1. RANGKUMAN BUSINESS PARTNER COMPIERE

Business Partner adalah sebuah entity dengan siapa kita melakukan bisnis atau

transaksi. Business Partner memiliki rule seperti Customer, Vendor dan karyawan (orang

– orang yang akan dibayar atau membayar dan membutuhkan data). Untuk mempunyai

satu entity dengan jumlah lebih besar dari tiga khususnya yang menyulitkan , jika

business partner mempunyai lebih dari satu pemakai maka untuk pembayaran yang

mudah pelanggan atau customer mendapat faktur dengan kondisi potongan.Business

Partner dimulai dengan membedakan antara penjual dan Purchase role. Apabila akan

memasukkan atau mengambil produk kita harus mendefinisikan Vendor. Apabila ingin

mengahsilkan Order maka harus mendefinisikan Customer . Oleh karena itu Window

Business partner memudahkan untuk menampilkan seluruh informasi tentang Business

Partner dan pemasukkan data yang akan digunakan untuk menghasilkan seluruh dokumen

transaksi.

Tab

Tab Business Partner pada Compiere terdiri dari Business Partner, Customer,

Customer Accounting, Vendor, Vendor Accounting, Employee, Employee Accounting,

Bank Account, Location, Contact (User), Interest Area dan Withholding. Semua tab – tab

dalam business partner saling terintegrasi satu sama lain. Pembahasan pada Business

Partner pada modul ini hanya pada tab Business Partner dan Customer.

Window Business Partner

Business Partner Tab mendefinisikan entity dengan siapa organisasi bertransaksi.

Terdiri dari beberapa field yaitu client, Search Key, Greeting, Name, Name2,

Description, Credit Status, Tax ID, D-U-N-S, NAISC/SIC, Business Partner Group,

URL, Organization, Open Balance, Reference No, Rating dan Language.

Pemasukkan data dalam Business Partner dapat dilakukan pada saat terjadi

penawaran baru atau perubahan data. Dapat juga melakukan pemasukkan data dalam

window Sales Order.

Langkah – langkah melihat seluruh transaksi dari Business Partner yang

diinginkan :

1. Pilih “Business Partner Info” yang berada di bawah “Request “ dibawah

“Partner Relation”.

Menu Business Partner

2. Maka akan tampil Window Business Partner kemudian Klik pada toolbar icon

Data/Grid.

Icon Toolbar Data/Grid

3. Akan tampil Record dalam bentuk tabel, pilih salah satu record dalam hal ini

misalkan SeedFarm.

Record SeedFarm

4. Tampilan dari record SeedFarm akan tampil dengan jumlah Open Balance

yaitu -2757 berupa $2757.

5. Lihat invoice yang membuat jumlah ini dengan memilih tab “Partner

Invoices”.

Window Partner Invoice

6. Terlihat dalam tabel record yang menyebabkan total invoice $2757 dan hanya

berasal dari SeedFarm.

7. Klik Tab Partner Payment, dapat dilihat tidak terdapat record.

8. Klik pada tab Partner Shipment, didalamnya hanya terdapat satu shipment .

Untuk perubahan data field dalam Business Partner melalui Sales Order langkah –

langkah nya sebagai berikut :

1. Buka Window Sales Order kemudian pilih field Business Partner

Field Business Partner

2. Ketikkan nama sebagian atau lengkap jika mengetahui identitas record yang

akan ditampilkan .

3. Ketikkan Joe Block pada field Business Partner, kemudian compiere secara

automatis menampilkan field yang sesuai dengan pencariaan

Tampilan Field

4. Untuk contoh Price List, Location dan Invoice Location

5. Lakukan pencarian jika tidak mengetahui key data maka klik pada field.

6. Akan tampil window pencarian, kemudian pilih record yang akan di lihat dan

tekan enter.

