06.KSI-ABC

Konsep Sistem Informasi A

6

Pengenalan Microsoft Excel

PENDAHULUAN Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2010 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2010. SEJARAH Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything 1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi". Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2007 (Excel12), sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Microsoft Excel 2004. Pada awal-awal peluncurannya, Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam bidang industri finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi "Microsoft Excel" dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft. Meskipun demikian, dalam prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka, sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi. Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut (meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default dari spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel adalah *.xls.

Copylefttsetiaji

halaman 1


6

Excel menawarkan banyak keunggulan antarmuka jika dibandingkan dengan program spreadsheet yang mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya. Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik. Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antarmuka yang digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai. Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam worksheet. Dalam versi selanjutnya, bahkan Microsoft menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class module sehingga mengizinkan penggunan teknik pemrograman berorientasi objek dalam VBA. Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang sangat serius dalam dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai menambahkan dukungan untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus macro dari berkas Excel. Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan fungsi untuk mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan macro secara keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan workbook, atau mempercayai macro yang dienkripsi dengan menggunakan sertifikat digital yang terpercaya. MEMULAI LEMBAR KERJA MS EXCEL Klik tombol Start pada taskbar Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office Kemudian klik Microsoft Excel 2007

Copylefttsetiaji

halaman 2


6

Gambar tampilan Microsoft Excel 2007 Seting standar yang terdapat pada MS Excel Seting standar Nama file Jumlah kolom Jumlah baris Jenis huruf (font) Ukuran huruf (size) Jumlah lembar kerja Membuka file excel : Ctrl O Excel 2003 / lebih rendah Book1.xls A IV 1 65536 Arial 10 3 Excel 2007 Book1.xlsx A XFD 1 1048576 Calibri 11 3

Copylefttsetiaji

halaman 3


6

Menyimpan file excel : Ctrl S dari keyboard CtrlS atau tekan (tombol save) pada kotak Save in, tentukan dimana letak folder penyimpanannya pada kotak File name, ketik nama filenya klik tombol dengan tulisan Save

Catatan: Jika ingin menyimpan file (book) dengan nama atau di folder yang berbeda, klik FILE, klik SAVE AS

Copylefttsetiaji

halaman 4

Konsep Sistem Informasi B

6

Mengurutkan dan Mencari Data, Menduplikasi File

Mengurutkan Data Perintah SORT atau INDEX digunakan untuk mengurutkan data menurut field tertentu, secara kronologis (field DATE), secara alpabetis (field CHAR/TEXT), atau secara numerik (field NUMERIC). SORT Digunakan untuk mengurutkan data secara menaik (Ascending/A) atau secara menurun (Descending/D), dan menghasilkan file .DBF yang isinya serupa dengan file asalnya, hanya dengan urutan yang berbeda. SORT tidak dapat digunakan untuk mengurutkan data ke dirinya sendiri tidak boleh sama dengan nama file yang diurutkan. Sintaks : SORT TO ON [ [A/D]] [, [A/D] ... ] [] [FOR ] Fungsi INDEX pada dasarnya sama dengan perintah SORT, hanya urutannya berbeda. Perintah INDEX menghasilkan file .NDX yang sama dengan file sumbernya, yang dimuat file ini hanyalah urutan dari file berdasarkan key field pengindeksan. INDEX hanya dapat digunakan untuk mengurutkan data secara naik (Ascending/A) dan biasanya digunakan untuk mempercepat proses pencarian data, dan besarnya file hasil pengurutan data secara INDEX lebih kecil dibandingkan dengan SORT INDEX Mengindeks (mengurutkan) data file secara naik (Ascending/A). Sintaks : INDEX ON TO Contoh: mengindeks file INVENT.DBF berdasarkan field URAIAN, dan file hasil indeks adalah URAI.NDX . index on URAIAN to URAI 6 record indexed .list Record# URAIAN HRG_SATUAN TERSEDIA KD_ITEM 4 Disket 3M 29000.00 8 A001111X 3 Disket Athana 29000.00 14 A001060X 6 Hard Disk 750000.00 6 A001150X 2 Joystick 9000.00 8 A001090X 1 Kertas 15000.00 10 A001020X 5 Kotak Disk 5000.00 15 A001070X hasil pengurutan perintah INDEX hampir sama dengan perintah SORT, tetapi nomor urut recordnya pada INDEX masih seperti sebelumnya. Untuk membuat agar file kembali seperti biasa, tanpa indeks (dengan kata lain menutup file indeks) maka gunakan perintah SET INDEX TO.

