BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Manusia akhir-akhir ini semakin ketergantungan terhadap berbagai macam

informasi. Faktor-faktor yang menentukan kualitas informasi antara lain adalah

keakuratan, ketepatan, relevansi dan kemudahan untuk mengaksesnya. Dalam

pemenuhan faktor tersebut, dibutuhkan alat bantu berkecepatan tinggi yang sangat

akurat untuk memproses data disamping pengandalan SDM dan peralatan bantu

lainnya.

Untuk saat ini, komputer dianggap menjadi alat bantu yang sangat

diandalkan karena keakuratan, kecepatan dan juga daya tahannya dalam

melakukan pemrosesan berbagai macam data dalam jumlah yang besar. Komputer

kini bisa dianggap sebagai sebuah teknologi pokok dalam pengolahan berbagai

macam data dan penyajian informasi.

Instansi pemerintahan yang selama ini dekat dengan pengurusan

administrasi kependudukan di lingkungan masyarakat adalah kelurahan.

Kelurahan mengurusi antara lain seperti pembuatan Kartu keluarga (KK), KArtu

Tanda Penduduk (KTP) dan berbagai macam surat keterangan. Semakin

berkembangnya masyarakat dengan berbagai kesibukan dan rutinitas, mereka pun

menginginkan pelayanan yang cepat, efektif dan efisien.

Selama ini, dalam pembuatan KTP dan KK, dilakukan secara terpisah

dengan aplikasi yang berbeda dan menimbulkan banyak sekali penumpukan data,

penyimpanan di hard disk yang memakan size besar, serta rawan hang. Sehingga

terkadang banyak data yang tidak terselamatkan ketika komputer tersebut diinstal

ulang karena mereka tidak mempunyai back-up datanya. Belum lagi dengan cara

penginstalan ulang komputer yang ternyata harus dilakukan di kantor kecamatan

yang menurut saya mengulur waktu, terlalu lama bahkan penginstalan ulang ini

berakibat pada hilangnya data-data yang sudah diinput sebelumnya.

1

Begitu juga untuk prosesnya yang berawal dari lurah, camat hingga ke

kepala dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang kurang lebih memakan waktu

4 hari, tetapi pada prakteknya bisa sampai molor hingga satu bulan lebih karena

terlalu rumitnya proses. Selama ini permasalahan yang terjadi karena semuanya

dikerjakan secara manual, antara lain penumpukan dokumen, pencarían yang

sangat susah sehingga suatu data tidak bisa ditemukan secara cepat, belum lagi

resiko hilang dan rusaknya data kependudukan.

Untuk itulah saya membuat makalah ini, saya ingin memaksimalkan kinerja

komputer yang selama ini berada di kantor-kantor kelurahan untuk

memaksimalkan kinerja dalam pengolahan data kependudukan. Dengan

menjalankan program yang database sederhana seperti Microsoft Access versi

2007, kita bisa membuat database sederhana yang bisa dicoba dalam melayani

administrasi kependudukan demi mencegah data yang tidak beraturan.

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana supaya pencarian dan pembaharuan data bisa berlangsung cepat

tanpa ada gangguan dan memaksimalkan kinerja para pegawai serta teknologi

yang ada?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk mengembalikan prinsip

efektivitas dan efisiensi dalam administrasi, hal ini saya khususkan pada bidang

administrasi kependudukan. Diharapkan hal ini bisa membantu pemerintah dalam

mengatasi kesulitan mengatur data kependudukan.

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Program Aplikasi Pelayanan Administrasi Kependudukan.

Program Aplikasi adalah suatu program komputer yang dibuat untuk

mengerjakan atau menyelesaikan masalah-masalah khusus (Kamus Lengkap

Dunia Komputer, 2002, hal : 12). Sedangkan, pelayanan adalah perihal/cara

melayani; usaha melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh imbalan

uang/jasa; kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang/jasa

(Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 571). Administrasi adalah usaha dan

kegiatan yang meliputi tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan

pembinaan organisasi; Usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan kebijaksanaan

untuk mencapai tujuan; Kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan pemerintah;

Kegiatan kantor dan tata usaha (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 8).

Kependudukan adalah hal-hal/sifat-sifat sebagai penduduk; urusan mengenai

penduduk (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 245). Yang dimaksud

dengan Kelurahan adalah pembagian wilayah administratif di Indonesia di

bawah kecamatan. Dalam konteks otonomi daerah di Indonesia, Kelurahan

merupakan wilayah kerja Lurah sebagai Perangkat Daerah Kabupaten atau kota.

