digilib.polban.ac.iddigilib.polban.ac.id/files/disk1/83/jbptppolban-gdl-dheanyyuni-4132-2-bab2--5.pdf ·...

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Surat

Dalam sebuah organisasi/perusahaan surat merupakan alat komunikasi

sekaligus dokumentasi tertulis yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak

internal ataupun external perusahaan. Dengan adanya surat sebuah

organisasi/perusahaan diharapkan dapat menyampaikan informasi secara lengkap

dan sesuai guna mencapai tujuan perusahaan/organisasi tersebut. Oleh karena itu,

pemahaman mengenai surat ditinjau dari berbagai segi yaitu dari pengertian ,

prinsip dan peranan penting surat, fungsi serta jenis-jenis surat.

2.1.1 Pengertian Surat

Menurut Sedarmayanti (2009), surat adalah komunikasi tertulis yang

berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan

berita.

Suprapto (2004) menegaskan pengertian surat ditinjau dari berbagai segi

sebagai berikut:

a. Ditinjau dari segi sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan

karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan

atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.

b. Ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan atau

dialog yang tertulis dari suatu pihak pengirim kepada pihak penerima .

c. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat komunikasi/informasi antara

si pengirim dan si penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau

lainnya.

Sedangkan Barthos (2005 : 36) berpendapat bahwa “surat adalah alat komunikasi

tertulis berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk

menyampaikan warta”.

Jika dilihat dari pendapat Sedarmayanti (2009), Suprapto (2004), dan

Barthos (2005) tersebut, maka dapat diambil gambaran umum mengenai

7

pengertian surat yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk

menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi

tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan perusahaan. Dengan

demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu

memperlancar tujuan organisasi.

2.1.2 Prinsip dan Peranan Penting Surat

Menulis surat dalam sebuah perusahaan penting menurut Moekijat (2002),

karena:

a. Surat menunjukkan hubungan , baik hubungan antara perusahaan dengan

para pelanggannya, maupun antara perusahaan dengan masyarakat. Hal ini

dapat membangun atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap

perusahaan.

b. Surat dapat menekan biaya yang cukup banyak.

Surat memberikan kesan kepada pembaca menurut bunyi dan cara

penyajiannya. Moekijat (2002) menyebutkan bahwa dalam menulis dan menyusun

surat yang baik dan dapat dipahami apa arti sebenarnya dari kandungan surat

tersebut, ada 4 prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu: “conciseness, claritiy,

simplicity, and courtesy”.

a. Keringkasan (Conciseness)

Ini berarti bahwa surat harus pendek. Usahakan untuk menggunakan

jumlah kata yang paling sedikit untuk menyatakan arti yang ingin

disampaikan.

b. Kejelasan (Clarity)

Surat harus jelas, tidak bermakna ganda. Apabila pembaca dapat

mengatakan “Apakah yang dimaksudkan dengan ini atau itu?”, maka surat

tersebut kurang jelas.

c. Kesederhanaan (Simplicity)

Surat adalah suatu alat untuk mengadakan komunikasi dengan orang lain

mengenai suatu masalah perusahaan. Kata-kata yang sederhana akan

8

memberikan arti yang lebih jelas ketimbang kata-kata yang panjang dan

sulit.

d. Kesopanan (Courtesy)

Penyusunan kalimat yang bijaksana, suatu pendekatan yang

menyenangkan, dan penulisan yang lancar membentuk nada surat.

2.1.3 Fungsi Surat

Menurut Sedarmayanti (2009) surat selain sebagai alat komunikasi juga

berfungsi sebagai:

1. Perwakilan pengirim/penulis.

2. Bahan pembukti kegiatan organisasi atau perusahaan.

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

4. Alat pengukur kegiatan organisasi.

5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).

Secara umum, fungsi surat sebagaimana tercermin dalam rumusan

pengertiannya, yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan

atau informasi. Akan tetapi, secara khusus Yatimah (2009) menyebutkan beberapa

fungsi surat adalah sebagai berikut.

1. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara. Oleh

karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

2. Alat pengingat atau berfikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat

lagi jika diperlukan.

3. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi.

4. Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian.

5. Dokumen historis (sejarah), misalnya surat-surat perubahan suatu instansi,

yuridis, dan administratif.

6. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

Dilihat dari beberapa fungsi yang telah disebutkan dalam Yatimah (2009)

dan Sedarmyanti (2009) dapat disimpulkan bahwa surat membawa dampak yang

besar bagi perkembangan suatu organisasi atau perusahaan, sehingga fungsi dari

9

surat tersebut akan semakin bertambah jika kegiatan surat-menyurat dapat

berjalan sebagaimana mestinya.

2.1.4 Jenis-Jenis Surat

Menurut Suparjati (2008), jenis-jenis surat dapat dibedakan berdasarkan

wujudnya, tujuannya, isinya, kepentingannya,dan lain sebagainya. Berikut ini

merupakan uraiannya:

1. Jenis surat berdasarkan Wujudnya

Berdasarkan wujud fisiknya, surat dapat berupa:

a. Surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukkan ke dalam

amplop;

b. Kartu pos, yakni surat berbentuk sehelai kartu berukuran 15 cm x 10

cm, sifatnya terbuka dan tidak formal;

c. Warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat dilipat sekaligus

berfungsi sebagai amplop, biasanya dipergunakan untuk korespondensi

antar negeri karena ringan dan menghembat biasa pos.

d. Memorandum (dari bahasa Latin, berarti „untuk diingat‟), yakni surat

pendek berisi petunjuk, perintah, laporan, atau pertanyaan, umumnya

digunakan untuk keperluan intern suatu organisasi.

e. Telegram, yakni surat yang pengirimannya disalurkan melalui mesin

telegraf.

2. Jenis surat berdasarkan Cara Pengirimannya

Berdasarkan cara pengirimannya lewat jasa kantor pos, surat dapat berupa:

a. Surat kilat.

b. Surat tercatat.

c. Surat elektronik.

3. Jenis Surat berdasarkan Tujuan Penulisan

Berdasarkan tujuan penulisannya, surat dapat berupa surat pemberitahuan,

surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat

pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, dan sebagainya.

4. Jenis Surat berdasarkan Sifat Isi Surat

10

Menurut sifat isi surat, surat dapat diklasifikasikan sebagai:

a. Surat dinas, yaitu surat yang berisi persoalan dinas dan dibuat oleh

instansi pemerintah atau swasta;

b. Surat pribadi, yakni surat yang berisi masalah perorangan atau pribadi,

baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi

dengan dinas;

c. Surat niaga, yakni surat yang berisi persoalan niaga dan dibuat oleh

perusahaan.

