PowerPoint Template

RENCANA AKSI PERUBAHANDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

1Fasilitator : Drs. Surjadi, M.Si. LOGO

LOGO DOKUMENTAHAP TAKING OWNERSHIPPROJECT CHARTERDOKMEN YANG TERKAIT :Hasil Diagnostic Reading;Undangan Rapat Pembahasan Rancangan Proyek Perubahan dengan Tim / Stakeholders (Kalau ada);Daftar Hadir Tim / Stakeholders dlm pertemuan yang diadakan dll yang dipandang relevant.FORM ISIAN UNTUK MENTORFORM ISIAN UNTUK COACHFOTO-FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN (Kalau ada).2Lnjt

LOGODIAGNOSTIC READINGDalam bekerja, pemimpin perubahan pada dasarnya mirip seorang dokter, NAMUN yang DIDIAGNOSA bukanlah tubuh manusia, melainkan ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA. Dalam melakukan diagnosa, pemimpin terlebih dahulu menilai kinerja organisasi saat ini, menemukan area yang bermasalah, kemudian melakukan intervensi agar kinerja organisasi meningkat. .................

3

LOGODR.Kemampuan mendiagnosa organisasi secara akurat menentukan berhasil tidaknya pemimpin dalam membawa perubahan bagi organisasinya. Diklatpim pola baru menghasilkan pemimpin perubahan (adaptif) dan asumsi yang dirujuk adalah peserta diklatpim telah memiliki pengetahuan, sehingga diklatpim diarahkan untuk menggali tacit knowledge.

4

LOGODR.Diklatpim lebih menekankan pada keterampilan memimpin dari pada memberikan pengetahuan tentang teori dan instrumen.Agenda diagnostik organisasi diarahkan untuk melakukan identifikasi area perubahan dan stakeholder agar dapat dilaksanakan intervensi menuju organisasi berkinerja tinggi.

5

LOGONAMA PROYEK PERUBAHAN MERUPAKAN JUDUL KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN Ingat Area Perubahan ? Ingat apa yang menjadi Fokus Perubahan ? Fokus Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading, yaitu Solusi Alternatif yang dipilih untuk memecahkan masalah organisasi yang dipilih untuk diselesaikan;

JUDUL AREA PERUBAHAN + FOKUS PERUBAHAN + SASARAN PERUBAHAN

6

LOGOFORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONALJUDUL : Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan.LATAR BELAKANG : Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasiPERMASALAHAN (diperoleh dari Diagnosa):Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.Masalah inti yang menjadi perhatian utama.Analisis Kondisi Saat ini dan upaya Benchmarking.

LOGOFORMAT RANCANGANPROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL(LANJUTAN)PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN :Menjelaskan out put dan outcome dari perubahan yang diinginkan.Menjelaskan area, isi dan lingkup Proyek Perubahan.Menjelaskan keuntungan dan kerugian.Menjelaskan kendala yang diantisipasi terjadi.Menjelaskan strategi pelaksanaan.

LOGOFORMAT RANCANGANPROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL(LANJUTAN)STAKE HOLDER : Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.Memetakan FREQUENSI hubungan kerja Stakeholder.RENCANA AKSI:Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek PerubahanMenjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.Menjelaskan Faktor-Faktor KEBERHASILANMenjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORANPENUTUP.

LOGO9 MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK DIAGNOSTIC READING1. MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN2. TENTUKAN SASARAN REFORMPERTAJAM FOKUS SASARAN4. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORMTAHAPANDIAGNOSTIC READING10

LOGOSASARAN REFORM CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATANMULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKANPeningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat JalanTENTUKAN SASARAN REFORMPeningkatan Standar Pelayanan Kesehatan / Kepuasan Pelanggan Meningkat dalam memperoleh Pelayanan KesehatanPERTAJAM FOKUS SASARAN