Window pencarian field

7. Setelah memasukkan seluruh kriteria tekan tombol “Refresh”

8. Compiere akan menampilkan seluruh Business Partner yang sesuai dengan

kriteria yang dicari.

9. Pilih Record dan tekan tombol OK.

10. Window search akan tertutup dan window sales order sudah baru atau update.

Selain Perubahan data kita juga dapat menambah data atau record Business

Partner langsung dari tab Order. Langkah – langkah nya sebagai berikut:

1. Masuk kedalam Window Order dengan klik pada tab Order.

Window Tab Order

2. Klik kanan pada Business Partner Field dan pilih “New Record”

Tampilan Field New Record

3. Tampil Business Partner Entry.

Tampilan Business Partner Entry

4. Masukkan beberapa filed yang diinginkan Misalkan pada Key “Johns

Landscaping”, Name “John’s Landscaping” dan Contact “John Smith”.

5. Masukkan Alamat dalam field, setelah selesai memasukkan data alamat Klik

tombol OK.

Window entry Alamat

2. SALES ORDERS COMPIERE

Menu

Sales Orders pada Compiere terdiri dari submenu Market Place, Sales Order, Quote

Convert, Reprice Order/Invoice, Generate PO from Sales Order, Reopen Order, Open

Orders, Order Transactions, Distribution List, Distribution Run, dan Subscription.

Berikut ini adalah bagan dari Sales Orders pada Compiere.

Bagan Sales Orders

Integrasi

Sales Orders terdiri dari modul-modul yang terintegrasi. Dari modul-modul tersebut

dapat diambil atau digunakan yang diperlukan saja oleh perusahaan, sesuai jenis usaha

ataupun keperluannya. Modul-modul tersebut yaitu :

1. Market Place

Market place merupakan modul untuk membantu mengelola pangsa pasar, yang

biasanya digunakan untuk perusahaan jika akan melelangkan produk-produknya.

Modul ini terdiri dari Bid Topic, Auction Seller, dan Auction Buyer.

- Bid Topic

Bid Topic merupakan modul untuk mengelola item untuk suatu pelelangan

dan melihat penawaran-penawaran yang diajukan oleh klien dalam suatu

pelelangan. Dalam modul ini tersedia informasi berapa dana yang disediakan

oleh para pembeli untuk suatu pelelangan.

- Auction Seller

Auction Seller merupakan modul untuk mengelola informasi mengenai para

penjual. Penjual di sini yaitu para pemakai di sistem ini yang ikut

berpartisipasi dalam pelelangan. Yang perlu diperhatikan adalah pemakai

tidak selalu dari dalam perusahaan (Internal), akan tetapi dapat merupakan

Business Partner dari suatu perusahaan yang mengadakan pelelangan.

- Auction Buyer

Auction Buyer merupakan modul untuk mengelola informasi mengenai para

pembeli yang ikut berpartisipasi dalam pelelangan.

2. Sales Order

Sales Order merupakan modul untuk mengelola penjualan dari suatu pemesanan.

Sales Order dikatakan memenuhi yaitu jika jumlah pesanan sama dengan jumlah

yang dikirimkan dan juga jumlah faktur. Mengenai Sales Order ini akan dibahas

lebih lanjut

3. Distribution List

Modul ini untuk mengelola transaksi penjualan untuk suatu perusahaan dengan

frekuensi transaksi yang besar dengan pelayanan yang cepat, efisien namun

terkendali. Dalam modul ini ditetapkan besarnya kuantitas minimum dari produk

yang akan dibeli suatu perusahaan serta total kuantitas dari barang yang akan dibeli

suatu perusahaan tersebut. Dalam modul ini perusahaan-perusahaan ditempatkan

dalam suatu distribusi, beberapa perusahaan dapat menempati daerah distribusi

yang sama. Seperti contohnya perusahaan a, b, dan c menempati daerah Distribusi

A, sedangkan perusahaan d, e, dan f menempati daerah Distribusi B. Modul ini

hanya untuk menetapkan daerah-daerah distribusi saja, prosesnya dilakukan melalui

modul Distribution Run.

