tanda/ditulis ASLI. Dokumen tembusan

penawaran administrasi dan teknis sebanyak 2 (dua) set dijilid dan dimasukkan dalam

satu sampul diberi tanda/ditulis REKAMAN. Dokumen asli penawaran harga dijilid

dan dimasukkan dalam satu sampul diberi tanda/ditulis ASLI. Dokumen tembusan

penawaran harga sebanyak 2 (dua) set dimasukkan dalam satu sampul diberi

tanda/ditulis REKAMAN. Selanjutnya seluruh sampul tersebut (2 (dua) sampul

bertulisan ASLI dan 2 (dua) bertulisan REKAMAN dimasukkan dalam satu sampul

yang disebut sampul luar dan disampaikan kepada panitia pengadaan barang/jasa pada

tempat dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen lelang.

5

Dalam sistem dua tahap dokumen penawaran disampaikan secara terpisah dalam dua

tahap. Tahap pertama penyampaian dokumen penawaran administrasi dan teknis yang

dikemas dalam dua sampul yaitu sampul pertama bertuliskan ASLI berisi dokumen

asli administrasi dan teknis, sampul kedua bertuliskan REKAMAN berisi 2 (dua)

berkas tembusan dokumen penawaran administrasi dan teknis. Kedua sampul tersebut

dimasukkan dalam satu sampul luar untuk disampaikan kepada panitia pengadaan.

Tahap kedua penyampaian dokumen penawaran harga bagi peserta yang telah dinyatakan

memenuhi syarat administrasi dan teknis.

Untuk menghindari dugaan adanya kejadian yang tidak semestinya terhadap

dokumen penawaran yang telah disampaikan kepada panitia pengadaan, maka panitia

dapat meminta kepada peserta agar memasukkan penawaran pada hari terakhir saja yaitu

pada hari penutupan penerimaan dokumen penawaran, kecuali untuk penyampaian

dokumen penawaran melalui pos. Hari terakhir pemasukan dokumen penawaran

semestinya sama dengan hari pembukaan dokumen penawaran. Dengan demikian

diharapkan tidak ada dokumen penawaran yang sampai menginap di ruangan panitia

pengadaan sebelum dilakukan pembukaan penawaran. Agar peserta lelang tetap dapat

mengawasi dokumen penawaran yang telah disampaikannya kepada panitia lelang maka

waktu pembukaan dokumen penawaran dilaksanakan tidak lama setelah penutupan

penerimaan dokumen penawaran. Misalnya jika penerimaan dokumen penawaran

ditutup pada pukul 09.30, maka pembukaan penawaran dilaksanakan pada hari yang

sama dan dimulai pada pukul 09.45. Dengan demikian peserta lelang yang telah datang

menyampaikan dokumen penawaran dapat langsung menghadiri acara pembukaan

dokumen penawaran dan secara tidak langsung dapat mengawasi kotak tempat

pemasukan dokumen penawaran sampai kotak tersebut dibuka dihadapan seluruh

peserta.

C. Pembukaan Dokumen Penawaran. Pembukaan dokumen penawaran dilakukan dalam suatu acara yang dihadiri oleh

seluruh panitia lelang dan wakil peserta lelang. Ketidakhadiran peserta lelang dalam

acara pembukaan dokumen tidak dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan penawaran

yang bersangkutan. Bahkan dalam acara pembukaan dokumen penawaran panitia lelang

6

tidak boleh menggugurkan penawaran meskipun ditemukan terdapat kesalahan dan

kejanggalan dalam berkas penawaran. Kesalahan-kesalahan dan kekurangan yang

ditemukan dalam dokumen penawaran hanya dicatat saja oleh panitia lelang dalam

Berita Acara Pembukaan Dokumen Lelang.

Untuk acara pembukaan dokumen penawaran panitia harus mempersiapkan

peralatan yang diperlukan sebagai berikut:

a. White board/Papan tulis tempat mencatat daftar kelengkapan dokumen penawaran

masing-masing peserta. Pada white board/papan tulis tersebut dibuat kolom-kolom

tempat mencatat kelengkapan dokumen penawaran yang diperlukan dan

diperiksa/ditunjukkan kepada peserta, di antaranya adalah sbb:

1. Surat Penawaran didalamnya tercantum masa berlaku penawaran dan

mencantumkan harga penawaran;

2. Jaminan Penawaran asli;

3. Rincian harga penawaran (daftar kuantitas dan harga);

4. Surat kuasa dari pimpinan/direktur utama perusahaan kepada penerima kuasa

yang namanya tercantum dalam akta pendirian perusahaan atau perubahan

(apabila dikuasakan)

5. Surat perjanjian kemitraan/kerja sama operasional (apabila ada);

6. Dokumen penawaran teknis;

7. Formulir rekapitulasi perhitungan TKDN (bila diperlukan);

8. Dokumen Isian Penilaian Kualifikasi;

9. Dokumen lain yang dipersyaratkan dalam dokumen lelang.

b. Selain white board disediakan juga kolom kolom tersebut di atas pada kertas untuk

diisi serta ditandatangani oleh panitia dan saksi yang mewakili peserta lelang dan

dijadikan lampiran Berita Acara Pembukaan Dokumen Penawaran;

c. Draft berita acara pembukaan dokumen penawaran;

d. Peralatan seperti gunting/cutter, spidol, alat tulis dan peralatan lainnya;

e. Kamera untuk membuat poto-poto dokumentasi.

