Post on 21-Jun-2020
PROPOSAL CORPRENEURSHIP PROJECT
PENGELOLAAN BIAYA KEGAGALAN KUALITAS UNTUK MENURUNKAN BIAYA PRODUKSI
PADA PT. GANDUM MAS KENCANA
Oleh :
Susilawati – Quality
Yuhlanny D.S– R&Q
Syahrial – Warehouse
Fica Utari Sartika – QSR
Arman – PPIC
Adith – Produksi D & K
Puji Santoso – Produksi G
Agus Supriadi – Teknik
Andi – Biztech
Yanto – Finance
Maryanti-R&D
Ricky-HRD
2020
PT. GANDUM MAS KENCANA
PENGELOLAAN BIAYA KEGAGALAN KUALITAS UNTUK MENURUNKAN BIAYA PRODUKSI PADA PT. GANDUM MAS KENCANA
Periode Project Maret 2020 – Juni 2021
Budget Rp. 100.000.000,-
Target Menurunkan biaya kegagalan kualitas Rp 200jt ( 20% dari total biaya kegagalan kualitas tahun 2019 )
Team
1 Susilawati ( G000105 ) Quality
2 Yuhlanny ( G000080 ) R&Q
3 Syahrial ( G001701 ) Warehouse
4 Fica Utari Sartika ( G001257 ) QSR
5 Arman ( G000804 ) PPIC
6 Adith ( G002565 ) Produksi D & K
7 Puji Santoso ( G000871 ) Produksi G
8 Agus Supriadi ( G000006 ) Teknik
9 Andy ( G000160 ) BizTech
10 Yanto ( G002302 ) Finance
11 Maryanti ( G000112 ) R&D
12 Ricky ( G002261 ) HRD
Fasilitator :
1 Edi Sulistyo
HALAMAN PERSETUJUAN
Cor-preneurship project disetujui Oleh Team Management :
NO Name Position TTD Date Note
1
2
3
4
5
BAB I . PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG PROJECT
Menurut Tjiptono dan Diana (2012) Kualitas adalah salah satu dimensi kompetitif yang penting
bagi perusahaan. Perusahaan yang menjadikan kualitas sebagai alat strategi akan mempunyai
keunggulan bersaing terhadap kompetitornya dalam menguasai pasar, karena tidak semua
perusahaan mampu mencapai kualitas yang superioritas. Secara umum dapat dikatakan bahwa
kualitas produk atau jasa itu akan dapat diwujudkan bila orientasi seluruh kegiatan perusahaan
atau organisasi tersebut berorientasi pada kepuasan konsumen. Produk atau jasa yang
berkualitas yang dibuat melalui suatu proses yang berkualitas akan memiliki sejumlah
keistimewaan atau jasa tersebut. Setiap konsumen pada umumnya akan memaksimumkan
utilitas dalam mengkonsumsi produk atau jasa. Produk-produk dan jasa berkualitas tinggi pada
tingkat harga yang kompetitif akan dipilih konsumen. Hal ini meningkatkan penjualan dari
produk-produk itu yang berarti pula meningkatkan pangsa pasar (market share) sehingga akan
meningkatkan pendapatan (Gaspersz,2012).
Feigenbaum (1961) dalam bukunya yang berjudul “Total Quality Control” menyebutkan bahwa
Biaya Kualitas terdiri dari 3 kategori utama, yaitu Biaya Pencegahan (Preventive Cost), Biaya
Penilaian (Appraisal Cost) Biaya Kegagalan (Failure Cost). Biaya Kegagalan kemudian dibagi lagi
menjadi 2 jenis yaitu Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Cost) dan Biaya Kegagalan
Eksternal (External Failure Cost). Biaya Pencegahan (Preventive Cost) adalah biaya yang
dikeluarkan dalam mencegah terjadi kegagalan pada proses pertamanya seperti Biaya Pelatihan
(Training Cost) dan Biaya Perencanaan Kualitas (Quality Planning). Biaya Penilaian (Appraisal
Cost) adalah biaya yang timbul saat melakukan penyaringan atau pendeteksian kegagalan produk
seperti Biaya Pengujian, Inspeksi dan Proses Audit. Sedangkan Biaya Kegagalan adalah Biaya yang
timbul akibat buruknya kualitas ataupun kegagalan produk yang tidak memenuhi standar
pelanggan (Customer). Dalam Biaya Kegagalan ini, terdapat lagi biaya kegagalan Internal yang
terjadi akibat buruknya kualitas selama proses produksi dan Biaya Kegagalan Eksternal yang
terjadi akibat kegagalan produk yang telah dijual. Biaya-biaya yang timbul akibat buruknya
Kualitas bukan hanya 3 Kategori utama yang disebutkan diatas, tetapi terdapat juga kerugian-
kerugian ataupun biaya-biaya tersembunyi lainnya (Hidden cost) seperti Kerugian akibat
kehilangan Proyek / Bisnis, Biaya Manajemen, Kehilangan kepercayaan pelanggan, biaya
kehilangan asset dan lain sebagainya. Biaya-biaya tersebut ibaratnya seperti Gunung Es yang
penampakannya di permukaan air adalah lebih sedikit dibandingkan dengan yang tersembunyi
di dalam air.