Waktu Pendaftaran Pelayanan kesehatan Rawat Jalan di Rumah Sakit, sehingga terwujud perbaikan Standar Pelayanan Publik. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORMTerwujudnya percepatan waktu pendaftaran pasien dari 30 menit menjadi 8 menit . CONTOHPERCEPATAN WAKTU PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN GUNA MENINGKATKAN STANDAR KUALITAS PELAYANANCONTOH LAIN LOKUS : KECAMATANBidang : Pelayanan Administrasi Umum

IDENTIFIKASI KONDISI YANG DIHARAPKAN :Prosedur mudah, cepat dan tepat (85%)biaya berdasar Perda (100%);Petugas trampil, menerapkan 3S (80%);Terpenuhinya sarana pelayanan (80%);Terpenuhinya prasarana yang representatif (80%)Kepastian hukum (80%).

12CONTOH

LOGOIDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG

Prosedur mudah, cepat dan tepat (30%)biaya berdasar Perda (50%);Petugas trampil, menerapkan 3S (45%);Terpenuhinya sarana pelayanan (55%);Terpenuhinya prasarana yang representatif (55%)Kepastian hukum (50%).

13CONTOH

LOGOPELAYANAN ADMINISTRASIUMUM DI KANTOR KECAMATANKONDISIYANG DIHARAPKANKONDISI SEKARANGPROSEDUR MUDAH, CEPAT DAN TEPAT.BIAYA BERDASAR PERDA.PETUGAS TRAMPIL, MENERAPKAN 3STERPENUHINYA SARANA PELAYANANTERPENUHINYA PRASARANA YANG REPRESENTATIFKEPASTIAN HUKUM(85%)

(100%)(80%);

(80%);

(80%)

(80%).(30%)

(50%)(45%)

(55%)

(55%)

(50%)MEMBANDINGKAN KONDISI YANG DIHARAPKAN DENGAN KONDISI SEKARANG14CONTOHSASARAN REFORMPELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATANMULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN Pelayanan Administratif yang cepat, tepat dan mudah. TENTUKAN SASARAN REFORMMeningkatnya Kepuasan Penerima Manfaat Pelayanan (Pelayanan Prima)PERTAJAM FOKUS SASARANPenyederhanaan persyaratan Adm. dari 7 form menjadi 5 formMENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORMMeningkatkan IKM dari 65 % menjadi 75 % 15Judul : (Penyederhanaan Persyaratan dalam Pelayanan Administratif Guna Mewujudkan Pelayanan Prima).CONTOHFORMAT PROJECT CHARTER

1.0 iDENTITAS PROYEKNAMA

(Penyederhanaan Persyaratan dalam Pelayanan Administratif Guna Mewujudkan Pelayanan Prima).DESKRIPSIBerdasar identifikasi masalah , isu strategis yang diusulkan adalah : Prosedur Pelayanan Administrasi Umum yang mudah, cepat dan tepat , kondisi saat ini masih rendah yaitu 30 % SPONSORAtasan Langsung (Mentor)PROJECT LEADERPenanggung Jawab Proyek Perubahan (Peserta Diklat)SUMBER DAYA TIM Sumber Daya Kunci : Dukungan Stake holder yang dilegitimasi oleh Mentor.Penanggungjawab proyek meyakinkan kepada stake holder dan mentor bahwa proyek perubahan ini layak untuk ditindaklanjuti dan mendapat dukungan.

