PEDOMAN

FUNGSI:HR OPERATIONS

REVISI KE:0

JUDUL:ADMINISTRASI PELATIHANBERLAKU TMT:

HALAMAN:1 dari 13

NOMOR:

BAB I. UMUM

I. TUJUANPedoman ini ditetapkan dengan tujuan untuk:1. Memastikan bahwa pelatihan yang diikuti memiliki keterkaitan dengan kebutuhan bisnis perusahaan (kelangsungan operasi bisnis).2. Mendukung pengembangan pekerja dan organisasi (pengembangan karir pekerja, pengembangan organisasi dan rencana suksesi).3. Meningkatkan kepuasan pekerja dan menciptakan lingkungan kerja yang baik (program retensi dan penghargaan).4. Memastikan kepatuhan dan pemenuhan atas semua peraturan yang berlaku.5. Memastikan efisiensi dan efektifitas dari biaya pelatihan (Akuntabilitas anggaran dan pelaksanaan pelatihan).

II. RUANG LINGKUP1. Ruang lingkup dari Pedoman Pelatihan ini adalah mencakup:a. Kebijakan Umumb. Pelatihan Internalc. Pelatihan In Housed. Pelatihan Public (Luar Negeri dan Dalam Negeri)2. Kebijakan ini mengatur mengenai program pengembangan yang diperuntukan bagi seluruh Pekerja Waktu Tidak Tertentu (PWTT) yang telah melewati masa percobaan (probation period) di Perusahaan yang disebut dengan Pekerja.3. Ketentuan khusus diberikan kepada PWTT yang masih dalam masa percobaan. Bahwa untuk dapat melewati masa percobaannya, orang tersebut wajib mengikuti pelatihan-pelatihan wajib tertentu.

III. PENGERTIAN1. Pekerja adalah tenaga kerja tetap/permanen yang terikat dalam perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu dengan perusahaan dan menerima upah, termasuk di dalamnya pekerja kantor, pekerja khusus, maupun pekerja lepas pantai/daerah operasi tertentu. 2. Pelatihan adalah salah satu bentuk pembelajaran jangka pendek (maksimal 1 tahun) yang diikuti oleh sejumlah peserta dan dipandu oleh seorang ataupun beberapa pengajar yang dilakukan sebagai bagian dari program wajib (mandatory), program pengembangan kompetensi, program kebutuhan fungsional dan sebagainya.3. Berdasarkan jenis pelaksanaannya, Pelatihan dibagi menjadi:a. Pelatihan Internal Merupakan Pelatihan yang diselenggarakan oleh HR&R Departemen dan difasilitasi oleh Pekerja yang telah diberi wewenang oleh Perusahaan untuk melakukan pengajaran untuk suatu topik tertentu dengan durasi minimal 4 (empat) jam sehari. Proses pemberian wewenang mengajar oleh Perusahaan kepada seorang Pekerja merupakan bagian dari proses pengembangan pengajar internal.b. Pelatihan Inhouse Merupakan Pelatihan yang difasilitasi oleh institusi eksternal yang telah ditunjuk HR&R Departemen dengan materi, waktu, instruktur dan tempat pelaksanaan telah disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan.c. Pelatihan Public Dalam Negeri (Public Domestic) Pelatihan yang dilaksanakan oleh institusi eksternal, dengan materi, waktu, instruktur dan tempat pelaksanaan disediakan oleh institusi eksternal tersebut, serta dilakukan di luar lingkungan Perusahaan.

d. Pelatihan Public Luar Negeri (Public Overseas) Pelatihan yang dilaksanakan oleh institusi eksternal, dengan materi yang disediakan oleh institusi eksternal tersebut, serta dilakukan di luar negeri.3. Berdasarkan karakteristik, Pelatihan dapat dibagi menjadi:a. Pelatihan wajib (mandatory) Adalah pelatihan yang wajib diikuti Pekerja sesuai persyaratan dan jenjang tertentu untuk memenuhi:i. Peraturan, ketentuan ataupun kebijakan Perusahaan, Holding maupun Korporat.ii. Peraturan dan ketentuan perundang-undangan/pemerintah.b. Pelatihan teknikal/fungsional Adalah pelatihan yang diikuti Pekerja untuk memenuhi kompetensi teknis atau fungsi dari Pekerja tersebut.c. Pelatihan kompetensi inti dan kepemimpinan Adalah pelatihan yang diikuti Pekerja untuk memenuhi kompetensi inti (core competency) ataupun kompetensi kepemimpinan (leadership competency) dari Pekerja tersebut.

