Standar Operasional Prosedur | ii

Standar Operasional Prosedur

(Unit Penjaminan Mutu Fakultas Pertanian Univ. Muhammadiyah Makassar)| ii


(Unit Penjaminan Mutu Fakultas Pertanian Univ. Muhammadiyah Makassar)| ii

DAFTAR ISI

Halaman Sampul

Halaman Pengesahan

Daftar Isi

Standar Operasional Prosedur Manajemen Mutu

1. SOP Implementasi SPMI ....................................................................... 1

2. SOP Pengusulan Pelaksana Unit Penjaminan Mutu Fakultas .................... 5

3. SOP Pengusulan Pelaksana Gugus Kendali Mutu Prodi ............................ 9

4. SOP Monitoring Perkuliahan .................................................................. 11

5. SOP Evaluasi Akademik Semester ......................................................... 17

6. SOP Survey Kepuasan Mahasiswa ........................................................ 21

7. SOP Survey Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan ........................ 25

8. SOP Evaluasi Beban Kerja Dosen .......................................................... 29

9. SOP Audit Mutu Akademik Internal Prodi (AMAI) ................................... 34

10. SOP Pengendalian Instrumen Tidak Sesuai ............................................ 39

11. SOP Pelayanan Pengaduan ................................................................... 43

12. SOP Rapat Tinjauan Manajemen ........................................................... 47


(Unit Penjaminan Mutu Fakultas Pertanian Univ. Muhammadiyah Makassar)| 1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

UNIT PENJAMINAN MUTU FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR

Prosedur Implementasi SPMI

PENGESAHAN

Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh:

Tim Penyusun,

Unit Penjaminan Mutu Fakultas

Ketua Unit Penjaminan Mutu Fakultas

Dekan Fakultas

Isnam Junais, STP.,M.Si Dr. Irma Sribianti, S.Hut.,MP Dr. H. Burhanuddin, S.Pi.,MP

NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901

No. Dokumen : FP/UPM/SOP/001 No. Revisi : 03

Tanggal Terbit : 10-07-2019 Halaman : 1 dari 6

PERINGATAN Dokumen ini adalah milik UNIT PENJAMINAN MUTU (UPM) FAKULTAS PERTANIAN

dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan tanpa seijin Management Representative

Alamat : Jalan Sultan Alauddin No. 297 Sul-sel, Makassar 90221 Telepon (0411) 866972



UNIT PENJAMINAN MUTU (UPM) No.Dokumen : FP/UPM/SOP/001

Tanggal Terbit : 10-07-2019

Prosedur Implementasi SPMI No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 6

1. TUJUAN :

Prosedur ini bertujuan untuk :

Prosedur ini dibuat untuk menetapkan aturan dan panduan bagi pengelola Program Studi

dalam melaksanakan sistem penjaminan mutu internal

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku di lingkungan Universitas Muhammadiyah Makassar dalam hal

penetapan Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu, Pembentukan Badan

Kendali Mutu, Penyusunan Dokumen sampai dengan Monitoring pelaksanaan dan

Pembuatan Laporan.

3. DEFINISI :

- Sistem Manajemen Mutu didefinisikan sebagai sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.

- Kebijakan Mutu didefinisikan sebagai maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu yang dinyatakan secara formal oleh Top Manajemen (Pimpinan Puncak)

- Sasaran Mutu didefinisikan sebagai sesuatu yang ingin dicapai, atau dituju berkaitan dengan mutu.

- Kepuasan Pelanggan didefinisikan sebagai persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan pelanggan.

- Perencanaan Mutu didefinisikan sebagai bagian dari manajemen mutu yang

difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan merincikan proses operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu.

- Perbaikan Berkesinambungan didefinisikan sebagai kegiatan yang terus menerus dilakukan untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan.

- Kesesuaian(conformity) didefinisikan sebagai dipenuhinya persyaratan

- Ketidak sesuaian didefinsisikan sebagai tidak dipenuhinya suatu persyaratan. - Tindakan Pencegahan didefinisikan sebagai tindakan untuk menghilangkan

penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak

dikehendaki. - Tindakan Korektif didefinisikan sebagai tindakan menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki. - Koreksi didefinsisikan sebagai tindakan menghilangkan ketidaksesuaian. - Pedoman Mutu didefinisikan sebagai dokumen yang merincikan sistem manajemen

mutu suatu organisasi. - Prosedur didefinisikan sebagai cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau

proses. - Rekaman didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau

memberi bukti pelaksanaan kegiatan.






Halaman : 3 dari 6

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1. Dokumen ISO 9001:2008

4.2. Dokumen SPMI 4.3. Statuta Univertitas Muhammadiyah Makassar

4.4. Standar Kompetensi Program Studi 4.5. Standar Akademik 4.6. SK Rektor tentang Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

4.7. Peraturan Akademik 4.8. Sistem Operasional Prosedur 4.9. Dokumen Audit

5. PROSEDUR

1. Rektor menunjuk dan mengeluarkan SK pengangkatan untuk (a) Ketua Lembaga Penjaminan Mutu (LPM), Sekretaris, dan Anggota.

2. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) merumuskan dan mengesahkan Kebijakan Akademik

3. LPM menyusun: (a) Standar Akademik, (b) Peraturan Akademik, (c) Manual Mutu Akademik dan (d) Manual Implementasi SPMI / Manual Prosedur. Penyusunan dilakukan

dengan mengacu pada dokumen kebijakan akademik 4. Rektor mengesahkan Standar Akademik, Peraturan Akademik, Manual Mutu dan Manual

Implementasi SPMI.

5. Rektor menetapkan SK pengangkatan tim pelaksana SPMI tingkat Fakutas dan Program Studi atas Dekan.

6. Tim pelaksana Program Studi menyusun Kompetensi Lulusan, Spesifikasi Program Studi,

Manual Prosedur dan Instruksi Kerja tingkat program studi mengacu pada dokumen SPMI disahkan Pimpinan Fakultas.