Copylefttsetiaji

halaman 5


6

Mencari Record pada File yang Terindeks Proses pencarian record pada dbase bisa menggunakan 3 perintah yaitu FIND, SEEK dan LOCATE. FIND File yang telah terindeks dapat dihubungakna dengan perintah FIND. Perintah ini dapat digunakan untuk mencari data berdasarkan nama field yang telah diindeks. Sintaks : FIND FIND mencari record dalam database yang telah diindeks, berdasarkan field yang telah diindeks. Pointer record, dialokasikan ke record pertama yang ditemukan. FIND adalah proses pencarian yang sangat cepat. SEEK Berfungsi untuk mencari record pada database yang telah diindeks, sama dengan instruksi FIND, hanya yang menjadi argumen pada instruksi SEEK adalah suatu ekspresi. Sintaks : SEEK LOCATE Pencarian record pada file yang terindeks atau file sequential. Komputer akan melakukan proses pencarian record demi record. Proses akan terhenti jika record yang dicari diketemukan, atau jika record tidak ditemukan hingga yang terakhir, maka komputer akan melengkapi dengan keterangan: End of locate scope. Adakalanya record yang dimaksud tidak spesifik, sehingga banyak record yang memiliki ciri yang sama pada database tersebut. Jika proses LOCATE terhenti, maka untuk melanjutkan pencarian record yang dikehendaki gunakan perintah CONTINUE. Menduplikasi File Sama seperti perintah duplikasi file lainnya, perintah yang digunakan adalah COPY. Sintaks : COPY TO Perintah ini untuk membuat duplikasi dari suatu file ke file baru. File baru tersebut untuk dijadikan back-up (cadangan) dari file yang lama. Contoh : . use INVENT . copy to INVENT1

Sintaks: COPY FILE TO Perintah ini untuk membuat duplikasi dari suatu file ke file baru sebagai back-up. Perintah ini tidak berfungsi jika file sedang tidak digunakan.

Copylefttsetiaji

halaman 6


6

Contoh :

. copy file INVENT.DBF to INVENT2.DBF

Sintaks : COPY TO STRUCTURE Perintah ini untuk membuat duplikasi struktur record dari suatu file ke file baru. Jadi data dari file tersebut tidak ikut dicopy. Contoh : . copy to INVENT3 structure . list structure Structure for database : INVENT.DBF Number of data records : 0 Date of last update : 01/01/99 Field Field Name Type 1 URAIAN Character 2 HRG_SATUAN Numeric 3 TERSEDIA Numeric 4 KDITEM Character ## Total ## 38

Width 15 10 4 8

Dec 2

Sintaks: COPY TO STRUCTURE FIELD Perintah ini untuk membuat duplikasi field-field tertentu dari suatu file ke file yang baru. Yang dicopy strukturnya saja, sedangkan datanya tidak. Contoh : . copy to INVENT4 structurefield URAIAN,HRG_SATUAN . list structure Structure for database : INVENT.DBF Number of data records : 0 Date of last update : 01/01/99 Field Field Name Type Width Dec 1 URAIAN Character 15 2 HRG_SATUAN Numeric 10 2 3 TERSEDIA Numeric 4 4 KDITEM Character 8

Sintaks: COPY TO FOR Perintah ini untuk membuat duplikasi data-data dari suatu file yang memenuhi ekspresi yang disebutkan dalam perintah tersebut ke file yang baru Contoh : . copy to INVENT5 for TERSEDIA < 10 3 record copied

Copylefttsetiaji

halaman 7

Konsep Sistem Informasi C

6

Pengolahan Informasi

PROSES TRANSAKSI (TRANSACTION PROCESS) Proses pelaksanaan mencakup sebagai salah satu dasar dari pada fungsi proses dan catatan pelaksanaan dijelaskan sebagai salah satu dari pada output (hasil) suatu sistem informasi. Sistem pelaksanaan adalah vital (penting) untuk menjalankan suatu organisasi. Tanpa itu rekening-rekening tidak akan dibayar, pesananpesanan penjualan tidak akan disimpan, pembuatan bagian (onderdil) tidak akan dipesan dan lain sebagainya. Sebelum adanya komputer, proses pelaksanaan dikerjakan secara manual (tangan) atau dengan mesin mekanis, proses pendapatan dengan komputer telah mengubah kecepatan dan rumitnya suatu proses pelaksanaan, tetapi tidak fungsi dasarnya.Transaction document