IV. REFERENSI:1. Pedoman Tata Kerja SKKMIGAS tentang Pengelolaan Sumber Daya Manusia Kontraktor Kontrak Kerja Sama.2. Pedoman PT Pertamina Persero mengenai Perencanaan, Pengadaan dan Pembinaan Sumber Daya Manusia.3. Pedoman PT Pertamina Persero mengenai Pengelolaan Strategis Sumber Daya Manusia.4. Pedoman PT Pertamina Persero mengenai Pengelolaan Operasional Sumber Daya Manusia.5. Model Kompetensi Perilaku Utama di Lingkungan PT Pertamina Hulu Energi dan Anak Perusahaan.6. Peraturan Perusahaan PHE ONWJ tentang Pelatihan & Pengembangan dan Perjalanan Dinas.

BAB II. KEBIJAKAN

II.1. KEBIJAKAN UMUM1. Suatu kegiatan dapat dikatakan sebagai Pelatihan jika lebih besar dari 50% kegiatan dalam satu program tersebut terdapat proses akusisi pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi sebagai hasil dari pengajaran keterampilan kejuruan (vocational) atau keterampilan praktek serta pengetahuan yang berhubungan dengan kompetensi yang dibutuhkan. 2. Seluruh kegiatan Pelatihan oleh Perusahaan wajib mendapatkan persetujuan dari HR&R Departemen. Kegiatan-kegiatan yang tidak mendapatkan persetujuan dari HR&R Departemen bukan merupakan kegiatan Pelatihan oleh Perusahaan.3. Perusahaan mewajibkan Pekerja yang masih dalam Masa Percobaan untuk mengikuti Pelatihan-Pelatihan berikut:a. Induction Program for New Employee b. New Employee HSSE Training/Basic HSES Trainingc. Pelatihan-Pelatihan lainnya yang akan ditetapkan kemudian serta telah disetujui oleh HR&R SMT dan SMT terkait.4. Mengenai fasilitas perjalanan dinas terkait dengan Pelatihan dapat merujuk ke Peraturan Perusahaan yang berlaku.5. Penyelenggaraan Pelatihan harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang berlaku di Perusahaan seperti Code of Conduct, Peraturan Perusahaan, standar HSSE dan sebagainya.

II.1.1 PERENCANAAN PELATIHAN1. Seluruh kebutuhan Pelatihan wajib direncanakan baik individu, fungsi, maupun departemen secara tahunan. Rencana kebutuhan pelatihan individu tertuang dalam bentuk ILP, sedangkan rencana kebutuhan pelatihan secara departemen atau fungsi tertuang dalam kebutuhan pembelajaran departemen.2. Pembahasan mengenai perencanaan pembelajaran, kebutuhan pembelajaran, serta ILP departemen telah dijelaskan di Kebijakan Pembelajaran & Pengembangan.3. Semua jenis pembelajaran yang dilakukan di luar ILP ataupun di luar rencana pembelajaran tahunan wajib mendapatkan persetujuan hingga SMT terkait. 4. Pelatihan insidental yaitu Pelatihan yang tidak terencana tetapi perlu diikuti oleh seluruh ataupun sebagian Pekerja karena mengingat urgensinya bagi Perusahaan dengan memenuhi satu atau beberapa kriteria berikut:a. Pelatihan tersebut mempunyai arti yang sangat penting dan strategis bagi Perusahaan.b. Pelatihan tersebut berkaitan dengan adanya perubahan kebutuhan dari Perusahaan.c. Pelatihan tersebut dalam rangka kerja sama antar perusahaan atau negara yang menyangkut kepentingan Perusahaan.5. Pelatihan insidental ini penugasannya bersifat top-down. Yaitu merupakan arahan dari Holding, GM ataupun SMT untuk melakukan suatu Pelatihan untuk seluruh atau Pekerja tertentu.