7. Tim UPM dan GKM Program Studi melakukan pemantauan pelaksanaan SPMI di

Program Studi khusus dalam bentuk Laporan Evaluasi Kinerja Program Studi dan

EPSBED tiap semester

8. Ketua Program Studi melaporkan keberhasilan, kegagalan dan analisis program peningkatan kinerja dalam bentuk Laporan Evaluasi Kinerja Program Studi, rencana tindaklanjut untuk peningkatan mutu kegiatan akademik (tridharma PT) serta

melaporkannya tiap semester kepada Dekan. 9. UPM mempelajari Laporan Evaluasi Kinerja dan rencana tindaklanjut untuk

peningkatan mutu kegiatan akademik kedalam Laporan EPSBED, Rencana Kegiatan

dan Anggaran Tahunan

10. UPM membantu Ketua Prodi melaporkan keberhasilan, kegagalan dan analisis kinerja

dalam bentuk Laporan Evaluasi Diri (ED) tiap semester kepada Rektor melalui Dekan. 11. UPM menugaskan Auditor yang berasal dari Gugus Kendali Mutu melakukan Audit

Mutu Akademik Internal (AMAI) tahunan di tiap Program Studi

12. Hasil audit di laporkan UPM kepada Pimpinan Fakultas dan Program Studi. Rektor

menyampaikan Permintaan Perbaikan Kinerja (PPK) kepada Ketua LPM terkait hasil

audit yang dilakukan






Halaman : 4 dari 6

13. UPM dan Program Studi melaksanakan peningkatan mutu tri dharma PT secara

berkelanjutan

14. LPM membantu Rektor untuk menyusun Laporan Evaluasi Kinerja Institusi dan rencana

tindak lanjut untuk peningkatan mutu kegiatan akademik untuk menjadi pertimbangan

penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT)

15. Ketua Lembaga melakukan tindak lanjut meningkatkan mutu.

16. LPM melakukan penyempurnaan SPM di lingkungan Institusi.






Halaman : 5 dari 6

PROSEDUR IMPLEMENTASI

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Penunjukan Ketua, Sekertaris, dan Anggota Lembaga

Penjaminan Mutu

Pengesahan Kebijakan Akademik

Penyusunan Standar Akademik, Peraturan Akademik,

Manual Mutu, dan Manual Prosedur

Pengesahan Standar Akademik, Peraturan Akademik,

Manual Mutu dan Manual Prosedur

Pembentukan Pelaksana SPMI tingkat Fakultas dan

program studi (UPM dan Gugus Kendali Mutu)

Penyusunan Kompetensi Lulusan, Spesifikasi Program

Studi, Manual Prosedur dan Instruksi Kerja

Pemantauan/Monitoring Pelaksanaan SPMI

Laporan Monev

Perencanaan yang berorientasi pada outcomes






Halaman : 6 dari 6

Penyusunan Laporan

Evaluasi Diri Kinerja Program Studi

Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) Program Studi

dilaksanakan Oleh Unit Penjaminan Mutu Fakultas

Permintaan Perbaikan

Kinerja oleh Pimpinan terkait dengan temuan AMAI

Peningkatan mutu tri dharma PT secara berkelanjutan

Penyusunan Laporan Evaluasi Kinerja Perguruan

tinggi

Peningkatan Mutu

Penyempurnaan SPM






Prosedur Pengusulan Pelaksana Unit Penjaminan Mutu Fakultas

PENGESAHAN


Tim Penyusun,


Ketua Unit Penjaminan Mutu

Fakultas Dekan Fakultas


NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901











No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 3

1. TUJUAN :


Prosedur ini dibuat untuk menetapkan aturan dan panduan pengusulan pelaksana tugas

gugus kendali mutu (GKM Program Studi)

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku di lingkungan Fakultas Pertanian dalam hal penetapan

Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu, Pembentukan Badan Kendali

Mutu, Penyusunan Dokumen sampai dengan Monitoring pelaksanaan dan Pembuatan

Laporan di Tingkat Program Studi.

3. DEFINISI :

- Gugus Kendali Mutu didefinisikan sebagai satuan tugas kendali mutu tingkat program studi


- Kebijakan Mutu didefinisikan sebagai maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah

organisasi yang terkait dengan mutu yang dinyatakan secara formal oleh Top Manajemen (Pimpinan Puncak)


4. DOKUMEN TERKAIT

5.1. Dokumen SPMI

5.2. Statuta Univertitas Muhammadiyah Makassar 5.3. SK Rektor tentang Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

5. PROSEDUR

1. Fakultas Menetapkan nama calon Ketua dan Sekertaris Unit Penjaminan Mutu Fakultas melalui rapat terbuka yang di hadiri oleh Dosen, kaprodi, Dekan, Wakil Dekan dan

Senat Fakultas 2. Nama yang telah ditetapkan sebagai calon Ketua dan Sekertaris Unit Penjaminan Mutu

Fakultas kemudian di usulkan Kepada LPM/QA 3. QA Mengusulkan nama calon Ketua dan Sekertaris Unit Penjaminan Mutu Fakultas ke

Rektor untuk di SK kan

4. Rektor menetapkan SK pengangkatan Ketua dan Sekertaris UPM Fakultas 5. SK pelaksana tugas Diserahkan kepada yang bersangkutan

6. SK di disposisi kepada QA di tingkat Universitas, Dekan di tingkat Fakultas dan ketua program Studi






No. Revisi : 02

Halaman : 3 dari 3

PROSEDUR PENGUSULAN

PELAKSANA TUGAS UPM FAKULTAS

Fakultas Menetapkan nama calon Ketua dan Sekertaris


Fakultas Mengusulkan nama calon Ketua dan Sekertaris

Unit Penjaminan Mutu Fakultas Kepada LPM/QA

QA Mengusulkan ke Rektor untuk di SK kan

Rektor menetapkan SK pengangkatan Ketua dan Sekertaris UPM Fakultas

SK pelaksana tugas Diserahkan kepada yang

bersangkutan

SK di disposisi kepada QA di tingkat Universitas, Dekan di tingkat Fakultas dan ketua program Studi






Prosedur Pengusulan Pelaksana Gugus Kendali Mutu Prodi

PENGESAHAN


Tim Penyusun,





NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901










Prosedur Pengusulan Pelaksana Gugus Kendali Mutu

No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 3

6. TUJUAN :


Prosedur ini dibuat untuk menetapkan aturan dan panduan pengusulan pelaksana tugas

gugus kendali mutu (GKM Program Studi)

7. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku di lingkungan Fakultas Pertanian dalam hal penetapan

Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu, Pembentukan Badan Kendali

Mutu, Penyusunan Dokumen sampai dengan Monitoring pelaksanaan dan Pembuatan

Laporan di Tingkat Program Studi.

