MERUPAKAN SALAH SATU KOMPONEN DALAM SISTEM PEMBINAAN POLRI, YANG GILIRANNYA AKAN MENUNJANG KEBERHASILAN PELAKSANAAN TUGAS POKOK POLRI

MENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS POKOK UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI.

MENYEDIAKAN KETERANGAN BAGI PIMPINAN GUNA MENGAMBIL KEPUTUSAN ATAU TINDAKAN YANG TEPAT.

MEMBANTU KELANCARAN PERKEMBANGAN ORGANISASI POLRI SECARA KESELURUHAN KARENA DOKUMEN ADALAH SUMBER INFORMASI.

MEMBERI DUKUNGAN

MEMASUKI SELURUH BAGIAN ORGANISASI

DILAKSANAKAN OLEH SELURUH PERSONEL

MENGGUNAKAN KERTAS, MEDIA REKAM/CETAK, DAN ATK

PERLU KETELITIAN DAN KECERMATAN

1. AZAS TANGGUNG JAWAB :HARUS MENUNJUKAN SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB MULAI DARI ORGANISASI TERENDAH

2. AZAS KEAMANAN

MEMILIKI TINGKAT KEAMANAN TERTENTU YANG DINYATAKAN DENGAN KLASIFIKASI, YANG SIFAT-NYA TERTUTUP

3. AZAS SALURAN ADM

HARUS MENGIKUTI SALURAN ADM YG TELAH TELAH DITETAPKAN DENGAN PENGAWASAN, PENGENDALIAN DAN DAPAT DIPERTANGGUNG JAWABKAN

4. AZAS KESINAMBUNGAN

PROSES YG BERKESINAMBUNGAN DAN SALING BERHUBUNGAN ERAT, PENATAAN RAPIH DAN TERATUR SEHINGGA PIMPINAN MUDAH MENGAMBIL KEPUTUSAN.

5. AZAS KECEPATAN

SELESAI TEPAT WAKTU, PENEGASAN DINYATAKAN DENGAN DERAJAT, WAJIB DIPERHATIKAN KECEPATAN

1. SANGAT RAHASIA

TK. KLASIFIKASI TERTINGGI ISI SUATU TULDIS/BERITA YG ERAT KAITANNYA DGN KEAMANAN & KESALAMATAN NEGARA, JIKA DISIARKAN TDK SAH/JATUH KETANGAN YG TDK BERHAK AKAN MEMBAHAYAKAN & MENIMBULKAN KERUGIAN BESAR PD KEAMANAN & KESELAMATAN NEGARA

2. RAHASIA

TK. KLASIFIKASI ISI SUATU TULDIS / BERITA YG ERAT KAITANNYA DGN KEAMANAN & KESALAMATAN NEGARA, JIKA DISIARKAN TDK SAH/JATUH KETANGAN YG TDK

BERHAK AKAN MENIMBULKAN KERUGIAN PD KEAMANAN & KESELAMATAN SERTA KEPEN- TINGAN NEGARA.

3. KONFIDENSIAL

TK. KLASIFIKAS ISI SUATU TULDIS / BERITA YG ERAT KAITANNYA DGN KEAMANAN &KESALAMATAN NEGARA, JIKA DISIARKAN TDK SAH/JATUH KETANGAN YG TDK BERHAK AKAN MERUGIKAN KEPENTINGAN NEGARA, (TERMASUK DIDLMNYA RAHASIA JABATAN) & TERBATAS. 4. B I A S A

TK. KLASIFIKASI TERTINGGI ISI SUATU TULDIS/BERITA YG TDK TERMASUK KE DLM KE-3 KLASIFIKASI DI ATAS, NAMUN TTP TDK BOLEH DISAMPAIKAN KPD YG TDK BERHAK MENERIMANNYA.