Kelurahan dipimpin oleh seorang Lurah yang berstatus sebagai Pegawai Negeri

Sipil. Kelurahan merupakan unit pemerintahan terkecil setingkat dengan desa.

Berbeda dengan desa, kelurahan memiliki hak mengatur wilayahnya lebih

terbatas. Dalam perkembangannya, sebuah desa dapat diubah statusnya menjadi

kelurahan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Program Aplikasi Pelayanan Administrasi

Kependudukan adalah suatu program komputer yang dapat menyelesaikan

masalah atau mengerjakan tugas dalam melayani kebutuhan orang lain untuk

kegiatan yang berkaitan dengan urusan mengenai penduduk pada organisasi

pemerintahan terendah langsung dibawah Camat.

3

2.2 Pengertian Database.

Pengertian database yaitu “Kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi

tersebut biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada”. Satu database

menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan

instansi” (Hariyanto,1996,hal 1). Dalam konsep database, secara tradisional data

diorganisasikan dalam suatu hirarki yang terurut dari atas ke bawah, terdiri dari

berkas (file), rekaman (record) dan elemen data.

a. Berkas (file) adalah suatu kumpulan rekaman data (record) yang

berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Berkas dapat dikatakan

sebagai seluruh rekaman yang sejenis disusun menjadi sebuah berkas

(file).

b. Rekaman (record) adalah gabungan dari semua elemen data yang saling

berhubungan. Rekaman biasa disebut dengan istilah tupel atau baris.

c. Elemen Data adalah unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi

menjadi unit yang berarti. Istilah lain untuk elemen data adalah field,

kolom, item dan atribut.

2.3 Mengenal dan Membuat Database pada Access 2007.

Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang

berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan kasus tertentu. Database pada

Access 2007 terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro dan

modul yang semuanya berhubungan atau saling terkait.

Dalam Microsoft Acces 2007 kita dapat mengenal istilah-istilah berikut ini :

a. Tables, berupa tabel kumpulan data yang berhubungan dengan topik

tertentu dan merupakan komponen utama dari sebuah database. Tabel

mengorganisasikan data ke dalam kolom-kolom (dinamakan field) dan

baris-baris (dinamakan record).

b. Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang

memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.

4

c. Forms, digunakan untuk mempermudah menampilkan data, mengisi data

dan mengubah data yang ada di dalam tabel, mencari data dan

mencetaknya.

d. Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Dapat

mencetak sebuah laporan yang telah dikelompokan, dihitung subtotal dan

total datanya berdasarkan kriteria tertentu.

e. Macros, untuk mengotomatisasikan perintah-perintah yang sering

digunakan dalam mengolah data.

f. Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi

pengolahan database sesuai dengan kebutuhan. Modules ini berisi kode

Visual Basic for Applications untuk menangani event (peristiwa) dalam

Access 2002.

2.4 Pengertian yang Berkaitan Dengan Kependudukan

a. Penduduk ialah diri pribadi, anggota keluarga, anggota masyarakat,

warga Negara dan himpunan kuantitas yang bertempat tinggal di suatu

tempat dalam batas wilayah negara pada waktu tertentu.

b. Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah kartu bukti diri (Legitimasi) bagi

setiap penduduk dalam wilayah Negara Republik Indonesia.

c. Kartu Keluarga (KK) adalah kartu yang memuat data kepala keluarga

dan semua anggota keluarga.

d. Keluarga adalah sekelompok orang yang mendiami sebagian atau

seluruh bangunan yang bertempat tinggal baersama dan makan dari

satu dapur yang tidak terbatas pada orang-orang yang mempunyai

hubungan darah saja; Seseorang yang mendiami sebagian atau seluruh

bangunan yang mengurus keperluan hidupnya sendiri.

e. Kepala Keluarga ialah orang yang bertempat tinggal dengan orang lain

yang memepunyai hubungan darah maupun tidak, yang bertanggung

jawab dalam keluarga itu; Laki-laki atau perempuan yang berstatus

kawin atau janda/duda yang mengepalai suatu keluarga, yang

5

anggotanya antara lain terdiri atas istri/suami dan anak; Kepala

kesantrian, asrama, rumah piatu dan lain-lain dimana beberapa orang

yang bertempat tinggal bersama-sama.

f. Anggota Keluarga ialah mereka yang tercantum dalam kartu keluarga

yang secara kemasyarakatan menjadi tanggung jawab kepala keluarga.

g. Perpindahan ialah perubahan tempat tinggal tanpa memperhitungan

jarak atau pun lamanya tinggal.

h. Pindah dan datang ialah perubahan tempat tinggal dari tempat lama ke

tempat baru untuk menetap.

