DASAR DASAR MANAJEMEN ALAT BERAT

DAN OPTIMASI

MANAJEMEN?

Manajemen secara umum : Proses tertentu yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan [Terry].

Manajemen Peralatan alat berat:Proses pengelolaan peralatan alat berat dalam usaha pencapaian sasaran manajemen secara keseluruhan sebagai induknya.

SECARA UMUM MANAJEMEN DALAM PERUSAHAAN MELIPUTI: Manajemen organisasi Manajemen human resorses (operator,

scheduling operation ,dll) Manajemen keuangan (budget,

operational cost, dll) Menajemen peralatan (maintenance,

production, dll) Menajemen Safety

MANAJEMEN ORGANISASI

5

KAITAN MANAJEMEN & ORGANISASI

Proses Manajemen

InputSumber-

daya

TujuanEfektif dan

Efisien

PerencanaanPengorganisasian

PengarahanPengendalian

6

SIAPA MANAJER ?

Orang yang melakukan kegiatan manajemen atau proses manajemen.

Manajemen menginginkan tujuan tercapai dengan efektif

dan effisien

7

EFEKTIF & EFISIEN

Efektif : (…doing the right things… mengerjakan sesuatu yang benar)

Efisien : (…doing things right … mengerjakan sesuatu dengan benar)

8

PROSES MANAJEMEN

Peng-organisasian

Peng-arahan

Pengen-dalian

Planning

9

TINGKATAN DAN KETRAMPILANMANAJEMEN

Konseptual

Hub. MAnusiawi

Opersional

Tk. Atas

Tk. Menengah

Tk. Bawah

KEUNTUNGAN /PERFORMANCE

MUTU WAKTU BIAYA

Manajemen yang baik PROYEK

PERUSAHAAN

PERENCANAAN/PLANNING

PERENCAAN PERALATAN TERDIRI ATAS :

A. Kebutuhan Peralatan Alat BeratB. Pengadaan Peralatan Alat BeratC. Operasi Peralatan Alat BeratD. PemeliharaanE. Penghapusan / Penggantian Baru

I. PERENCANAAN KEBUTUHAN PERALATAN

TEKNIS : Jenis Peralatan, Sesuai Jenis/Macam

Pekerjaan Spesifikasi Teknik & Kapasitas Masing-

Masing Peralatan AB. Dalam Kaitannya dengan Pelayanan antara Satu Peralatan terhadap Peralatan Lainnya

Spesifikasi Teknik & Kapasitas Masing-Masing Peralatan AB, Dalam Kaitannya dengan Volume dan Jadwal Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

Volume dan Jadwal Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

Dengan mengetahui data-data Teknis di atas, maka jumlah dan jadwal waktu kebutuhan peralatan dapat ditentukan.

EKONOMI:Kontinuitas Pelaksanaan Pekerjaan

II. PERENCANAAN PENGADAAN PERALATAN

PENGADAAN DILAKUKAN DENGAN :

1. SEWA (RENTAL)2. INVESTASI

a. BELI LANGSUNGb. SEWA BELI (LEASING)

1. PENGADAAN DENGAN SEWA

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

- Adakah Perusahaan Sewa- Tersediakah Alat Yang Akan Disewa- Bagaimana Kondisi Sewanya

KEUNTUNGAN Pengadaan Dengan Sewa :- Tidak Perlu Menyediakan Modal Untuk

Investasi- Biaya Peralatan untuk Satu Proyek Terbatas

pada Jumlah Sesuai yang Diperlukan- Tidak Perlu Memikirkan Pelaksanaan Mobilisasi

dan Demobilisasi, Hanya Melakukan Kontrol Saja

- Tidak Perlu Pengendalian Biaya Operasi

KERUGIAN Pengadaan Dengan Sewa :- Kondisi Alat Belum Tentu Baik- Belum Terjamin Tersedianya Alat Sesuai

