MEMAHAMI PRINSIP-

PRINSIP

PENYELENGGARAAN

ADMINISTRASI

PERKANTORAN

Presented by

Ermawati Rahma Yudhianingsih

Office Administration Education

Yogyakarta State Univercity

Catatan Pertemuan Sebelumnnya . . .

manajemen adalah suatu prosespenggerakan kerjasama dengan orang laindan segala fasilitas yang diperlukan untukmencapai tujuan yang telah ditentukan.

administrasi merupakan segenap prosespenyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalamkerjasama untuk mencapai tujuantertentu.

Faktor Administrasi:1. Sekelompok orang2. Kerjasama3. Tujuan tertentu

TUJUAN ADMINISTRASI

• Efisiensi adalah perbandingan yang

terbaik antara suatu hasil yang

dicapai oleh suatu kerja dengan

usaha yang dikeluarkan untuk

mencapai hasil tersebut.

• Efisiensi dapat dilihat dari dua segi

yakni: segi hasil, segi usaha

SEGI HASIL

Segi hasil:

suatu pekerjaan dikatakan efisien jika

dengan usaha tertentu dapat memberikan

hasil yang maksimal

Y

X1

X2

X3

Efisien

SEGI USAHA

Segi usaha:

suatu pekerjaan dikatakan efisien jika

hasil tertentu tercapai dengan usaha yang

minimal.

X

A

B

C

Tidak Efisien

Sumber Usaha ada 5 unsur yaitu:

1. Pikiran cara kerja termudah

2. Tenaga cara kerja teringan

3. Waktu cara kerja tercepat

4. Ruang cara kerja terpendek

5. Benda cara kerja termurah

UNSUR ADMINISTRASI

1. Organisasi

2. Manajemen

3. Komunikasi

4. Kepegawaian

5. Keuangan

6. Perbekalan

7. Tata usaha

8. Humas

luas

sempit

1. Organisasi

merupakan rangkaian perbuatan

menyusun suatu kerangka organisasi

yang menjadi wadah atau tempat bagi

setiap kegiatan dalam usaha kerja sama

mencapai tujuan yang telah ditentukan.

2. Manajemen

merupakan rangkaian perbuatan yang

menggerakkan karyawan-karyawan dan

mengerahkan segenap faslitas kerja

agar tujuan kerja sama yang telah

ditetapkan benar-benar tercapai.

3. Komunikasi

merupakan rangkaian perbuatan

menyampaikan warta atau berita dari

satu pihak kepada pihak lain dalam

usaha kerja sama.

4. Kepegawaian

kepegawaian merupakan rangkaian

perbuatan mengatur dan mengurus

tenaga kerja yang diperlukan dalam

usaha kerja sama.

5. Keuangan

merupakan rangkaian perbuatan

mengelola segi-segi pembelanjaan

dalam usaha kerja sama.

6. Perbekalan

merupakan rangkaian perbuatan

mengadakan, mengatur pemakaian,

mendaftar, memelihara sampai

menyingkirkan segenap perlengkapan

yang sudah tidak diperlukan dalam

usaha kerja sama.

7. Tata usaha

merupakan rangkaian perbuatan

menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, dan

menyimpan ketrangan-keterangan yang

diperlukan dalam usaha kerja sama.

8. Perwakilan (Humas)

merupakan rangkaian perbuatan

menciptakan hubungan baik dan

berusaha memperoleh dukungan dari

masyarakat sekitar tehadap usaha kerja

sama yang dilakukan.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI

(menurut Drs. Soekarno K)

• Public Administration

• Business Administration

• International Administration

Public Administration

Public Administration adalah administrasi yangberobjek negara. Public Administration dibagimenjadi dua:

1. Administrasi Pemerintahan

* Administrasi Sipil

* Administrasi Militer

2. Administrasi Perusahaan (Negara)

Business Administration

Business Administration adalah administrasi yang berobjek niaga. Business administration dibagi menjadi dua:

1. Administrasi Perusahaan

Aministrasi Perusahaan ialah aktivitas-aktivitas di bidang produksi, transport, asuransi, perbankan dan sebagainya yang pada hakekatnya sama dengan ruang gerak adminisrasi perusahaan Negara.

2. Administrasi bukan perusahaan/non niaga.

Administrasi bukan perusahaan/non niaga biasanya cenderung kearah usaha-usaha sosial seperti administrasi sekolah swasta, rumah sakit swasta dan sebagainya.

International Administration

International Administration ialah administrasi

internasional termasuk didalamnya seluruh aktivitas

yang bergerak di bidang internasional

Contoh: PBB serta cabang-cabang seperti UNICEF,

ILO, IMF dan lain-lain.

PENGERTIAN KANTOR

1. Segi fisik

Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang

bersifat statis, yaitu suatu tempat

penyelenggaraan kegiatan-kegiatan

manajemen.

2. Segi aktivitas

Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat

dinamis, yaitu adanya pembagian pekerjaan di

antara mereka yang bekerjasama untuk

mencapai tujuan tersebut.

FUNGSI KANTOR

1. Untuk menerima informasi/keterangan. Misalnya:

surat-surat, harga-harga dan sebagainya

2. Untuk merekam informasi/mencari keterangan.

Misalnya: catatan-catatan tentang pegawai, harga

3. Untuk mengatur informasi/menyusun keterangan.

Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dsb

4. Untuk memberikan informasi/keterangan. Misalnya:

daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran

5. Untuk menjamin aktiva atau aset. Misalnya:

pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan

Tujuan adalah sasaran akhir/arah aktivitas

kantor yang ingin dicapai. Tujuan kantor :

1.Memberikan pelayanan komunikasi dan

perekaman.

2.Sebagai suatu wadah atau tempat

sekumpulan orang untuk melaksanakan

kegiatan tatausaha terlaksana untuk memulai,

membenahi, mengembangkan dan

mengawasi kegiatan usaha.

TUJUAN KANTOR