II.I.2 PENGAJUAN PELATIHAN 1. Setiap Pekerja wajib melengkapi Formulir Pengajuan Pelatihan (Training Request Form/TRF) saat akan mengajukan suatu Pelatihan.2. Kriteria pengajuan persetujuan TRF untuk pelatihan internal, inhouse dan public domestic adalah sebagai berikut:

Kondisi dan PersyaratanPersetujuan

Sesuai dengan ILP: Biaya sekali pelatihan < $5,000 Sudah melewati masa probationI:Manager terkait

I:HR&R Departement

Tidak sesuai dengan ILP Belum melewati masa probation Mengikuti pelatihan berbiaya $5,000 per pelatihan per orang. Sudah memiliki akumulasi jumlah hari Pelatihan 10 (sepuluh) hari dalam tahun berjalanI:Manager terkait

II:HR&R Departement

III:Training Committee

3. Kriteria pengajuan TRF untuk pelatihan public overseas adalah sebagai berikut:a. Persyaratan peserta pelatihan: minimum grade J sudah 1 (satu) tahun bekerja dalam 3 (tiga) tahun terakhir memiliki minimal 1 (satu) performance rating dengan kategori setara exceed expectation (EE). tidak dalam masa tindakan disiplinerb. Persyaratan persetujuan:LokasiPersetujuan

Asia TenggaraI:Manager dan SMT terkait

II:HR&R Departement

III:GM

Di luar Asia TenggaraI:Manager terkait

II:HR&R Departement

III:Training Committee

IV:GM

4. Training Committee terdiri dari minimal 4 (empat) SMT yang antara lain adalah: HR&R SMT, SMT dari pekerja terkait, 2 (dua) SMT dari departemen lainnya yang akan ditentukan oleh HR&R Departemen5. Waktu pengajuan TRF HR&R Departemen menerima TRF yang telah mendapatkan persetujuan pejabat berwenang dengan waktu penerimaan maksimal sebelum hari Pelatihan sebagai berikut:JenisWaktu Penerimaan TRF

InternalPaling lambat 5 (lima) hari kerja

InhousePaling lambat 10 (sepuluh) hari kerja

Public Domestic Di bawah $5,000: paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja $5,000: paling lambat 20 (duapuluh) hari kerja

Public Overseas Mensyaratkan visa: paling lambat 40 (empatpuluh) hari kerja Tidak mensyaratkan visa: paling lambat 20 (duapuluh) hari kerja

HR&R Departemen tidak akan menindaklanjuti proses pendaftaran Pelatihan apabila TRF diterima di luar waktu tersebut di atas.6. Pekerja wajib mengikuti keseluruhan kegiatan yang terkait dengan penugasan Pelatihan yang sudah diberikan.7. Apabila Pekerja tidak dapat mengikuti sebagian atau keseluruhan kegiatan pelatihan, maka Pekerja wajib menginformasikan secepatnya ke HR&R Departemen dan manajer terkait dengan alasan yang dapat diterima. Pelanggaran terhadap ketentuan ini akan dikenakan sanksi sesuai dengan PP yang berlaku. 8. Penyelenggara Pelatihan (training provider) dan pengajar (trainer) harus memiliki kredibilitas, kompetensi, rekam jejak (track record), pengetahuan, pengalaman, serta reputasi yang baik terhadap suatu topik Pelatihan.9. HR&R Departemen akan melakukan evaluasi dan monitoring berkala terhadap kesesuaian realisasi ILP, kesesuaian materi ajar, penjadwalan, penyelenggara pelatihan, anggaran dan sebagainya.