8. DEFINISI :

- Gugus Kendali Mutu didefinisikan sebagai satuan tugas kendali mutu tingkat program studi


- Kebijakan Mutu didefinisikan sebagai maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah

organisasi yang terkait dengan mutu yang dinyatakan secara formal oleh Top Manajemen (Pimpinan Puncak)


9. DOKUMEN TERKAIT

9.1. Dokumen SPMI

9.2. Statuta Univertitas Muhammadiyah Makassar 9.3. SK Rektor tentang Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

10. PROSEDUR

1. Program Studi mengusulkan nama pelaksana tugas Gugus Kendali Mutu kepada Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas

2. Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas mendisposisi pengusulan kepada Dekan Fakultas 3. Dekan Fakultas Membuatkan Surat Keputusan pengangkatan GKM

4. SK pelaksana tugas Diserahkan kepada yang bersangkutan 5. SK di disposisi kepada QA di tingkat Universitas, Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas

dan ketua program Studi





Prosedur Pengusulan Pelaksana Gugus Kendali Mutu

No. Revisi : 02

Halaman : 3 dari 3

PROSEDUR PENGUSULAN

PELAKSANA TUGAS GKM PRODI

Prodi Mengusulkan nama calon pelaksana tugas Gugus

Kendali Mutu

Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas mendisposisi

pengusulan kepada Dekan Fakultas

Dekan Fakultas Membuatkan Surat Keputusan

pengangkatan GKM

SK pelaksana tugas Diserahkan kepada yang bersangkutan

SK di disposisi kepada QA di tingkat Universitas, Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas dan ketua

program Studi






Prosedur Monitoring Perkuliahan

PENGESAHAN


Tim Penyusun, Unit Penjaminan Mutu

Fakultas




NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901



PERINGATAN

Dokumen ini adalah milik UNIT PENJAMINAN MUTU (UPM) FAKULTAS PERTANIAN dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan

tanpa seijin Management Representative






Prosedur Monitoring Perkuliahan No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 4

1. TUJUAN :

Prosedur ini bertujuan untuk memantau dan memonitoring jalannya perkuliahan

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku di lingkungan Fakultas Pertanian dalam hal pelaksanaan

monitoring perkuliahan di tingkat Program Studi

3. DEFINISI :

- Monitoring Perkuliahan didefinisikan sebagai salah satu tugas Gugus Kendali Mutu untuk memantau dan mengevaluasi jalannya perkuliahan di tingkat Program Studi

- Gugus Kendali Mutu didefinisikan sebagai satuan tugas kendali mutu tingkat

program studi - Sistem Manajemen Mutu didefinisikan sebagai sistem manajemen untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.

- Kebijakan Mutu didefinisikan sebagai maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu yang dinyatakan secara formal oleh Top

Manajemen (Pimpinan Puncak) - Sasaran Mutu didefinisikan sebagai sesuatu yang ingin dicapai, atau dituju berkaitan

dengan mutu.

4. DOKUMEN TERKAIT

4 1. Dokumen SPMI 4 2. Statuta Univertitas Muhammadiyah Makassar 4 3. Standar Kompetensi Program Studi

4 4. Standar Akademik 4 5. Peraturan Akademik

4 6. Sistem Operasional Prosedur 4 7. Dokumen Audit

5. PROSEDUR

1) Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas bersama GKM menyiapkan Instrument Monitoring Perkuliahan

2) Gugus Kendali Mutu Melaksanakan monitoring perkuliahan pada pertengahan semester berjalan

3) Instrumen monitoring kemudian di input dan diolah oleh GKM 4) Hasil Monitoring kemudian di serahkan ke UPM Fakultas






Halaman : 3 dari 4

5) UPM Fakultas melaporkan hasil temuan monitoring perkuliahan melalui rapat

monitoring yang dihadiri oleh UPM Fakultas, GKM, Ketua Program Studi, Wakil Dekan dan Dekan Fakultas

6) Hasil rapat berisi tindak lanjut untuk perbaikan perkuliahan

7) Dokumentasi hasil tinjauan perbaikan di disposisi kepada masing masing program studi






Halaman : 4 dari 4

PROSEDUR MONITORING PERKULIAHAN

Penyiapan Instrument Monitoring

Gugus Kendali Mutu Melaksanakan monitoring perkuliahan pada pertengahan semester berjalan

Instrumen monitoring kemudian di input dan diolah oleh GKM

Hasil Monitoring kemudian di serahkan ke UPM Fakultas

UPM Fakultas melaporkan hasil temuan monitoring

perkuliahan melalui rapat monitoring

Hasil rapat berisi tindak lanjut untuk perbaikan perkuliahan

Dokumentasi hasil tinjauan perbaikan di disposisi

kepada masing masing program studi






Prosedur Evaluasi Akademik Semester

PENGESAHAN



Fakultas


Dekan Fakultas


NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901



PERINGATAN









No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 4

1. TUJUAN :

Prosedur ini bertujuan untuk mengevaluasi capaian perkuliahan semester

Tujuan pelaksanaan monitoring dan evaluasi proses pembelajaran di Unismuh Makassar adalah untuk: 1. Mengetahui apakah komponen-komponen pembelajaran di review setiap semester /

tahun dan kemudian di update, 2. Melihat apakah tujuan dan dampak pembelajaran telah dicapai sesuai standar

kompetensi yang telah ditentukan, 3. Melihat apakah komponen-komponen proses pembelajaran pada setiap mata kuliah

telah ditinjau dan diperbarui sesuai kebutuhan setiap semester / setiap tahunnya,

4. Menyediakan informasi yang dapat digunakan pihak dosen dan manajemen untuk merefleksikan rancangan proses pembelajarannya dalam rangka peningkatan mutu,

5. Mengidentifikasi area yang yang perlu diperbaiki, dan strategi-strategi perbaikannya. 6. Meningkatkan performansi universitas secara keseluruhan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku di lingkungan Fakultas Pertanian dalam hal pelaksanaan evaluasi

semester di tingkat Program Studi

3. DEFINISI :

- Evaluasi Semester didefinisikan sebagai salah satu tugas Unit Penjaminan Mutu

untuk mengevaluasi hasil capaian perkuliahan di tingkat Program Studi - Sistem Manajemen Mutu didefinisikan sebagai sistem manajemen untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.

- Kebijakan Mutu didefinisikan sebagai maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu yang dinyatakan secara formal oleh Top

Manajemen (Pimpinan Puncak) - Sasaran Mutu didefinisikan sebagai sesuatu yang ingin dicapai, atau dituju berkaitan

dengan mutu.

