PENDATAAN ULANG PNS PENDATAAN ULANG PNS SECARA SECARA ELEKTRONIK ELEKTRONIK 2015 2015

Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Provinsi RiauPelatihan Daerah Provinsi Riau

e-PUPNSe-PUPNS

Proses pendataan ulang PNS melalui sistem teknologi informasi yang meliputi tahap pemutaktriran data oleh setiap PNS, serta validasi dan verifikasi data secara menyeluruh oleh instansi pusat/instansi daerah sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.

Dasar Hukum e-PUPNSDasar Hukum e-PUPNSUndang-Undang No. 5 Tahun

2015 tentang Aparatur Sipil Negara

Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 19 tahun 2015 tentang pedoman pelaksanaan pendataan ulang pegawai negeri sipil secara elektronik tahun 2015

Latar BelakangLatar BelakangKegiatan PUPNS terakhir dilakukan tahun 2003 -

> perlu dilakukan PUPNS secara periodik minimal setiap 10 tahun sekali.

Membangun fungsi monitoring dan evaluasi data kepegawaian untuk meningkatan dan memelihara keakurasian data

Membangun kepedulian dan kepemilikan (sense of awareness/ownership) PNS terhadap data kepegawaiannya

Menata ulang sistem informasi kepegawaian sesuai amanat dalam UU No. 5 Tahun 2014 tentang ASN.

Dinamika perubahan organisasi dan pemekaran wilayah, serta adanya perubahan dalam manajemen kepegawaian termasuk didalamnya manajemen ASN.

Kebutuhan spesifik data (data stakeholder PNS seperti Perumahan, BPJS, KPE, Pendidikan dsj.)

TujuanTujuanUntuk memperoleh data

yang akurat, terpercaya dan terintegrasi, sebagai dasar kebutuhan dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ASN yang mendukung pengelolaan manajemen ASN yang rasional sebagai sumber daya aparatur negara.

Cakupan DataCakupan DataData Pokok Kepegawaian (Core Data) Data Riwayat (Historical Data)

– Kepangkatan, – Pendidikan, – Jabatan, – Keluarga

Data Sosial Ekonomi (kesejateraan) PNS – Pendidikan anak – Perumahan

Self assessment – Competency and potency

Individual Lainnya (stakeholder PNS)

Lanjutan… (1)Lanjutan… (1)Registrasi untuk mendapatkan login e-

PUPNS:1. PNS melakukan entry NIP serta mencetak tanda bukti

registrasi2. Verifikator Registrasi SKPD melakukan persetujuan atas

registrasi PNS pada SKPD/Pemprov Riau

Entri form e-PUPNS >> Entry formulir e-PUPNS

Verifikator SKPD:1. Data akan terkirim ke inbox e-PUPNS SKPD;2. SKPD menerima dokumen kelengkapan (3

rangkap);3. Petugas Verifikator level 1 SKPD melakukan

verifikasi data;

Lanjutan… (2)Lanjutan… (2)Verifikator BKP2D Provinsi Riau:

1. Data akan terkirim ke inbox BKP2D;2. BKP2D menerima dokumen kelengkapan (2

rangkap);3. Petugas Verifikator Level 2 melakukan verifikasi

data;

Verifikator Kanreg XII BKN/BKN Pusat:1. Data yang membutuhkan verifikasi BKN, akan

terkirim ke inbox Kanreg XII BKN/BKN Pusat;2. Kanreg XII BKN/BKN Pusat menerima dokumen

kelengkapan; 3. Kanreg XII BKN/BKN Pusat melakukan verifikasi

data;

Perkiraan MasalahPerkiraan Masalah

Data SKPD (Unor) yang belum ter-update pada waktu akan mengisi pendataan;

Data PNS tidak ada dalam database, karena: -Tidak ikut PUPNS 2003;- Ada dalam database PNS pensiun ;- Beda Instansi/Pemerintahan;- Salah NIP;