16CONTOHRENCANA AKSI PERUBAHAN (Project Charter)01. IDENTITAS PROYEKNAMANama Proyek Perubahan yang akan dilakukanDESKRIPSIGambaran singkat mengenai Proyek Perubahan.SPONSORAtasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung Proyek Perubahan.PROJECT LEADERPenanggung Jawab Proyek PerubahanSUMBER DAYA TIMSumber dukungan dan legitimasi bagi Tim untuk menjalankan Proyek PerubahanPenjelasan Singkat Penanggung Jawab Pro.Per. Sehingga mendapatkan dukungan yang legitimate.( Lampiran : 1 )(Produk Tahap 1 : Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi)1802. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)Latar belakang perlunya proyek dilakukan.Berangkat dari Kondisi yang Ideal atau Normatif yang akan dicapai dan Permasalahan yang dihadapi. Penetapan Fokus Proyek Perubahan sesuai hasil Identifikasi Masalah.03. TUJUANTujuan Pro.Per. Yang akan dicapai baik secara Jangka Panjang (satu atau dua tahun), Jangka Menengah (satutahun) dan Jangka Pendek (tiga minggu/sampai berakhirnya Diklat. Pim. Tk. IV) Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya Jangka Pendek dan Jangka Menengah.1904. MANFAATManfaat Pro. Per. Dalam mendukung Reformasi Birokrasi dan Perbaikan Kinerja Kebijakan serta Kualitas Pelayanan Publik yang menjadi tanggung jawab Instansinya.

05. RUANG LINGKUPKegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam Proyek Perubahan. Rumusan Kegiatan tersebut disesuaikan dengan Rumusan Tujuan pada Bagian 03.

2006. 0UTPUT KUNCI(Key Project Deliverables)

NAMADESKRIPSINama output kunci yang akan dihasilkan;Output berupa Output Antara (yang akan dicapai Jangka Pendek dan Menengah) dan Output Akhir (yang akan dicapai Jangka Menengah).Penjelasan singkat Output yang hendak dihasilkan dalam Proyek Perubahan.2107. PENTAHAPAN (Milestone)No.TAHAP UTAMAWAKTUTahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-2 yang sangat penting, sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengn Time Schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada Laporan Breakthrough-2;Milestone bisa dibedakan antara tahapan Jangka Pendek dan Panjang.Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)2208. TATA KELOLA PROYEKSTRUKTURDESKRIPSIGambaran Struktur Tim / orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Contoh :Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Sponsor : Project Leader : Pokja :

Coach :

SponsorProject LeaderCoachPokjaPokja2309. ANGGARANJUMLAHDESKRIPSI(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan)

(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan)

(Penjelasan Peruntukan)

(Penjelasan Peruntukan)

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERNo.Identifikasi Instansi / Individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi) atau Stakeholder Eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh di luar Instansi Peserta.2411. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAHNo. DESKRIPSIPenjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan.

12. RESIKONo.DESKRIPSIPenjelasan tentang tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek prubahan sesuai target waktu, yang telah ditetapkan.

2513. KRITERIA KEBERHASILANUkuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur. Misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb.14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu.15. DISETUJUI Tempat, tgl. / bulan / tahun. Project Sponsor (Atasan Peserta)

(tanda tangan)

FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP261. Nama Peserta:2. Instansi:3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV):Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :

Rekomendasi :

Surabaya, .MENTOR,

( )( Lampiran : 2 )FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP271. Nama Peserta:2. Instansi:3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV):Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :

Rekomendasi :

Surabaya, .COACH,

( )( Lampiran : 3 )FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHANINSTANSIONALLOGO

LOGOLEMBAR KERJA RENCANA NAMA PROYEK PERUBAHANDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

N ama Peserta:NDH:Instansi:Jabatan:Area Perubahan:Fokus Perubahan : (Hasil Diagnostic Reading)Rencana Nama/Judul Proyek Perubahan (Nama Proyek Chater): (Area Perubahan + Fokus Perubahan + Sasaran Perubahan )29FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONALJUDUL PROYEK PERUBAHAN : Diambil dari Nama Proyek Perubahan yang ada pada Rencana Aksi Perubahan/Project Charter (Identitas Proyek).Kata PengantarDaftar Isi Bab I : PendahuluanLatar BelakangArea dan Fokus Proyek PerubahanTujuan dan Manfaat Proyek PerubahanRuang Lingkup Proyek PerubahanKriteria Keberhasilan

LanjutanBab II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHANOutput Kunci Proyek PerubahanPentahapan Proyek PerubahanTata Kelola Proyek PerubahanSteakholder Proyek PerubahanFaktor Kunci Keberhasilan Proyek PerubahanTarget Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/ persentase pencapaian output sesuai kriteria keberhasilan) Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice.

BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Bab IV : PENUTUP

(Bab III dan Bab IV Disampaikan dalam Pembekalan Breakthrough II)

32LanjutanPENJELASAN BAB-PERBAB33BAB I PENDAHULUANLATAR BELAKANGBerangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan kondisi eksisting yang riil terjadi (didukung dengan data dan fakta); Identifikasi permasalahan yang dihadapi (ini penting untuk menentukan fokus proyek perubahan); Kembangkan dari uraian latar belakang yang ada pada Project Charter.

34BAB - I .AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHANArea Proyek Perubahan adalah Pelaksanaan Kegiatan Instansi (TUPOKSI Eselon IV) yang telah dipilih pada waktu Diagnostic Reading;

Fokus Poyek Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading yang dijadikan Judul/Nama Project Charter;

Beri penjelasan seperlunya.

35BAB - I .TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHANTujuan dan Manfaat Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 3.0 dan 4.0.

RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHANRuang Lingkup Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 5.0. Beri uraian seperlunya !

36BAB - I .KRITERIA KEBERHASILAN Kriteria Keberhasilan usahakan bersifat kuantitatif/ measurable/dapat diukur (indikator kinerja kegiatan) Usahakan berupa Outcome / hasil kegiatan Ambil dari Project Charter Point 13.

37BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHANOUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHANOutput kunci adalah output yang akan dihasilkan dalam proyek perubahan, baik output Jangka Pendek, Jangka Menengah maupun Jangka Panjang;

Diambil dari Project Charter Point 6.0.

..

38BAB II ..PENTAHAPAN PROYEK PERUBAHANPentahapan Proper adalah merupakan Milestone; Pentahapan Proper adalah capaian-capaian yang ditarget dapat dicapai tepat waktu dan tepat sasaran; Terdiri atas Tahapan jangka Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang; Diambil dari Project Charter Point 7.039BAB II ..TATAKELOLA PROYEK PERUBAHANBerisi struktur peran masing-masing tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan; Ambil dari Project Charter Point 8.0 dan berikan uraian tatalaksananya.

STEAKHOLDER PROYEK PERUBAHAN Ambil dari Project Charter Point 1.0 Beri penjelasan peran, pengaruh dan hubungan kerjanya.

40BAB II ..FAKTOR KUNCI KEBERHASILANFaktor yang dianggap menjadi kunci keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu; Diambil dari Project Charter Point 14.

TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN.41BAB II ..TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHANBerisi target hasil yang ingin dicapai oleh Proyek Perubahan; Target ini bersifat kuantitatif sehingga dapat diukur tingkat keberhasilannya; Berdasarkan ukuran output kunci dan kriteria keberhasilan Proyek Perubahan.HASIL ADOPSI BENCHMARKINGBerisi Best Practice yang dapat diadopsi dari kegiatan benchmarking dan sesuai dengan Fokus Proyek Perubahan.

42LAMPIRANProduk dari Pembelajaran Tahap 1Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi 43Lampiran 1 : RENCANA AKSI PERUBAHAN (Project Charter) Lampiran 2 : FORMULIR BAGI MENTOR (Pada Tahap Taking Ownership)Lampiran 3 : FORMULIR BAGI COACH (Pada Tahap Taking Ownership)BIMBINGAN VIA E_MAILLEARNING PRODUCT DIKIRIMKAN VIA E_MAIL DENGAN ALAMAT Sbb.

suryadi_widyaiswara@yahoo.co.idNo. HP 0811362496

44

LOGOAdd your company sloganThank You !

45LOGO

LOGO