Post on 20-Jul-2021
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
1.1. Umum
Lembaga ZISWAF merupakan lembaga yang memberikan kontribusi untuk
kesejahteraan masyarakat dan penanggulangan kemiskinan melalui pengelolaan dana
zakat, infaq, sedekah, dan wakaf. Peran dan kontribusi lembaga ZISWAF kepada
masyarakat tidak hanya dalam ukuran yang bersifat kuantitatif, tetapi juga ukuran
yang bersifat kualitatif, terutama peran lembaga ZISWAF dalam menyebar luaskan
nilai-nilai zakat, infaq, sedekkah, dan wakaf di tengah masyarakat. Yaitu nilai-nilai
keimanan dan ketakwaan kepada Allah, etos kerja, etika kerja dalam mencari rezeki
yang halal dan baik, serta nilai-nilai zakat yang terkait dengan pembangunan karakter
manusia (character building) sebagai insan yang harus memberi manfaat bagi
sesama.
1.2. Tinjauan Perusahaan
Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam adalah salah satu lembaga ZISWAF
yang ada di kabupaten Purwakarta, lembaga ini berada di bawah naungan yayasan
Ruadhah Syarifah yang berkhidmat untuk mengangkat harkat sosial masyarakat
umumnya di kabupaten Purwakarta khususnya di kecamatan Bungursari dengan dana
ZISWAF. Untuk saat ini, dana ZISWAF Nuurudzholaam hanya cukup digunakan
untuk membayar gaji guru dan penjaga sekolah Nuurudzholaam, pembelian alat tulis
kantor, santunan, perayaan hari besar Islam, makan santri, dan seragam sekolah
karena tidak semua siswa mampu membeli seragam sekolah. Pengeluaran kas
lembaga ZISWAF lebih besar daripada penerimaan kas sehingga pengerus lembaga
harus menutupi kekurangan tersebut dengan uang pribadi.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam didirikan oleh Ustadz Dede Ali, S.Pd.
pada tanggal 19 November 2015 yang beralamat di Kp. Sindang Reret RT. 10 RW.
03 Desa Dangdeur, Kecamatan Bungursari, Kabupaten Purwakarta. Saat ini, lembaga
ZISWAF Nuurudzholaam baru menerima dana zakat dari beberapa karyawan PT.
Hino Manufacturing Indonesia dan PT. Nissan Motor Indonesia yang aktif
menyalurkan zakat sebanyak 2,5% dari penghasilannya setiap satu bulan sekali.
Kemudian dana tersebut digunakan untuk pembelian perlengkapan alat tulis kantor,
gaji guru dan penjaga sekolah, makan santri, seragam sekolah siswa, santunan yatim
piatu dan dhuafa serta biaya operasional lembaga. Berikut adalah data pengurus
lembaga Ziswaf Nuurudzholaam :
Lembaga ZISWAF Nuurduzholaam memiliki Visi dan Misi sebagai
berikut :
1. Visi
Menjadi pengelola ZISWAF terbaik dan terpercaya bagi masyarakat Indonesia.
2. Misi
a. Mengkoordinasikan ZISWAF kabupaten, provinsi, dan mencapai target-target
nasional.
b. Mengoptimalkan secara terukur pengumpulan ZISWAF.
c. Mengoptimalkan pendistribusian dan pendayagunaan ZISWAF untuk
pengentasan kemiskinan, peningkatan kesejahteraan masyarakat, dan
pemoderasian kesenjangan sosial.
d. Menggerakkan dakwah Islam untuk kebangkitan ZISWAF melalui sinergi
ummat.
e. Mengarus utamakan ZISWAF sebagai instrumen pembangunan menuju
masyarakat yang adil dan makmur, baldatun thayyibatun warabbun ghafuur.
f. Mengembangkan kompetensi amil zakat yang unggul.
1.2.2.Struktur Organisasi dan Fungsi Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam
Struktur adalah suatu bentuk diagram yang menunjukan aspek-aspek
pneting perusahaan yang meliputi fungsi-fungsi utama dan hubungan masing-masing
saluran wewenang, tangung jawab, dan tugas mulai dari setiap pimpinan dan
karyawan.
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan yang formal, berstuktur dan
terkoodinasi dari kelompok yang bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu,
sedangkan oragnsasi hanyalah merupakan suatu wadah atau alat saja.