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Dokumen SPMI

4.2 Statuta Univertitas Muhammadiyah Makassar 4.3 Standar Kompetensi Program Studi

4.4 Standar Akademik 4.5 Peraturan Akademik 4.6 Sistem Operasional Prosedur

4.7 Dokumen Audit






No. Revisi : 02

Halaman : 3 dari 4

5. PROSEDUR

1. Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas bersama GKM menyiapkan Instrument Evaluasi Semester

2. Gugus Kendali Mutu Melaksanakan evaluasi perkuliahan pada akhir semester

3. Instrumen evaluasi kemudian di input dan diolah oleh GKM 4. Hasil evaluasi semester kemudian di serahkan ke UPM Fakultas

5. UPM Fakultas melaporkan hasil temuan evaluasi semester melalui rapat evaluasi akaemik yang dihadiri oleh UPM Fakultas, GKM, Ketua Program Studi, Wakil Dekan dan Dekan Fakultas

6. Hasil rapat berisi tindak lanjut untuk perbaikan pelaksanaan semester berikutnya 7. Dokumentasi hasil tinjauan perbaikan di disposisi kepada masing masing program studi






No. Revisi : 02

Halaman : 4 dari 4

PROSEDUR EVALUASI PERKULIAHAN

Penyiapan Instrument Evaluasi Semester

Gugus Kendali Mutu Melaksanakan Evaluasi Semester pada akhir semester

Instrumen Evaluasi Semester kemudian di input dan diolah oleh GKM

Hasil Evaluasi Semester kemudian di serahkan ke UPM Fakultas

UPM Fakultas melaporkan hasil temuan Evaluasi

Semester melalui rapat Evaluasi Akademik

Hasil rapat berisi tindak lanjut untuk perbaikan Semester berikutnya

Dokumentasi hasil tinjauan perbaikan di disposisi

kepada masing masing program studi






Prosedur Survey Kepuasan Mahasiswa

PENGESAHAN



Fakultas




NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901



PERINGATAN Dokumen ini adalah milik UNIT PENJAMINAN MUTU (UPM) FAKULTAS PERTANIAN dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan







Survey Kepuasan Mahasiswa No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 5

1. TUJUAN :

Prosedur ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan mahasiswa atas pelayanan akademik yang diberikan dalam satu semester

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku di lingkungan Fakultas Pertanian untuk mengukur kepuasan mahasiswa mulai dari pemberian kuesioner dan penerimaan keluhan pelanggan

pengolahan dan analisis data yang diperoleh sampai dengan penentuan tindakan perbaikan.

3. DEFINISI :

- Pengukuran kepuasan mahasiswa adalah peninjauan secara tertulis untuk mengetahui besarnya kepuasan mahasiswa terhadap layanan akademik, administratif,

dan kemahasiswaan.

- Quesioner adalah alat survei yang terdiri atas butir-butir pertanyaan dan jawaban tertulis mengenai layanan akademik, administratif, kemahasiswaan, dan fasilitas

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Dokumen SPMI

4.2 Standar Akademik 4.3 Manual Mutu 4.4 Sistem Operasional Prosedur

4.5 Dokumen Audit

5. PELAKSANAAN

- Penanggung jawab survei kepuasan mahasiswa adalah UPM dan GKM - Survei kepuasan mahasiswa menggunakan alat survei berupa kuesioner.

- Isi kuesioner meliputi : a. Bidang Administrasi Akademik& Kemahasiswaan yang berkaitan dengan pelayanan

administrasi akademikdan kegiatan kemahasiswaan

b. Bidang Aset, Fasilitas, Teknologi, Informasi, dan Komunikasi yang berkaitan dengan masalah administratif dan penyediaan fasilitas.

c. Survei kepuasan dilakukan 1 kali setiap semester yaitu pada saat menjelang atau saat pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) dan hasilnya dibahas dalam rapat tinjauan manajemen.

d. Satu orang mahasiswa tidak boleh mengisi lebih dari satu lembar kuesioner yang sama.

- Kategori/Skala Penilaian: a. Nilai 5 untuk jawaban A dengan kategori Sangat Baik/Sangat Memuaskan b. Nilai 4 untuk jawaban B dengan kategori Baik/Memuaskan

c. Nilai 3 untuk jawaban C dengan kategori Cukup Baik/Cukup Memuaskan






Halaman : 3 dari 5

d. Nilai 2 untuk jawaban D dengan kategori Tidak Baik/Tidak Memuaskan e. Nilai 1 untuk jawaban E dengan kategori Sangat Tidak Baik/Sangat Tidak

Memuaskan. - Tingkat kepuasan hasil survei minimal. Apabila hasil survei di bawah tingkat kepuasan

minimal, akan ditindaklanjuti dengan prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

6. KETENTUAN UMUM

Pengukuran kepuasan pelanggan eksternal (mahasiswa) dilakukan 1 (satu) kali dalam tiap

semester. 7. PROSEDUR

1. Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas bersama GKM menyiapkan Instrument Survei Kepuasan Mahasiswa

2. Gugus Kendali Mutu Melaksanakan Survei Kepuasan Mahasiswa pada akhir semester 3. Instrumen Survei Kepuasan Mahasiswa kemudian di input dan diolah oleh GKM 4. Hasil Survei Kepuasan Mahasiswa kemudian di serahkan ke UPM Fakultas

5. UPM Fakultas melaporkan hasil temuan evaluasi semester melalui rapat Tinjauan Manajemen yang dihadiri oleh UPM Fakultas, GKM, Ketua Program Studi, Wakil Dekan

dan Dekan Fakultas 6. Hasil rapat berisi tindak lanjut untuk perbaikan pelaksanaan semester berikutnya 7. Dokumentasi hasil tinjauan perbaikan di disposisi kepada masing masing program studi

8. Dokumen Output

1. Laporan tingkat kepuasan mahasiswa 2. Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan






Halaman : 4 dari 5

PROSEDUR SURVEI KEPUASAN MAHASISWA

Penyiapan Instrument Survei kepuasan mahasiswa

Gugus Kendali Mutu Melaksanakan survey kepuasan mahasiswa pada akhir semester

Instrumen survey kemudian di input dan diolah

oleh GKM

Hasil survey kepuasan mahasiswa kemudian di

serahkan ke UPM Fakultas

UPM Fakultas melaporkan hasil pengukuran tingkat

kepuasan mahasiswa melalui rapat Tinjauan Manajemen

Hasil rapat berisi tindakan perbaiakan untuk perbaikan pelayanan semester berikutnya

Dokumentasi hasil tinjauan perbaikan di disposisi kepada masing masing program studi






Prosedur Survei Kepuasan Dosen & Tenaga Pendidik

PENGESAHAN



Fakultas




NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901



PERINGATAN Dokumen ini adalah milik UNIT PENJAMINAN MUTU (UPM) FAKULTAS PERTANIAN dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan








No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 5

1. TUJUAN :

Prosedur ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan dosen dan tenaga kependidikan atas layanan manajemen yang diberikan oleh program studi, fakultas dan universitas dalam satu semester.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku di lingkungan Fakultas Pertanian untuk mengukur kepuasan dosen

dan tenaga kependidikan mulai dari pemberian kuesioner dan penerimaan keluhan pelanggan pengolahan dan analisis data yang diperoleh sampai dengan penentuan tindakan perbaikan.