Jadwal.- Tidak Menguasai Teknologi Peralatan Apabila

Sistem Sewanya Adalah Jasa Alat- Mahal Untuk Proyek Berjangka Panjang- Tidak Dapat Menguasai Operasi Alat

Sepenuhnya- Perubahan Harga Tergantung Pihak Lain- Harus Selalu Memperhatikan Produktivitasnya

2. PENGADAAN DENGAN MEMBELI (INVESTASI)

PRINSIP INVESTASI :Investasi Alat MENANAM

MODAL/UANG KEUNTUNGAN HARUS

LEBIH BESAR DARI BUNGA BANK

Cara Investasi :- Beli Langsung : a. Baru b. Bekas- Sewa Beli (Leasing)

KEUNTUNGAN Pengadaan Dengan Membeli (Investasi)

Kondisi Alat Terkontrol Kesiapan Alat Terjamin Dapat Mengikuti Perkembangan Teknologi

Alat Kontinuitas Pekerjaan Terjamin Terutama

untuk Pekerjaan Jangka Panjang Dapat Menguasai Teknologinya Biaya Alat Tidak Tergantung Pihak Lain

KERUGIAN PENGADAAN DENGAN MEMBELI (INVESTASI) Sulitnya Pengendalian Operator dan

Mekanik Harus Mempunyai Sarana

Pemeliharaan Kemungkinan Idle Time Mahal Kalau untuk Pemakainan Jangka

Pendek Perlu Perhatian yang Serius Terhadap

Pengendalian Biaya Operasi dan Perbaikan

SEWA BELI (LEASING)KEUNTUNGANNYA :- Tidak Perlu Menyediakan Modal Besar

Sekaligus- Pada Akhir Masa Leasing Alat Bisa Dimiliki

atau Dijual

KERUGIANNYA :- Kemungkinn Idle Time Akibat Tidak Ada

Pekerjaan

PEMBELIAN PERALATAN HAL-HAL TEKNIS YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA PEMBELIAN PERALATAN :

- Cara Pembelian : - Penunjukan Langsung - Beberapa Penawaran- Pemilihan Merk yang Diinginkan Berdasarkan Performance

- Fasilitas dan Pelayanan Purna Jual dari sipenjual/agen tunggal

- Sistem Pengoperasian / Spesifikasi Alat. Alat dengan Teknologi Tinggi (canggih) sering Menimbulkan Kesulitan pada Pengoperasiannya maupun pada pemeliharaannya

- Alat Khusus/Spesifik diusahakan tidak dibeli. Lebih Baik disewa karena sulit dalam perolehan suku cadang disamping operator khusus yang diperlukan.

III. OPERASI PERALATANYang perlu diperhatikan dalam

pengoperasian Peralatan : Pengoperasian yang Baik dan Benar Penyimpanan dan Pemeliharaan yang

Baik dan Benar Pengaturan Jadwal Waktu Penggunaan

yang sesuai

IV. PEMELIHARAAN PERALATAN BENTUK / TINGKAT PEMELIHARAAN- Pemeliharaan Rutin- Pemelihraan Berkala- Perbaikan Ringan- Perbaikan Berat

KENDALA-KENDALA YANG DIHADAPI DALAM PEMELIHARAAN PERALATAN

Operator dan mekanik yang belum seragam keterampilannya

Pemakaian peralatan di medan berat atau terpencil

Sarana pemeliharaan yang tidak baik / tidak memadai

BIAYA PEMELIHARAANBIAYA PEMELIHRAAN TERGANTUNG DARI BEBERAPA FAKTOR ANTARA LAIN :- Umur Peralatan- Mutu/Kualitas Peralatan- Mutu Perbaikan/Pemeliharaan yang telah dilakukan- Keterampilan Foreman Mekanik maupun Pengawas Lapangan dimana alat Dioperasikan- Mutu/Keterampilan Operator dan Mekanik- Kondisi Medan- Mutu Bahan yang dipakai.