2.5 Prosedur Pelayanan Administrasi Kependudukan yang Berjalan

2.5.1 Pembuatan / Penggantian KK (Kartu Keluarga)

A. Ketentuan Umum

1. Setiap keluarga wajib memiliki Kartu Keluarga;

2. Kartu Keluarga diisi secara lengkap dan benar tentang data kepala

keluarga dan atau anggota keluarga;

3. Setiap terjadi perubahan dalam keluarga harus dilaporkan ke Kelurahan

paling lambat :

a. Kepindahan : 30 hari sejak tanggal kepindahan

b. Kematian : 3 hari sejak tanggal kematian

c. Pindah dan Datang : 14 hari sejak terjadi perubahan

B. Persyaratan

1. Surat pengantar dari RT/ RW;

2. Fotocopy surat nikah bagi yang telah menikah;

3. Fotocopy KTP bagi yang wajib KTP;

4. Fotocopy Akte Kelahiran bagi yang belum wajib KTP;

5. Kartu Keluarga lama bagi yang menganti Kartu Keluarga

6. Surat keterangan Pindah (SKP) daerah asal bagi pendatang

7. Fotocopy SKCK dari Kepolisian bagi pendatang.

8. Formulir Data Keluarga yang telah disetujui Ketua RT.

6

C. Mekanisme Pelayanan

1. Penduduk terlebih dahulu membuat surat pengantar dari RT dengan

membawa Kartu Keluarga dan atau Surat keterangan Pindah dari daerah

asal bagi pendatang ke Ketua RT setempat.

2. Ketua RT menerima berkas tersebut kemudian mencatat (nama,

keperluan, nomor surat) ke dalam buku induk penduduk selanjutnya

membuat surat pengantar lalu di tanda tangani dan beri stempel oleh

Ketua RT, kemudian mengisi Formulir Data Keluarga sesuai data yang

diberikan oleh penduduk lalu Formulir Data Keluarga tersebut

ditandatangani.

3. Menyerahkan Surat Pengantar RT, Formulir Data Keluarga dan berkas

ke penduduk yang nantinya akan dilanjutkan ke Ketua RW untuk

meminta persetujuan.

4. Ketua RW menerima Surat Pengantar RT, Kartu Keluarga dan atau

SKP dari penduduk, lalu mencatat (nomor Surat, nama, alamat dan

keperluan) ke dalam buku induk penduduk. Surat Pengantar dari RT di

tanda tangani dan beri stempel selanjutnya menyerahkan Surat

Pengantar RT/RW, Kartu Keluarga dan atau SKP ke penduduk.

5. Penduduk menerima berkas-berkas dari Ketua RW, kepala keluarga

menandatangani Formulir Data Keluarga tersebut kemudian melengkapi

persyaratan untuk pembuatan/penggantian Kartu Keluarga dan

menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.

6. Petugas Kelurahan memeriksa berkas persyaratan dari penduduk,

petugas memberikan formulir data keluarga ke Lurah untuk di

tandatangani dan beri stempel.

7. Bagi penduduk yang membuat Kartu Keluarga baru formulir data

keluarga tersebut diinput sesuai dengan formulir data keluarga yang

diserahkan dan disimpan dalam file kartu keluarga pada aplikasi

Microsoft Excel 2007 kemudian mencetak Kartu Keluarga sebanyak 3

7

lembar. Kartu Keluarga printed sebanyak 3 lembar akan ditanda tangani

dan stempel oleh Lurah.

8. Bagi penduduk yang menganti Kartu Keluarga, petugas melakukan

pencarian data keluarga terlebih dahulu dalam file kartu keluarga yang

disimpan bila data keluarga telah ditemukan petugas akan menginput

data keluarga sesuai dengan formulir data keluarga yang telah

mengalami penambahan atau pengurangan anggota keluarga dan

disimpan dalam file kartu keluarga kemudian mencetak Kartu Keluarga

sebanyak 3 lembar yang kemudian ditanda tangani dan stempel oleh

Lurah.