Terminal entry of transaction

Transaction validation corrections

Proses transaction

Update master file

Master file

Transaction such sales change in price of purchase, hiring of

Control log

transaction

Record of transaction

Assemble batch

Valid transaction records

Correction

Control log

Gambar: The Transaction Processing Style Transaction process cycle (perputaran proses pelaksanaan) dimulai dengan suatu pekerjaan yang akan dicatat dengan cara bagaimanapun. Sekalipun berbagai formulir yang ditulis dengan tangan masih

Copylefttsetiaji

halaman 8


6

merupakan suatu hal yang biasa, transaksi-transaksi sering dicatat secara langsung ke dalam komputer dengan mempergunakan hubungan terminal. Pencatatan transaksi umumnya merupakan pemetik untuk menghasilkan suatu dokumen transaksi (lihat gambar). Data dari transaksi selalu diperlukan untuk melengkapi arsip induk; tindakan ini bisa dilaksanakan secara teratur dengan proses dari data dokumen transaksi atau dengan menjalankan komputer berikutnya. PUTARAN PENGOLAHAN TRANSAKSI Dapat melakukan persetujuan dengan pengolahan dari dokumen-dokumen transaksi atau dengan kerja komputer. Penggabungan berkala pilihan dan melalui pengolahan transaksi dibicarakan/didistribusikan dalam bagian selanjutnya. Penangkapan data pada dokumen-dokumen atau melalui pemasukan pencatatan langsung adalah kebutuhan langkah pertama mendahului aktivitas lain dalam transaksi pengolahan. Beberapa contoh data huruf awal adalah : Transaksi Penjualan mengambil pesanan selama penjual berkunjung. Pesanan telepon penjualan Pesanan pembelian Metode penangkapan data awal Rekaman buku pedoman Komputer Bentuk pesanan penjual adalah mempersiapkan melalui seorang penjual Mengambil pesanan di telepon pesanan masuk pada stasiun Pesanan pembelian adalah persiapan pembukuan dan kemudian diketik untuk dipakai, data pesanan agen pembeli masuk dalam display visual stasiun digunakan bentuk pesanan atau agen pembeli menggunakan terminal pada pesanan yang langsung masuk ke dalam komputer penjual tanpa penggunaan bentuk pembukuan Langganan membuat simpanan luar masukan buku pedoman mencatat langsung pada transaksi melalui jalur terminal, pilihan langganan langsung selesai masuk transaksi mesin pembicara otomatis (ATM). Agen pesanan tempat penerbangan masuk cadangan informasi langsung dokumen kertas tidak dibutuhkan.

Stasiun pemasukan Rekaman buku pedoman atau stasiun pemasukan

Penghematan simpanan (dimana sistem online digunakan Cadangan perusahaan Penerbangan

Rekaman pembukuan dan sta. Pembukuan

Stasiun pemasukan

Apabila transaksi adalah membukukan catatan, menyalin dokumen selalu digunakan untuk persiapan data. Persiapan alat-alat data khusus dapat digunakan (offline) menciptakan mesin pencatat yang dapat dibaca untuk menggabungkan pemasukkan (pencatat) yang berikut ke dalam komputer atau data dari dokumen dapat langsung dimasukkan. Beberapa contoh pada data persiapan adalah :Copylefttsetiaji halaman 9


6

Metode persiapan data Keydisk

Pengakuan sifat optikal Pengakuan sifat magnet

Penjelasan Data adalah masukan yang melalui keyboard dan stored pada disk, kaset atau fixed disk. Persiapan pengganti data menggunakan keypunch dimana mesin pencatat dapat dibaca pada kartu Mencatat data dalam bentuk mesin yang dapat dibaca menggunakan mesin tik khusus atau balok dalam fixed format Sifat-sifat magnetic adalah dalam dokumen menggunakan alat penginput MICR khusus lamaran utama adalah mengecek dan memasukkan simpanan