Menurut Alma (2009:117) “Struktur oraganisasi adalah suatu gambaran
yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organsasi, jenis wewenang
pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang
kendali dan sistem pimpinan organisasi”.
Menurut Robbins dan Coulter (2010:284) “Struktur organisasi dapat
diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu
tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan”.
Menurut Handoko (2009:169) “Struktur organisasi didefinisikan sebagai
mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola”.
Menurut Gibson (2009:9) “Struktur organisasi adalah pola formal
mengelompokkan orang dan pekerjaan”.
Dari beberapa definisi tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi
menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi,
juga menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan
wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya
memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup
walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan
lingkungan. Struktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran
dalam pelaksanaan tugas.
Kelebihan struktur organisasi meliputi : Struktur Fungsional, Struktur
Produk, Struktur Matriks.
1. Kelebihan struktur organisasi fungsional sebagai berikut :
a. Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
b. Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
c. Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
d. Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
e. Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis
produk.
2. Kekurangan struktur organisasi fungsional sebagai berikut :
a. Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
b. Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
c. Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
d. Inovasi terbatas
e. Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi
cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri
1. Kelebihan Struktur Organisasi Produk
a. Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
b. Penanggung jawab produk jelas.
c. Koordinasi antar fungsi baik.
d. Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
e. Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
f. Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.
2. Kekurangan Struktur Organisasi Produk
a. Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
b. Koordinasi antar produk sulit
c. Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
d. Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.
1. Kelebihan struktur organisasi matriks
a. Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab
tuntutan “ganda” lingkungan.
b. Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
c. Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan
yang tidak stabil.
d. Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
2. Kekurangan struktur oraganisasi matriks
a. Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
b. Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
c. Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.
Berikut ini adalah struktur organisasi pada Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam :
Sumber : Lembaga ZISWAF Nuurduzholaam (2016)Gambar III.1.
Struktur Organisasi Lembaga ZISWAF Nuurudzholaam
KetuaSamsu Bustomi
Wakil KetuaYudi Hermawan
BendaharaWasdi
Sekretaris1. Muhidin2. Ujang Hermansyah
Humas1. Adi Utomo2. Dedi Karo-karo3. Yana Suryana
4. Joko Prastyo
Adapun fungsi-fungsi dari tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab
masing-masing adalah sebagai berikut:
1. Ketua
a. Melaksanakan garis kebijakan lembaga ZISWAF Nuurudhzolaam dalam
program pengumpulan, pendistribusian dan pendayagunaan ZISWAF.
b. Memimpin pelaksanaan program-program lembaga ZISWAF Nuurudzholaam.
c. Merencanakan pengumpulan, pendistribusian dan pendayagunaan ZISWAF.
d. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada ketua yayasan.
2. Wakil Ketua
a. Membantu Ketua Umum dalam menjalankan tugas sehari-hari.
b. Mewakili Ketua Umum apabila Ketua Umum berhalangan dalam menjalankan
tugas.
c. Dalam menjalankan tugas bertanggungjawab kepada Ketua Umum.
3. Sekretaris 1
a. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat).
b. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun
kegiatan lainnya.
c. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada kepala lembaga sesuai dengan
kebutuhan kepala lembaga dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
4. Sekretaris 2
a. Melaksanakan kegiatan ketatausahaan.
b. Mewakili Sekretaris apabila berhalangan dalam menjalankan tugas.
c. Dalam menjalankan tugas bertanggungjawab kepada Sekretaris 1.
5. Bendahara
a. Mengelola seluruh dana ZISWAF.
b. Melaksanakan pembukuan dan laporan keuangan.
c. Menerima tanda bukti penerimaan, pendistribusian dan pendayagunaan dari
bidang pengumpulan, pendistribusian dan pendayagunaan zakat.
d. Menyusun Dan menyampaikan laporan berkala atas penerimaan dan
penyaluran dana dana ZISWAF.
e. Mempertanggungjawabkan dana ZISWAF.