5. Jenis Surat berdasarkan Jumlah Penerima Surat

Ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dapat diklasifikasikan

menjadi:

a. Surat perorangan

b. Surat edaran

c. Surat pengumuman.

6. Jenis Surat berdasarkan Segi Keamanannya

Ditinjau dari segi kemanaan isinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai

berikut:

a. Surat rahasia (biasa diberi kode “RHS” atau “R”), yakni surat atau

dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang

jelas dituju oleh surat itu. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan

mempergunakan dua buah amplop.

b. Surat sangat rahasia (biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”), yakni

surat yang tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang

berhubungan erat dengan keamanan Negara. Pengiriman surat sangat

rahasia dilakukan dengan menggunakan tiga buah amplop. Amplop

pertama diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem. Kemudian

amplop ini dimasukkan dalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat

rahasia” dan dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada

amplop ketiga, yang merupakan amplop biasa (tidak diberi tanda).

11

c. Surat biasa, yakni surat rutin yang kalau isinya terbaca oleh orang lain

tidak akan menimbulkan sesuatu yang berkaitan buruk bagi pihak-

pihak terkait.

7. Jenis-jenis Surat berdasarkan Urgensinya

Berdasarkan urgensinya, surat diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi atau

diselesaikan atau diketahui oleh penerima.

b. Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi atau

diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya, tetapi tidak perlu dalam

waktu sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”.

c. Surat biasa, yakni surat yang isinya tidak memerlukan tanggapan atau

penyelesaiannya secara tepat. Pengurusannya dilakukan menurut

urutan datangnya.

2.2 Penanganan Surat

Surat sebagai salah satu jenis komunikasi tertulis menjadi semakin

dibutuhkan oleh semua pihak, mulai dari pemerintah, swasta, institusi,perusahaan

bahkan perseorangan. Sehingga surat memiliki peranan yang sangat penting bagi

semua perusahaan, seperti yang telah dikatakan oleh Moekijat (2002) sebelumnya

bahwa salah satu peranan penting surat adalah surat menunjukkan hubungan , baik

hubungan antara perusahaan dengan para pelanggannya, maupun antara

perusahaan dengan masyarakat. Hal ini dapat membangun atau merusak kemauan

baik (goodwill) terhadap perusahaan. Sehingga, kegiatan penanganan surat atau

sering disebut mengurus dan mengendalikan surat menjadi semakin penting untuk

diperhatikan guna mencapai kesan baik (goodwill) suatu perusahaan.

Kegiatan penanganan surat sering disebut sebagai kegiatan mengurus dan

mengendalikan surat. Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat adalah

kegiatan mengelola surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan

menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut,

dan menyimpan surat sesuai dengan prosedur yang berlaku (Sedarmayanti, 2005).

12

Menurut Sedarmayanti (2005), kegiatan penanganan surat di suatu kantor

menjadi sebuah kegiatan yang penting. Walaupun kegiatan penanganan surat di

suatu kantor dengan kantor lain berbeda-beda, tidak dipungkiri bahwa penanganan

surat, baik surat masuk maupun surat keluar membawa dampak yang cukup besar

bagi perkembangan suatu perusahaan.

Penanganan surat-menyurat yang baik menurut Yatimah (2009) adalah

sebagai berikut:

1. Proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan efektif, sehingga

informasi bisa langsung sampai ke tujuan.

2. Dapat memuat informasi yang semestinya disampaikan, dengan menarik,

jelas, padat, sopan dan simpatik.

3. Menghindari termuatnya informasi yang tidak perlu, terlewat, tertinggal

atau lalai termuat dalam surat yang tertulis.

4. Dapat segera menanggapi surat yang masuk sebagaimana mestinya, dan

terhindar dari salah menafsirkan/salah mengambil keputusan.

2.2.1 Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali

Sedarmayanti (2005) mengatakan bahwa pengurusan surat dapat

diselenggarakan dengan menggunakan:

1. Buku agenda

Pencatatan surat dengan buku agenda dilakukan oleh kantor yang belum

menerapkan kartu kendali. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat

dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda

surat keluar, yang biasa dibedakan pula tahunnnya.

2. Kartu kendali

Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut Sistem

Kearsipan Pola baru. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm

berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk

mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti

13

buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3

atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.

Keterangan atau kolom yang diperlukan dalam kartu kendali maupun

buku agenda adalah:

a. Tanggal hari diterimanya surat (masuk) atau dikirimnya surat (keluar)

b. Nomor urut surat

c. Asal surat (perusahaan, perorangan) untuk surat masuk dan alamat

yang dituju (kepada) untuk surat keluar.

d. Perihal surat

e. Isi ringkas surat

f. Tanggal surat (yang tercantum pada surat)

g. Lampiran (sebut macam dan jumlah lampiran)

h. Nomor dan kode surat

i. Pengolah surat

- Untuk surat masuk : unit/bagian yang fungsional bertanggung

jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut

penyelesaian masalah dari surat bersangkutan.

- Untuk surat keluar : unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi

surat atau yang membuat konsep surat.

j. Catatan atau keterangan kolom untuk mencatat hal-hal lain yang

dianggap perlu, misal: disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk

diproses.

k. Paraf : kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.

Perbandingan antara sistem pencatatan dengan buku agenda dan kartu

kendali dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut:

14

Tabel 2.1 Perbandingan Pencatatan Surat Dengan

Buku Agenda Dan Kartu kendali

PERBANDINGAN ANTARA Sistem lama (buku Agenda) Sistem baru (Kartu Kendali)

1. Buku agenda sukar untuk di file

2. Sarana penemuan kembali,

nomor/kode surat sukar diingat.

3. Pengaturan arsip dengan peralatan

surat diterapkan

4. Buku agenda tidak fleksibel, tunjuk

silang tidak dapat diterapkan

1. Kartu kendali difile.

2. Sarana : indeks mudah diingat

3. Pengaturan arsip dengan peralatan

mudah untuk diwujudkan

4. Kartu kendali fleksibel tunjuk silang

dapat diterapkan.

Sumber: Sedarmayanti (2005)

Sugiarto (2005) menambahkan bahwa setiap kantor akan mengikuti suatu

prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar.

Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3(tiga)

prosedur yang umum dipergunakan, yaitu prosedur buku agenda, prosedur kartu

kendali, dan prosedur tata naskah

1. Prosedur Buku Agenda

Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang

disimpan di file. Ada juga tiga jenis format buku agenda yang dapat

dipergunakan, yaitu:

a. Buku Agenda Tunggal

Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat

keluar dalam bentuk format, seperti pada tabel 2.2 berikut ini:

Tabel 2.2 Format Buku Agenda Tunggal

Sumber : Sugiarto (2005)

15

b. Buku agenda berpasangan

Yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah

kiri untuk surat keluar. Tabel 2.3 berikut merupakan contoh format buku

agenda berpasangan untuk surat masuk.

