Urgensitas & Teknik Penyusunan

SOP-AP dalam Kerangka

Reformasi Birokrasi

Berdasarkan PERMENPAN & RB No. 35 Tahun 2012

RUSTAN A., SP, MA, M.S.E (081355271421)

ADVOKASI PENYUSUNAN SOP-AP DI LINGKUNGAN PEMKOT BALIKPAPAN TAHUN 2013

CERAMAH TEAM TEACHING (15%)

DISKUSI DAN TANYA JAWAB (10%)

PRAKTEK (SIMULASI) (75%)

METODE

Tahapan Penataan Ketatalaksanaan

Uraian Tugas

Analisis Jabatan

SKJ

SOP

Analisis Beban Kerja; AKD

• SPO : Standar Prosedur Operasi

• POS : Prosedur Operasional Standar

• SOB : Standar Operasional Baku

• Protap : Prosedur Tetap

• Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures,

• SOP : Standar Operasional Prosedur

Istilah-Istilah Penting

Pengertian

SOP Administratif

• Prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan

SOP Teknis

• Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)

Pengertian

Standar operasional prosedur dari berbagai

proses penyelenggaraan administrasi

pemerintahan yang sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

Hakikat SOP

Petunjuk Tertulis yang dibakukan

Menghindari Miskomunikasi dan konflik

“semua orang membaca irama musik yang sama”

Terbaik, Tercepat, dan Membantu

MIND SET

TIDAK ADA

PEDOMAN SOP,

TUGAS FUNGSI

TETAP JALAN.

STANDAR PELAYANAN MINIMAL

STANDAR PELAYANAN

STANDARD OPERATING PROCEDURES

Pemenuhan hak konstitusional warga negara secara minimal.

Prosedur pelaksanaan layanan tertentu, dibuat secara tertulis.

Pengaturan teknis penyelenggaraan layanan tertentu (prosedur,

persyaratan, biaya, penanganan keluhan, dsb.)

Kaitan SPM, SP, dan SOP

1. BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

a. SOP Teknis;

b. SOP Administratif.

Jenis-Jenis SOP

2. BERDASARKAN CAKUPAN & BESARAN KEGIATAN:

a. SOP Makro;

b. SOP Mikro.

SOP MAKRO SOP MIKRO

SOP Penyelenggaraan Penelitian

SOP Penyusunan Proposal Penelitian

SOP Penggalian Data Lapangan

SOP Penyusunan Laporan Penelitian

SOP Pengelolaan Surat SOP Penanganan Surat Masuk

SOP Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk

SOP Pengiriman Surat

Contoh SOP Makro dan Mikro

3. BERDASARKAN KELENGKAPAN KEGIATAN:

a. SOP Final;

b. SOP Parsial.

Jenis-Jenis SOP

4. BERDASARKAN JENIS KEGIATAN:

a. SOP Generik;

b. SOP Spesifik.

SOP FINAL SOP PARSIAL

SOP Penyelenggaraan Diklat SOP Pengusulan Kegiatan Diklat

SOP Pembentukan Panitia Diklat

SOP Pendaftaran Peserta Diklat

SOP Pembuatan Sertifikat Diklat

SOP Penyusunan Laporan Kegiatan Diklat

Contoh SOP Final dan Parsial

LURAH

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

SEKRETARIS

SEKSI PERTANAHAN DAN PENGELOLAAN

SDA

SEKSI KETENTRAMAN DAN KETERTIBAN

UMUM

SEKSI PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN

KESEJAHTERAAN SOSIAL

SEKSI TATA PEMERINTAHAN

Struktur Organisasi Kelurahan

BERAPA JUMLAH SOP AP YANG AKAN DIBUTUHKAN ?

Identifikasi Judul

Identifikasi Prosedur

Merumuskan Format SOP AP

Menyusun Dokumen SOP AP

Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP

Identifikasi Tugas

Identifikasi Fungsi

Identifikasi Sub-Fungsi

Identifikasi Kegiatan

Identifikasi Output

Identifikasi Aspek;

Merumuskan judul SOP-AP.

Identifikasi Judul Identifikasi Prosedur

Merumuskan Format SOP AP

Menyusun Dokumen SOP AP

Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP

Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada hakekatnya adalah

mengidentifikasi output yang dihasilkan dari

pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berupa:

Output dari Tugas Pokok;

Output dari Tugas Tambahan;

Output dari Tugas Lain-lain.

Identifikasi Judul

No Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan)

Output Aspek Judul SOP

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A. Melaksanakan urusan bag. Kepe gawaian, & kesejahteraan, pendidikan dan pelatihan.

Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahteraan.

a. Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian

b. Melaksanakan

urusan kegiatan kesejahteraan

a) Laporan Kehadiran Pegawai

Pembuatan a) Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai

b) Surat Usulan Kenaikan Pangkat

c) dll.