9. Kartu Keluarga lembar 2 dan berkas-berkas persyaratan akan diarsipkan

oleh Kelurahan. Kartu Keluarga lembar 1 dan lembar 3 diberikan ke

penduduk. Penduduk menyerahkan lembar 3 ke Ketua RT dan lembar 1

akan diarsipkan oleh Kepala Keluarga.

2.5.2 Pembuatan / Penggantian KTP

A. Ketentuan Umum

1. KTP wajib dimiliki oleh penduduk yang berusia 17 tahun atau telah

menikah;

2. Pembuatan KTP dilakukan selambat-lambatnya 14 hari sejak :

a. Berusia 17 tahun

b. Tanggal Pernikahan (bagi yang nikah belum berumur 17 tahun)

c. Menjadi penduduk di wilayah tersebut

3. Penggantian KTP dilakukan selambat-lambatnya 14 hari sejak

berakhirnya masa berlakunya KTP; KTP berlaku selama 3 tahun, dan

tanggal berakhirnya disesuaikan dengan tanggal dan bulan kelahiran

yang bersangkutan. Khusus bagi yang berumur 60 tahun keatas

(manula) berlaku seumur hidup.

4. Setiap penduduk yang pindah alamat dari satu Kelurahan ke Kelurahan

yang lain dalam wilayah kota tersebut, dalam jangka waktu 14 hari

8

sejak ia tinggal pada alamat yang baru wajib melaporkan

kepindahannya di Kelurahan yang baru dalam rangka penggantian KTP.

B. Persyaratan

1. Surat pengantar dari RT/RW;

2. Surat keterangan Pindah (SKP) dari daerah asal bagi pendatang;

3. Pas photo hitam putih ukuran 2 X 3 sebanyak 2 lembar;

4. Fotocopy Kartu Keluarga, Akte kelahiran atau Ijasah sekolah terakhir;

5. KTP lama yang telah habis masa berlakunya dan atau surat keterangan

lapor kehilangan KTP dari kepolisian bagi mereka yang

memperpanjang KTP.

C. Mekanisme Pelayanan

1. Penduduk membuat surat pengantar dengan membawa Kartu Keluarga

dan atau SKP daerah asal ke Ketua RT setempat.

2. Ketua RT menerima berkas dari penduduk dan mencatat (nomor surat,

nama dan keperluan) dalam buku induk penduduk. Membuatkan surat

pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua

RT lalu menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk

yang nantinya diteruskan ke Ketua RW.

3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui

oleh Ketua RT. Mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan)

dalam buku induk penduduk kemudian membubuhi tanda tangan dan

stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW

dan berkas tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat

pengantar RT/RW dari Ketua RW lalu melengkapi persyaratan dalam

pembuatan/penggantian KTP dan menyampaikan persyaratan tersebut

ke Kelurahan.

4. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas-berkas persyaratan

untuk pembuatan/penggantian KTP setelah berkas persyaratan lengkap

petugas mengisikan formulir master penduduk sesuai dengan berkas

9

yang diterima, selanjutnya formulir master penduduk diserahkan ke

Lurah untuk di tanda tangani serta beri stempel.

5. Bagi penduduk yang membuat KTP baru, petugas akan menginput

sesuai dengan data yang telah diisikan di formulir master penduduk

setelah itu menyimpan data dalam file KTP kemudian mencetak KTP.

KTP printed tersebut akan ditandatangani dan stempel oleh Lurah.

6. Bagi penduduk yang mengganti KTP, petugas melakukan pencarian

terlebih dahulu dalam file KTP dengan memasukan nama penduduk

bila data KTP penduduk tersebut telah ditemukan petugas akan

memasukan data sesuai dengan formulir master penduduk yang telah

mengalami perubahan setelah itu menyimpan dalam file KTP kemudian

mencetak KTP.

7. KTP printed tersebut akan ditandatangani dan stempel oleh Lurah

kemudian petugas kelurahan menempelkan pas photo hitam putih

berukuran 2 X 3 pada KTP printed tersebut. KTP siap diserahkan ke

penduduk. Penduduk menerima KTP lalu ditanda tangani dan atau cap

jempol kiri.

2.5.3 Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran (SKKL)

A. Persyaratan

1. Surat Pengantar dari RT/RW.

2. Surat Keterangan Persalinan dari Rumah Sakit/ Bidan.

3. Fotocopy Kartu Keluarga dan KTP orang tua bayi.

4. Fotocopy Surat Nikah orangtua bayi.

B. Mekanisme Pelayanan

1. Penduduk membawa fotocopy Kartu Keluarga yang kemudian

diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.

2. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat,

nama dan keperluan) ke dalam buku mutasi. Membuatkan surat

pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua

10

RT kemudian menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke

penduduk lalu diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.

3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui

oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan)

dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di

surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas

tersebut ke penduduk.

4. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua

RW, penduduk melengkapi persyaratan dalam pembuatan SKKL dan

menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.

5. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut,

mencatat data kelahiran dalam buku register kelahiran. Membuat SKKL

dengan menuliskan data kelahiran sesuai dengan berkas yang diterima.

6. Memberikan SKKL lembar 1 untuk ditandatangani serta diberi stempel

37 oleh Lurah lalu menyerahkan SKKL Lembar 1 ke penduduk. Berkas

persyaratan dan SKKL lembar 2 akan diarsipkan di Kelurahan.

Penduduk menerima SKKL lembar 1 dari petugas Kelurahan.

2.5.4 Pembuatan Surat Keterangan Kematian (SKKM)

A. Persyaratan

1. Surat pengantar dari RT/RW.

2. Kartu Keluarga dan KTP jenazah.

3. Surat pemeriksaan mayat dari Dokter/RS/Surat Keterangan lainnya.

B. Mekanisme Pelayanan

1. Penduduk membawa Kartu Keluarga dan KTP jenazah yang kemudian

diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.

2. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat,

nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuatkan Surat pengantar

yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu

11

menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang

akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.

3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui

oleh Ketua RT. Mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan)

dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di

surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas

tersebut ke penduduk.

4. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua

RW, penduduk melengkapi persyaratan dalam pembuatan SKKM dan

menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.

5. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan persyaratan berkas tersebut.

Mencatat data kematian dalam buku register kematian kemudian

mencoret data yang meninggal di Kartu Keluarga dan mencabut Kartu

Tanda Penduduk. Membuat SKKM dengan menuliskan data kematian

sesuai dengan berkas yang diterima. Memberikan SKKM lembar 1

untuk ditandatangani serta diberi stempel oleh Lurah lalu menyerahkan

SKKM lembar 1 ke penduduk. Berkas persyaratan dan SKKM lembar 2

diarsipkan di Kelurahan.

6. Penduduk menerima SKKM lembar 1 dari petugas Kelurahan.

2.5.5 Pembuatan Surat Keterangan Pindah (SKP)

A. Ketentuan Umum:

1. Perpindahan penduduk meliputi:

a. Perpindahan antar Kelurahan masih dalam wilayah Kecamatan.

b. Perpindahan antar Kecamatan masih dalam wilayah Kotamadya.

c. Perpindahan keluar wilayah kota.

2. Perpindahan penduduk dalam satu kelurahan hanya merupakan

perubahanalamat tempat tinggal dan tidak diterbitkan surat keterangan

pindah.

3. Bagi penduduk yang pindah antar Kelurahan maka Kartu Keluarga dan

atau KTP di cabut oleh Lurah sebagai gantinya akan diterbitkan SKP.

12

4. Bagi penduduk yang pindah antar Kecamatan dan atau keluar wilayah

kota, perpindahan harus diketahui oleh Camat kemudian Kartu

Keluarga dan atau KTP di cabut oleh Camat sebagai gantinya akan

diterbitkan Surat Keterangan Pindah.

B. Persyaratan

1. Surat Pengantar dari RT/RW.

2. Kartu Keluarga

3. Kartu Tanda Penduduk;

C. Mekanisme pelayanan

1. Penduduk membawa Kartu Keluarga dan KTP yang kemudian

diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.

2. Ketua RT menerima berkas, mencatat (nomor surat, nama dan

keperluan) dalam buku mutasi. Membuat surat pengantar yang

kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu

menyerahkan Surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang

akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.

3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui

oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan)

dalam buku mutasi lalu membubuhi tanda tangan dan stempel di surat

pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas

tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar

RT/RW yang kemudian melengkapi persyartan dalam pembutan SKP

dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.

4. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut,

mencatat data kepindahan dalam buku register kepindahan. Membuat

SKP dengan mengetikkan data penduduk yang pindah sesuai dengan

berkas yang diterima kemudian SKP tersebut diberikan ke Lurah untuk

ditandatangani serta diberi stempel oleh Lurah.