Tabel 2.3 Format Buku Agenda Berpasangan Surat Masuk


c. Buku Agenda Kembar

Yaitu dengan menyediakan dua buku, satu buku untuk surat masuk dan

satu buku untuk surat keluar, seperti pada tabel 2.4 berikut:

Tabel 2.4 Format Buku Agenda Kembar Surat Keluar


Penggunaan buku agenda sebagai alat pencatatan perlu dilengkapi lembar

disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.

Lembar disposisi akan beredar bersama dengan dokumen.

2. Prosedur Kartu Kendali

Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan

mempergunakan kartu kendali surat masuk dan surat keluar digolongkan kedalam

surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan

16

dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat

rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada

pencatatan dan pengendalian surat sebagai pengganti buku agenda dan buku

ekspedisi.

Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut:

Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu kendali yang lain secara

berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.

Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti

arsip.

Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat selesai di

proses, maka lembar ke 3 itu bersama suratnya kemudian disimpan dalam lemari

arsip. Format kartu kendali dapat dilihat pada gambar 2.1.


Gambar 2.1 Format Kartu Kendali

Dari dua pembahasan mengenai penggunaan buku agenda dan kartu

kendali pada penanganan surat tersebut, dapat disimpulkan bahwa penggunaan

buku agenda biasanya digunakan untuk perusahaan kecil, sedangkan untuk

perusahaan besar, penggunaan kartu kendali lebih baik dari pada buku agenda.

17

2.2.2 Penanganan Surat Masuk Dengan Buku Agenda

Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan

atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari

instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama

(Nuraida, 2008).

Menurut Wursanto (2006) surat masuk merupakan sarana komunikasi

tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima

melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan

menggunakan buku pengiriman (ekspedisi).

Setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga, karena surat

dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi tersebut untuk

melakukan kegiatannya. Oleh karena itu, harus ada penanganan surat yang tepat

agar surat masuk tersebut dapat diperlakukan sebagaimana mestinya.

Menurut Yatimah (2009) penanganan surat masuk dengan buku agenda

dimulai dari penerimaan, penyortiran, pencatatan , pengarahan/penyampaian,

sampai kepada penyimpanan. Berikut ini penjelasannya:

1. Penerimaan Surat

Kegiatan yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam penerimaan surat antara

lain terdiri dari :

a. mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk,

b. memeriksa kebenaran alamatnya. Jika alamat yang dituju salah, maka

surat dikembalikan kepada pengarah. Jika benar, menandatangani bukti

pengiriman pada kartu atau buku penerimaan surat, pemisahan surat

berdasarkan alamat yang dituju, membuka surat, diterima. Biasanya

penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.

c. Membuka surat (kecuali surat rahasia bertanda RHS atau bersampul

rangkap) dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Jika

lampiran tidak lengkap atau salah, buat catatan seperlunya seperti

„lampiran salah‟ atau „lampiran tidak lengkap‟.

d. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima di balik surat

atau pada sampul surat.

18

2. Penyortiran Surat

Surat disortir berdasarkan dua jenis yaitu surat dinas atau pribadi.

Surat dinas digolongkan kembali menjadi surat penting, surat rutin, atau surat

rahasia. Dalam penyortiran ini, sekretaris pun perlu membaca dan meneliti isi

surat untuk memberikan saran kepada pimpinan apabila surat tersebut segera

memerlukan tanggapan.

3. Pencatatan Surat

Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku

catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatat

surat. Tabel 2.5 berikut ini merupakan contoh buku pencatatan agenda surat

masuk dan surat keluar.

Tabel 2.5 Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Sumber : Yatimah (2009)

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2005), untuk surat biasa/rutin dicatat

dalam lembar pengantar rangkap dua. Surat beserta dua lembar pengantar

diserahkan kepada unit pengolah. Adapun untuk surat rahasia, surat dicatat dalam

lembar pengantar surat rahasia dua rangkap dan disampaikan pada alamatnya

tetap dalam keadaan tertutup. Lembar pengantar tergambar dalam gambar 2.2

berikut:

19

Sumber : Sedarmayanti (2005)

Gambar 2.2 Contoh Lembar Pengantar Surat

4. Pengarahan Surat

Surat yang disampaikan langsung pada pimpinan tertinggi adalah surat

yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain

yang ditentukan oleh pimpinan. Adapun surat yang berkenaan dengan pekerjaan

yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah. Untuk menyerahkan

surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu parlu dilengkapi lampiran

berupa lembar disposisi (routing slip) pada surat tersebut. Lembar disposisi

berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan

menegaskan berupa instruksi atau informasi. Gambar 2.3 berikut ini merupakan

contoh lembar disposisi yang dipakai:

20


Gambar 2.3 Contoh Lembar Disposisi

5. Penyimpanan Surat

Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak-

pihak yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan. Penyimpanan surat ini

penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca

kembali. Dalam penyimpanan surat, sekretaris dituntut untuk menyimpan surat

dengan cara yang sistematis sesuai dengan sistem kearsipan yang ada, sehingga

bila dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat. Bila surat ditemukan

dengan membutuhkan waktu yang lama, berarti sekretaris kurang terampil dalam

mengelola surat.

Demikian pendapat Yatimah mengenai prosedur penanganan surat masuk

dengan buku agenda. Sedangkan Barthos (2005) berpendapat lain mengenai

prosedur penanganan surat dengan buku agenda tersebut. Barthos (2005)

membaginya hanya ke dalam beberapa kategori penting, yaitu terdiri dari:

21

1. Penyortiran

Tugas yang harus dilakukan dalam penyortiran yaitu meneliti asal surat dan

sumber pengirimnya, lalu mengelompokkan surat berdasarkan dua golongan

jenis surat, yaitu surat dinas atau pribadi.

2. Pembukaan sampul

3. Pengeluaran surat dari sampul

Ketika surat dikeluarkan dari sampulnya, tugas sekretaris adalah memeriksa

apakah alamat dalam surat sesuai dengan yang tertera pada sampul. Jika

tidak, surat bisa dikembalikan kepada pengarah surat.

4. Penyampaian surat

Penyampaian surat dikategorikan berdasarkan dua hal, yaitu apakah surat

disampaikan langsung ke pengolah surat, atau surat tersebut disampaikan ke

pimpinan terlebih dahulu. Jika disampaikan langsung ke pengolah, maka

surat cukup disertai lembar pengantar surat biasa. Jika surat tersebut

disampaikan ke pimpinan terlebih dahulu, maka surat tersebut disertai dengan

lembar disposisi.

