Post on 11-Feb-2018
7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
1/12
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
POKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN
TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281http://www.kmtk.matrik.edu.my
TAJUK PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
NOMBOR PROSEDUR PRO/KMTK/AM/KD- 02
TARIKH KUATKUASA 25 NOVEMBER 2012
NO. TERBITAN 01
DISEDIAKAN DISEMAK DISAHKAN
KETUA DOKUMENTASI WAKIL PENGURUSAN PENGURUSAN TERTINGGI
PROSEDUR AM
http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
2/12
Tajuk Prosedur KAWALAN DOKUMENNomborProsedur
PRO/KMTK/AM/KD-02
No. Terbitan 01 Nombor
Pindaan00
Tarikh Kuatkuasa 25 NOVEMBER 2012
1.0 OBJEKTIF
Memastikan segala peraturan dan bidang tanggungjawab terhadap penerbitan,semakan, kuasa meluluskan, pengeluaran dan pindaan dokumen SistemPengurusan Kualiti dibuat secara sistematik.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Am, Prosedur Utama danDokumen sokongan
3.0 SINGKATAN / DEFINISI
3.13.23.33.43.53.63.73.83.9
3.103.113.123.13
3.14
3.15
3.16
3.17
3.18
PPTWPTWPKJPPPPPHEPKDKU
PTMPWPEKDokumen
Dokumen Lama
Dokumen Terkawal
Dokumen Luaran
Pindaan
Terbitan
---------
----
-
-
-
-
-
PengarahPengurusan TertinggiWakil PengurusanTimbalan Wakil PengurusanKetua JabatanPenolong Pengarah PeperiksaanPenolong Pengarah Hal Ehwal PelajarKetua DokumentasiKetua Unit
Pegawai Teknologi MaklumatPustakawanPegawai Eksekutif KananManual Kualiti, Prosedur Am dan ProsedurUtamaSalinan utama dokumen yang dibatalkan dandisimpan untuk rujukanDokumen yang dicap dengan perkataanDOKUMEN TERKAWALUndang-undang, Akta, Pekeliling, Peraturanyang diterima dari agensi atau jabatan luarSatu perubahan kecil di dalam sesuatu
bahagian dokumen yang tidak melibatkanpenerbitan semulaSatu perubahan besar pada bahagiandokumen
7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
3/12
Tajuk Prosedur KAWALAN DOKUMENNomborProsedur
PRO/KMTK/AM/KD-02
No. Terbitan 01 Nombor
Pindaan00
Tarikh Kuatkuasa 25 NOVEMBER 2012
4.0 RUJUKAN
4.1 MS ISO 9001 : 2008 Klausa 4 - Sistem Pengurusan Kualiti4.2 MS ISO 9001 : 2008 Klausa 4.2.3 - Kawalan Dokumen
5.0 TANGGUNGJAWAB
5.1 P5.2 WP5.3 TWP5.4 KJ5.5 KD
5.6 KU5.7 PTM5.8 PW5.9 PEK
6.0 CARTA ALIRAN
- Tiada -
7.0 PERINCIAN AKTIVITI
7.1 AM
Kawalan dokumen dilaksanakan bagi memastikan semua dokumen baruatau perubahan dalam sistem pengurusan kualiti ditentukan dengan betuldan didokumenkan. Pelaksanaan dirancang dan pindaannyadimaklumkan kepada semua pihak yang terlibat.
7.2 IDENTIFIKASI
Manual kualiti, prosedur am dan prosedur utama yang dikeluarkanmempunyai tajuk, nombor dokumen (tarikh dikeluarkan, nombor terbitanpindaan) dan disemak serta dilaksanakan oleh pihak yang diberi kuasa.
7.3 KELUARAN PERMULAAN
7.3.1 Anggota kerja dalam semua peringkat digalakkan untuk mengenalpasti keperluan dan cadangan untuk prosedur baru, arahan kerjadan sebarang dokumen tambahan.
7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
4/12
Tajuk Prosedur KAWALAN DOKUMENNomborProsedur
PRO/KMTK/AM/KD-02
No. Terbitan 01 Nombor
Pindaan00
Tarikh Kuatkuasa 25 NOVEMBER 2012
7.3.2 Wakil Pengurusan akan mengenalpasti dan menetapkan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan, penyemakan danpengesahan dokumen seperti berikut :
Dokumen Penyediaan Penyemakan Pengesahan
Manual Kualiti KD WP PT
ProsedurUtama
KD TWP WP
Prosedur Am KD WP PT
7.3.3 Bagi terbitan pertama, keseluruhan dokumen akan disemak untuk
memenuhi keperluan dan sesuai dengan dasar, objektif sertaberupaya menjamin kualiti perkhidmatan di samping mencegahkesilapan.
7.3.4 Dokumen adalah sah untuk digunakan setelah semua pihak yangbertanggungjawab selesai menyediakan, menyemak, mengesahdan menandatangani dokumen tersebut.
7.4 KAWALAN PROSEDUR
Dokumen-dokumen adalah terkawal dan tertakluk kepada peraturan
berikut :
7.4.1 Diberi nombor kawalan bagi setiap pemegang dokumen.
7.4.2 Dicap dengan perkataan DOKUMEN TERKAWAL pada mukahadapan dokumen asal.
7.5 PINDAAN
7.5.1 Pindaan prosedur dibuat dengan menggunakan BorangPermohonan Pinda Dokumen.
7.5.2 Setiap pindaan prosedur akan dicatat di ruang nombor pindaan disetiap muka surat yang dipinda.
7.5.3 KD akan merekod/mengemaskini butir-butir pindaan di dalamBorang Rekod Pindaan dan Senarai Utama Dokumen.
7.5.4 Bagi prosedur yang pindaannya melebihi 50% helaian, terbitanbaru akan dikeluarkan. Tarikh kuatkuasa akan berubah dalamsemua mukasurat.