PT. Gandum Mas kencana merupakan produsen premix powder dan chocolate, dalam
operasional sudah dilakukan perhitungan biaya kualitas ( seperti table 1 ) tertuang dalam laporan
keuangan perusahaan.
Biaya Pencegahan (Preventive Cost)
Biaya Penilaian (Appraisal Cost)
Biaya Kegagalan (Failure Cost) Internal
Biaya Kegagalan (Failure Cost) Eksternal
Biaya Pelatihan (Training Cost)
Segala Jenis Pengujian (testing) dan Inspeksi. Biaya laboratorium
Biaya Scrap dan pengerjaan ulang (Rework)
Biaya Ganti Rugi
Proses Capability Studies (Penelitian Kapabilitas Proses)
Pembelian Peralatan Pengujian dan Inspeksi
Biaya Perubahan Desain (Design Change)
Biaya Pengembalian Produk (Return and Recall)
Vendor Survey
Peninjauan Kualitas dan Audit (Quality Audit and Review)
Biaya Kelebihan Persediaan (Excess Inventory Cost)
Biaya Penanganan Keluhan Pelanggan
Table 1 . Contoh Biaya Kualitas PT. Gandum Mas Kencana
Seperti yang disampaikan dalam latar belakang sebelumnya, ada hidden cost dari kegagalan
internal dan eksternal ( potensi lost sales karena tidak terpenuhi order, kehilangan kepercayaan
konsumen karena kasus complain) sehingga sangat penting biaya kegagalan internal dan
eksternal dikelola dengan baik.
Berdasarkan dari rekapan internal Quality ( Table 2. Data CoQ Failure ) biaya kegagalan tiap tahun
mengalami peningkatan ( +/- 30% / tahun ) mulai dari tahun 2017 sampai dengan 2019. Jika
tidak dikendalikan maka setiap tahun akan terus mengalami kenaikan
Table 2. Data CoQ Failure internal Quality
COST OF QUALITY (million IDR)
2017 2018 2019
Internal Failure 404 674 750
External Failure 213 375 710
TOTAL FAILURE 617 831 1460
% to SALES 0.11 0.13 0.20
TOTAL PROD ( MT ) 17,862.22 19,424.22 25,366.62
Saat ini biaya kegagalan internal dan eksternal dilakukan pencatatan secara manual Dept Quality.
Berikut langkah kerja Pencatatan biaya kegagalan manual oleh Dept Quality ( dalam chart 1 )
Selain perhitungan manual oleh Dept Quality, perhitungan biaya kualitas yang dilakukan dalam
Laporan Keuangan Perusahaan belum secara rinci menjelaskan biaya ( belum ada post khusus )
langsung menginduk ke harga pokok produksi sehingga menimbulkan kesulitan untuk monitoring
serta biaya biaya tersebut belum ber-impact terhadap process owner yang menyebabkan
kegagalan.
Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka kami menganggap issue ini penting untuk diajukan
project tentang “Pengelolaan Biaya Kegagalan Kualitas untuk Menurunkan Biaya Produksi pada
PT Gandum Mas Kencana.
Reject Internal
Quality Improvement Meeting ( QIM )
(Bersama dengan Dept Terkait membahas Akar Masalah, Tindakan koreksi dan Pencegahan )
Rekap Reject Internal atau Eksternal
( Rekap MOM QIM oleh Dept Quality serta menghitung biaya kualitas
Reject Eksternal
Dept. Terkait
B. TUJUAN PROJECT
1. Membuat system yang terintegrasi dengan lapongan keuangan untuk menghitung biaya kegagalan kualitas sehingga mudah untuk dilakukan monitoring serta system tersebut dapat berkorelasi dengan budget atau appraisal tahunan, sebagai impact dari penurunan atau peningkatan biaya kualitas.
C. MANFAAT PROJECT
1. Dapat melakukan pengelolaan terhadap biaya kegagalan kualitas sehingga dapat menurunkan biaya kegagalan kualitas.
2. Meningkatkan “awareness” dari team, bahwa kegagalan ada biaya yang harus dibayarkan dan berimpact terhadap departemen tersebut.
BAB II. STRATEGIC ANALYSIS
Dalam menganalisa project ini maka dilakukan SWOT terhadap keadaan actual yang terjadi :
STRENGTHS WEAKNESSES
Sudah mempunyai laporan keuangan yang memperhitungkan biaya kegagalan kualitas. ( saat ini biaya kegagalan kualitas langsung ditambahkan pada harga pokok produksi )
Biaya kegagalan kualitas tidak dapat dirangkum dan menjelaskan detail biaya tersebut berasal dari mana
Sudah mempunyai analisa terhadap penyebab akar masalah kegagalan, sehingga dengan mudah untuk melakukan tindakan pencegahan.