6. Mengembangkan Hubungan Masyarakat
a. pembinaan pengertian masyarakat tentang semua aspek atau bidang
pelaksanaan program di Lembaga ZISWAF Nuurduzholaam. Ini dilakukan
agar masyarakat termotivasi untuk mengeluarkan zakatnya.
b. Menampung harapan-harapan tentang tujuan program-program di lembaga
ZISWAF Nuurudzholaam, yang dapat dilakukan dengan mengadakan
pertemuan-pertemuan rutin antara lembaga ZISWAF dengan masyarakat.
c. Memperoleh partisipasi, dukungan, bantuan secara konkrit dari masyarakat,
baik berupa tenaga, sarana maupun dana demi kelancaran tercapainya tujuan
pendidikan.
d. Menumbuh dan membangkitkan rasa tanggung jawab yang lebih besar pada
masyarakat terhadap kelangsungan program Lembaga ZISWAF
Nuurudzholaam.
1.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
Pada tugas akhir ini penulis ingin memaparkan apa yang di dapat dari riset
yang telah di lakukan. Dimana pada prosedur pencatatan arus kas kecil pada lembaga
ZISWAF Nuurudzholaam melalui beberapa tahapan, prosedur penerimaan kas, prosedur
pengeluaran kas, dan laporan.
1. Prosedur penerimaan kas
Setiap satu bulan sekali yaitu saat awal bulan lembaga ZISWAF Nuurudzholaam
mengajukan pengisian kas kecil kepada yayasan Raudhah Syarifah untuk
menambah kas yang ada di lembaga, bendahara yayasan memberikan dana serta
satu lembar kwitansi yang sudah ditanda tangani bendahara yayasan, kemudian
bendahara lembaga mencatatnya dibuku besar dan kwitansi di arsip kas masuk oleh
bendahara.
2. Prosedur Pengeluaran kas
Pada prosedur pengeluaran kas, bendahara lembaga mengajukan pengajuan untuk
pembelian alat tulis kantor, biaya gaji guru dan penjaga sekolah, santunan,
peringatan hari besar islam, dan operasional lembaga. Bendahara terlebih dahulu
melakukan konfirmasi kepada kepala lembaga, setelah kepala lembaga menyetujui
pengajuan pengeluaran kas maka langsung mengeluarkan dana kepada bendahara,
kemudian bendahara memberikan beberapa nota yang ada stampel lunas kepada
kepala lembaga sebagai bukti, lalu dicatat dan disimpan kedalam arsip bukti kas
keluar oleh bendahara.
3. Prosedur pembuatan laporan
Pada prosedur pembuatan laporan ini bendahara melaporkan penerimaan dan
pengeluaran kas setiap bulannya kepada kepala lembaga berdasarkan bukti
penerimaan dan pengeluaran kas seperti untuk pembelian alat tulis kantor, biaya gaji
guru dan penjaga sekolah, santunan, peringatan hari besar islam, dan operasional
lembaga. Ketika kepala lembaga telah menyetujui setiap pengajuan dan setiap
laporan baik itu pemasukan dan pengeluaran maka laporan tersebut dibuatkan dua
rangkap, laporan pertama diserahkan kepada kepala ZISWAF Nuurudzholaam dan
laporan yang kedua tetap disimpan oleh bendahara.
1.4. Diagram Unified Modeling Language (UML)
Dari prosedur sistem akuntansi berjalan yang telah di analisa dapat diketahui
sistem pencatatan arus kas kecil pada lembaga ZISWAF Nuurudzholaam adalah sebagai
berikut :
3.4.1. Activity Diagram
1. Activity Diagram Penerimaan Kas
activity diagram penerimaan kas Bendahara Yayasan Raudhah Syarifah
Start
Finish
Gambar III.2.Activity Diagram Penerimaan Kas
2. Activity Diagram Pengeluaran Kas
activity digram pengeluaran kas
Bendahara Ketua Lembaga
Start
Mengajukan pengisian kas Menerima pengajuan pengisian kas
Memberikan dana, memberikan kwitansi yang telah ditanda tangan.
Menerima dana dan kwitnasi
Mengajukan pengeluaran kas
Konfirmasi pengajuan pengeluaran
Menerima pengajuan pengeluaran
Menyimpan kwitansi Mencatat di buku besar
finish
Gambar III.3.Activity Diagram Pengeluaran Kas
3. Activity Diagram Pembuatan Laporan
activity pembuatan laporan
Bendahara Ketua Lembaga
Start
Acc pengajuan pengeluaran kas
Mengeluarkan danaMenerima dana untuk pengeluaran
Memberikan bukti/nota pengeluaran
Menerima bukti/nota yang di stampel untuk di acc
Membuat laporan penerimaan dan
pengeluaran kas 2 rangkap
Menyerahkan laporan Menerima laporan
Menerima acc bukti pengeluaran
mencatat dalam bukti kas keluar
Menyimpan nota/bukti pengeluaran
finish
Gambar III.4.Activity Diagram Pembuatan Laporan
1.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian proses-proses yang terjadi
didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk
mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran
(output).