1. K I L A T

SUATU TULISAN DINAS HARUS DISELESAIKAN/DIKIRIM/DISAMPAIKAN SEKETIKA KPD PEJABAT YG BERKEPENTINGAN

2. SANGAT SEGERA

SUATU TULISAN DINAS HARUS DISELESAIKAN/DIKIRIM/DISAMPAIKAN PADA HARI ITU JUGA KPD PEJABAT YG BERKEPENTINGAN

3. S E G E R A

SUATU TULISAN DINAS HARUS DISELESAIKAN/DIKIRIM/DISAMPAIKAN PADA WAKTU 24 JAM KPD PEJABAT YG BERKEPENTINGAN

4. B I A S A

SUATU TULISAN DINAS HARUS DISELESAIKAN/DIKIRIM/DISAMPAIKAN MENURUT URUTAN YG DITERIMA OLEH BAGIAN EKSPIDISI

a.a. TULISAN DINASTULISAN DINAS

ADLH SEMUA TULISAN YG DIKELUARKAN PJBT YG BERWENANG DI LINGK. ADLH SEMUA TULISAN YG DIKELUARKAN PJBT YG BERWENANG DI LINGK. POLRI DLM RANGKA LAKGAS DIBID.MASING-MASING DAN DISSN MENURUT POLRI DLM RANGKA LAKGAS DIBID.MASING-MASING DAN DISSN MENURUT BENTUK-BENTUK YG TLH DITTPKANBENTUK-BENTUK YG TLH DITTPKAN..

b.b. SURATSURAT

ADLH SUATU BENTUK TULISAN DINAS YG DIBUAT SCR TERTULIS OLEH ADLH SUATU BENTUK TULISAN DINAS YG DIBUAT SCR TERTULIS OLEH SEORANG PJBT DLM LAKS GAS DAN JABATANNYA GUNA MENYAMPAIKAN SEORANG PJBT DLM LAKS GAS DAN JABATANNYA GUNA MENYAMPAIKAN PEMBERITAHUAN, PERNYATAAN ATAUPUN PERMINTAAN KPD PEJABAT LAIN PEMBERITAHUAN, PERNYATAAN ATAUPUN PERMINTAAN KPD PEJABAT LAIN LUAR INSTANSI/SATUANNYA SENDIRI.LUAR INSTANSI/SATUANNYA SENDIRI.

c.c. KOPSTUKKOPSTUK

ADLH NAMA INSTANSI POLRI YG DICANTUMKAN DI SDT KIRI ATAS HALAMAN ADLH NAMA INSTANSI POLRI YG DICANTUMKAN DI SDT KIRI ATAS HALAMAN PD TULDIS BG PETUNJUK BADAN YG MENGELUARKAN TULDIS TSB.PD TULDIS BG PETUNJUK BADAN YG MENGELUARKAN TULDIS TSB.

d.d. TAJUK TANDA TANGANTAJUK TANDA TANGAN

ADLH SUATU POK TULISAN YG DITULIS PD BAG PENUTUP SUATU TULDIS YG ADLH SUATU POK TULISAN YG DITULIS PD BAG PENUTUP SUATU TULDIS YG MEMUAT NAMA JABATAN YG DIRANGKAIKAN DG NAMA INSTANSI YG MEMUAT NAMA JABATAN YG DIRANGKAIKAN DG NAMA INSTANSI YG DIPIMPIN , NAMA PEJABAT YG MENANDATANGANI TULDIS, & PANGKAT YG DIPIMPIN , NAMA PEJABAT YG MENANDATANGANI TULDIS, & PANGKAT YG BERSANGKUTANBERSANGKUTAN..

e.e. TATA USAHATATA USAHA

ADLH RANGKAIAN AKTIVITAS MENGHIMPUN, MENCATAT, MENGOLAH, ADLH RANGKAIAN AKTIVITAS MENGHIMPUN, MENCATAT, MENGOLAH, MENGGANDAKAN, MENGIRIMKAN & MENYIMPAN KETERANGAN 2 YG MENGGANDAKAN, MENGIRIMKAN & MENYIMPAN KETERANGAN 2 YG DIPERLUKAN DLM SETIAP ORGANISASIDIPERLUKAN DLM SETIAP ORGANISASI. .