5. Pencatatan surat

Setelah surat selesai ditindaklanjuti oleh pengolah ataupun pimpinan, maka

surat dicatat pada buku agenda. Surat masuk dicatat di dalam satu buku

agenda berganda. Halaman sebelah kiri untuk surat masuk halaman sebelah

kanan untuk surat keluar. Untuk membantu dalam pencarian kembali surat,

maka pada pencatata surat dengan buku agenda ini memerlukan buku agenda

pembantu.

6. Penyimpanan surat

Surat-surat yang mudah digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan

tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu

dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan (file)

oleh unit pengolah yang menggarap atau bertanggung jawab atas tindak

lanjut surat bersangkutan.

Sesuai dengan pembahasan Barthos (2005) dan Yatimah (2009), maka

secara umum , prosedur pengananan surat masuk pada dasarnya sama, mulai dari

22

penerimaan, penyortiran, pencatatan, penyampaian, sampai kepada langkah akhir

penanganan surat yaitu penyimpanan.

2.2.3 Penanganan Surat Keluar dengan Buku Agenda

Menurut Wursanto (2006) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap

(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang

berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk

ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Pendapat lain dikatakan oleh Dewi (2011) mengenai pengertian surat

keluar yaitu surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat

masuk yang diterima oleh suatu organisasi, kantor lain, atau perorangan agar

terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat

menguntungkan kedua belah pihak. Dengan demikian, surat keluar dapat pula

diartikan sebagai surat yang dikirimkan untuk kegiatan hubungan intern pada

suatu kantor dan sifatnya penting bagi kantor yang bersangkutan, tanpa didahului

surat masuk.

Penanganan surat keluar, baik surat tindak lanjut (follow up) dari surat

masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern menurut Dewi (2011), Wursanto

(2006) dan Yatimah (2009) pada umumnya menempuh prosedur yang sama

yaitu:

1. Pembuatan konsep

Ada tiga cara mengonsep surat, yaitu:

a. Konsep surat dibuat oleh pimpinan

b. Konsep surat dibuat oleh bawahan

c. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte

2. Pengetikan

Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut:

a. Persetujuan konsep

b. Pengiriman konsep surat

c. Pemeriksaan hasil pengetikan

d. Penandatanganan surat

23

3. Pencatatan

a. Surat jadi yang telah ditandatangani, dicap, dan disertai kelangkapan

lainnya ( lampiran, amplop) menjadi surat dinas resmi.

b. Surat dinas resmi ini lebih dahulu dicatat dalam buku verbal oleh

petugas yang disebut verbalis. Buku verbal ialah buku agenda yang

khusus dipakai untuk mencatat surat dinas resmi keluar. Seperti pada

tabel 2.6 berikut

Tabel 2.6 Contoh Buku Verbal


c. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk dikirim.

Dengan demikian mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut

diserahkan kepada urusan pengiriman (ekspedisi)

4. Pengiriman dan Penyimpanan Surat

Urusan pengiriman/ekspedisi melaksanakan tugas pengiriman surat keluar.

Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu pengiriman surat keluar

intern dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern pada sistem tradisional ini

(agenda) menggunakan buku ekspedisi intern, sedangkan pengiriman surat keluar

menggunakan buku ekspedisi ekstern. Tabel 2.7 dan tabel 2.8 berikut merupakan

contoh gambar buku ekspedisi intern dan ekstern:

24

Tabel 2.7 Contoh Buku Ekspedisi Ekstern


Tabel 2.8 Contoh Buku Ekspedisi Intern


2.3 Sistem Informasi Manajemen

Dalam melakukan suatu kegiatan, manusia membutuhkan informasi

sebagai landasan untuk melakukan aktivitas dan juga untuk mendukung

pengambilan keputusan. Banyaknya informasi yang diperlukan bagi kegiatan

manajemen, mengakibatkan kegiatan pengolahan informasi dilakukan oleh

manusia dan mesin (komputer). Agar informasi dapat digunakan dengan tepat

oleh orang yang membutuhkan dan agar keluar masuknya informasi dapat

dikontrol dengan baik, maka diperlukan suatu sistem yang baik pula agar dapat

mengatur informasi dan mengontrol fungsi-fungsi yang ada dalam sebuah

organisasi.

25

Pengolahan informasi oleh manusia, biasanya digunakan sistem file.

Dahulu umumnya sistem file dilakukan oleh masing-masing bagian organisasi,

sehingga sering terdapat duplikasi yang menimbulkan inefisiensi dalam

pengolahan maupun pengendaliannya. Oleh karena itu, timbul sistem informasi

manajemen yang merupakan sistem informasi yang terpadu, dimana data

diintegrasikan melalui sistem database (data yang tersimpan dalam media

penyimpanan komputer).

Menurut Haryadi (2009) sistem informasi manajemen dapat didefinisikan

sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari

orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur pengendalian yang

ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, alat proses, tipe transaksi

rutin tertentu, pemberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap

kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting, serta penyedia suatu dasar

informasi untuk pengambilan keputusan.

Sedangkan Winarno (2004 : 1.6) berpendapat bahwa “sistem informasi

adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama, yang digunakan untuk

mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi untuk para pembuat

keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik”. Dan pendapatnya

mengenai manajemen adalah:

Manajemen adalah sekumpulan orang yang bertugas menjalankan perusahaan, organisasi atau instansi pemerintah. Manajemen bertugas menentukan tujuan perusahaan, merencanakan kegiatan untuk satu periode mendatang dan menjalankan rencana tersebut dengan melibatkan seluruh pihak terkait di dalam perusahaan (Winarno, 2004, hal. 1.6). Dari pendapat Haryadi (2009) dan Winarno (2004) mengenai sistem

informasi dan manajemen dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen

adalah suatu sistem yang terorganisasi dengan sistematik dan dilakukan oleh

sekelompok orang untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi

dan mendistribusikan informasi yang baik dan tepat guna untuk pengambilan

keputusan.

26

2.3.1 Data

Data merupakan fakta yang masih mentah (raw facts), yang berarti berdiri

sendiri, atau fakta yang belum terorganisasikan dengan baik (Sedarmayanti,

2009).

Susanto (2004: 40) mendefinisikan “Data adalah fakta atau apapun yang

dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. Data dapat berupa

bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhutangan, atau pengukuran”.

Data yang ada belum memberikan makna jika tidak diproses lebih lanjut dan tidak

diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan suatu persoalan yang spesifik. Jadi data

yang ada masih memerlukan proses lebih lanjut, agar memberi makna.