Proses Registrasi e-PUPNSProses Registrasi e-PUPNS1. Buka alamat

http://www.pupns.bkn.go.id

2. Kemudian Klik tombol daftar;

3. Isi form yang ada meliputi NIP baru >> klik cari, maka Nama dan Instansi (Pemerintah Provinsi Riau) akan terisi secara otomatis;

4. Isi email aktif yang anda dimiliki’

5. Pilih menu  lanjut’6. Isi formulir   registrasi yang terdiri atas:

7. Lalu pilih  tombol registrasi;8. Jika registrasi berhasil akan

segera muncul pemberitahuan;

Klik tombol Cetak, akan tampil hasil cetakan Tanda Bukti Pendaftaran PUPNS 2015:

Lembar bagian atas dikirim bersama dengan dokumen berkas ke Petugas Verifikator SKPD;

Lembar bagian bawah dipegang oleh PNS;

Jika registrasi anda sudah mendapat verifikasi maka anda dapat login untuk mengikuti proses selanjutnya;

PNS mulai melakukan entry data dengan cara:

Klik Login atau Klik Register

kemudian Klik Masuk;Ketik Kode Register dan

password yang telah diperoleh;

Pengisian Data PNSPengisian Data PNS

Lakukan proses entry data dengan aplikasi e-PUPNS yang terdiri atas:

Data Utama PNS; Data Posisi PNS; Data Riwayat PNS, terdiri dari 6 kelompok data sebagai berikut:

◦ Riwayat Golongan;

◦ Riwayat Pendidikan;

◦ Riwayat Diklat Struktural;

◦ Riwayat Diklat Fungsional (Pendidikan Teknis Formal/Non Formal);

◦ Riwayat Jabatan;

◦ Data Keluarga (meliputi data ayah/ibu/istri/suami/anak); Data untuk PNS Guru (hanya diisi oleh PNS Guru), Data untuk PNS Dokter (hanya diisi oleh PNS Dokter) dan, Data stakeholder (memuat data BPJS Kesehatan/ASKES dan

tanggapan PNS atas BAPERTARUM dan Kartu Pegawai Elektronik).

Untuk pengisian data, tombol utama yang tersedia antara lain:

◦ Klik Jika data sesuai dengan seharusnya;

◦ Klik Jika data belum sesuai, isi pada kolom yang tersedia.

◦ Klik , untuk melakukan perubahan dan penambahan data;

◦ Klik , untuk membuang data yang dirasa salah/tidak perlu;

Klik ‘Kirim’ untuk melanjutkan ke proses Verifikasi Level1 (Petugas SKPD).

Cetak “bukti pengisian data e-PUPNS” untuk dilampirkan dalam dokumen pengukung yang akan dikirim ke petugas verikator level 1/level2/level3.

Contoh hasil cetakan bukti pengisian data e-PUPNS:

Catatan:Catatan: PNS sebaiknya mempersiapkan dokumen pendukung

sebelum melakukan entry data secara lengkap dan tersusun;

Semua tab dalam entry, harus diisi atau diperiksa; Selama PNS belum melakukan klik ‘’Kirim’’ maka proses entry ini dapat dilakukan berulang-ulang, sampai data yang diisi telah sesuai dengan kondisi data kepegawaian dan dirasa lengkap;

Setelah PNS melakukan klik “Kirim”, maka proses data akan diteruskan ke Verifikator Level 1 (SKPD). Namun Verifikator Level1 dapat mengembalikan proses entry atau turun status/rollback jika PNS membutuhkan proses entry data kembali.

PNS dapat memantau keseluruhan proses pemutakhiran data dan progress data masing-masing melalui sistem e-PUPNS.