Acara pembukaan dokumen penawaran dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Pembukaan dilakukan pada tempat dan waktu yang telah ditentukan dalam

dokumen lelang;

7

2. Sebelum membuka acara secara resmi, Ketua Panitia Lelang meminta kesediaan

2 (dua) orang wakil peserta lelang untuk menjadi saksi dan ikut menandatangani

Berita Acara Pembukaan Dokumen Penarawaran;

3. Jika tidak ada wakil dari peserta yang bersedia menjadi saksi maka acara

pembukaan dokumen penawaran ditunda selama 2 (dua) jam. Jika setelah

penundaan 2 (dua) jam acara dibuka kembali tetap tidak ada yang bersedia

menjadi saksi dari wakil peserta atau wakil peserta yang bersedia menjadi saksi

hanya 1 (satu) orang, maka Ketua Panitia Lelang mencukupi saksi tersebut

dengan menunjuk orang lain di luar panitia dan peserta lelang. Penunjukan

tersebut dituangkan dalam Berita Acara Pembukaan Dokumen Lelang.

4. Panitia membuka kotak dokumen penawaran dihadapan peserta, menghitung

jumlah sampul penawaran yang masuk. Apabila jumlah penawaran yang masuk

kurang dari 3 (tiga), pembukaan penawaran tidak dilanjutkan dan proses lelang

dinyatakan gagal serta harus diulang dengan mengundang calon peserta baru.

5. Pembukaan sampul penawaran dilakukan sebagai berikut:

a. Jika penyampaian dokumen menggunakan sistem satu sampul:

1) Panitia membuka sampul luar dan menemukan sampul dalam sebanyak 2

(dua) sampul yakni sampul penawaran asli bertuliskan ASLI dan

tembusan penawaran bertuliskan REKAMAN.

2) Panitia lalu menyegel sampul penawaran asli dengan cara meminta peserta

lain (peserta dari perusahaan yang berbeda) untuk membubuhkan tanda

tangannya pada sampul penawaran asli. Sampul asli tersebut kemudian

disimpan untuk dibuka setelah habis masa sanggah atau jika ada

sanggahan sampul tersebut dibuka bersama-sama dihadapan Pejabat

Pembuat Komitmen, Panitia Lelang, Peserta yang bersangkutan, dan

Peserta yang mengajukan sanggahan.

3) Panitia membuka sampul REKAMAN dan menunjukkan isi dokumen

tersebut kepada seluruh peserta. Satu orang panitia mencatat isi

kelengkapan dokumen tersebut di white board/papan tulis sesuai dengan

kolom-kolom yang telah disediakan. Semua peserta lelang yang hadir

memperhatikan dan dapat mencatat setiap informasi yang ditemukan

dalam acara tersebut.

8

4) Panitia meminta kepada peserta dari perusahaan yang berbeda untuk

membubuhkan tanda tangannya sebagai kesaksian pada lembar surat

penawaran yang telah dibuka dan telah dibacakan panitia. Dalam hal

surat penawaran tersebut dilampiri dengan Rincian Anggaran Biaya

(RAB) maka pada RAB tersebut juga harus dimintakan peserta lain untuk

membubuhkan tandatangnya. Hal ini perlu dilakukan mengingat nilai

penawaran yang akhirnya diperhitungkan adalah nilai penawaran pada

RAB yang telah dilakukan koreksi aritmatik.

b. Jika penyampaian dokumen menggunakan sistem dua sampul:

1. Panitia membuka sampul luar dan menemukan sampul dalam sebanyak 4

(empat) sampul yakni:

sampul asli penawaran administrasi dan teknis, bertuliskan ASLI;

sampul tembusan penawaran administrasi dan teknis, bertuliskan

REKAMAN;

sampul asli penawaran harga, bertuliskan ASLI;

sampul tembusan penawaran harga, bertuliskan REKAMAN.

2. Panitia lalu menyegel sampul asli penawaran administrasi dan teknis,

sampul asli penawaran harga, dan sampul tembusan penawaran harga

dengan cara meminta peserta lain (peserta dari perusahaan yang berbeda)

untuk membubuhkan tanda tangannya pada sampul tersebut. Sampul

dokumen administrasi dan teknis asli yang telah disegel tersebut

kemudian disimpan untuk dibuka setelah habis masa sanggah, atau jika

ada sanggahan sampul tersebut dibuka bersama-sama dihadapan Pejabat

Pembuat Komitmen, Panitia Lelang, Peserta yang bersangkutan, dan

Peserta yang mengajukan sanggahan. Sampul asli dan sampul tembusan

dokumen penawaran harga yang telah disegel disimpan untuk dibuka pada

waktu yang telah ditetapkkan dalam dokumen lelang.