3. DEFINISI :

- Pengukuran kepuasan dosen dan tenaga kependidikan adalah pengukuran

secara tertulis untuk mengetahui besarnya kepuasan dosen dan tenaga kependidikan terhadap layanan manajemen program studi dan fakultas dalam melaksanakan kinerjanya.

- Quesioner adalah alat survei yang terdiri atas butir-butir pertanyaan dan jawaban tertulis mengenai layanan akademik, administratif, kemahasiswaan, dan fasilitas

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Dokumen SPMI 4.2 Standar Akademik

4.3 Manual Mutu 4.4 Sistem Operasional Prosedur 4.5 Dokumen Audit

5. PELAKSANAAN

- Penanggung jawab survei adalah UPM dan GKM

- Survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan menggunakan alat survei berupa kuesioner.

- Isi kuesioner meliputi : e. Bidang Administrasi Akademik & Kemahasiswaan yang berkaitan dengan

pelayanan administrasi akademik dan kegiatan penelitian dan pengabdian

masyarakat. f. Bidang Aset, Fasilitas, Teknologi, Informasi, dan Komunikasi yang berkaitan

dengan masalah administratif dan penyediaan fasilitas. g. Survei kepuasan dilakukan 1 kali setiap semester yaitu pada saat menjelang atau

saat pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) dan hasilnya dibahas dalam rapat

tinjauan manajemen.






No. Revisi : 02

Halaman : 3 dari 5

h. Satu orang dosen dan tenaga kependidikan tidak boleh mengisi lebih dari satu

lembar kuesioner yang sama.

- Kategori/Skala Penilaian: f. Nilai 5 untuk jawaban A dengan kategori Sangat Baik/Sangat Memuaskan g. Nilai 4 untuk jawaban B dengan kategori Baik/Memuaskan

h. Nilai 3 untuk jawaban C dengan kategori Cukup Baik/Cukup Memuaskan i. Nilai 2 untuk jawaban D dengan kategori Tidak Baik/Tidak Memuaskan

j. Nilai 1 untuk jawaban E dengan kategori Sangat Tidak Baik/Sangat Tidak Memuaskan.

- Tingkat kepuasan hasil survei minimal. Apabila hasil survei di bawah tingkat kepuasan

minimal, akan ditindaklanjuti dengan prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

6. KETENTUAN UMUM

Pengukuran kepuasan dosen dan tenaga pendidik dilakukan 1 (satu) kali dalam tiap semester.

7. PROSEDUR

1. Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas bersama GKM menyiapkan Instrument Survei

Kepuasan Mahasiswa 2. Gugus Kendali Mutu Melaksanakan Survei Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan

pada akhir semester

3. Instrumen Survei kemudian di input dan diolah oleh GKM 4. Hasil Survei kemudian di serahkan ke UPM Fakultas 5. UPM Fakultas melaporkan hasil temuan Survei Kepuasan Dosen dan Tenaga

Kependidikan melalui rapat Tinjauan Manajemen yang dihadiri oleh UPM Fakultas, GKM, Ketua Program Studi, Wakil Dekan dan Dekan Fakultas

6. Hasil rapat berisi tindak lanjut untuk perbaikan pelayanan semester berikutnya 7. Dokumentasi hasil tinjauan perbaikan di disposisi kepada masing masing program studi

8. Dokumen Output

1. Laporan tingkat kepuasan Dosen & Tenaga Kependidikan

2. Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan





Prosedur Survei Kepuasan Dosen

& Tenaga Pendidik

No. Revisi : 02

Halaman : 4 dari 5


Penyiapan Instrument Survei kepuasan mahasiswa

Gugus Kendali Mutu Melaksanakan survey kepuasan mahasiswa pada akhir semester

Instrumen survey kemudian di input dan diolah

oleh GKM

Hasil survey kepuasan mahasiswa kemudian di serahkan ke UPM Fakultas

UPM Fakultas melaporkan hasil pengukuran tingkat kepuasan mahasiswa melalui rapat Tinjauan

Manajemen

Hasil rapat berisi tindakan perbaiakan untuk

perbaikan pelayanan semester berikutnya

Dokumentasi hasil tinjauan perbaikan di disposisi kepada masing masing program studi






Prosedur Evaluasi Beban Kerja Dosen

PENGESAHAN


Tim Penyusun,



Dekan Fakultas


NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901










Evaluasi Beban Kerja Dosen No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 5

1. TUJUAN :

Prosedur ini bertujuan untuk mengevaluasi beban kerja dosen selama satu semester

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku di lingkungan Fakultas Pertanian untuk mengevaluasi beban kerja dosen meliputi pendidikan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kegiatan

pendukung lainnya dalam hal peningkatan kapasitas dosen.

Tugas utama dosen tersebut adalah melaksanakan tridharma perguruan tinggi dengan beban kerja paling sedikit sepadan dengan 12 (dua belas) sks dan paling banyak 16

(enam belas) sks pada setiap semester sesuai dengan kualifikasi akademiknya dengan ketentuan sebagai berikut.

1. Tugas melakukan pendidikan dan penelitian paling sedikit sepadan dengan 9 (sembilan)

sks yang dilaksanakan di perguruan tinggi yang bersangkutan. 2. Tugas melakukan pengabdian kepada masyarakat dapat dilaksanakan melalui kegiatan

pengabdian kepada masyarakat yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau melalui lembaga lain sesuai dengan peraturan perundang undangan.

3. Tugas penunjang tridarma perguruan tinggi dapat diperhitungkan sks nya sesuai dengan

peraturan perundang undangan. 4. Tugas melakukan pengabdian kepada masyarakat dan tugas penunjang paling sedikit

sepadan dengan 3 (tiga) SKS. 5. Tugas melaksanakan kewajiban khusus bagi profesor sekurang-kurangnya sepadan

dengan 3 sks setiap tahun.