1. PERATURAN 2. KEPUTUSAN 3. PRIN HAR/AMANAT ANGGARAN****4. INSTRUKSI****5. SURAT KEPUTUSAN6. BUJUKLAK7. SURAT EDARAN8. SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS9. LAPORAN10. SURAT11. NOTA DINAS12. TELEGRAM13. SURAT TELEGRAM14. MAKLUMAT15. PENGUMUMAN16. SURAT PENGANTAR17. TELAAHAN STAF18. NASKAH DINAS LAINNYA

1. TATARAN TERTINGGI

TULDIS YG MUAT KEBIJAKS POKOK & JD DSR BG TULDIS LAINNYA. ( DOKTRIN,ORG &PROSEDUR, RNSTRA, BIN, AMANAT GAR), WEWENANG KAPOLRI

- KEPUTUSAN, PRINHAR/AMANAT ANGGARAN

2. TATARAN KEDUA

TULDIS MUAT BIJAKS P’LAKS SBG P’JABARAN DR BIJAKS POKOK. - INSTRUKSI ( KEWENANGAN TTP KAPOLRI) - SURAT KEPUTUSAN ( KEWENANGAN DPT DILIMPAHKAN)

3. TATARAN KETIGA

TULDIS MUAT TUNTUNAN ATAU ARAHAN P’LAKS SUATU BIJAKS P’LAKS. ( DPT BERUPA JUK ATAU PEMBERITAHUAN)

- BUJUK ( DGN SKEP TERSENDIRI) - MAKLUMAT - SURAT EDARAN - PENGUMUMAN

4. TATARAN KEEMPAT

TULDIS YG MUAT PERINTAH UTK DILAKS SUATU GAS TTT. - SURAT PERINTAH - SURAT TUGAS

TATARAN KELIMA TULDIS TERUTAMA HANYA UTK DIGUNAKAN SGB KOMUNIKASI, SHG TDK DPT DIGUNAKAN

UTK NYAMPAIKAN BIJAK POKOK. - LAPORAN - NOTA DINAS - SURAT TELEGRAM - TELAAHAN STAF - SURAT - TELEGRAM - SURAT PENGANTAR - NASKAH YG LAINNYA

1. KEPUTUSAN

BENTUK TULDIS YG MUAT BIJAK POKOK, SIFAT UMUM, BERLAKU UTK SELURUH/SEBAGIAN ANGGOTA/ BDN DI LINGK. POLRI DAN MERUPAKAN DSR BG TULDIS LAINNYA.

2. PERINTAH HARIAN/ AMANAT ANGGARAN

SUATU BENTUK TULDIS YG DIKELUARKAN UTK MEMPERINGATI SUATU PERISTIWA PENTING, MUAT SUATU BIJAK POKOK, PESAN PRIBADI ATAU PERNYATAAN KEHENDAK PIMPINAN YG HRS DITAATI.

3. INSTRUKSI

BENTUK TULDIS YN MUAT ARAHAN P’LAKS SUATU BIJAKS POKOK YG TERTUANG DLM KEP. ( BKN PERINTAH) DAN BERINDUK PD SUATU KEP.

4. SURAT KEPUTUSAN

BENTUK TULDIS YG MUAT BIJAKS P’LAKS DR SUATU BIJAKS POKOK.

5. SURAT EDARAN

BENTUK TULDIS YG MUAT PEMBERITAHUAN TTG TATACARA YG BERLAKU ATAUPUN KETENTUAN YG HRS DIPWERHATIKAN BERDSRKAN BIJAKS P’LAKS.

6. SURAT PERINTAH/ SURAT TUGAS

BENTUK TULDIS YG MUAT PERNYATAAN KEHENDAK PIMPINAN UTK DIPATUHI & DILAKS OLEH SEORANG ATAU SEKELOMPOK ORANG & PUNYAI AKIBAT PWERTANGGUNGJAWABAN ADM.

6. SURAT PERINTAH/ SURAT TUGASSURAT PERINTAH/ SURAT TUGAS

BENTUK TULDIS YG MUAT PERNYATAAN KEHENDAK PIMPINAN UTK DIPATUHI & DILAKS OLEH SEORANG ATAU SEKELOMPOK ORANG & PUNYAI AKIBAT PERTANGGUNGJAWABAN ADM.