Pengesahan data adalah mengetes catatan yang diinput untuk menentukannya jika data itu benar dan komplit. Ini tidak dapat menjadi mahir dengan jaminan yang lengkap, tetapi alasan pengesahan adalah biasanya memungkinkan. Pengumuman data Kehilangan data Mengumumkan data untuk contoh Kelas/komposisi kesalahan Daerah/alasan untuk mentest Nilai yang tidak sah Perbandingan dan pemasukan Komentar Test untuk keadaan contoh data, ada kesalahan jika selalu meminta dan hilang Ada kesalahan jika ada banyak/terlalu banyak karakter Ada kesalahan jika data seharusnya numerik dan alpabet atau spesial karakter atau persediaan Test untuk nilai yang jatuh karena menerima daerah/alasan untuk type transaksi (misal: jumlah negatif adalah tidak ada alasannya) Jika hanya ada nomor kecil dari nilai contoh akan dapat memeriksa bentuk melihat jika itu berlaku sah Memperbandingkan data dengan file (contoh: membandingkan pemasukan dari pembayaran dengan yang ada di file)

Ketika memasukkan contoh data telah diumumkan, data-data yang hendak direkam akan diproses berikutnya, dua aktivitas besar terjadi selama transaksi diproses: updating of machine readable store data, berhubungan/kepada transaksi dan persiapan dan pengeluaran seperti dokumen transaksi dan laporan dalam ke semua aktivitas, kontrol informasi yang berjalan. Transaksi/kejadian pengeluaran data dapat diklasifikasikan seperti apa yang diklasifikasikan. Ada tiga masalah besar untuk memproses dokumen transaksi atau kejadian pengeluaran lain: 1. Informasi : untuk melaporkan, menetapkan atau menjalankan rencana atau melengkapi kejadian 2. Kejadian : untuk menjelaskan kejadian 3. Pemeriksaan: untuk latar belakang informasi atau bukti untuk si penerima Otomatisasi Perkantoran Sebelum 1979, semua aspek pengoperasian pada Carniege Hall berdasarkan pada sistem manual untuk merekam hadiah-hadiah, menunjukkan tempat duduk dan menghandel semua prosedur perhitungan. Baru-baru ini mulai memprogram untuk peningkatan donor itu dan penjualan tiket uang iuran. Mula-mula sumber dari persediaan, dengan sebuah pembatasan budget dirancang 4 tahun pengembangan rencana untuk pengotomatisasian daerah yang berbeda dari pengoperasian Hall , mulai dengan menaikkan persediaan.

Copylefttsetiaji

halaman 10


6

Keperluan kedua, sistem tersebut dapat tumbuh teratur mengakomodasi instalasi dengan perlahan dari sistem tersebut dapat tumbuh teratur mengakomodasi instalasi dengan perlahan dari sebuah sistem. Pengontrolan Informasi Prosedur pengontrolan secara terarah didisain untuk meyakinkan pelayanan informasi memberikan penerangan untuk obyek organisasi dan politik dan informasi disediakan dengan lengkap dan benar, seksi ini memberi tanggung jawab yang terkontrol dari prosedur ini. Seksi berikutnya memperlihatkan keamanan dan proteksi dan fasilitas-fasilitas data. Sistem management dan informasi mempunyai tanggung jawab untuk penguasaan dari pembangunan dan operasi seluruh dari organisasi. Beberapa contoh dari aktivitas-aktivitas organisasi dengan tanggung jawab ini adalah : Pencarian, penemuan yang berkualitas (seleksi, latihan dan evaluasi) Pengizinan dari memiliki tidak sah hardware dan software Staf pembangunan daripada perencanaan dan pengontrolan dari pekerjaan Pengontrolan dari pada instalasi sumber-sumber perangkat lunak, seperti (dokumentasi, program dan kontrol) Mengontrol pemeliharaan daripada aplikasi-aplikasi yang ada contohnya (pembetulan dan pengulangan) Mengontrol database daripada (definisi, wewenang untuk akibat yang tidak baik, dll) Baris-baris yang memimpin, standar dan pendukung teknik untuk penggunaan-penggunaan fasilitas

Pengontrolan fungsi yang umum untuk operasi-operasi sistem informasi meyakinkan bahwa aplikasi-aplikasi dijalankan dengan benar dan bahwa fasilitas-fasilitas itu adalah bersifat operasional. Pengontrolan ini termasuk sebagai berikut: Pengontrolan yang berskema untuk pembagian waktu dalam komputer dan sistem golongan produksi Pengontrolan secara perpustakaan untuk program dan data file dan dokumentasi Pengontrolan database untuk kreasi updating dan penggunaan dari database Access control physics access ditujukan menembus terminal komputer Backup dan prosedur penemuan kembali

Copylefttsetiaji

halaman 11

06.KSI-ABC

Documents

Transcript of 06.KSI-ABC