3. DEFINISI :

- Beban Kerja Dosen adalah beban kinerja yang telah ditetapkan dalam peraturan

kependidikan yang mencakup tridarma perguruan tinggi. Pengisisan BKD melalui aplikasi BKD versi 2016

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Dokumen SPMI

4.2 Standar Akademik 4.3 Sistem Operasional Prosedur

5. PELAKSANAAN

- Penanggung jawab pengisian Beban Kerja Dosen adalah masing masing dosen.

- Evaluasi Beban Kerja Dosen dilakukan oleh UPM dan GKM - Evaluasi Beban Kerja Dosen dilakukan dengan mentabulasi data masing masing BKD

Dosen untuk mengukur capaian kinerja dosen dalam satu semester.






Halaman : 3 dari 5

6. PROSEDUR

1. Unit Penjaminan Mutu (UPM) mengeluarkan surat pemberitahuan terkait pelaporan BKD

kepada masing masing program studi 2. Unit Penjaminan Mutu (UPM) menyiapkan Aplikasi BKD. 3. Program studi menindaklanjuti Surat Pemberitahuan ini kepada masing-masing dosen

prgram studi. 4. Dosen mengisi Beban Kerja Dosen sesuai dengan paduan pengisian.

5. BKD di berikan kepada asesor satu dan dua untuk di evaluasi. 6. BKD yang telah di evaluasi diprint dan ditandatangani oleh masing masing assesor,

mengetahui ketua program studi dan dosen yang bersangkutan

7. BKD yang telah selesai kemudian disetor ke UPM melalui Gugus Kendali Mutu masing masing Program Studi

8. BKD yang disetor meliputi Aplikasi BKD dan Print out BKD yang telah di tandatangani oleh assesor dan ketua program studi.

9. UPM kemudian menginput BKD ke form BKD Fakultas untuk selanjutnya di Setor ke

Badan Peningkatan Kinerja Dosen Universitas. 10. Satu eksampler Rekap BKD di arsipkan di UPM Fakultas

7. Dokumen Output

Laporan BKD tiap Tahun Ajaran Akademik






Halaman : 4 dari 5


Unit Penjaminan Mutu (UPM) mengeluarkan surat pemberitahuan terkait pelaporan BKD kepada masing

masing program studi

Unit Penjaminan Mutu (UPM) menyiapkan Aplikasi BKD

dan Paduan pengisian BKD

Program studi menindaklanjuti Surat Pemberitahuan ini kepada masing-masing dosen prgram studi

Dosen mengisi Beban Kerja Dosen sesuai dengan

paduan pengisian BKD Terlampir

BKD di berikan kepada asesor satu dan dua untuk di evaluasi.

BKD yang telah di evaluasi diprint dan ditandatangani oleh masing masing assesor, mengetahui ketua

program studi dan dosen yang bersangkutan

BKD yang telah selesai kemudian disetor ke UPM melalui Gugus Kendali Mutu masing masing Program

Studi

BKD yang disetor meliputi Aplikasi BKD dan Print out BKD yang telah di tandatangani oleh assesor dan ketua

program studi.






Halaman : 5 dari 5

UPM kemudian menginput BKD ke form BKD Fakultas

untuk selanjutnya di Setor ke Badan Peningkatan Kinerja Dosen Universitas.

Satu eksampler Rekap BKD di arsipkan di UPM Fakultas






Prosedur Audit Mutu Akademik Internal Prodi (AMAI)

PENGESAHAN



Fakultas


Dekan Fakultas


NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901










Audit Mutu Akademik Internal Prodi (AMAI)

No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 5

1. TUJUAN :

Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal

dalam upaya memverifikasi bahwa kegiatan Sistem Penjaminan Mutu sesuai dengan aturan yang dibakukan dan menentukan keefektifan Sistem Manajemen Mutu. Antara lain: 1) Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar

yang telah ditentukan. 2) Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan.

3) Menemukan akar penyebab dari suatu ketidaksesuaian yang ada. 4) Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-langkah peningkatan mutu. 5) Memfasilitasi teraudit memperbaiki mutu.

6) Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan,

Sedangkan Tujuan AMAI bagi Fakultas atau Program Studi adalah: 1) Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan spesifikasi

program studi, tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan.

2) Untuk memastikan konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus.

3) Untuk memastikan kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap Manual Prosedur dan Instruksi kerja program Studi.

4) Untuk memastikan kecukupan penyediaan sarana prasarana dan sumberdaya

pembelajaran,

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur pelaksanaan Audit Mutu Internal dari perencanaan audit, pemilihan

auditor, pelaksanaan audit sampai dengan pelaporan hasil audit, di seluruh Civitas

Akademika.

Ruang lingkup AMAI dalam satu siklus Sistem penjaminan Mutu dimulai dengan

memfokuskan pada kelengkapan dokumen stándar Mutu yang meliputi Dokumen Akademik

dan Dokumen Mutu, kemudian dikembangkan kepada kepatuhan dan ketertiban

pelaksanaannya, meliputi 7 Standar sebagai berikut:

Standar 1 : Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Serta Strategi Pencapaian

Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan dan Penjaminan Mutu Standar 3 : Mahasiswa dan Lulusan Standar 4 : Sumber Daya Manusia

Standar 5 : Kurikulum, Pembelajaran dan Suasana Akademik Standar 6 : Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, Serta Sistem Informasi

Standar 7 : Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerjasama






No. Revisi : 02

Halaman : 3 dari 5

3. DEFINISI :

- AMAI : Audit Mutu Akademik Internal merupakan suatu pemeriksaan yang sistematis

dan independent untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.

- Auditor : Orang yang bertugas untuk memverifikasi bahwa kegiatan Sistem Mutu sesuai dengan aturan yang dibakukan.

- Auditee : Orang / Bagian yang sedang diaudit dan bertanggung jawab terhadap area yang diaudit untuk memastikan bahwa Sistem Mutu berjalan sesuai dengan aturan yang dibakukan

- Temuan audit : hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit. - Tindakan koreksi : segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian

yang ditemukan. - Verifikasi : penegasan, melalui penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan yang

ditentukan telah dipenuhi.

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Dokumen SPMI

4.2 Standar Akademik 4.3 Manual Mutu

4.4 Sistem Operasional Prosedur 4.5 Dokumen Audit

5. PELAKSANAAN

1. Lead Auditor bertanggung jawab dalam :

- Menjamin kelancaran seluruh tahapan audit - Menentukan tim Audit Mutu Internal - Menyiapkan rencana audi

- Membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal 2. Auditor bertanggung jawab dalam :

- Membuat audit check list

- Mengkomunikasikan & menjelaskan persyaratan audit kepada auditee - Mendokumentasikan temuan audit

- Melaporkan hasil audit kepada Lead Auditor 3. Auditee bertanggung jawab dalam :

- Menyiapkan personel terkait untuk memberikan informasi mengenai lingkup yang

diaudit - Menunjuk personil yang bertanggung jawab mendampingi Auditor selama

pelaksanaan audit - Menyediakan sumber daya dan data pendukung yang diperlukan oleh Auditor agar

audit dapat berjalan efektif dan efisien

- Menyediakan fasilitas dan bahan bukti yang diminta Auditor.