4. Distribution Run

Modul ini digunakan untuk membuat suatu pesanan untuk mendistribusikan produk

kepada Business Partner yang terdaftar pada modul Distribution List. Laporannya

dapat dijadikan satu untuk semua pengiriman kepada Business Partner yang

berbeda ataupun dapat dibuat terpisah.

5. Subscription

Modul ini digunakan untuk langganan dari Business Partner untuk suatu produk.

Dalam modul ini tertera awal dan akhir tanggal berlaku, serta tanggal untuk

memperbaharui sebagai langganan. Jika masa aktif sudah habis dan tidak

diperbaharui maka pelayanan sebagai langganan tidak terdapat lagi, seperti

misalnya pada pengiriman produk.

Di samping modul-modul tersebut di atas, pada Sales Orders terdapat menu Quote

Convert, Reprice Order/Invoice, Generate PO from Sales Order, Reopen Order, Open

Orders, Order Transactions seperti yang ada pada bagan Sales Orders.

1. Quote Convert

Menu ini digunakan untuk men-convert suatu proposal menjadi suatu tipe dokumen

lain. Proses ini dilakukan jika kita tidak ingin menghapus proposal tersebut. Akan

tetapi jika ingin melakukan proses ini status dokumen yang akan diconvert harus

dalam keadaan In Progress (sedang berjalan).

2. Reprice Order/Invoice

Menu ini digunakan untuk menghitung ulang harga yang tertera pada suatu pesanan

atau faktur disesuaikan dengan harga terakhir yang terdapat pada pesanan atau

faktur lain dengan produk yang sama. Seperti contoh pada pesanan tanggal 20

Desember 2004 dibuat pesanan atau faktur untuk produk baju seharga $1800,

setelah itu terdapat pesanan atau faktur untuk produk yang sama pada tanggal 22

Desember 2004 seharga $1900, maka jika kita menggunakan proses ini untuk

menghitung ulang harga pesanan atau faktur tanggal 22 Desember 2004, harga yang

tertera pada tanggal tersebut akan menjadi $1800.

3. Generate PO from Sales Order

Setelah Sales Order (SO) selesai, kita dapat membuat Purchase Order (PO) untuk

masing-masing Sales Order. Purchase Order selalu hanya merupakan satu dari

Sales Order, dalam arti satu Sales Order untuk satu Purchase Order. Purchase

Order digunakan untuk mengelola transaksi penjualan yang dilakukan. Purchase

Order secara otomatis akan dibuat jika kita menggunakan menu ini. Jika kita ingin

membuatnya sendiri dapat melalui menu Requisition-to-Invoice kemudian pilih

Purchase Order.

4. Reopen Order

Menu ini digunakan untuk membuka kembali dokumen yang telah ditutup. Jika kita

mengakses ini, akan diperlihatkan dokumen-dokumen yang telah ditutup, dan kita

tinggal memilih dokumen yang ingin dibuka kembali. Suatu dokumen yang telah

ditutup tidak dapat diubah kembali, untuk mengubahnya kita perlu membuka

kembali dokumen tersebut. Kita dapat melihat pada Sales Order jika suatu

dokumen telah ditutup statusnya menjadi “Close”.

5. Open Orders

Menu ini digunakan untuk membuat report (laporan) dari suatu pesanan dengan

kuantitas yang dikirimkan dan difakturkan. Laporan ini dibuat berdasarkan nama

Business Partner dan Product. Kita tinggal memilih Business Partner dan Product

yang ingin dibuat laporannya.

6. Order Transactions

Menu ini digunakan untuk membuat report (laporan) dari suatu transaksi pesanan.

Laporan ini dibuat berdasarkan tanggal. Kita tinggal memilih batasan tanggal dari

Sales Order yang ingin dibuat laporannya.