7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
5/12
Tajuk Prosedur KAWALAN DOKUMENNomborProsedur
PRO/KMTK/AM/KD-02
No. Terbitan 01 Nombor
Pindaan00
Tarikh Kuatkuasa 25 NOVEMBER 2012
7.5.5 Bagi prosedur yang pindaannya kurang daripada 50% helaian,nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa akan berubah padamukasurat berkenaan sahaja. Helaian yang terlibat sahaja akanditukar dan diberi kepada pemegang salinan.
7.5.6 Pengedaran dokumen yang telah dipinda dibuat denganmenggunakan Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen.
7.6 DOKUMEN LAMA
7.6.1 KD akan memastikan dokumen lama (salinan) yang dipegang
oleh penama seperti di dalam Senarai Edaran Dokumendipulangkan semula dan dimusnahkan menggunakan mesinpencarik kertas/bakar/jual/tanam.
7.7 DOKUMEN LUARAN
7.7.1 Dokumen luaran ialah dokumen/bahan dari luar yang dijadikanrujukan semasa melaksanakan kerja.
7.7.2 Dokumen luaran dikawal dengan caraP/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU/PEK menyediakan senarai bagi
semua dokumen tersebut.
7.7.3 P/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU/PEK perlu mengemaskini senaraidan setiap dokumen luaran mengikut isu/tarikh keluaran terkini.
8.0 REKOD KUALITI
Bil Tajuk Lokasi Tanggung jawabTempoh
Simpanan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Senarai Utama Dokumen
Borang Permohonan
Pinda Dokumen
Borang Rekod Pindaan
Senarai Edaran Dokumen
Akuan Penerimaan
Pindaan Dokumen
Senarai Dokumen Luaran
Bilik ISO
Bilik ISO
Bilik ISO
Bilik ISO
Bilik ISO
Bilik ISO
KD
KD
KD
KD
KD
P/WP/TWP/KJ/PP/KU/
PEK/KD
2 Tahun
2 Tahun
2 Tahun
2 Tahun
2 Tahun
2 Tahun
7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
6/12
Tajuk Prosedur KAWALAN DOKUMENNombor
ProsedurPRO/KMTK/AM/KD-02
No. Terbitan 01 NomborPindaan
00
Tarikh Kuatkuasa 25 NOVEMBER 2012
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Butiran Kod
1 Senarai Utama Dokumen AM/KD-02/LAM-01
2 Borang Permohonan Pinda Dokumen AM/KD-01/LAM-023 Senarai Edaran Dokumen AM/KD-01/LAM-034 Senarai Dokumen Luaran AM/KD-01/LAM-045 Borang Rekod Pindaan AM/KD-01/LAM-056 Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen AM/KD-01/LAM-06
7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
7/12
SENARAI UTAMA DOKUMEN
Disediakan oleh : ___________________________________( Ketua Dokumentasi )
Tarikh : ___________________________________
Bil Tajuk ProsedurNomborProsedur
Terbitan PindaanCatatan
No. Tarikh No. Tarikh
AM/KD-02/LAM-01
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAPOKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN
TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281http://www.kmtk.matrik.edu.my
http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
8/12
BORANG PERMOHONAN PINDA DOKUMEN
Nama Pemohon :
Jabatan/Unit : Tarikh :
Tajuk Prosedur :
No. Prosedur :
Pindaan :
Pemohon Diluluskan oleh:
....................................................Tandatangan
.................................................Tandatangan P/KJ/PP/KU/PEK
Tarikh : Tarikh :
Tarikh Kuatkuasa:
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAPOKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN
TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281http://www.kmtk.matrik.edu.my
AM/KD-02/LAM-02
http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
9/12
SENARAI EDARAN DOKUMEN
Bil Nama PenerimaTerima Kembali
No.Salinan
T/tangan Tarikh T/tangan Tarikh
1
2
3
4
5
6
7
8
22
23
24
25
26
** Sekiranya tuan/puan menerima dokumen baru bagi menggantikan dokumen yangsedia ada, sila kembalikan juga dokumen yang lama.
Disediakan oleh : _______________________________ Tarikh : _________( Ketua Dokumentasi )
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAPOKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN
TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281http://www.kmtk.matrik.edu.my
AM/KD-02/LAM-03
http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
10/12
SENARAI DOKUMEN LUARAN
Bil. Tajuk Keluaran Tarikh Lokasi
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAPOKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN
TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281http://www.kmtk.matrik.edu.my
AM/KD-02/LAM-04
http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
11/12
BORANG REKOD PINDAAN
TajukProsedur
No.Prosedur
BilNo.
PindaanMukasurat
Sebab PindaanTarikh
PindaanTarikh
Kuatkuasa
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAPOKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN
TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281http://www.kmtk.matrik.edu.my
AM/KD-02/LAM-05
http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen
12/12
AKUAN PENERIMAAN PINDAAN DOKUMEN
Dengan ini diakui bahawa Pindaan Dokumen seperti di bawah telah diterima.
Bil Tajuk Prosedur No. Prosedur Mukasurat
Bil Nama Penerima No. SalinanTerima
T/tangan Tarikh
** Sekiranya tuan/puan menerima dokumen baru bagi menggantikan dokumen yangsedia ada, sila kembalikan juga dokumen yang lama.
Disediakan oleh : _________________________ Tarikh : _______________( Ketua Dokumentasi )
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAPOKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN
TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281http://www.kmtk.matrik.edu.my
AM/KD-02/LAM-06
http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/