2.3.1.1 Tingkatan Data

Menurut Williams dan Stacey (2007), data memiliki struktur atau

tingkatan tertentu dari yang terkecil hingga yang terbesar, hingga akhirnya

membentuk database. Tingkatan data tersebut adalah sebagai berikut:

1) Bit (Binary Digit)

Komputer didasarkan pada prinsip bahwa listrik bisa dihidupkan atau

dimatikan. Bit adalah unit data terkecil yang bisa disimpan komputer

dalam sebuah database diawali dengan 0 untuk mati (off) atau 1 untuk

hidup (on).

2) Byte (Karakter)

Karakter merupakan gabungan dari beberapa bit. Karakter bisa merupakan

sebuah huruf, angka, atau karakter khusus seperti A, B, C, 1, 2,3, @,#,%.

3) Field (Kolom)

Field adalah sebuah unit data yang berisi satu atau lebih karakter (byte).

Contoh field adalah nama, alamat, usia.

4) Record

Record adalah kumpulan field-field yang berhubungan. Masing-masing

record menyimpan data hanya sekitar satu entitas, yang bisa berupa orang,

tempat, benda, dan peristiwa.

5) File

27

File adalah kumpulan record yang berhubungan. Dalam hierarki data, file

berada di bagian atas. Kumpulan dari file-file yang berhubungan akan

membentuk sebuah database.

2.3.1.2 Database Management System

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangat pesat

sehingga hampir di setiap perusahaan menggunakan komputer sebagai alat bantu

dalam mengerjakan pekerjaan yang beraneka ragam jenisnya. Dalam setiap

komputer, pasti terdiri dari kumpulan data-data sejenis yang berguna untuk

keperluan informasi dari masing-masing divisi dalam perusahaan. Data-data itu

sering disebut database. “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan

dalam satu file atau beberapa file” (Amsyah, 2001, hal. 354). Secara operasional

dapat kita katakan bahwa database adalah daftar yang terdiri dari beberapa kolom

yang masing-masing kolom berisikan satu jenis (item) data.

Sutabri (2005) berpendapat mengenai database adalah suatu kumpulan

data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu

media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data

(controlled redundancy) dengan cara tertentu sehingga mudah digunakan atau

ditampilkan kembali; dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi

secara optimal; data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program

yang akan menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga

penambahan, pengambilan dan modifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan

terkontrol.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Database Management

System adalah sistem yang secara khusus dibuat untuk memudahkan pengguna

data dalam mengolah data.

2.3.2 Informasi

Di dalam suatu organisasi, informasi memiliki arti sangat penting dalam

mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Davis (dalam

Wiludjeng, 2007, hal. 74) berpendapat bahwa “Information is data that has been

28

processed into a form that is meaningful to the reciptent and is of role or

perceived value ini current or prospective actions or decisions”.

Pengertian tersebut diatas menunjukkan pengertian yang sempit, karena

hanya berhubungan dengan kegiatan manajemen. Dalam arti yang lebih luas,.

Beishon (dalam Wiludjeng, 2007, hal. 74) menjelaskan lebih lanjut sebagai

berikut:

“Information is interpreted, perhaps, more widely than is usual, to include

all the signals and data which a manager receives in the course of the day,

whether they are apparently relevant to the work or not. This approach

regards such things as facial expressions and gestures as information, as

well as the more obvious things such as memos and telephone messages”. .

Sedangkan menurut Winarno (2004:1.6), “informasi adalah data yang

harus diolah sedemikian rupa sehingga berguna dalam pengambilan keputusan”.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa informasi memiliki arti sangat

penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.

Informasi tersebut berasal dari data yang telah diolah dan menjadi bentuk yang

lebih berguna dan memiliki arti bagi penerima informasi.

2.3.3 Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara

otomatis dengan pemanfaatan sumber daya mesin secara menyeluruh dan

seefisien mungkin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan

(Sedarmayanti, 2009).

Sedangkan menurut Nugroho (2008: 223) “otomatisasi kantor adalah

penerapan teknologi untuk pekerjaan kantor, mencakup semua sistem elektronik

formal dan informal, terutama komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di

dalam maupun diluar perusahaan”. Otomatisasi kantor berfungsi membantu

sekretariat dan administratif (clerical), dengan kemampuannya memudahkan

komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar

perusahaan telah menarik perhatian para manajer dan profesional untuk

memanfaatkannya.

29

Otomatisasi kantor melibatkan seperangkat fungsi yang saling

berhubungan dan dapat diintegrasikan dalam sistem tunggal. Fungsi-fungsi yang

biasa dipakai adalah electronic mail, word processing, pengkopian, penyimpanan

dokumen, voice mail, dan desktop publishing.

Pengguna otomatisasi dibagi ke dalam empat kategori, yaitu:

1. Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber

daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

2. Profesional, tidak mengelola orang-orang, melainkan menyumbang

keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai

administrasi. Contohnya adalah pembeli, wiraniaga, dan lain-lain.

3. Sekretaris, adalah pegawai terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai

tugas seperti korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal

pertemuan.

4. Pegawai administratif (clerical employees), melaksanakan tugas-tugas

untuk sekretaris seperti menyusun dokumen.

Dari beberapa pengertian mengenai otomatisasi kantor di atas, dapat

ditarik kesimpulan bahwa otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik

formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi

kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun diluar organisasi

2.4 Perancangan Program

Menurut Laudon (2008) ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk

mengembangkan suatu program. Langkah-langkah ini dilakukan agar

pengembangan program yang dilakukan dapat terencana dengan baik. Langkah-

langkah tersebut diantaranya:

1. Mendefinisikan/mengidentifikasikan Masalah

2. Memilih perangkat lunak bahasa pemrograman

3. Merancang Program

4. Pemrograman

5. Pengetesan Kesalahan.

6. Membuat dokumentasi program

30

Hal serupa mengenai langkah pembuatan program pun dinyatakan oleh

Sutanta (2003) bahwa ada 6 (enam) tahap dalam membuat sebuah program, antara

lain:

1. Mendefinisikan masalah;

Pembuat program aplikasi menentukan latar belakang/ alasan pembuatan

program aplikasi, seperti identifikasi masalah dan tujuan dan nantinya

pembuatan software/ program aplikasi yang dibuat harus menjawab atas

permasalahan yang dihadapi.

2. Perencanaan/ planning;

Pada tahap ini terdapat beberapa kegiatan yatiu membuat rancangan awal

sebuah program, membuat skema program yang baik (link, navigasi dan

peta program) dan menentukan fitur-fitur yang akan ada.

