StandarOperasionaldalam Waralaba

MAGGEE SENATA

Manual OperasiFranchisor harus menyediakanmanual operasi atau StandardOperating Procedure (SOP) kepadasemua Franchisee pada berbagailokasi.

Dengan SOP, setiap Franchisee dapatmenjalankan bisnis waralaba denganstandar kualitas yang telahditetapkan.

Manual OperasiMerupakan pedoman tertulis yangberisi prosedur operasi yang harusdijalankan Franchisee di setiap geraiwaralaba yang ada.

Disebut juga Dokumen Tertulis yangmenyangkut operasionalisasi bisniswaralaba.

Isi Manual OperasiSecara umum berisi :

1. Pernyataan filosofi perusahaan,kebijakan, dan aturan umumoperasi.

2. Operasi yang bersifat rahasia danprosedur manual.

3. Peralatan untuk penjualan lokal,pemasaran dan hubunganmasyarakat (public relation).

Isi Manual Operasi4. Pemilihan tempat, arsitektur, desaininterior, simbol, peralatan, danspesifikasi persediaan.

5. Panduan mengenai penyimpanandata keuangan dan pelaporannya.

6. Laporan pengendalian kualitas daninspeksi.

7. Manual khusus untuk subfranchisordan area developer.

Subfranchisor Ditawarkan oleh Franchisor hak danlisensi eksklusif.

Dapat menjalankan aktivitas atas namaFranchisor di sutu area tertentu yangdipercayakan Franchisor.

Berlaku sebagai organisasi penjualanindependen yang bertanggung jawabdalam perekrutan dan dukunganberkelanjutan kepada Franchisee padaarea tertentu yang menjadi wewenangnya.

SubfranchisorMembayar development fee atas hakpengembangan area dan menjual waralabakepada pihak lain = ke Franchisor.

Franchisor kebanyakannya, akan berbagiporsi dalam hal penerimaan franchisee feedan royalty fee, yang diatur secara khusus.

Kekurangan danKelebihanSubfranchisorKelebihan : potensi kecepatanpertumbuhan

Kekurangan : berkurangnyapenerimaan Franchisor,kemungkinan ketidakkonsistenanpenerapan SOP

KewajibanSubfranchisora) Menempatkan dan melakukanpemeliharaan kantor di dalam area yangditunjuk.

b) Mengajukan seluruh persetujuan awalmengenai periklanan, materi promosi,dan penjualan yang berkaitan denganperekrutan Franchisee.

KewajibanSubfranchisorc) Menawarkan dan menjual waralabahanyak kepada pihak yang memenuhikualifikasi dari Franchisor, dalam halpengalaman, kompetensi, reputasi, dantanggung jawab keuangan.

d) Mengajukan pendaftaran tertulis paraFranchisee prospektif untukmendapatkan persetujuan Franchisor danmenjamin eksekusi yang tepat.

KewajibanSubfranchisore) Menjamin waralaba yang dijalankan didalam area yang ditunjuk, telah sesuaidengan standar dan spesifikasi dariFranchisor.

f) Memenuhi seluruh ketentuan danperaturan yang berlaku di area yangditunjuk dalam menawarkan waralaba.

KewajibanSubfranchisorg) Menyediakan dukungan dan bantuansecara kontinu kepada Franchisee, dalamhal supervisi, inspeksi, pelatihan danpersyaratan teknik pemasaran, dsb.

h) Mengajukan seluruh laporan periodikyang diminta oleh Franchisor.

Area Developer Franchisee yang diberikan penawaran olehFranchisor untuk mengelola danmengembangkan pada suatu area.

Tidak memiliki wewenang untuk menjualkembali (mencari Franchisee lain).

Dipilih sebagai alternatif untukmenghindari gangguan kompetisi internal(beberapa Franchisee dalam satu area).

Variasi lain pengelolaan Waralaba

Franchisee dimungkinkan untuk memilikilebih dari satu unit gerai.

Hak kerjasama dalam pengembangan geraiyang berlokasi berdekatan.