No. Revisi : 02

Halaman : 4 dari 5

6. PROSEDUR

1. Lead Auditor dalam hal ini ketua Unit Penjaminan Mutu (UPM) membuat penjadwalan

dan perencanaan AMAI, dimana AMAI ini dilaksanakan setiap Tahun Ajaran akademik berakhir.

2. Lead Auditor menerbitkan SK penunjukan Auditor yang berasal dari GKM, pemilihan

auditor harus objektif dan tidak berpihak dilakukan dengan sistem silang antar GKM prodi.

3. Menyusun kemali instrument Cheklist AMAI, jika ada perbaikan dari instrument sebelumnya.

4. Lead Auditor dalam hal ini ketua Unit Penjaminan Mutu (UPM) mengeluarkan surat

pemberitahuan kepada masing masing program studi terkait rencana AMAI. Surat pemberitahuan ini diberikan 2 minggu sebelumAMAI dilaksanakan.

5. Pelaksanaan AMAI dilakukan dengan metode wawancara dengan mengacu kepada intrument cheklist, Observasi lapangan dan Klarifikasi rekaman, investigasi bukti fisik yang ada)

6. Mengolah data cheklist untuk mendapatkan hasil capaian AMAI 7. Lead auditor melaporkan hasil audit kepada pimpinan Fakultas dan Program Studi

dengan menggunakan form Laporan Audit Mutu Internal untuk selanjutnya digunakan sebagai bahan masukan dalam Rapat Tinjauan Manajemen yang mengacu pada Prosedur Mutu Tinjauan Manajemen. Selanjutnya laporan audit tersebut diteruskan

kepada auditee. 8. Dalam Rapat Tinjauan manajemen akan diperoleh masukan tindakan koreksi untuk

melakukan tindakan perbaikan terhadap temuan audit dengan. Tindakan koreksi dan

pencegahan yang diperlukan ditetapkan beserta tanggal target penyelesaian. 9. UPM melakukan pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi dan pencegahan terhadap

hasil audit - Laporan audit dianggap selesai bila sudah ditutup (closed out) dan ditandatangani

oleh Manajemen Representative pada laporan audit tersebut.

- Untuk penyelesaian temuan yang melewati target penyelesaian, akan diberikan peringatan oleh UPM

7. Dokumen Output

Laporan AMAI tiap tahun akademik berakhir






No. Revisi : 02

Halaman : 5 dari 5


Perencanaan Audit AMAI

Pemilihan Auditor dan Menerbitkan Surat Tugas

Merampungkan Instrumen Ceklist Audit

UPM Menerbitkan Surat Pemberitahuan AMAI kepada

Masing-masing Program Studi

Pelaksanaan Audit

Tabulasi dan Olah Data Audit

Pelaporan AMAI

Tindakan perbaikan dan pemantauan






Prosedur Pengendalian Instrumen Tidak Sesuai

PENGESAHAN



Fakultas


Dekan Fakultas


NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901



PERINGATAN









No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 4

1. TUJUAN :

Prosedur ini dibuat untuk menetapkan tata cara pengendalian atas temuan dari kegiatan

monev.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur pelaksanaan kegiatan identifikasi dan tindakan koreksi pada kondisi-

kondisi yang tidak sesuai pada proses standar yang telah ditetapkan dalam kegiatan monev.

3. DEFINISI :

- Produk tidak sesuai adalah hasil yang dicapai/diperoleh pada proses belajar mengajar

berupa penyimpangan terhadap hasil dari persyaratan awal yang telah ditetapkan - Perbaikan/ koreksi adalah tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan

ketidaksesuaian - Tindakan Koreksi adalah tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya

- Pengendalian produk tidak sesuai adalah segala tindakan yang diperlukan untuk mencegah atau meminimalisasi terjadinya ketidaksesuaian.

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Dokumen SPMI

4.2 Standar Akademik 4.3 Manual Mutu 4.4 Sistem Operasional Prosedur

4.5 Dokumen Audit

5. PELAKSANAAN

- Unit Penjaminan Mutu Fakultas dan GKM dalam :

a. Mengendalikan produk tidak sesuai dengan standar mutu. b. Merangkum dan membuatkan jadwal tindakan koreksi perbaikan oleh masing masing

unit yang bersangkutan c. Melakukan pemantauan

- Ketua Program Studi bertanggung jawab dalam : a. Mengambil peran secara aktif untuk menilai serta mengidentifikasi potensi terjadinya

ketidaksesuaian yang muncul dalam pengelolaan Prodi b. Melakukan koordinasi dengan UPM dan Gugus Kendali Mutu dalam hal perbaikan

6. PROSEDUR

1. Identifikasi instrumen yang tidak sesuai dilakukan oleh Tim Audit yang berasal dari UPM Fakultas

2. Pengukuran Instrument tidak Sesuai dilakukan dengan mengolah data hasil monev kemudian membandingan dengan sasaran/strandar mutu yang telah ditetapkan.






No. Revisi : 02

Halaman : 3 dari 4

3. Tindakan koreksi perbaikan diperoleh dari masukan berbagai stakeholder yang berasal

dari pemegang kebijakan terhadap instrument yang ada, meliputi pimpinan Fakultas,

Pimpinan Program Studi dan Wakil Dekan. 4. Tindakan pemantauan dilakukan oleh UPM dan GKM terhadap waktu penyelesaian dari

setiap perbaikan yang telah ditetapkan, apabila perbaikan lewat dari waktu perbaikan

yang telah dijadwalkan maka UPM akan memberikan peringatan melalui surat tertulis.






No. Revisi : 02

Halaman : 4 dari 4

Prosedur

Pengendalian Instrumen Tidak Sesuai

Identifikasi instrumen yang tidak sesuai

Pengukuran ketidaksesuaian instrumen dengan standar

yang ada

Tindakan koreksi/perbaikan

Tindakan pemantauan pelasanaan perbaikan






Prosedur Pelayanan Pengaduan

PENGESAHAN



Fakultas


Dekan Fakultas


NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901










Prosedur Pelayanan Pengaduan No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 4

1. TUJUAN :

Prosedur ini dibuat untuk menetapkan tata cara pelayanan atas segala bentuk pengaduan

yang diterima

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur pelaksanaan kegiatan tindakan pelayanan atas ketidaksesuaian

standar pelayanan oleh berbagai pihak.