3. Mendesain/ design;

Pada tahap design program, pembuat program membuat bentuk desain

serta elemen-elemen yang terdapat di dalam program aplikasi, tata letak isi

program aplikasi.

4. Pengkodean program/ coding;

Pengkodean program adalah menerjemahkan perancangan dalam kode-

kode pemrograman. Kode-kode/ bahasa pemrograman dalam suatu

program aplikasi tentunya akan berbeda-beda, tergantung program yang

digunakan. Sebagai contoh dari bahasa pemograman adalah visual basic,

borlanc delpi, php,asp, html, dan css.

5. Mengetes program/ testing;

Karena tujuan dari pengkodean adalah bagaimana membangun sebuah

program, maka tahapan selanjutnya adalah mengetes program tersebut

apakah berjalan sesuai dengan rencana atau perancangan yang telah dibuat

atau tidak. Apakah program tersebut berjalan dengan semestinya. Jika

program tersebut berhasil maka tahapan selanjutnya adalah instalasi dan

perawatan.

31

6. Pemeliharaan/ maintenance.

Program selanjutnya di-install kan pengguna, dalam hal ini program di-

installkan dalam komputer. Perawatan program lebih kepada penggunaan

sesuai prosedur yang ada dalam manual book penggunaan. Perawatan

komputer agar tidak rusak ataupun terserang virus juga sangat penting.

Dari kedua pendapat diatas, maka untuk membuat program, pembuat dan

pengembang program harus melakukan perancangan program terlebih dahulu agar

sistem tetap berada pada koridor kebutuhan, tidak meluas, atau bahkan

menyempit.

2.4.1 Flowchart

Untuk merancang dan membuat sebuah program yang baik, diperlukan

beberapa pendekatan, salah satunya adalah uraikan secara rinci proses yang

berjalan sekarang. Penguraian proses tersebut terdiri dari perincian langkah-

langkah dan elemen-elemen aktivitas pengolahan data yang dapat ditunjukkan

dalam sebuah bagan alir atau biasa disebut flowchart. Tri (2011), mengatakan

bahwa flowchart adalah bagian-bagian yang mempunyai arus yang

menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.

Pendapat lain dikatakan oleh Amsyah (2001: 269), bahwa “ flow chart

adalah suatu diagram yang berisikan istilah atau pengertian mengenai langkah

kegiatan pencatatan, penganalisisan, dan pengkoordinasian informasi”. Flow chart

dipergunakan untuk membantu menganalisis dan mengembangkan prosedur.

Untuk membuat sistem flowchart maka sangat diperlukan pengetahuan

mengenai simbol-simbol dasar untuk membuat rangkaian sebuah proses

perancangan yang dibentuk dengan urutan sistem flowchart. Tabel 2.9 berikut ini

merupakan simbol standar untuk bagan alir sistem pada flowchart.

32

Tabel 2.9 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem

NO. SIMBOL KETERANGAN

1.

Simbol Proses

Mewakili langkah proses utama dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian atau keseluruhan program yang dirinci dengan bagan alir terpisah.

2.

Sistem input/output

Menunjukkan tiap input data atau output informasi. Mewakili semua fungsi input/output.

3.

Simbol alat simpan online

Menggambarkan tiap jenis alat penyimpanan online. Sering digunakan untuk file lain pada media magnetik yang ditunjuk dan diremajakan.

4.

Simbol dokumen

Mewakili dokumen kertas, laporan, dokumen sumber data, atau output hardcopy.

5.

Panah arus

Menunjukkan arus data melalui sistem dalam urutan proses dan jejak perjalanan data dalam fungsi pengawasan proses.

6.

Simbol kartu punch

Mewakili kartu punch baik sebagai input maupun sebagai output.

33

7.

Simbol pita magnetik

Mewakili alat simpan pita magnetik, baik input maupun output.

8.

Simbol alat simpan offline

Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan langsung dengan komputer, termasuk kertas, kartu, dan media magnetik dan optik.

9.

Simbol input manual

Menunjukkan data yang akan dimasukkan ke komputer oleh alat masukan online, misalnya keyboard terminal.

10.

Simbol tampilan

Untuk menunjukkan output informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layar terminal atau plotter.

Sumber: Slotnick (dalam Amsyah, 2001: 272)

Selain simbol-simbol tersebut, terdapat bermacam-macam simbol lain

pada flow chart. Simbol flow chart menurut Sukoco (2007: 43) dapat dilihat pada

Tabel 2.10 berikut:

Tabel 2.10 Simbol Flow Chart pada Sistem

GAMBAR KETERANGAN GAMBAR KETERANGAN

Pekerjaan

administrasi

Tidak membutuhkan bantuan mekanis

Memproses

Fungsi proses utama

Magnetic tape

Hanya jika magnetic

tape digunakan

Perforated tape

Kertas atau tape

34

Dokumen

Dokumen kertas dan variasinya

Online keyboard

Informasi yang disuplai melalui online komputer

Display

Informasi yang ditampilkan melalui

video

Sorting/collecting

Operasi menyortir peralatan

Transmittal tape

Bukti penambahan kontrol informasi

Input/output

Semua media I/O

Auxiliary operation

Mesin operasi yang ditambahkan pada

fungsi proses utama

Offline storage

Terdiri dari kertas, kartu, magnetic

Communication

link

Transmisi otomatis informasi dari satu lokasi ke lokasi lain

Flow direction

Petunjuk jalannya data

Processing

Kelompok program yang memproses

fungsi

Predefined process

Kelompok operasi yang tidak

dijelaskan secara detail

Input/output

Fungsi yang membuat informasi

tersedia

Terminal

Permulaan dan akhir dari program

35

Decision

Fungsi keputusan yang

memungkinkan beroperasi pada setiap kondisi

Connector

Entry dari atau keluar dari satu

bagian ke bagian lain

Punched card

Fungsi I/O yang menunjukkan punched card

Offpage connector

Penghubung yang digunakan untuk

masuk atau keluar dari halaman

Program

modification

Instruksi untuk mengubah program

Flow direction

Petunjuk pemrosesan data

Sumber: Sukoco (2007:43)

Jadi, flowchart dapat diartikan sebagai penggambaran mengenai langkah-

langkah, urutan dari prosedur suatu program atau rancangan. Flowchart ini dapat

menolong dalam menganalisis serta dapat membantu mempermudah sesuatu

masalah atau perancangan sebuah proses.