Pembuatan b) Pembuatan Surat Usulan Kenaikan Pangkat

a) Daftar Gaji

b) Pembayaran Gaji Pegawai

c) dll,

Pembuatan Pelaksanaan

a) Pembuatan Daftar Gaji

b) Pelaksanaan Pembayaran Gaji Pegawai

Identifikasi Judul

BRANCHING FLOWCHART

Aktor dipisahkan dari aktivitas

Aktor lebih dari satu

HANYA MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL

Kapsul : mulai & berakhir

Kotak : proses/eksekusi

Belah ketupat : pengambilan keputusan

Panah : arah proses

Segi lima : penghubung antar

halaman

AKTIVITAS DITULIS DENGAN KATA KERJA TANPA SUBYEK

DILENGKAPI IDENTITAS, MUTU BAKU & KETERANGAN

Format SOP AP

SOP FORMAT SIMPLE STEP

SOP FORMAT HIERARCHICAL STEP

SOP FORMAT GRAPHIC STEP

SOP FORMAT FLOWCHARTS

Tipe-Tipe Format SOP AP

Contoh 1 : Format Simple Step

Nomor PK-C05

Tanggal 4 Maret 2005

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,

dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti

mengenai hak cuti yang tersisa;

2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan

menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang

berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;

3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;

4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah

melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:

Kepala

Contoh 2 : Format Hierarchical Step

Nomor PK-C05

Tanggal 4 Maret 2005

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

1. Mengisi formulir cuti tahunan:

Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian

Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa

Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan

pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia

Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang

bersangkutan;

2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:

Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir

pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti

Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,

menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;

3. Pelaksanaan cuti:

Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,

menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi

Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan

kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;

Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:

Kepala

Isi formulir

1. Pegawai yang

mengajukan cuti,

mengisi formulir cuti

tahunan

2. Serahkan formulir ke

Bagian Kepegawaian

3. Bagian Kepegawaian

meneliti ketersediaan

cuti bagi pegawai yang

meng-ajukan dan

menyerahkan kepada

yang bersangkutan

4. Pegawai

menandatangani formulir

dan menyerahkan

kepada atasan langsung

Persetujuan

1. Pegawai mengajukan

kepada atasan langsung

2. Atasan langsung

menandatangani dan

menyampaikan kepada

pejabat yang berwenang

memberikan cuti

3. Pejabat yang berwenang

memberikan cuti

menandatangani

pengajuan dan

menyampaikan kembali

kepada atasan langsung

pegawai yang

bersangkutan

4. Atasan langsung

menyampaikan kepada

yang bersangkutan

1. Pegawai yang

mengajukan cuti

menyampaikan

formulir kepada

Bagian Kepegawaian,

copy untuk unit

kerjanya dan copy

untuk yang

bersangkutan

2. Pegawai yang

mengajukan cuti

wajib melaporkan

kemajuan

pekerjaannya

sebelum cuti.

3. Pelaksanaan cuti

oleh yang

bersangkutan

Cuti

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Nomor : PK-C05

Tanggal : 4 Maret 2005

Contoh 3 : Format Graphic Step

Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Nasabah membawa barang

jaminan ke loket penaksir

Penaksir memeriksa barang jaminan.

Apabila tidak dapat diterima barang

jaminan dikembalikan ke nasabah

dengan penjelasan seperlunya

Nasabah mengisi formulir

permintaan kredit dilengkapi

dengan fotocopy KTP

Penaksir menaksir nilai nominal dari

barang jaminan, dan meminta

disposisi Manajer Cabang.

Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit

(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

Nasabah mengambil uang

pinjaman ke Kasir dengan

menunjukkan SBK

Kasir memberikan uang pinjaman

sesuai dengan nominal yang tercantum

Nasabah pulang

dengan tersenyum

Contoh 5 : Format (Linear) Flowchart

Mulai

Pengisian

Formulir Cuti 1 Pegawai yang mengajukan cuti mengisi formulir

2 Menyerahkan formulir terisi kepada Bagian kepegawaian

Penelitian

Sisa Cuti Tahunan

1 Bagian Kepegawaian meneliti sisa cuti yang bersangkutan

2 .Menyetujui atau mengkoreksi lama cuti yang diambil

Pengajuan kepada

atasan langsung Pegawai mengajukan kepada atasan langsung

1 Atasan langsung memberi persetujuan atau menunda cuti

2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-

ma disampaikan ke pejabat yg berwenang memberikan cuti

1 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberi

persetuju-an atau menunda cuti

2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diteri-

ma disampaikan ke atasan langs. utk diserahkan ke ybs.

Persetujuan

Atasan lsg

Setuju

Tidak

Tidak

Cuti ditunda

Persetujuan

Pjb berwenang

Pegawai Cuti

Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan

pekerjaan sebelum cuti

Pegawai membuat

laporan pekerjaan

Pegawai melaksanakan cuti

Selesai

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Nomor : PK-C05

Tanggal : 4 Maret 2005

Format Branching Flowchart

SEMOGA BERMANFAAT