PERENCANAAN SUKU CADANG DAN BAHANI. Untuk menunjang kelancaran operasi

peralatan sekaligus pemeliharaan peralatan di lapangan perlu diperhatikan :- Penyediaan suku cadang sesuai dengan

jadwal pemeliharaan- Penyediaan Bahan Bakar tepat waktu

II. Yang perlu dipertimbangkan dan diperhatikan dalam penyediaan suku cadang maupun bahan adalah :- Mutu suku cadang : Asli dan Tidak Asli- Waktu Tenggang- Batas Aman Persediaan- Volume Pesanan

V. RENCANA PENGGANTIAN/REKONDISI/ PENGHAPUSAN PERALATAN

Rekondisi dapat dilakukan jika alat :• Sudah tidak layak lagi artinya biaya yang

dikeluarkan selalu lebih tinggi dari pendapatan

• Alat sudah terlalu sering rusak Penggantian dapat dilakukan jika alat :

• Alat yang suku cadangnya sulit didapat/tidak terjamin adanya

• Alat yang teknologinya sudah ketinggalan

29

PENGENDALIAN (CONTROLLING)

Fungsi Pengendalian :

• Menentukan standart prestasi • Mengukur prestasi yg telah dicapai• Membandingkan point-2 dengan point-1• Melakukan perbaikan jika ada

penyimpangan

Kegiatan yang bertujuan untuk melihat apakah kegiatan organisasi sesuai dengan

rencana.

30

PROSES MANAJEMENDALAM PRAKTEK

1. Dalam praktek gambaran proses manajemen tersebut tidak begitu terlihat

2. Seringkali manajer sibuk kesana-kemari, yg sepertinya tdk punya waktu utk berfikir dan merencanakan sesuatu dengan tenang

3. Aktivitas manajer dalam praktek sepertinya reaktif (action oriented)

4. Keempat fungsi manajemen dilakukan secara interaktif kadang-kadang secara simultan.

31

JENIS-JENIS MANAJEMEN

Berdasarkan Hirarki :• Top Management• Middle Level Management• Lower Level / First Line

Berdasarkan Fungsi :• Manajer Umum• Manajer Fungsional

32

MANAJEMEN PUNCAK

• Bertanggung jawab terhadap organisasi secara keseluruhan

• Menentukan tujuan, strategi, dan kebijakan secara umum

• Menentukan keputusan-keputusan strategis

33

MANAJEMEN MENENGAH

Melaksanakan tujuan, strategi, dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh

manajer puncak serta mengkkordinasikan dan mengarahkan aktivitas manajer tingkat bawah dan

juga karyawan operasional

34

MANAJEMEN TK. BAWAH

Mengawasi karyawan secara langsung

Mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan operasional yang dilakukan oleh karyawan

35

MANAJER UMUM

Mengawasi unit (divisi) tertentu yang mempunyai beberapa

bidang sekaligus

Bertanggung jawab terhadap aktivitas (pemasaran, keuangan,

operasi) divisinya

36

KETERAMPILAN MANAJEMENConseptual Skills :

Kemampuan mengkoordinasikan dan mengin-tegrasikan kegitan serta kepentingan organisasi.Melihat organisasi secara keseluruhan, ketergantungan antar bagian, melihat masa depan, dan bagaimana lingkungan mempengaruhi organisasi

Human Skills :Kemampuan memahami orang lain, bekerjasama dengan orang lain, mendorong serta memotivasi orang lain, baik secara individual maupun kelompok

Tehnical Skills :Kemampuan memahami serta melakukan kegiatan operasional

37

INTERPERSONAL ROLESFigureheat :

Peran figur bapak, lebih merupakan peranan manajer sebagai simbol “pimpinan” serta menjadi simbol dan personifikasi organisasi yang dipimpinnya.