2.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Nugroho (2008), DFD merupakan sebuah alat dokumentasi grafik

yang menggunakan simbol-simbol, untuk menjelaskan sebuah proses. Sedangkan

dalam Kristianto (2007), DFD adalah suatu model logika data atau proses yang

dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan ke mana tujuan data yang

keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data

tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada

data tersebut. DFD menggunakan empat macam simbol (Nugroho, 2008). DFD

tersebut tergambar pada gambar 2.4 berikut:

36

Elemen Lingkungan

Elemen ini terdapat di luar sistem. Elemen-elemen ini menyediakan input data dan menerima output informasi.

Pemrosesan

Pemrosesan adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dalam bentuk sebuah lingkaran, sebuah bujur sangkar dengan sudut yang dibulatkan. Setiap simbol proses diberi nama sesuai proses kerja yang dilakukan.

Aliran data

Simbol anak panah digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam sebuah DFD. Anak panah dapat digambarkan dengan garis lurus atau garis lengkung.

Penyimpanan Data

Penyimpanan data adalah tempat penyimpanan data. Data tersimpan adalah data yang tidak bergerak atau file.

Sumber: Nugroho (2008)

Gambar 2.4 Data Flow Diagram Symbols

Seperti terlihat pada gambar 2.4 diatas, di dalam aliran data, terdapat

kumpulan dari berbagai karakteristik yang ada dalam suatu data. Kumpulan

karakteristik tersebut disebut sebagai atribut data. Jogiyanto (2005) berpendapat

bahwa secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun

relationship. Maksudnya atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya

entitas, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas

dan relationship.

Data flow diagram ini dapat dipergunakan untuk perumusan garis besar

dari alur kegiatan suatu proses atau tahapan. Sehingga DFD ini sangat membantu

memperjelas alur dari sebuah sistem.

2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa DFD adalah salah satu alat

perancangan proses, berbeda dengan ERD (Entity Relationship Diagram). ERD

37

merupakan salah satu alat perancangan data di mana diagram ini menunjukkan

hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain dan juga bentuk

hubungannya. Dengan adanya hubungan antar entitas ini maka seluruh data

bergabung di dalam satu kesatuan yang terintegrasi dan entitas itu sendiri adalah

adalah sebuah kesatuan item data yang menjelaskan sebuah objek, entitas mirip

suatu file dengan sedikit perbedaan (Nugroho, 2008).

Winarno (2004) mengatakan bahwa entitas-entitas tersebut saling

berhubungan. Ada 3 bentuk hubungan dari entitas-entitas tersebut, yaitu:

a. Hubungan One to One;

Hubungan one to one adalah hubungan yang hanya melibatkan satu record di

satu file dan satu record saja di file lain, sering disebut (1:1) seperti terlihat

pada tabel 2.11 berikut ini:

Tabel 2.11 Hubungan One to One

No. Pol No. Rangka No. Pol No. MesinAB 8123 8003 AB 8123 1000H 1999 9100 H 1999 5000G 161 2500 G 161 3000

AD 7012 7090 AD 7012 4000

Tabel Rangka Tabel Mesin

Sumber: Winarno (2004)

Dalam gambar tersebut terlihat, setiap data kendaraan di tabel kiri hanya

dapat dihubungkan dengan satu data kendaraan di tabel kanan. Pada umumnya,

dua tabel dengan hubungan one to one dapat digabung menjadi satu tabel saja,

misalnya dalam contoh, tabel yang baru hanya akan terdiri atas kolom No. Pol,

No. Rangka dan No . Mesin.

b. Hubungan One to Many

Hubungan terjadi bila satu record yang ada di salah satu tabel

berhubungan dengan beberapa record di tabel lainnya, seperti terlihat pada tabel

2.12 berikut:

38

Tabel 2.12 Hubungan One to Many

NAMA NO. TELPONDENI 566001

5897657834567

SERGIO 68328815884233

FATIMAH 30004000

Sumber: Winarno (2004)

Dalam gambar tersebut terlihat setiap data di tabel kiri berhubungan

dengan beberapa data di tabel kanan. Nomor telpon yang sudah dipakai atau

dimiliki oleh seseorang, tidak boleh dimiliki oleh orang lain.

c. Hubungan Many to Many

Hubungan many to many adalah hubungan antara satu record, yang

memungkinkan data di record berhubungan dengan beberapa data di record

lainnya, demikian pula sebaliknya seperti pada tabel 2.13 berikut :

Tabel 2.13 Hubungan Many to Many

MAHASISWA MATA KULIAHYUNI MATEMATIKA

STATISTIKALAKSITA EKONOMI

MANAJEMENAKUNTANSI

INDRA PERPAJAKAN PERBANKAN

ZULFIKAR KOPERASI Sumber: Winarno (2004)

Dari gambar tersebut terlihat bahwa garis dari kiri ke kanan dan dari kanan

ke kiri, sama-sama bisa berasal dari satu titik (atau record) menuju ke beberapa

titik sekaligus. Garis ini menghubungkan sebuah record di salah satu tabel,

dengan record di tabel lain.

39

2.5 Alat Bantu Proyek

Dalam membuat suatu sistem di perusahaan, alat bantu proyek diperlukan

untuk membantu dalam perancangan dan pembuatan sistem penanganan surat

yang diperlukan oleh perusahaan. Alat bantu tersebut antara lain:

1. Komputer (hardware);

Winarno (2004 : 5.2) berpendapat mengenai komputer bahwa:

Komputer merupakan alat yang saat ini sudah banyak dijumpai di kantor, di toko, maupun di rumah. Komputer dapat digunakan tidak hanya untuk mengolah data maupun mempercepat pekerjaan kantor, tetapi juga sudah dapat digunakan sebagai alat untuk hiburan maupun pendidikan. Komputer merupakan alat yang dapat diprogram untuk mencatat data, mengolah data dan menyajikan informasi.

2. Perangkat Lunak (Software);

Menurut Nugroho (2008) perangkat lunak sistem adalah perangkat lunak

yang memiliki tugas untuk mengelola sumber daya perangkat keras.

Sedangkan, Jogiyanto (2005: 126) mendefinisikan perangkat lunak sebagai

berikut:

Perangkat lunak (software) adalah untuk mengembangkan suatu program aplikasi yang berfungsi sebagai penterjemah antara program yang ditulis dengan bahasa awam menjadi bahasa mesin yang dimengerti oleh komputer yang berbentuk bilangan-bilangan binari misalnya pemgorgraman seperti : Bahasa C++, Bahasa Turbo PascaL, PHP, ASP dan bahasa pemgorgaman lainnya.

Dari dua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa perangkat keras tidak

akan bisa beoperasi secara maksimal tanpa adanya kehadiran perangkat lunak

(Software).

