Sharing Pengalaman AkreditasiProdi Gizi FKM UI

Disampaikan pada:

Pelatihan SPME AIPGI

Bogor 2 Mei 2017

Pembagian Fase

Pra Pendaftaran

Pasca mendaftar

Pasca verifikasi

Visitasi

Pra Pendaftaran (1)

Waktu

• 1 tahun sebelum pendaftaran

Pembentukan panitia

• Dosen

• Tendik

Perekrutan asisten

• Alumni Prodi Gizi

• Bertugas dalam penelusuran, penyusunan dokumen dan pengisian borang

Pembagian kerja

• Menelaah borang dan cara pengisiannya

• Siapa mengerjakan apa

• Kapan dikumpulkan

Pra Pendaftaran (2)

• Penelusuran dan pengumpulan dokumen melibatkan banyak pihak

– Bagian SDM, keuangan, akademik, mahalum, UPMA dan humas Fakultas

– Laboratorium

– Dosen Prodi Gizi

• Koordinator matkul, pembimbing kegiatan mahasiswa,

– Staf tendik/administrasi Prodi

Pra Pendaftaran (3)

No Tantangan Solusi1 Bukti tertulis (SK Rektor, SK Dekan,

Peraturan Unversitas dsb) tidak ditemukan

Mencari salinan dokumen di tingkat fakultas

2 Bukti tertulis personal (sertifikat kegiatan, surat undangan, bahan paparan dsb) tidak ditemukan

Mencari salinan (di email, peserta lain di kegiatan yg sama, arsip di admin Prodi, arsip di fakultas)

3 Dosen atau bagian pemilik dokumen sibuk

Terus didatangi dan diingatkan “tebal muka, jangan mudah putus asa”

Pasca Pendaftaran

Pengisian borang

• Input sesuai dokumen

• Sinkronisasi dengan fakultas

Menjadwalkan pertemuan rutin

• Pelaporan progres dan RTL

Fasilitasi

• Konsultasi dg fasilitator

• Perbaikan sesuai masukan

Evaluasi internal

• Difasilitasi oleh fakultas

• Dosen UI yg juga bertugas sebagai asesor memberikan penilaian thd borang yg telah diisi

Pasca Pendaftaran (2)

No Tantangan Solusi

1 Pengisian borang terkadang terhambat karena diserahkan kepada asisten yg tidak menguasai substansi

Pengisian borang dibagi menjadi 2 bagian besar.Pengisian yg hanya menyalin dari dokumen yg ada (BOP, aturan, fasilitas dll) diserahkan sepenuhnya kepada asistenPengisian yg membutuhkan analisis dan narasi dilakukan oleh dosen/panitia atau asisten dg supervisi penuh

2 Pemilik dokumen kurang responsif sehingga memperlambat pengisian

Meminta bantuan atasan langsung untuk mengontak pemilik dokumen

3 Data yg berbeda untuk hal yang sama Dikonfirmasi ulang dan memeriksa keabsahan serta kemutakhiran data

Pasca Pendaftaran (3)

• Selesaikan borang sesuai dengan dokumen yg tersedia– Agar lebih cepat disubmit untuk fasilitasi

• Kejar dokumen yg belum ada utk melengkapi pengisian borang

• Selalu konsultasikan hasil pengisian dan masukan dari fasilitator dengan pihak terkait (Ketua Departemen, Ketua Prodi, dosen2 Prodi)

Pasca Verifikasi

Pencetakan dokumen

• Borang dicetak dlm bentuk yg memudahkan saat visitasi

• Dipisah antar borang

• Dipisah antar standar

• Diberi pembatas utk lampiran

Penyiapan lapangan

• Cek kesiapan dan kelengkapan sesuai yg dilaporkan di borang

• Laboratorium

• Ruang kelas

• Ruang staf

• Sarana & prasarana lain

Penyiapan alumni & user

• Kontak

• Koordinasi

• Pengiriman surat permohonan kesediaan

Pasca Verifikasi (2)

• Sinkronisasi dan koordinasi dg fakultas

– Antara borang 3A dan 3B

• Membagian borang terisi lengkap (final) ke seluruh anggota Prodi

– Kesamaaan informasi

Visitasi

Kesamaan semangat

Kekompakan tim

Komitmen yg kuat

Mempercantik tampilan

Dokumentasikan apa yang anda kerjakan Kerjakan apa yang anda dokumentasikan

Terima Kasih

03/05/2017 Dep Gizi Kesmas, FKM UI, 2015 13