7. SURAT

BENTUK TULDIS YG DIBUAT SCR TERTULIS OLEH SEORANG PJBT DLM LAKSGAS JABATNNYA GUNA NYAMPAIKAN P’TAHUAN,P’NYATAN, ATAUPUN P’MINTAAN KPD PJBT LAIN DILUAR INSTANSI/SATUANNYA SENDIRI.

8. LAPORAN

BENTUK TULDIS YG MUAT PEMBERITAHUAN TTG HSL P’LAKS SUATU GIAT ATAU SUATU KEJADIAN SECARA KRONOLOGIS.

9. NOTA DINAS

BENTUK TULDIS YG DIBUAT GUNA NYAMPAIKAN PEMBERITAHUAN, PERNYATAAN ATAUPUN PERMINTAAN KPD PJBT LAIN DI DLM LINGK. KESATUAN SENDIRI

10. TELEGRAM

BENTUK TULDIS YG DIBUAT OLEH SEORANG PJBAT DLM LAKSGAS JABATAN, DIGUNAKAN UTK NYAMPAIAKAN PEMBERITAHUAN, PERNYATAAN ATAUPUN PERMINTAAN YG MEMERLUKAN PENYELESAIAN SEGERA YG DISMAPAIKAN/DITERIMA MELALUI KOMLEK.

11. SURAT TELEGRAM

BENTUK TULDIS YG DIBUAT GAYA TELEGRAM OLEH SEORANG PJBAT DLM LAKSGAS JABATAN, DIGUNAKAN UTK NYAMPAIAKAN PEMBERITAHUAN, PERNYATAAN ATAUPUN

PERMINTAAN YG MEMERLUKAN PENYELESAIAN SEGERA YG DISAMPAIKAN/DITERIMA MELALUI CARAKA/ POS.

12. MAKLUMAT

BENTUK TULDIS MUAT SUATU PEMBERITHUAN MENGENAI BERLAKUNYA PERATURAN YG DIDLMNYA DPT MEMUAT SANKSI MENURUT HKM YG BERLAKU BG MEREKA YG TDK MENJALANKAN/TAATINYA.

13. PENGUMUMAN

BENTUK TULDIS YG MUAT PEMBERITAHUAN YG DITUJUKAN KPD UMUM ATAU PEJABAT TTT.

14. SURAT PENGANTAR

BENTUK TULDIS YG DIGUNAKAN UTK MENGANTAR ATAU MENYAMPAIKAN BUKU, BARANG CETAKAN ATAUPUN TULDIS LAINNYA.

15. TELAAHAN STAF

BENTUK TULDIS YG DIBUAT PA STAF KPD PIMPINANNYA DLM BERIKAN USUL/SARAN UTK MEMECAHKAN PESOALAN / PERMASALAHAN YG KOMPLEK.

NORMA PENYUSUNAN TULISAN DINAS

1. KETELITIAN2. TERANG DAN JELAS

3. SINGKAT DAN PADAT4. MANTIK DAN MEYAKINKAN

5. PEMBAKUAN

CATCHWORD/ KATA PENYAMBUNG

JIKA TULDIS LEBIH DARI SATU HALAMAN, MAKA AKHIR TIAP HALAMAN ( SEBELUM MENGETIK HALAMAN BERIKUTNYA ), PADA SUDUT KANAN BAWAH DITULIS KATA PENYAMBUNG YANG BERJARAK TIGA KAITDARI TEPI BAWAH TERDIRI DARI :

a. GARIS MIRINGb. KATA PERTAMA HAL. BERIKUTNYA DITAMBAH 5 BUAH TITIK

CONTOH : /mandi .....

KETUKAN

SATU KETUKAN DIGUNAKAN : SESUDAH KOMA = , O SESUDAH TITK DUA = O : SESUDAH GARIS MIRING PADA KATA PENYAMBUNG = /O SBLM / SSDH TANDA KURUNG = O(O-O)O

a.