5. Penduduk menerima SKP dari petugas Kelurahan.

13

2.5.6 Pembuatan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT)

A. Ketentuan Umum

Pembuatan surat keterangan tempat tinggal adalah surat yang

menerangkan bahwa penduduk pendatang tersebut benar adanya tinggal di

lingkungan kelurahan tersebut.

B. Persyaratan

1. Surat pengantar dari RT/RW;

2. Surat Keterangan Pindah dari daerah asal yang diketahui oleh Camat

dan atau Lurah;

3. SKCK dari Kepolisian;

4. Surat Keterangan Jaminan Bekerja bagi telah bekerja;

5. Kartu Keluarga Penjamin

C. Mekanisme pelayanan

1. Penduduk melapor ke Ketua RT dengan membawa identitas diri (KTP/

Kartu Keluarga) atau Surat Keterangan Pindah dari daerah asal untuk

mendapatkan surat pengantar.

2. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat,

nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuat Surat pengantar

yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu

menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang

akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.

3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui

oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat pengantar, nomor Kartu

Keluarga, nomor KTP, nama, alamat dan keperluan) ke dalam buku

mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat

pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas

tersebut ke penduduk.

14

4. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW yang

kemudian melengkapi persyaratan dalam pembutan SKTT dan

menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.

5. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut,

mencatat data kedatangan dalam buku register penduduk baru.

Membuat SKTT (Surat Keterangan Tempat Tinggal) sesuai dengan

berkas yang diterima yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel

oleh Lurah lalu menyerahkan SKTT ke penduduk.

2.5.7 Pembuatan Laporan Kependudukan.

Laporan kependudukan dilakukan secara periodik setiap bulannya. Laporan

tersebut dibuat berdasarkan hasil pelayanan pada pembuatan surat keterangan

yang menandai mutasi penduduk antara lain kelahiran, kematian, pindah dan

datang, dan juga pelayanan pada pembuatan Kartu Keluarga. Dalam pembuatan

laporan sering mengalami keterlambatan dalam penyerahan ke Lurah, hal ini

disebabkan karena petugas terlebih dahulu membuka arsip pada masing-masing

buku register dan mencari file-file nomor Kartu Keluarga yang disimpan

berdasarkan nomor urutan setelah itu akan dihitung jumlah penduduk. Dalam

laporan data penduduk dapat terlihat jumlah penduduk bulan lalu, jumlah

penduduk WNI dan WNA yang lahir, mati, pindah dan datang, jumlah penduduk

bulan ini dan jumlah kepala keluarga.

2.6 Masalah yang Dihadapi.

Permasalahan data kependudukan ini biasanya disebabkan oleh

terlambatnya pembuatan laporan kependudukan dikarenakan petugas biasanya

mencari-cari file penduduk di media yang tersebar sehingga memakan waktu

banyak serta tidak adanya laporan-laporan seperti laporan kelahiran, laporan

kematian, laporan kepindahan dan laporan penduduk pada pelayanan yang

berjalan sehingga hasil laporan tidak dapat diketahui secara lengkap dan akurat,

15

padahal laporan tersebut berguna sebagai acuan pengambilan tindakan dan

keputusan selanjutnya oleh Kepala Lurah.

Penggunaan aplikasi yang kurang menunjang sistem kependudukan juga

menjadi alasan mengapa administrasi kependudukan saat ini menjadi kacau.

Selama ini, yang saya ketahui, di kelurahan-kelurahan dalam beberapa pembuatan

surat masih menggunakan program Microsoft Excel sehingga misalnya ada KArtu

keluarga yang hilang atau rusak dan penduduk lupa nomor induk keluarganya,

maka data keluarga tersebut tidak dapat ditemukan dikarenakan penyusunan

dalam Microsoft Excel tersebut berdasarkan pada nomor pembuatan Kartu

Keluarga. Apabila hal ini terjadi, biasanya petugas membuatkan Kartu Keluarga

baru yang mengakibatkan kerangkapan data dan menumpuknya file dalam

direktori penyimpanan komputer tersebut.

2.7 Usulan Pemecahan Masalah.

Untuk mengatasi masalah administrasi kependudukan, saya mengajukan

tentang pengadaan database dan pengolahan data yang baik sehingga adanya

keterkaitan data antara Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Surat Keterangan

Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan Pindah dan Surat

Keterangan Tempat Tinggal, hal ini supaya efisiensi kerja tercapai, waktu yang

dibutuhkan relatif tidak sebanyak pengurusan administrasi secara manual.