Franchisor menawarkan pengelolaanmanajemen bagi Franchisee yang tidakingin terlibat secara aktif dalampengelolaan gerai.

Variasi lain pengelolaan Waralaba

Franchisor dapat berpartisipasi denganmemberikan kontribusi modal, sehinggaterkait juga dengan pembagiankeuntungan.

Karyawan dapat dilibatkan denganmemiliki sebagian saham pada gerai yangdioperasikan Franchisor.

Franchisor dan Franchisee daptbekerjasama dalam pengembangan geraiyang dikelola bersama.

Penyusunan Manual Operasi

Seharusnya memperhatikan :

a) Bersifat fleksibel

b) Bersifat user-friendly

c) Ditulis secara sederhana dan mudahdipahami

d) Disusun secara detail, dari prosedurprapembukaan hingga persiapan produk

Penyusunan Manual Operasi

e) Bersifat menyeluruh dan generik, cukupuntuk diikuti seluruh Franchisee dalammenjalankan bisnis di dalam pasar dankondisi operasi yang berbeda.

f) Dapat mengantisipasi dan menjawabsemua pertanyaan yang biasa diajukanFranchisee. Semakin besar Franchiseemembutuhkan bantuan Franchisor,semakin banyak staf administrasi yangperlu dikelola.

Penyusunan Manual Operasi

g) Bersifat rahasia dan bersifat hak milik.Prosedur harus dikembangkan untukperlindungan dan kepedulian dariFranchisee dan karyawannya.

h) Dibatasi akses hanya pada pihak tertentu.Panduan merupakan ijin untukmenjalankan waralaba, bukan dijual“putus” pada Franchisee.

Penyusunan Manual Operasi

i) Panduan berisi bagaimana Franchiseemenjalankan tugas-tugas kuncinya didalam operasionalisasi bisnis waralabasehari-hari.

Penyusunan Manual Operasi

Isi Manual Operasi dapat bervariasiantar Franchisor dalam berbagaibidang industri.

Franchisor wajib memberikansosialisasi kepada Franchisee, hinggaproses pemberian program pelatihan.

Kerangka Manual Operasi

1. Pendahuluan : pengantar, acknowledgement,sejarah Franchisor, tim manajemenFranchisor, kewajiban Franchisor,kewajiban Franchisee.

2. Jadwal pembukaan kantor : harus diikutioleh Franchisee, diawali dengan tanggaldimana perjanjian waralabaditandatangani sampai dengan bisnismulai dijalankan dan keberlanjutannya.

Kerangka Manual Operasi

3. Kewajiban dan prosedur sebelumpembukaan : arsitektur, desain interior,spesifikasi konstruksi, persyaratanminimum untuk peralatan, papan nama,perlengkapan dan persediaan, timmanajemen.

4. Kebijakan kantor : citra, dekorasi, tema,standar kualitas untuk jasa, kebijakanharga, jasa untuk klien, penanganankeluhan konsumen.

Kerangka Manual Operasi

5. Pengoperasian dan pemeliharaan kantor :general housekeeping, kewajiban dasar parastaf, prosedur penutupan, laporanperiodik, inspeksi, standar kesehatan dankeselamatan, kamar kecil, tempat parkirkendaraan.

6. Peralatan, sistem komputer, spesifikasivendor yang disetujui, dan jenispenawaran persediaan.

Kerangka Manual Operasi

7. Administrasi : personil, pencatatan danakuntansi, pengelolaan tagihan,perekrutan dan pelatihan, pengendaliankualitas.

8. Promosi penjualan : rencana grand opening,promosi berjalan via beberapa alatpublikasi, promosi khusus, penggunaanpublic figure, public relations.

Kerangka Manual Operasi

9. Perlindungan merek dagang dan jasaperdagangan : pengunaan merek dagangdan proteksi rahasia dagang.

10. Persiapan laporan untuk Franchisor :panduan dan persyaratan, contohformulir.

11. Panduan transfer

Kerangka Manual Operasi

12. Struktur pendanaan : aplikasipembiayaan dan peminjaman, alternatifpembiayaan, struktur korporasi yangdipersyaratkan.