DUA KETUKAN DIGUNAKAN : SESUDAH TITIK KOMA = ; OO SEBELUM TITK DUA = : OO

b.

TIGA KETUKAN DIGUNAKAN : SESUDAH TITIK KOMA = . OOO (KECUALI PD ALAMAT)

c.

KAIT/ SPASI

1. . SETENGAH KAIT DIGUNAKAN ANTARA :

a. KOPSTUK DGN GARIS PENUTUP b. PERIHAL SURAT DGN GARIS PENUTUP c. TEMBUSAN DGN GARIS BAWAH d. POK PENUTUP PADA TULDIS

3. SATU SETENGAH KAIT DIGUNAKAN ANTARA :

a. UNTUK MENGETIK NASKAH JADI b. KATA TENTANG, DGN KALIMAT DIBAWAHNYA c. TAJUK TANDA TANGAN DGN GARIS PENUTUP d. KATA KEPADA DGN KALIMAT DIBAWAH e. KATA TEMBUSAN DGN NAMA JBTN DIBAWAH NYA

2. SATU KAIT DIGUNAKAN UNTUK PENGETIKAN NASKAH AKHIR

KAIT ( 2 GIGI) : 1 SPASI

4. DUA KAIT DIGUNAKAN ANTARA :

a. PASAL DGN PASAL, SUB PASAL DGN SUB PASAL b. PASAL DGN SUB PASAL c. SUB PASAL DGN SUB PASAL d. U.p. DGN KALIMAT DIBAWAHNYA e. KEPALA SAMPING DGN TEKS DIBAWAHNYA f. POK ALAMAT KEPADA DGN TEMBUSAN ( SKEP, JUKLAK, SE

5. TIGA KAIT DIGUNAKAN ANTARA :

a. TEPI ATAS KERTAS DGN KOSTUK b. NOMOR HALAMAN DGN TEPI KERTAS c. NOMOR HLM DGN KALIMAT DIBAWAHNYA d. TEI ATAS KERTAS DGN KLASIFIKASI e . KLASIFIKASI DGN KOSPTUK f . KLASIFIKASI DGN NOMOR HALAMAN g. BARIS TERAKHIR DGN KEPALA SAMPING h. BARIS TERAKHIR DGN KEPALA TENGAH i. BARIS TERAKHIR DGN KATA PENYAMBUNG j. TEPI BAWAH KERTAS DGN CATCHWORD ( KT PANYAMBUNG) k. TEPI BAWAH KERTAS DGN KLASIFIKASI l. BARIS TERAKHIR DGN TAJUK TANDA TANGAN

4. DUA KAIT DIGUNAKAN ANTARA :

a. PASAL DGN PASAL, SUB PASAL DGN SUB PASAL b. PASAL DGN SUB PASAL c. SUB PASAL DGN SUB PASAL d. U.p. DGN KALIMAT DIBAWAHNYA e. KEPALA SAMPING DGN TEKS DIBAWAHNYA f. POK ALAMAT KEPADA DGN TEMBUSAN ( SKEP, JUKLAK, SE

5. TIGA KAIT DIGUNAKAN ANTARA :

a. TEPI ATAS KERTAS DGN KOSTUK b. NOMOR HALAMAN DGN TEPI KERTAS c. NOMOR HLM DGN KALIMAT DIBAWAHNYA d. TEI ATAS KERTAS DGN KLASIFIKASI e . KLASIFIKASI DGN KOSPTUK f . KLASIFIKASI DGN NOMOR HALAMAN g. BARIS TERAKHIR DGN KEPALA SAMPING h. BARIS TERAKHIR DGN KEPALA TENGAH i. BARIS TERAKHIR DGN KATA PENYAMBUNG j. TEPI BAWAH KERTAS DGN CATCHWORD ( KT PANYAMBUNG) k. TEPI BAWAH KERTAS DGN KLASIFIKASI l. BARIS TERAKHIR DGN TAJUK TANDA TANGAN

Adlh suatu rangkaian giat Minu utk proses , olah, wasdal satu soal/giat u/ memerlukan proses tindak lanjut scr kronologis dlm sebuah berkas Map Takah