Acc laporanAcc laporanMenerima acc laporan 2 rangkap
Menerima acc laporan 2 rangkap
Menyerahkan laporan 1rangkap
Menyerahkan laporan 1 rangkap
Menerima acc laporan 1rangkap
Menyerahkan laporan 1 rangkap
Arsip acc laporan rangkap 1
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada
lembaga ZISWAF Nuurudzholaam adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Data donatur ZISWAF
Fungsi : Untuk bukti penerimaan dana ZISWAF
Sumber : Muzakki
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar (2 rangkap)
Frekuensi : Setiap ada yang menjadi donatur ZISWAF
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Bon dana operasional lembaga
Fungsi : Untuk Pembiayan Kebutuhan Lembaga
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala Lembaga
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Buku Besar Lembaga
Fungsi : Pencatatan Arus Kas Lembaga
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala Lembaga
Media : Kertas
Jumlah : Satu Buku
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran A.3
3. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran Donasi Ziswap
Sumber : Bendahara
Tujuan : Donasi
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran A.4
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Adapun bentuk dokumen keluaran pada sistem berjalan adalah sebagai
berikut:
1. Nama Dokumen : Nota Pembelian
Fungsi : Bukti pembelian
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala lembaga
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan Kas Lembaga
Fungsi : Untuk Arsip Laporan Arus Kas Lembaga
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala Lembaga
Media : Kertas
Jumlah : Tiga Lembar
Frekuensi : Setiap transaksi
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama dokumen : Slip gaji guru
Fungsi : Untuk Arsip Laporan Arus Kas Lembaga
Sumber : Bendahara
Tujuan : Guru dan penjaga sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar (2 rangkap)
Frekuensi : Setiap kali membayar gaji guru
Bentuk : Lampiran B.3
3.6. Permasalahan Pokok
Dilihat dari pembahasan yang penulis sampaikan, dapat disimpulkan
bahwa sistem yang sedang berjalan pada lembaga ZISWAF Nuurudzholaam
masih terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut seperti
berikut ini :
1. Proses pencatatan laporan masih menggunakan media kertas atau buku.
2. Prosedur pengarsipan belum tersusun sesuai kelompoknya dan masih
berceceran.
3. Proses penghitungan masih menggunakan kalkulator sehingga membutuhkan
waktu yang lama, selain itu juga terdapat kesalahan dalam penekanan tombol
yang akan memperlambat proses penghitungan.
4. Pengelolaan dana ZISWAF belum tersistem.
3.7. Pemecahan Masalah
Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam
pencatatan arus kas kecil, maka penulis mengusulkan alternatif dari pemecahan
masalaha berupa perancangan sistem informasi dengan menggunakan java
netabenas 8.1 serta menggunakan tempat penyimpan data atau database yaitu
dengan menggunakan MySQL sehingga dapat mempermudah sistem pencatatan
arus kas kecil pada lembaga ZISWAF Nuurudzholaam. Sistem tersebut adalaha
sebagai berikut :
1. Dengan sistem komputerisasi dapat mengatasi proses pencatatan arus kas kecil
dengan media komputer, sehingga dalam pencatatan arus kas kecil tersebut
tidak dilakukan ssecara tertulis lagi.
2. Dapat memudahkan pencarian data dan pembuatan laporan pencatatan arus kas
kecil.
3. Dengan adanya sistem ini proses penghitungan akan terhitung secara otomatis
sehingga proses pelaksanaan dapat mencapai sasaran karena penggunaan waktu
yang efektif dan efisien.
4. Dalam memasukan data pencatatan arus kas kecil tidak akan terjadi kesalahan,
karena dengan adanya sistem ini data peminjam telah tersimpan dengan baik
dan aman.
Dengan menggunakan sistem ini, akan memudahkan dalam memasukan asalkan data dari peminjam tersebut benar, sehingga dapat memenimalisirkan kesalahan yang terjadi.