Leader :

Manajer diharapkan menjadi pemimpin anak buahnya; melakukan rekruitmen, training, memberikan motivasi untuk bekerja mencapai tujuan organisasi

Liaison :

Memainkan peranan penghubung baik dengan pihak di dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi.

38

INFORMATIONAL ROLESMonitor :

Manajer selalu aktif mencari informasi yg bermanfaat untuk organisasi.

Disseminator :

Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahanya.

Spokesman :

Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar.

39

DECISION ROLESEnterpreunership :

selalu berusaha memajukan organisasinya

Disturbance hadler :

mampu menyelesaikan gangguan yg mungkin muncul

Resource Allocator :

mampu mengalokasikan sumberdaya yg terbatas

Negotiator :

mampu melakukan negoisasi dgn pihak terkait

EQUIPMENT MANAGEMENT

BACKGROUND

$ Millions Invested Short of Replacement Funds Poor Documentation of Costs “Still Runs Doesn’t It?” Mentality It’s all about saving money!

LIFE CYCLE COSTINGC

ost

Time

Operation & Maintenance

Amortized Replacement

Cost

Targeted Replaceme

nt

LCC ELEMENTS Amortized Replacement Cost

Initial Purchase Cost Less Salvage Depreciated over Expected Life ($250,000 - $25,000) ÷ 15 = $15,000 / Yr

Operating Costs AnnualizedFuel and LubricantsRepair Parts and LaborFacilitiesManagement & Administrative Overhead

MGR’S RESPONSIBILITIES

Repairs Rates Replacement Schedules Manage Shop & Fleet Maintenance

Crews Communicate

Formal (Written & Meetings) & Informal Select Fleet Equipment

COMPOSITION

Help Users Decide What They Need(And Can Affor d!)

Full Time Operations Equipment Items used often and regularlye.g. Cars, Dump Trucks, Graders

Limited Use Equipment External Equipment **

EXTERNAL EQUIPMENT Has the equipment really reached its

economic life? Do the vehicle charges cover the true

overhead costs of maintaining the fleet and that vehicle?

Are any inflationary costs covered if they are replaced?

FULL TIME EQUIP JUSTIFICATION

Based on needs & service levelsDocumented

Right size for task½ Ton Pickup or 2 Ton Truck ?Bobcat Skidsteer or Cat 953 ?Sedan or 4WD SUV ?

LIMITED USE EQUIPMENT

Efficiency of the overall operationDispersed Sheriff’s Vehicles

Special equipmentSnowplows & Sanding Boxes

Infrequent operationsTesting Lab Trailer

LUE JUSTIFICATION FACTORS

Essential government services Worker efficiency Response availability Unique characteristics Other key factors

LUE JUSTIFICATION Cite specific legal mandates Cite specific circumstances Include a direct cost evaluation Provide specific clear examples

SETTING EQUIPMENT RATES Fleet Rates

Self SustainingReplacement & Operating Reserves

Annual Replacement + EmergencyBased on Life Cycle Costing

Equipment ClassificationsSub Classifications

CLASSIFYING EQUIPMENT

Similar DesignHeavy Equipment – Graders, Trucks,

LoadersLight Equipment – Vans, Sedans, Pickups

Similar Use6 Yard Trucks vs. 10 Yard TrucksPolice Sedans vs. General Purpose Sedans

Regular vs. Limited Use

CALCULATING RATES

Motor Grader – Estimated 12 Year Life

   

Direct Annual Operational Cost $27,652/yr x 12 331,824

Purchase Price   160,518

Projected Inflation 3% Straight Line

57,786

Projected Salvage Sale Price At Auction 10,000

Subtotal (Less Salvage) 540,128

Projected Hourly @ 750 Hours Per Year Use

Sub ÷ 750 ÷ 12 60.01

Fleet Overhead Rate (Note) 9.40% 65.65

Adjusted Hourly Rental Rate   $66.00