3. Panitia lelang hanya membuka sampul tembusan penawaran administrasi

dan teknis dan menunjukkan isi dokumen tersebut kepada seluruh peserta.

Satu orang panitia mencatat isi kelengkapan dokumen tersebut di white

board/papan tulis sesuai dengan kolom-kolom yang telah disediakan.

9

Semua peserta lelang yang hadir memperhatikan dan dapat mencatat

setiap informasi yang ditemukan dalam acara tersebut.

4. Panitia meminta kepada peserta lain (peserta dari perusahaan yang

berbeda) untuk membubuhkan tandatangannya sebagai kesaksian pada

lembar surat penawaran administrasi dan teknis yang telah dibuka dan

telah dibacakan tersebut.

Sampul penawaran harga dibuka setelah hasil evaluasi penawaran

administrasi dan teknis diumumkan dan masa sanggah atas pengumuman

tersebut telah habis atau sanggahan yang masuk telah diselesaikan. Sampul

penawaran harga yang dibuka hanya sampul penawaran dari peserta yang

dinyatakan lulus dalam evaluasi administrasi dan teknis. Sedangkan

penawaran harga dari peserta yang tidak memenuhi persyaratan administrasi

dan teknis tidak perlu dibuka.

c. Jika penyampaian dokumen menggunakan sistem dua tahap:

1. Panitia membuka sampul luar dan menemukan sampul dalam sebanyak 2

(dua) sampul yakni:

sampul asli penawaran administrasi dan teknis, bertuliskan ASLI;

sampul tembusan penawaran administrasi dan teknis, bertuliskan

REKAMAN;

2. Panitia lalu menyegel sampul asli penawaran administrasi dan teknis

dengan cara meminta peserta lain (peserta dari perusahaan yang berbeda)

membubuhkan tanda tangannya pada sampul tersebut. Sampul asli

tersebut kemudian disimpan untuk dibuka setelah habis masa sanggah

atau jika ada sanggahan sampul tersebut dibuka bersama-sama dihadapan

Pejabat Pembuat Komitmen, Panitia Lelang, Peserta yang bersangkutan,

dan Peserta yang mengajukan sanggahan.

3. Panitia membuka sampul tembusan penawaran administrasi dan teknis

dan menunjukkan isi dokumen tersebut kepada seluruh peserta. Satu

orang panitia mencatat isi kelengkapan dokumen tersebut di white

board/papan tulis sesuai dengan kolom-kolom yang telah disediakan.

10

Seluruh peserta lelang memperhatikan dan dapat mencatat semua

informasi yang diperoleh saat itu.

4. Panitia meminta kepada peserta lain (peserta dari perusahaan yang

berbeda) untuk membubuhkan tandatangannya sebagai kesaksian pada

lembar surat penawaran administrasi dan teknis yang telah dibuka dan

telah dibacakan tersebut.

Pada sistem dua tahap penyampaian dokumen penawaran harga merupakan

tahap kedua dan hanya diikuti oleh peserta yang telah dinyatakan lulus dalam

evaluasi administrasi dan teknis. Peserta yanmg tidak memenuhi persyaratan

administrasi dan teknis tidak diundang untuk memasukkan penawaran harga.

Peserta yang dinyatakan memenuhi syarat diminta menyampaikan dokumen

penawaran harga dalam rangkap 3 (tiga). Dokumen asli dimasukkan dalam

sampul bertulisan ASLI dan 2 (dua) set tembusannya dimasukkan dalam

satu sampul bertulisan REKAMAN. Sampul ASLI dan REKAMAN

tersebut dimasukkan dalam sampul luar.

D. Berita Acara Pembukaan Penawaran Pelaksanaan pembukaan dokumen penawaran dituangkan dalam suatu Berita

Acara Pembukaan Dokumen Penawaran. Berita acara tersebut dibacakan dihadapan

seluruh peserta lelang kemudian ditandatangani oleh seluruh panitia lelang dan

disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi dari wakil peserta lelang atau orang lain di luar

panitia yang ditunjuk oleh Ketua Panitia Lelang karena peserta tidak bersedia menjadi

saksi. Salinan Berita acara diberikan kepada peserta yang hadir.

Hal-hal yang harus dimuat dalam Berita Acara Pembukaan Dokumen Penawaran

adalah:

a. Jumlah dokumen penawaran yang masuk;

b. Jumlah dokumen penawaran yang lengkap dan yang tidak lengkap;

c. Kelainan-kelainan yang dijumpai dalam dokumen penawaran;

d. Keterangan lain yang dianggap perlu;

e. Tanggal pembuatan berita acara.

Palembang, Agustus 2011