Kurangnya “awareness” team dikarenakan biaya kegagalan kualitas belum berimpact terhadap performance appraisal
Implementasi system ISO dan Integrasi dgn AX
OPPORTUNITIES THREATS
Tersedia banyak pilihan vendor programmer professional
Potensi loss sales karena kegagalan tidak dikelola akhirnya menurunkan profitabilitas perusahaan.
Kompetitor mengambil peluang pasar karena issue complain.
Untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari project ini maka kami membuat 2 plan dan analisa Pro dan
Kontra nya sebagai berikut :
Plan A. Improve CAR SIMISOL
PRO KONTRA
Sudah pernah ada system sebelumnya, dimungkinkan development system lebih mudah
Biaya kegagalan belum berimpact terhadap process owner
Biaya development system dimungkinkan lebih murah
Perhitungan Biaya kegagalan masih manual
Plan B. Integrated System CoQ-Finance-Appraisal HRD
PRO KONTRA
Berpengalaman Hi-Budget
Sesuai dengan tujuan project ini -Impactfull Belum menjiwai proses system di internal AX-Appraisal
System lebih up to date Confidentially issue
BAB III. RISK ANALYSIS
Terhadap 2 Plan tersebut kami menentukan Pilihan Terbaik (Best Choice) , dengan parameter dan
pembobotan yang ditentukan.
GO NO GO PARAMETER
BOBOT ( % ) PLAN A PLAN B
SKOR BOBOT*NILAI SKOR BOBOT*NILAI
Kemudahan akses system ( web based & mobile application
25 5 1.25 5 1.25
Aplikasi Artificial Inteligence
25 2 0.50 5 1.25
Budget 20 4 0.80 3 0.60
Kecepatan pengerjaan
15 4 0.60 4 0.60
Confidentiality Issue 15 4 0.60 3 0.45
100 % 3.75 4.15
SKOR
Kecepatan Budget Kemudahan Aplikasi Artificial Intelligence Confidentiality Issue
Bobot* Nilai
5 <3 bulan No Budget Sangat baik
Sangat direkomendasikan
4 3-6 bulan 0-50 jt Baik Direkomendasikan
3 >6 sd 12 bulan 50 – 100 jt Cukup Masih direkomendasikan dgn catatan
2 >12 sd 18 bulan >100 jt – 200jt Buruk Direkomendasikan untuk periode yang akan datang ( pending )
1 >18 sd 24 bulan >200jt Sangat Buruk Tidak direkomendasikan (drop)
Setelah melakukan pembobotan maka Plan yg dipilih adalah Plan B ( Skor 4.15 - Direkomendasikan ),
integrated System CoQ-Finance-Appraisal HRD
Sehingga kami melakukan mitigasi kontra dari Plan B Integrated System CoQ-Finance- Appraisal HRD:
KONTRA MITIGASI
Hi-Budget Sudah ada alokasi budget pada CAPEX R&Q 2020
Belum menjiwai proses system di internal AX-Appraisal
Diskusi Intens, diusahakan vendor yang sudah pernah bekerja sama dengan GMK.
Confidentially issue MoU Confidentiallity Agrement
BAB IV. DECISION MAKING
Komponen implementasi project ini meliputi :
Budget : 100 jt
NO ACTIVITY MEASUREMENT PIC TIMELINE
1 Review Issue MOM All team W3 MAR 2020
2 Review flow process & system Flow Process New QA W4 MAR sd W4 APRl 2020
3 Finalisasi new system Vendor terpilih Biztech W1 MEI 2020
4 Seleksi vendor (presentasi konsep umum oleh team GMK)
New System All team W2 –W4 JUN 2020
5 Feedback from vendor New System Vendor W1 – W4 JUL 2020
6 Penentuan vendor terpilih (internal team GMK discussion)
New System All Team W1 – W3 AUG 2020
7 Diskusi konsep detail dengan vendor terpilih
Improvement System
All Team W4 AUG 2020
8 MoU & Blue print Biztech W4 AUG 2020
9 Develop System by Vendor Vendor W1 SEP – W4 DES 2020
10 Presentasi hasil tahap 1 Vendor W1 JAN 2021
11 Improvement tahap 1 All Team+Vendor W2 JAN 2021
12 Presentasi hasil tahap 2 Vendor W3 JAN 2021
13 Improvement tahap 2 All Team+Vendor W4 JAN 2021
14 Presentasi hasil tahap 3 Vendor W1 FEB 2021
15 Improvement tahap 3 All Team+Vendor W2 FEB 2021
16 Trial system All Team W3 FEB – W4 MEI 2021
17 Fine tuning Biztech W1 – W4 JUN 2021
18 Go Live All Team W1 JUL 2021
Terlampir detail dalam Gant Chart