II.1.3 IKATAN DINAS1. Ikatan dinas diberikan kepada Pekerja untuk Pelatihan dengan kriteria berikut:KondisiIkatan Dinas

Durasi pelatihan > 10 (sepuluh) hari kerja berturut-turut6 (enam) bulan

Biaya pelatihan $5,000 $10,0006 (enam) bulan

Biaya pelatihan $10,00012 (duabelas) bulan

2. Setelah Pekerja mendapatkan konfirmasi Pelatihan, maka Pekerja diwajibkan untuk menandatangani Surat Perjanjian Ikatan Dinas dengan HR&R Departemen.3. Pekerja yang mengundurkan diri dalam masa ikatan dinas harus mengembalikan seluruh biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk Pelatihan secara penuh.4. Apabila terdapat beberapa masa ikatan dinas secara bersamaan dalam satu waktu tertentu, maka masa ikatan dinas yang berlaku adalah yang paling lama masa berakhirnya.

II.1.4 EVALUASI PELATIHANSetiap Pekerja yang mengikuti Pelatihan akan melengkapi evaluasi pembelajaran antara lain sebagai berikut:a. Evaluasi Level 1 Evaluasi ini untuk mengetahui baik/tidaknya kemampuan pengajar, kesesuaian materi dengan sasaran pelatihan, bentuk buku materi, ruangan, konsumsi dan sebagainya yang berkaitan dengan implementasi pelatihan. Evaluasi ini wajib dilengkapi oleh peserta itu sendiri dan diserahkan kepada HR&R Departemen. Jika tidak, maka Peserta tidak bisa mengikuti Pelatihan selanjutnya.b. Evaluasi Level 2 Evaluasi ini dapat berupa pre test atau post test untuk mengukur pengetahuan dasar peserta terhadap materi ajar. Sesuai kebutuhan Pelatihan, evaluasi ini dilengkapi oleh peserta itu sendiri dan dilakukan di akhir sesi atau akhir waktu pelatihan.c. Evaluasi Level 3 Evaluasi ini untuk mengetahui bagaimana peserta mengaplikasikan pengetahuan yang telah didapat dari Pelatihan. Evaluasi ini diberikan untuk Pelatihan yang bertujuan untuk memenuhi kompetensi minimal di level 2 (basic application), dan atasan wajib memberikan Evaluasi ini dalam 3 (tiga) sampai 6 (enam) bulan setelah pelatihan. Jika dalam waktu yang telah ditentukan Evaluasi Level 3 belum dilengkapi maka Pekerja tidak bisa mengikuti Pelatihan berikutnya.

II.2 PELATIHAN INTERNAL1. Perusahaan memahami bahwa sebagai bagian dari pengembangan Pekerja serta untuk menunjang kegiatan Pelatihan yang lebih efektif, maka Perusahaan pun memberikan fasilitas kepada para Pekerja untuk menjadi pengajar suatu topik Pelatihan.2. Pengembangan Pengajar Internal (internal trainer development) ditujukan kepada Pekerja yang:a. Menawarkan dirinya untuk mengajar suatu topik tertentub. Memang menjadi bagian dari pengembangan Pekerja tersebutc. Dikarenakan kebutuhan maka ditugaskan Perusahaan untuk mengajar topik tertentu3. Bagi Pekerja yang menawarkan dirinya sebagai pengajar atau yang memang menjadi bagian dari pengembangan dirinya, maka wajib melalui tahapan-tahapan berikut: dibuktikan dalam proses asesmen di Perusahaan bahwa memiliki keahlian atau pengetahuan minimum di level 4 (mastery) terhadap topik yang akan diajar telah mengikuti pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan desain instruksional (instructional design) kemudian Pekerja tersebut akan melalui tahapan-tahapan berikut:i. mengajar tandem dengan pengajar senior atau tim expert lainnya yang ditunjuk oleh Perusahaan, untuk suatu materi sesuai keahliannya dalam minimal 2 (dua) kelas Pelatihan. Pada tahap ini, evaluasi untuk Pekerja tersebut berasal dari pengajar senior dan dari peserta (atau evaluasi level I)ii. mengajar penuh untuk materi tersebut dalam minimal 2 (dua) kelas Pelatihan. Evaluasi untuk Pekerja tersebut berasal dari evaluasi level I.iii. HR&R Departemen akan membentuk tim panel yang bersama-sama dengan Pekerja melakukan review terhadap kemampuan dan cara mengajar dari Pekerja tersebut. Tahap terakhir ini akan menentukan apakah Pekerja tersebut sudah bisa dinyatakan sebagai pengajar suatu topik atau masih harus ada perbaikannya. 4. HR&R Departemen melakukan fasilitasi penentuan pengajar dan tim panel, melakukan mediasi jika ada hal-hal yang perlu dimediasi, serta memonitor daftar Pengajar Internal serta topik-topik apa saja yang boleh diajarkan Pekerja tersebut. 5. Perusahaan akan memberikan penghargaan khusus secara tahunan kepada Pengajar Internal yang telah memberikan Pelatihan secara penuh untuk suatu topik. Mekanisme pemberian penghargaan khusus ini akan diatur secara terpisah.6. Selain Pengembangan Pengajar Internal, HR&R Departemen akan memfasilitasi dalam:a. Pengembangan desain pelatihan untuk internal trainingb. Pelaksanaan pelatihan untuk internal training7. Pengembangan desain pelatihan meliputi kegiatan-kegiatan berikut: penetapan sasaran pelatihan dengan memperhatikan fokus pelatihan meliputi peningkatan kognitif/pengetahuan, psikomotorik/ketrampilan atau afektif/perubahan perilaku pengembangan materi (kurikulum) dan strategi pelatihan. Di dalamnya termasuk: penetapan metode pembelajaran, pembuatan pre-post test/ujian, penetapan kriteria peserta, penetapan alat bantu ajar, penetapan durasi dan jadwal pelatihan, penetapan pengajar, desain instruksional, dan sebagainya.8. Pelaksanaan pelatihan meliputi kegiatan-kegiatan berikut: melakukan perencanaan secara tahunan terhadap topik pelatihan dan Pengajar. memastikan target peserta yang dibutuhkan. memastikan standar HSSE yang diperlukan. memastikan implementasi proses belajar mengajar, pre-post test/ujian, sertifikat kepesertaan/keahlian, evaluasi pelatihan, anggaran, dan sebagainya.