3. DEFINISI :

a. Keluhan/pengaduan adalah tindakan keberatan atas ketidaksesuaian yang diterima dari

aturan/standar pelayanan yang telah ditetapkan b. Pihak pengadu adalah meliputi, mahasiswa, dosen, karyawan serta pihak lain yang

mendapatkan layanan dari program studi dan Fakultas.

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Standar Akademik 4.2 Manual Mutu

4.3 Sistem Operasional Prosedur 4.4 Dokumen Audit

5. PELAKSANAAN

- UPM Faakultas bertanggung jawab dalam :

a. Memeriksa kotak saran terkait keluhan / pengaduan yang masuk

b. Pengaduan lewat SMS c. Menyampaikan keluhan / pengaduan yang langsung masuk ke UPM Fakultas

d. Memilah serta mengklasifikasikan keluhan / pengaduan yang masuk berdasarkan pihak yang akan melakukan tindakan pencegahan & perbaikan

e. Mengisi form Permintaan Tindakan Pencegahan & Perbaikan serta menyampaikannya

ke pihak yang berwenang f. Melakukan verifikasi tindakan pencegahan & perbaikan yang telah dilakukan oleh pihak

yang berwenang serta melakukan pemantauan status tindakan dengan menggunakan Log Status Tindakan Pencegahan & Perbaikan

6. PROSEDUR

1. Pengecekan keluhan dan pengaduan yang diterima tiap minggu dilakukan oleh UPM 2. Identifikasi jenis keluhan yang membutuhkan tindakan koreksi perbaikan

3. Keluhan yang di identifikasi akan dilaporkan pada Rapat Tinjauan Manajemen untuk mendapan Tindakan koreksi perbaikan

4. Pelaporan kepada pihak terkait atas tindakan perbaikan yang di usulkan 5. Pemantauan dilakukan berdasarkan acuan laporan tindakan perbaikan






Halaman : 3 dari 4

6. Tindakan koreksi perbaikan diperoleh dari masukan berbagai stakeholder yang berasal

dari pemegang kebijakan terhadap instrument yang ada, meliputi pimpinan Fakultas,

Pimpinan Program Studi dan Wakil Dekan. 7. Tindakan pemantauan dilakukan oleh UPM dan GKM terhadap waktu penyelesaian dari

setiap perbaikan yang telah ditetapkan, apabila perbaikan lewat dari waktu perbaikan

yang telah dijadwalkan maka UPM akan memberikan peringatan melalui surat tertulis.






Halaman : 4 dari 4

Prosedur

Pelayanan Pengaduan

Pengecekan Keluhan/Pengaduan yang masuk

Identifikasi jenis keluhan/pengaduan

Tindakan koreksi/perbaikan

Pelaporan ke pihak terkait

Tindakan pelasanaan perbaikan dan pemantauan






Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen

PENGESAHAN



Fakultas


Dekan Fakultas


NIDN: 0926088401 NIDN: 0007017105 NIDN: 0912066901











No. Revisi : 02

Halaman : 2 dari 4

1. TUJUAN :

Prosedur ini digunakan sebagai perwujudan komitmen manajemen untuk memastikan

sistem mutu berjalan secara efektif dan berkesinambungan serta sebagai sarana untuk

melakukan perbaikan terus menerus

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tata cara rapat tinjauan manajemen untuk membahas masalah-

masalah yang berkaitan dengan penerapan sistem mutu atau masalah lain yang terkait

dengan mutu

3. DEFINISI :

Rapat Tinjauan Manajemen merupakan proses yang dilakukan oleh manajemen untuk

meninjau hasil pelaksanaan sistem manajemen mutu.

4. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Dokumen SPMI 4.2 Standar Akademik

4.3 Manual Mutu 4.4 Sistem Operasional Prosedur 4.5 Dokumen Audit

5. PELAKSANAAN

1. Dekan

a. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan rapat dengan melakukan tinjauan manajemen & bertindak sebagai Pimpinan Rapat

b. Bekerja sama dengan UPM memastikan hasil tinjauan manajemen dilaksanakan serta ditindaklanjuti dengan baik

2. UPM bertanggung jawab dalam :

a. Sebagai inisiator berjalannya tinjauan manajemen b. Mengundang ketua Program Studi dalam tinjauan manajemen sesuai jadwal yang

telah ditentukan

c. Melakukan pemantauan & pemastian terkait tindak lanjut hasil tinjauan manajemen d. Menindaklanjuti hasil tinjauan manajemen sesuai dengan tanggung jawab &

wewenang yang melekat






No. Revisi : 02

Halaman : 3 dari 4

6. PROSEDUR

1. Dekan Fakultas mengundang ketua masing masing program studi terkait pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

2. Peserta rapat mengisi berita acara rapat dan memperoleh hand out laporan hasil monev

3. UPM melaksanakan Presentase laporan capaian hasil Monitoring dan Evaluasi yang telah dilakuan.

4. Merumuskan masukan atas temuan dan keluhan yang diperoleh dari stakeholder rapat 5. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dihimpun dalam Notulen Rapat Tinjauan Manajemen

dan Rincian Tindak Lanjut Rapat Tinjauan Manajemen

6. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan Rincian Tindak Lanjut didistribusikan kepada seluruh peserta rapat dan bagian terkait serta ditindaklanjuti bila ada masalah yang

harus diselesaikan. 7. Hasil Rapat didesiminasikan kepada seluruh bagian 8. Pemantauan dilakukan berdasarkan laporan tindakan perbaikan

9. Penerbitan laporan Monev Tahun Ajaran Akademik






No. Revisi : 02

Halaman : 4 dari 4

Prosedur

Rapat Tinjauan Manajemen

Persiapan Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

Distribusi Surat Undangan kepada masing masing

ketua program studi

Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

Pelaporan hasil Monev Oleh UPM

Merumuskan masukan Tindak lanjut Hasil Rapat

Pelaporan hasil Monev Oleh UPM

Diseminasi kepada seluruh Unit Pengelola

Pemantauan Pelasanaan Perbaikan

Menerbitkan Laporan Monitoring & Evaluasi Tahun Akademik

Standar Operasional Prosedur | ii

Documents

Transcript of Standar Operasional Prosedur | ii