2.5.1 Pengenalan Intranet dan LAN

Menurut Jhonsen (2004) intranet merupakan suatu bentuk pemanfaatan

teknologi internet dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam sebuah

perusahaan atau organisasi, intranet digunakan untuk mempercepat proses-proses

pertukaran informasi maupun data. Untuk skala kecilnya, intranet dapat

dioperasikan dalam sebuah Local Area Network ,dan untuk skala besar intranet

dapat dioperasikan pada Wide Area Network.

40

Sedangkan Syafrizal (2005: 5) berpendapat mengenai intranet yaitu :

Intranet (Internal Network) adalah jaringan computer dalam perusahaan yang menggunakan komunikasi data standar seperti dalam internet. Artinya, kita dapat menggunakan semua fasilitas internet untuk kebutuhan peursahaan. Dengan kata lain, intranet dapat dikatakan berinternet dalam lingkungan perusahaan.

Untuk membangun intranet ada beberapa hal yang harus disediakan yaitu

infrastruktur dan aplikasi. Infrastruktur yang harus disediakan adalah Local Area

Network yang menggunakan protocol TCP/IP sebuah computer server yang akan

digunakan sebagai web server dan aplikasi berbasis web yang mendukung semua

aktivitas pada intranet yang dibuat.

2.5.2 Pengantar Pemrograman Aplikasi Berbasis Web

Aplikasi web merupakan aplikasi yang dibuat berbasis pada web dengan

menggunakan teknologi internet (Suteja, 2006). Namun, menurut Sentosa (2005)

pada prakteknya aplikasi web dapat dibuat sebagai distribusi lokal (private

network) menggunakan teknologi intranet. Dari dua pembahasan tersebut maka

dapat disimpulkan bahwa aplikasi web dapat dibangun baik dengan teknologi

internet, maupun teknologi internet.

Menurut Suteja (2006) untuk membuat sebuah rancangan sistem web

aplikasi yang mampu mengolah inputan, melakukan proses dan menghasilkan

output sesuai dengan input yang diberikan, maka ada empat hal yang perlu

diperhatikan, yaitu

a. Web Programming

Web programing menggunakan basis pada proses intrepreter (penerjemahan

perintah) dan pembuat program diberikan kebebasan untuk memilih dan

menggunakan editor untuk pengetikan kodenya. Sehingga sering disebut

sebagai web scripting. Scripting dilihat dari letak proses intrepeternya

dibedakan menjadi dua yaitu client-side dan server-side. Client side artinya

script hanya diproses pada client saja (pengguna) melalui web browser,

contohnya HTML (Hyper Text Markup Language), CSS (Cascading Style

Sheet), Javascript, Vbscript, dan XML. Sedangkan proses yang intrepeternya

41

berjalan di server akibat dari suatu input yang diberikan oleh client dan

kemudian hasilnya dikirimkan kembali ke client disebut server side,

contohnya adalah ASP, PHP, JSP, Cold Fusion dan masih banyak lagi.

b. Web Server

Web server akan menerima input dari user (client request) untuk diproses

melalui penerjemahan server side scripting (seperti ASP.NET) dan

menghasilkan output (response). Web server ini dapat dijalankan dengan

localhost. Localhost adalah domain default alamat URL atau nomor IP default

yang diberikan untuk mengakses web server dari komputer dengan jaringan

lokal seperti Local Area Network dan Intranet.

c. Database Server

Sebuah web aplikasi membutuhkan tempat penyimpanan data. Namun tidak

hanya sekedar menyimpan tetapi juga memanajemen data yang ada. Software

yang biasa dipakai untuk menyimpan database pada pembuatan aplikasi

berbasis web antara lain MS. SQL Server, Oracle, MySQL, PosgreSql.

d. Script Editor

Editor adalah sebuah program yang digunakan untuk menuliskan kode-kode

perintah. Pembuat program dapat menggunakan text editor dari mulai yagn

sederhana seperti Notepad, WordPad, Edit Plus hingga berbasis Visual

seperti Visual InterDev, Microsoft Front Page, Macromedia Dreamweaver,

Microsoft Visual Studio 2010.

2.5.3 ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional

Perangkat lunak yang dipakai pada pembuatan program berbasis web

adalah ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional, dengan uraian

berikut:

1. Bahasa Pemgrograman ASP.NET

ASP.NET adalah salah satu bahasa pemrograman bertujuan untuk

membangun suatu aplikasi web. ASP.NET adalah bahasa yang terkompilasi

dengan bahasa pemrograman lain (Suteja, 2006). Berikut ini merupakan kelebihan

ASP.NET:

42

a. Mempermudah Pengembangan

ASP.NET menyediakan banyak objek dimana para pengembang dapat

menggunakannya untuk mengurangi jumlah kode yang mereka butuhkan

untuk ditulis.

b. Kebebasan Bahasa

ASP.NET mengijinkan disusunnya suatu bahasa yang akan digunakan,

menyediakan daya guna lebih dan kesesuaian atau kompatibilitas antar

bahasa.

c. Web Service

ASP.NET memberikan fitur yang mengijinkan para pengembang

ASP.NET yang mengalami kesulitan dalam membuat web service .

d. Daya Guna

Halaman ASP.NET disusun mengingat halaman ASP diterjemahkan pada

saat halaman ASP.NET dipesan pertama kali, halaman ASP.NET disusun

2. Microsoft Visual Studio 2010

Seperti telah dikatakan pada point sebelumnya, bahwa untuk membuat

suatu aplikasi, diperlukan suatu editor dimana script akan diterjemahkan. Salah

satu editor yang sering digunakan untuk membuat aplikasi web adalah Microsoft

Visual Studio. Wahana Komputer (2010) mengungkapkan bahwa Microsoft

Visual Studio 2010 atau sering disebut dengan Visual Basic 2010 merupakan salah

satu bagian dari produk pemrograman terbaru keluaran dari Microsoft

Corporation. Sebagai produk lingkungan pengembangan terintegrasi atau IDE

andalan yang dikeluarkan oleh Microsoft Visual Studio 2010 menambahkan

perbaikan-perbaikan fitur dan fitur baru yang lebih lengkap dibandingkan dengan

versi Visual Studio pendahulunya, yaitu Microsoft Visual Studio 2008. Di dalam

Microsoft Visual Studio 2010 ini, terdapat beberapa jenis IDE Pemgrograman

seperti Visual Basic, Visual C++, Visual Web Developer, Visual C#, dan Visual

F#.

digilib.polban.ac.iddigilib.polban.ac.id/files/disk1/83/jbptppolban-gdl-dheanyyuni-4132-2-bab2--5.pdf ·...

Documents

Transcript of digilib.polban.ac.iddigilib.polban.ac.id/files/disk1/83/jbptppolban-gdl-dheanyyuni-4132-2-bab2--5.pdf ·...