II.2 PELATIHAN INHOUSE1. Pada dasarnya, Pelatihan Inhouse berusaha membawa topik yang diberikan oleh pihak eksternal ke dalam Perusahaan yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan Perusahaan. 2. HR&R Departemen akan memfasilitasi dalam: koordinasi dengan departemen atau expert terkait untuk penetapan sasaran, kurikulum, kriteria peserta, kriteria pengajar, penjadwalan dan sebagainya. mencari penyelenggara eksternal dan bersama-sama dengan pihak user/expert melakukan review terhadap proposal yang masuk. memastikan bahwa proposal dan metode pengajaran yang diberikan oleh penyelenggara ekternal tersebut bisa diadaptasi dengan standar, kondisi, serta kebutuhan Perusahaan. Melakukan monitoring terhadap implementasi proses belajar mengajar, pre-post test/ujian, sertifikat kepesertaan/keahlian, evaluasi pelatihan, standar HSSE, serta monitoring anggaran.3. HR&R Departemen akan menerima dan menyimpan keseluruhan materi dari suatu topik Pelatihan Inhouse sebagai bagian dari kegiatan aset pengetahuan.

II.3 PELATIHAN PUBLIC1. Pada dasarnya, Perusahaan memperbolehkan Pekerjanya untuk mengikuti pelatihan Public jika:a. Pelatihan Public Dalam Negeri: pelatihan yang dibutuhkan tidak tersedia di pelatihan internal maupun inhouse, baik dari segi konten, instruktur maupun peralatan/fasilitas yang dibutuhkan.b. Pelatihan Public Luar Negeri: pelatihan yang dibutuhkan tidak tersedia di pelatihan internal, inhouse maupun Public dalam negeri, baik dari segi konten, instruktur maupun peralatan/fasilitas yang dibutuhkan. materi tersebut memberikan bahasan minimal di level 3 (intermediate/skillfull application).2. Sebagai bagian dari aset pengetahuan, Pekerja diwajibkan untuk mengirimkan salinan materi pelatihannya (dapat berupa softcopy maupun hardcopy) ke HR&R Departemen. Pekerja yang tidak mengirimkan materi pelatihannya akan tidak bisa mengikuti Pelatihan berikutnya.