JADWAL PELAKSANAAN E-JADWAL PELAKSANAAN E-PUPNS PUPNS

Setting Sistem e-PUPNS tanggal 1-5 September 2015;

Registrasi/Pengisian data sistem aplikasi e-PUPNS tanggal 6 September s/d 31 November 2015;

Proses verifikasi registrasi dilakukan tanggal 6 September s/d 5 Desember 2015;

Proses verifikasi level 1 (SKPD) dilakukan tanggal 6 September s/d 5 Desember 2015;

Proses verifikasi level 2 (BKP2D) dilakukan tanggal 6 September s/d 15 Desember 2015;

Proses verifikasi level 3 (Kanreg XII/BKN) dilakukan tanggal 6 September s/d 31 Desember 2015;

1 September – 31 Desember 2015:

Dokumen Pendukung e-PUPNSDokumen Pendukung e-PUPNS Cetakan Tanda Bukti Pengisian Data e-PUPNS; Cetakan Tanda Bukti Pendaftaran PUPNS 2015; PNS mengisi Surat Pernyataan (terlampir); Fotokopi Kartu Tanda Penduduk/KTP (ukuran kertas folio); Fotokopi Kartu Pegawai (ukuran kertas folio); Fotokopi Kartu Pegawai Elektronik (ukuran kertas folio); Fotokopi Nomor Peserta Wajib Pajak/NPWP(ukuran kertas

folio); Fotokopi Kartu BPJS/ASKES (ukuran kertas folio); Fotokopi SK Pengangkatan sebagai CPNS (ukuran kertas

folio); Fotokopi SK Pengangkatan sebagai PNS (ukuran kertas

folio); Fotokopi SK Pindah (jika PNS mutasi ke lingkungan

Pemerintah Provinsi Riau, ukuran kertas folio); Fotokopi SK Kenaikan Pangkat (dari SK KP pertama s/d SK

KP terakhir, ukuran kertas folio);

Dokumen Pendukung e-PUPNSDokumen Pendukung e-PUPNS Fotokopi Ijazah (dari Sekolah Dasar s/d Pendidikan Terakhir yang

diakui BKN, ukuran kertas folio); Fotokopi SK Jabatan Struktural (mulai dari Jabatan Struktural yang

pertama s/d Jabatan Struktural Terakhir yang pernah/sedang diduduki, ukuran kertas folio);

Fotokopi Sertifikat Diklat Struktural (mulai dari Diklat Struktural Adum/Pimpinan Tingkat I s/d Struktural Pimpinan Tingkat I yang pernah diikuti, ukuran kertas folio);

Fotokopi Sertifikat Diklat Jabatan (Fungsional) Formal atau Non Formal (Lampirkan sertifikat Diklat Jabatan Teknis Fungsional atau diklat peningkatan kompetensi yang pernah diikuti, ukuran kertas folio);

Khusus Fungsional Guru, dokumen tambahan yang harus dilengkapi:◦ Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan Riwayat Guru (ukuran kertas

folio);◦ Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan Riwayat Mengajar (ukuran

kertas folio); Khusus Fungsional Dokter, Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan

Bidang Profesi/Jenis Dokter (ukuran kertas folio); Daftar Riwayat Hidup (ukuran kertas folio); Pasphoto 4x6 cm sebanyak 3 lembar (pakaian PDH dengan latar

belakang merah);

Ketentuan Penyerahan Dokumen Ketentuan Penyerahan Dokumen Pendukung e-PUPNSPendukung e-PUPNS

PNS mengisi Surat Pernyataan terlampir; Bagi yang berkas usulnya tidak memenuhi syarat karena terdapat

kekurangan dari ketentuan diatas maka proses verifikasinya tidak akan dilanjutkan;

Untuk memperlancar proses verifikasi dokumen, semua dokumen e-PUPNS dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan;

1 rangkap untuk SKPD; 1 rangkap untuk BKP2D Provinsi Riau; 1 rangkap untuk Kanreg XII BKN/BKN Pusat ;

Setiap rangkap dokumen pendukung ditempatkan dalam map tulang plastik (contoh map terlampir) dengan ketentuan warna sebagai berikut:

Warna kuning untuk Golongan I; Warna hijau untuk Golongan II; Warna biru untuk Golongan III; Warna merah untuk Golongan IV;

Pemerintah Provinsi Riau