Aplikasi yang dibutuhkan dalam mengelola database ini adalah Microsoft

Access 2007 guna melakukan penyimpanan data dalam satu tempat yang

memudahkan petugas menyetak data laporan kependudukan.

Untuk mengolah data disediakan menu Input data yang terdiri dari input

data kelahiran, input data kematian, input data Kartu Keluarga, input data

permohonan kartu tanda penduduk, input data penduduk, input data surat

keterangan pindah dan input data pengantar surat keterangan pindah. Pada

masing-masing penginputan data terdapat fasilitas yang disediakan yaitu

penambahan data, penghapusan data, pencarian data, penyimpanan data dan back-

up data.

16

Untuk mencetak data atau laporan kependudukan di sediakan menu laporan

yang terdiri dari cetak Kartu Keluarga, cetak Kartu Tanda Penduduk, cetak Surat

Keterangan Kelahiran, cetak Surat Keterangan Kematian, cetak Surat Keterangan

Pindah, cetak Pengantar Surat Keterangan Pindah, cetak Surat Keterangan Tempat

Tinggal, cetak laporan kelahiran perbulan, cetak laporan kelahiran pertahun, cetak

laporan kematian perbulan, cetak laporan kematian pertahun, cetak laporan

pembuatan KTP perbulan, cetak laporan pembuatan KTP pertahun, cetak laporan

Kartu Keluarga perbulan, cetak Kartu Keluarga pertahun, cetak laporan Surat

Keterangan Pindah perbulan, cetak laporan Surat Keterangan Pindah pertahun,

cetak laporan penduduk perbulan dan cetak laporan penduduk pertahun.

Diperlukan juga adanya proteksi seperti penggunaan kata kunci atau

password terhadap file-file database tersebut (data-data yang sudah diinput) agar

tidak disalahgunakan sehingga tidak terjadi pemanipulasian data oleh pihak-pihak

yang tidak bertanggung jawab.

17

BAB III

PEMBAHASAN MASALAH

Selama ini pembuatan dokumen yang berkenaan dengan administrasi

kependudukan di berbagai kelurahan dirasa kurang terorganisir dan belum

terintegritas, karena contohnya saja dalam pembuatan KTP dan KK. Pembuatan

kedua surat tersebut memang telah menggunakan computer, tetapi dalam program

terpisah yang dimana dalam sistem penyimpanannya sering terjadi berbagai

kerusakan, error, dan hang sehingga data dengan mudah hilang karena tidak

diback-up terlebih dahulu.

Pada beberapa surat keterangan dan pembuatan pelaporan, banyak yang

masih dikerjakan secara manual. Contohnya, pembuatan Surat Keterangan

Kematian dan Surat Keterangan Kelahiran yang menggunakan tulisan tangan dan

juga pembuatan Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Tempat Tinggal

yang menggunakan mesin ketik. Hal ini tentunya dapat menyulitkan dalam

pelayanan kependudukan dan pembuatan laporan kependudukan.

3.1 Prosedur Teknis Pembuatan Kartu Keluarga (KK)

18

3.2 Prosedur Teknis Pembuatan KTP

3.3 Prosedur Teknis Pembuatan Surat Keterangan

19

3.4 Prosedur Teknis Pembuatan Laporan Kependudukan

20

3.5 Perangkat yang Dibutuhkan

Perangkat yang sangat dianjurkan untuk menjalankan program ini adalah dengan

menggunakan sistem Operasi Windows yang lebih baru yaitu minimal Windows

XP dengan Processor Pentium III atau Pentium IV dan dengan kapasitas memori

lebih dari 128 Mb dan Harddisk 10 Gb atau lebih dengan aplikasi Microsoft

Office 2007.

21

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Pengoptimalan aplikasi komputer dalam pengurusan administrasi

kependudukan merupakan cara yang optimal dilakukan untuk memenuhi targaet

efektivitas dan efisiensi kerja. Dimana tidak dibutuhkan lagi bertumpuk-tumpuk

kertas dengan resiko yang rawan hilang serta rusak, tidak dibutuhkan lagi repot-

repot mengurus dokumen ke berbagai meja pegawai. Hal ini memudahkan

masyarakat untuk mengurus administrasi kependudukan dan mempersingkat

waktu mengurusnya.

22