1.Terima, teliti, riksa, catat dlm bk Agenda

2. Apbl ditakahkan kolom “ket” ditulis ditakahkan

3. Serahkan pd petugas Takah

1.Terima, (dr luar) - Teliti (sdh Agenda, Ada/tdk takahnya)- Tentukan Nomor Takah dgn bantuan BIP- Isi perlengkapan Takah (MT,LC,

BDPT,KPPKT& BET)

- Kirim ke Kasatker2. Terima kembali (dr Kasatket)

- Riksa LC apbl kolom “kepada” sdh dicoret (coret, paraf, tgl bln & thn)- Pindahkan isi disposisi dr LD ke LC (ketik/catat)- Riksa KPPT & isi kolom “Kembali tgl” (paraf)

3. Sampaikan kepada pejabat lain- Isi KPPT- Isi BET- Kirim MT pd Pejabat berikutnya

1.Nilai surat masuk (perlu/tdk ditakahkan)- Perlu/tidak lanjut- Libatkan berapa Pejabat- Ap. Pimpinan

2.Catat dlm Buku Daftar Pembukan Takah

3.Riksa/buat catatan pd lembar

catatan (beri masukan)4.Awasi/teliti proses laks

Takah

1.Riksa LC 2.Tulis

disposisi/arahan/saran dll

1.Map Takah (MT)

2.Lembar Catatn (LC)

3.Buku Induk Persoalan (BIP)

4.Buku Daftar Pembukaan Takah (BDPT)

5.Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT)

6.Buku Ekspedisi Takah (BET) 1.Penilai Naskah

2.Penentuan Naskah Takah

3.Penomoran Naskah

4.Penataan Naskah

1.Penomoran Takah - PP

- AP

- CP

2.Peredaran Takah

3.Pengendalian Takah

4.Penutupan Takah

5.Pemeliharaan Takah

6.Penyimpanan Takah

7. Penyusutan Takah

Adlh naskah yg dibuat & diterima oleh Lembaga Negara, Lembaga non Departemen, Badan Swasta & perorangan dlm bentuk, corak apapun baik dlm keadaan tunggal maupun kelompok

1.Arsip Dinamis (digunakan scr langsung dlm ren, laks, selenggara tugas Polri)

-A.Aktif(msh digunakan)

-A.Pasif(Jarang digunakan)

2.Asrip Statis (tdk scr langsung digunakan dlm ren, laks, selenggara tugas Polri, ttp lebih sbg bhn pertanggung jawaban yuridis, sejarah & ilmiah)

1.Arsip Testual (dr kertas)

2.Arsip Kartografik (peta, cetak, biru, dll

3.Arsip Pandang dengar(poto, rekaman, film, piringan hitam=audio visual)

4.Arsip Komputer (magnetik disk, optik disk)

1.Unit Keasripan Polri (Pusat Asrip) – Bag Asrip Setum Polri

2.Taud/Urmintu Satker

1.Unit Keasripan Polri (Setum Polda)

2.Taud/Urmintu Satker

Pencipta arsip setiap Unit Kerja

1.Laks tata, arsipan, har, nilai, saji arsip

2.Laks. Susut (pindah, musnah, serah)

3.Tingkatkan mutu selenggara arsip

1.Sedia bhn informasi scr tepat, cepat, lengkap, menyeluruh

2.Sedia bahan penelitian, dan penunjang giat lain

1.Pemindahan (A.Aktif dr Unit Olah ke Unit Arsip)

2.Pemusnahan

3.Penyerahan (A.Statis dr Pusat Arsip kpd Arsip Nasional/Nasional DAerah

1.NG Adm (Lakgas Lembaga/Instansi)

2.NG Hukum (Isi bukti2 punya kekuatan hukum hak & kewajiban warga & pemerintah

3.NG Keuangan ( Tanggung jawab Keuangan

4.NG Ilmiah/tehnologi (hsl penel;itian

1.NG Kebuktian (fakta ttg arah lembaga)

2.NG Informasional (isi/informasi ttg penelitian